Handlingsplan för extra ordinära händelser Kultur- och utbildningsnämnden All verksamhet i skolor, förskolor, bibliotek, badhus mm drabbas någon gång av den plötsliga och smärtsamma händelsen när någon dör eller allvarligt skadas. All verksamhet kan möta händelser, som för de berörda och för verksamheten leder till en krissituation.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING HUVUDUPPGIFTER VID KRIS 2 INLEDNING 3 KRISORGANISATION 4 FÖRBEREDELSER 6 UTFORMNING AV BEREDSKAPSPLAN 7 KARTLÄGGNING AV SITUATIONEN 8 ORGANISATORISKA RIKTLINJER I EN KRISSITUATION 9 EMOTIONELL FÖRSTAHJÄLP 10 KOMMUNIKATION MED BARN OCH UNGDOMAR I SORG OCH KRISER 11
Huvuduppgifter vid kris Skolans/förskolans huvuduppgifter vid kris och katastrof: - ta fram skadades och avlidnas rektorsområdestillhörighet - ta fram skadades personalia - bistå med lokaler, dvs öppna skolor/förskolor - bistå med matsalar och mat - bistå med personal, lärare/förskole- och fritidspersonal, för uppsamling av elever/barn - bistå med skolsköterska och kurator - bistå med telefonister, kanslipersonal - bistå drabbade familjer - bistå med efterarbete - bistå med inringning av anhöriga, vänner, grannar, sekundärt drabbade Bibliotekets/Laestadiusmuseets huvuduppgifter vid kris och katastrof: - bistå drabbade familjer - bistå med efterarbete - bistå med litteratur till efterarbete Sim- och sporthallarnas och fritidsgårdens huvuduppgifter vid kris och katastrof: - bistå drabbade familjer - bistå med efterarbete - bistå med samlingslokaler 2
Inledning En katastrofsituation för en skola/förskola innebär att skolan/förskolan inte längre kan bedriva sin verksamhet. En krissituation för skolan/förskolan innebär att en händelse av sådan art inträffat att skolans/förskolans normala verksamhet och resurser inte är tillräckliga för att möta och bemästra situationen. Skolan/förskolan måste därför förbereda sig inför mötet med de svåra situationerna genom att skaffa sig en beredskapsplan för kris och katastrofer samt en krisorganisation. Syfte Syftet med verksamheternas krisorganisation skall vara att man vid en kritisk händelse eller katastrof, som berör verksamheten, elev och/eller anhöriga, brukare och personal ska kunna hantera situationen på ett sådant sätt att psykiska och fysiska skador på människor, förstörelse av egendom och miljö minimeras. Strategi Varje skola/förskola skall bygga upp en krisorganisation och utarbeta handlingsplaner för kritiska situationer och katastrofer som kan komma att beröra skolans/förskolans verksamhet. De som ingår i krisorganisationen skall inhämta kunskap och information om krishantering, ledarskap vid kritiska händelser och krispsykologi. Organisationen skall öva för olika händelser. Krisorganisationen skall inhämta information om samhällets övriga resurser vid stor olycka eller katastrof, samt ta kontakt med de organisationer och resurspersoner, som man kan komma att samarbeta med. Mål Kultur- och utbildningsnämndens krisorganisation skall vid kritisk händelse, olycka eller katastrof se till att alla drabbade och berörda får ett psykiskt, fysiskt och socialt omhändertagande, som ryms inom skolan/förskolans verksamhet eller tillse att annan ger detta. 3
Krisorganisation Krisorganisationen för Kultur- och utbildningsnämnden utgår från den av Kulturoch utbildningsnämnden fastställda organisation med gällande delegationsordning. Verksamhet Ordinarie beslutsfattare Ersättare Övergripande Leif Rönnbäck Ingegerd Mäki Gymnasieskola Ann-Mari Mäki Larsson Bertil Svartz Särskola Gun-Britt Kangas Ingegerd Mäki Komvux Bertil Svartz Ann-Mari Mäki Larsson Kulturskolan Anders Drugge Leif Rönnbäck Smedskolan/fritidshem Gun-Britt Kangas Ingegerd Mäki Centralskolan, Ae 6-9 Ingegerd Mäki Gun-Britt Kangas Centralskolan, Ae 4 5 Ingegerd Mäki Gun-Britt Kangas Sattajärvi skola Inger Hieta Gun-Britt Kangas Lillskogens förskola Jaana Fjordell Ingegerd Mäki Snickarens förskola Jaana Fjordell Ingegerd Mäki Kvarnens förskola Jaana Fjordell Ingegerd Mäki Jägarens förskola Jaana Fjordell Ingegerd Mäki Förskolan i Sattajärvi Inger Hieta Gun-Britt Kangas Korpilombolo skola/fritid Inger Hieta Gun-Britt Kangas Korpilombolo förskola Inger Hieta Gun-Britt Kangas Tärendö skola/fritids Gun-Britt Kangas Inger Hieta Tärendö förskola Gun-Britt Kangas Inger Hieta Junosuando skola/fritids Gun-Britt Kangas Inger Hieta Junosuando förskola Gun-Britt Kangas Inger Hieta Biblioteken/Laestadiusmuseet Tuula Puranen Leif Rönnbäck Sim-och sporthallar HansYlipää Leif Rönnbäck 4
Delegat har ansvaret för att den enskilda verksamheten följer riktlinjer, författningar och lagar, Det är ett juridiskt, moraliskt och etiskt ansvar som är mycket omfattande och som berör ett stort antal människor, barn, ungdomar och vuxna. Detta ansvar kan delegat inte delegera eller frånhända sig. Delegatens ledaransvar är stort i den dagliga verksamheten. Vid en kris- eller katastrofsituation kommer detta ansvar att markeras ännu tydligare. Delegaten är ledaren och har ansvaret för hur krissituationen hanteras. Ansvaret gäller fysiskt-tekniska områden, organisation och verksamhet, samt ledning och omhändertagande av brukare och personal. Delegat är också ansvarig för verksamhetens relationer till omvärlden. 5
Förberedelser Upprätta en åtgärdsplan för simhallar, sporthallar fritidsgård, biblioteken och Laestadiusmuseet. Upprätta en krisgrupp vid varje skola/förskola. Den skall bestå av arbetsplatsens personal under ledning av rektor. Identifiera potentiella krissituationer Uppdatera listan över adresser och/eller telefonnummer till elevers närmaste anhöriga. Uppdatera listan över viktiga telefonnummer. Utveckla en åtgärdsplan. - klarlägg samtliga anställdas olika roller - utarbeta övningsprogram för hur nyckelpersonal och administrativ personal bör hantera telefonförfrågningar under och efter en olycka Anordna seminarier för hela personalen Se till att personalen har tillgång till litteratur i ämnet och välj ut lämplig skönlitteratur för högläsning i klasserna Förbered en beredskapsplan för olika tänkbara händelser Samordna beredskapsplanen med andra skolor/förskolor, så att extra hjälp vid behov kan tillkallas från dessa. 6
Utformning av beredskapsplan Specificera följande: 1. Vem ansvarar för att: - skaffa information - samla/kontakta/informera personalen - organisera åtgärderna - underrätta om dödsfall - informera/ ta hand om massmedia 2. Hur skall eleverna informeras? - klassvis eller alla tillsammans - behövs det assistans från extern stödpersonal 3. Hur skall föräldrarna underrättas? - möte med föräldrarna - skriftlig information 4. Vilken typ av åtgärder krävs? - klassrumssamtal - ritualer i klassrummet - jordfästning - andra symboliska uttrycksformer - uppföljning i grupp - individuell uppföljning - kontakt med barnpsykiatrin - kontakt med hemmet 5. Hur bör aktiviteterna prioriteras? - vad är väsentligt (riktlinjer för prioriteringar) - i vilken ordning bör aktiviteterna genomföras 7
Kartläggning av situationen Nödvändiga åtgärder fastställs efter att följande punkter klarlagts: 1. Vilka är drabbade? - barn - personal 2. Vad har hänt? - olycka - svår sjukdom - självmord - mord - annan händelse 3. Hur skedde det? - i skolan/förskolan - utanför skolan/förskolan - vilka var omständigheterna 4. Vilken information har förmedlats? 5. Hur är situationen nu? 8
Organisatoriska riktlinjer i en krissituation För skolans/förskolans del är det viktigt att diskutera vilken policy som bör följas i en krissituation. Erfarenheten har visat att följande punkter är av betydelse: Skolan/förskolan bör sörja för att det finns riklig information om det som hänt, om hur och varför det hände. Kontakta personer och/eller institutioner som kan förse personal, elever och föräldrar med aktuella uppgifter. I en krissituation bör skolan/förskolan inta en öppen hållning. Gör skolan/förskolan till en plats där barnen kan uttrycka sina tankar och känslor på olika sätt och via olika kanaler. Låt dem uttrycka smärtsamma upplevelser i en miljö präglad av omsorg. Återgå till vardagliga rutiner så snart som möjligt, men sätt av tid för ritualer, samtal och andra uttrycksformer för barnen. Skolledningen ansvarar för att skolans/förskolans personal skall få hjälp att bearbeta sina egna tankar, intryck och reaktioner efter en krishändelse. Rektor måste förbereda personalen på att ta hand om föräldrar, massmedia (utse en pressansvarig) och andra som i en krissituation kan tänkas göra förfrågningar per telefon eller via besök. Låt eleverna/barnen delta i jordfästning eller andra ritualer. Var aktiv i relationen till elevernas föräldrar. Upplys dem om vad som hänt, om vilka reaktioner som är vanliga hos barn och ungdomar i en krissituation. Berätta vad föräldrarna kan göra för att hjälpa till. 9
Emotionell förstahjälp Se till att klimatet kring hjälpen präglas av: - omsorg - förståelse - acceptans - stöd Bidra med fakta om informationen: - vad har hänt och när skedde det - vad kommer att ske härnäst - undvik att teoretisera; ge enkla förklaringar Sätt av tid för att lyssna och stödja Undvik fraser av typen: - tiden läker alla sår - jag förstår hur du känner det - det kunde ju ha varit värre - du kan vara glad att du lever Lova inte mer än du kan hålla Skydda eleverna/barnen mot onödig stress som: - påflugna journalister - starka sensoriska intryck - hjälpsamma men överaktiva personer. 10
Kommunikation med barn och ungdomar i sorg och kriser Det är viktigt med öppen och ärlig kommunikation: - ge åldersanpassad information - undvik abstrakta förklaringar - använd inte uttrycken sömn, resa etc som omskrivningar för döden. Ge tid till kognitiv bemästring (individens sätt att förhålla sig till och klara av sin situation) - acceptera frågor och samtal om händelsen - acceptera att samtalen kan bli korta - titta i fotoalbum och dagböcker - acceptera lek som är relaterad till händelsen - sänk kraven på ämnesprestationer Gör förlusten verklig: - dölj inte dina egna känslor - låt barnen delta i ritualer - ställ fram föremål som påminner om den döde (skolbänk, foto, teckningar m m) Tala om för barnen att det är normalt att reagera: - upplys dem om vanliga reaktioner - avvisa inte deras reaktioner - tala om för dem att det är smärtsamt men nödvändigt att arbeta sig igenom sina känslor - ge dem hopp, men undvik att förringa deras smärta Föreslå olika sätt för banen att uttrycka sina känslor t ex: - teckningar, målningar, tidningsurklipp - trolldeg, papier maché - sätt ihop minnesalbum, gör en utställning, sätt upp bilder - uppsatser, dikter, dagböcker - samtal - rollspel, dramatisk rekonstruktion och lek, dockteater - ritualer samt besök på olycks- eller katastrofplatsen Stimulera emotionell bemästring - planera fortsatta aktiviteter inom skolan/förskolan 11
I verksamheternas arbete med en beredskapsplan bör arbetet inriktas på olika typer av händelser som kan inträffa. En elev avlider, en elevs nära anhörig avlider, andra allvarliga händelser som misshandel, våldtäkt, bombhot, lärare avlider eller skadas svårt, dödsfall i samband med utflykt, naturkatastrofer, brand, förstörelse/vandalisering, terrorism m.m. Det första steget i all planering består i att erkänna att händelser av denna typ kan uppstå vid vår skola/förskola eller att sådana händelser redan inträffat många gånger, men att det saknats fast struktur att hantera dem. Det andra steget handlar om att inse att sådana händelser kan beröra barn starkt känslomässigt och försvåra skolarbetet. Det tredje steget består i att göra upp en lista över krissituationer som kan tänkas uppstå. 12