Verksamhetsplan Servicenämnden. Bilaga 3 Sammanfattning Servicenämnden ansvarar för frågor beträffande förvaltning av kommunens fastigheter, den totala lokalförsörjningen till kärnverksamheterna samt samordning och verkställighet av kommunens ny-, om- och tillbyggnadsverksamhet. Måltidsservice ansvarar för produktionen at måltider till förskola, skola och äldreboenden. I samband med förändring av förvaltningsorganisationen under 2011 överfördes ett antal olika ansvarsområden till nämndens verksamhetsområde: it-avdelningen med tillhörande telefoniservice ansvarar för it-försörjningen ur ett kommunövergripande perspektivt, vaktmästeri på Rådhuset, tryckeri, internpost för de olika verksamheterna inom kommunen, förråd- och transportavdelningen på Sjöviksområdet, den kommunövergripande upphandlingsavdelningen samt anläggningar/fastigheter inom räddningstjänst, fritidsverksamhet, kulturverksamhet och lägenheter inom LSS-verksamheten. Ansvaret för bilpool och konferensservice har också överförts till nämndens verksamhetsområde. Under 2012 kommer arbetet med att strukturera och effektivisera verksamheterna inom nämndens verksamhetsområde att fortsätta. I samband med att Kostutredningen beslutades fattades även beslut om att from 2012 ska verksamheten inom Måltidsservice att organiseras i en resultatenhet. Arbetet med avtalskonstruktion mellan köpare och säljare samt prissättning och tillhandahållandet av tjänster pågår i skrivande stund. När beslut fattades om den förändrade förvaltningsorganisationen beslutades även ett utredningsuppdrag om att hela servicenämnden ska bli en resultatenhet from 2012. Utredningen ska presenteras under 2011. Förvaltningen arbetar med att konkretisera frågeställningar i denna fråga samt att hitta ett regelverk som blir tillämpbart. Ett ytterligare utredningsuppdrag som påbörjats av ekonomiavdelningen är formerna för hela investeringsprocessen inom Trelleborg kommun. 1

Nämndstotal i löpande priser Belopp i löpande pris (tkr) Bokslut Budget Budget +/- % 2010 2011 2012 2011/12 Verksamhetens intäkter 346 106 350 058 443 180 +26,6 varav bidrag 1 241 921 871-5,4 taxor och avgifter -26 58 0 0 övrigt 344 869 349 079 442 309 +26,7 Verksamhetens kostnader -402 009-417 755-453 449 +8,5 varav personal -80 711-89 264-95 602 +7,1 lokaler (ej städ o fast skötsel) -82 796-86 335-91 911 +6,5 kapitalkostnad -75 365-82 717-84 302 +1,9 övrigt -163 137-159 439-181 634 +13,9 Summa nettokostnader -55 904-67 697-10 269-84,8 Bokslut 2010 är justerat enligt ny nämndsorganisation som kommunfullmäktige faställde i december 2010 och uppgifterna motsvarar de som presenterats i delårsrapport tom mars år 2011. Budget 2011 avser den av kommunfullmäktige i juni 2011 justerade budgeten med anledning av ny förvaltningsorganisation. När det gäller avtalsrörelsen 2011 och 2012 skall dessa täckas inom ovanstående ram. 2

Nämndens verksamhetsområden i löpande priser Belopp i löpande pris (tkr) Bokslut Budget Budget +/- % 2010 2011 2012 2011/12 Verksamhetens nettokostnader 100 Nämnds- och styrelseverks 215 Fys o tekn plan 407 Förskola 491 Skolmåltider, fördelning 510 Vård o omsorg enl Sol o HSL 535 Öppen verksamhet 800 Arbetsområden och lokaler 815 Bostadsverksamhet 910 Gemensamma lokaler 921 Gemensam adm KLK, fördelad 923 Gemensam lokalvård, fördelning 924 Gemensam drift o underh, förd 927 Gemensam adm Teknisk, förd -370-4 963-21 656-13 397-7 118-4 706-464 728-548 -1 943 2 274-3 792 813-575 -6 658-16 996-33 076-6 143 418-1 440 522-501 -2 064 426-1 611 0-575 -5 495 1 062 1 014 912-399 -1 444 373 134-3 525-845 -1 481 0 0 +17,5 +106,2 +103,0 +114,8-212,2-0,3-28,5 +121,6-29,1-298,4 +8,1 0 Summa Nettokostnader -55 142-67 698-10 269-84,8 3

Verksamhetens effektmål I och med den förändrade nämndsorganisationen från och med 2011 och den anpassade förvaltningsorganisationen från 2011-06-01 innebär det att väsentliga förändringar har skett i nämndens ansvarsområden och förvaltningens arbetsuppgifter jämtfört med tidigare nämnd och förvaltning med innebörden utökad verksamhet och inriktning. En anpassning av vissa delar av verksamheter som överförts till Servicenämndens ansvarsområde och ytterligare förtydliganden beträffande möjligheten att göra serviceförvaltningen till en resultatenhet utan anslagsfinansierade medel skall ske. Inriktningen skall vara att Servicenämnden och dess förvaltning skall tillhandahålla service kommunövergripande och kommuninternt d v s till flera förvaltningar, som i sin tur har att tillhandahålla service och tjänster till medborgarna i Trelleborgs kommun och med den inriktning som anges i mål och visioner med strategiska inriktningar. Mot ovan angiven bakgrund och förändrad situation innebär det att servicenämnden har anledning att övergripande formulera mål och strategier på sätt som syftar till att underlätta och skapa förutsättningar för övriga nämnder och förvaltningar att nå de övergripande kommunala målen och i enlighet med fastställd vision. Servicenämnden har som övergripande målsättning: Nöjda uppdragsgivare genom bra service till rätt pris och med stor tillgänglighet Bedriva verksamhet som alltid skall tåla konkurrensutsättning Ha en intäktsstyrd verksamhet utan kommunala anslag och finansierad med intäkter från de nämnder/förvaltningar som köper varor/tjänster eller hyr lokaler. Erbjuda lokalbehov av långsiktig karaktär i kärnverksamheterna som skall tillfredsställas genom kommunalt eget ägande av fastigheter samtidigt som fastigheter/byggnader som ej kan användas i kommunala verksamheter skall avyttras. Ha ett ekonomiskt resultat baserat på fastställt avkastningskrav på arbetande kapital över tid - resultatenhet med egen balansräkning och resultatöverföring mellan kalenderår. Servicenämnden har fastställt följande effektmål för 2012: För fokusområdet livskvalitet med hälsa, trygghet och boende som delkomponenter: Samtliga kommunens offentliga fastigheter skall ha full tillgänglighet Tillhandahålla ett nytt LSS boende med 6-8 lägenheter Genomföra NöjdKundIndex enkät avseende levererade måltider För fokusområdet långsiktigt hållbar tillväxt med miljö, ekonomi och infrastruktur som delkomponenter: Minska energiförbrukningen i kwh i kommunens fastigheter med 15% på åtgärdade objekt Avyttra eller utveckla samtliga fastigheter som ej används i kärnverksamheten Ekologiska livsmedelsinköp skall uppgå till 20% Självförsörjning av måltider inom de olika verksamheterna i Alstad, Anderslöv, Klagstorp och Smygehamn och ingen transport av tillagade måltider till dessa orter Anbudstrohet på livsmedelsinköp skall uppgå till 90% 4

Verksamheten 2012 Allmänt Servicenämnden har enligt ovan vissa övergripande mål till vilka nämnden och förvaltningen kommer att förhålla sig och sträva efter att nå. En del av detta arbete kommer att ingå i och formuleras strategier för i det pågående arbetet med att utreda förutsättningar för att servicenämndens verksamhet i allt väsentligt skall indelas i separata resultatenheter. Samtidigt pågår diskussioner om anpassning av de nya verksamheter som under 2011 tillförts servicenämndens ansvarsområde d v s en anpassning av samtliga delar som skall utgöra den nya helheten inför 2012 som det första verksamhetsåret. IT Under 2012 kommer IT-enheten utöver den ordinarie verksamheten att fokusera på följande större projekt. Uppgradering av operativsystemet på samtliga datorer på det administrativa nätet. Uppgraderingen ger större säkerhet, bättre administrationsmöjligheter och bättre förmåga att hantera nya programvaror. Införa administrationsverktyg för hantering av mobila enheter såsom mobiltelefoner och surfplattor, dessa kommer då att hanteras på samma sätt som bärbara datorer avseende säkerhet och övervakning. Fortsätta arbetet med att automatisera användarhanteringen för våra IT-system så att personalsystemet automatiskt reglerar anmälan och avanmälan av användare till nätverket och verksamhetssystemen. Fördjupa IT-samverkan med Sjöbo, Skurup och Vellinge kommun. Fortsätta utbyggnaden av IP-telefoni inom kommunen för att minska kommunikationskostnaderna för telefonin. Måltidsservice Under 2012 övergår verksamheten till att bli en resultatenhet med köp- och säljförhållande till verksamhetens kunder. Detta kommer att generera en del arbete i hanteringsrutiner och avtalsuppföljning. Tydliga avtal ska tecknas med kunderna, innehållande avtalstid, portionsstorlekar, av- och på- beställningsregler samt prissättning Implementeringsfasen för kostpolicyn kommer att inledas under året. En handlingsplan ska dessutom upprättas för att implementera kostpolicyn i vår verksamhet. Utbildningar kommer att ske kontinuerligt inom områdena miljö, ekologi, egenkontroller och specialkoster. För att öka servicenivån i verksamheten kommer en utbildning i ämnet att erbjudas medarbetarna. Vannhögskolan kommer under första halvåret att stå klart som tillagningskök och därmed frigöra dessa portioner från Söderslättsgymnasiet. Detta innebär att vi kan renovera ett antal mindre kök, anpassade efter dagens riktlinjer, och under processen kan Söderslättsgymnasiet leverera mat. 5

Med vårt nya kostdatasystem, Mashie, kommer vi att kunna hantera matsedeln i mobiltelefonen samt få näringsstatus på våra matsedlar på hemsidan. Vi kommer att se över vår maskinpark för att se vad som behöver lagas, bytas ut eller läggas till efter behov. De kök som fått mindre anmärkningar av miljöförvaltningen kommer också att ses över. Fastighetstekniska Arbetet med att strukturera förvaltningens nya avdelning för byggprojekt, fastighetsunderhåll och fastighetsdrift som under 2010 ersatte tidigare enskilda avdelningar för byggprojekt respektive driftoch underhåll har pågått under innevarande år och kommer 2012 ytterligare att finslipas avseende ansvarsområden, funktioner och rutiner. Syftet med avdelningens utformning är att skapa en helhetsbild på kommunens fastighetshantering alltifrån tidigt projektskede till slutlig fastighetsdrift. Beslutad investeringsplan pekar på att avdelningen kommer att hantera ett antal investeringsprojekt under 2012 främst avseende byggnation men även projekt som syftar till utbyte/renovering av installationer i befintliga byggnader. Arbetet med ett långsiktigt planerat underhåll som renodlats och intensifierats under 2011 kommer även rendera ett antal underhållsprojekt att genomföra under 2012. I syfte att skapa ett mer kundvänligt och rationellt system för hantering av felanmälan, arbetsorder och underhållsåtgärder kommer nytt datorstöd för detta implementeras under 2012. Till följd av kommunens organisationsförändring som genomfördes 2011 tillkommer att antal fastigheter/anläggningar för avdelningen att hantera i olika utsträckning. Arbete med att klarlägga och inarbeta detta tillsammans med befintliga fastigheter/ansvarsområden kommer att fortgå under 2012. Upphandling Upphandlingsavdelningen ska under 2012 arbeta med: Att fortsätta förbättra och utveckla rutinerna för kommunens upphandlingsverksamhet Stimulera ökad kompetens och bättre förståelse för inköps- och upphandlingsområdet genom olika åtgärder Införa ett processtänkande avseende upphandling Hjälpa verksamheterna att se till helheten genom att ha ett processtänkande avseende upphandling Offentliggöra kommunens avtal Åtgärderna bör få de effekter i kommunen att det blir en effektivare hantering, större prismedvetenhet och större avtalstrohet. Lokalvård- och lokalförsörjning Revidering av Trelleborgshems hyresavtal är klara att gälla fr o m. 2012-01-01. Under 2012 kontaktas övriga externa hyresvärdar för förhandling avseende revidering av befintliga hyresavtal. Avsikten är att förtydliga hyresförhållandena och klarlägga respektive parts formella åtaganden. Helst ser vi att man har en totalhyra som inkluderar all drift- och underhållskostnad. Inför 2012 pågår arbetet med att skapa interna hyreskontrakt mellan fastighetsförvaltningen och de kommuninterna hyresgästerna. Internhyran ska regleras i formella hyresavtal med villkor avseende hyresbelopp, index och hyrestider underlätta för båda parter i den såväl korta som långsiktiga praktiska och ekonomiska planeringen. 6

Under 2012 ska alla lokalvårdare genomgå en utbildning inom lokalvård enligt PRYL, Yrkescertifikat Lokalvård. Syftet med utbildningen är att stärka lokalvårdarnas yrkesroll samt att leverera en professionell service till våra kunder Särskilda satsningar 2012 Ovan angiven revidering av investeringsprocessen innebär också att upprättande av en lokalförsörjningsplan som ett styrande dokument. Inom fastighetstekniska avdelningen har ett långsiktigt projekt avseende energibesparing i befintliga fastigheter (s.k. EPC-projekt) påbörjats under 2011 och kommer att fortgå under 2012 med en inledande analysfas i syfte att kartlägga och prioritera energisparåtgärder i förvaltningens fastighetsbestånd. Upphandling och uppföljning av främst ramavtal avseende fastighetsdrift och underhåll kommer att prioriteras under 2012 för att säkerställa rationell och kostnadseffektiv hantering inom dessa områden. Ett projekt att skapa en standard för byggande och byggdelar genom framtagande av projekteringsanvisningar kommer påbörjas 2012. Inom måltidsservice kommer E-kost att erbjudas inom äldreomsorgen samt Veckans alternativ". Under året kommer man även att se över möjligheten att ha alternativrätter varje dag inom skola och äldreomsorg, detta för att möta kundernas efterfrågan. Verksamheten 2013 och framåt Servicenämnden med sina verksamhetsområden: it-avdelningen med tillhörande telefoniservice ansvarar för it-försörjningen ur ett kommunövergripande perspektiv, vaktmästeri på Rådhuset, tryckeri, internpost för de olika verksamheterna inom kommunen, förråds- och transportavdelningen på Sjöviksområdet, den kommunövergripande upphandlingsavdelningen samt anläggningar/fastigheter inom räddningstjänst, fritidsverksamhet, kulturverksamhet och lägenheter inom LSS-verksamheten samt ansvaret för bilpool och konferensservice är en serviceorganisation som skall tillhandahålla och tillfredsställa kärnverksamheternas uttalade behov av förekommande tjänster i enlighet med nämndens uttalade övergripande mål. Beträffande tillhandahållandet av funktionella och väl underhållna lokaler så kommer detta företrädesvis ske i enlighet med upprättad och under hand kommunövergripande fastställd lokalförsörjningsplan. Utveckling skall ske av samarbetet i övriga verksamheter mellan förvaltningen och våra kunder för att skapa tydlighet och förståelse för våra roller. Inom fastighetstekniska avdelningen kommer arbetet under kommande år att präglas av ett antal långsiktiga projekt i olika faser avseende t.ex. energibesparing, planerat underhåll och investerings/byggprojekt. Under 2012 kommer nya tillagningskök att byggas i Klagstorp och Smygehamn och färdigställas under 2013 och därmed blir dessa orter självförsörjande avseende måltidsproduktionen och mattransporter behöver ej att köras dit. 7

Investeringsplan 2012-2014 Utifrån planerade investeringar i beslutad investeringsplan för planperioden 2012-2014 har nämndens investeringsvolym ökat för planperioden och uppgår för 2012 till knappt 173 000 tkr. Investeringsvolymen innefattar även överförda investeringsprojekt med anledning av förvaltningsorganisationen juni 2011. Vad avser beslutade anslag för 2012 uppgår dessa till 10 450 tkr. Största enskilda posterna är Investeringsram fastighetsförvaltning 5 000 tkr samt Ishall konståkningsutrustning 2 500 tkr. Som enskilda poster i föreslagen investeringsplan 2012 för serviceförvaltningen omnämns bl a följande poster Klagstorps skola förskola Projektet syftar till att ersätta och samordna förskoleverksamheterna i Södra Åby och Panget i Klagstorp inom eller i anslutning till Klagstorps skola, en investering om 10 000 tkr. Projektet påbörjades med en del under 2011. Ombyggnad Rådhuset Projektet som är en del, etapp 2, av ett större projekt syftar till att lokaleffektivisera alla delar av rådhuset samt att modernisera och tidsanpassa såväl ventilation med inomhusmiljö som energiförbrukning. För 2012 finns 10 000 tkr i plan. Förskola Centrum Etablering av förskola i centrum, dvs tätorten Trelleborg, är ett projekt som för planperioden omfattar en investering om 30 000 tkr, för 2012 är 16 500 tkr avsatta i plan. Behovet av förskola i centrum motsvarar den kösituation som finns till förskoleplatser i centrum. Pilevallsskolan etapp C Etapp C på Pilevallsskolan, 14 000 tkr, är en fortsättning på tidigare ombyggnadsetapper och syftar till att bygga samman befintliga fristående byggnader till en sammanhållen huskropp och på så sätt skapa erforderliga ytor och funktioner för tidsanpassad fungerande pedagogisk verksamhet med avseende på att Pilevallsskolan i sin helhet ska bli en permanent sammanhållen F-9 skola. Smyge förskola och skola Under 2012 finns i plan avsatt 25 000 tkr avsatt för projektet som innebär översyn och erforderliga åtgärder av kök, matsal, installationer, lokalanvändning och trafiksituation. Ventilationsanläggningar För planperioden finns 10 000 tkr avsatt årligen, totalt 30 000 tkr. Åtgärderna innebär utbyte/översyn av ventilationssystem för att erhålla erforderlig luftväxling och luftflöden samt minskad energiförbrukning. Under 2012 planeras åtgärder inom Bäckaskolan och Österjärs förskola, därefter åtgärder inom Vannhög och Lillevångsskolan samt Smygehamns förskola. 8

Tkr i löpande priser Spec Plan 2012 Plan 2013 Plan 2014 Utgifter 172 950 176 050 133 400 Inkomster 0 0 0 Nettoutgifter 172 950 176 050 133 400 Den fullständiga investeringsplanen med anslag 2012 finns specificerad i en särskild bilaga. Personalekonomi Antalet medarbetare inom serviceförvaltningen uppgår i storleksordningen 270 stycken. Inom förvaltningen finns de största personalgrupperna inom måltidsservice och lokalvård. Övriga personalgrupper finns inom fastighetstekniska avdelningen, it-avdelningen med telefoniservice, upphandlingsavdelningen, förråds och transportavdelningen, internpost, vaktmästeri, tryckeri och administration. Sjukfrånvaron inom nämndens verksamhetsområde har minskat under 2011 och förhoppningen är att denna trend håller i sig under 2012. Inom fastighetstekniska avdelningen kommer rekryteringar att genomföras dels för att ersätta personal som lämnat sina tjänster men även för att säkerställa att avdelningen har erforderlig kapacitet att hantera sitt uppdrag under kommande år. Inom måltidsservice arbetar man med att ge varje medarbetare möjligheten att prova på nya arbetsplatser. Medarbetaren har möjligheten att prova på att arbeta i kök inom förskola, skola eller äldreboenden. Detta är en metod som fallit väl ut. För att skapa en ytterligare tillhörighet kommer medarbetarna att få enhetliga arbetskläder. Spec Bokslut 2010 Budget 2011 Budget 2012 Antal tillsvidareanställda 219 266 266 Antal visstidsanställda 6 0 0 Antal årsarbetare 170,6 241,37 241,37 Sjukfrånvaro i % 5,7 5,7 4,7 Utbildningskostnader /anställd tkr 4,4 5,0 5,0 9

Nyckeltal i löpande priser Specifikation Bokslut Budget Budget Plan Plan 2010 2011 2012 2013 2014 Effektmålen: Upprätta långsiktiga underhållsplaner årligen. Genomföra enkäten nöjd kundindex årligen Inköp ekologiska livsmedel Inköp av livsmedels på ramavtal Tillgängligheten till kommunens offentliga fastigheter Produktion av LSS boende Minska energiförbrukningen i kommunens åtgärdade fastigheter Avyttring eller utveckling av fastigheter som ej används i kärnverksamheten Självförsörjning av måltider inom de olika verksamheterna i Alstad, Anderslöv, Klagstorp, Sygehamn - inga transporter av måltider till dessa orter 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 12,3% 20% 20% 20% 20% 75% 90% 90% 90% 90% 99% 100% 100% 100% 100% 0 6-8 lgh 6-8 lgh 6-8 lgh 6-8 lgh 0 15% 15% 15% 15% 5% 100% 100% 100% 100% Ej 0 0 0 0 10

Övriga: 11