BizWizard 3.0 Faxmodulen Användardokumentation Innehåll Bakgrund... 2 Inställningar... 2 Skapa en mall för ett faxmeddelande... 3 Redigering av Faxmall... 4 Skapa ett meddelande för fax... 5 Redigering av fax... 6 Bifoga dokument... 7 Förhandsgranskning... 7 Skicka fax... 8 Statistik... 9
Bakgrund BizWizard används i huvudsak till att skicka e-post. BizWizard har sedan kompletterats med tillägg för att bl.a. skicka SMS eller fax och denna dokumentation är avsedd att beskriva hur man som användare nyttjar en BizWizard-installation med faxtillägget installerat. Det är viktigt att komma ihåg att BizWizard arbetar fortfarande med e- postadress som unikt fält och det är utifrån denna som optin/optout bedöms och dubbletter kontrolleras. Inställningar Det första användaren måste göra är att skapa en mottagaregenskap av typen Faxnumber. Namnet på egenskapen spelar ingen roll. Faxtilläggets utskicksdel kommer att använda denna mottagaregenskap för att hämta varje mottagares faxnummer. När användaren sedan importerar mottagare ifrån, exempelvis, en Excel-fil så kan användaren matcha sin kolumn med faxnummer till denna mottagaregenskap. Faxnumret måste ha ett format såsom +4612345678 eller 004612345678 för att accepteras vid en import eller då mottagaren matar in sitt faxnummer i en dialogruta.
Skapa en mall för ett faxmeddelande Ett fax som skapas och skickas med BizWizard kommer inte automatiskt att ha ett försättsblad. Det man ser när man redigerar, och förhandsgranskar, meddelandet är det som kommer att levereras till mottagarens fax. Det kan därför vara en bra idé att skapa en mall där man själv lägger in en text, alternativt en logotyp eller liknande, som sedan fungerar som ett försättsblad för kommande faxmeddelanden man vill skicka. Det fungerar precis på samma sätt som för en mall till ett vanligt e- postmeddelande, genom att användaren klickar på Create New knappen och väljer Message Template. Efter att ha namngivit mallen och sparat den så kommer man direkt in i förhandsgranskningen för mallen, där man kan sen en flik med texten Fax. Genom att klicka på fliken och sedan Edit Content kan användaren redigera faxmallen.
Redigering av Faxmall En faxmall redigeras på samma sätt som en mall för ett e-postmeddelande och kan, precis som den, innehålla låsta celler. Detta innebär att man kan göra, exempelvis, en snygg framsida där man endast låter fält för t.ex. meddelandets titel och innehåll vara redigeringsbart.
Skapa ett meddelande för fax Ett faxmeddelande skapas på samma sätt som ett e-postmeddelande genom att klicka Create New knappen, i verktygsfältet, och välja Message. Finns faxtillägget installerat så kan användaren, på det första steget i dialogen för att skapa nytt meddelande, välja att inkludera en faxdel. Man kan naturligtvis välja att arbeta enbart med en faxdel. För detta fall kommer alltid faxdelen att visas då man förhandsgranskar vilket mall man vill använda samt då man i Skickadialogen får en förhandsbild av meddelandet. Då mer än en faxdel väljs ser man på motsvarande ställen i stället e-postdelen. De övriga 5 stegen i guiden för att skapa ett faxmeddelande är desamma som när man skapar ett e-postmeddelande.
Redigering av fax Innehållet i ett faxmeddelande redigeras precis på samma sätt som ett vanligt e- postmeddelande. Skulle meddelandet även innehålla delar för e-post och sms leverans, så kommer innehållet för faxmeddelandet att finnas tillgänglig under en extra flik ovanför förhandsgranskningen. Då användaren väljer fliken Fax och sedan klickar på knappen Edit Content visas ett nytt fönster i vilket man kan redigera faxet. Om bara en faxmall kopplats till publikationen kommer denna att visas - annars den av flera som valts som default precis som för ett e-postmeddelande.
Bifoga dokument Om användaren vill att ett dokument (exempelvis en PDF) skall bifogas vid leveransen av faxmeddelandet så gör man detta genom att man infogar en länk till dokumentet då man redigerar innehållet. Det kommer då att infogas något som ser ut som en webblänk i innehållsrutan. Denna länk kommer vid utskickstillfället sedan att tas bort och det dokument som länkas till kommer att läggas till som en bilaga till faxet. Not: Användaren kan även lägga in en länk till en webbsida i sitt faxinnehåll. Vid utskickstillfället kommer sedan även denna länk tas bort och den webbsidan som länkas kommer att bifogas med faxet. Förhandsgranskning En förhandsgranskning av sitt faxmeddelande ser man, som för e-post, direkt på den sida som visas när man väljer att öppna ett meddelande. Tänk på att faxet inte kommer se ut exakt som det gör i webbläsaren. Eftersom webbläsaren kan ha olika bredd/höjd på sitt fönster så kommer radbrytningar och storlekar bli annorlunda mot vad de har på ett utskrivet faxpapper. Var alltid noga med att göra ett testutskick av faxet för att försäkra dig om att utseendet på utskicket blir bra även på faxpappret.
Skicka fax När användaren klickar Send och meddelandet innehåller en faxdel så kommer en kryssruta även för fax att visas. När detta alternativ är valt kommer BizWizards utskicksmotor att leverera meddelandet som ett fax till de mottagare man valt och till det faxnummer som är mottagares faxnummer. Inga av de fax som levereras till mottagaren kommer att ha ett avsändarfaxnummer längst upp eller längst ner på varje mottaget faxpapper. Därför behövs inget avsändarnummer anges. Vill man ändå att denna information skall komma fram till mottagaren så kan man manuellt ange en avsändare direkt i innehållet när man redigerar faxet. Genom att lägga denna information i en faxmall, som man kopplar till den aktuella publikationen, kommer denna information automatiskt med i varje faxmeddelande.
Statistik Användaren kan välja att visa statistik för ett meddelande som levererats via fax genom att klicka på knappen Statistics view fax i verktygsfältet då man öppnat ett meddelande, eller genom att välja Fax message under Statistics i menyn till vänster.
Statistiken visar antalet mottagare till meddelandet, antalet av dessa som har faxnummer i databasen och antalet mottagare som inte fått faxet p.g.a. en tidigare optout. Under Delivery status visas hur leveransen till mottagarens fax har gått. Dessa siffror ökar kontinuerligt efterhand som faxmeddelandet skickas ut. De som ej gått fram av någon anledning finns under Unsuccessful.