Kommunikationsplan
Innehållsförteckning Bakgrund... 2 Mål för kommunikationen... 2 Strategier... 3 Organisation... 4 Målgrupper... 4 Aktiviteter... 6 Aktivitetslista och tidsplan... 7 Ansvar... 7 Budget... 7 Utvärdering... 8 1
Bakgrund Maritime Inlands Past, Present and Future Strengths - MARIFUS har som mål i ett oplevelsesøkonomisk perspektiv att profilera maritima kulturarvsmiljöer vid inre vattenvägar och utkantsområden kring Kattegatt/Skagerak som ett attraktivt resmål i Nordeuropa genom att skapa en gränsöverskridande plattform för samverkan mellan olika parter kring Limfjorden, Vendsyssels Kattegatkyst, Trollhätte kanal och Vänern. Projektet mål är: Maritima kulturmiljöer som utvecklingsplatser - Hållbara och attraktiva besöksmiljöer och en platsutveckling som både ökar kvaliteten på de maritima kulturmiljöerna och platsernas attraktionskraft. Innovativ destinationsutveckling - Ökad attraktivitet i de maritima kulturarvsmiljöerna i form af oplevelser, events og entreprenørskab, som kan leda till fler affärsmöjligheter, företag och jobb inom besöksnäringen. Profilering och kommunikation - Profilera och kommunicera maritima kulturarvsmiljöer kring inre vattenvägar och utkantsområden som attraktiva resmål i hjertet af regionen. KASK-regionen har två stora inre vattenvägar, Limfjorden samt Trollhätte kanal och Vänern. Mellan dessa finns Vendsyssels Kattegat kyst, som verkar som en naturlig förbindelselänk och del av de två regionerna. Områdena har långa inre kuststräckor med varierande maritima kulturarvsmiljöer, som kanalområden, hamnar, stadsmiljöer och naturområden. De deltagende områder har en række fælles udfordringer. De ligger alle i såkaldt udkantsområder, der er ramt af nedgang i de traditionelle industrielle næringer og efterfølgende affolkning og brain-drain. Krisen kring Saab i Trollhättan är ett exempel på den omställningsproblematik regionerna befinner sig i. På dansk side er området præget af fraflytning og økonomisk medgang, men rummer til gengæld et stort vækstpotentiale i forhold til kystturismen. Detta ställer krav på nya vägar för ekonomisk utveckling och här är besöksnäringen viktig. En kraftfull destinationsutveckling av våra områden kan positivt bidra till att stärka en hållbar ekonomisk utveckling samtidigt som man bevarar historia och miljöer för framtiden. Mål för kommunikationen Synliggöra och kommunicera projektets alla publika aktiviteter till besökare i hela området, på många olika sätt. Identifiera effektiva kommunikationsvägar till specifika kundgrupper Identifiera kontaktvägar och etablera en god kommunikation med besöksnäringen och andra intressenter som är relevanta för projektets genomförande Profilera inre vattenvägar, bl.a. genom storytelling och att binda samma partnerskapsområden och Enkel och effektiv intern kommunikation för att stödja ett bra samarbete och utvecklande erfarenhetsutbyte. 2
Strategier Kommunikation är en grundläggande del av projektets aktiviteter. Det är en central uppgift i projektet att gemensamt profilera och kommunicera maritima kulturarvsmiljöer kring inre vattenvägar. Intern kommunikation En förutsättning för att kunna bedriva ett kostnadseffektivt projekt med fokus på genomförande av aktiviteter är ett väl fungerande partnerskap, med tillit, öppenhet och väl fungerande kommunikation. Den interna kommunikationen bygger mycket på regelbundna och täta möten inom partnerskapet, fysiska såväl som digitala. Det är viktigt att säkerställa att all information inom projektet är gemensam, vilket är väsentligt för ett sammanhållet projektarbete. Den interne kommunikation skal være så enkel som muligt, så projektets ressourcer kan bruges på den eksterne kommunikation og på at skabe holdbare resultater. Intern kommunikation kommer att samlas på en webb-baserad plattform, ett fildelningssystem där alla dokument, planer, resultat, kalendarium mm samlas till en gemensam resurs. Detta system, SharePoint, används sedan tidigare av LP och fler partners. Alla partners har full tillgänglighet till denna gemensamma resurs och kan påverka hur den struktureras. Det är alla partners ansvar att medverka till att relevant och uppdaterad information om projektet finns i denna gemensamma plattform. Det är alla partners ansvar att intern kommunicera planer, aktiviteter och resultat som ingår i projektet, för att det gränsöverskridande mervärdet skall kunna bli så stort som möjligt. Extern kommunikation Vi skall kommunicera projektet externt så att många informeras, involveras och attraheras. Vi kommer att använda oss av våra befintliga kommunikationskanaler (hemorganisationernas webbplatser mm) som centrala punkter för att kommunicera aktiviteter till publik och besökare. Vi kommer ta fram en publik webbplats för projektet (marifus.se och marifus.dk) för att kunna kommunicera projektets innehåll till i första hand samarbetspartners och intressenter. Webbplatsens primära funktion kommer att vara att informera om projektet till besöksnäringens olika aktörer, organisationer, myndigheter, föreningar och andra intressenter. Här kommer inbjudningar, seminarier och resultat att kommuniceras. Direkt kommunikation med besökare och turister sker bättre genom enskilda hemsidor och andra marknadsaktiviteter. Det är viktigt att det totala erbjudande som finns inom partnerskapet synliggörs i anslutning till enskilda partners och aktiviteter. De turistorganisationer som ingår i projektet har en viktig roll för kommunicera projektets olika aktiviteter. Alla parter måste medverka i kommunikation av projektets enskilda aktiviteter, det gemensamma erbjudandet samt projektets olika resultat och erfarenheter. 3
Organisation Följande organisationer ingår som partners i projektet: Limfjordsmuseet, Kanalvejen 40, 96 70 Løgstør (Danska koordinerande partner DKP) Aalborg Universitet/ Interregionalt Center For Videns- og Dannelsesstudier, INCEVIDA, Sohngaardsholm vej 2, 9000 Aalborg Nordjyllands kystmuseum - AFD Bangsbo, DR Margrethes vej 6, 9900 Frederikshavn Netværk Limfjorden, c/o Skiveegnens Erhvervs- og Turistcenter, Østerbro 7, 7800 Skive. Innovatum Science Center, Box 902, 461 29 Trollhättan (Lead partner LP) Trollhättans Stad, Kultur och Fritid, 461 83 Trollhättan Visit Trollhättan Vänersborg AB, Järnvägsbacken 1C, 462 34 Vänersborg Vänersborgs Kommun, 462 85 Vänersborg Högskolan Väst, 461 86 Trollhättan Projektet leds av en styrgrupp, som består av en representant från varje partner. Styrgruppen kommer att ha möten två gånger per år och har det övergripande ansvaret för projektets genomförande. Ledningsgrupp/projektledning består av Innovatum Science Center AB (LP) och Limfjordsmuseet (DKP). En samordnande arbetsgrupp kommer att bildas för varje Huvudaktivitet (HA), med en ansvarig partner för varje. HA1 - Limfjordsmuseet HA2 Visit Trollhättan Vänersborg HA3 Limfjordsmuseet HA4 Innovatum Science Center Partners ansvariga för respektive HA kommer medverka i samt samordna aktiviteter och verksamheter. Alla partners medverkar i alla HA och i alla typer av arbetsgrupper kommer partners från båda länderna att delta. Projektets storlek ger möjlighet till stor interaktion och ett omfattande erfarenhetsutbyte Referensgrupp Målgrupper Projektet har två primära målgrupper: Besökare Primär målgrupp är besökare i våra maritima kulturarvsmiljöer. Det är i grunden besökarens totala upplevelse av destionationerna som skall bli så bra som möjligt. Alla besökare är viktiga i områden som satsar på ekonomisk tillväxt genom en utvecklad besöksnäring. Det är en viktig uppgift i projektet att närmare kartlägga och analysera nuvarande målgrupper och genom förbättrad omvärldskunskap tidigt fånga upp förändringar i efterfrågan, beteenden med mera. Besökare 4
omfattar inte bara turister från in- och utlandet utan också närboende, alla människor som besöker och använder miljöerna. Specifikt kommer projektet att identifiera målgrupper som kan matchas med direkta erbjudanden och paket som bygger på områdenas unika värden. Bland nye målgrupper så är auto-camperturister et hidtil uudnyttet potentiale, lige som aktivitetsturisme og luksus turisme. Andra konkreta målgrupper är naturligtvis båtturister samt specialintresserade inom teknik- och industrihistoria samt maritimt kulturarv. Besöksnäringens aktörer Den andra primära målgruppen är företag, företagsnätverk, föreningar, offentliga aktörer, enskilda entreprenörer inom besöksnäring och kreativa näringen. En viktig aktivitet i projektet är att kartlägga och analysera de maritima besöksnäringsklustren i regionen. De innefattar företag och organisationer som erbjuder kunskap, produkter och tjänster/upplevelser inom och kring våra fokusområden. Det gäller att identifiera och skapa relationer med de olika kommersiella och ideella aktörer som utgör en avgörande del av basen för attraktion och upplevelser. En väsentlig grupp är de offentliga aktörer inom turism, kulturarv och evenemang som också är en del av basen, turismbolag och andra närings-främjande organisationer samt kommuner. Projektet har också flera sekundära målgrupper som är viktig för projektets genomförande och där vi behöver ha en bra dialog och kommunicera problemställningar och resultat. Andre aktører på området for indre vandveje En specifik grupp av intressenter är även de parterna som tidigare varit med i projektdiskussionerna men som nu inte längre deltager i projektet. Haldenkanalen, Telemarkskanalen, Dalslands kanal, Säffle kanal, Göta kanal, Sjöfartsverket samt berörda kommuner i Dalsland och Skaraborg. Desuden ønsker vi at inddrage en række andre norske aktører med stor kendskab til det maritime område. Det drejer sig om Norsk Maritimt Museum og Kragerø Kommune. Myndigheter och offentliga organisationer Projektets resultat skall kommuniceras till politiker och tjänstemän i kommuner, regioner, fylkeskommuner liksom til statliga regionala och nationella myndigheter och EU, som på olika sätt påverkar förutsättningar och rambetingelser för tillväxt och utveckling i de inre kulturarvsmiljöerna. Målgrupper som påverkas av aktiviteter och resultat. Vi kommer också ha behov av kommunikation och dialog med boende och andra intressenter i anslutning till de maritima kulturarvsmiljöer som vi arbetar med. At skabe lokal forankring af resultaterne er vigtigt for at sikre en kontinuitet i udviklingen af de maritime kulturmiljøer ud over projektperioden. Media En målgrupp är också den lokala, regionala och internationella pressen. Pressen och media ses som en yderst vigtigt kanal för vidare förmedling till övriga målgrupper. Projektet kommer ha regelbunden kontakt med pressen då de erbjuder effektiv spridning av resultat och aktiviteter. 5
Aktiviteter Kommunikationsarbetet utgår ifrån projektets målgrupper och huvudaktiviteter. Besökare Profilera och binda samman partnerskapsområdet. Appar och storytelling för att höja kvalitet, information och upplevelsen av besök Unika erbjudande till specifika kundgrupper. Riktad kommunikation till våra stora turistmarknader (Tyskland och Norge), bl.a. igennem deltagelser på messer med internationalt publikum. Marknadsföring av evenemang och publika aktiviteter. Besöksnäringens aktörer Profilera och binda samman partnerskapsområdet gentemot besöksnäringen, exempelvis på mässor och andra mötesplatser. Genom uppsökande verksamheten skapa samarbeten mellan partnerskapet, besöksnäringens olika delar och den kreativa näringen, för att skapa nya koncept och produkter. Besöksnäringen kommer att involveras i relevanta arbetsgrupper, mötesplatser och seminarier Målgrupper som påverkas av aktiviteter och resultat. Vi kommer genom möten och information ha en dialog med de olika intressenter som finns i anslutning till våra områden, för att säkerställa delaktighet och inflytande för de organisationer och människor som bor och verkar i våra områden med henblik på at skabe et solidt lokalt ejerskab for projektets resultater. Övriga aktiviteter Skapa intern informationsplattform, SharePoint. Skapa publik webbplats för projektet Synliggöra projektet och dessa aktiviteter på partners hemsidor och informationsmaterial Kommunicera inbjudningar, seminarier och resultat till samarbetspartners utanför projektet och andra intressenter 6
Aktivitetslista och tidsplan Projektets huvudaktiviteter pågår under hela projektperioden. En konkret aktivitets och tidsplan bifogas planen som bilaga 1. Ansvar Lead partner Innovatum Science Center har det övergripande ansvaret för att kommunicera projektet, dess aktiviteter och resultat. LP har också ett direkt ansvar för kommunikation med programsekretariatet och den externa medfinansiären Västra Götalandsregionen. Visit Trollhättan Vänersborg har ansvar för kommunikation med den externa finansiären Fyrbodals kommunalförbund. Den koordinerande partnern ansvarar för att samla in avstämningsunderlag från alla partners i sitt land inför nationell granskning och fungerar som en länk mellan nationell granskare och övriga partners i samma land när det behövs ytterligare information, kompletterande uppgifter etc. En koordinerande partner kan också bistå övriga partners med administration för att underlätta deras deltagande i projekt. Limfjordsmuseet, dansk koordinerade partner, har ansvar för att samordna de gemensamma kommunikationsinsatser som görs i Danmark. Deltagande parterna med fokus på turism, Visit Trollhättan Vänersborg och Nätverk Limfjorden, har ansvar för att synliggöra och marknadsföra: evenemang inom projektet erbjudande och paket de inre vattenvägarna som attraktiva besöksmål Alla partners har som ansvar att synliggöra projektet, dess aktiviteter och resultat på sin respektive hemsidor och andra kommunikationskanaler. Alla partners skall följa de regler och instruktioner vad gäller kommunikation, loggor mm som programsekretariatet bestämt, se http://www.interreg-oks.eu/se Alla kommunikationsinsatser skall dokumenteras Enskilda parters ansvar för konkreta kommunikationsaktiviteter av olika slag framgår av bilaga 1. Budget Kostnaderna för projektets kommunikation är av tre olika slag. Det finns ett antal aktiviteter i budget som är direkt kopplade till att utveckla och testa kommunikation med olika målgrupper. Dessa aktiviteter (exempelvis digitala tjänster, appar, kommunikationsstrategier) genomförs enligt plan och bekostas av eget arbete och/eller externa tjänster. I anslutning till budgetlinje 1.7 finns kostnader upptagna för kommunikation av olika slag, trycksaker, rapporter, webb och andra informationsinsatser. Dessa kostnader är kopplade till olika aktiveter inom projektet (även sådana som har kommunikation som huvudinriktning). 7
Slutligen har Lead partner en budget för intern kommunikation samt projektgemensam extern kommunikation, projektwebb, gemensamma trycksaker mm. Utvärdering Utvärdering sker inom ramen för uppföljning vid projektmöten och genom statusrapporter. 8