Distriktsstyrelsemöte Upplandsslättens scoutdistrikt

Transkript

1 Distriktsstyrelsemöte Upplandsslättens scoutdistrikt 11 september 18.30, Gustaf Kjellbergs väg 28 Närvarande: Mia Köhler, Tomas Ekeberg, August Wollter, Matilda Gustafsson, Anders Wahlund, Petter Zettergren. Frånvarande: Adam Andrén, Christoffer Orméus, Agnes von Essen, Leo Zillen. 1. Mötet Öppnas 2. Val av mötessekreterare och justerare Tomas Ekeberg väljs till mötessekreterare. Petter Zettergren väljs till protokolljusterare. 3. Motioner till distriktsstämman Det har inkommit fem motioner. Motionerna och styrelsens resonemang och rekommendation om dessa bifogas i form av utdrag ur distriktsstämmohandlingarna. 4. Förberedelser för distriktsstämman Agnes har kontakt med arrangörerna från Håbo, arbetet flyter på bra. Tomas sammanställer och skickar ut handlingarna. Mia Köhler Ordförande Tomas Ekeberg Sekreterare Petter Zettergren Justerare Upplandsslättens Scoutdistrikt Adress: Kantorsgatan 34 Sida 1 av 1 E- post: ordf.scoutuppland@gmail.com Uppsala

2 Motion 1: Ekonomiska administrationen i distriktet under verksamhetsåret 2014 Som ordförande och vice under verksamhetsåret 2012 så fick vi erfara hur det är driva en styrelse utan någon med kunskap inom ekonomisk administration. Vi sökte redan då efter andra lösningar men de vi fann skulle bli väldigt kostsamma, vissa uppemot kr per år. I och med någon som är intresserad av sköta distriktets ekonomi under verksamhetsåret 2014 inte har trätt fram så saknas sådan i valberedningens förslag. Därför har vi återigen tittat på alternativet ta in extern kompetens, då vi är väl medvetna om hur det blir utan en kassör i styrelsen. Ett verksamhetsår i distriktet består av verifikat per år beroende på vilken verksamhet som har bedrivits under året. Själva kassörsuppgiften exklusive styrelsemöten tar ca 5 timmar/månad om man bokför löpande. Väljer man i stället samla bokföringen till årets slut tar det längre tid sammanlagt. Det alternativ som vi väljer lägga fram kom upp under sommarens läger. Din företagspartner är en nystartad ekonomisk förening som inriktar sig på utsa grupper i samhället, arbetslösa, invandrare etc. Föreningen sysselsätter dessa, och tillvaratar och samlar deras kompetens under ett tak. Nedan finns organisationens egen beskrivning av sin verksamhet. Föreningen har till ändamål främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom erbjuda tjänster och service till andra föreningar, organisationer, företag och kommuner inom: ekonomi, redovisning, telefonpassning, IT, telefoni, kompetensutveckling, affärsutveckling, utbildning, personaluthyrning, rehabilitering, jobbcoaching och konsultation inom ovan nämnda områden samt därmed förenlig verksamhet. Dessutom ska föreningen skapa arenor och mötesplatser som bidrar till utveckling av individer och deras idéer. Stimulera människor på vägen till egen försörjning i form av arbete eller eget företagande. Erbjuda individer och grupper utbildning, kompetensutveckling och nätverk vilket bidrar till minskat utanförskap och ökat entreprenörskap. Erbjuda individer möjligheter till försörjning via personaluthyrning. Stödja nya verksamheter via projektutveckling, särskilt för individer med svårigheter etablera sig i samhället och på arbetsmarknaden. -citat ur Verksamhet/Ändamål för Din företagspartner, taget från 24

3 Priset för denna service ligger runt 190kr/timme vilket är flera hundra lägre än andra alternativ kr/månad tillkommer beroende på vilka tjänster som väljs och hur distriktet vill göra med vissa delar av ekonomin, så som fakturor etc. Därför föreslår vi: Uppdra åt styrelsen tillsammans med Din företagspartner i Sverige komma överens om arbetssätt och skötseln av ekonomin för verksamhetsåret Posten Administration utökas med kr för täcka kostnaden för den ekonomiska skötseln. Posten Utbildning minskas med 7 500kr. Posten Rekrytering och PR minskas med 7 500kr. Olof Axelson-Fisk Christian Ulfendahl Fyrisåns sjöscoutkår Wasakåren Styrelsens svar En fungerande ekonomisk administration är en förutsättning för ett fungerande styrelsearbete. Distriktets ekonomi är förhållandevis okomplicerad och för någon med ekonomisk erfarenhet beräknas arbetet uppgå till max 5 timmar per månad. Vi tycker därför det är olyckligt distriktet står utan kassör. Vi vet dock valberedningen trots ett idogt arbetande inte hittat någon kassör för kommande verksamhetsåret och ser därför ingen annan lösning än enligt motionen hyra in denna tjänst. Vi ser dock detta som en temporär lösning och med tanke på distriktets goda ekonomi föredrar vi ett underskott i budgeten för 2014 än minska de viktiga posterna Utbildning och Rekrytering och PR. Styrelsen föreslår: Bifalla motionens två första -satser. Avslå motionens två sista -satser. 25

4 Motion 2: Upplandsslättens del av överskottet från Olympus Regionslägret Olympus blev en succé för både deltagare, ledare, funktionärer och lägerledning. Lägret gick även väldigt bra ekonomiskt med ett överskott som resultat. Inför lägret togs beslutet av de tre distriktens styrelser all eventuell vinst eller förlust skulle delas solidariskt mellan distrikten baserat på antalet deltagare på lägret. Vad respektive distrikt gör med sina pengar är inget lägret lägger sig i utan det är upp till distrikten besluta om denna extra intäkt. Efter lägret så kan det konstateras överskottet landar på ca kr vilket baserat på lägerdeltagarna fördelas mellan distrikten enligt nedan: Upplandsslätten: ca kr Gästrike: ca kr Staffans: ca kr Tanken med lägret var komma igång med samarbetet i regionen inför öppnandet av det regionala kansliet och anställningen av en ny, gemensam konsulent. Därför föreslår vi kr läggs till i budgeten för främja regionsarbetet. Denna summa bör utbetalas genom bidrag för resor och avgifter till regionsarrangemang för distriktets medlemmar. Med regionsarrangemang menar vi inte bara arrangemang för hela regionen, utan även t.ex. en resa för en avdelning som åker till annat distrikt för en gemensam aktivitet med en avdelning därifrån. De senaste åren har distriktet arrangerat och bekostat en resa till riksorganisationens årsmöte för de som är intresserade. Detta är ett fantastiskt tillfälle lära medlemmarna förstå hur demokratin fungerar både i teorin och i praktiken. Resorna har varit väldigt uppskade av de som följt med och deltagarna har varierat stort i ålder och erfarenhet i organisationen. De tidigare resorna har varit subventionerade och bokförts antingen under Arrangemang eller som en övertrassering av posten Demokrati i budgeten. Vi tycker resorna skall fortsätta vara subventionerade och detta inte ska behöva gå ut över de övriga arrangemangens budgetposter. I stället föreslår vi dessa resor ska bokföras under posten Demokrati i budgeten, samt den utvidgas med kr. Vart tredje år arrangerar distriktet äventyrshajken Smugglarhajken och nästa år är det dags igen! De senaste åren har hajken vuxit till över 200 deltagare. För kunna fortsätta utveckla hajken och ta till vara på detta ypperliga tillfälle hålla kvar de lite äldre scouterna i distriktet föreslår vi budgetposten för äventyrshajken/arrangemang utökas med 7000kr. 26

5 Då budgetförslaget från styrelsen inte har presenterats i skrivande stund så är budgetposterna och siffrorna nedan baserade på 2013 års budget. Därför föreslår vi följande: Budgetposten för Arrangemang utökas med 7000kr avsedda för utveckling av äventyrshajken. Budgetposten för Demokrati utökas med kr. Att det i budgeten läggs till en post för Regionsarrangemang på kr. Att ge styrelsen i uppdrag framta riktlinjer och system för hur sökande av bidrag för regionsaktiviteter ska gå till. Att resterande summa läggs till i de nästkommande årens budgetar med kr till Demokrati och kr till Regionsarrangemang. Olof Axelson-Fisk Christian Ulfendahl Samuel Lindgren Mias Björkman Jonas Eriksson Fyrisåns sjöscoutkår Wasakåren Svartbäcken-Tunabackar scoutkår Knivsta scoutkår Knivsta scoutkår 27

6 Styrelsens svar Smugglarhajken Smugglarhajken är ett fantastiskt arrangemang som betyder mycket både för Utmanarscouter och Äventyrarscouter i distriktet. Vi anser dock hajken redan fyller sin funktion på ett mycket bra sätt och ser inget behov av ökad finansiering. Resor till Scouternas stämma En stark närvaro från distriktet på Scouternas årsmöten är viktigt både för demokratin och utvecklingen hos enskilda ledare i distriktet. Detta är något vi vill fortsätta prioritera och vi stödjer därför motionens justering av budgeten. Regionssarmmarbete Regionssammarbetet är mycket viktigt och vi tycker motionärerna lämnar ett bra förslag på hur detta kan uppmuntras ännu mer. För undvika en budget med mycket stort underskott har vi dock valt inte stödja förslaget. Framtida budgetar Sista -satsen föreslår ett beslut om framtida budgetar. Vi tycker det är bättre kommande budgetar beslutas om på respektive stämma. Detta ger oss möjlighet utvärdera satsningens resultat och storlek samt undviker förvirring om huruvida denna typ av beslut är bindande för framtida stämmor. Styrelsen föreslår: Bifalla motionens andra -sats. Avslå motionens första, tredje, fjärde och femte -sats. 28

7 Motion 3: Utredning av distriktslokal 2008 beslutade distriktet flytta sin lokal från en adress på Orphei Drängars plats till en källarlokal på Kantorsgatan. Bytet föranleddes av en utredning och en extrastämma där beslutet om ny lokal fades. Under åren efter bytet har nyttjandet av lokalen varierat och lokalen i sig främjar varken möteseller utbildningsverksamhet. Lokalen saknar både fönster, ventilation och tillgång till internet, alla önskvärda i en lokal där möten och utbildningar bedrivs. Vi tycker en distriktslokal skall innehålla dessa saker samt ligga inom ett rimligt avstånd från Uppsala centralstation. Bästa sättet undersöka möjligheterna till ett byte är i vår mening tillsätta en utredning som tittar på vilka alternativ som finns och sedan presenterar sin slutsats till styrelsen under våren. Därför föreslår vi: Stämman ger i uppdrag till distriktstyrelsen tillsätta en utredning som undersöker möjliga alternativ till distriktslokal samt presentera resultatet till styrelsen våren 2014 och styrelsen då tar beslut om extrastämma ska ske eller om utredningen ska presenteras på ordinarie stämma. Utredningen skall vara sammans av representanter från så många kårer som möjligt. Utredningen ska söka efter en alternativ lokal inom 2-3km från centralstationen med fönster och minst täckning för mobilsurf. Utredningen löpande rapporterar under 2014 till styrelsen. Olof Axelson-Fisk Christian Ulfendahl Samuel Lindgren Fyrisåns sjöscoutkår Wasakåren Svartbäcken-Tunabackar scoutkår 29

8 Styrelsens svar Vi delar motionärernas åsikt den nuvarande distriktslokalen inte är funktionsenlig. Vi ser även antalet utbildningar och träffar som använder lokalen ökar och vi väntar oss en forts ökning. Att ha tillgång till en lokal som lämpar sig bra för utbildningar, workshops, ledarträffar, utskottsmöten mm ser vi därför som mycket viktigt. Denna verksamhet skapar möten mellan ledare och mellan kårer och bidrar inte bara till en bättre scoutverksamhet utan gör det även roligare och mer utvecklande vara ledare. Med tanke på distriktets utbredning ser vi det också som extra viktigt lokalen är lättillgänglig för de som reser utifrån Uppsala. Vi tycker därför distriktet bör satsa på en ny lokal och ser en höjning av medlemsavgiften som nödvändig för kunna finansiera den nya lokalen. Vi vill stämman ger utredningen en budgetram arbeta efter och föreslår 6000 kr per månad som en rimlig hyra för en lokal som uppfyller våra behov. Detta kan jämföras med vår nuvarande hyra på 4206 kr. Denna kostnadsökning skulle motsvara av en höjning av medlemsavgiften med ca 15 kr. Styrelsen föreslår: Bifalla motionen i sin helhet. Utredningen skall arbeta för lokalkostnaden ligger under 6000 kr per månad. 30

9 Motion 4: Utbildningsbidrag Att ha utbildade ledare inom scouterna är viktigt. Genom ledarutbildningar får man träffa andra ledare och får utbyta erfarenheter. Upplandsslätten har en utmärkt utbildningshelg som inte kostar så mycket delta i men de utbildningar som erbjuds där är endast en del av Scouternas många ledarutbildningar. Det är dock inte motiverat inom distriktet försöka anordna alla de ramverkskurser som finns, speciellt sedan många av dessa går en eller flera gånger per termin i Stockholmsregionens regi. Dessa kurser brukar dock kosta ca 100 kr mer per dag om man inte är medlem i något av de fyra Stockholmsdistrikten. Det skulle dock vara ett tydligt tecken på utbildning av ledare är något som prioriteras av distriktet om det fanns ett utbildningsbidrag som gick söka om man gick en utbildning i Stockholmsområdet som inte erbjöds av Upplandsslätten. Därför yrkar jag: Införa ett utbildningsbidrag som motsvarar den summa som det kostar extra för medlemmar utanför Stockholmsdistrikten gå en kurs i Stockholm. Detta bidrag varierar från kurs till kurs, beroende på vad den aktuella extra summan är för just den kursen. Kursen som ledaren/scouten ska gå inte erbjuds/har erbjudits av Upplandsslättens scoutdistrikt under den aktuella terminen. Att om medlemmen/scouten går en kurs i ett annat distrikts regi ska bidraget gå söka med utgångspunkt av vad medlemmen skulle fått om Stockholmsregionen anordnat kursen. Sara Jonsson Äventyrarledare i Svartbäcken-Tunabackar scoutkår samt kursledare 31

10 Styrelsens svar Vi delar motionärens åsikt utbildning är en nyckel i arbetet för en bra verksamhet och ramverksutbildningarna Ledarutbildning Patrull, Ledarutbildning Bas och Ledarutbildning Scout bör utgöra kärnan i distriktets utbildningssatsning. Inför 2014 vill vi satsa extra mycket på utbildning. I verksamhetsplanen föreslår vi distriktet arrangerar en egen Ledarutbildning Patrull under 2014 och vi fortsätter hålla Ledarutbildning Bas. Utöver detta så föreslår vi med Proposition 2 en ekonomisk satsning för fler ska kunna gå Ledarutbildning Scout. I ljuset av dessa satsningar ser vi inget behov av det föreslagna bidraget. Styrelsen föreslår: Avslå motionen. 32

11 Motion 5: Äventyrarbidrag Bakgrund I äventyraråldern sker det största tappet av scouter, det är där som flest tröttnar och slutar. Det är ett stort problem för många kårer eftersom det då blir ett tapp på t ex framtida ledare. Vi vill vara världens bästa ungdomsorganisation och därför är det viktigt vi gör vårt bästa för ungdomarna vill stanna i scouterna. När man frågar äventyrarscouter vad de tycker är kul med scouterna så säger de ofta de tycker om hajker och läger och träffa kompisar. De tycker om träffa andra scouter. Därför måste vi bli bättre på skapa fler möten mellan äventyrarscouter från olika kårer. Där yrkar vi: Distriktet instiftar ett äventyrarbidrag på 5000 kr totalt per år och på max 500 kr per anordnad aktivitet. Detta bidrag kan delas ut till aktiviteter anordnade av kårer i distriktet där äventyrare från två kårer eller fler träffas och gör något tillsammans. Det kan t ex handla om en gemensam hajk eller dylikt. En och samma kår kan söka bidraget max en gång per termin. Äventyraravdelningen Kottarna, Svartbäcken-Tunabackar scoutkår genom Sara Jonsson 33

12 Styrelsens svar Vi instämmer i möten mellan äventyrarscouter från olika kårer är värt uppmuntra och stödja ekonomiskt. Specifikt ser vi det är ovanligt äventyraravdelningar från olika kårer möts i mindre arrangemang med ett fåtal avdelningar men vi tror samtidigt denna typ av arrangemang kan skapa starkare kopplingar än de äventyrararrangemang som idag ges för hela distriktet. Motionen uppmuntrar på ett bra sätt till den typen av arrangemang. Vi tror dock 500 kr per aktivitet är en för liten summa för ge en effekt. Vi föreslår därför en ökning av bidragets storlek till 1000 kr per aktivitet. Även med denna höjning är 3000 kr per år ett rimlig utrymme i budgeten. Detta motsvarar exempelvis sex kårer som deltar i den här typen av aktiviteter en gång under året om varje samarbete består av två kårer. Detta innebär inte bidragen försvinner om budgeten överskrids utan budgetposten bör vara en realistisk uppskning av vad kostnaden kommer bli. Styrelsen föreslår: Justera motionens första -sats till: Distriktet instiftar ett äventyrarbidrag som kan ge max 1000 kr per anordnad aktivitet och budgeterar 3000 kr för detta bidrag. I övrigt bifalla motionen. 34