Samhällsvetenskapliga fakulteten Göteborgs universitet Kvalificerad arbetspraktik med samhällsvetenskaplig inriktning Tidigare utbildning: Personalvetarprogrammet Praktikrapport, våren 2013 Praktikrapport Logent, Staffing & Site Masthamnsgatan 22 Erica Lindroth 413 27 Göteborg 880907-4902 031-130147 erica.lindroth@logent.se
Praktikrapport Logent Arbetsplatsen Logent är ett logistikföretag som grundades år 2006 genom sammanslagningen av Smilu Logistikentreprenader Sverige AB och LG Ahlberger Logistics Consulting AB. Logent erbjuder ett heltäckande tjänsteutbud åt företag inom logistikbranschen. De är verksamma inom fem affärsområden och erbjuder tjänster så som entreprenad- och sitelösningar, konsulttjänster inom tredjepartslogistik, logistik och tull, hamn- och terminalutveckling samt bemanningslösningar, utbildningar och IT-system inom logistik. Logent finns representerade på ett flertal orter i Sverige och Norge med cirka 15 kontor i vartdera landet. De är ISOcertifierade vilket innebär att de arbetar enligt förutbestämda rutiner och kan säkerställa kvalité i arbetet gentemot kunderna. ISO-certifikatet granskas var tredje år för att både Logent och deras kunder ska känna sig säkra att reglerna efterföljs. De fem affärsområden Logent är verksamma inom presenteras närmare nedan. Consulting: Konsulttjänster inom tredjepartslogistik, logistik och tullverksamhet. Tjänstemannasidan erbjuder allt från rådgivning till att se över logistikkedjan och kostnadseffektivisering. De bedriver en fullskalig tullverksamhet bland annat på en av våra bilterminaler i Göteborg. Ports & Terminals: Hamn- & terminalutveckling där Logent driver en del av hamnen i Göteborg, Stockholm samt Sundsvall. De driver även bil- och kombiterminaler i Umeå, Stockholm och Göteborg. Systems: Logent tillhandahåller IT-system inom logistik. Educations: Kan erbjuda företag anpassade utbildningar inom logistik. Logent har även en logistikhögskola i Stockholm. Staffing and site: Bemanningstjänster, entreprenad- och sitelösningar. Inom denna del arbetar konsultchefer med främst bemanning, entreprenader och sitelösningar. Logent är det sjunde största bemanningsföretaget i Sverige. De arbetar endast med lager och logistik. 1
Jag har arbetat på kontoret i Göteborg inom området staffing and site. Göteborgskontoret ligger centralt och är relativt litet med plats för cirka 18 personer. De flesta avdelningar finns representerade i Göteborg och även VD:n har sin plats där. Det är sällan alla är på plats samtidigt. Kontoret har ett gemensamt lunchrum och kök samt ett konferensrum med plats för cirka 12 personer där möten och intervjuer genomförs. De två konsultcheferna har ett eget kontor där även jag fick sitta. I rummet bredvid oss sitter distriktschefen som är konsultchefernas chef samt min handledare. Även företagets HRspecialist sitter i anslutning till oss vilket har underlättat när bland annat arbetsrättsliga frågor behövts ställas. Arbetstiderna har varit cirka 8-17. Arbetsuppgifter Jag fick redan från början av praktiken utföra de arbetsuppgifter som den vanliga personalen genomförde. Praktiken började med att jag fick lära mig deras interna system där i princip allt arbete sker med konsulter och kunder. I början fick jag mest administrativa arbetsuppgifter såsom tidrapportering och registrera vilka arbetspass konsulterna har arbetat för att sedan börja ha allt mer personal- och kandidatkontakt. Telefonintervjuer och första urval i rekryteringsprocessen var något jag fick börja med relativt tidigt. Det innebar att jag gick igenom de cv:n som inkommit för tjänsten för att sedan kontakta de som verkade intressanta och genomföra en kortare telefonintervju. Då beslutade jag om de var kvalificerade för att komma till kontoret för en personlig intervju. Intervjuerna fick jag i början endast vara närvarande på för att observera och lära mig för att efter intervjun ringa referenser för de kandidater som var intressanta. Efter några veckor fick jag dock prova på att hålla i några intervjuer själv vilket var nervöst men också väldigt roligt. Intervjuer är något jag har fortsatt med under hela praktiken. Jag har även skrivit anställningskontrakt när det har varit aktuellt samt genomfört introduktionssamtal. Vid behov har jag även skrivit uppsägningspapper. Det var även min praktikuppgift, att genomföra en rekrytering från början till slut. Som ett steg i rekryteringsprocessen har jag också varit på några rekryteringsmässor. Där representerade jag Logent samt tog emot ansökningar från de som besökte mässan. 2
Karakteristiskt för arbetet som konsultchef är den dagliga kontakten med konsulterna vid utbokning av arbetspass men också om de har några frågor eller om vi behöver diskutera något med dem. Den kontakten har jag haft i princip hela praktikperioden då en av konsultcheferna haft sin telefon vidarekopplad till min. Det har medfört att jag tagit emot många samtal från konsulter men också från kunder som har diverse funderingar eller vill genomföra bokningar. Jag ansvarade även för att svara i kontorstelefonen vilket gjorde att jag snabbt fick kontakt med konsulterna och en större förståelse för verksamheten. Några av de konsulter jag var med och rekryterade fick jag även personalansvar över vilket innebär att det är jag som ansvarar för kontakten med konsulterna gällande utbokning till kunder men det är även till mig de ska sjukanmäla sig, fråga om ledigt och kontakta med sina frågor. Även det var en del i min praktikuppgift, att följa de konsulter jag har rekryterat i arbetet. I samband med det blev jag även ansvarig att sköta bokningen av passen för de konsulterna gentemot kunden. Jag ansvarade även för utbokningen av konsulter till en kund med relativt få pass varje dag. Förutom tidrapportering samt kontakten med konsulter och kandidater har jag även fått lära mig mer administrativt arbete såsom fakturering, vecko- och månadsuppföljningar, hur man skriver olycks- och tillbudsrapporter samt hur en revision genomförs. Dessa arbetsuppgifter fick jag även ansvar för. Genomgående under hela praktiken har varit att jag fått lära mig genom att utföra arbetsuppgifterna, vilket jag ser som mycket positivt. Om jag har behövt hjälp har antingen konsultcheferna eller min handledare funnits där för att hjälpa mig. Det går även att hitta mycket hjälp gällande hur arbetsuppgifterna ska utföras på Logents intranät vilket jag också har utnyttjat. 3
Analys Som jag skrev tidigare har jag lärt mig väldigt mycket under praktiken. Jag har fått göra väldigt många olika arbetsuppgifter och fått prova på väldigt mycket i praktiken. Det har givit mig väldigt mycket. På så sätt var Logent en väldigt bra praktikplats, de var inte rädda för att ge mig ansvar och låta mig försöka. Dock fanns de självklart där och stöttade mig och kontrollerade det jag gjorde så det blev rätt. Det var en trygghet både för dem och mig då jag kände att jag fick möjlighet att göra fel. Det gav mig även självförtroendet att jag klarade av mer än vad jag trodde jag skulle göra. I personalvetarutbildningen läste vi en kurs om bland annat rekrytering vilken har varit till stor hjälp när jag har arbetat med rekryteringsprocessen. Under kursen fick vi bland annat lära oss olika samtalstekniker och hur frågor ställs på ett bra sätt så man i egenskap av rekryterare får bra svar på de frågor man ställer. Något jag fick bekräftat från utbildningen är att rekrytera rätt är svårt. Det krävs ett noggrant arbete för att attrahera och presentera rätt kandidat för kunden. Där hade jag återigen nytta av kursen om rekrytering där jag lärde mig vad man ska tänka på för att det ska bli så bra som möjligt för alla parter. Då jag hade ansvar för några konsulter och kontakt med de flesta fick jag lära mig mycket om personalansvar och hur jag ska göra för att visa att jag är deras chef. Det har varit väldigt nyttigt då jag fått verktyg för detta som jag tar med mig i mitt framtida arbete. Gällande kundkontakten har jag också lärt mig en hel del. Den kundkontakt jag har haft tidigare har snarare varit privatkunder istället för företag som det har varit nu vilket ställer andra krav på mig som kontaktperson. Det jag har lärt mig är att man måste vara flexibel gällande kundernas önskemål och att man ska försöka lösa det så gått det går, vilket kan innebära en hel del engagemang och arbete. I början av praktiken fick jag som sagt lära mig det system de arbetar i vilket var väldigt bra. Jag fick lägga upp arbetspass och tidrapportera vilket medförde att jag fick en kännedom om vad konsulterna och kunderna de arbetade med hette. Det gjorde att jag kom in i arbetet snabbare och visste vilka konsulterna var när jag pratade med dem. Jag tror även att jag kommer ha nytta av att kunna deras system i framtiden då det är fler företag som arbetar med det. Något annat jag lärde mig som jag hade med mig från utbildningen var bland annat hur 4
man hittar saker man behöver, såsom kollektivavtal som vi arbetade relativt mycket med. Då hjälpte mig utbildningen att veta var jag hittade dem samt hur jag skulle tolka dem. Något de som inte hade en personalvetarutbildning hade lika lätt för. Mycket upptäckte jag dock att jag lärde mig på plats som jag antagligen hade kunnat lära mig utan utbildning. Dock tror jag att jag med en personalvetarutbildning i ryggen hade betydligt lättare att ta till mig det jag lärde mig och fick en djupare förståelse för arbetet och arbetsprocesserna. Den ekonomiska aspekten i arbetet hjälpte mig de ekonomiska kurser vi läste mig att förstå på ett bättre sätt, bland annat hur personalkostnader räknas ut. Jag fick även insikt i hur arbetet som controller fungerar då jag fick arbeta med diverse uppföljningar samt fakturering vilket medförde att jag fick en djupare förståelse för företaget i sig samt mitt arbete med tidrapporteringen vilket hjälpte mig mycket. En dag fick jag även prova på att arbeta på ett av de lager Logent hyr ut konsulter till vilket var en värdefull erfarenhet eftersom jag fick se hur det fungerar i praktiken ute på arbetsplatserna samt fick träffa några av konsulterna. Den största fördelen med att praktisera på Logent var att jag fick arbeta mycket självständigt vilket gjorde att jag lärde mig arbetsuppgifterna snabbt. De litade på att jag kunde göra ett bra arbete redan från början och de gav mig tips på vägen hur det skulle bli ännu bättre. De har givit mig många olika arbetsuppgifter vilket gjorde att det sällan blev långtråkigt och någon dötid. Undantaget i början av praktiken då jag ibland kände att jag inte ville fråga konsultcheferna om mer saker att göra då de hade fullt upp med sitt eget arbete. Det gjorde också att de ibland inte hade tid att hjälpa mig. Med det sagt ska poängteras att de gjorde sitt bästa trots sin höga arbetsbelastning. Ju längre praktiken löpte desto mer fick jag att göra och desto mindre dötid blev det. Ibland har det nästan varit för mycket att göra vilket är både positivt och negativt. Positivt i den aspekten att de litar på mig och låter mig arbeta och negativt i den aspekten att jag har svårt att säga nej till arbete vilket leder till en för hög arbetsbelastning. Överlag har jag trivts väldigt bra på Logent då det är en trevlig arbetsplats med trevliga kollegor som har behandlat mig som en anställd och inte praktikant vilket har gjort att jag växt in i min roll snabbare. 5
Jag skulle rekommendera alla som har möjlighet att göra praktik i samband med sin utbildning då man lär sig otroligt mycket och får med sig väldigt bra erfarenheter. För mig har praktikterminen resulterat i arbete vilket gör att det var väl investerad tid och pengar. Praktiken tror jag även kommer hjälpa mig i framtiden när jag söker nya arbeten då jag har fått mycket relevant erfarenhet från många olika arbetsuppgifter. Rekommendationer till framtida praktikant Något som är extremt viktigt på Logent, men jag skulle tro att det gäller alla praktik- och arbetsplatser, är att man tar för sig och visar framfötterna. Visa för dem att de inte klarar sig utan dig. Säg ja till arbetsuppgifter även om du känner dig osäker på hur du ska utföra dem. Oftast löser det sig och din handledare ska finnas där för att hjälpa dig. Om jag inte hade något att göra hittade jag på något att göra, vilket uppskattades då de inte behövde förse mig med arbetsuppgifter konstant. På Logent får man att göra tills man säger stopp, vilket jag var dålig på. Det ledde till att jag hade väldigt mycket att göra vissa perioder. Så var inte rädd för att säga nej, även fast du vill visa framfötterna, det drabbar bara dig i slutändan ändå. Om du känner att det blir för mycket eller om det är något du inte trivs med, ta upp det med din handledare, oftast går de flesta problemen att lösa. De har trots allt gått med på att ha dig där som praktikant, alltså är de villiga att hjälpa dig så du ska trivas. Logent är väldigt bra som praktikplats om man tycker om mycket eget ansvar och inte är rädd för att jobba hårt. Man ska även vara bra på att samarbeta med andra då konsultcheferna som jag arbetade mest med har ett väldigt tätt samarbete. Om du ser något som du anser bör förbättras, säg det. Det är oftast du som kommer utifrån som upptäcker sådant och inte de som redan arbetar med det. Då Logent har relativt korta beslutsvägar underlättar det att få igenom sina förslag, vilket jag fick flera gånger. Till sist, ha roligt, var social och visa din personlighet, de vill lära känna dig! 6