1 Tillgångar 1510 Kundfordringar Förskott Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter Kassa Plusgiro distrikt

Transkript

1 Användningsdirektiv DS styr ekonomin via resultatenheter och projekt. Bokföring sker även på konto. En utgift eller intäkt ska alltid redovisas på ett konto och en resultatenhet, och i nästan samtliga fall även på ett projekt. Kansliet sköter bokföringen och kontaktar någon i VU vid funderingar. Alla utgifter ska attesteras enligt attest och utläggspolicyn, delegationsordningen, attesträttslistan och i tillämpliga fall övriga policyer innan utbetalning sker. De konton som används ska beskriva vilken sorts intäkt eller utgift det handlar om (t. ex. mat, resor, medlamsavgifter). Kontona ska inte beskriva vilket arrangemang eller vilken grupp som använt pengarna (t. ex. BirkaBallt, distriktsstyrelsen), utan detta görs i stället genom en kombination av resultatenheter och projekt. Den som attesterar ett inköp utgår inte från ett visst konto utan från vilka medel som finns tillgängliga inom budgettaket för relevant resultatenhet och projekt. Därför behöver kansliet ge en rekommendation till den som utläggsredovisar om vilket konto som bör användas, eller om ett nytt bör skapas. T. ex.: Om en person vill utläggsredovisa matinköp på Uppvaktning/presenter behöver detta korrigeras till Matkostnader. Om en person vill utläggsredovisa ett rosa får på ett nytt konto vid namn Rosa får, och det skäligen kan antas att ingenting mer kommer redovisas på det kontot under året, bör det i stället göras ett nytt konto som är mer användbart Arrangemangsinventarier eller om det nog inte kommer fler saker på det heller, bara inventarier. Just nu så vill vi dock få en bättre överblick när det kommer till vilka utgifter vi faktiskt har, så nya konton ska alltid vara så precisa som det bara går höj inte abstraktionsnivån i onödan! Exempel: 1. Till ett styrelsemöte köper Hampus mat och trädgårdstomtar till alla i styrelsen. Innan köper har han bett Patriq om attest. Eftersom vanliga styrelsemöten inte sker inom ramen för något projekt redovisas inköpen på resultatenheten Distriktsstyrelsen. Matinköpet redovisas på kontot Matkostnader och trädgårdstomtarna, som var till för att tacka styrelsen för ett så bra jobb det här året, redovisas på kontot Uppvaktning/presenter. Efter att Hampus utläggsredovisat (i rätt tid) kontrollattesterar kansliet eller mailar VU för att få kontrollattest (av Karin). Efter att köpet kontrollattesterats betalas pengarna ut till Hampus. 2. Till DST beställer Hampus en pausföreläsning av en konsult från McKinsey. Föreläsningen kostar Karin attesterar glatt föreläsningen som verkar superhäftig. Hampus utläggsredovisar föreläsningen genom att skicka fakturan till kansliet två veckor innan den ska betalas med en instruktion om att den ska bokföras på det nya kontot Föreläsare, resultatenheten Organisationsutveckling och projektet DST. Hampus har tidigare pratat om att han tänkt ta in föreläsare till höstens KO träffar och Gröt DS, men det kanske vore bättre att skapa ett konto i stil med Externa tjänster, som kan användas lite bredare. Karin får visserligen attestera upp till mellan varje möte, men det finns ett budgettak på på både

2 resultatenheten Organisationsutveckling och projektet DST. Därför kan utlägget inte kontrollattesteras utan måste behandlas av VU. Eftersom VU kräver konsensusbeslut kan inte VU behandla frågan, utan skickar det hela vidare till DS. DS beslutar att höja budgettaket för DST, men inte för organisationsutveckling och godkänner utbetalningen i övrigt. Efter att DS beslutet trätt i kraft betalar distriktet ut kronor och Hampus får stå för resterande 5000 kronor själv. 1 Tillgångar 1510 Kundfordringar 1516 Förskott 1700 Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter 1910 Kassa 1920 Plusgiro distrikt Riksgälden 1934 Riksgälden, Grims Fond 1935 Nordea sparkonto 1936 Bankkonto Ursviks fond 2 Eget kapital och skulder 2010 Eget kapital 2019 Redovisat resultat 2101 Grims Fond 2102 Ursviks fond 2103 Utjämningsreserv 2104 WSJ Leverantörsskulder 2700 Upplupna kostnader

3 2890 Kortfristiga skulder 3 Rörelsens inkomster/intäkter 3010 Kursavgifter 3011 Utbildningspeng 3015 Försmak 3020 Sensus 3140 BirkaBallt 3170 Utmanar verksamhet 3610 Medlemsavgifter 3616 Utmanar AU Ting 3617 Lussevaka 3740 Öresavrundning 3985 Landstingsbidrag 3990 Övriga ersättningar och intäkter 4 Utgifter/kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster 4010 Kursverksamheten 4011 Utbildningspeng 4012 kursteamsutbildning 4015 Försmak Utmanar AU 4017 Lussevakan 4020 Kretsträffar 4100 Distriktsläger 4110 Distriktsstyrelse

4 4120 Stämmor och förbundsarr 4130 Valberedning 4140 Rekrytering och Utveckling 4160 BirkaBallt 4170 USC verksamheten 4180 Medlemsavgifter 4190 Stipendier/Gåvor 4195 Bidrag till arrangeman åt scouter Kontorsmateriel m.m. Matkostnader 5 6 Övriga externa rörelseutgifter/kostnader 5010 Kanslikostnad 5020 Husaröstiftelsen 6390 Övr kostnader 6420 Revision 6570 Bankkostnader Resor med tåg eller långfärdsbuss Resor med flyg Lokala resor (kollektivtrafik, taxi m.m.) Fordonshyra Milersättning Deltagaravgifter Reklammateriel

5 Mässor/utställningar Uppvaktning/presenter Kompetensutveckling Ideellas telefonikostnader Arvoden IT tjänster 8 Finansiella och andra inkomster/ intäkter och utgifter/kostnader 8300 Ränteintäkter 8999 Redovisat resultat Resultatenheter Medlemsavgifter Landstingsbidrag Utbildningsintäkter Räntor USC verksamheten Organisationsutveckling Värdeutveckling Belöning av funktionärer Kommunikationsutveckling Regionssamarbete Utbildning Rekrytering Arrangemang Distriktsläger Distriktstyrelsen Valberedningen Husarö Revisorerna Avtal med kansliet Bidrag/stipendier Husaröstiftelsen

6 Projekt Inför DST Distriktshajk Birka förträff WSJ 2015 Enkäter Kårprojekt Arrangemang projektledare WAGGGS årsmål Kommunikationsgrupp KO träff Enklare förklaring hur Birka styrs Regionala UtbildningsGruppen Överlevnadshajk/ kurs Rekryteringsgrupp Rekrytering vid festivaler Äventyrarforum DST Birkaballt Reg arr Uppmuntra TH By night Distriktsläger (USC fixar) Scouternas bal på slottet Kårtävlingar Period 1 (bidrag/stipendier) Period 2 (bidrag/stipendier) USC AU