FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer) 2016-10-13 Karin Bredenberg, Teknisk rådgivare, metadata, Riksarkivet Elin Jonsson, Bevarandestrateg, Sydarkivera
Om seminariet FGS är en viktig del för att strukturera data för överföring av olika informationstyper. Arbetet med att ta fram nya FGS:er utförs av de som ser behovet, beskriver nyttan och är sakkunniga på området med kännedom om befintliga standarder. På gång hos FGS-funktionen Tips om vägledningar och informationskanaler Konkret exempel på projekt för att utveckla ny FGS 2
Riksarkivet är den främsta källan till kunskapen om Sveriges historia. Här förvaras rikets handlingar från dess vagga till i dag. Statsmakten var tidigt ganska löst organiserad, men först i och med kansliordningen 1618, utfärdad av Axel Oxenstierna, stabiliserades Riksarkivet (då kallat rijksens archivum) som ett första embryo till större organisation. Genom att ta om hand, förteckna och tillhandahålla den offentliga förvaltningens handlingar, är Riksarkivet en garant för den medborgerliga rättssäkerheten och för att förvaltningen ska kunna fatta goda beslut och dessutom en livsviktig källa för att vi i framtiden ska kunna återberätta historien. I Riksarkivets alla magasin finns även många andra minnesmärken från vår historia som berättar om enskilda människoöden och organisationers skiftande liv. På http://riksarkivet.se hittar du alla kontaktvägar till oss. Välkommen!
Förvaltningsorganisationen En funktion inom Riksarkivets Avdelning för offentlig informationshantering (OFI), Enheten för utveckling och e-förvaltning (UEF) med: En expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGS-arbetet En expert inom metadataområdet En administratör/samordnare Ett förvaltningsråd med en beredningsgrupp Arbetsgrupper/projekt efter behov Referensgrupper efter behov 4
Sydarkivera Kommunalförbundet Sydarkivera är en gemensam arkivorganisation för ett antal kommuner i Blekinge, Småland och Skåne. Webbplats: www.sydarkivera.se Kommunerna förvarar arkiv från 1860-talet och framåt Arkivlagen utökades till att gälla kommuner 1990 Sydarkivera bildades 2015 Kommunalförbund (bestämmelser i kommunallagen) Politiskt styrd organisation med fullmäktige och styrelse Råd och stöd, digitala arkivleveranser och arkivsystem Förbundschef och tiotal medarbetare SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON
Visionen för information Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras. Så enkelt som möjligt för så många som möjligt 6
FGS:erna underlättar informationsförsörjningen 7
Dokumentöversikt Överst introduktionen som är gemensam för alla FGS:er Mellan nivån är den tekniska beskrivningen och metadatafälten Nedersta nivån är tillägg (bilder, värdelistförklaringar och extra information) samt de tillhörande XML-schema/scheman Specificationer: http://riksarkivet.se/fgs-earkiv XML-schema : http://xml.ra.se/e-arkiv/ 8
Kontaktvägar och mer information Nyhetsbrev (anmälan via hemsidan) Webb: http://riksarkivet.se/fgs-earkiv Som vi strukturerat om i dagarna E-post: ra-fgs@riksarkivet.se Synpunkter och önskemål om tillägg/ändringar kan lämnas via e-post 9
Nyttorealisering Deltog i DP2 projektet eard 2014 Identifierade och specificerade nyttor Business case SYDARKIVERA.SE DATUM FGS viktig möjliggörare Nyttorealiseringsplan nyttoprofiler: Helt digitalt flöde Bättre arkitektur Nyttorealiseringsplan uppdateras under hösten 2016-10-10 ELIN JONSSON
Vad är en ny FGS? En ny FGS tas fram när det saknas en FGS för en viss informationstyp och ett gemensamt utbytesformat efterfrågas av flera aktörer. En informationstyp kan sägas svara mot en viss mängd uppgifter ur en applikation eller tillämpning. Att anpassa en FGS för sina egna behov betyder inte att det blir en ny FGS FGS:er fastslås och förvaltas av Riksarkivet 11
Hur gör man en FGS? Enligt FGSfunktionen Förberedelsefasen För godkännande av förvaltningsrådet ska förslaget skilja sig väsentligt från existerande FGS:er, förslaget ska inte täcka vare sig för stort eller för litet område, det ska finnas ekonomi och resurser för genomförandet Det ska tas fram en behovsanalys, en nyttoanalys och en projektplan Genomförandefasen: Produktion av FGS, vilket innebär skapande av XML-schema och all tillhörande dokumentation. En FGS ska endast omfatta uppgifter som utgör minsta gemensamma nämnare. Bara de absolut nödvändigaste elementen och attributen ska ingå. Det innebär att det inte får finnas element eller attribut som är specifika för en organisation eller en leverantör Det ska genomföras en remiss och det ska göras ett test. Testerna ska påvisa att FGS-förslaget tekniskt uppfyller kraven för den aktuella informationstypen och att den är generell för informationstypen Avvecklandefasen: Överlämnande av projektresultat till FGS-funktionen och den färdiga FGS:en, FGS-funktionen ansvarar för tillgängliggörandet och bevarandet av den nya FGS:en Fastställande av FGS kan ske efter att förvaltningsrådet har gett sitt råd till ordförande i förvaltningsrådet som sedan beslutar om att fastställa FGS:en 12
Att (försöka) starta utvecklingsprojekt FGS 2015-09-17Skrivelse till förvaltningsrådet för FGS 2015-12-04Beslut i förbundsstyrelsen undersöka möjligheter att driva utvecklingsprojekt. Dialog med SKL och Riksarkivet 2016-02-23Projektdirektiv, SKL uppdragsgivare och Sydarkivera utförare Samarbetsrum, utkast projektplan, påbörjad bemanning projektorganisation 2016-03-03Ärendet behandlades av FGS-rådet Dialog med intressenter 2016-06-30 PM förberedande aktiviteter Paus SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON
Förslag till fortsättning Riksarkivet: Beställa utredning standardisering och avgränsning mellan FGS:er. Ändra utvecklingsprocessen och vägledningen. Sydarkivera: Implementera FGS paketstruktur. SKL: Tillhandahålla rum för nätverk på webben via samarbetsrummet. SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELI N JONSSON
Vårt arbete med att implementera FGS Beslutad FGS paketstruktur Ostrukturerade dokument (typ Pdf) Strukturerade dokument i befintligt uttagsformat Utveckla paketgenerator för att hantera versioner och tillämpningar SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON
Idé- generisk paketgenerator XML Generator Package Browser Förutsätter goda kunskaper om standarderna Testas och färdigställs under hösten Utveckling i samarbete med Axenu och EsSolutions Licensieras som öppen källkod
På g FGS Paketstruktur uppdaterad den 1 oktober 2016 FGS Funktionen arbetar med (ingen inbördes ordning): FGS Arkivredovisning FGS Ärendehantering FGS Personal Arbetet med förberedelserna för en FGS Ekonomi pågår hos ESV
Tack för uppmärksamheten!