Styrelsemöte 14/1-2012 Närvarande: Andrén, Adam Axlson-Fisk, Olof Eriksson, Mattias von Essen, Agnes Hansson, Erik Küpier, Martin Lindgren, Samuel Orméus, Christoffer Zettergren, Petter 1. Styrelsen väljer Olof Axelson-Fisk till mötesordförande. 2. Styrelsen väljer Erik Hansson till sekreterare och Christoffer Orméus till justerare. 3. Redovisning från föregående års verksamhet: I. Administration: Arbete mot ett nytt regionskansli i Gävle II. Ekonomi: Pengarna tog slut på distriktets plus-giro konto eftersom att utgifterna från Camp-in-camp drogs från det istället från Icano-banken. III. Arrangemang: Miniatyret och upptäcktsresan blev inställda, äventyrshajken slog deltagarrekord (ca 250 personer), Hösthornet fick även det många deltagare, det var fyra deltagande lag till Luffarhajken och till Upplandskursen kom 40 personer. Upplandskurserna har haft en dalande trend sen det började. IV. Rekrytering: Distriktet var representerade vid Engagemangsmässan dock så visades inte något större intresse, stora sjöscoutslaget (intern rekrytering för att behålla utmanare till fyrisån), Katarina Djäken har varit ute i kårer och skolor för att hjälpa till med rekrytering med goda resultat. V. PR: Tröjor med distriktsslogan för att användas vid intern och extern representation av distriktet har köpts in. VI. Information: En ny hemsida som har samma grafiska form som förbundet och som är mer lätthanterlig har grundats och tagits i användning. VII. RauD: RauD har arbetat som vanligt. Det har dock varit dålig uppslutning på höstens Hajker och på RauDs egna möten jämfört med tidigare år. En spekulation om varför det har blivit en nedgång av deltagare på hajkerna är att det har blivit ett generationsskifte. Ännu en möjlig anledning är de fysiska avstånden som finns mellan kårerna i distriktet. 4. Distriktet under det kommande året:
I. Ambitioner och mål: Från stämman kårerna har sagt att de vill ha hjälp men de har inte lämnat några direktiv på hur de vill ha hjälp. På grund av nytt förändringarna i det nya förbundet kommer distriktets uppgift i större utsträckning bestämmas av kårerna. För att kunna hjälpa kårerna så gott som mjöligt och för att samla in vad kårerna vill få ut av distriktet har distriktsstyrelsen som mål att ge alla kårer en kontaktperson i distriktsstyrelsen. Rekrytering distriktets mål inom rekrytering är att skapa en pool av personer som vill hjälpa till vid rekrytering som kårerna kan få hjälp av mot en viss ersättning till de som hjälper till med rekryteringen. Distriktsstyrelsen ansvara för poolen och sköter kontakten mellan kårerna och deltagarna i poolen. Distriktsstyrelsen ska även ta fram ett material till stöd för deltagarna i rekryterigspoolen. Arrangemang under det kommande året ska det arrangeras följande hajker: en äventyrshajk med deckare á la tretiotal tema, Miniatyret och Upptäcktsresan (Wasa har erbjudit sig att arrangera det), Hösthornet (Fyrisån arrangerar), Luffarhajken (Fyrisån arrangerar). Distriktet ska ställa större krav på de tävlingar som arrangeras för de ska bli mer intressanta. Vi ska även fokusera mer på att marknadsföra och ha en bättre kontakt, inte enbart via mail, med de kårer som arrangerar hajkerna. Enligt förändringarna som antogs vid förbundsstämman ska inbjudan till distriktsstämman skickas ut tre månader i förväg. Utbildningar funderingar på att reformera Upplandskurserna eftersom att det är en dalande trend i antalet deltagare diskuterades. Katarina Djäken har planer för utbildningar, Nicklas Centring har blivit utbildare och tillsammans har de fyra preliminära datum för ledarutbildningar. Distriktet bör se till att hjälpa till med att organisera allt omkringarbete (reklam, logistik, mat m.m.). Förslag på kurs angående hur man sköter en stämma och leder en stämma togs fram. Information för att förbättra kontakten ska vi använda oss av kontaktpersoner till distriktet (se ovan). Distriktet ska informera om nya stadgar och se till att informationen kommer ut tidigare än vad de har gjort under tidigare år. Distriktet ska vara ute med datum för hajker i ett år i förväg och ett ramverk för när dsbeslut måste tas ska utarbetas. Distriktsråden ska behållas men reformeras till att vara ett informativt möte där kårerna och distriktsstyrelsen utbyter information som hållas två gånger per år. Medlems mål Distriktet ska arbeta för att bli bättre på att behålla scouterna genom att göra mer reklam för RauD och Fyrisån hos Äventyrare respektive Utmanare. Förslag på att arrangera hajker för utmanarlag på distriktsnivå där enbart ett utmanarlag deltar, om det är positivt bör det upprepas för andra lag
återigen enbart för ett lag. 5. Arbetsuppgifter och arbetsfördelning: I. Ekonomi & landstingsbidrag - Olof II. Administration Kontakt med kårer från andra förbund - Adam och Christian Samarbete med andra distrikt (Gästrikland och Staffans) - Olof Nycklar, översyn, inhämtning och utdelning - Christian (primär), Erik (sekundär) III. Utbildning och kontakt med Sensus - Christoffer och Agnes (Adam är stödperson vid behov) Ledarutbildningar Ungdomsutbildningar IV. Rekrytering - Martin och Erik Kårstöd - Kontaktpersoner V. PR - Samuel VI. Information Hemsida - Samuel (Huvudansvarig), Petter och Olof Informationsmail - Agnes Kontaktlistor: Internkommunikation - Samuel Maillistor - Samuel och Olof Kårer - Kårkontaktsperson o Karlsro - Samuel o Enköping - Martin o Ärentuna - Matte o Almtuna - Christian o Wasa - Adam o Vattholma - Petter o Håbo - Agnes o Svartbäcken-tunabackar - Christoffer o fyrisån - Petter o Sala backar - Matte o Knivsta - Erik o Jumkil - Matte VII. Arrangemang - Petter och Samuel 6. Övriga bidrag, Styrelsen beslutar att följande om bidrag från distriktet: I. Bidrag för att arrangera: Miniatyret upptäcktsresan; 7500kr
Hösthornet; 7500kr Luffarhajekn; 7500kr Mat Distriktsstämman; 3750kr Mat Upplandskurserna; 3750kr II. Övriga bidrag: Inga bidrag lämnas ut under 2012 III. Rekryteringsstöd (Tidigare 200kr): Rekryteringsstödet tas bort och istället läggs pengarna på Rekrytering på distriktsnivå. 7. Administration och ekonomi för kommande år I. Rapport för föregående års ekonomi är snart färdigställd. II. Tankar och funderingar angående ekonomi 2012: Trots stämmans beslut angående att hyra en revisionsbyrå beslutar styrelsen att Olof sköter den löpande betalningen, Christian vidimerar och Ann bokför. III. Tankar och fundering angående budget 2012, utgifter: Arrangemang och utbildning 65 000 kr: Upplandskurserna: 15 000 kr Märken m.m.: 4 000 kr Kurser: 10 000 kr Bidrag för arrangera och matlagning: 30 000 kr Äventyrshajken: 6 000 kr lokal och administration 55 000 kr (hemsidor inräknade här) Arbetsutskott 10 000 kr: RauD: 8 000 kr Övriga utskott: 2 000 kr Demokrati och Resor 15 000 kr: Rekrytering och PR 10 000 kr IV. Tankar och fundering angående budget 2012, inkomster: Arrangemang och Utbildning 35 000 Kr Landstingsbidrag 85 000 kr (uppskattat) Medlemsavgifter 25 000 kr (uppskattat) 8. Beslut om regler för arrangemang anordnade av andra än distriktet men för distriktet t.ex. Upplandsleden: Styrelsen beslutar att anta reglerna i bilagan "Distriktsarrangemang regler" angående distrikts arrangemang anordnade på eget bevåg av enskilda individer eller kårer. 9. Val av firmatecknare: Styrelsen väljer Olof Axelson-Fisk 901007-3519 och Christian Ulfendahl 890210-1495. 10. Scoutnet: I första hand är det styrelsens mening att Samuel ska få tillgång till Scoutnet. Vid möjlighet ska alla medlemmar i styrelsen få tillgång till Scoutnet. 11. Effekter av beslut på distriktsstämma 2011: Ett schema för vilken kår som ska
arrangera de årliga distriktsarrangemangen har skapats under mötet och finns bifogad, se bilaga "Arrlista DS". 12. Effekter av beslut på förbundsstämma 2011: Vi bordlägger frågan tills styrelsen får tillgång till protokollet från Förbundsstämman. 13. Upplandskurserna: I. Schemalagda händelser under helgen: 11 kurser är erbjudna. Spökvandring Info om gröna spåret II. Anmälningar: 6 anmälda (16 på Facebook) Flertal kårer anmäler sig i grupp vilket gör att vi kan förvänta oss flera anmälningar. Ylva och Carolina (Karlsro) har anmält intresse för att vara barnvakter under helgen. 14. Hur ska distriktet nå ut till kårerna: Genom användandet av kontaktpersoner enligt ovanstående schema ska Distriktet via styrelsen nå ut till kårerna i distriktet. I. En kontaktspersons uppgifter: Införskaffa information om vad kåren vill ha ut av distriktet. Svara på frågor i den mån det är möjligt samt skicka vidare frågor som han/hon ej kan besvaras till de som kan. Hjälpa kåren genom att bidra med ett kontaktnät i distriktet. Ska vara den drivande personen i distriktets kontakt med kåren. 15. Styrelsens möten under kommande år är, tills vidare, möten första tisdagen varje månad 18.30 i distriktslokalen. Observera att mötet den 1:a maj läggs den 8:e maj. 16. Datum för arrangemangen i år: Maj 5-6 Upptäcktsresan och Miniatyret 7 Distriktsråd 19.00 11-13 Äventyrshajk September 8-9 Hösthornet och Luffarhajken 15-16 HHiSS 22-23 Lidingöloppet Oktober 21 Distriktsstämma November 26 Distriktsråd
Mötessekreterare, Mötesordförande, Protokolljusterare, Erik Hansson Olof Axelson-Fisk Christoffer Orméus