Granskning av investeringsprojekt, Söderhamns

Revisionsrapport* Granskning av investeringsprojekt, Söderhamns kommun Mars 2008 Författare: Lars Edgren 1

Innehållsförteckning 2. Bakgrund... 3 3. Revisionsfråga och syfte... 5 4. Metod... 5 5. Organisation och ansvar... 5 6. Verksamhet... 6 7. Utbyggnad av simhall... 7 8. Nybyggnad av ishall... 8 9. Om- och tillbyggnad av Norrtullsskolan... 11 2

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Söderhamns kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers fått i uppdrag att granska delar av byggprocessen inom utvalda projekt. Granskningen skall besvara följande revisionsfrågor: följer ekonomiska kalkyler och sammanställningar byggprocessens skeden och är upprättade på ett sätt som speglar rådande förhållanden visar genomförda upphandlingar följsamhet mot gällande lagstiftning och gemenskapsrättsliga principer Mot bakgrund av granskningen kan konstateras att upprättade kalkyler och ekonomiska sammanställningar följer byggprocessens skeden och i möjligaste mån speglar rådande förhållanden. Avseende det sistnämnda kan tillföras att konsekvenser mot bakgrund av tidsmässigt varierande konkurrensförhållanden är svåra att förutse. I två av tre granskade projekt har initial kostnadskalkyl inte upprättats av tekniska avdelningen. För att gardera sig mot slutkostnader som står i kontrast till tidiga kalkyler betonas vikten av att kalkyler upprättas i samråd med tekniska avdelningen. Tekniska avdelningen har för sin del upprättat en modell för projektverksamhet. Modellen bör bli föremål för beslut som kommunövergripande riktlinjer/policy. I riktlinjer för investeringar i Söderhamns kommun redovisas gången vid slutredovisning av projekt. Beställande verksamhet gör en uppföljning och återrapporterar till nämnd och kommunstyrelsen mot bakgrund av i huvudsak bakgrunds/allmänna omständigheter. I samband med slutredovisning bör kostnaderna och ev kostnadsförändringar uppdelas på kostnadsdelar (byggherrekostnader, projektering, produktion mm) och redovisas mot bakgrund av byggprocessens skeden (planering (ev anslagsgrund), projektering, upphandlingsskede och slutredovisningsskede (färdigställande)). Ev kostnadsförändringar bör kommenteras (index och ändrings- och tilläggsarbeten). Tekniska avdelningen slutredovisar sina investeringsprojekt till kultur- och samhällsutvecklingsnämnden. Tekniska avdelningens slutredovisningar har ett upplägg som i alt väsentligt täcker kostnader med fördelning på skeden och kostnadsdelar. Lämpligt kan vara att tekniska avdelningens slutredovisning följer den slutredovisning som beställande verksamhet upprättar till kommunstyrelsen. 3

Genomförda upphandlingar visar i huvudsak följsamhet mot gällande lagstiftning och gemenskapsrättsliga principer. I ett fall har dock anbudsutvärderingen inte följt den i förfrågningsunderlaget föreskrivna. Vid ansökan om överprövning hade upphandlingen fått göras om. Från genomgången av upphandlingarna f ö kan noteras: - inkomna anbud bör ankomststämplas. Finns ankomststämpeln på kuvert bör dessa sparas till och med tiden för tilldelning (vilket enligt uppgift sker). I något fall är anbud prövat som inkommit efter anbudstiden utgång - granskade upphandlingar är utvärderingsmässigt uppdelade på två delar, leverantörskvalificering och anbudsutvärdering. I något fall saknas dokumentation från leverantörskvalificeringen - i något fall förekommer referenser som utvärderingskriterium i anbudsutvärderingen. Referenser utvärderas lämpligen i leverantörskvalificeringen - mot bakgrund av principen om transparens kan det vara lämpligt att redan i förfrågningsunderlaget ta med information om att bindande avtal inte sluts innan tiden för tilldelning är tillända - i flera fall har vid upphandling av entreprenader, avseende anbudsutvärderingen, valts alternativet ekonomiskt mest fördelaktiga. För att komma från utvärderingssituationer där kvalitetskriterier, med mindre betydelse, skall poängsättas, upplevs det som mer affärsmässigt att utgå från lägsta pris kompletterat med proportionella skallkrav - från årsskiftet gäller ny lagstiftning på upphandlingsområdet som ställer mer långtgående krav på systematiskt handlande och dokumentation. Lämpligt kan vara att tillskapa separat upphandlingsdiarium. 4

2. Bakgrund Kommunens revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att genomföra en granskning av delar av byggprocessens skeden inom utvalda projekt. För denna granskning har tre projekt valts ut: - utbyggnad av simhall - utbyggnad av ishall - om- och tillbyggnad av Norrtullsskolan. Inom skedena har ekonomiska kalkyler/ekonomiska sammanställningar och upphandlingar granskats. 3. Revisionsfråga och syfte Huvudsakliga revisionsfrågor är: - om ekonomiska kalkyler och sammanställningar följer byggprocessens skeden och är upprättade på ett sätt som speglar rådande förhållanden - om genomförda upphandlingar visar följsamhet mot gällande lagstiftning och gemenskapsrättsliga principer 4. Metod Granskningen är utförd genom intervjuer med kommunens projektledare samt genomgång av upprättade kalkyler/ekonomiska sammanställningar och genomförda upphandlingar. 5. Organisation och ansvar Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen är den förvaltning inom kommunen som svarar för frågor av teknisk karaktär. Kultur och samhällsutvecklingsförvaltningen är som förvaltning sett relativt ny (se bilaga). Förvaltningen ansvarar, utöver de rent tekniska frågorna, för de frågor som har med samhällsutveckling att göra, vilket utöver den tekniska verksamheten bl a omfattar planering och utveckling, föreningsverksamhet och kultur. 5

Den tekniska verksamheten omfattar bygg- och miljö samt tekniskförvaltning. Den tekniska förvaltningen har ansvar för kommunens gator och vägar, offentlig belysning, parker och lekplatser, mark, kost, kommunens fastigheter och byggnader. Den huvudsakliga tekniskt fastighetsanknutna verksamheten återfinns inom förvaltningens tekniska avdelning. Förvaltningen har två projektledare (byggnadsingenjör och energiingenjör) som, i första hand, svarar för om-, till- och nybyggnadsprojekt inom kommunens fastighetsbestånd. De tekniska kompetenserna överlappar varandra. Utöver dessa finns inom tekniska avdelningen 7 8 personer som svarar för frågor av underhålls- och driftkaraktär. Avdelningen leds av en teknisk chef. Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen leds av kultur- och samhällsutvecklingsnämnden (KUS). 6. Verksamhet Fastighetsavdelningens om-, till- och nybyggnadsuppdrag kommer i stort sett alltid från någon annan av kommunens nämnder. Till största delen är det fråga om uppdrag som avser ombyggnader. Lokaliseringen är m a o i stort sett alltid given. Tekniska avdelningens uppdrag omfattar i stort sett alltid samtliga byggprocessens olika steg i form av utredning/planering, ev program, projektering och produktion. Fastighetsförvaltningsdelen i byggprocessen återfinns också inom avdelningen. Kommunen har inga konsulter eller byggservicetjänster upphandlade i ramavtal för avrop utan allt anlitande sker mot bakgrund av någon av de former som lagen om offentlig upphandling sätter upp. Initialt i byggprocessen, i utredningsskedet, och mellan processens olika skeden, normalt innan projektering (konsulter) och innan produktion (entreprenörer) sker upphandling av olika typer av tjänster. Upphandling av entreprenadtjänster sker inom tekniska avdelningen och då ofta med hjälp av anlitat konsult. Tekniska avdelningen har för sin projektverksamhet upprättat en modell som beskriver vilken ordning som ska gälla mellan uppdragsgivande nämnd, tekniska nämnden och KS/KF. Modellen omfattar byggprocessen skeden och beskriver alla åtgärder mellan idé/behov och slutredovisning. I modellen finns kalkyl- och kalkylavstämningstillfällen medtagna. Modellen är inte formellt beslutat. Kommunen har även formellt beslutade riktlinjer för hantering av investeringar (ekonomistyrningsregler). Av riktlinjerna framgår bl a vilka rutiner som ska gälla för investeringar i form av beslutsunderlag, aktivering, kalkylexempel, budgetering, beslut om igångsättning samt slutredovisning 6

I ett normalprojekt upprättas initialt en kalkyl, baserad på kända omständigheter och i det kostnadsläge som gällde vid tillfället. Projektet stäms sedan av med beställande nämnd och KS som vanligtvis också ställer anslag till KUS-förfogande. Vid större projekt kan initial kalkyl upprättas i kostnadsläge prognostiserat färdigställande. 7. Utbyggnad av simhall Sent under 2006 aktualiserade kultur- och fritidsnämnden frågan om utbyggnad av simhallen. Vid tillfället fanns ett intresse från privata intressenter om en utbyggnad av i första hand kontorslokaler för förhyrning. Kultur- och fritisnämnden föreslås av förvaltningen att inlämna in ansökan om investeringsmedel om 3 935 tkr. Kalkylunderlaget är enligt uppgift upprättat av en byggnadsentreprenör i samråd med kommunal tjänsteman. I kultur och fritidsförvaltningens hemställan om investeringsmedel har summan sedan ökat till 4 046 tkr. Ytorna är dock desamma som i förvaltningens tjänsteskrivelse (495 m2). Kultur- och fritidsförvaltningen hade fört principdiskussioner med aktuella intressenter om villkor för uthyrning. Endast mindre delar skulle falla utanför kostnadstäckningen via hyror. Tidigare under hösten 2006 har befintlig entreprenör för tillbyggnad av äventyrsbad lämnat två kostnadsförslag i form av tilläggsanbud i pågående entreprenad. Anbuden (3 425 tkr och 497 tkr) omfattar en sammanlagd yta om 480 m2. 18 december beslutar KF om igångsättningstillstånd för investeringen (4 046 tkr) och uppdrar till tekniska servicenämnden att genomföra utbyggnaden. I februari 2007 efter det att projektet överlämnats till tekniska avdelningen inom KUS och under pågående projektering visar det sig att en tredje hyresgäst visat intresse för etablering i planerade lokaler. Tekniska avdelningen anger att de tillkommande ytorna medför en kostnad om ca 1 000 tkr. Mot bakgrund av detta begärs därför tilläggsanslag. Eftersom arbetena med utbyggnaden av simhallen betraktats som en tilläggsbeställning av befintlig entreprenad (äventyrsbad) görs ingen formell upphandling utan i slutet på februari upprättas ett protokoll från s k entreprenaduppgörelse. Den totala anbudssumman uppgår till 4 741 tkr. Utöver det tidigare grundanbudet tillkommer kostnader mot bakgrund av den nya hyresgästens lokalbehov (1 077 tkr) samt tillkommande kostnader för larm, tvättställ, fönster och hyra av tillfälliga bodar med sammanlagt 239 tkr. I beställningssumman ingår inte projektering och byggherrekostnader. Entreprenadsumman delas upp i nio lyft om 4 741 000 tkr. Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) i form av kulvertarbeten (160 tkr), undertaksarbeten (54 tkr), entréparti (ca 31 tkr), 7

limträkonstruktion och projektering i mark (ca 218 tkr) samt separat glasparti i entré (ca 88 tkr) tillkommer. Entreprenadarbetena omfattar kostnader om knappt 5 300 tkr. Med viss projektering och byggherrekostnader kommer slutkostnaden att uppgå till ca 5 400 tkr Byggnadsarbetena påbörjades i april 2007. Invändig slutbesiktning ägde rum i dec 2007. Utvändig slutbesiktning är planerat till maj 2008. 8. Nybyggnad av ishall Kultur & fritidsförvaltningen gav i en odaterad skrivelse uttryck för vad som är viktigt för utvecklingen av Hällåsenområdet. I sammanhanget nämns planer för en inomhushall för ishockey och att det är viktigt att planerna realiseras. Kommunen har haft en uterink under ca 30 års tid. Den första egentliga kalkylen över en inbyggd ishall upprättas 2001 av fristående entreprenör där tanken var att entreprenören skulle uppföra överbyggnaden och vara ägare till hallen. Kommunen skulle i sin tur hyra hallen och sedan upplåta den till Söderhamns Hockeyklubb. Tankarna rörde sig om en överbyggnad med limträstomme och isolerat sadeltak. Hallen skulle vara utan läktare och med dockning mot befintlig curlinghall. Kostnaden uppskattades till ca 6 600 tkr med avgående och tillkommande kostnader beroende på omfattning av isolering och ventilation. Under 2006 upprättar kultur- och fritidsnämnden tillsammans med hockeyklubben en kalkyl baserad på jämförelser med ett 10-tal ishallar i landet samt inkomna offerter. Investeringskostnaden är här beräknad till 4 900 tkr där hockeyklubben skall stå för 900 tkr. Driftskostnaderna förväntas inte öka utan vara desamma som tidigare. Fullmäktige anslår i december 2006, 4 000 tkr för investeringen. När tekniska avdelningen övertar projektet genomförs studiebesök på liknande anläggningar i närområdet. Viss projektering följer och ett förfrågningsunderlag upprättas för funktionsupphandling (totalentreprenad). Mot bakgrund av inkomna anbud och beräkning av oförutsedda kostnader upprättas en kostnadssammanställning: Aktivitet Kostnad tkr Anbud 6 558 Kontroll 60 Oförutsett % 200 Avfuktare 180 8

Summa 6 998 Avrundning 2 Total kostnad 7 000 Mot bakgrund av kostnadsbilden avstannar projektet. Efter positiva besked från kommunalrådet kan projektet ändå påbörjas. KUS hemställer om tilläggsanslag om 3 000 tkr. I oktober 2007 beviljar KF begärt tilläggsanslag. Ackumulerat utfall t o m 2008-02 visar på en slutkostnad kring 6 800 tkr. Projektet påbörjades i september 2007 och slutbesiktning skedde 2008-02-28. Av genomgången av entreprenadupphandlingen framkommer följande: Iakttagelser upphandling Upphandlingen är annonserad som förenklad upphandling Upphandlingen är annonserad i Anbudsjournalens databas + inbjudan Kommentar Alternativen är förenklad, urvals eller direkt upphandling Spridningen uppfyller lag- och affärsmässighetskrav Förfrågningsunderlaget är daterat 2007-03- 14. Dag då anbud senast skall ha inkommit är 2007-04-10 = 27 dgr Dag till och med anbud skall vara gällande är 2007-06-10 Öppningsprotokoll 2007-04-12 Enligt LOU, kap 6 5a, skall anbudsgivare ges skälig tid att lämna anbud. Vid en upphandling av vårdtjänster ansåg Länsrätten i Sthlm att anbudstiden, 3 veckor, var för kort. Upphandlingen fick göras om. Vårdtjänster kan vara mer komplicerade i förhållande till entreprenadupphandling. Denna upphandling avser en funktionsentreprenad med viss projektering, vilket bör beaktas Ett av anbuden har en giltighetstid satt till 2007-05-10 Två personer från tekniska avdelningen är närvarande. Enligt protokollet har tre anbud inkommit innan anbudstidens utgång. Tre företag som rekvirerat handlingar väljer att avstå från att lämna anbud Anbuden är inte ankomststämplade. Kuvert 9

föreligger inte bland handlingarna. Anbuden är sidomässigt inte signerade Förfrågningsunderlaget följer rekommenderad gång (tvåstegsupphandling; leverantörskvalificering och anbudsprövning) Anbudsprövningen anger utvärderingsform ekonomiskt mest fördelaktiga. Som kriterier anges: - Pris, kunskap, erfarenhet och resurser - Styrning av miljö- och kvalitetsarbete - Företagsekonomisk stabilitet Dokumentation Meddelande till antagen anbudsgivare före utgången av anbudens giltighetstid (2007-06-10) Meddelat ej antagen snarast möjligt (tilldelningsbesked) Former för anbudsgivning Diarieföring Leverantörskvalificering hänvisar till LOU kap 6 9 krav som får ställas på entreprenören. Under AFB.15 anges vad som skall redovisas (F-skattsedel, regbevis moms och Blankett RSV 4820) Avser upphandlande enhet att ställa krav enligt Kap 6 9 måste det anges i handlingarna. Någon samlad dokumentation från leverantörskvalificeringsfasen föreligger inte Anbudsprövningen följer enbart lägsta pris. Vid en överprövning hade upphandlingen fått göras om Finns tillfredsställande Meddelat 2007-05-28 (tilldelningsbesked) Meddelat 2007-05-28 (tilldelningsbesked) Avseende tilldelningsbeskeden kan noteras att - beslutsmotiveringen är inte i enlighet med anbudsutvärderingen - I förfrågningsunderlaget bör textmässig passus finnas som eliminerar risken för bindande avtal innan tiden för tilldelning är tillända Anbud kan enligt AFB.31 ej lämnas via telefon, fax eller e-post. Uppgift om skriftligt anbud saknas Såvitt granskningen är väsentliga handlingar diarieförda. 10

9. Om- och tillbyggnad av Norrtullsskolan Norrtullsskolan består av 5 byggnader och används för närvarande av elever från årskurs 6 till och med årskurs 9. Om- och tillbyggnaden av Norrtullsskolan ska ersätta andra skolor och byggas för att bli en F-9 skola och ge utrymme för barn och ungdomar mellan 6-16 år. Skolan ska dessutom ta emot högstadieelever från andra skolor och bedriva skolverksamhet för asylsökande. Nuvarande skola byggdes mot bakgrund av de krav som gällde då och senare års utveckling på det pedagogiska området har inneburit stora förändringar på skolmiljön. Nya arbetssätt och ny teknik är exempel på detta. Projektets programarbete påbörjades under 2003 och utmynnade i ett verksamhetsprogram daterat 2005-06-01. Verksamhetsprogrammet tjänade sedan som underlag för utarbetandet av ett förfrågningsunderlag för upphandling av konsulttjänster. Förfrågningsunderlaget upprättades av tekniska serviceförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen tillsammans. Förfrågningsunderlaget är upprättat för upphandling av generalkonsult. KS medger igångsättningstillstånd, i oktober 2005, för projektering inom en totalram om 3 miljoner kronor. Av genomgången av konsultupphandlingen framkommer följande: Iakttagelser upphandling Upphandlingen är annonserad som öppen upphandling Upphandlingen är annonserad i bl a Anbudsjournalens databas samt TED (Tenders Electric Daily) Förfrågningsunderlaget är tillgängligt från 2005-06-29. Dag då anbud senast skall ha inkommit är 2005-09-12 = 74dgr Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 90 dagar. Kommentar Alternativen är öppen, selektiv eller förhandlad upphandling Spridningen uppfyller kravet om affärsmässighet samt lagkravet Enligt LOU, kap 5 20, upphandling av tjänster, öppen upphandling skall anbudstiden vara minst 52 dagar. I sammanhanget kan noteras att tiden för anbudsgivning är parallell med semestertid Tilldelningsbesked daterat 2005-10-17 11

Öppningsprotokoll 2005-09-14 Upphandlingen följer regelverket för upphandlingar över tröskelvärdena (tvåstegsupphandling; leverantörskvalificering och anbudsprövning) Tre personer från tekniska serviceförvaltningen är närvarande. Enligt protokollet har ett anbud inkommit (den 13:e) efter anbudstidens utgång. Anbudet var enligt anteckning i protokollet postat den 9 sept. Anbudet medtas dock i utvärderingen. Enligt LOU måste anbud för att kunna prövas kommit in (se även avskilt i fack el box på posten) inom den tid som angetts i förfrågningsunderlaget, annonsen eller skrivelsen. Något utrymme för att bedöma orsaken medger lagen inte. Se likabehandlingsprincipen 1. Leverantörskontroll: LOU kap 1, 17 F-skattebevis SKV 4820 samt ekonomisk styrka Teknisk förmåga (referenser o förteckn över uppdrag) 2. Anbudsutvärdering: Ersättning 45 % Fackkompetens 25 % Genomförande 15 % Kvalitetssystem 10 % Miljösystem 5 % Fackkompetens påminner i allt väsentligt om teknisk förmåga i leverantörskvalificeringen (referenser) Dokumentation Meddelande till antagen anbudsgivare före utgången av anbudens giltighetstid 2005-12-12 Meddelat ej antagen snarast möjligt (till- Finns såväl från leverantörskvalificeringen som från anbudsutvärderingen. Utvärderingen följer förfrågningsunderlaget Meddelat 2005-10-17 (tilldelningsbesked). Samtidigt bör påpekas att i förfrågningsunderlaget bör textmässig passus finnas som eliminerar risken för bindande avtal innan tiden för tilldelning är tillända Meddelat 2006-02-28 (tilldelningsbesked) 12

delningsbesked) Förhandsannonsering Former för anbudsgivning Efterannonsering Diarieföring Skall göras för förväntade objekt/projekt (> 750 000 euro) under den kommande tolvmånadersperioden. Under nivån Anbud kan, enligt U3.1, ej lämnas via telefon, fax eller e-post. Uppgift om skriftligt anbud finns medtagen 2006-10-19 Såvitt granskningen är väsentliga handlingar diarieförda. Projekteringen utmynnar i handlingar för s k utförandeentreprenad och i det här fallet generalentreprenad (ren). Projektet omfattar enligt förfrågningsunderlaget en ombyggnadsyta om ca 7 700m2 och nybyggnad med ca 1 300 m2. Under tiden för programarbetet, troligtvis under 2003 upprättas en kalkyl som underlag för äskande om anslag. Underlaget för kalkylen har dock inte kunnat återfinnas. I investeringsbudgeten har dock 62 miljoner reserverats. Under pågående projektering, i april 2006, upprättas en preliminär kostnadskalkyl, baserad på s k systemhandlingar, i samtidigt kostnadsläge. Kalkylen är upprättad av generalkonsulten med hjälp av Kalkyldata. Av kalkylen framgår följande: Aktivitet Kostnad (tkr) Byggherrekostnader (projektering) 3 315 Byggherrekostnader (övriga) 1 950 S:a Byggherrekostnader 5 265 Entreprenadkostnader inkl oförutsett 61 229 S:a Byggherre- och Entreprenadkostnader (avrundat) 66 500 13

I projektet finns åtgärder av underhållskaraktär omfattande ca 8 300 tkr vilka redovisningsmässigt inte kommer att aktiveras. I början på augusti 2006 föreligger enligt öppningsprotokoll två stycken anbud. Mot bakgrund av fördelaktigaste anbud upprättas i september en kostnadssammanställning grundad på fördelaktigaste anbud. Av sammanställningen framgår följande: Aktivitet Kostnad (tkr) Byggherrekostnader (projektering) 3 410 Byggherrekostnader (övriga) 2 560 S:a Byggherrekostnader 5 970 Entreprenadkostnader inkl oförutsett 86 150 S:a Byggherre- och Entreprenadkostnader (avrundat) 92 200 Kostnaderna från kalkyltillfället i april fram till sammanställningen i augusti har ökat med 25 700 tkr vilket motsvarar ca 40 %. Åtgärderna av underhållskaraktär som inte kommer att aktiveras uppgår nu till ca 8 600 tkr. Den rena fördyringen i förhållande till anslagna medel uppgår till 21 600 tkr (92 200 70 600). KF beslutar i september att medge igångsättningstillstånd enligt genomförd upphandling. Finansiering sker med ianspråktagande av reserverade medel under anslaget för bygginvesteringar med totalt 59 000 tkr (exkl projektering). För resterande delar uppdras till kommunstyrelsen att återkomma med förslag till finansiering genom senareläggning av andra kommande investeringar. Entreprenaduppgörelse träffas med generalentreprenören 2006-09-27. Av uppgörelsen framgår bl a att entreprenadsumman, exklusive beräknad för oförutsett, uppgår till 79 350 tkr. Ombyggnadsdelarna omfattar 7 776 m2 och nybyggnad 1 387 m2. Iakttagelser upphandling Upphandlingen är annonserad som öppen upphandling Upphandlingen är annonserad i bl a An- Kommentar Alternativen är öppen, selektiv eller förhandlad upphandling Spridningen uppfyller kravet om affärs- 14

budsjournalens databas samt TED (Tenders Electric Daily). Förfrågningsunderlaget är tillgängligt från 2006-06-07. Dag då anbud senast skall ha inkommit är 2006-08-11 = 65 dgr Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 60 dagar Öppningsprotokoll 2006-08-14 Upphandlingen följer regelverket för upphandlingar över tröskelvärdena (tvåstegsupphandling; leverantörskvalificering och anbudsprövning) mässighet samt lagkravet Enligt LOU, kap 5 20, upphandling av tjänster, öppen upphandling skall anbudstiden vara minst 52 dagar Tilldelningsbesked daterat 2006-09-14 Två personer från tekniska serviceförvaltningen är närvarande. Enligt protokollet har anbuden inkommit i rätt tid 1. Leverantörskontroll: Finansiell och ekonomisk ställning: - F-skattebevis - SKV 4820 - ek styrka avseende proj storlek - uteslutningsgrunder (se LOU kap 1 17) Resurser och erfarenhet Referenser 2. Anbudsutvärdering - Pris - Kunskap, erfarenhet o resurser (bl a referenser) - Styrning miljö- o kvalarbete Dokumentation Finns såväl från leverantörskvalificering som från anbudsutvärdering. Utvärderingen följer förfrågningsunderlaget Här kan göras den noteringen att poängsättningen av kvalitetskriterierna visar att ej antagen e-nör fått en högre bedömning avseende arbetsledning och styrning av miljö och kvalitet. Detta har minskat glappet mellan anbudsgivarna. Prisskillnaden som varit liten har dock tillsammans med kvalitetskriterierna i 0-ställningen, med minsta möjliga marginal, fällt avgörande 15

Meddelande till antagen anbudsgivare före utgången av anbudens giltighetstid 2006-10-11 Meddelat ej antagen snarast möjligt (tilldelningsbesked) Förhandsannonsering Former för anbudsgivning Efterannonsering Diarieföring Meddelat 2006-09-14 (tilldelningsbesked) Samtidigt bör påpekas att i förfrågningsunderlaget bör textmässig passus finnas som eliminerar risken för bindande avtal innan tiden för tilldelning är tillända Meddelat 2006-09-14 (tilldelningsbesked) Skall göras för förväntade objekt/projekt (> 750 000 euro) under den kommande tolvmånadersperioden. Ej genomförd Anbud kan enligt AFB.31 ej lämnas via telefon, fax eller e-post. Uppgift om skriftligt anbud finns ej 2006-10-17 Såvitt granskningen är väsentliga handlingar diarieförda. 16