Om Returpack Effektivare företagsstyrning med snabbare månadsbokslut Henrik Porshagen, Redovisningschef Returpack Mats Andreasson, Controller Returpack Per Ola Post, konsult Assist.nu Privatägt företag (Sveriges Bryggerier, Livsmedelshandlarna och Svensk Dagligvaruhandel). Mål att öka återvinningen av metallburkar och PET-flaskor i Sverige. Uppdraget kommer från ägarna, samt den svenska regeringen. Mer än 1,5 miljarder burkar och PET-flaskor varje år. Uppdrag Ansvarig för det svenska pantsystemet av burkar och PET-flaskor för konsumtionsfärdig dryck. Det är Returpacks uppgift att få återvinningssystemet att fungera i alla led; sprida information om återvinningssystemet, hantera ersättningar samt koordinera hämtning av tomma förpackningar. Återvinningsmål Naturvårdsverket har satt som mål att den svenska återvinningen av metallburkar och PET-flaskor ska uppgå till 90%. I dagsläget återvinns drygt 89% av dessa material. Jordbruksverket är ansvarig tillsynsmyndighet för Returpack. Varumärket Pantamera Årtal och Placeringsort Returpacks organisation Viktiga årtal: 1984 startade AB Svenska Returpack pantsystemet för aluminiumburkar. 1994 grundades systerbolaget Returpack-PET och insamling av PET-flaskor startade. De båda bolagen verkar under det gemensamma namnet och varumärket Returpack. 2003 Fabriken i Norrköping byggdes och togs i bruk. 2006 Lag om att förpackningar med konsumtionsfärdig dryck måste ingå i ett pantsystem. Placeringsort Returpack med c:a 60 anställda är placerat i Norrköping där både kontor och fabrik återfinns. Fabriken är Europas största återvinningsanläggning för burkar och PET-flaskor.
Leanresan Utveckling av Ekonomiarbetet Vi har en Intention Vi hittade ett verktyg System' Arbetssä,' Fokus&på&månadsbokslut/rapportering& Ekonomisk&resultat& Återvinningssta8s8k& Månadsbokslut/rapportering Månadsbokslut/rapportering Hösten'2012' ' Krisläge ' Höga&förväntningar/krav&från&Ledning& Öar& Sönderhackade&arbetsuppgiBer/moment& Lång&8d& Olika&8d& Vi&lovade&och&lovade & Ojämn&kvalitet& Avvikelser&=&fel/brister& Dålig&ordning&och&reda & Våren'2013' ' Hi,a'lösningar'='Inten?on ' Ta&kontroll& Kundfokus&(Vad&&&När&8ll&Ledningen)& Internt&flöde&inom&avdelningen& Alla&måste&förstå&helheten/kundfokus& Op8mera&flöde&(Vem,&Vad&&&När)& Korta&boksluten& Få&plats&för&datakontroller& Ge&plats&8ll&värdehöjande&analyser& Kommunicera&8dplaner&externt/internt&(skapa&mål/åtagande)& Avvikelselista&(logga&fel&V>&aX&åtgärda)& Utbildning/Kartläggning&enligt&LEAN&(verktyget)&
Månadsbokslut/rapportering Månadsbokslut (MB) före Lean RP&Ledning,&Projekt&och&styrelse:& Hösten'2013' ' Implementering ' U8från&LEANVkartläggning& Strukturerade&arbetsuppgiBer&och&roller& Planerade&arbetet&och&leveranser&u8från&eX& kundfokus& Kommunicera&(bla&visuellt)&för&ökat&teamwork&och& bäxre&flöde& Avvikelsehantering& & RP&Ekonomi:& Bryggerier:& Månad&1& Dag&1V7& MB&del&1& Dag&8V20& MB&del&2& Dag&1V7& Bryggerier& skapar&data& Månad&2& Varför? Lagkrav för att dokumentera ett företags resurshantering Bokföring För att styra verksamheten Dag&20V31& Använda&månadsV bokslut&och&kpi&
MB med hjälp av Lean, nuläge Målsättning MB längre fram (vision) RP&Ledning,&Projekt&och&styrelse:& Dag&12V31& Använda&MB&och&KPI& RP&Ledning,&Projekt&och&styrelse:& Dag&8V31& Använda&MB&och&KPI& RP&Ekonomi:& Dag&1V7& MB&del&1& Dag& 8V12& MB&2& RP&Ekonomi:& Dag&1V5& MB&del&1& Dag& 6V7& MB&2& Bryggerier:& Dag&1V7& Bryggerier& skapar&data& Bryggerier:& Dag&1V5& Brygg.& data& Månad&1& Månad&2& Månad&1& Månad&2& Förbättrad MB-process: Färdigt tidigare med förbättrad kvalitet Använda MB-data till effektivare styrning av bolaget Långsiktiga mål för MB-processen Ännu snabbare MB på Returpack => Kan kräva att Bryggerierna är färdiga tidigare Använda MB-data till aktiv styrning Frigöra tid till annat arbete Månadsbokslut/rapportering Bocka&av&ukörd&uppgiB& Utmaning'och'lärdom' Två&nyanställda& & bra&och&dåligt & Tuj&aX&bygga&nyX&& Vi&löste&deXa&genom:& Extern&hjälp& Drog&i&nödbromsen& Första&steget:&Skriv& ner&de&olika& ak8viteterna&i&en& checklista&
Andra&steget:&Kartlägg&beroenden& Varje aktivitet har en egen med&pert&chart,&t&ex&omnigraffle& ruta. Projektplanering&PERT&chart,&t&ex& OmniGraffle& Bild med projektets ALLA aktiviteter. Ger en intuitiv bild av hur allt hänger ihop. Hela projektet med alla aktiviteter Pilarna visar hur aktiviteterna hänger ihop: Beroenden Not:'Program&(eller&Project)&Evalua?on'and'Review'Technique,&förkortat&PERT.&Även&kallat&Network'Diagram& Tredje steget: Använd Projektplanering, t ex OmniPlan Lista på numrerade aktiviteter Planerad tidsåtgång, m= minuter, h = timmar Planerad starttid. T day är dag 1 Gantt-schema för alla aktiviteter Projektplanering,&t&ex&OmniPlan.& Ger&individuella&arbetsscheman& Alla tillgängliga resurser Resurs Henrik Alla aktiviteter som resurs Henrik ska göra, som Gantt-schema Föregående aktiviteter Resurs
Projektplanering,&t&ex&OmniPlan& Arbetsgång månadsbokslut Normalt dagsschema för alla resurser. OBS! Man kan sätta olika dagsscheman för olika resurser. Vi har initialt valt att ha arbetsdag 9:00 16:00 för att ha extratid att jobba ikapp störningar 1. Alla aktivitet i en fil Projektplanering 2. Excel-fil skapas med arbetsscheman 3. Säkerställ att all data finns 4. Inledande möte dag 1 kl 8:30 vid grupp-tavla. Dela ut individuella arbetsscheman 5. Jobba enligt schemat. Anteckna problem och förbättringsförslag på lista. 6. Vid försening notera på tavlan Antal minuters försening. Försening nollställs lunch och kväll. 7. Möten varje morgon kl 8:45 och kl 16:00 8. Reflektionsmöte EFTER månadsbokslut 1. Hur gick det? 2. Förbättringar? (Kvalitet, arbetssätt, effektiviseringar, checklistor, ) 3. Samla in korrektioner av arbetsschema 9. Förbättra checklistor och arbetssätt 10. Uppdatera planering och arbetsscheman Hur hänger filerna ihop? Projektplanering, t ex OmniPlan Alla aktiviteter Beroenden Alla resurser Arbetsschema => Tidsplan GANTT PERT chart (Network Diagram), t ex OmniGraffle Visuell bild på alla aktiviteter med beroenden Lista med alla aktiviteter, Excel Alla aktiviteter Alla resurser Arbetsschema Filtrera på resurs => Tidsplan per resurs (arbetsschema) Lista på numrerade aktiviteter Alla&ak8viteter&i&Excel& Föregående aktivitet, t ex före akt 2 startas måste akt 1 vara klar Ändringar Korrektioner => Antecknas på lapp för korrektioner Samma nummer som i projektplaneringsprogrammet Planerad starttid Avsatt resurs
Alla&ak8viteter&i&Excel,&filtrerat& på&resurs& Varje kolumn har filter. Här är Linas aktiviteter valda Fjärde&steget:&Agera&på&avvikelser,& ständiga&förbäxringar& Resurs (t ex Lina, Mats, ) för aktiviteter Skriv datum när det lämnas in till Henrik Lina (och alla andra) får ett utskrivet schema på sina aktiviteter med start och sluttid Aktivitetsnummer enligt arbetsschema Fyll i verkliga tider, endast om det inte stämmer med arbetsschemat Beskriv kort problemet Summering Kartläggning pekade ut förbättringspotentialer. Tidsåtgången för månadsbokslut var lång Steg 0: Sätt tuffa mål på förbättringen (Klart 20:e => Klart 7:e) Steg 1: Skriv ner alla aktiviteter i en checklista Steg 2: Kartlägg inbördes beroenden Steg 3: Stoppa in i projektplaneringsprogram Steg 4: Agera på avvikelser och gör Ständiga förbättringar Frågor?
Förbättringsarbete och projektstyrning Ytterligare potentialer på Returpack Per Ola Post, konsult Assist.nu Flödeseffektivitet Stabilitet Visuellt, tydligt, begripligt Jämn arbetsbelastning Stabila och standardiserade processer Förankrad kultur I precis lagom tid Rätt sak, rätt mängd, rätt tid Förbrukningsstyrning Minskade batcher till enstycksflöde Takttid Kopplade flöden Rätt från mig Synliggör problem Stanna vid fel Stoppsignal och avbytare (Andon) Felsäkert (Poka Yoka) Kvalitetskontroll i flödet (Q gate) Följ och agera på avvikelser Hitta och lös grundorsak Ständiga förbättringar Kaizen, Jishuken, Kaikaku PDCA Tillsammans/ lagarbete Hitta och ta bort slöserier Nyckelord Lean Börja&med&aX& undersöka& dagsläget:& Kartläggning& Kartläggning Beroende&på& styrkor&och& svagheter& hixade&i& kartläggningen& väljs&ak8viteter& Allmän&Lean&roadmap&administra8on& Utbildning Grunder i Lean Ordning och Reda med 5S KPI/Mål Visuell kommunikation Standardiserat arbete Resursplanering med Visual planning Utbildning Lean administration Optimera balanseringsgrad Organisation för Lean Optimerad layout och arbetsplats Förbättringsgrupper Avvikelsehantering Värdeflödesanalys och Flödesoptimering Aktivitetsplanering Projektstyrning Kartläggning För att kunna lösa de största problemen bygga på existerande styrkor effektivisera huvudprocesserna förkorta ledtider optimerad balansering effektivisera och kvalitetssäkra återkommande arbetsuppgifter skapa ordning och reda i gemensamma områden 1 dags kartläggning (dag 1). GROTOP. 2 timmars redovisning och skapa arbetsplaner (dag 2)
Proj 1 Proj 2 Proj 3 Proj 4 Proj 5 Stor potential: Bättre projektstyrning Visuell projektstyrning PDCA ProjektV förslag& BeslutsV möte& Idag Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Apollo Konstruktion -- Projektarbete& -- -- Produktion Inköp Grindar& Går&det&bra?& MÅLSÄTTNING' Produktmål:& & Projektmål:& PLAN' Projektplan&på&tavla& DO' Arbeta&enligt&planen.& Projekten& Så&här&BORDE&det&se& ut.&men&det&gjorde& det&inte & Nya& projektv ramar& Linjen& Fas Fasöverg. SOP MT MK MQ I Marknad Eftermarknad Projektfakta Projektledarens top 3+risk R R R R R Pulsmöte& Upp&på& banan& igen!&! QC SäX&aX&märka&ak8viteterna&i& projektplanen& Beslut Grind ACT' Agera&på&avvikelserna:& Kort&sikt&/short&term.&Lösning& för&dexa&projekt& Lång&sikt/Long&term.&Lösning& för&kommande&projekt& Nya&projektbeslut&tas&i& ordnade&former.&tydliga& beslutsfora&med&tydliga& mandat.& CHECK' Regelbundna&projektmöten& Avvikelse&mot&plan&eller&mål?& Regelbundna&linjemöten& Regelbundna&pulsmöten,&där& linjens&och&projektets& uppfaxning&summeras.& 3 olika vyer: Projekt Linje Puls Planering Projektet beställer Leveranser av linjen. Linjen är ansvarig för resurserna. Projektplanering Fokus på aktiviteter och leveranser Idag Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Apollo Varje&rad& Konstruktion är&en& Produktion linjegrupp& Inköp Röd&pluX&markerar& avvikelse&mot& lovat& Ak8viteter&skrivs&på& inplastade&lappar&på& magneter&
Linjens planering Aktiviteter, leveranser och resurser Visuellt Pulsrum på BT Products, stolt stulet från Scania En gång per vecka träffas avdelningschefer och projektledare och redogör för avvikelser från projektplanen Pulsrummet skapar förståelse för läget genom visualitet och att avdelningscheferna måste informera sig för att kunna redovisa läget Pulsrum är en bra lösning i en matrisorganisation Lathund pulsmöte Agenda pulsmöte: 1. Välkomna 2. Notera närvaro 3. Linjechef om sina leveranser till projekten. Fokus på Ändringar och Röda 4. Projektledare om projektets status. Fokus på Ändringar och Röda 5. Röda noteras som avvikelser 6. Följ upp avvikelsernas status Allas uppgift pulsmöte: a. Hänskjut detaljdiskussioner till separat möte b. Håll mötet kort och effektivt c. Kom förberedd d. Håll dig till ämnet Lathund pulsmöte Linjechefens uppgift Före mötet ta reda på om din grupp har levererat enligt plan. Vid ändringar sätt upp en ny plutt i rätt ruta men låt den gamla sitta kvar. På mötet tas den gamla plutten bort och ändringen kommenteras. Vid röd plutt: Notera veckonummer då det blev rött. Dra igång åtgärder för att kunna möta beslutad plan. Projektledarens uppgift: Före mötet undersöka om projektet kommer möta kraven i projektuppdraget gällande Innehåll, Kost, Tid, Kvalitet och Miljö Vid ändringar sätt upp en ny plutt i rätt ruta men låt den gamla sitta kvar. På mötet tas den gamla plutten bort och ändringen kommenteras. Vid röd plutt: Notera veckonummer då det blev rött. Dra igång åtgärder för att möta beslutad plan. Vid behov av nya projektramar förbereda förslag till beslut på beslutsmöte. Lev => Lös => Lär Lev Visuella system så att det blir lättare att leva med problemen Lös Metoder att hitta grundorsaker och lösa dessa Lär Metoder att lära sig av misstagen så att det inte händer igen. Organisatoriskt lärande.
Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Linjechef: Datum Datum Linjechef: Datum Datum Projekt: Fas: Orsakande avdelning: Vem registrerade? (avd/ sign): Projekt: Fas: Orsakande avdelning: Vem registrerade? (avd/ sign): Projekt: Fas: Orsakande avdelning: Vem registrerade? (avd/ sign): Projekt: Fas: Orsakande avdelning: Vem registrerade? (avd/ sign): Linjechef: Datum Datum Projekt: Fas: Hitta grundorsak PROBLEMLÖSNINGSBLANKETT Fel Avvikelsebeskrivning Kortsiktig åtgärd Status Grundorsak Långsiktig åtgärd Fel Avvikelsebeskrivning Kortsiktig åtgärd Status Grundorsak Vidta långsiktig åtgärd som förhindrar återupprepning Starta utredning Vidta kortsiktig åtgärd som stoppar felet Långsiktig åtgärd Fel Avvikelsebeskrivning Kortsiktig åtgärd Status Grundorsak Långsiktig åtgärd Fel Avvikelsebeskrivning Kortsiktig åtgärd Status Orsakande avdelning: Vem registrerade? (avd/ sign): Projekt: Fas: Orsakande avdelning: Vem registrerade? (avd/ sign): Grundorsak Vidta långsiktig åtgärd som förhindrar återupprepning Hitta grundorsak PROBLEMLÖSNINGSBLANKETT Starta utredning Vidta kortsiktig åtgärd som stoppar felet Långsiktig åtgärd Fel Avvikelsebeskrivning Kortsiktig åtgärd Status Grundorsak Långsiktig åtgärd Fel Avvikelsebeskrivning Kortsiktig åtgärd Status Grundorsak Vidta långsiktig åtgärd som förhindrar återupprepning Hitta grundorsak PROBLEMLÖSNINGSBLANKETT Starta utredning Vidta kortsiktig åtgärd som stoppar felet Långsiktig åtgärd Sida: Sida: Sida: Signatur släckare Klart datum / Signatur släckare Klart datum / Signatur släckare Klart datum / Signatur släckare Klart datum / Signatur släckare Klart datum / Signatur släckare Klart datum / Projektplanering& Ak8viteter&och& leveranser&i&projektet& Idag Apollo Konstruktion Produktion Inköp Projekt&1&.... Helhetsbild planering Resurs&och& ak8vitetsplanering& linjegrupp& FörbäXringstavlor& Sammanställning&alla& projekt,&puls& Fas Fasöverg. SOP MT MK MQ I Marknad Eftermarknad Proj 1 Proj 2 Proj 3 Proj 4 Proj 5 Avvikelser&och& störningar& Olika input till förbättringsarbete StörningsV& eller& AvvikelseV hantering& Kaizen,& Jishuken,& Kaikaku& Projektfakta Projektledarens top 3+risk R R R R R Idag Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Apollo Konstruktion Produktion Inköp Projekt&2&.... Ärendehantering&kri8sk& resurs& Idag Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Apollo Konstruktion Produktion Projekt&3& Inköp.. Förbättringar på olika sätt " Kaizen& Ständiga&förbäXringar,&styrda&av&arbetsgruppen& själva.&billiga,&enkla,&pres8gelösa.& " Kaizen&event&eller&Jishuken& Tvärfunk8onellt&förbäXringsarbete,&oBa&i& utbildningssybe.& " Kaikaku& Radikalt&förbäXringsprojekt,&drivet&av& ledningen,&stort&steg,&komplicerat,&svårt&och& dyrt.& Kaizentavla
Summering Lean som Vision Kartläggning Visuell projektstyrning Förbättringsarbete Kaizen Jishuken Kaikaku Leda Lean Chef Lokal expert Extern leanexpert Frågor?