Föredragningslista för styrelsemöte nr /17 vid Stockholms universitets studentkår

Föredragningslista för styrelsemöte nr 8 2016/17 vid Stockholms universitets studentkår 2016-11-10 klockan 18:00 i Rosa rummet, Studenthuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare och justeringstid 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Rapporter 2.1. Presidierapport** 2.2. Organisationsrapport** 3. Anmälningsärenden 3.1. Presidiebeslut nr. 86-91* 3.2. Inbjudan till Juridiska föreningens årsbal 26 november* 4. Diskussionsärenden 4.1. Organisationsutveckling** 4.2. Äskandet och SUS inriktning** 4.3. Värva stödmedlemmar till Gaudeamus stödförening via Membit** 4.4. SUS FAB** 4.5. Policy för lokalbokningar**** 5. Beslutsärenden 5.1. Operativa planen 2016/2017* 5.2. Uppdragsbeskrivning för verksamhetschef**** 5.3. Uppdragsbeskrivning för politisk sekreterare**** 5.4. Ändra styrelsemötesdatum från 1 december till 30 november* 5.5. Rekommendationer av ledamöter och suppleanter till AB Frescatihallens styrelse* 6. Övriga frågor 7. Mötet avslutas * Finns med som bilaga ** Föredras muntligt *** Delas ut under mötet **** Kompletterande handlingar

Anmälningssärende 3.2. Inbjudan till Juridiska föreningens årsbal 26 november Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 Bakgrund SUS har blivit inbjuden till Juridiska föreningens årsbal 26 november. Presidiet planerar att närvara och undrar nu om styrelsen är intresserade av att även de delta. Anmälan sker senast 14 november till presidiet.

Diskussionsärende 4.3. Värva medlemmar till Gaudeamus stödförening via Membit Avsändare Cornelia Thomasson Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 Bakgrund Följande frågeställning har tidigare skickats ut som diskussions- och beslutsärende från Gaudeamus vikarierande chefredaktör Cornelia Thomasson: Gaueamus vikarierande chefredaktör Cornelia Thomasson önskar att styrelsen diskuterar huruvida medlemmar i kåren också kan anslutas till Gaudeamus stödförening, eftersom en sådan lösning kan påverka tidningens ekonomi positivt. Under 2015 startade vi Gaudeamus stödförening, som är medlem i organisationen Ung media, vars syfte är att stötta unga medieproducenter. Medlemskapet innebär att vi har rätt att söka mindre ekonomiska bidrag till projekt, men också att Gaudeamus stödförening får 30 kronor för varje värvad medlem under 26 år, vid kalenderårets slut. Medlemskapet är gratis men behöver förnyas varje år. I dagsläget har stödföreningen drygt 20 medlemmar, där de flesta är medlemmar i redaktionen eller har en annan, nära koppling till tidningen eller enskilda redaktionsmedlemmar. Vi har marknadsfört medlemskapet på Facebook en gång under terminen och kommer att fortsätta att marknadsföra oss på detta sätt med jämna mellanrum. Under läsåret 2015/2016 började dåvarande chefredaktör Åsa Kahn ta fram ett sätt att ansluta medlemmar via Membit, tillsammans med Malin Forshällen, kårexpeditionsansvarig. De skissade upp en lösning där alla studenter som är under 26 kan anslutas i samband med att de blir medlemmar i kåren. Malin Forshällen förberedde i denna veva en ruta i Membit, där stödmedlemskapet är förvalt för alla under 26, men som givetvis kan bockas ur om studenten inte vill bli stödmedlem. I skrivande stund har jag inte möjlighet att bryta ner medlemsstatistiken för att ta reda på exakt hur många av kårens medlemmar som är under 26 år, men då ungefär 2398 av medlemmarna VT16 var mellan 16 22 år gamla och 5736 av medlemmarna var mellan 23 28 år gamla, så kan en automatisk anslutning av medlemmar ge intäkter på över 100 000 kronor. Om 5000 kårmedlemmar under 26 blir medlemmar i Gaudeamus stödförening så skulle tidningen få ett bidrag på 150 000 kronor, vilket är nog för att täcka utgiftsposterna för frilansarvoden, externa tjänster, it-tjänster, representation och arkivering. 150 000 kronor motsvarar också cirka 80 procent av reporterns arvode, exklusive arbetsgivaravgift. I överlämningen mellan mig och Åsa Kahn framkom att det enda som egentligen behövde ordnas var ett tydligt sätt att kommunicera ut stödmedlemskapet och dess villkor på Membit. Men jag har under den här terminens gång förstått att detta är något som bör diskuteras och beslutas av styrelsen. Jag förstår att det finns viss problematik i att som studentkår ansluta medlemmar till en annan förening, men det finns också klara ekonomiska fördelar. Eftersom en stor del av SUS medlemmar är under 26 år gamla skulle det kunna innebära en icke försumbar intäkt för Gaudeamus. Det här är också ett samarbete som har fungerat för studenttidningarna Lundagård och Lösnummer, där den sistnämnda haft en lösning liknande den som Åsa Kahn och Malin Forshällen skissade upp förra läsåret.

Kort om Ung media Ung media har drygt 70 ideella medlemsföreningar runtom i landet traditionellt har de organiserat skoltidningar, i dag är flera studenttidningar också med. Lundagård och Lösnummer är två andra studenttidningar som får stöd av Ung media. Om Gaudeamus stödförening I det konstituerande årsmötet 2015-09-16 bildades föreningen Gaudeamus stödförening och stadgarna antogs. Helena Jönsson valdes till ordförande och Åsa Kahn och Cornelia Thomasson till styrelseledamöter. På årsmötet 2016-03-31 valdes en ny styrelse bestående av Åsa Kahn (ordförande), Cornelia Thomasson, Lily Dickson Wahlman samt Lazo Sadik. Stödföreningen kommer inom en snar framtid kalla till ett nytt möte. Kommentar Under förgående styrelsemöte valde styrelsen efter diskussion att bordlägga beslutet. Presidiet har fortsatt att ha kort diskussion med gadd och kommer att föredra den under mötet med ytterligare information som har framkommit.

Diskussionsärende 4.5. Policy för lokalbokning Avsändare Anton Jägare Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 4.5. Policy för lokalbokning Bakgrund En avgörande grundförutsättning för bedrivande av föreningsverksamhet är lokalfrågan. Studentkåren har möjlighet att upplåta sina egna lokaler åt föreningsverksamhet. Den har även givits rätten att handlägga bokningar av Stockholms universitets lokaler till registrerade kårföreningar. I dagsläget saknar SUS ett tydligt förhållningssätt till våra många kårföreningars förfrågningar vad gäller bokning av lokaler. Därmed så har det inletts ett arbete med att ta fram en policy som reglerar hur beslutsordningen ska gå till och vilka villkor som ska tillämpas. Presidiet och samordnare för kårföreningar Anton Jägare vill medvetandegöra styrelsen om att de arbetar aktivt med att ta fram en sådan policy. De vill nu uppmuntra styrelsen att inkomma med sina kommenterar och synpunkter på det fortsatta formulerandet av en sådan policy.

Policy för upplåtelse av lokaler åt kårföreningar Antagen av kårstyrelsen xxxx-xx-xx Handläggare Anton Jägare Policy för upplåtelse av lokaler åt kårföreningar Bakgrund Bland studenterna vid Stockholms universitet finns en rik och levande tradition av föreningsengagemang. Det är Stockholms universitets studentkårs avsikt och intention att i allra möjligaste mån stötta och uppmuntra detta engagemang, oavsett vilka uttryck det tar sig, givet att det är demokratiskt uppbyggt och respekterar principen om alla människors lika värde. I praktiskt avseende är studentkårens stöd till föreningsverksamheten vid universitetet mångskiftande och varierande. En avgörande grundförutsättning för bedrivande av föreningsverksamhet är tillgången till lokaler. Studentkåren har möjlighet att upplåta sina egna lokaler åt föreningsverksamhet. Vi har även givits rätten att handlägga bokningar av Stockholms universitets lokaler till registrerade kårföreningar. Gällande regelverk Enligt 1 kap 13 Högskoleförordningen (1993:100) är en högskola skyldig att låta en demokratiskt uppbyggd förening av studenter vid högskolan använda undervisningslokalerna vid en sammankomst som föreningen anordnar för sina medlemmar, om sammankomsten hålls för upplysning, meningsyttring eller annat liknande syfte eller för framförande av konstnärligt verk. Undantag från det ovanstående kan göras om det är antagligt att det vid sammankomsten kommer att uppstå någon allvarlig ordningsstörning eller inträffa någonting som strider mot lag, eller om föreningens användning av lokalerna är oförenlig med högskoleverksamhetens behöriga gång eller med högskolans förpliktelser mot tredje man. Enligt studentkårens Kårföreningsreglemente, fastställt av kårstyrelsen, ska en kårförening vara demokratiskt uppbyggd och respektera alla människors lika rätt och värde. Föreningen får inte diskriminera eller trakassera någon på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, könsidentitet eller uttryck, sexuell läggning, ålder eller funktionsnedsättning. Föreningen får inte utsätta medlemmar för sexuella trakasserier. Föreningens aktiviteter bör i största möjliga mån göras tillgängliga för alla studenter utifrån ovanstående. Allmänna regler samt villkor och service för kårföreningar regleras i de av kårstyrelsen fastställda Kårföreningsreglementet respektive Service och villkor för kårföreningar. Principer och villkor för upplåtande av lokaler I Stockholms universitets Regler för uthyrning av lokaler vid Stockholms universitet (Dnr SU FV-2.9.2-1734-16) finns att läsa följande: Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Stockholms universitet är ett lärosäte där de akademiska värdena står i centrum i sökande efter ny kunskap. Universitetets verksamhet utgår, liksom den övriga statsförvaltningen, från de grundläggande målen för den samhälleliga verksamheten om demokrati, mänskliga rättigheter, icke-diskriminering, frihet och värdighet. Verksamheten vid Stockholms universitet bygger särskilt på en lång tradition av öppenhet, tillgänglighet och kontakt med det omgivande samhället. Universitetet ska utgöra en arena för fri debatt, kritiskt tänkande präglat av tolerans och respekt för alla människors lika värde. Stockholms universitets studentkår delar denna bild av och vision för universitetet. Givet gällande handläggningsordning för kårföreningars lokalbokningar åligger det studentkåren ett stort ansvar att den föreningsverksamhet som bedrivs vid universitet är förenlig med ovan stadgade värden och principer. Utgångspunkten är att en kårförening som bedömts leva upp till de ovan stadgade kraven har full rätt att boka lokaler för föreningsverksamhet. I undantagsfall kan kåren dock besluta att inte upplåta sina egna lokaler eller handlägga lokalbokningar för universitetets lokaler. Sådana undantag kan beslutas om då det planerade evenemanget bedöms innebära en allvarlig kränkning av principerna om alla människors lika värde, demokrati, icke-diskriminering, frihet och värdighet en allvarlig säkerhetsrisk eller ordningsstörning en allvarlig risk för att uppmaningar till våldsutövande, kränkande beteende eller kriminella handlingar kommer framföras För att studentkåren ska kunna göra en rimlig bedömning är kårföreningar skyldiga att redovisa tema och syfte för evenemanget inbjudna föreläsare, talare, samtalsdeltagare och liknande en bedömning av potentiella säkerhetsrisker och ordningsstörningar som kan uppstå i samband med evenemanget En kårförening som bedöms respektera de uppställda principerna kan bjuda in talare eller samtalsdeltagare vars uttryckta åsikter och ståndpunkter i något avseende avviker från desamma. I dessa fall gäller att inlagor under evenemanget som bryter mot principerna om demokrati, mänskliga rättigheter, icke-diskriminering, frihet och värdighet får inte passera oemotsagda en inbjudan till deltagare som kan förväntas bryta mot dessa principer måste ske under premisserna att deltagarens åsikter avses ifrågasättas och problematiseras en kårförening som önskar bjuda in en sådan person måste kunna redovisa för sina avsikter med inbjudan i de fall personen gjort sig skyldig till uttalanden som strider mot principerna, men uttalandena bedöms vara orelaterade till syftet med inbjudan kan studentkåren begära att föreningen påvisar att personen har tagit från och/eller bett om ursäkt för uttalandena 2 (3)

Beslutsordning Studentkårens samordnare för kårföreningar beslutar om ansökningar om lokalbokning ska beviljas, utifrån de riktlinjer som häri anges. Beslut om avslag kan överklagas av berörd kårförening till studentkårens styrelse. Samordnaren för kårföreningar kan också besluta att hänvisa ansökningar till kårstyrelsen, i samråd med presidiet. Kårstyrelsens beslut bildar därefter praxis. 3 (3)

Beslutsärende 5.1. Operativa planen 2016/2017 Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 5.1. Operativa planen 2016/2017 Bakgrund Det åligger styrelsen att konkretisera den av fullmäktige antagna strategiska planen. Kårledningen har tillsammans med verksamheten och styrelsen arbetat med detta och presenterar här vårt förslag på operativ plan för verksamhetsåret 16/17 till styrelsen för beslut. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att anta operativ plan för verksamhetsåret 16/17 enligt bilaga

Operativ plan 2016-2017 Delmål Stärkt studentinflytandestruktur Stockholms universitet är ett stort universitet med många beslutande och beredande organ och en stor studentinflytandeorganisation. Studentkåren ska utveckla sitt stöd till studentråden, i syfte att stärka studentinflytandestrukturen och för att underlätta för studenter att engagera sig i densamma. Studentkåren ska även verka för att studenterna finns aktivt representerade i så många relevanta organ som möjligt, för att säkerställa att organisationsförändringar och förändringar av utbildningarna inte påverkar studenterna eller deras inflytande över dessa negativt. Åtaganden Studentkåren ska uppdatera sitt utbildningsmaterial för rådsaktiva Studentkåren ska lämna in en redogörelse till rektor på sin syn på studentinflytandet och hur det har utvecklats på Stockholms universitet Studentkåren ska under året åskådliggöra alla representationsuppdrag på ett tillgängligt sätt Studentkåren ska medverka i ett pilotprojekt tillsammans med Centrum för universitetslärarutbildning för "student partnership" projekt Studentkåren ska påtala den bristande insynen och inflytandet i universitetets förvaltning som berör studenters situation En studentkår för forskarstuderande Studentkåren ska verka för att förbättra den psykosociala arbetsmiljön för studerande på forskarnivå, samt öka det kårfackliga engagemanget hos doktorander vid Stockholms universitet. Studentkåren ska verka för upprättandet av mallar och rutiner för samarbetsavtal för industridoktorander och för upprättandet av mallar och rutiner för samarbetsavtal för doktorander som är verksamma vid både Stockholms universitet och ett annat svenskt eller utländskt lärosäte Studentkåren ska fortsätta att bevaka postdok-frågor och möjligheten till fortsatt karriär för nydisputerade forskare både inom och utom universitetet ur ett jämställdhetsperspektiv Studentkåren ska verka för ökad kunskap om fördelarna för doktorander av att bli medlemmar i studentkåren Studentkåren ska verka för förbättrad rapportering av doktoranders aktivitetsgrad Antagen av styrelsen 2016-XX-XX

Delmål En närvarande och medlemsstark studentkår Kåren har alltsedan kårobligatoriets avskaffande sett ett stadigt sjunkande medlemsantal. Kårens legitimitet bygger på dess medlemsanslutning; att bryta den negativa trenden och istället öka i medlemmar är i nuläget en av organisationens viktigaste uppgifter. Studentkåren ska under året arbeta för ett ökat medlemsantal. Idag är en relativt liten andel av de studerande aktiva inom kårens verksamheter. Studentkåren ska utveckla sin verksamhet med utåtriktade och interaktiva aktiviteter samt arbeta uppsökande mot olika studentgrupper för att öka andelen studerande som är delaktiga i studentkårens aktiviteter. Kåren ska också verka för att sänka trösklarna för studentengagemang samt bli bättre på att ta tillvara på ideellt deltagande. Åtaganden Studentkåren ska fortsätta att utveckla samt utvärdera samarbetet med fakultetsföreningarna kring medlemshantering Studentkåren ska kartlägga vilka som är våra medlemmar och för vilka som inte är våra medlemmar Studentkåren ska en arbetsgrupp för att vidareutveckla arbetet med medlemsrekrytering Studentkåren ska genomföra samarbeten med fakultetsföreningarna för en fortsatt stärkt medlemsnytta Studentkåren ska utveckla ambassadörsprogrammet i syfte att nå fler studenter (formuleras tydligare) Studentkåren ska erbjuda kårföreningarna utbildning i kunskap om att driva förening En medlemsorienterad studentkår Det ska vara enkelt att komma i kontakt med studentkåren oavsett kommunikationskanal och ärende. Kårens budskap ska vara lättillgängligt, medlemsanpassat och de kommunikationsverktyg som finns tillgängliga ska vara välfungerande, lätta att administrera samt användarvänliga. Studentkåren ska utarbeta rutiner för regelbundet intag av de studerandes åsikter och önskemål rörande kårens verksamhet samt öka organisationens genomskinlighet för att synliggöra kårens verksamhet och beslut för de studerande. Studentkåren ska genomföra en medlemsundersökning Studentkåren ska utvärdera Kaffe på maten-konceptet och Kårfrullen Studentkåren ska utveckla kårvalssystemet Studentkåren ska aktivt arbeta för att öka valdeltagandet Studentkåren ska ta fram rutiner för nya webbsidan och sociala medier Organisationsförändringar i samband med nytt finansieringsavtal Ett äskande för finansieringen av studentkårens verksamhet ska lämnas in till Stockholms universitet. Arbetet med äskandet leds av presidiet med administrativt stöd av verksamhetschef. Resultatet av förhandlingen och vårt nya finansieringsavtal kommer att prägla organisationen och den verksamhet vi bedriver idag, och därför är det viktigt att kåren aktivt arbetar för att lägga om organisationen i god tid efter eventuella förändringar i finansieringen innan det nya avtalet träder i kraft. Studentkåren ska därför säkerställa att dess organisation ligger i linje med den framtida finansieringen. Studentkåren ska aktivt arbeta för att lägga om organisationen i god tid efter eventuella förändringar i finansieringen Antagen av styrelsen 2016-XX-XX

Delmål Fortsatt organisationsutveckling Under föregående verksamhetsår genomförde studentkåren en omorganisation till följd av dåvarande delmål Genomlysning av overheadkostnader. Ett resultat av omorganisationen var arbetsbrist omfattande två tjänster inom kansliet. Som ett led i dessa organisationsförändringar ska studentkåren under året fortsätta arbeta med organisationsutveckling för att säkerställa en god arbetsmiljö, en kvalitetssäkrad leverans av kansliets uppdrag till studentkårens verksamhet och en långsiktigt hållbar organisation. Med utgångspunkt i den rapport om organisationsutveckling som två konsulter tog fram för studentkårens räkning under hösten 2015 har ett antal organisationsförändringar genomförts, såsom interna rapportmöten och förskjutet verksamhetsår för ett antal förtroendevalda (som börjar i januari). Studentkåren ska under det kommande verksamhetsåret fortsätta jobba med de utmaningar som identifieras i rapporten beträffande kunskapsinlagring, transparens och samverkan. Åtaganden Studentkåren ska arbeta för att utveckla sin ekonomistyrning och ekonomirapportering Studentkåren ska anpassa verksamheten med det förskjutna verksamhetsåret Studentkåren ska etablera ett internt forum för arbetsledning Gaudeamus framtid Tidningen Gaudeamus finansiering är i dagsläget tryggad ett år framåt, men efter nästa verksamhetsår finns inga garantier för att universitetet finansierar tidningen. Studentkåren ska med så god framförhållning som möjligt ta fram ett plan för tidningens framtida möjligheter och utmaningar. Presidiets arbetssituation Under de senaste verksamhetsåren har studentkårens ordförande och vice ordförande haft en mycket ansträngd arbetssituation med långt ifrån 35 timmars och mer än fem dagars arbetsvecka. Sjukskrivningar, frånvaro och arbetsrelaterad ohälsa är konsekvenser av denna ohälsosamma arbetsbörda, och verksamhetschef har tillsammans med föregående års presidium påbörjat ett arbete med att se över presidiets arbetssituation och arbetsbelastning. Ett antal åtgärder har föreslagits. Dessa är initiala förslag som behöver utvecklas och kompletteras samt diskuteras och förankras i organisationen. Studentkåren ska under året arbeta för att förbättra presidiets arbetssituation. Studentkårens ska utföra en studentundersökning för att utröna efterfrågan Studentkåren ska ta fram en handlingsplan för olika alternativ hur kåren kan agera inför och under äskandet Studentkåren ska under året arbeta för att underlätta presidiets arbetssituation utifrån den rapport och de föreslagna åtgärder i rapporten Antagen av styrelsen 2016-XX-XX

Delmål Inspelade föreläsningar Studentkåren ska verka för att alla föreläsningar vid universitetet ljudupptas. Detta för att öka lärosätets tillgänglighet för studerande som blir sjuka, vabbar, eller som av andra skäl inte har möjlighet att närvara vid undervisningen. Tekniken som krävs för att genomföra detta bör finnas tillgänglig och vara relativt billig. Åtaganden Studentkåren ska informera studenter om de rättigheter som finns i dagsläget för att spela in föreläsningar och därigenom skapa opinion i frågan En inkluderande pedagogik Studentkåren ska verka för att undervisande personal vid universitetet erbjuds undervisning i inkluderande språkbruk. Tanken är inte att komma med pekpinnar och detaljstyra undervisningen, utan snarare erbjuda ett forum som lyfter varför vissa ordval och uttryck exkluderar eller kränker delar av studentpopulationen, något som i slutändan leder till att lärarnas arbete går smidigare. En studiesocial lokal på campus Kåren ska undersöka möjligheten att ta över en studentcentrerad lokal inom campusområdet, för att där kunna erbjuda möjlighet till studentverksamheter. Lokalen skulle också kunna nyttjas för att erbjuda studieplatser när den inte aktivt används i något annat syfte. Detta skulle svara mot studiesociala behov som finns bland de studerande idag, samtidigt som det skulle hjälpa till att synliggöra studentkåren. Studentkåren ska verka för att universitetslärare erbjuds utbildning i inkluderande språkbruk Studentkåren ska tillsätta en arbetsgrupp för att undersöka möjligheten att ta över en studentcentrerad lokal Tillgänglig kurslitteratur Kurslitteraturen i dagsläget ofta både dyr och svår att få tag på. Studentkåren ska verka för att öka de studerandes tillgänglighet till kurslitteratur, både genom att verka för större upplagor av tryckta skrifter i biblioteket och genom digitalisering. Tillgång till kurslitteraturen ska inte vara beroende av den enskilde studerandes betalningsförmåga. En antirasistisk studentkår Överallt i samhället förskjuts både det offentliga samtalet och den konkret förda politiken åt ett främlingsfientligt och nationalistiskt håll. Den högre utbildningen är inget undantag för denna utveckling. Studentkåren ska under verksamhetsåret arbeta aktivt med antirasism för att slå vakt om ett Studentkåren ska uttrycka sitt missnöje med universitetets process att avveckla filialbiblioteken och arbeta för att studenters tillgänglighet till kurslitteratur ökas Utveckla samarbetet med Campusbutiken med syfte att synliggöra deras verksamhet ytterligare Studentkåren ska föra en dialog med och gentemot universitet med fokus på rasism och nationalism Studentkåren ska ta fram stöddokument i organisationen för att tydliggöra detta ställningstagande Antagen av styrelsen 2016-XX-XX

Delmål universitet som inte gör skillnad på studenter baserat på hudfärg, etnicitet, nationalitet eller trosuppfattning. Studentkåren ska också bevaka sina kårföreningars rättigheter och säkerställa att de behandlas jämlikt oavsett formen för deras verksamhet. Åtaganden En akademi för alla Breddad rekrytering och breddat deltagande är en demokratifråga: att sänka trösklarna för studenter från studieovana hem och öppna upp akademin för hela samhället är ett oerhört viktigt arbete, både nationellt och lokalt. Studentkåren ska under året fortsätta driva frågan om breddad rekrytering och breddat deltagande, både gentemot universitetet och genom att delta i tänkbara relevanta forum och sammanhang där frågan diskuteras och utvecklas. Studentkåren ska föra en dialog med universitet angående representationen i utåtriktat material Studentkåren ska utforma en handlingsplan för hur frågan ska drivas Antagen av styrelsen 2016-XX-XX

Beslutsärende 5.2. Uppdragsbeskrivning för verksamhetschef Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 5.2. Uppdragsbeskrivning för verksamhetschef Bakgrund I enlighet med studentkårens organisationsplan ska enhetsinstruktioner beslutas av styrelsen, men efter genomlysning verkar inte en tydlig sådan finnas gällande verksamhetschefen. Nuvarande verksamhetschef Camilla Sjölund Lundevall har tagit fram ett förslag på uppdragsbeskrivning i samråd med presidiet för att förtydliga dennes befattning. Under förgående styrelsemöte lades detta ärende fram som ett beslutsärende, men på grund av framförda krav på förtydligande från kårledningen så behandlades ärendet som ett diskussionsärende igen. Efter föreslagna revideringar så föreslår presidiet att styrelsen går till beslut. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att anta en ny uppdragsbeskrivning för verksamhetschef

Beslutsärende 5.3. Uppdragsbeskrivning för politisk sekreterare Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 5.3. Uppdragsbeskrivning för politisk sekreterare Bakgrund I enlighet med studentkårens organisationsplan ska enhetsinstruktioner beslutas av styrelsen, men efter genomlysning verkar inte en tydlig sådan finnas gällande politisk sekreterare. Nuvarande politisk sekreterare Anton Jägare har tagit fram ett förslag på uppdragsbeskrivning i samråd med presidiet för att förtydliga dennes befattning. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att anta en uppdragsbeskrivning för politisk sekreterare

Beslutsärende 5.4. Ändra styrelsemötesdatum från 1 december till 30 november Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 5.4. Ändra styrelsemötesdatum från 1 december till 30 november Bakgrund Presidiet har, i efterhand styrelsen beslutade om mötesdatum för resterande år, blivit inbjudna till en middag med universitetsstyrelsen torsdagen 1 december. Sedan styrelsemöte nr 5 (2016-09-21) är det bestämt att terminens sista styrelsemöte ska äga rum 1 december. Att kultivera relationen med universitetsstyrelsen är viktigt för vårt arbete och presidiet ser det därför som prioriterat att närvara under denna middag. Av denna anledning föreslår presidiet att styrelsen beslutar om att flytta fram detta styrelsemöte till 30 november. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att ändra mötesdatum för styrelsemöte nr 9 till 30 november

Beslutsärende 5.5. Ändra styrelsemötesdatum från 1 december till 30 november Avsändare Helen Eyice Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 5.5. Rekommendationer av ledamöter och suppleanter till AB Frescatihallens styrelse Bakgrund AB Frescatihallens styrelse är inte fullskalig. Enligt bolagsordningen så måste det finnas minst 5 ordinarie ledamöter och högst 7 stycken. I dagsläget uppfyller denna styrelse minimumkravet. Dessutom så måste 2 ytterligare suppleanter utses. Därmed så har SUS utannonserats 2 ordinarie platser och 2 suppleantposter. SUS väljer att rekommendera kandidater, men det är styrelsen som formellt sett utser dessa på sin årsstämma. Uppdragen har utlysts i SUS kanaler och flera ansökningar har inkommit. Kårens andre vice ordförande för student- och medlemsservice Helen Eyice har skött rekryteringsprocessen i samråd med verksamhetschef Camilla Sjölund Lundevall. Tilltänkta kandidaters CV och personliga brev finns som bilaga. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående att välja Alina Semiletova till ordinarie ledamot i AB Frescatihallens styrelse att välja Joakim Jonsson till ordinarie ledamot i AB Frescatihallens styrelse att välja Elias Axelsson Björklund till suppleant i AB Frescatihallens styrelse. att välja Oskar Norgren-Hansson till suppleant i AB Frescatihallens styrelse.

Rekommendation Vi har haft sju sökanden till uppdraget som styrelseledamot i AB Frescatihallens styrelse. Tillsammans med verksamhetschef Camilla Sjölund Lundevall har jag tagit emot deras CV och personliga brev samt genomfört intervjuer med samtliga sökanden. Vi har valt att rekommendera fyra av de sökande, Alina Semiletova, Joakim Jonsson, Elias Axelsson Björklund och Oskar Norgren-Hansson, dessa har vi även tagit referenser på. Utöver referenser har Alina Semiletova och Joakim Jonsson fått muntliga rekommendationer från sittande ordförande för AB Frescatihallens styrelse. Utifrån det till oss inkomna underlaget anser jag att Alina Semiletova och Joakim Jonsson är mycket lämpliga kandidater för uppdraget som ordinarie ledamöter i AB Frescatihallens styrelse och att Elias Axelsson Björklund och Oskar Norgren-Hansson är mycket lämpliga kandidater för uppdraget som suppleanter i AB Frescatihallens styrelse. Med anledning av ovanstående formulering vill jag rekommendera Alina Semiletova och Joakim Jonsson till ordinarie ledamöter i AB Frescatihallens styrelse och Elias Axelsson Björklund och Oskar Norgren-Hansson till suppleanter i AB Frescatihallens styrelse. Helen Eyice Andre vice ordförande student- och medlemsservice

Styrelseledamot till AB Frescatihallen September 14, 2016 Styrelseuppdrag AB Frescatihallen är ett företag som ägs av Stockholms universitets studentkår. Stockholms universitets studentkår är Sveriges största studentkår. Vi arbetar aktivt med att företräda studenters intressen genom information, åsiktsbildning och påverkansarbete gentemot universitet, kommun och landsting. Stockholms universitets studentkår är också ett nav för informell kompetensbyggnad, engagemang och sociala aktiviteter. Vår organisation är även en bolagskoncern som erbjuder ett brett spektrum av studentnära service och tjänster, där AB Frescatihallen utgör en del av detta. AB Frescatihallen söker nu nya ledamöter till sin styrelse. AB Frescatihallen erbjuder ytor för olika bollspel, badminton, tennis, bordtennis, minitennis samt gym, gruppträning mm. Den huvudsakliga målgruppen är studenter och anställda vid Stockholms universitet, men verksamheten och lokalerna kan även nyttjas av allmänheten, företag och föreningar. Som ledamot kommer du att vara med och forma bolagets framtid. Arbetsuppgifter Styrelsen ansvarar för bolagets förvaltning, organisation och strategiska arbete. Detta innebär att varje styrelseledamot måste ta ett stort ansvar för att vara insatt i alla frågor gällande den övergripande verksamheten. Utöver detta är styrelsens arbete operativt och ett engagemang i styrelsen ger goda erfarenheter i operativ drift av företag. Kvalifikationer Vi söker dig som är resultatinriktad och har god organisatorisk förmåga. Du är ansvarsfull, flexibel och lätt att samarbeta med. Det är särskilt viktigt att du har ett studentperspektiv. Tidigare engagemang i studentkårens verksamhet eller studentorganisationer på campus är meriterande. Erfarenheter från tidigare styrelsearbeten är likaväl meriterande. Är du särskilt intresserad och/eller har kunskaper inom ekonomi, organisationsutveckling eller juridik är detta också meriterande, liksom tidigare erfarenhet av att driva eget företag eller idrottande på elitnivå. Varaktighet och arvode Styrelsens ledamöter väljs på två år. Studentkåren kan ta i beaktning ett intresse för ett längre perspektiv, där du ska kunna behålla studentperspektivet samtidigt som du kan anpassa detta till branschperspektivet. Mötesarvode utgår. Ansökan Sista ansökningsdag är den 30 september. Skicka ansökan med meritförteckning och personligt brev till: medlemsservice@sus.su.se Märk din ansökan med AB Frescatihallen. Bifogade filer endast i PDF.

Kontaktpersoner Frågor om uppdraget besvaras av Helen Eyice, andre vice ordförande student- och medlemsservice, Stockholm universitets studentkår, per e-post på medlemsservice@sus.su.se. Studentkåren välkomnar ansökningar oavsett könstillhörighet, könsidentitet, sexuell läggning, ålder, funktionshinder, etnisk eller religiös bakgrund

Beslutsärende 5.6. Enhetsinstruktioner Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 8 2016-11-10 5.6. Enhetsinstruktioner för verksamhetsområdet studentservice Bakgrund I vanlig ordning ska styrelsen anta enhetsinstruktioner för kårens enheter i enlighet med organisationsplanen. Andre vice ordförande för student- och medlemsservice har tagit fram förslag på enhetsinstruktioner i samråd med presidiet, som presenteras med tillhörande bilagor. Beslutförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att anta enhetsinstruktioner för verksamhetsområdet studentservice för verksamhetsåret 16/17 enligt tillhörande bilagor. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Datum 2016-xx-xx Handläggare Helen Eyice Antagen Styrelse Enhetsinstruktion för evenemangsenheten Evenemangsenheten är en del av studentkårens verksamhetsområde för student- och medlemsservice. Enheten ansvarar för det dagliga arbetet med att genomföra uppgifterna i denna instruktion samt de ålagda åtagandena i den operativa planen. Enheten arbetsleds av andre vice ordförande med ansvar för student- och medlemsservice. Verksamhetens omfattning och innehåll Syfte Evenemangsenheten ska: ansvara för välkomstaktiviteter vid terminsstart, traditionsbärande och studiesocial verksamhet, arbetsmarknadsrelaterade aktiviteter och medlemsrekryteringskampanjer. Information Evenemangsenheten ansvarar för: att studenter vid Stockholms universitet är välinformerade om studentkårens verksamhet att informera studenter om enhetens aktiviteter att informera studenterna vid Stockholms universitet om studentkårens till dem riktade service Service Evenemangsenheten ansvarar för: arrangemanget av studentkårens terminsvis återkommande studentmottagande att tillsammans med andre vice ordförande för student- och medlemsservice ta initiativ till studiesociala aktiviteter och kampanjer syftande till medlemsrekrytering studentkårens representation vid akademiska högtider på Stockholms universitet studentkårens traditionsbärande representation och kontakt med övriga studentkårer och SSCO upprätthållandet av traditioner inom studentkåren studentkårens medverkan vid arbetsmarknadsdagar 2 (8)

Verksamhetens genomförande Rutiner Evenemangsenheten ansvarar för: att verksamheten genomförs i överensstämmelse med studentkårens styrdokument, policys och rutiner att följa de instruktioner som dess arbetsledare utfärdar att hålla enhetsmöten att delta i områdesmöten Rapportering Evenemangsenheten ska: kontinuerligt rapportera till arbetsledaren om det löpande arbetet, rapportering ska ske i veckorapporter och regelbundna avstämningar, samt övriga samtal och möten terminsvis skicka in en rapport till sin arbetsledare om de aktiviteter och evenemang som enheten har varit delaktig i se till att en fullgod överlämning sker vid verksamhetsårets slut Utåtriktade aktiviteter Evenemangsenheten ska: representera studentkåren under utåtriktade aktiviteter eller kampanjer på universitetet samt ta initiativ till sådana representera studentkåren under välkomstveckorna representera studentkåren inför och under kårval vid intresse och behov bistå vid akademiska högtider 3 (8)

Datum 2016-xx-xx Handläggare Helen Eyice Antagen Styrelse Enhetsinstruktion serviceenheten Serviceenheten är en del av studentkårens verksamhetsområde för student- och medlemsservice. Enheten ansvarar för det dagliga arbetet med att genomföra uppgifterna i denna instruktion samt de ålagda åtagandena i den operativa planen. Enheten arbetsleds av andre vice ordförande med ansvar för student- och medlemsservice. Verksamhetens omfattning och innehåll Syfte Enheten ansvarar för att ge sina respektive studentgrupper (lärarstudenter vid Stockholms universitet och kårföreningar knutna till SUS) stöd i deras verksamheter. Enheten ansvarar även för att förse sin respektive studentgrupp med för dem nödvändig information samt att skapa mötesplatser för dem. Information Serviceenheten ansvarar för: att deras studentgrupper är välinformerade om studentkårens verksamhet att informera sina studentgrupper om sina aktiviteter att informera sina studentgrupper om studentlivet på Stockholms universitet Service Serviceenheten ansvarar för: att arrangera aktiviteter för sin respektive studentgrupp att uppmuntra sin respektive studentgrupp till att arrangera studiesociala aktiviteter och stötta dem i genomförandet av aktiviteterna lokalbokningar för kårföreningar administration av ekonomiska bidrag till kårföreningar Verksamhetens genomförande Rutiner Serviceenheten ansvarar för: att verksamheten genomförs i överensstämmelse med studentkårens styrdokument, policys och rutiner att följa instruktioner som arbetsledaren utfärdar att hålla enhetsmöten att delta i områdesmöten 4 (8)

Rapportering Serviceenheten ska: kontinuerligt skicka in rapporter till sin arbetsledare om de aktiviteter och evenemang som samordnaren varit delaktig i terminsvis skicka in en rapport till sin arbetsledare om de aktiviteter och evenemang som samordnaren har varit delaktig i att tillse att en fullgod överlämning sker vid verksamhetsårets slut Utåtriktade aktiviteter Serviceenheten ska: representera studentkåren under utåtriktade aktiviteter eller kampanjer på universitetet samt ta initiativ till sådana representera studentkåren under välkomstveckorna representera inför och under kårval vid intresse och behov bistå vid akademiska högtider 5 (8)

Datum 2016-xx-xx Handläggare Helen Eyice Antagen Styrelse Enhetsinstruktion för internationella enheten Internationella enheten är en del av studentkårens verksamhetsområde för student- och medlemsservice. Enheten ansvarar för det dagliga arbetet med att genomföra uppgifterna i denna instruktion samt de ålagda åtagandena i den operativa planen. Enheten arbetsleds av andre vice ordförande med ansvar för student- och medlemsservice. Verksamhetens omfattning och innehåll Syfte Internationella enheten ansvarar för att internationella studenter som studerar vid Stockholms universitet ges en god service i form av information, rådgivning och sociala aktiviteter. Information Internationella enheten ansvar för: att internationella studenter vid Stockholms universitet är välinformerade om studentkårens verksamhet att informera internationella studenter om enhetens aktiviteter att informera internationella studenter om Stockholms studentliv Service Internationella enheten ansvar för: att arrangera aktiviteter för internationella studenter att driva mentorsverksamhet för internationella studenter studentambassadörsprogrammet (sker i samarbete med evenemangsansvarig) mottagande av nyanlända internationella studenter Verksamhetens genomförande Rutiner Internationella enheten ansvarar för: att verksamheten genomförs i överensstämmelse med studentkårens styrdokument, policys och rutiner att följa de instruktioner som dess arbetsledare utfärdar att hålla regelbundna enhetsmöten att delta i områdesmöten 6 (8)

Rapportering Internationella enheten ska: kontinuerligt rapportera till sin arbetsledare om det löpande arbetet, rapportering sker i veckorapporter och regelbundna avstämningar, samt övriga samtal och möten terminsvis skicka in en rapport till sin arbetsledare om de aktiviteter och evenemang som enheten har varit delaktig i se till att en fullgod överlämning sker vid verksamhetsårets slut Utåtriktade aktiviteter Internationella enheten ska: representera studentkåren under utåtriktade aktiviteter eller kampanjer på universitetet samt ta initiativ till sådana representera studentkåren under välkomstveckorna representera studentkåren inför och under kårval vid intresse och behov bistå vid akademiska högtider Instructions for the International Unit The International Unit is a part of the Student Unions area Student Service. The unit is responsible for the day to day responsibilities that are presented in this instruction and for performing their assigned commitment in the operating plan. The units chief operating officer is the Second Vice President Student Service. The works range and content Purpose The International Unit is responsible for giving the international students that study at Stockholm University good service by means of information, advice and social activities. Information The International Unit is responsible for: Making sure that the international students at Stockholm University are wellinformed about the Student Unions work. Informing the international students about the units activities Informing the international students about the student life in Stockholm. Service The International Unit is responsible for: Arranging activities for international students Running mentorship programs for international students The Student Ambassador Program Welcome weeks for new arrival international students. 7 (8)

The works implementation Routines The International Unit is responsible for: Making sure that the work is done in correspondence with the Student Unions policy documents and routines Following the instructions that their chief operating officer gives them. Having regular Unit meetings Taking part in area meetings Reporting The International Unit will: Regularly report about the continuous work to their chief operating officer, reporting will be in form of week-reports and regular reconciliation meetings, as well as other talks and meetings. Send a halftime-report of the activities and events that the unit has arranged and been a part of during every semester. Make sure that an adequate handover takes place at the end of the operating year. Outreaching activities The International Unit will: Represent the Student union in their outreaching activities and campaigns at the university as well as initiate such activities. Represent the Student Union during the welcome weeks Represent the Student Union before the Student Union Election as well as during the same. If interested and if there s need assist at academic holidays. 8 (8)