VERKSAMHETSBERÄTTELSE Servicenämnden

2016 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Servicenämnden Demitz-Helin Emma Region Skåne 1

Innehåll Regionservice uppdrag... Året som gått viktiga händelser... 4 Nöjda medborgare... 5 En effektiv verksamhet med hög kvalitet... 6 En drivande utvecklings aktör... Fel! Bokmärket är inte definierat. Medarbetarna är Region Skånes viktigaste resurs... 8 Produktion... 1 Miljöredovisning (sker separat)... 21 Uppföljning av arbetet med intern kontroll... 24 2

Regionservice uppdrag Med väl genomtänkta och genomförda tjänster ska Regionsservice verksamheter bidra till att skapa en god vård och ett mervärde för främst vården. Utvecklingen av vårdnära verksamhets anknutna servicetjänster har fokus på kvalitet och leveranssäkerhet. Under 2016 har Regionservice tillsammans med vårdförvaltningarna arbetat för att hitta lösningar som kan skapa mer tid för vård där utveckling av anpassat IT-stöd är en förutsättning. Införande av servicevärdar har fortsatt under 2016 med goda resultat, och konceptet ska fortsätta inom fler sjukvårdsverksamheter. Syftet är frigöra tid för vården. Att arbeta med service gentemot sjukvården idag ställer höga krav. Vården är högt specialiserad, tempot är uppskruvat och resurserna knappa. Det gäller för den totala serviceverksamheten att utveckla rätt lösningar, rätt metoder och rätt kompetens till rätt kostnad. Synen på vilka uppgifter serviceorganisationen ska arbeta med håller gradvis på att förändras och Regionservice ligger i framkant i att definiera och genomföra denna förändring. På sikt kan serviceorganisationen ta över ett flertal tjänster som idag utförs av vården. Allt för att frigöra mer tid för vård. Regionservice ansvarar för: Region Skånes fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll och lokalförsörjning (inklusive externa hyresavtal) Regiongemensamma stöd- och servicefunktioner Energieffektiviseringar och miljöförbättrande åtgärder inom gods- och persontransporter och fastighetsutveckling. För att få ut optimal kraft samordnar Regionservice serviceleveranserna utifrån det behov som vården har. Organisationen ska presentera smarta lösningar där olika tjänster samverkar och bildar helheter på ett sätt som blir både effektivare och billigare för Region Skåne Regionservice ambition är att vara en organisation där Region Skåne med förtroende kan lägga all service som finns runt vården av patienten och känna stor tillit att uppdragen löses på bästa sätt.

Året som gått viktiga händelser Övertagande av lokalvård i egen regi i Trelleborg och Lund. Kundcenter har etablerats på Medicon Village. Vindkraftparken i Region Skåne har uppfyllt målet. Rättspsykiatriskt centrum (RPC) är etablerat. En ny förvaltning är bildad Regionfastigheter Bokslutsarbetet har förkortats från sju till tre dagar. Investering för IT-lösningen, Computer Aided Facility Management (CAFM), finns upptagen i Region Skånes verksamhetsplan och budget 2017 med plan för 2018-201. Projektering för lokaler för åkeri och hjälpmedelsverksamheten igångsatt. Utbildning för medarbetarna har fortsatt under 2016. Verksamhetsförändringar/-övergångar Externa verksamhetsförändringar 2016 Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) Övertag Lokalvård i egen regi Lund Övertag 16001 121 78 Mkr Lokalvård i egen regi Trelleborg 16001 8 7 Mkr Övertag Servicemedarbetare kök 16001 40 22 Mkr Större interna verksamhetsförändringar 2016 Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) Uppstart av RPC 16001 8 4,6 Mkr 4

Nöjda medborgare Under året har Division Kund arbetat med utveckla och utvärdera modellen NKI (nöjd kundindex) inför 2017. 2016 års verksamhet kommer att utvärderas i början på 2017. Affärsområde GSF HR och Ekonomi har satt upp som mål för 2016 att NKI skulle öka med %. Totalt för GSF har vi inte nått detta mål men har bibehållit en fortsatt hög kundnöjdhet. För både affärsområde GSF HR och Ekonomi mäts kundnöjdheten med hjälp av callguide survey (NKI via telefon) sedan 2015. Inringande kunder får ge sin återkoppling på supportens tillgänglighet samt handläggarens bemötande och kompetens. Kunden får erbjudande om att delta i undersökningen redan innan samtal med handläggaren i supporten, efter samtalet rings kunden upp och får då besvara frågorna. MEDBORGARPERSPEKTIVET NÖJDA MEDBORGARE Övergripande mål Mätetal/indikationer Målvärde 2016 Måluppfyllelse Regionservice ska samordna leveranser för att ge säker vårdmiljö, prisvärda tjänster samt ett mervärde till kund bland annat genom att frigöra tid för vården Nöjda kunder och medborgare Utveckla och utvärdera modell för NKI Modell utvecklad. Utvärdering pågår. Mål uppnått 5

En effektiv verksamhet med hög kvalitet Under året har Division Kund framförallt arbetat med att etablera en kvalitetssäkrad uppföljning av prioriterade områden utifrån ett kundperspektiv måltider, transport och lokalvård. Arbetet fortsätter under 2017 för att säkerställa en kvalitetssäkrad samlad leverans. Med fokus på hög tillgänglighet, enkelhet och snabbhet levereras alltid ett professionellt och enhetligt kundmöte. Trygghet skapas i kundrelationen genom bred kompetens, transparant arbetssätt och lyhördhet. Regionservice har arbetat med att skapa förutsättningar för ett IT-stöd för hela verksamheten och som tillhandahåller rätt information för uppföljning samt kommunicerar väl med övriga system inom Region Skåne. Service och fastighetsverksamheten har tagit fram verksamhetens krav inför upphandlingen, som vid utgången av året är i fasen att utvärdera inkomna anbud. Man har även arbetat med att förbereda verksamheten på förändringar i arbetssätt. En investering för IT-lösningen, Computer Aided Facility Managment (CAFM), finns upptagen i Region Skånes verksamhetsplan och budget 2017 med plan för 2018-201. Regionservice arbetar fortlöpande och strukturerat med att minska antalet driftstörningstimmar genom förebyggande åtgärder. Under året observeras särskilt driftsstörningar med hög luftfuktighet i operationssalar och sterilförråd, strömavbrott, åsknedslag i Hässleholm, driftstörningar i vattenförsörjningen från VA-syd (Malmö samt Lund) och otjänligt vatten från kommunen i Helsingborg. Under 2016 har gjorts mätningar av driftstörningar i Avic. Jämförelsen av förändringen av antalet driftstörningar mellan 2016 och 2017 kommer att redovisas 2017. Region Skåne har deltagit i Landstingsbenchmarkingprogrammet 2016 i de tre processerna bevakning, patientkost och patienttransporter med totalt nio sjukhus. Region Skåne har, sedan 2014, förbättrat servicenivån i processen patientkost men försämrat servicenivån något i de övriga två processerna där sjukhusen rankas efter olika behovsnivå. Patienttransporter är ändå den process där störst andel av Region Skånes sjukhus (4 av 6) har en högre servicenivå än det svenska medianvärdet. I lokalvårdsprocessen har Region Skåne, sett till medelvärdet, en högre brukarnöjdhet än resten av landet. Region Skånes placering har förbättrats inom majoriteten av processerna år 2016 jämfört med år 2015, brukarnöjdheten för Lokalvård har ökat radikalt jämfört med 2015. 6

VERKSAMHETSPERSPEKTIVET: EN EFFEKTIV VERKSAMHET MED HÖG KVALITET Övergripande mål Mätetal/indikationer Målvärde 2016 Måluppfyllelse REGIONSERVICE SKA FORTSÄTTA ATT HA ENKLA OCH TYDLIGA KONTAKTVÄGAR SAMT EN SAMORDNAD OCH TYDLIG TJÄNSTEUTVECKLING Samordnad professionell serviceleverans Uppföljning av tjänsteportfölj Implementera och etablera en tjänsteportfölj med regelbunden uppföljning. Mål uppnått Utvecklat IT stöd ska införas. Kravställning för IT stöd genomfört Enligt plan Antal driftstörningartimmar Ta fram baseline Enligt plan Landstingsbenchmarkingen Ligga topp 8 av 20 jämfört med övriga medlemmar Delvis förbättrats VERKSAMHETSPERSPEKTIVET EN DRIVANDE UTVECKLINGS AKTÖR Övergripande mål Mätetal/indikationer Målvärde 2016 Måluppfyllelse REGIONSERVICE SKA ARBETA MED FOSSILFRITT I FOKUS SAMT EN MINSKAD FÖRBRUKNING MED ÖKAD NYTTA Miljömedveten leverans Energiförbrukning 218 kwh/m 2 /år Målet ej uppnått Andel av livmedelsbudgeten som utgörs av ekologiska och närproducerade livsmedel Andelen fossilfritt bränsle 50 % Mål uppnått i egna kök 60 % Mål uppnått Andel utsorterade avfallet Öka med 5 % (jämfört med 2015) i regionen. Mål uppnått Andel chefer som uppfyller kompetenskrav miljö. 0 % Mål uppnått 7

Medarbetarna är Region Skånes viktigaste resurs Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare Resultatet från medarbetarundersökningen används främst på enhetsnivå. Varje enhet arbetar fram handlingsplaner, med fokus på förbättringar, utifrån vilka fokusområden medarbetarna anser vara viktigast för just sin arbetsplats. Cheferna leder detta arbete med stöd av HR. Några affärsområden väljer även ut fokusområden på affärsområdesnivå. Handlingsplanerna följs upp i linjen och respektive chef ansvarar för uppföljningen. Regionservice erbjuder enbart heltidstjänster vid nyrekrytering. Före rekrytering av nya medarbetare erbjuds alltid redan anställda medarbetare med lägre sysselsättningsgrad möjligheten att gå upp till heltid. Gott ledarskap är en förutsättning för framgång Värdet på faktorn ledarskap i medarbetarundersökningen sjönk från 70,1 2015 till 6,1 2016. Värdet har alltså sjunkit något från 2015 till 2016 och är tillbaka till nästan samma index som 2014 (68,8). Regionservice arbetar med att förbättra ledarskapet genom att erbjuda, och uppmana, cheferna att medverka på Regionens utbildningar inom ledarskap samt genomför regelbundna utbildningar på förvaltningsnivå inom bland annat rehabiliteringsprocessen, medarbetarsamtalet och arbetsmiljö. Cheferna erbjuds också möjligheten att få en mentor eller coach. Just nu utvecklas ett introduktionsprogram för nya chefer, med syfte att tydliggöra uppdraget, men som också ska belysa de förväntningar som ställs på cheferna. Vid rekrytering av nya chefer kommer det framöver att tas hänsyn till Regionens chefs- och ledarkriterier. Osakliga löneskillnader Regionservice gör varje år en lönekartläggning där löneskillnader mellan män och kvinnor i arbete som är lika eller likvärdiga kartläggs och analyseras. Resultatet redovisas i en handlingsplan för jämställda löner. I de fall det upptäcks osakliga löneskillnader upprättar förvaltningen en kostnadsberäkning/tidsplan för åtgärd. Resultatet av kartläggningen visade att inga osakliga löneskillnader återfinns i lika eller likvärdiga yrken inom förvaltningen. Lika rättigheter och möjligheter Regionservice har tagit fram en handlingsplan för att främja lika rättigheter och möjligheter 2016. Tydliga karriär- och utvecklingsvägar för medarbetare och chefer Utvecklingsplan och individuell handlingsplan ska upprättas för samtliga medarbetare. I det årliga medarbetarsamtalet tar medarbetaren och chefen fram en individuell handlingsplan där medarbetarens behov av kompetensutveckling har identifierats, tidsatts och fördelat ansvar för aktiviteten. Medarbetarens karriärmässiga ambitioner kartläggs och dokumenteras i samtalsmallen för medarbetarsamtalet. Hälsofrämjande arbete Ett hälsofrämjande och systematiskt arbetsmiljöarbete med engagerade medarbetare och ledare ger förutsättning för en god kvalité i verksamheten och nöjda medborgare. Regionservice arbetar med Hälsoinspiratörer deras roll är att: Motivera och inspirera kollegor till en mer hälsosam livsstil. Vara stöd till chefen Sprida kunskap och nyheter om hälsa och välbefinnande Planera och genomföra aktiviteter som främja hälsa 8

Hälsoinspiratörernas åtagande syftar bland annat till att minska sjukfrånvaron inom respektive affärsområde/enhet. Sjukfrånvaron har ökat inom Regionservice under 2016. Från januari till november har sjukfrånvaron ökat med 0,5 sjukdagar per anställd (från 22,42 till 2,7). Majoriteten av ökningen beror på korttidssjukfrånvaro (0,7). Under 2016 har medelåldern sänkts och gruppen <2 år har betydligt högre korttidssjukfrånvaro än övriga grupper, vilket är en förklaring till ökningen. För många är detta det första riktiga arbetet och en del i att komma till rätta på en arbetsplats är att få klart för sig förväntningar, rättigheter och skyldigheter. Under 2017 kommer Regionservice genomföra en introduktionsutbildning (pilot) för att bättre ta emot nyanställda. En förklaring till höjningen kan vara att ett par affärsområden sticker iväg i sjukfrånvaron med större ökningar, framförallt rör det sig om sjukskrivningar. Det ena området är GSF Ekonomi. Här arbetar man nu med att titta på anledning och åtgärd för den ökade sjukfrånvaron. GSF Ekonomi arbetar tillsammans med personalen för att komma tillrätta med problemet. Det andra området är affärsområde Skånetvätt. Ett arbete pågår i samarbete med Previa för att gå igenom och komma tillrätta med de sjukskrivningar som finns. HR finns med som stöd och bollplank i dessa frågor. Det finns fyra personalgrupper där sjukfrånvaron ökar med ett par sjukdagar/anställd. Grupperna är hantverkare, administratörer, städ-tvätt & renhållning, samt tekniker. Det rör sig framförallt om sjukskrivningar och hänger till stor del samman med de affärsområden som har ökat enligt beskrivning ovan. För att komma tillrätta med sjukfrånvaron har Regionservice under året arbetat med; Hälsoinspiratörer Utbildning för alla medarbetare, Från ord till handling (Region Skånes värderingar) Fortsätter med införande av servicepoolen Fokus på långa rehabfall Regionservice ledning har valt risk som fokusområde, där man utbildar såväl skyddsombud som affärsområdeschefer i riskbedömning vilket kan förebygga sjukfrånvaro Införande av servicevärdar skapar mer varierande arbetsuppgifter vilket ger en bättre arbetsmiljö och minskar risken för förslitningsskador hos Regionservice personal. Med mål att det även ska frigöra tid för vården och på så vis förbättra deras psykosociala arbetsmiljö genom minskad arbetsbelastning Under 2016 har många affärsområden haft målet att höja sin frisknärvaro Kompetensförsörjning Regionservice arbetar enligt det regiongemensamma standardiserade ledningssystemet för kompetensförsörjning SS604070:200. Ramar för arbetet med kompetensförsörjningsplaner: Kontinuerlig uppdatering av rollbeskrivningar och kompetensinventeringar för verksamhetsspecifika roller. Kontinuerliga kompetensinventeringar på medarbetarnivå i samband med medarbetarsamtalen. Uppföljning och redovisning av fastställda aktiviteter görs årligen i samband med att underlaget för nästa års kompetensförsörjningsplan tas fram HR-representant från Regionservice är medlem i koncernens kompetensförsörjningsnätverk för att säkerställa kopplingen till Region Skåne Rekryteringsbehov Regionservice ser ett fortsatt behov av att rekrytera tekniker inom el och VVS, specialister inom elkraft, drifttekniker med inriktning energi och kyla. Det finns även fortsättningsvis ett stort rekryteringsbehov av servicevärdar samt servicemedarbetare till Servicepoolen. Därutöver behövs också seniora rekryterare och löne- och ekonomiadministratörer. Funktions- och verksamhetsspecialister samt specialister inom pension kommer det också inom de närmsta åren finnas behov att rekrytera.

Kompetensmix-planering Regionservice fortsätter arbetet med att identifiera arbetsuppgifter som skulle kunna utföras av Regionservice istället för av vården, för att främst underlätta för vårdens kompetensmix-arbete. Regionservice arbetar tillsammans med vården för att ta fram nya lösningar, utveckla medarbetarnas uppdrag och åstadkomma en tydlig gränsdragning. Användning av bemanningsföretag Regionservice använder bemanningsföretag i mycket avgränsad utsträckning. De affärsområden som vid behov använder bemanningsföretag är GSF Ekonomi och Affärsområde Skåneteknik. Orsaken är oftast nya tillfälliga uppdrag som efterfrågas under begränsad tid. Exempel på detta är Servicevärdar som arbetar på vårdavdelningarna och avlastar vårdpersonalen med arbetsuppgifter som inte är vård - allt för att frigöra tid för vården. Detta medför även en kompetensmix hos Regionservice. Regionservice Servicepool fungerar som ett internt bemanningsföretag inom Regionservice. Inom Regionservice Servicepool sker också ett arbete med kompetensmix för att bredda medarbetarnas kompetens. 10

Antalet anställda och arbetad tid Regionservice har främst personal inom serviceområdet och har därför valt att bryta ner AID huvudgrupp till AID personalgrupp för att kunna göra en bättre analys av förändringarna. Totalt sätt kan sägas att Regionservice får ut mer 2016 i använda AOH/anställda AOH jämfört med förra året. I redovisningen är AM & Stora Bygg inkluderade i redovisningen. Dessa områden lämnade dock Regionservice i oktober månad för att tillsammans med SFU bilda Regionfastigheter. AM & Stora bygg var 2016 1 anställda mot fjolårets 120. Totalt har antalet unika anställda i december ökat från 1815 till 2150 (+5). Ökningen av antalet unika anställda (samt bland yrkesgrupperna) beror på: Tillfälliga ökningar samt ersättning av konsulter med egen personal i sjukhusbyggnationsprojekten. Mer personal för att klara utökade beställningar, hos Skånetvätt (+22) Verksamhetsövergång inom lokalvården i Trelleborg per den 1 mars 2016 samt uppstart av RPC i Trelleborg, (+27). Verksamhetsövergång inom lokalvård samt måltidsvärdar från Sodexo i Lund (+185 varav måltidsvärdar +45) Anställda dec Ledningsarbete har ökat på grund av tillsättning av vakanser, verksamhetsövergång (+8) samt införande av de nya verksamheterna, servicepoolen (+1), servicevärdar/måltidsvärdar (+7), Breddinförande av servicevärdar på SUS samt projekt 5/6 med servicevärdar och husvärdar har gjort att gruppen köks och måltidsarbetare ökat med (+7) vissa av dem har tillsatts internt från gruppen städ, tvätt och renhållning. Gruppen hantverkare har ökat då USK har omkodats till hantverkare (+7). Servicepoolen (+4) i grupperna hantverkare och administratörer Gruppen handläggare och administratörer har ökat dels genom förändring från administratör till handläggare. Personal till byggnationsprojekten, Skånetransport har ökat med (+4) - på grund av en tillfällig arbetstopp gällande implementering av logistikkonceptet på SUS Malmö, by 5+6. Personal med BEA anställning (+1) Anställda AOH jannov Använda AOH jannov AID_Huvudgrupp AID_PersonalGrupp 2015 2016 2015 2016 2015 2016 Ledning / Administration Ledningsarbete 128 14 122,4 16,4 102,1 115, Ledning / Administration Handläggararbete 18 208 182,2 201,5 146,4 15, Ledning / Administration Administratörsarbete 202 220 200,5 202,6 165,6 168,4 Undersköterska / Skötare Usk/Skötare m.fl 7 0 6, 5, 5 4,7 Övrig personal Tekniker 86 86 86 87,2 72,8 74, Övrig personal Städ, tvätt o renhållningsarb 471 61 47,5 48,6 71 41 Övrig personal Köks och måltidsarb 220 10,6 25, 161,2 221,2 Övrig personal Ingenjörer m.fl 4 10 0, 102,2 75,2 87,5 Övrig personal Hantverksarb. 41 426 414,2 42,2 75,2 86 Total - 1815 2150 170,1 117 1474,5 1648, 11

Redovisning av bisysslor Antalet medgivna respektive avslagna bisysslor inom förvaltningen ska redovisas. Läkare samt yrke specificeras om frekvens överstiger 10, annars summera i Övriga. Förvaltning: Regionservice Medgivna bisysslor Avslagna bisysslor Antal med koppling till RS Antal utan koppling till RS Antal med koppling till RS Antal utan koppling till RS Läkare Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Yrket x Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Yrket y Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Övriga 0 17 0 0 Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande 12

MEDARBETARPERSPEKTIVET Övergripande mål Mätetal/indikationer Målvärde 2016 Måluppfyllelse Ledarskapet ska vara gott och cheferna ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna. Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats. Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner. Gemensam servicekultur Årligt sjuktal (24 dagar) Reduktion med 2 % jmf med 2015 (24 dagar) Ej uppnått Ökat NMI-värde till 70 i dynamiskt fokustal. 70 i dynamiskt fokustal Ej uppnått Andel nyanställda medarbetade under 2016 som genomgått Regionserviceutbildningen. Andel medarbetare som upplevt Regionserviceutbildningen som positiv. 100 % Uppnått 0 % Uppnått APT-material kopplat till Regionservice-utbildningen Genomgånget på samtliga enheter Uppnått Regionservice ska implementera kompetensförsörjningsmodellen, stärka varumärket samt stimulera till en rörlighet inom förvaltningen Attraktiv arbetsgivare Andel medarbetare som anser att Regionservice möjliggör en professionell kompetensutveckling. 80 % Uppnått NMI-mätetal - Kan du rekommendera Regionservice som arbetsgivare Ökat NMI- > 75 % Ej uppnått (70.1%) Produktion Arbete med att ta fram kvalitetssäkrad produktionsstatistik pågår i förvaltningen. 1

Långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden uppgick till 71,8 Mkr för 2016, en ökning med 50 Mkr jämfört med 2015. Budget 2016 var byggd på självkostnadspriser för Regionservice verksamheter. I självkostnaden ingick uppräkning av löner med 2,5 % och uppräkning av externa leverantörsavtal. Under 2016 användes följande prismodeller; hyresmodellen inkl. varmhyra, fast ersättningsmodell för servicetjänster samt fast- och delvis rörlig ersättningsmodell för administrativa- och verksamhetstekniska tjänster. Resultat Resultatet uppgår till -22,7 Mkr vilket är 4,5 Mkr lägre än budgeterat. Resultatkravet har inte uppnåtts och förklaras till största delen av underskott inom affärsområdena Lokalvård och Servicevärdar (-50,5 Mkr), underskott inom affärsområde Måltider (-12,5 Mkr), uteblivna bårhusavgifter motsvarande 6,6 Mkr samt att Division AM inte klarat att nå upp till hela resultatkravet (-18,7). Regionservice mp1-4, Mkr 2016-12 2015-12 Diff 2016/2015 Intäkter 4 155, 16,4 2,6 Kostnader -4 178,6-8,7-284, Resultat -22,7 22,6-45, Budget 71,8 21,8 50,0 Avvikelse -4,5 0,8-5, Antal anställda 2 150 1 815 5 Tabellen visar utfall 2016 jämfört med utfall 2015 för Regionservice. Resultat per division, Mkr Jan-dec 2016 Utfall Budget Avvikelse Division Facility Management -8,7 7,0-75,7 Division Asset Management 18,0 6,7-18,7 Stora Byggprojekt -2,1-1, -0,2 Division Kund 0,6 0,0 0,6 Huvudkontoret -0,4 0,0-0,4 Totalt Regionservice -22,7 71,8-4,5 Tabellen visar utfall 2016 i jämförelse med budget 2016 per division. 14

Utfall jämfört med föregående år Jämfört med utfallet för 2015 har intäkterna ökat 2016. Den enskilt största förklaringsposten är att affärsområde Servicevärdar tillkommit motsvarande 65 Mkr. Personalkostnaderna har ökat med 16 % jämfört med 2015 och beror på att affärsområde Servicevärdar tillkommit, en ökad efterfrågan inom affärsområde Lokalvård och Skånetvätt, övergång till egen regi för lokalvården i Lund och Trelleborg, utökning av projektledare för de stora byggprojekten samt uppbyggnad av kunddivisionen och kundcenter. Dessutom har den genomsnittliga procentsatsen för sociala avgifter ökat vilket gett en kostnadsökning motsvarande 12,6 Mkr. Övriga verksamhetskostnader har ökat med 2 % vilket främst hänger samman med ökade kostnader för avskrivningar, till följd av fler avslutade projekt som kopplas till de stora byggprojekten samt införandet av komponentavskrivning. Kostnaden för media har blivit 15,8 Mkr högre 2016 jämfört med 2015. Det rör främst kostnaden för fjärrvärme som blivit dyrare - dels på grund av prisökning, dels på grund av högre förbrukning, vilken delvis hänger samman med att 2016 var ett kallare år än 2015. Till följd av övergången till egen regi för lokalvården i Lund och Trelleborg har kostnaden för de externa avtalen minskat med, Mkr jämfört med 2015. Om justering görs för övergång av lokalvård i egen regi, är kostnadsökningen för de externa avtalen 20 Mkr 2016 jämfört med 2015. Finansiella poster ökar med 12 % jämfört med 2016 vilket främst beror på fler avslutade projekt kopplade till de stora byggprojekten samt införandet av komponentavskrivning. REGIONSERVICE mp 1-, Mkr Utfall 201612 Utfall 201512 Avvikelse 2016-2015 % Intäkter 250,7 112, 18,4 4 % Personalkostnader -42,7-81, -128,8 16 % Övriga verksamhetskostnader inkl avskrivningar -2 181,4-2 142,7-8,7 2 % Finansiella poster -14, -1,1-16, 12 % Totalt kostnader - 27,5-08,7-18,8 6 % Resultat -22,7 22,6-45, -200 % Tabellen visar utfall 2016 jämfört med utfall 2015 för Regionservice, exklusive interna poster. Resultatutvecklingen inom Regionservice i jämförelse med budget 2016 och utfall 2015. 15

Division Facility Management (FM) Utfall jämfört med budget Resultatet för Division FM är -8,7 Mkr vilket är en avvikelse med -75,7 Mkr jämfört med resultatkravet på 7 Mkr. Anledningen till att resultatkravet inte uppnås är till största delen underskott inom affärsområde Lokalvård och Servicevärdar motsvarande 50,5 Mkr och underskott inom affärsområde Måltider motsvarande 12,5 Mkr. Uteblivna bårhusavgifter bidrar också till underskottet och uppgår till 6,6 Mkr. Avvikelsen om +,6 Mkr för intäkter beror främst på ökad efterfrågan från investeringsoch PU-projekt samt verksamhetstekniska tjänster än budgeterat. Samtidigt är intäkterna inom en del områden lägre än budgeterat då införandetakten för servicepoolen varit lägre än planerat, bårhusintäkterna har uteblivit och den externa måltidsförsäljningen har minskat. Denna minskning balanseras till viss del av en obudgeterad ersättning avseende NSX 1 - omkostnader, höjda parkeringsavgifter samt reglering av utökad bevakning inom sjukvårdsförvaltningarna. Personalkostnaderna har blivit 26,7 Mkr högre än budget och beror främst på en ökad efterfrågan från vården avseende tvätttjänster och lokalvård samt ett ökat behov av servicevärdar än budgeterat. Avvikelsen för övriga kostnader motsvarande - 81,7 Mkr förklaras dels av en kostnadsökning som också ger en intäktsökning för verksamhetstekniska tjänster, dels av högre kostnader för de externa avtalen inom affärsområde Lokalvård beroende på extra beställningar från vårdförvaltningarna. Högre kostnader för inköp inom affärsområde Måltider samt ökade kostnader för bevakning på grund av dubbelbemanning i Malmö och Helsingborg är andra orsaker till kostnadsökningen. Division FM (Mkr) Jan-dec 2016 Utfall Budget Avvikelse S:a Verksamhetsintäkter 2 05,8 2 062,2,6 Personalkostnader -800,7-774,0-26,7 Övriga omkostnader -1 11,4-1 22,7-81,7 S:a Verksamhetskostnader -2 112,1-2 00,7-108,4 Avskrivningar -20,7-20,1-0,6 Finansnetto -1,7-1, -0,4 Totalt Resultat -8,7 7,0-75,7 Tabellen visar utfall 2016 i jämförelse med budget 2016 för division FM. Resultatuppföljning per affärsområde Affärsområde Skåneteknik visar ett positivt resultat vilket beror på en ökad efterfrågan samt lägre personalkostnader på grund av vakanta tjänster. Affärsområde GSF HR har under året burit omställningskostnader för flytten från Malmö till Lund. Detta i kombination med en mer restriktiv hållning till rekryteringar inom Region Skåne har lett till lägre efterfrågan än förväntat vilket gör att affärsområdet visar ett negativt resultat. Även affärsområde GSF Ekonomi har burit omställningskostnader under 2016, men tillkommande uppdrag utan utökning av bemanning gör att de ekonomiadministrativa delarna visar ett positivt resultat. Transaktionsföretag 5 genererar däremot ett underskott. Inom Ledning och Stab är resultatet positivt vilket beror på att en del personal varit utlånad till NSX-projekten. För affärsområde Servicepoolen har omsättningen inte varit tillräckligt hög och detta i kombination med uppstartskostnader gör att affärsområdet visar ett negativt resultat. 1 NSX Nya Sjukhusprojekt, X står för antingen Helsingborg (H), Malmö (M), Lund (L) 16

För affärsområde Skånetvätt har efterfrågan från vården ökat under 2016 vilket lett till att personal- och produktionskostnaderna stigit. Dock har man genom effektiviseringar kunnat sänka kostnaden för bland annat media. För affärsområde Lokalvård är kostnadsökningen inom egen regi främst kopplad till en utökad leverans i Kristianstad, Malmö och Helsingborg med dygnet-runt städning på akutmottagningarna. Kostnadsökningen för de externa avtalen beror på en utökad leverans till vårdförvaltningarna. Ingen reglering har gjorts för de utökade beställningarna. Av den totala utökningen uppstod kostnader motsvarande 24,5 Mkr under 2015 men ingick inte i budgetunderlaget för 2016. Affärsområde Måltider visar ett underskott jämfört med budget som dels beror på att den externa intäkten minskat mer än beräknat, främst i Helsingborg, dels pga. högre inköpskostnader. Den totala inköpskostnaden har ökat med 2,5 Mkr jämfört med förra året. Även kostnaden för transporter är 2,8 Mkr högre jämfört med 2015 beroende på nytt måltidsavtal. Affärsområde Skånetransport saknar bårhusintäkter motsvarande 6,6 Mkr. Regionstyrelsen beslutade 2016-02-11 17 att införa avgifter för bårhusverksamheten fr.o.m. 2016-0-15. Efter dialog med kommunerna framkom det att avgiftsbeläggningen var otydlig och därmed svår att verkställa. Regionstyrelsens arbetsutskott beslöt därför 2016-05-24 41 att uppdra åt Servicenämnden att bereda bårhusavgiftsfrågan ytterligare och inkomma med förtydligande. I avvaktan på ny beredning har avgiftsbeläggningen inte verkställts. Utöver minskade intäkter har kostnaderna ökat till följd av att fler logistikkoncept implementerats än vad som var budgeterat för 2016. Affärsområde Verksamhetsstöd visar ett negativt resultat om -0, Mkr. Det utökade behovet av bevakning på Rättspsykiatriskt center i Trelleborg (RPC) har inte reglerats gentemot vårdförvaltning. Underskottet för affärsområde Servicevärdar beror dels på ett övertag av uppgifter från lokalvården, som budgetmässigt inte är justerat, dels på ökade kostnader då det krävts utökad bemanning på flera vårdavdelningar. Uppstartskostnader i form av utbildning och upplärning bidrar också till det negativa resultatet. Division FM, Mkr Utfall 2016 Budge t 2016 Skåneteknik 5,8 0,0 5,8 GSF Område HR -0,8 0,0-0,8 GSF Område Ekonomi, 11,0-1,1 Ledning & Stab 11, 10,4 0, Servicepool -,1 0,0 -,1 Skånetvätt -2, 0,0-2, Avvikelse Utfall/ Budget Lokalvård -41,6 0,0-41,6 Måltider -12,5 0,0-12,5 Skånetransport -6,6 4,6-11,2 Verksamhetsstöd 10,1 11,0-0, Servicevärdar -8, 0,0-8, Resultat Division FM -8,7 7,0-75,7 Tabellen visar utfall 2016 i jämförelse med budget 2016 inom division FM fördelad per affärsområde. 17

Resultatutveckling Resultatet har utvecklats negativt under året beroende på att kostnaderna har ökat; servicevärdarna har successivt startat upp på nya avdelningar, lokalvårdens kostnader har inte minskat i den omfattning som servicevärdarna tagit över uppgifter, fler logistikkoncept har införts, verksamhet har startat upp på RPC och inköpskostnader för måltider har ökat mot slutet av året. Jämfört med 2015 är det lokalvården som står för den största skillnaden där intäkterna 2016 ökat med Mkr (varav Mkr avser ersättning för NSX- omkostnader) medan kostnader ökat med 26, Mkr (varav NSX-omkostnader utgör Mkr). I november betalades retroaktiva löner ut vilket försämrade resultatet. I december har Skåneteknik avslutat många öppna arbetsorder vilket förbättrar resultatet. Utöver detta ligger ersättning för NSX-omkostnader under året med i decembers resultat. Diagrammet visar resultatutvecklingen för Division FM i jämförelse med budget 2016 och utfall 2015. Division Asset Management (AM) Utfall jämfört med budget Av det totala resultatkravet om 6,7 Mkr uppnår Division AM 18,0 Mkr. Besparingar har gjorts under året genom återhållsamhet avseende rekryteringar, konsulttjänster och övriga köpta tjänster. Intäkterna är 26, Mkr högre än budget vilket främst förklaras av 11, Mkr i ersättning från koncernens finansfunktion avseende nedskrivningar i samband med rivningar av byggnader i Malmö och Helsingborg (motsvarande belopp är bokfört som nedskrivning och är utan resultateffekt). 5,8 Mkr beror på ökade hyresintäkter pga. flertalet förändringar på fastighetsområdena under året. Vindkraft har genererat 5,4 Mkr högre intäkter beroende på en försiktig budget och att verken producerat mer då det varit bra vind i kombination med ett högre elpris. Utöver detta har försäkringsbolaget betalat ut 4, Mkr i ersättning avseende skador vid översvämningen i Malmö 2014. Personalkostnaderna blev 7 Mkr lägre än budgeterat vilket beror på vakanser och uppskjutna rekryteringar. Som en följd av detta blev även debiterad tid i projekt 2, Mkr lägre. Övriga omkostnader är 42,6 Mkr högre än budgeterat. Under övriga omkostnader ligger besparingskravet om 0 Mkr som inte uppnåddes. Kostnaden för planerat underhåll blev 11,4 Mkr högre än budgeterat främst kopplat till fastighetsområde Lund, kostnaden för media 5,8 Mkr högre bland annat beroende på högre kostnader för media i ägda lokaler i Lund medan kostnaden för försäkringar och fastighetskostnader blev 4,7 Mkr lägre än budget främst beroende på lägre kostnader för skador. Avskrivningar är 16, Mkr högre än budget och 11, Mkr förklaras av nedskrivningar i samband med rivningar av byggnader i Malmö och Helsingborg. Motsvarande belopp är bokfört bland intäkterna och detta har ingen resultatpåverkan. 4,1 Mkr förklaras till stor del av tidigarelagda delavslut, bland annat för reservkraftsanläggning i Lund. Division AM (Mkr) Jan-dec 2016 Utfall Budget Avvikelse S:a Verksamhetsintäkter 1 04,8 1 878,5 26, Personalkostnader -82,1-8,2 7,0 Övriga omkostnader -1 18,4-1 155,8-42,6 S:a Verksamhetskostnader -1 280,5-1 245,0-5,5 Avskrivningar -458, -442, -16,0 Finansnetto -147,4-15, 6,5 Totalt Resultat 18,0 6,7-18,7 Tabellen visar utfall 2016 i jämförelse med budget 2016 för division AM 18

Resultatuppföljning per fastighetsområde Avvikelsen för divisionsledningen är kopplad till att besparingskravet om 0 Mkr är budgeterat här. Resultatet för fastighetsområde Lund är 2,4 Mkr under budget vilket kan hänföras till högre kostnader för planerat underhåll (17 Mkr) än budgeterat men även högre kostnad för media, fastighetsdrift och avskrivningar. Resultatutveckling Den stora avvikelsen mellan 2016 och 2015 förklaras av att Division AM hade ett överskott mot budget 2015 pga. lägre kostnader för media (varm vinter), fastighetsdrift och kapitalkostnader. Under 2016 har resultatet legat i nivå med budget men kostnaden för planerat underhåll och kapitalkostnader har fram till slutet på året legat under budget. Hyresintäkterna för fastighetsområde Väst & Syd är 14,7 Mkr högre än budget vilket till stor del kan förklaras av att nya kontrakt ej funnits med i budget för 2016. Fastighetsområde Öst har ett resultat som är 8 Mkr bättre än budget beroende på att kostnadsutfallet blivit lägre, bland annat kostnaden för media med 2,2 Mkr och fastighetsdrift 1,6 Mkr. Fastighetsområde Malmö visar ett resultat som är 6,5 Mkr bättre än budget. Intäkterna är lägre än budgeterat, mycket beroende på omflyttningar i samband med NSX-projekten men samtidigt har försäkringsbolaget ersatt skadan från 2014 med 4, Mkr och kostnaderna för planerat underhåll och kapitalkostnader ligger lägre än budgeterat. Division AM, Mkr Utfall 2016 Budget 2016 Avvikelse Utfall/ Budget Divisionsledning -1,4 10,4-2, Vindkraft -1,2-4,7,4 Stab & administration -2,0-24,7 1,7 Fastighet Område Öst 5, 45, 8,0 Fastighet Omr Väst & Syd -,0-54,0 15,0 Fastighet Område Malmö 56,6 50,1 6,5 Fastighet Område Lund -,2 14,2-2,4 Resultat Division AM 18,0 6,7-18,7 Tabellen visar utfall 2016 i jämförelse med budget 2016 inom division AM fördelad per fastighetsområde. Diagrammet visar resultatutvecklingen för Division AM i jämförelse med budget 2016 och utfall 2015. Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Vid servicenämndens sammanträde 2016-04- 21 28 beslutades att ge servicedirektören i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att nå en ekonomi i balans med redovisning vid nämndens sammanträde 2016-08-0. Det kan konstateras att delar av grunden i resultatkravet i form av intäkter inte effektuerats under 2016. Därmed ökade effektiviseringskravet för att nå en ekonomi i balans. En effektivisering i den storleksordningen bedömdes inte genomförbar ur ett patientsäkerhetsperspektiv. 1

Verksamhetsmått Verksamhet Ack Utfall 201512 Ack Utfall 201612 Mål 2016 Division Asset Management Fastighetsskötsel (DTS+FAU) kr/kvm BRA 6 - varav drift tillsyn skötsel (DTS) 62 5 50 - varav felavhjälpande underhåll (FAU) 7 44 44 Planerat underhåll (PU) kr/kvm BRA 108 106 7 Energiförbrukning (el, värme, kyla) kwh/kvm BRA 21 20 218 Andel projekt som avviker från projektanmälan med max 10% % 8,4 81, 5,0 Division Facility Management Andel miljödrivmedel * % 51,8 60,0 Andel miljöfordon % 6 7,2 8 Leveransgrad tvätt % 8,6 8,, Kostnad per ton tvätt kr/ton 17 627 17 08 17 200 * Ackumulerat utfall 20612 för "Andel miljödrivmedel" kommer senare Uppföljning av investeringar Byggnadsinvesteringar/trafikinvesteringar/exte rna förhyrningar Budgeten för byggnadsinvesteringar 2016 uppgår till 2 540 Mkr inklusive kreditivränta (25 Mkr). Budgeten är fördelad med 2 16 Mkr Bygg, 25 Mkr som ram för Regionservice verksamhet bygg/utrustning (utfallet inom denna har varit mest utrustningsinvesteringar), 264 Mkr ram för fastighetsägarinvesteringar samt 55 Mkr avsedda för ytterligare energieffektiviseringar (i beslut 2014 har tidigare avsatts medel för sådana åtgärder 2014-2015 på 70 Mkr). Det totala utfallet avseende byggnadsinvesteringar uppgick till 1 881,6 Mkr (varav 1,0 Mkr i kreditivränta). De planerade energieffektiviseringsåtgärderna har inte utnyttjat beslutad medelstilldelning. Under 2016 har det genomförts projekt inom detta område för 1,0 Mkr och totalt har man hittills nyttjat 71,8 Mkr av medelstilldelningen på 125 Mkr. Det har i årsbokslutet gjorts en nedskrivning beträffande pågående planerings- eller investeringsprojekt 2016. Nedskrivningsbeloppet är på 1, Mkr och avser utredning angående vårdavdelningskök inom FM-organisationen (inget bestående värde). En stor del av utfallet för 2016 rör projekt som beslutats och budgeterats under tidigare år. När det gäller fastighetsägarinvesteringar är utfallet 180,1 Mkr och av dessa utgör 64, Mkr gamla beslut och 115,8 Mkr rambeslut 2016. Detaljer på projektnivå framgår i den investeringsbilaga som Regionservice redovisar till Region Skåne. Utrustningsinvesteringar Under året har utrustningsinvesteringar aktiverats för 1,7 Mkr inom ramen på 25 Mkr. Merparten avser Skånetvätten (8 Mkr), arbetsplatspaket ( Mkr), Måltider/kök (1,5 Mkr), logistikinventarier (1 Mkr), möbler till projektkontor (1,5 Mkr) och övrigt (ca 5 Mkr). 20

Pågående utrustningsinvesteringar har ett utfall på ca 5 Mkr och detta avser installation av mätare för mätvärdesuppföljning av media i Region Skånes fastighetsbestånd (regionstyrelsen avdelade 15 Mkr för detta i beslut 2014). 21

Miljöredovisning (sker även separat i Position Green) SAMTLIGA NÄMNDER Tjänsteresor Regionservice resor med privat bil under år 2016 är ca 14 % av Regionservice totala reskostnad, vilket är en liten andel. Andelen resor med poolbil är 65 %, vilket är en förhållandevis stor andel. Då Regionservice ligger väl till inom området har därför tjänsteresor med egen bil och ökandet av resor med poolbil inte varit ett fokusområde under 2016 för förvaltningen. Antalet flygresor är så litet att material inte är jämförbart mellan åren. SERVICENÄMNDEN Kemikalier Då verksamheten är under kontinuerlig förändring är utrensning av kemikalier och produkter, kloka materialval och nya tekniker som påverkar kemikalieval och produkter ett ständigt pågående arbete. Förvaltningen fokuserar på minimering och utfasning av de ämnen som inventerats och därefter identifierats som mest miljöpåverkande eller arbetsmiljöpåverkande. Kontinuerligt pågår informationskampanjer att inte ta in reklamprodukter och att styra upp inköpen för att minimera antalet produkter i organisationen. Energi i fastigheter Energianvändningen för våra fastigheter samt för de verksamheter som bedrivs i dessa ligger på 20 kwh per kvadratmeter (BRA) och år vilket är en liten minskning jämfört med 2015. Huvudorsaken till denna ringa minskning av energianvändning är att beviljade medel för åren 2014, 2015 och 2016 ännu inte är upparbetade. Detta beroende på brist av konsulter och entreprenörer samt att beslutade projekt har fått arbetas om, flyttas framåt i tid eller ställas in då nya förutsättningar getts. Exempel på sistnämnda är Nya Sjukhusområdet i Helsingborg/Malmö/Lund. Eftersläpningen i genomförande av åtgärder resulterar i att den förväntade minskningen av energianvändning inte har haft önskad takt. Regionfastigheter har därför påbörjat ett arbete med en översyn av energiorganisationen samt att utarbeta en energistrategi för egenägda fastigheter. Syftet är att såväl kort- som långsiktigt nå uppsatta energimål. Interna transporter Drivmedelsstatistiken från Regionservice har inte omsatts till kwh för år 2016 men i faktiska förbrukningssiffror har mängden RME (biodiesel) ökat, mängden E85 minskat markant och mängden diesel och 5-oktan bensin minskat. Drivmedelsförbrukningen har för Region Skånes fordon varit fossilfri till 7,8 %, för alla fordon och 7,5 % om ambulanserna exkluderas. Den höga siffran uppnås på grund av satsningen på biogas 100, HVO 100 i nyanskaffade lastbilar samt att inblandningen av fossilfritt i den vanliga dieseln har ökat från leverantörerna. Avfall De registrerade mängderna av smittförande, skärande och stickande avfall har ökat sedan föregående år, men om ökningen beror på en produktionsökning eller annan källsortering av vårdpersonalen får besvaras av annan förvaltning. Registrerade mängder brännbart avfall tyder på en viss minskning av avfallsmängderna. Mängderna utsorterat matavfall har minskat en aning. Orsakerna kan vara många varav ändrade beställningsmönster och ny entreprenör som hämtar avfall kan bidra till ändrad statistik. 22

Ekologiska livsmedel Andelen ekologiska livsmedel ökar sen föregående år och är nu 44 % av Region Skånes totala livsmedelsbudget. Målet för år 2016 var att uppnå 50 %, vilket nås i regionens egna kök men inte av våra externa leverantörer. Våra externa leverantörer har lägre krav/mål i avtalen på grund av att Region Skåne bland annat köper kaffe, mejeri och juice från egna livsmedelsavtal med en stor andel ekologiskt. Medirest hade som mål att komma upp till 40 % under 2016. De nådde inte målet och får betala vite. Fazers mål var 5 % och de har nått målet. För att öka andelen ekologiskt och närproducerat från våra externa leverantörer behöver avtalsförhandling göras. 2

Uppföljning av arbetet med intern kontroll Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och anger en beskrivning av risk och väsentlighet. 24

Plan/Uppföljning (P/U) Intern Kontroll P U Nämnd/Styrelse Servicenämnden För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 1-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! -12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-: Inget agerande krävs - acceptera! Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare (andel redovisade kontrollaktiviteter) Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet. En drivande utvecklingsaktör i.u Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta & motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet & resultat i fokus Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut 25

Servicenämnden 0 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) O mråde (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Risk (beskrivning) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Resultat av granskning Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. NKI-Bemötande (Enkät) 12 ggr/år C div Kund C div Kund Årsberättelse Enligt plan LPK-Leveranstid (Analys) 12 ggr/år C AO Skåneteknik C AO Skåneteknik Årsberättelse Enligt plan LPK-Återkoppling (Analys) 12 ggr/år C AO Skåneteknik C AO Skåneteknik Årsberättelse Enligt plan Medarbetarutbildning (Uppföljning (100% 12 ggr/år C HR C HR Årsberättelse Enligt plan deltagande)/enkät (0 % positiva) En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Drivande utvecklingsaktör 4 12 Ekologisk och närproducerad livsmedel ggr/år C AO Måltider C AO Måltider FM Div. Ledningsgrupp Uppföljning sker enligt plan (Analys/uppföljning) Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Fossilfria drivmedel (Analys) ggr/år C AO Skånetransport C AO Skånetransport FM Div. Ledningsgrupp Uppöljning sker enligt plan Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Defekta plagg (Stickprov) ggr/år C AO Skånetvätt C AO Skånetvätt Div.chef och div. ledninggrupp Enligt plan Städstandard - projekt? (Analys) ggr/år C AO Lokalvård C AO Lokalvård Div.chef och div. ledninggrupp Uppöljning sker enligt plan Införa och implementera system för FM 4 ggr/år C Utvecklingsavd C Utv. Avd. Ledningsgrupp Uppöljning sker enligt plan konceptet (Uppföljning) 2 2 4 Tom/full (Analys) ggr/år C AO Skånetransport C AO Skånetransport FM div. chef Uppöljning sker enligt plan Strategiska kundmöten chefsnivå (Analys) 4 ggr/år Servicedirektör Servicedirektör Ledningsgrupp Uppöljning sker enligt plan Taktiska /kvartalsvis kundmöten (Analys) 4 ggr/år C Kunddiv. C Kunddiv. Ledningsgrupp Uppöljning sker enligt plan Samordnad kundtjänst (Uppföljning) - borde vara kundcenter? 4 ggr/år C Kunddiv. C Kunddiv. Ledningsgrupp Uppöljning sker enligt plan Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. Ligga topp 8 av 20 (övre kvartilen) jämfört med övriga medlemmar i Landstingsbenchmarkingen (Analys/uppföljning) 1 gg/år C Div FM C Div FM Ledningsgrupp Uppöljning sker enligt plan Enligt plan Implementera servicevärdar (Uppföljning) 4 ggr/år C Kunddiv. C Kunddiv. Ledningsgrupp 26

Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. NMI - Springlife? (Enkät - ledarskap) 1 ggr/år C HR C HR Ledningsgrupp Uppföjlnging enligt plan Attraktiv arbetsgivare (Rekommendera Regionservice som arbetsgivare) (Enkät) 1 ggr/år C HR C HR Årsberättelsen Uppföjlnging enligt plan Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. 4 2 6 12 Etik och moral (Alkoholfri intern representation)(stickprov) Sjuktal (Systemvärde) 2 ggr/år 12 ggr/år C HR C HR C HR C HR Ledningsgrupp Årsberättelsen Uppföjlnging enligt plan Uppföjlnging enligt plan En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Möjliggöra en professionell kompetensutveckling (Analys) 2 ggr/år C HR C HR Årsberättelsen Uppföjlnging enligt plan Jämföra prognos/utfall 2 ggr/år C Ekonomi C Ekonomi Kontrollpunkten fanns med när beslut om intern kontrollplan togs. Nya kontrollpunkter har tagits fram i årets granskningsprogram. Kontrollpunkten fanns med när beslut om intern kontrollplan togs. Nya kontrollpunkter har tagits fram i årets granskningsprogram. Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Sambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Att registrerade beslutsattestbehörigheter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag Att registrerade beslutsattestbehörigheter i HR-systemet följer beslutsunderlag (Stickprov) Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas (Stickprov) 1 ggr/år GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Granskning av beslutsattester visar att det saknades blankett på av 20 kontrollerade attester. 1 ggr/år GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Granskningen visar inga avvikelser mellan behörighetsregistret Neptune, HR fönstrets behörighetssystem och upprättade behörighetsblanketter. 1 ggr/år GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Stickprovskontrollen visar att reglerna inte alltid efterlevs. För ytterligare information hänvisning till granskningsprogrammet. Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. (Stickprov) Löpande GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Granskningen visar inga avvikelser vid kontroll av attesterat underlag som styrker kreditfakturering Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till förvaltning. (Stickprov) Löpande GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Skriftligt och attesterat underlag finns inte för anstånden i urvalet. För ytterligare information hänvisning till granskningsprogrammet Att utomlänsfakturering sker in om 6 månader. (Stickprov) Löpande Löpande GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Utomlänsfakturering förekommer ej inom Regionservice. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Periodisering av fakturor - kontrollera att Löpande GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Uppföjlnging enligt plan leverantörsfakturor belastar den/de perioder kostnaden avser. (Stickprov) Bemanningsföretag - kontrollera att pris i leverantörsfaktura överenstämmer med tecknat avtal. (Stickprov) 1 ggr/år GSF - obligatoriskt C Ekonomi Delårsbokslut Granskningen visar att all köp av bemanning kommer från Manpower. Avtalen för administrativ personal har löpt ut vilket gör att man inte kan kontrollera pris mot avtal, samt att vi inte har erhållit återkoppling från verksamheten. Stickproven visar att om man jämför priserna mot tidigare ramavtal, så är dessa nu betydligt högre Projektredovisning - kontrollera projektanmälan, slutredovisning och balansering. (Stickprov) 1 ggr/år GSF C Ekonomi Delårsbokslut Det förekommer inga externt finansierade projekt inom Regionservice. Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser 27