SAMVERKAN I ULRICEHAMNS KOMMUN

SAMVERKAN I ULRICEHAMNS KOMMUN ULRICEHAMNS KOMMUN Gäller fr o m 2011-01-01 1

1 Gemensamma utgångspunkter 2 Samverkansnivåer 3 Samverkansgruppernas uppgifter 4 Arbetsformer för samverkansgrupp 5 Arbetsmiljö i samverkan 6 MBL 11 och 19 i samverkan 7 Förhandlingar 8 Protokoll / minnesanteckningar Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Arbetsplatsträffar Personalutveckling Utvecklingssamtal 1 GEMENSAMMA UTGÅNGSPUNKTER 2

Syftet är att stärka kommunens verksamheter och samverkansarbetet genom att medarbetarna ges bättre möjlighet till information och inflytande på arbetet. Det är bl a viktigt för medarbetarna att kunna påverka de vardagsnära frågorna i arbetet och på rätt nivå i organisationen. Samverkanssystemet ska ge förutsättningar för ett positivt arbetsklimat, en god hälsa och en god arbetsmiljö där inflytande, delaktighet och utveckling är rättigheter för alla medarbetare. Arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal är viktiga för att utveckla information och kommunikation mellan medarbetare och arbetsledning. Samverkanssystemet skall också understödja en fortlöpande utveckling av verksamheten, så att den uppfyller kommuninvånarnas krav på effektivitet, service och kvalitet. Samverkan förutsätter en dialog mellan arbetsgivaren, de anställda och deras fackliga företrädare om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. Frågor måste väckas på ett så tidigt stadium att en förutsättningslös diskussion kan föras. Samverkanssystemet bygger på en integration mellan arbetsmiljö, medbestämmande och verksamhetsfrågor och skall underlätta samverkan mellan parterna samt öka de anställdas möjlighet till delaktighet. Medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendeman (FML) utgör den rättsliga grunden för samverkanssystemet. 2 SAMVERKANSNIVÅER Samverkansgrupper inrättas på nivåerna verksamhet, process samt förvaltnings-/kommunnivå och bestäms utifrån de ansvars- och beslutsnivåer (delegationer) som finns inom respektive processområde. Inom varje processområde inrättas och förändras samverkansgrupper i den omfattning som är lämpliga. Samverkansgrupp på förvaltnings-/kommunnivå är central samverkansgrupp. 3 SAMVERKANSGRUPPERNAS UPPGIFTER Samverkansgrupperna skall främst vara ett forum för information, diskussion och samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationernas företrädare i planerings-, besluts- och uppföljningsprocessen i aktuella personal- och verksamhetsfrågor inom resp verksamhet/ process. Grundläggande för samverkansgruppernas arbete är att utveckla medbestämmande-, hälso- och arbetsmiljöfrågor. Den centrala samverkansgruppen skall arbeta med övergripande frågor som t ex organisation, budget, verksamhetsutveckling, hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, policyfrågor m m. 3

Arbetsgivaren ansvarar för att viktiga frågor behandlas i samverkansgrupp i god tid innan beslut fattas. 4 ARBETSFORMER FÖR SAMVERKANSGRUPP Arbetssättet skall präglas av att genom samråd nå enighet före beslut. Samverkansgrupp överenskommer om de arbetsformer som skall gälla för respektive samverkansnivå. Antal ledamöter och ersättare i samverkansgrupp bestäms inom respektive verksamhet/process och berörda lokala arbetstagarorganisationer Dock bör antalet ledamöter och ersättare begränsas. Arbetsgivarens ledamöter och ersättare i samverkansgrupp utses utifrån deras funktion i organisationen. Arbetstagarrepresentanter (fackliga ombud) i samverkansgrupp på verksamhetsnivå ska, så långt det är möjligt, utses bland de anställda inom respektive verksamhet. I central samverkansgrupp skall finnas representanter för kommunens förvaltningsledning och de fackliga organisationerna Arbetstagarnas (fackliga) ledamöter utses för mandatperiod som respektive arbetstagarorganisation bestämmer. Ordföranden utses av arbetsgivaren. Arbetsgivaren svarar för att protokoll föres om samverkansgrupp inte enas om annat. Uppföljning/utvärdering av samverkansarbetet görs årligen på varje samverkansnivå. 5 ARBETSMILJÖ I SAMVERKAN Arbetsgivare och arbetstagare skall samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Denna samverkan skall bedrivas på ett sätt som båda parter har ett gemensamt ansvar för. Arbetsmiljölagen utgör den rättsliga grunden för samverkan inom arbetsmiljöområdet. 4

Samverkansgrupp på förvaltningsnivå och processnivå är skyddskommitté i arbetsmiljölagens mening. Föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete (f n AFS 2001:1) anger principerna för hur planering, ledning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet samt arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering skall genomföras. Denna verksamhet skall integreras i samverkansarbetet. Grunden för utveckling av kompetens avseende hälsa/arbetsmiljö/rehabilitering återfinns i FAS 05. Kompetens inom området skall finnas inom såväl arbetsgivarens linjeorganisation som hos arbetsplatsombud/skyddsombud och medarbetare. Den skall också omfatta intern och/eller extern expertkompetens. Vid samverkansgruppens behandling av verksamhetsfrågor skall dessa ses utifrån en helhetssyn där arbetsmiljö och medbestämmande ingår som naturliga delar i verksamheterna. Arbetet med hälsa, arbetsmiljö, arbetsanpassning och rehabilitering skall utföras så att det uppfyller kraven i gällande lagar och föreskrifter samt inom kommunen fastställda policies. Chefs/arbetsledares delegation avseende arbetsuppgifter/ansvar och befogenheter i arbetsmiljöarbetet skall vara skriftligt preciserat. Uppkommer frågor vid arbetsplatsträff eller samverkansgrupp som inte omfattas av chefs/arbetsledares ansvar, befogenhet eller kompetens skall ärendet omedelbart returneras till närmast högre beslutsnivå för behandling. Vid behandling av arbetsmiljöfrågor kan ledamot/ersättare i samverkansgrupp begära medverkan av sakkunnig företrädare för arbetsgivaren resp arbetstagarorganisation. 6 MBL 19 OCH 11 I SAMVERKAN Då ärende behandlats i samverkansgruppen genom samverkan har arbetsgivarens skyldighet enligt MBL 19 och 11 fullgjorts. Vid oenighet i sådan samverkansgrupp kan arbetstagarorganisationen begära att arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet enligt MBL. Sådan begäran skall göras omgående, dock senast tre (3) arbetsdagar efter samverkansmötet. 7 FÖRHANDLINGAR Arbetstagarorganisation (oavsett beslutsnivå) kan begära förhandling enligt MBL 12. 5

Arbetstagarorganisationerna kan begära förhandling enligt MBL 14 på samtliga samverkansnivåer, om avvikande mening tidigare framförts. I frågor där samverkan kan ske på flera nivåer, och MBL 14-förhandling begärts skall förhandling ske på beslutsnivå. I de frågor som beslutas av nämnd/styrelse och kommunfullmäktige och när förhandling enligt MBL 14 begärts sker slutgiltig förhandling på förvaltningsnivå. Frågor som inte lämpar sig för samverkansförfarande (exempelvis individärenden) ska behandlas i annan ordning. Anmärkning 1 Beslutar arbetsgivaren (oavsett beslutsnivå) att anlita entreprenör, skall reglerna om förhandling enligt MBL 38 tillämpas. Dessa förhandlingar skall alltid protokollföras. Om synnerliga skäl föranleder det, får arbetsgivaren (oavsett beslutsnivå) fatta och verkställa beslut innan förhandlingsskyldigheten fullgjorts. Anmärkning 2 Förhandlingar i intresse- och rättstvister förs alltid av kommunens personalorgan. 8 PROTOKOLL/MINNESANTECKNINGAR Protokoll/minnesanteckningar skall alltid föras. Anmärkning 1 Förhandling/information enligt MBL 11,12,14,19 och 38 protokollförs alltid. 6

SAMVERKAN ARBETSPLATSTRÄFFAR Arbetsplatsträffar Syftet med arbetsplatsträffar är att skapa ett forum för dialog mellan arbetstagare och arbetsledning. Arbetsplatsträffarna ska ge arbetstagare och arbetsledning möjlighet att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Träffarna ska också ge förutsättningar för personlig och yrkesmässig utveckling liksom till ökat självbestämmande och ansvarstagande för alla anställda. För att arbetsplatsträffarna ska fungera måste de vara regelbundna och, så långt det är möjligt, schemalagda och utgöra en naturlig del av verksamheten. Målet är att alla som har merparten av sitt arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta. Träffarna ska dokumenteras. Arbetsplatsombuden/skyddsombuden kan, genom sin roll och kompetens i skyddsfrågor, bidra till att arbetsmiljöaspekterna beaktas i de frågor som behandlas. Arbetsplatsträffarna kan även kombineras med facklig information. 7

SAMVERKAN PERSONALUTVECKLING Personalutveckling Parterna är överens om att personalutveckling är en viktig del i Ulricehamns Kommuns personalpolitik. Målet med kommunens personalpolitik är bl a arbetstagarna skall ha möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling. Den anställdes kunskaper och kreativitet är viktiga förutsättningar för verksamhetens utveckling. Det är därför viktigt att de anställdas kompetens tas tillvara i beslutsprocessen. För att möjliggöra detta krävs att de anställda är väl informerade om de frågor som påverkar den egna arbetsplatsen. De anställda måste också ha möjlighet att föra information om arbetsplatsanknutna frågor vidare i organisationen. Ulricehamns Kommun genomgår en strukturomvandling. Detta ställer krav på ett effektivt resursutnyttjande och ett gott ledarskap. De förändringar som sker måste följas av förändringar i den anställdes kompetens. För att få ett lärande i arbetet måste hänsyn tas till såväl den anställdes behov av utveckling som till verksamhetens krav. Individuella utvecklingsplaner är här ett viktigt hjälpmedel. Som en del av personalutvecklingsarbete ingår uppgiften att beakta mäns och kvinnors särskilda villkor, erfarenheter och perspektiv i arbetslivet. Det skapar möjligheter att bättre tillvarata organisationens samlade kompetens. 8

SAMVERKAN UTVECKLINGSSAMTAL Utvecklingssamtal I vår organisation är medarbetarnas engagemang, motivation och delaktighet av väsentlig betydelse. Ett hjälpmedel för att åstadkomma detta är planerade samtal mellan chef och medarbetare utvecklingssamtal. Utvecklingssamtal ska vara en regelbundet återkommande förberedd dialog mellan närmaste chef och medarbetaren. Syftet är att: Främja medarbetarnas utveckling Förbättra och stärka relationerna på arbetsplatsen Få en effektivare personalplanering Förbättra verksamheten/servicen Den anställde ska i god tid före samtalet informeras om syftet och om vad som skall tas upp. Det är viktigt att understryka att dessa samtal aldrig kan ersätta de löpande, naturliga och spontana kontakterna mellan chef och medarbetare. Likaså kan sådana löpande kontakter inte ersätta utvecklingssamtalen. Utvecklingssamtalen får inte utformas till att bli en årlig prövning eller förpliktelse. Chefen och medarbetaren har ett gemensamt ansvar för att samtalen blir bra förberedda och får ett meningsfullt innehåll och resultat. Chefen ska få utbildning angående utvecklingssamtal. Följande områden bör ingå som komponenter i samtalen: Chefen/arbetsledaren: Klargöra lång och kortsiktiga mål med verksamheten Var kommer den enskilde medarbetaren in i bilden? Vilka krav ställer jag på medarbetaren? Hur stämmer krav och kompetens överens? Vad är bra/mindre bra? Medarbetaren: Hur ser jag på min arbetssituation? Vilken utveckling vill jag ha i jobbet? Stämmer min kompetens överens med målsättningen för verksamheten? Vad är bra/mindre bra? Vad tycker jag om chefens sätt att utöva ledarskapet? Utvecklingssamtalen ska leda till ett åtgärdsprogram eller en individuell utvecklingsplan. En uppföljning av samtalen är mycket viktig för att stämma av att åtgärderna har vidtagits utifrån det man kom överens om. 9

Ulricehamns Kommun, Personalenheten, Stadshuset, 523 86 Ulricehamn Telefon 0321 59 50 00, fax 0321 59 50 89 10