Kvalitetsberättelse 2016 Hallens vård- och omsorgsboende Enligt SOFS 2011:9
Hallens vård och omsorgsboende, Aleris Lövgatan 43-45, 169 32 Solna www.aleris.se Styrelsens säte: Stockholm. Org.nr. 556598-6782 Verksamhetsbeskrivning Hallens vård- och omsorgsboende drivs av Aleris Omsorg på uppdrag av Solna stad. Verksamheten innefattar vård- och omsorgsboende med 51 omvårdnadsplatser platser, vilka är fördelade över fyra enheter, Vinrankan på vån 3, Kastanjen på vån 2, Olivträdet på vån 1 och Pärlan, markplan. Olivträdet och Pärlan är inriktade mot demens medan övriga är somatiska enheter. Verksamheten innefattar även korttidsboende, 18 platser. Under året har en ombyggnation gjorts av verksamheten vilket innebär att from november har verksamheten istället 12 korttidsplatser och 57 omvårdnadsplatser. Därutöver omfattar verksamheten två dagverksamheter, Örtagården, vilken har en funktionsbevarande inriktning samt Lärkan med inriktning mot demens. I avtalet med Solna stad har Hallens vård och omsorgsboende profilerat sig med inriktning mot mat och dryck. Riskanalys SOFS 2011:9 5 kap 1 Verksamheten bedömer fortlöpande risker som kan medföra brister i verksamheten. Under året har verksamheten gjort riskanalyser på såväl individnivå som organisatorisk nivå. Individnivå; vi har under året arbetat med bedömningsverktyg såsom Senior Alert, Palliativa registret och BPSD i syfte att ta fram handlingsplaner där vi kunnat förutse eventuella risker för den boende. Dessa handlingsplaner tas fram i samband med verksamhetens teammöten där samtliga professioner finns representerade. Organisatorisk nivå: I samband med större förändringar gör verksamheten riskanalyser då dessa kan komma att påverka kvalitén i verksamheten. Under året har vi tagit fram riskanalyser inför semesterplaneringen och i samband med att korttidsboendet gick över till att bli ett blandat korttids med demens och somatik i samband med höstens ombyggnationer. Utifrån riskanalyserna har ett antal nya rutiner tagits fram. Uppföljning genom egenkontroll SOFS 2011:9 5 kap. 2 7 kap. 1 Verksamheten utför egenkontroller under året inom ramen för SOL och HSL. Inom Aleris kvalitetsledningssystem finns mallar och tidsplaner för respektive egenkontroll. Resultatet av kontrollerna följd upp med personalen på arbetsplatsträffar och ombudsmöten. Följande egenkontroller har gjorts inom ramen för SOL: Personakt och Social Dokumentation I maj och november utförs egenkontroller gällande personakt och social dokumentation. Egenkontroller görs genom att chef eller av chef särskilt utsedd person går igenom samtliga akter och dokumentation på Hallens vård och omsorgsboende. Vi följer Aleris interna egenkontroll. Vi har vid behov lagt till vissa frågor som vi ser att Hallen särskilt behöver följa upp. Områden som förbättrats under 2016 är att fler har individuella mål med insatsen, fler överenskommelser om samtycke, fler levandsberättelser. Den sociala dokumentationen har blivit mer utförligt dokumenterad. 2 (8)
Däremot har vi ett sämre resultat på huruvida den boende varit delaktig i upprättande av genomförandeplanen och vem som är ansvarig att följa upp den. En anledning till att vi backar på de områdena är att vi tidigare mätt som ett positivt resultat om den boende har skrivit under sin genomförandeplan. Under 2016 har vi tagit fram en tydligare lathund för genomförandeplanen som säger att vi skall beskriva hur den boende varit delaktig. Där fanns brister varpå det gett ett negativt utfall. Vi finner fortfarande flera förbättringsområden gällande dokumentationen och genomförandeplanerna, bl.a. gällande aktiviteter och utevistelse. Det innebär att vi tar med oss detta som ett utvecklingsområde även till 2017. Måltidsobservationer Vi har under året gjort två måltidsobservationer utifrån Aleris interna egenkontrollsprotokoll. Utförare av måltidsituationen har varit verksamhetens dietist. Resultatet har gåtts igenom med kostombud och kvalitetsombud samt att vi där diskuterat och beslutat om åtgärder. Vi kan dock konstatera att måltidssituationen vid årets slut fortfarande ett förbättringsområde på Hallen med undantag för dagverksamheterna. Under året har vi även arbetat med att få till stånd en ökad samverkan med köket då missnöjdheten kring maten varit omfattande. Vi har låtit några av våra kostombud delta på matmässa för inspiration. Vi har även under hösten påbörjat ett förbättringsarbete gällande måltidssituationen genom Karolinska institutets utbildning Metod för implementering av nya arbetssätt. Dock återstår måltidssituationen som ett av 2017 års större utvecklingsområden. Öppna Jämförelser I samband med att resultatet från Öppna jämförelser presenteras gör verksamheten en analys av resultatet genom diskussion med boende på våra boenderåd och med anhöriga på bo- och närståendemöte samt med medarbetarna på personalmöten. Utifrån dessa uppföljningar tas handlingsplaner fram. Under året har vi från 2015 års öppna jämförelser framförallt arbetat med områdena: Upplevelse av ensamhet ökat fokus på egen tid med sin kontaktman och utökat antalet aktiviteter. 2015) 39 2016) 65 Var man lämnar synpunkter och klagomål återkommande muntlig och skriftlig information till boende och anhöriga. Vi skriver månadsvisa nyhetsbrev för att även där informera om hur man lämnar synpunkter och klagomål. 2015) 29 2016) 44 Möjlighet att få träffa läkare vi kan inte direkt påverka hur mycket tid läkaren är på Hallen, däremot har vi förtydligat för boende och anhöriga vad ronddag innebär. Många trodde att man per automatik träffar läkaren på ronddagen. Vi har förklarat hur våra rutiner fungerar när man träffar läkaren och att sjuksköterskan kan ta upp vissa ärenden med läkaren trots att man inte träffar läkaren själv. 2015) 53 2016) 68 Information om tillfälliga förändringar Tydligare information ut till personal vid ev. sjukfrånvaro som resulterar i att aktiviteter ställs in. Inställda aktiviteter har också i större utsträckning ersatts med en aktivitet på avdelningen. 2015) 50 2016) 55 Trivsel i gemensamma utrymmen Vi har fräschat upp allmänna utrymmen genom nytt möblemang och textilier. 2015) 55 2016) 55 3 (8)
Sammantaget har nöjdheten gått från 86 under 2015 till 92 under 2016. Ovanstående fokusområden har förbättras förutom trivsel i gemensamma utrymmen. När vi följde upp Öppna jämförelser visade det sig att majoriteten av boende inte uppfattade frågan som den fysiska miljön utan relaterade den till trivsel och sammanhållning med övriga boende. Övriga egenkontroller Under året görs även egenkontroller som rör HSL-dokumentation, basala hygienrutiner och mätning av nattfasta. Inom HSL-dokumentationen finns förbättringsområden. Basala hygienrutiner finns inga avvikelser kring. Den slutliga mätningen i november visar på att vi håller nattfastan. Utredning avvikelser Rapporteringsskyldighet SOFS 2011:5; SOFS 2011:9 5 kap. 4,5 och 6. I samband med introduktion av nyanställda går verksamhetschef, eller utsedd person av verksamhetschef igenom skyldigheten att rapportera missförhållanden. Årligen gör vi en uppdatering där vi går igenom samma information och diskuterar innebörden av Lex Sarah. Samtliga medarbetare får därefter skriva under att de tagit del av och förstått innebörden av rapporteringsskyldigheten. Ett missförhållande är rapporterade under året. Missförhållandet har rört bristande omvårdnad och tillsyn under natten. Åtgärd: Omplacering av nattpersonal till dagen, senare avslutat medarbetaren. Övriga avvikelser under året: Avvikelser dokumenteras av den som upptäck avvikelsen och lämnas till ansvarig chef för utredning och uppföljning. Avvikelser tas sedan upp i kvalitetsrådet för ytterligare 4 (8)
diskussion kring åtgärder. Vidare lyfts även avvikelser på nästkommande APT-möte. På så vis säkerställer vi att samtliga medarbetare får ta del av verksamhetens avvikelser samt åtgärderna för dessa. Klagomål och synpunkter SOFS 2011:9 5 kap. 3 och 6, 7 kap 2 p 6 12 klagomål inom ramen för SOL har inkommit till verksamheten under året. 1 st. Utebliven utflykt. Personal hade bokat om en planerad utflykt utan att informera den boende Åtgärd: Samtal med berörd personal gällande boendes självbestämmande och rätt till delaktighet. 1 st. Fråntaget larm. Enligt den boende har nattpersonalen tagit bort larmet under natten. Personal hade tagit bort larmet under 15 minuter då den boende larmat konstant under natten. Åtgärd: Samtal med berörd personal om att vi aldrig får ta bort larmet från den boende mot dennes vilja. Hantering av larm läggs in i introduktionskompendiet, 2 st. Missnöjd med maten. Åtgärd: Överrapporterat till köket som svarat den klagande. Planerat för nya samverkansmöten med köket. 1 st. Fall. Gäst på dagverksamheten faller i samband med att hen väntar på färdtjänst. Åtgärd: Personal arbetar för att gästen hädanefter skall stå och gå med rullator. 1 st. Demenssjuk patient på korttids har gått in i övriga korttidspatenters rum. Åtgärd: Nya rutiner framtagna för blandad korttidsverksamhet gällande välkomstsamtal samt rutin för att stänga och låsa dörrar för korttidspatienter som så önskar. 3 st. Bristande bemötande. En av klagomålet ledde senare till uppsägning av personal. De andra två är oberoende händelser. Åtgärd: Samtalat med berörda medarbetare. 2 st. Sen hjälp. Har inte fåt hjälp då man önskat. Åtgärd: Samtal med personal, uppdatering av genomförandeplan. 1 st. Utebliven insats, glömt att at med boende till aktivitet. Åtgärd: Nya rutiner för geoomgång av aktiviteter, kopplat till daglig planering. Samma förfarande gäller Klagomål och synpunkter som för avvikelser. Samverkan SOFS 2011:9 4 kap. 5 Intern samverkan Varje arbetspass inleds med rapport mellan respektive yrkesgrupper, morgon. eftermiddags- och kvällsrapport. Detta för att säkerställa att viktig information förs vidare. Vidare har verksamheten teammöten på varje avdelning en gång per vecka där samtliga professioner träffas. För våra interna rapporter och samverkansmöten finns skriftliga rutiner för att säkerställa mötesforum. Ytterligare har verksamheten olika möten som även de struktureras i en möteskalender med en bilaga som innefattar vilka möten verksamheten har, vilka som skall delta samt vem som kallar till mötet. Extern samverkan Verksamheten har en rad samverkanspartners som även de beskrivs i en rutin för extern samverkan. Denna rutin uppdateras enligt att olika samverkansformer tas vid. 5 (8)
Verksamhetschef deltar i av kommunen anordnade samverkansmöten. HSLansvarig/biträdande verksamhetschef deltar i möten med lägerorganisationenen. Verksamheten har ett långt samarbete med ett antal omvårdnadsskolor och universitetet där vi tar emot elever och studenter ifrån. Samverkan har skett med köket under 2016 men skett i mindre omfattning under 2016 än tidigare år. Ett nytt avtal har tagits fram med Fazer vilket skall stärka samverkan under nästkommande år. Vidare hålls boenderåd på Hallen i syfte att samverka med övriga boenden i huset. Tre gånger per år anordnas bo- och anhörigmöten. En gång per år träffar vi bara anhöriga och kombinerar det med en föreläsning. I år har vi haft föreläsning i temat Fallprevention. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet SOFS 2011:9 kap 4 Det är framförallt genom kvalitetsrådet som personalens medverkan i kvalitetsarbetet kanaliseras. I kvalitetsrådet deltar verksamhetens kvalitetsombud samt en representant från samtliga professioner. Kvalitetsrådets syfte: Bidra till att relevanta ledningsrutiner följs Bidra till att förbättra kvalitén på verksamheten Identifiera förbättringsområden och rutiner för att förekomma framtida avvikelser. Följa upp avvikelser och kundklagomål samt finna åtgärder för dessa. Genom kvalitetsrådet ges medarbetarna direkt möjlighet att påverka verksamhetens kvalitetsarbete. Beslut och åtgärder från kvalitetsrådet kommuniceras därefter på arbetsplatsträffar för att informationen skall nå vidare till övriga medarbetare. Mötet protokollförs och görs tillgängliga för samtliga medarbetare. Årligen hålls medarbetarsamtal. I samband med dessa samtal tar medarbetare och verksamhetschef fram gemensamma mål för den enskilde som är kopplat till verksamhetens kvalitetsarbete. Genom revisoner, såväl interna som externa samt genom egenkontroller följer vi upp att våra medarbetare arbetar i enlighet med rådande processer och rutiner. Genom att skriva avvikelser följer vi upp när så inte skett samt utreder varför det inte gjorts och vidtar eventuella åtgärder. Att säkerställa ett gott bemötande är ett ständigt pågående arbete. Under året har vi valt att genom Aleris värdegrund OPEN lyfta bemötandefrågan. Medarbetarna har fått reflektera över respektive värdeord (Omtänksamhet, Professionell, Engagerad och Nytänkande), när man gentemot den boende varit omtänksam, professionell etc. Detta har dokumenterats och lämnats in till ansvarig chef. Vidare lyfter vi i personalbreven goda exempel på ett gott bemötande utifrån värdegrunden. Sammanställning, analys och resultat Under 2015 arbetade vi mycket med att ta fram rutiner i verksamheten och att skapa en grundkunskap kring regelverk som styr verksamheten. Under 2016 har vi arbetat med att implementera dessa rutiner som en del i det systematiska kvalitetsarbetet. Vi fortsätter att arbeta med information till våra anhöriga. Under 2016 har vi kommit igång med ett Facebook-konto för att visa på de aktiviteter vi gör i verksamheten. Vi 6 (8)
har även startat med månadsvisa nyhetsbrev till boende och anhöriga där vi informerar om vad som händer i verksamheten samt om det är förändringar i personalgruppen. Nyhetsbreven har varit mycket uppskattade av såväl boende men kanske framförallt anhöriga. 2016 års stimulansmedel har gett oss möjlighet att utveckla aktivitetsutbudet på Hallen och att ge mer individuell träning med våra boende, såväl genom fysioterapeut som med omvårdnadspersonal. Den senare satsningen har varit en del i vårt fallpreventiva arbete. Vi har genom stimulansmedlen skapat en tydligare struktur kring uppföljning och hantering av fall. Stimulansmedlen har även gett oss förutsättningar att planera för egen tid med de boende. Bland annat har fotbad varit en återkommande uppskattad aktivitet när man haft egen tid. Inom ramen för profilen mat och dryck har vi fortsatt att fokusera mycket på våra matoch dryckaktiviteter. Vi anordnar dam- och herrmiddagar, kräftskivor, Nobelmiddag och surströmmingsafton. Vi har besökt ett musteri under året. Då vi inte har någon egen äppelträdgård på Hallen har anhöriga och personal bidragit med äpplen som har mustats och som vi sedan fått avnjuta till festligare måltider. Silviacertifieringen har tagit en stor del av våra utbildningsresurser under året. En utbildningssatsning som kommit verksamheten väl tillgodo. Vi arbetar idag med månadsvisa reflektionsövningar och fått ett mer strukturerat arbetssätt kring uppföljningen av våra demensenheter som ett resultat av certifieringen. Vi har påbörjat ett utvecklingsarbete med att mer strukturerat arbeta med BPSD-registrering och framförallt uppföljning av resultatet. Dels har vi utbildat ytterligare en administratör, dels har delar av omvårdnadspersonalen påbörjat den webbaserad BPSD-utbildningen. Arbetet med BPSD är en av utvecklingsområdena för 2017. Förutom Silviacertifieringen har samtliga medarbetare gått webbaserad diabeteskurs. Vi har haft planeringsdagar där vi fokuserade på medarbetarskapet samt att samtliga medarbetare fick gå HLR-utbildning. Våra omvårdnadsansvariga sjuksköterskor har deltagit i utbildning Kloka Listan 2016, Aspekter på nutrition i Palliativ vård, Svåra samtal i palliativ vård. En sjuksköterska har gått utbildning i sårvård för att sedermera under 2017 utbilda våra undersköterskor. Ytterligare har förflyttningsutbildningar anordnats för omvårdnadspersonalen. I syfte att öka kunskapen kring social dokumentation och genomförandeplaner har verksamhetschef och av verksamhetschef utsedda personer haft enskilda sittningar med respektive kontaktman för att gå igenom hur man skriver en genomförandeplan. Dokumentation av HSL-avvikelser sker enligt rutin i verksamheten. Beträffande SOLavvikelser kvarstår detta som ett fortsatt utvecklingsområde då de inte dokumenteras enligt rutin och föreskrifter trots utbildning och information på APT, planeringsdagar och genom kvalitetsråd. Hallen har lämnat in två bidrag till Solna stads kvalitetspris, Hemma hos mig, som fick Hedersomnämnande och Ett värdigt liv och välbefinnande, vilket gick vidare till Goda Exempel. Varje år uppmärksammar Äldreforum i Solna personer som utfört extraordinära och förtjänstfulla insatser för och med äldre i Solna. Av 25 bidrag gick i år två av fyra priser 7 (8)
till Hallens medarbetare, vår matinspiratör Caroline för hennes spännande mataktiviteter och vår fysioterapeut Emilia för hennes lockade träningsformer. Det systematiska brandskyddsarbetet har fortlöpt enligt rutin under 2016. Under året har verksamhetschef, biträdande verksamhetschef, vaktmästare samt brandombud gått brandutbildning genom Solna stad. Solna 2017-01-30 Emma Swanström, verksamhetschef Hallens vård- och omsorgsboende 8 (8)