Organisation och delegation Institutionen för svenska språket Ledningsgrupp: Prefekt: Lena Rogström Stf. prefekt: Lars Borin Adm. chef: Harriet Gustafsson Ekonom: Ola Björklund Viceprefekter: Grundutbildning: Lena Rogström Forskarutbildning och avancerad nivå: Elisabet Engdahl Forskning: Lars Borin Studierektorer: Grundutbildning: Ingegerd Enström Sviss: Ingegerd Enström Lärarutbildning: Monica Johansson Uppdragskoordinator: Kerstin Jaktén Studievägledare: Kerstin Jaktén Administratörer: Ola Björklund Britt Marie Carlsson Erik Falk Malin Magnander (även webbredaktör) Helena Pettersson Ansvar och arbetsuppgifter för prefekt, stf. prefekt, viceprefekter, studierektorer och studievägledare Prefekt Delegation från dekan och fakultetsnämnd besluta om ledighet i enlighet med gällande lagar, förordningar och avtal för alla kategorier besluta om att visstidsanställa lärare (högst sex månader) meddela varsel då anställning inte kommer att förlängas besluta om anställning av för första gången anställd som lektor eller adjunkt, längst sex månader (med förlängning högst till ett år) besluta om anställning av amanuens och förlängning av anställning (ett till tre år)
besluta om visstidsanställningar som forskare, bitr. forskare om anställningen finansieras externt besluta om tidsbegränsad anställning av TA-personal med undantag av anställning med lönebidrag och motsvarande besluta om ändrad befattningsbenämning för TA-personal (efter förhandling) bevilja begärt entledigande (ej för professorer) besluta om återanställning efter pensionsavgång, med undantag för anställning som professor utse studierektor under förutsättning att tillsvidareanställd universitetslektor eller professor utses besluta om inplacering i lön av nyanställd personal (med undantag för anställning som professor, forskarassistent, bitr. universitetslektor eller doktorand) Ansvar Prefekten har det övergripande ansvaret för institutionens verksamhet såsom personalekonomi, arbetsmiljö, förvaltningsansvar samt övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning. Prefekten är ordförande i institutionsstyrelsen bereder underlag för institutionsstyrelsens sammanträden och kallar till protokollförda sammanträden är ordförande i ledningsgruppen och kallar denna till regelbundna och protokollförda sammanträden, där minnesanteckningar ska föras prefekten har övergripande ansvar för att delegationsordningen och den demokratiska processen fungerar väl prefekten leder och fördelar det dagliga arbetet vid institutionen prefekten har personalansvar inkl. ansvar för tjänstgöringsplaner prefekten har ett ekonomiskt ansvar och leder arbetet med den årliga budgeten för beslut i institutionsstyrelsen prefekten ansvarar för institutionens arbetsmiljö (särskilt uppdrag nedan) prefekten ansvarar för att verksamheten bedrivs utifrån god miljö och hållbar utveckling i enlighet med lagstiftning, GU:s miljöpolicy och fakultetens handlingsplan (särskilt uppdrag nedan)
prefekten ansvarar för jämställdhet och jämlikhet vid institutionen i enlighet med GU:s likabehandlingsplan prefekten har ett förvaltningsmässigt ansvar och för övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning prefekten ska tillse att personal och resurser disponeras ändamålsenligt prefekten ska eftersträva att utveckla en god samarbetsanda och en kreativ miljö, verka för att forskning och utbildning av hög kvalitet bedrivs inom institutionen prefekten ska främja studentinflytande och samverkan med det omgivande samhället prefekten ska ha god överblick över utbildnings- och forskningsstrategiska frågor, alternativt tillse att denna kompetens uppnås genom särskilt uppdrag prefekten ska besluta i ärenden som rör bisysslor med anknytning till forskning och utbildning prefekten ansvarar för att genomföra medarbetar-, utvecklings och lönesamtal med hela personalen och föreslår nya löner till dekanen (särskild delegation/uppdrag för administrativ personal och doktorander) prefektens ansvar kan inte delegeras till andra inom institutionen: Även om arbetsuppgifter är delegerade så behåller prefekten ansvaret i dessa uppgifter. Ställföreträdande prefekt Ställföreträdande prefekten inträder i prefektens ställe vid dennes frånvaro (sjukdom, semester, tjänsteresa m.m.). Stf prefekten övertar då samma delegation och ansvar som ovan. Viceprefekt för utbildning på grundnivå Viceprefekten ska ansvara för den övergripande utbildningsplaneringen, inklusive utbildningens internationalisering se till att institutionens samlade resurser för utbildning utnyttjas optimalt vara ordförande i grundutbildningskommittén och kalla till möten som ska vara protokollförda bereda ärenden inom sitt ansvarsområde för Institutionsstyrelsen ha ledningsansvar över studierektorernas och uppdragskoordinatorns arbete
i samråd med studierektorerna föreslå ändringar i kursutbud, kursplaner, studieplatser etc. till institutionsstyrelsen/hfn ansvara för uppföljning, utvärdering och återkoppling till utbildningen ansvara för kursbudget och uppföljning av uppdrag tillse att universitetets regelverk för grundutbildning följs kontrollera utbildningens kvalitetssäkring ansvara för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp kontinuerligt vara kontaktperson rörande utbildningsfrågor på grundnivå inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt behandla remisser som rör utbildningsfrågor på grundnivå Viceprefekt för forskarutbildning Viceprefekten ska vara föredragande i frågor till institutionsstyrelsen som rör utbildning på forskarnivå och avancerad nivå leda handledarkollegiets sammanträden och kalla till möten minst en gång per termin fördela handledartid och bereda ärenden där doktorand begär handledarbyte Följa upp doktorandernas ISP samt se till att rätt aktivitetsgrad inrapporteras i Ladok (tillsammans med administratör för forskningsfrågor, doktoranden och dess huvudhandledare) bereda ärenden om antagning till forskarutbildningen ha övergripande ansvar för samordning av seminarier ansvara för och planera kursutbudet på forskarutbildningen och avancerad nivå hålla utvecklingssamtal med doktorander tillse att relevant information för forskarutbildningen och doktorander (stipendier, konferenser) finns tillgängliga (delegeras till webbredaktör och adm. chef) Behandla remisser som rör forskarutbildningen
Bereda ärenden som rör doktoranders tjänstledigheter, uppskov, förlängningar, etc (tillsammans med administratör för forskningsfrågor och huvudhandledare), Underteckna stipendieansökningar (för doktorander, tillsammans med huvudhandledare) vara kontaktperson rörande forskarutbildningsfrågor och frågor rörande avancerad nivå inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt Viceprefekt för forskning Viceprefekten ska ha övergripande ansvar för institutionens forskning och forskningsstrategier vara ordförande och sammankallande i forskarkollegiet främja kontakter med forskningsfinansiärer tillse att etik och redlighetsfrågor inom forskning följs upp ha ansvar för kvalitetssäkring inom forskning behandla remisser som rör forskning tillse att institutionens samlade resurser för forskning nyttjas optimalt tillsammans med viceprefekten för forskarutbildning skapa en god seminariemiljö stödja och diskutera ansökningar om forskningsprojekt ansvara för att det finns god arbetsmiljö och resurser för att genomföra de sökta projekten inom institutionens tillgängliga lokaler (i samråd med prefekten) vid behov utföra medarbetarsamtal med forskande personal (på uppdrag från prefekten) Studierektorer Studierektor har övergripande ansvar för utbildningsplanering (på uppdrag från viceprefekt) kursplaner och kurslitteratur (på uppdrag från viceprefekt)
pedagogisk utveckling och lärares fortbildning (på uppdrag från viceprefekt) schemaläggning bokning av tentamina Studierektor ska vidare hålla sig informerad om gällande policies, regler, rutiner och blanketter för utbildning på grund- och avancerad nivå känna till de system som används (se nedan) vara fakultetens kontaktperson samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå de mål som formulerats i Humanistiska fakultetens handlingsplan för miljö och hållbar utveckling vara huvudexaminator för utbildning grund- och avancerad nivå vara inriktningsansvarig för institutionens inriktningar (studierektor för lärarutbildningen) Arbetsuppgifter Studierektors ska till exempel ge förslag till bemanning av kurser efter ekonomiska ramar från prefekten planera utbildningen bereda kursplaner hålla i lärarkollegier (på uppdrag från viceprefekt) förmedla aktuella beslut och föreskrifter till lärare (på uppdrag från viceprefekt) genomföra ändringar i kursutbud, kursplaner, litteraturlistor, samt antagningstal etc. (på uppdrag från viceprefekt) ansvara för att institutionen följer gällande upphovsrätt planera och genomföra introduktionsmöten (tillsammans/i samråd med studievägledare och likabehandlingsombud) besvara remisser och skrivelser (på uppdrag från viceprefekt) utfärda intyg och betyg för lärare (förbereds av utbildningsadministratör)
ta fram policy för pedagogisk utveckling (på uppdrag från viceprefekt) Inleda utredningar vid misstanke om fusk för vidare rapport till viceprefekt Hantera studiesociala konflikter Samla in och sammanställa kursutvärderingar Utfärda intyg Uppdragskoordinator Uppdragskoordinatorns (UK) uppgift är att vara den sammanhållande funktionen för såväl uppdragsutbildning som uppdragsforskning. UK ska ha överblick över institutionens samlade utbud av uppdrags- och kompetensutvecklingskurser aktivt arbeta för att öka våra uppdrag ansvara för upprättande av offerter och anbud i samråd med ekonom och adm. chef beräkna kostnader för uppdrag förmedla uppdrag till studierektorer för bemanning följa upp tidigare uppdrag och hålla kontakt med uppdragsköpare aktivt samarbeta med andra studierektorer/koordinatorer på andra institutioner i syfte att stärka den samlade verksamheten för uppdrag och kompetensutveckling vid fakulteten Studievägledare Studievägledare ansvarar vägledning och rådgivning till studenter vad gäller utbildning och arbetsmarknad Studievägledare har ansvar för att medverka till att studenten blir medveten om egna anlag, intressen och värderingar och deras betydelse för att självständigt studie- och karriärval medverka till att studenten själv kan fatta välgrundade beslut i fråga rörande studier och karriär ge studenten stöd i studiesituationen och stimulans att fullfölja sina studier hålla sig uppdaterad om gällande regler, förordningar, rutiner och policies inom arbetsområdet studie- och vägledning
vara institutionens/fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och vägledning säkerställa vägledningens kvalitet genom fortlöpande kompetensutveckling arbeta för att nå de mål som formulerats i Humanistiska fakultetens handlingsplan för miljö och hållbar utveckling (dock ett övergripande ansvar för särskild studierektor vid institutionen) arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Arbetsuppgifter Studievägledare ska till exempel ge enskilda vägledningssamtal ge gruppvägledning, t.ex. introduktion, information om utlandsstudier eller studieval ge ämnesspecifik information och vägledning vara kontaktperson för student med funktionshinder bereda ärenden om tillgodoräkning (ej för hel kurs) utveckla rutiner för uppföljning av och stöd till studenter som möter svårigheter i sina studier sköta samverkan med annat studentstöd inom GU sköta samverkan med Karriärcentrum sköta samverkan med fakultetens alumnkoordinator ha fasta telefon- och mottagningstider inläsning och fortbildning för att säkerställa kvaliteten i vägledningen delta i arbetet med uppföljning av kursvärdering medverka med sin kunskap och erfarenhet i pedagogiskt utvecklings- och utvärderingsarbete på alla nivåer uppehålla samarbete med övriga studievägledare vid fakulteten bedriva utåtriktad verksamhet gentemot skolor och allmänhet samverka med studentorganisationer INSTITUTIONSSTYRELSE
Institutionsstyrelsen (IS) består av prefekt, stf prefekt och två lärarrepresentanter, samt en ersättare för dessa, vidare en representant för TA-personal med ersättare och två studenter doktorand och grundutbildnings/avancerad nivå med ersättare för bägge. Till institutionsstyrelsen adjungeras likabehandlingsombudet, och då så behövs viceprefekt och/eller studierektorer. Administrativa chefen är sekreterare i IS. Institutionsstyrelsen sammanträder minst två gånger per termin. IS har följande ansvar och uppgifter: besluta om budget avge förslag till anställningsprofil för rekrytering av lärare besluta om examinator inom utbildning på grund- och avancerad nivå samt besluta om examinator på kurser inom forskarutbildningen fastställa och följa upp strategiska planer för institutionens utbildning, forskning och samverkan. fastställa och följa upp institutionens handlingsplan vad gäller kvalitetsarbete, likabehandlingsarbete och miljöarbete. besluta om övriga frågor av mer principiell natur LEDNINGSGRUPP Ledningsgruppen består av prefekt, stf. prefekt, administrativ chef samt ekonom. En gång per termin sammanträder en större ledningsgrupp utökad med viceprefekter samt föreståndare för ISA, Lexikaliska institutet samt Språkbanken. Ledningsgruppens uppgifter är att stödja prefekten i den löpande driften på institutionen och fungera som operativ enhet inom institutionen att fördela och verkställa de beslut som institutionsstyrelsen fattar att utarbeta underlag för beredning av uppkomna frågor och/eller föreslå temporära beredningsgrupper för vidare handläggning