Kommunikationsplan. Göteborg-Oslo-samarbetet Vision, Mål och Kommunikation. Beslutad av GO-rådet

Transkript

1 Kommunikationsplan Göteborg-Oslo-samarbetet Vision, Mål och Kommunikation Beslutad av GO-rådet Utarbetat av Sekretariatet Göteborg-Oslo-samarbetet Julia Wadman Madeleine Johansson

2 Göteborg-Oslo-samarbetet Del l Kommunikationsplan Göteborg-Oslo-samarbetet Bakgrund, mål och vision 1. BAKGRUND Göteborg-Oslo-samarbetet är ett politiskt samarbete som inleddes 1995 då parterna Göteborg stad och Oslo kommune undertecknade ett samarbetsavtal. Samarbetsavtalet syftade till att stärka regionens attraktivitet bland andra Europeiska regioner. Det övergripande målet var att göra Göteborg-Oslo-regionen mer attraktiv och konkurrenskraftig som bosättnings- och etableringsområde. Målet skulle nås genom att stimulera ekonomisk, kulturell och hållbar utveckling samt tillvarata och utveckla regionens gemensamma nämnare. De gemensamma nämnarna som man identifierade var historia, värderingar, språklig förståelse, omfattande handel och kontakt över landsgränser. Därtill unika miljö- och naturresurser beslutade man sig för att utöka samarbetets parter och Akershus Fylkeskommune, Östfold Fylkeskommune samt Västra Götalandsregionen gick in som parter. Göteborg- Oslo-regionen skulle marknadsföras genom begreppet Two countries One region, där målet var att uppnå en Göteborg-Oslo- identitet, där upplevelsen var att de bägge regionerna var en region. Idag är det 5 parter(oslo kommune, Akershus fylkeskommune, Östfold fylkeskommune, Västra Götalandsregionen samt Göteborg Stad) som samarbetar inom områdena Näringsliv, Kommunikationer, Utbildning samt Kultur och Turism. Forskningsgruppen är ingen definierad grupp utan forskningsperspektivet ska genomsyra samtliga områden. Totalt utgör Göteborg-Oslo-samarbetet ett nätverk med ca 70 personer inom olika strategiska organisationer. Genom åren har de olika arbetsgrupperna åstadkommit många resultat, tex har lobbyarbete gentemot regeringar på infrastrukturområdet inneburit att E6:an kommit snabbare till stånd. Ungdomens Fredspris har delats ut 8 år i rad och involverar årligen ca 180 elever årligen från 16 skolor i Göteborg och Oslo. En mängd näringslivsseminarier har genomförts som utgjort gränsöverskridande mötesplatser för företag och organisationer inom tex Livsmedel och naturgas. Man har även tagit fram en turistkarta för hela Göteborg-Oslo-regionen samt samarbetat genom musikfestivaler och konserter. Idag, fjorton år efter att samarbetet initierades, finns ett behov av att tydliggöra vision och mål och lägga mer kraft på att synliggöra arbetet och de resultat som Göteborg-Oslosamarbetet innebär istället för att lägga kraften på att uppnå visionen om en region och en identitet. Den politiska förankringen behöver stärkas och då krävs ett förnyat och omarbetat kommunikationsunderlag. Two Countries One region behöver omarbetas. 2

3 2. UPPDRAG I samband med Göteborg-Oslo-konferensen i Kungälv i augusti 2008 diskuterades och analyserades internt vision, mål och kommunikation för Göteborg-Oslo-samarbetet. Detta utmynnade i ett samförstånd att öka kommunikationen kring de resultat som Göteborg- Oslo-samarbetet uppnått, samt stärka den politiska förankringen. Vid rådsmötet den 2 sept 2008, gav Göteborg-Oslo-rådet sekretariatet i uppdrag att: Tydliggöra vision och mål 2 regioner som samarbetar! Omarbeta och stärka varumärket o Kommunikationsstrategi/plan o Vision som syns i logotype o Kommunicera uppnådda resultat o Årsberättelse 3. METOD Sekretariatet arbetade ihop med kontaktgruppen och ordförande i arbetsgrupperna som adjungerande. Arbetet stämdes av med presidiet. Material som arbetades fram på Göteborg-Oslo-konferensen 2008 har utgjort underlag såväl som den SWOT-analys som genomförts samt texter som arbetats fram i samband med COINCO North ansökningen. Samtliga arbetsgrupper har fått inkomma med förslag till visioner, huvudbudskap, mätbara mål, strategi för att nå målen samt målgrupper. Detta material har sammanställts i detta dokument för att skickas ut på remiss till parterna samt arbetsgrupperna. Efter remissrundan sammanställs ett nytt material som presenteras på GO-rådsmötet i september VISION För att lättare kunna förstå Göteborg-Oslo-samarbetets vision är den datumsatt till år Göteborg-Oslo-regionen ska vara en hållbar och attraktiv region i Europa med gränslösa möjligheter, dit människor och företag söker sig för att uppleva, bo, verka och utvecklas. Visionen ska uppnås genom gränslösa möjligheter! För att tydliggöra budskapet bakom de olika begreppen i visionen har vi valt att ta ut och definiera dem: Hållbar socialt, ekonomiskt och ekologiskt. Gränslösa möjligheter komplettera och skapa mervärde Uppleva kultur, turism Bo livskvalité, för invånarna Verka verksamhet, företagande, näringsliv Utvecklas studera, forskning, innovationer, utbildning 3

4 Det övergripande budskapet är: GÖTEBORG-OSLO-REGIONEN Gränslösa möjligheter Med detta budskap vill vi signalera Utvecklingsmöjligheter Framtidstro Nyfikenhet och kreativitet Göteborg-Oslo-samarbetet kan utgöra en plattform för de olika möjligheter som finns nu och i framtiden inom framför allt de olika fokusområdena. 5. FOKUSOMRÅDE För att uppnå visionen fokuserar Göteborg-Oslo-samarbetet på fyra strategiska områden, som alla ska innehålla forskningsperspektivet. Varje område ska ha mätbara mål som leder mot visionen. Resultaten och arbetet ska kunna kommuniceras tydligt. Arbetet innebär alltifrån politiskt lobby-arbete till konkret och vardagsnära elev- och lärarutbyte. Det övergripande budskapet bärs upp av de olika budskapen från respektive arbetsområde. Stödjande budskap: Kultur & Turism Näringsliv Kommunikationer Utbildning - Lätt att resa - Mötesarena för - Göteborg- - Attraktiva - Service svensk-norskt Oslo 2 mötesplatser för - Mångfald av näringsliv och timmar lärande gripande upplevelser näringslivsinriktad forskning - Hållbara transporter - Gränslöst lärande på alla - Inbjudande - Kommersialisering för nivåer ( elev, - Kort restid långa stopp av innovationer och innovationsmiljöer människor och gods lärare, skoladministration) - Kvalité - Ledande näringsliv - Besöksnäring inom Biomedicin - Hållbar turism och miljöteknik/cleantech 4

5 6. MÅL Övergripande mål för Göteborg-Oslo-samarbetet är att stärka och öka Göteborg-Osloregionens utvecklingsmöjligheter och attraktionskraft genom: a. En ökad politisk förankring b. Att bedriva lobbyarbete på regional och nationell nivå c. Att genomföra aktiviteter riktade till näringsliv, invånarna och besökare d. Kommunicera resultat Det övergripande målet är nedbrutet i mätbara mål för respektive arbetsområde. Mätbara mål är enklare att följa upp och kommunicera än icke mätbara. 7. MÅLGRUPPER Göteborg-Oslo-samarbetet har många olika målgrupper utifrån vilket arbetsområde som avses. Därför måste också kommunikationen se olika ut till de olika målgrupperna. - Offentliga aktörer - Lokala, regionala, nationella, och internationella beslutsfattare inom transportsektorn - Media - Turister från länder med direkta flygförbindelser till regionen och bil-, tåg- och färjeresenärer från Europa - Etablerare utanför regionen - Transportkonsumenter och deras företrädare - Skolledare/administratörer, elever och lärare - Näringsliv inom främst sektorerna biomedicin, maritima sektorn, energi, miljöteknik, livsmedel, automotive och besöksnäring - Forsknings- och innovationsmiljöer, universitet och högskolor - Invånare 8. ANDRA REGIONSAKTÖRER-SAMARBETSPARTNER-FÖREBILDER I Europa ökar konkurrensen bland storstadsregioner om att attrahera kompetens och utgöra ett framtidsalternativ till investerare och invånare. Många väljer att samarbeta och många väljer att samarbeta över gränser (se Den närmsta region att se som samarbetspartner eller förebild är: Öresundsregionen Listan kan dock säkert fyllas på med t.ex. storstadsregioner i Europa. 5

6 DEL II Kommunikationsplan Göteborg-Oslo-samarbetet Kommunikationsplan del II kommer att innehålla kapitel 9, se nedan. Materialet som nämns kommer att uppdateras kontinuerligt på hemsidan för att passa våra målgrupper, resultat och vision. 9 MARKNADSKOMMUNIKATION Frågeställningar som kommer att definieras i fas II. Varför ska vi gå ut med detta? Vad vill vi säga? Är det en nyhet? Till vem ska vi gå ut med det? Hur ska vi gå ut med det? När ska vi gå ut med det? Innehåll del ll a) Ansvars- och rollfördelning - Sekretariatet, arbetsgrupperna. b) Kommunikationskanaler c) Kommunikationsmaterial d) Profilprogram e) Dokumentation/uppföljning/rapportering f) Checklista Vi har valt att ha få rubriker för att på ett enkelt sätt få med sig den information man behöver när det gäller att kommunicera Göteborg-Oslo-samarbetets mål och resultat. Det är viktigt att förbereda och vara ute i god tid innan ett arrangemang/aktivitetet och försöka anpassa informationen om samarbetet till just den målgruppen man vänder sig till. a) Ansvarsfördelning Viktigt att alla känner ansvar att kommunicera ut vad vi står för, vilka vi är, våra resultat, mål och vision. Arbetsgruppen har ansvar att: Att synliggöra logga, webb, vision(på inbjudningar, program etc) vid arrangemang arbetsgruppen ansvarar för. Om möjligt länka till på sina egna hemsidor Rätt information om arbetsgruppens arbete och deltagare finns på hemsidan Kontakta sekretariatet i god tid för hjälp med att ta fram material inför aktiviteter/pressmeddelanden/fotografer etc. Sprida information via sina egna nätverk genom de verktyg samarbetet tillhandahåller såsom webb, nyhetsbrev, årsberättelser, trycksaker. 6

7 Sekretariatet har ansvar att: Synliggöra resultat, mål och vision för samarbetet. Arbeta efter de mål man satt upp Tillhandahålla verktyg till arbetsgrupperna, såsom mallar, kommunikationsmaterial, profilmaterial, layout. Teknisk support med hemsidan. Stötta och råda vid arrangemang/aktiviteter Sprida information om arbetsgruppernas/samarbetets arbete via en uppdaterad hemsida, producera trycksaker, kommunikationsmaterial, närvara vid mässor. Rådet får aktuell information om arbetsgruppernas arbete så att rådet kan sprida information vidare och bredde kunskapen om samarbetet i sina egna organisationer, fylken och nämnder. Hitta nya informationskanaler där samarbetets resultat och mål/vision kan spridas. Omvärldsbevaka b) Kommunikationskanaler Nyhetsbrev 4 ggr om året Hemsida Pressmeddelanden vid arrangemang/aktiviteter GO nätverken via de 72 medlemmarna i samarbetet Mässor/konferensen t.ex. MIPIM, E6 invigning Arrangemang/aktiviteter SØlvguttene, Ungdomens Fredspris, näringslivsseminarier, Norska dagen, den årliga GO konferensen. Länkar på våra medlemmars organisationer (Producera broschyr för turistbyråerna i regionen diskussioner pågår) (Sociala medier t.ex. Youtube, diskussioner pågår) c) Kommunikationsmaterial(ansvar sekretariatet) Rollups Årsberättelser Tuggummiaskar Bordsflaggor Bläckpennor Konferensmappar d) Profilprogram Sekretariatet utformar mallar för användning inom samarbetet och som läggs ut på den interna hemsidan( för nedladdning av medlemmarna i samarbetet. Mallarna innehåller sidhuvud och sidfot med rätt logga och kontaktinformation för sekretariatet. Ett antal mallar har tagits fram: Brevmallar Faxmallar Protokoll Kallelser PPT mallar Allt material med samma typsnitt och storlek, färdiga att användas av medlemmarna. 7

8 e) Dokumentation/uppföljning och rapportering Vid arrangemang/aktiviteter där Göteborg-Oslo-samarbetet är delaktiga ska det användas lämliga verktyg för dokumentation. Fotografering av arrangemanget (Videoinspelning av arrangemanget för Youtube, diskussioner pågår) Efter genomförd aktivitet/arrangemang ansvarar arbetsgruppen för att man genomför en utvärdering för att kunna: Mäta målet för arbetsgruppen Publiceras på den allmänna hemsidan Användas i presentationsmaterial I årsberättelsen Samt användas i samband med material till rådet Materialet används sedan på webben, i presentationsmaterial, via våra informationskanaler, årsberättelser och i underlag till rådet. Viktigt att dokumentera våra resultat och utförda aktiviteter/arrangemang genom att visualisera dem internt och externt. Ansvar: Arbetsgrupperna och sekretariatet f) Checklista vid aktivitet Kontakta sekretariatet i god tid om arrangemanget kräver extra marknadsföringsmaterial GO loggan väl synlig tillsammans med visionen(om möjligt) på inbjudningar/program/webbsidor/annonser/artiklar Definiera målgruppen Vilka kommunikationskanaler ska vi använda? Länka där möjlighet finns Ange kontaktuppgifter där möjlighet finns Kontakta sekretariatet för hjälp med pressmeddelande Kontakta sekretariatet för hjälp med fotograf Vid frågor, tankar och idéer kring detta tveka inte att kontakta oss på sekretariatet! 8