Välkomna till utbildningen Budget och prognos Syftet med utbildningen Vem vänder sig utbildningen till? Kursen vänder sig till dig som är ny ska arbeta med budget och prognos. Vad syftar utbildingen till? Syftet med utbildningen är att dels förstå hur processerna kopplade till budget- och prognosarbetet fungerar och dels att lära sig hur budgetverktyget Perspektiv fungerar, hur det är strukturerat och uppbyggt samt de vanligaste funktionerna. 1
Agenda förmiddag Vad är planering, budget och uppföljning? Budgetarbetet Resultatbudget Balanserat kapital Oförbrukade bidrag Intäkter Kostnader Lokaler & IT Indirekta kostnader Investeringsprocessen Vem gör vad i budgetarbetet? Samfinansiering Uppföljning Följa upp redovisningen Följa upp budgeten Prognos Uppföljning under året vad blir det av all inrapportering? Vilka är vi? Lärare: Elisabet Hollner Frida Wiklander Ekonomienheten Kajsa Salenius Elever: Presentationsrunda - roll, erfarenhet och förväntningar hos deltagarna 2
Vad är planering, budget och uppföljning? Planera = sätta upp mål och förutse verksamheten -Vilken inriktning ska verksamheten ha? -Vilken omfattning? -Vilka resurser ska utnyttjas? Budget = sammanställning över de ekonomiska konsekvenserna av de beslut som fattats om den kommande verksamheten. Budgeten ska spegla det man faktiskt förväntar sig ska hända under planeringsperioden. Uppföljning = den ekonomiska budgeten ger tillsammans med redovisningen en bild av vad som gjorts eller inte, i relation till vad som planerats. Vision 2020 ett styrande dokument Göteborgs universitets vision är: Med kvalitetsdriven forskning, utbildning och samverkan i en inspirerande miljö, uttalat samhällsansvar och globalt engagemang bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid. Vision 2020 - innehåller mål och strategier för forskning, utbildning, samverkan och arbetsmiljö 2013-2020. Se, http://medarbetarportalen.gu.se/vision2020/ 3
Planerings- och uppföljningscykeln T3 (sept-dec) HÖST- DIALOGEN BUDGET HANDLINGS- OCH VERKSAMHETSPLANER RISKANALYS INTERNUPPFÖLJNING T2 ANSLAGSFÖRDELNING OCH KOSTNADS.DEB SAMLAD ÅRSUPP- FÖLJNING ÅRSREDOVISNING BUDGETUNDERLAG INTERNUPPFÖLJNING DEPARTEMENSDIALOG VÅRPROPOSITIONEN VÅRDIALOGEN INTERNUPPFÖLJNING T1 BUDGET- FÖRUT- SÄTTNINGAR T1 (jan-apr) T2 (maj-aug) INRIKTNINGSBESLUT OM KOMMANDE ÅR DELÅRSRAPPORT 4
Planering och budget Budget är en ekonomisk spegel av verksamhetsplanen ska spegla det utfall man väntar sig kräver en samlad bild av det ekonomiska läget o vad vet vi o vad kan vi vänta oss o vilka åtaganden påverkar framtiden o vilket är det ekonomiska läget nu Prognosen justerar budgeten 5
Budgetarbetet på GUs alla nivåer Inför varje budgetår fastställer universitetsstyrelsen budgetförutsättningarna för universitetet Budgetarbetet ska samordnas på alla organisatoriska nivåer och lägst vid institution/motsv., för att ge ökad stabilitet och förbättrad kommunikation. Institutionernas budgetarbete sker i samverkan och parallellt med fakulteternas budgetarbete. Alla budgetar, på samtliga nivåer, bildar underlag för en budget för hela universitetet. Universitetsstyrelsen har övergripande ansvar för den samlade verksamheten och behöver därför ha en överblick. Årligen fattar universitetsstyrelsen beslut om en budget för hela universitetet. Budgetförutsättningar För att ge verksamheten förutsättningar för nästkommande år fastställer universitetsstyrelsen årligen budgetförutsättningar och resursfördelning till respektive fakultetsstyrelse. Uppdrag inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Anslag till forskning och utbildning på forskarnivå Kostnadsdebitering av universitetsgemensamma verksamheter och universitetsbiblioteket Fördelning av lokalkostnader Debitering av bastjänster inom IT, campusservice och serviccenter. Total låneram för investeringar för kommande år 6
Budgetarbetet vad ska budgeteras? Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader ska budgeteras Kommande års verksamhet enligt handlings- och verksamhetsplaner Analys av intäkter/inkomster, balanserat kapital och oförbrukade bidrag Syftet med analysen är att skapa en bild av vilket ekonomiskt utrymme som finns för det kommande året och vad som är bundet till senare år. Resultatbudget INTÄKTER Anslag Uppdrag Försäljning Inkomster av interna bidrag Bidrag Finansiella intäkter Periodisering pågående projekt Täckning avskrivningar bidragsfinansierade anläggningar Avsättning bidragsfinansierade anläggningar Summa INTÄKTER KOSTNADER Lönekostnader Förändring semesterskuld Övriga personalkostnader Doktorander/utbildningsbidrag Övriga driftskostnader Indirekta kostnader och interna bidrag Lokalkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar Summa KOSTNADER INTÄKTER-KOSTNADER = VERKSAMHETSUTFALL http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/resultatrakning/ 7
Resultatbudget TRANSFERERINGAR Erhållna medel Lämnade bidrag Summa TRANSFERERINGAR http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/transfereringar/ Balanserat kapital myndighetskapital =Institutionens ackumulerade/sammanlagda över- eller underskott. Bundet balanserat kapital definieras som: Medel avsatta för en planerad, tidsbunden användning som vilar på någon form av dokumenterat underlag. Resten betraktas som fritt. 8
Tumregler för fritt balanserat kapital Tumregel överskott inom utbildning 3 procent av kostnadsomsättningen. Nya anslag varje år och löpande uppdrag ger stabila förutsättningar och mindre behov av buffert. Tumregel överskott inom forskning 5-10 procent av kostnadsomsättningen. Utrymme för framtida samfinansiering och osäkert finansiellt läge på bidragssidan ger större behov av buffert. Oförbrukade bidrag Bidragen blir inte INTÄKTER förrän de förbrukas. Så länge ett projekt pågår är KOSTNADERNA = INTÄKTERNA. Skillnaden mellan inbetalade och förbrukade bidragsmedel blir oförbrukade bidrag, som är en typ av periodisering (förutbetald intäkt). Totalbeloppet i balansräkningen består av alla inbetalda bidrag som ännu inte har förbrukats i forskningen vid en given tidpunkt. Benämns även Förskott från bidragsgivare. När kostnader budgeteras i de bidragsfinansierade verksamheterna ska därmed även motsvarande intäkt budgeteras. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ 9
Jämförelse med andra universitet: Oförbrukade bidrag Mnkr Alla intäkter ska budgeteras Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader budgeteras Anslag Uppdrag och bidrag Periodisering av pågående projekt Försäljning och andra avgiftsintäkter Finansiella intäkter Interna intäkter 10
Alla kostnader ska budgeteras Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader budgeteras: Personalkostnader Övriga driftskostnader Lokal- och infrastrukturkostnader Indirekta kostnader Finansiella kostnader Interna kostnader Kostnader för investeringar avskrivningar Transfereringar Budgetering av kostnader för lokaler och IT Lokalkostnaderna ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning utifrån hur de används. Där det inte är möjligt används en schablonmetod exempelvis utifrån personalkostnadernas fördelning. Även IT-kostnader ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Nyckeltal för fördelning är exempelvis antal användarkonton. 11
Budgetering av institutionens indirekta kostnader Fakulteten fördelar institutionens andel av universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma stödkostnader med ett fast belopp uppdelat mellan utbildning och forskning. Institutionen ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kostnaderna för den institutionsgemensamma stödverksamheten ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning i budgeten. De gemensamma kostnaderna bokförs på kärnverksamheten med påläggsmetoden, fördelat på direkta personal- och driftkostnader. Pålägg för indirekta kostnader ( OH-pålägg ) beräknas för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader inom utbildning och forskning. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärnoch stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Institutionens indirekta kostnader mer info Utbildning För ekonomer om SUHF-modellen (heldag), se kompetensutvecklingsportalen för datum och anmälan. Övergripande beskrivning: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ stodverksamhet/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/samlat-om-oh/ Specifikt om budget: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/stodverksamhet/ Specifikt om redovisning: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/ 12
Institutionens resultatbudget På kärnverksamheten (v 1 och v 2) framgår: Intäkter av anslag, bidrag och avgifter (uppdrag) Direkta och indirekta kostnader för utbildning respektive forskning. På stödverksamheten (v 3*) framgår: De institutionsgemensamma utgifterna (lön, drift, lokaler & IT) inklusive tilldelade belopp för bastjänster Finansieringen av gemensamma utgifter (för tre nivåer) Utgiften för universitets- och fakultetsgem kostnader Nettokostnaden på v 3* blir noll (0) Investeringsprocessen Riksdagen beslutar om statens lån Varje myndighet får en låneram som inte får överskridas Inför varje budgetår lämnar fakulteterna en fyraårig investeringsplan Preciseras och kompletteras ett år i taget Rektor beslutar om hur universitetets låneram ska användas årligen Varje fakultet får en investeringsram som inte får överskridas Följs upp tertialvis 13
AGRESSO-rapport: Avskrivningar prognos befintliga anläggningar Som stöd för budgetering av avskrivnings-kostnader finns en simuleringsrapport på befintliga anläggningar i Agresso. Bedömning av ev. tillkommande investeringar behöver göras. Fakultetens ansvar i budgetarbetet Fakultetsstyrelsen och dekan ska genomföra en god och effektiv verksamhet Fakultetsstyrelsen ska ha en tydlig och aktiv dialog med berörda institutioner så att en ev. användning av balanserat kapital följer planerad dispositionsrätt, samt att beräkning av externa medel är på en realistisk nivå. Varje fakultetsstyrelse ska bryta ner uppdrag, anslag och kostnader som budgetförutsättningar till institutionsnivån. Fakulteterna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av fakultetens ekonomiska resultat (prognos) löpande under året. Fakultetsstyrelsen sammanställer institutionernas budgetar och fastställer årligen en samlad budget för fakultetsområdet. 14
Institutionens ansvar i budgetarbetet Institution ska upprätta en budget som fastställs av prefekten efter hörande i institutionsrådet. Budgeten ska omfatta hela verksamheten för nästkommande budgetår, samtliga intäkter och kostnader för de olika verksamheterna ska budgeteras. Prefekten ansvarar för institutionens samlade verksamhet och fastställer institutionens verksamhetsplan och budget. Om institutionsledningen fattat beslut om ändringar i verksamhetens inriktning eller omfattning under året som också påverkar intäkter och kostnader, behöver institutionens budget revideras (prognos). Institutionerna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av institutionens ekonomiska resultat (prognos). Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från årets anslag, överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Tidigare syntes samfinansieringen inte i redovisningen. Indirekta kostnader togs inte ut av projekten. Nu är det medvetet beslut. Kräver styrning. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/ 15
Systemstöd för samfinansiering Beräknas som mellanskillnaden mellan den externa finansieringen och den totala projektkostnaden inklusive indirekta kostnader. Systemstödet i AGRESSO använder kvoten av mellanskillnaden och budgeterade projektkostnader som en procentsats. Procentsatsen triggas mot kostnaderna månadsvis i samband med periodavslutet. Följer kostnadsförbrukningen (istället för bidragsinkomsterna). http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/ T3 (sept-dec) HÖST- DIALOGEN BUDGET HANDLINGS- OCH VERKSAMHETSPLANER RISKANALYS INTERNUPPFÖLJNING T2 ANSLAGSFÖRDELNING OCH KOSTNADS.DEB SAMLAD ÅRSUPP- FÖLJNING ÅRSREDOVISNING BUDGETUNDERLAG INTERNUPPFÖLJNING DEPARTEMENSDIALOG VÅRPROPOSITIONEN VÅRDIALOGEN INTERNUPPFÖLJNING T1 BUDGET- FÖRUT- SÄTTNINGAR T1 (jan-apr) T2 (maj-aug) INRIKTNINGSBESLUT OM KOMMANDE ÅR DELÅRSRAPPORT 16
Uppföljning av redovisning och budget Den ekonomiska uppföljningen ger en överblick över vad som hänt i verksamheten och kan användas som en del av beslutsunderlaget för den fortsatta planeringen av verksamheten. Uppföljning av utfall jämfört med budget är ett verktyg för den ekonomiska styrningen och framtida planeringen. Uppföljning av att redovisningen är aktuell och korrekt är en förutsättning för budgetuppföljningen. Uppföljning av redovisningen Lär mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/ 17
Uppföljning av redovisningen Uppföljningsarbetet ska ske löpande under året. Med löpande avses kontinuerlig uppföljning av att redovisningen är korrekt vilket normalt sker månatligen och/eller tertialvis. Uppföljningstillfällena är: Månadsavstämningar Tertialbokslut per 30 april (T1) Delårsbokslut per 30 juni Tertialbokslut per 31 augusti (T2) Årsbokslut per 31 december Som stöd för uppföljningsarbetet finns dels en checklista för vilka kontroller som ska göras och dels en tidplan för räkenskapsåret. Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/ Checklista för uppföljning 18
Uppföljning tertialvis Institutionerna lämnar uppföljningsrapport till fakulteterna. Fakulteterna lämnar uppföljningsrapport till ekonomienheten. Ekonomienheten tar fram uppföljningsrapport till universitetsledningen. Tertialrapporterna ska innefatta: - Kommentarer och analyser av det ekonomiska utfallet - Prognos avseende ekonomiskt utfall och för investeringsverksamheten för hela kalenderåret - Analys av eget kapital inkl fördelning av "bundet" och "fritt" kapital inom utbildning respektive forskning. Uppföljning Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/ 19
Varför vill vi följa upp budgeten? För att verksamhetsansvariga (på alla nivåer) så tidigt som möjligt ska upptäcka eventuella avvikelser mot det som planerats inom enheten. Analysen ska framför allt behandla den verksamhetsmässiga innebörden bakom siffrorna. Jämförelsen av beloppen mellan budget och utfall är bara ett av flera mått på hur det har gått för verksamheten. För att avgöra om åtgärder behöver vidtas, överväga olika handlingsalternativ eller att budgeten behöver revideras. Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/ Hur följer vi upp budgeten? Vid uppföljning av budget jämförs planeringen i form av budget med faktiskt utfall. Uppföljningen av utfall jämfört med budget sker i regel månadsvis. En revidering av budgeten görs vid tertialavsluten (30/4 och 31/8) och revideringen kallas prognos. För att underlätta uppföljningen och möjliggöra avvikelseanalysen är det viktigt att vid budgeteringstillfället ha tänkt igenom vad som ska följas upp. I annat fall är det svårt att se var det finns avvikelser och vad de beror på. Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/ 20
Uppföljning och prognos fixa bilden nu. Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Exempel på vad som ska göras hur kan man tänka Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/vad-ar-det-som-ska-goras-/ 21
Uppföljning under året Under året görs en rad uppföljningar avseende verksamhet jämte ekonomi. Samlad årsuppföljning Intern styrning och kontroll Uppföljning av verksamhetsplaner Hållbarhetsredovisning Systematiskt arbetsmiljöarbete Årsredovisning Under året tas även följande fram: Delårsrapport Intern uppföljningsrapport per tertial Intern uppföljningsrapport årsvis Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/samladarsuppfoljning/ Interna uppföljningsrapporter Intern uppföljning per 30 april (T1) Resultatet efter ett tertial redovisas inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt det ekonomiska utfallet per 30 april med prognos för hela året. Intern uppföljning per 31 augusti (T2) Samma som vid första tertialet. Dock kompletterad med mer ekonomisk data per fakultet. Intern uppföljning per 31 december (helår) I den årliga uppföljningsrapporten görs fördjupande analyser av verksamheten. Jämförelser görs med andra lärosäten och mellan de olika fakulteterna inom universitetet. Rapporten avser att ge en sammanfattande bild av universitetets verksamhet, uppdelat i forskning, utbildning, personal och ekonomi. I medföljande bilagor redovisas omfattande fakta per fakultet/-motsvarande inom dessa områden. Bilagorna är tänkt att fungera som ett uppslagsverk och underlag för diskussioner och fortlöpande analyser med berörda fakultets- och institutionsledningar. 22
Delårsrapport Göteborgs universitet är en av de större myndigheter som ska lämna in en delårsrapport per den 30 juni varje år. Ekonomienheten upprättar prognos och tar fram delårsrapporten. Delårsbokslut bygger på en utvidgad månadsavstämning per juni. Av checklistan framgår vilka tillkommande moment som ska stämmas av och dokumenteras i samband med delårsrapporten. Institutioner och fakulteter behöver inte upprätta och lämna in prognoser vid detta tillfälle. Av denna anledning är det viktigt att institutionerna har sett till att den ekonomiska redovisningen är korrekt så att utfallet kan användas för den universitetsövergripande bedömningen. Årsredovisning En årsredovisning för det senast avslutade räkenskapsåret ska lämnas till regeringen senast den 22 februari varje år. I resultatredovisningen beskrivs universitetets verksamhet översiktligt och resultatet av den, företrädesvis de viktigare prestationerna, deras volymer och kostnader. Innehållet i resultatredovisningen anpassas efter verksamhetens art och regeringens behov av information (så kallade återrapporteringskrav). I den finansiella årsredovisningen finns resultaträkning, balansräkning, redovisnings- och värderingsprinciper, anslagsredovisning, noter m m. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/arsredovisningar/ 23
Budget- och prognosverktyget Perspektiv Vad är syftet med eftermiddagens genomgång? - att lära sig hur systemet är uppbyggt/strukturerat - att lära sig att navigera i och känna igen verktyget - att lära sig de mest vanliga funktionerna 24