Manpower Student AB Praktikrapport VT 2013

Transkript

1 Manpower Student AB Praktikrapport VT 2013 Under min praktikperiod har jag befunnit mig på Manpowers kontor i centrala Göteborg. Manpower är en av tre verksamheter under ManpowerGroup tillsammans med Experis och Right Management. På kontoret i Göteborg finns alla tre verksamheter representerade och det jobbar cirka 120 personer under samma tak. Manpower är världsledande inom uthyrning och rekrytering och de erbjuder lösningar för både stora och små verksamheter som ökar flexibiliteten och konkurrenskraften. Manpower finns i mer än 80 länder över hela världen och är experter på uthyrning och rekrytering inom administration, ekonomi, försäljning, kundservice, industri & logistik, teknik, el & tele, marknad & information, event & turism. I Sverige finns Manpower på 70 orter och har totalt nästan anställda. Inom Manpower finns tre olika bolag representerade på kontoret i Göteborg. Ett av dem är Manpower Student som arbetar med timanställd personal. All uthyrning av timanställda går via Manpower Student, är man fast anställd på en viss procent anställs man i något av de andra två bolagen som jobbar med kollektivanställda respektive tjänstemän. För att ett bemanningsföretag ska kunna anställa en person på timmar krävs att denne har en annan huvudsaklig sysselsättning som han eller hon tillbringar mer tid på än på uppdraget hos Manpower, (minst 51%). Den andra huvudsakliga sysselsättningen är vanligtvis att man studerar på universitet, komvux eller annan vuxenutbildning (därav namnet Manpower Student). Andra exempel är elitidrottare, seniorer över 65 år samt egna företagare. I gruppen som jobbar med Manpower Student finns det tre stycken jobbmäklare (annat namn för konsultchef) som jobbar med lite olika yrkesområden, industri/lager, kundtjänst/administration och växeltelefonister/reception. Detta för att underlätta uppdelningen av konsulter och kunder jobbmäklarna sinsemellan. Arbetstiderna för jobbmäklarna på Manpower Student är kontorstider och tiden är inte så flexibel då man bör finnas tillgänglig mellan 8-17 för att ta emot kunders beställning av personal. Varje morgon är det dessutom en person i gruppen (rullande schema) som finns på plats från klockan sju för att ta emot sjukanmälningar och se till att ny personal sätts in istället. Manpower Student skiljer sig från de andra bolagen inom Manpower på så sätt att jobbmäklarna (konsultcheferna) inte träffar sina konsulter så mycket för till exempel utvecklingssamtal och dylikt eftersom konsulterna kanske bara jobbar 10 timmar i veckan. Man jobbar även med en snabbare och

2 effektivare metodik då kunderna ofta vill ha personal på kort varsel. Intervjutiden för en timanställd konsult är mindre än hälften för en som skall heltidsanställas. När man anställs som konsult hos Manpower innebär det att man kan ha olika uppdrag hos olika kunder på ett och samma anställningsavtal, man är såkallad ambulerande tjänsteman (om man inte jobbar på kollektivsidan, då heter det något annat). Manpower Students affärsidé är att de skall kunna tillsätta kompetent extrapersonal snabbt och smidigt då deras kunder har behov av extrapersonal. Eftersom det handlar om timanställningar kan man hålla låga priser och ha en hög flexibilitet på beställningarna. Det är även väldigt gynnsamt för studenterna som anställs hos Manpower Student dels får de chans att söka extra arbete vid sidan av studierna och under sommarmånaderna samtidigt som Manpower kan vara deras väg in i arbetslivet även efter att de är klara med studierna. Då kan de hjälpa dem vidare till deras kollegor på heltidsgruppen och rekryteringen. De första veckorna av praktiken hände det väldigt mycket. Den tidigare chefen hade fått gå hem tidigare på grund av att hon väntade barn som kom lite tidigare än beräknat och den nya chefen var inte riktigt inkörd i alla rutiner samtidigt som hon hade väldigt mycket annat att göra. Min handledare hade dessutom flera stora rekryteringsprocesser igång som hon var tvungen att lösa inom en viss tid. Jag hade en dag första veckan där jag tillsammans med tre andra praktikanter från andra avdelningar fick en genomgång av datasystemen annars var det inte så mycket teoretiskt utan det vara bara att köra igång med det praktiska arbetet på en gång! Såhär i efterhand kan jag tycka att det var en bra erfarenhet att kastas in i ett arbete på det sättet som jag blev, kan tänka mig att det ofta blir så i verkligheten. Men det var väldigt jobbigt den första perioden för jag hann inte reflektera så mycket över vad jag gjorde utan det föll på plats flera veckor senare. Under praktiken har jag haft en egen dator, egen telefon och en egen arbetsplats. Jag har verkligen både känt mig och behandlats som en i gänget och mina insatser har uppskattats och varit till stor hjälp för de övriga i gruppen. Jag har känt mig kompetent och behövd. I början av praktiken var det en hel del medlyssning, jag satt med och hörde hur de pratade med kunder och konsulter via telefon och jag var även med på flera intervjuer. Allt för att jag skulle få en inblick i hur de jobbade innan jag själv fick en egen telefon och började ta egna samtal och intervjuer. Mina arbetsuppgifter har varit både många och varierande. Jag har rekryterat, anställt, varit med och följt upp hur det går för konsutlterna ute hos kunden, varit med på kundluncher, uppdaterat dokument och lagt in uppgifter i

3 datasystemen. Dessutom har jag deltagit i veckomöten med den avdelningen som jag jobbat på samt större månadsmöten med andra arbetsgrupper. Varannan fredag var det även gemensam frukost för hela kontoret med ett visst tema för varje gång. Den största delen av min tid har gått åt till att jobba med bemanningen till Manpower Students största studentpooler. Jag och min handledare skötte tillsammans fem pooler med totalt ca 80 konsulter. En pool är en grupp med konsulter som alla jobbar hos samma kund och i regel släpps schema för dessa pooler med hjälp av en schemasajt där konsultena själva bokar in sig på arbetspass. Min uppgift har varit att lägga in kundernas schema på denna sajt och sedan se till att alla arbetspass fylls genom att konsulterna bokar in sig på det antal timmar som vi har kommit överens med dem om. Det var en ständig utmaning och det krävdes ofta mycket pusslande för att få ihop alla tider och se till att alla arbetspass blev lösta. En stor del av tiden gick åt till att ringa, sms:a och maila konsulter gällande deras scheman och olösta pass eller sjukluckor. En av de lite större uppgifterna som jag har haft ganska mycket eget ansvar över har varit att rekrytera nya konsulter till en av de större studentpoolerna, vilket jag fick göra flera gånger. I detta ingår att lägga en beställning till deras Talentcenter, som jobbar med att hitta kandidater till konsultcheferna, genomföra intervjuer (ibland gruppintervjuer), presentera för kund samt anställa om det klaffar. I denna process är det väldigt mycket information som skall förmedlas fram och tillbaka mellan både Talentcenter, Manpower Student, kandidaterna samt kunden. Det gäller att ha koll på vem man har informerat och vad som har sagts för att det skall bli så bra som möjligt. Vid själva anställningen är det otroligt viktigt att den blivande konsulten får tillräckligt med info om anställningen och vad som förväntas av båda parter. Man går bland annat igenom Manpowers IT-policy, rutiner vid sjukanmälan, hur tidsrapporteringssystemet fungerar samt hur de ska boka på sig på arbetspass via det internetbaserade schemaverktyget. En annan stor uppgift som jag har haft har varit att lägga sommarschema för studentpoolerna. I detta har ingått att samla in önskemål från de befintliga konsulterna i poolerna om hur de vill jobba under sommaren samt be om och lägga upp kundernas behov över sommaren på schemasajten. När detta sedan var klart blev det dags för det stora pusslandet för att kunna tillgodose både kundernas och konsulternas behov. I vissa fall behövdes det fyllas på med nya konsulter i poolen för att täcka sommarbehovet och då var det mitt ansvar att flagga för detta

4 och starta igång en rekryteringsprocess. Jag har också varit ansvarig för att ta emot inkommande samtal från sommarjobbssökande och göra en första telefonintervju med dem för att se om de är intressanta för Manpower Student. Om de som ringde in verkade bra och kanske hade någon speciell erfarenhet bokades de in på en förutsättningslös intervju där Manpower Students koncept presenterades samt att en kortare intervju med kandidaten gjordes. Jag har även jobbat mycket med administratonen kring konsulterna. När de anställdes behövde jag dels göra om dem till anställda i vårt datasystem och även koppla dem till vårt system för anställda och kunder. Sedan när en ny konsult började på ett uppdrag behövde jag koppla den personen till det specifika uppdraget och till den tillhörande ordern. Lite längre fram fick jag även lära mig det administrativa kring hur man lägger upp nya ordrar i datasystemet. Det måste bli helt rätt i systemet för om en order är upplagd på fel sätt blir det även fel med fakturan till kunden och lönen till konsulten. Att lägga upp nya ordrar var det sista och klurigaste steget att lära sig men också det som gjorde att allt föll mer på plats och man förstod helheten. Min praktiktermin hos Manpower Student har varit otroligt givande och jag har lärt mig hur mycket som helst. Jag har utvecklats väldigt mycket, både som person och i min yrkesroll. Jag har, som tidigare nämnt, blivit behandlad som en i gänget och utfört betydelsefulla arbetsuppgifter i prinicip sedan dag ett. Jag har lärt mig att jag lär mig bäst av att testa saker i praktiken och sedan utvecklas genom att ta lärdom av mina misstag. Detta har jag främst tänkt på när det gäller anställningsintervjuer och svåra samtal med konsulter. Innan jag började intervjua satt jag med på flera intervjuer med olika personer för att kunna se lite skillander och likheter. Efter det gjorde jag egna intervjuer på egen hand, utan att någon satt med. Jag tyckte att det var väldigt skönt att inte ha någon bredvid sig som satt och bedömde mig och det gjorde att jag kunde känna mig mer självsäker inför kandidaten. Det har förekommit att jag har fått ta svåra samtal med en del konsulter som inte skötte sig eller meddela att arbetspass har blivit inställda. Det känns inte jättekul att ringa och berätta att kunden inte är nöjd eller att kunden har avbeställt en massa arbetspass. Dock har det varit supernyttigt att kunna få testa på detta och det har även gett resultat tycker jag. Men att ta svåra samtal blir nog aldrig något som man kommer känna är lätt som en plätt, det kommer nog alltid att ta

5 emot lite att göra det. Det som jag har haft användning för från min utbildning när det gäller rekryteringen och svåra samtal är främst från socialpsykologin och en ledarskapskurs där vi fick praktisera svåra samtal samt presentationsteknik. Att kunna förstå olika slags människor och sätta sig in i deras tankar är jätteviktigt när man intervjuar. Ingen intervju är den andra lik för man träffar så otroligt mycket olika typer av personer. Det är också bra att kunna förklara saker på ett pedagogiskt vis vilket jag tycker att jag har och har utvecklat ännu mera under tiden på praktiken. Man förmedlar mycket information och då är det bra om man kan göra det så lätt för sig och den som lyssnar som möjligt. Hur man presenterar ett uppdrag och en kund kan leda till att konsulten blir väldigt intresserad av uppdraget eller väljer att tacka nej innan han eller hon varit där och tittat. Det är också jättebra att ha med sig socialpsykologin när man gör svåra samtal men det var också jättebra att få testa på dessa samtal på riktigt i verkligheten. I skolan gjorde vi väldigt verklighetstrogna svåra samtal, dessutom med publik, som jag har haft stor nytta av när det har varit skarpt läge. Självklart har även arbetsrätten och personalekonomin som vi läste i skolan kommit till stor nytta. Man har en förståelse för saker som man inte hade haft annars och det underlättar väldigt mycket när man ska hänga med i snacket och förstå vad som pågår. Jag tror att utbildningen i sig ger mycket när det kommer till förståelse av yrket och att komma in i ett visst tänk, men du lär dig jobbet när du väl är ute på arbetsplatsen. Jag förstår till viss del rekryterarna som hellre vill anställa folk som redan har erfarenheten för det tar mycket energi och tid att lära upp någon helt oerfaren. Innan praktiken kände jag att jag hade väldigt dålig koll på vad man egentligen gör på ett bemanningsföretag och varför företag hellre hyr in personal istället för att anställa dem själva. Nu vet jag och förstår detta och jag är väldigt glad över att ha fått en förståelse för denna komplexa bransch. Jag tycker att PA-programmen måste se till att få in mer arbetslivsanknytning i utbildningen. Eller i alla fall uppmuntra och ge möjlighet till kontakter med arbetslivet som kan leda till extrajobb under studierna. De av mina klasskamrater som jobbade extra under studietiden med något som var relaterat till utbildningen har idag en jättefördel. Erfarenhet värderas väldigt högt i dagens arbetsliv och det är superviktigt att detta förmedlas till studenterna. Fördelen med att ha gjort praktiken hos Manpower Student har varit att jag har fått jobba otroligt mycket praktiskt och fått ta mycket eget ansvar över mina arbetsuppgifter. Det har

6 aldrig varit tråkigt och 17 veckor har bara rusat fram. Om jag ska komma på en nackdel är det att det ibland har varit svårt att hinna tänka igenom det man gör. Ofta är det väldigt snabba puckar och det krävs att man jobbar fort. I början var det mycket så i alla fall, jag gjorde saker utan att tänka på vad jag gjorde. Men det har också varit positivt, man lämnar tryggheten lite och utmanar sig själv. Jag vill rekommendera framtida praktikanter att verkligen ta vara på tiden. Det låter klyschigt men så är det. Ta tillfället i akt och testa på det du vill lära dig, visa framfötterna och säg att du vill lära dig så mycket som möjligt. Våga säga ja om till saker som känns lite läskiga och svåra, be i så fall om extra coachning om det är något du känner dig osäker på. Det kan vara en god idé att höra ifall praktikplatsen är vana vid att ta emot praktikanter. Manpower Student har i regel en praktikant per termin och har en utarbetad plan som funkar väldigt bra. Jag har också haft turen att ha en väldigt pedagogisk handledare som har stöttat, pushat och bjudit på sig själv otroligt mycket. Var inte rädd att säga ifrån om det blir för mycket eller om du inte förstår. Säger man ingenting blir det lätt så att handledaren tror att man är ok och forsätter i samma anda om man inte lyfter upp det. Försök också att se dig själv som en riktig anställd, det gör att de andra på arbetsplatsen ser dig som det också. Tänk inte att du bara är praktikant och där för att lära, våga ta ansvar och visa att du kan och vill.