Granskning av samarbetsnämnd 1. Staffanstorps kommun

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av samarbetsnämnd 1 Gabriella Fredriksson Augusti 2014 Staffanstorps kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Metod och avgränsningar... 5 3. Tre avtal om gemensam samarbetsnämnd och gemensam ITdriftsorganisation samt ett reglemente... 6 3.1. Avtal om gemensam samarbetsnämnd... 6 3.2. Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 1... 7 3.3. Avtal om gemensam IT-driftsorganisation... 8 3.3.1. Underliggande avtal till avtal om gemensam IT-driftsorganisation... 10 4. Granskningsresultat... 11 4.1. Erforderliga avtal är upprättade... 12 4.1.1. Bedömning... 12 4.2. Det finns en organisation etablerad som omfattar samtliga verksamhetsområden inom IT.... 12 4.2.1. Slutsatser och bedömning... 13 4.3. Den nya organisationen och de olika rollerna är tydligt kommunicerade till brukarna i Staffanstorps kommun.... 13 4.3.1. Slutsatser och bedömning... 13 4.4. Användarna är nöjda med den service som erhålls.... 13 4.4.1. Slutsatser och bedömning... 14 4.5. Ägarskapet av befintliga- samt nytillkomna inventarier är tydligt... 14 4.5.1. Bedömning... 14 4.6. Budgeten hålls inom uppsatta ramar... 14 4.6.1. Slutsatser och bedömning... 15 4.7. Kommunstyrelsen är informerad om samarbetsnämndens verksamhet och ekonomi.... 15 4.7.1. Slutsatser och bedömning... 15 4.8. Medarbetarna inom samarbetsnämndens områden erhåller erforderlig utbildning.... 16 4.8.1. Bedömning... 16 5. Revisionell bedömning... 17 5.1. Revisionell bedömning... 17 5.2. Rekommendationer... 18 1 av 18

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Staffanstorps kommun har granskat en av de gemensamma nämnder som Staffanstorp har med andra kommuner. Granskningens revisionsfråga har varit: Fungerar verksamheten under samarbetsnämnd 1 ändamålsenligt utifrån Staffanstorps kommuns perspektiv? Den revisionella bedömningen är att verksamheten under samarbetsnämnd 1 inte har fungerat ändamålsenligt utifrån Staffanstorps kommuns perspektiv men att verksamheten nu har förändrats och att utvecklingen går i rätt riktning. Bedömningen grundas på att: - avtalet om Samarbetsnämnd 1 inte är helt tydligt kring vilka verksamheter som nämnden ansvarar för eftersom det inte skrivits om efter det att samarbetsnämnd 2 och 3 skapades; - vissa underavtal som enligt övergripande avtal ska finnas har saknats men har nyligen undertecknats; - ny struktur inom Staffanstorps kommun kommer att införas; - nya arbetsformer för IT-teamet har införts; - budgeten har under de första åren inte hållits men sammantaget bedöms de tre ovan nämnda åtgärderna medföra en förbättrad möjlighet att ta fram en rimlig budget och följa upp den samt öka effektiviteten i verksamheten; - utbildning av medarbetare har varit lågt prioriterat under den initiala avtalsperioden men under 2014 har satsningarna ökats; - vid samarbetsnämndens möten deltar inte IT-teamets chef vilket ibland har medfört informationsbrist om verksamheten vid mötena; - slutligen bedöms Staffanstorps kommunfullmäktige eller kommunstyrelse inte ha fått rapportering om nämndens verksamhet och ekonomi i enlighet med avtal. Vi rekommenderar att: - Det grundläggande avtalet för Samarbetsnämnd ändras så att det blir tydligt nämndens ansvarsområde enbart omfattar IT-området. - IT-teamets chef deltar i lämpliga delar av Samarbetsnämndens möten. 2 av 18

- En ny rutin införs där samarbetsnämnden i enlighet med avtal regelbundet rapporterar om verksamheten till Staffanstorps kommunfullmäktige. 3 av 18

2. Inledning 2.1. Bakgrund År 2010 ingick Staffanstorps och Kävlinge kommun ett avtal avseende gemensam Samarbetsnämnd för vissa kommuninterna stöd- och servicetjänster. I mars 2012 anslöt sig Burlövs kommun till avtalet. Syftet med avtalet är att utveckla och fördjupa parternas samarbete inom IT. Tanken är att man samordnar resurserna för att kunna möte nuvarande och kommande behov med högsta kvalitet och effektivitet. Målsättningen är att samarbetsnämnden ska komma att svara för alla de verksamheter som faller inom ramen för detta och/eller underliggande avtal. 2.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Fungerar verksamheten under samarbetsnämnd 1 ändamålsenligt utifrån Staffanstorps kommuns perspektiv? Revisionskriterier Erforderliga avtal är upprättade. Det finns en organisation etablerad som omfattar samtliga verksamhetsområden. Den nya organisationen och de olika rollerna är tydligt kommunicerade till brukarna i Staffanstorps kommun. Användarna är nöjda med den service som erhålls. Budgeten hålls inom uppsatta ramar. Kommunstyrelsen är informerad om samarbetsnämndens verksamhet och ekonomi. Medarbetarna inom samarbetsnämndens områden erhåller erforderlig utbildning. Ägarskapet av befintliga- samt nytillkomna inventarier är tydligt 4 av 18

2.3. Metod och avgränsningar Granskningen avser verksamhetsåret 2014. Granskningen omfattar inte de tekniska delarna kring IT-drift. Intervjuer har genomförts med kommunstyrelsens ordförande, kommundirektören och utvecklingsstrategen för IT samt en rektor för en grundskola inom Staffanstorps kommun. Vidare har ordförande i Samarbetsnämnden intervjuats, liksom Kävlinge kommuns ekonomichef som tillika är beställare i IT-driftsorganisationen, samt med nuvarande IT-driftschefen i Kävlinge kommun. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 5 av 18

3. Tre avtal om gemensam samarbetsnämnd och gemensam ITdriftsorganisation samt ett reglemente Sedan den 1 april 2010 har Kävlinge kommun och Staffanstorps kommun en gemensam samarbetsnämnd kallad Samarbetsnämnden för vissa kommuninterna stöd- och servicetjänster. År 2012 utvidgades nämnden till att omfatta även Burlövs kommun. Det finns flera avtal och ett reglemente som reglerar samarbetsnämndens funktioner och arbete. I avtalet sägs att samarbetsnämnden successivt från den 1 mars 2012 kommer att ta över drift och skötsel av interna servicetjänster efter att separata avtal har tecknats kring dessa. Det finns ett avtal om gemensam IT-driftsorganisation vid namn IT-teamet. Och underliggande avtal till detta avseende personalövergång. Totalt finns därmed tre avtal och ett gemensamt reglemente som har antagits av respektive kommuns fullmäktige. För att ge en överblick av hur nämnda avtal och reglemente relaterar till varandra och vad som är reglerat var kommer de för granskningen mest relevanta delarna av avtalen och reglementet att belysas och citeras nedan. 3.1. Avtal om gemensam samarbetsnämnd Som nämnts tidigare syftade detta avtal till att utvidga samarbetet mellan kommunerna Kävlinge, Staffanstorp och Burlöv inom verksamhetsområdet interna stöd- och servicetjänster. De exempel som ges i avtalet på interna servicetjänster är IT-, ekonomi, administrations- och personaladministrationsområdena. Syftet med avtalet var att parterna avsåg att samordna de sammanlagda resurserna för att inom nämnda områden möte Samarbetskommunernas nuvarande och kommande behov av interna servicetjänsters utförande med högsta kvalitet och effektivitet. Målsättningen som uttalas i avtalet är att samarbetsnämnden ska, med egna eller externa resurser, kunna svara för alla de verksamheter i samarbetskommunerna som faller inom ramen för avtalet och/ eller underliggande avtal. När det gäller budget och finansiering anges bland annat i detta avtal att de totala faktiska kostnaderna för den gemensamma nämndens och dess verksamheter ska fördelas mellan samarbetskommunerna i enlighet med särskilda beräknings- och kostnadsfördelningsgrunder som upprättas kring varje verksamhetsområde. Vidare anges att samarbetsnämnden ska i budgetprocessen utarbeta förslag till en total budget innehållande samtliga kostnader och intäkter för den verksamhet som nämnden ansvarar för, varefter, då samråd mellan samarbetskommunerna om nästkommande års bidrag för samarbetsnämndens verksamhet, kommunfullmäktige i Kävlinge kommun fastställer budget för samarbetsnämnden. Det tydliggörs att samarbetskommunerna har ett gemensamt yttersta ansvar för 6 av 18

nämndens ekonomiska resultat, vad avser såväl överskott som underskott. Om kostnadsutvecklingen väsentligen skulle avvika från vad parterna kommit förutsatt eller andra förhållanden bedöms påkalla revideringar av avtalsinnehållet har varje part rätt att begära omförhandling. När det gäller lös egendom som krävs för samarbetsnämndens verksamhet ägs den och anskaffas av respektive kommun om inte annat särskilt avtalas. Kävlinge kommun ansvarar för försäkringsbehovet av gemensamt ägd egendom men kostnaderna ska fördelas mellan kommunerna. Kävlinge kommuns kommunstyrelse anges vara anställningsmyndighet för personalen inom samarbetsnämnden. Enligt avtalet ansvarar Kävlinge kommun för beredning och verkställighet av samarbetsnämndens beslut. I avtalet regleras att samarbetsnämnden regelmässigt ska rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är till samarbetskommunernas respektive fullmäktige. Samarbetsnämnden består av två ordinarie ledamöter och två ersättare från respektive samarbetskommun. Staffanstorp representeras av kommunstyrelsens ordförande och tre ytterligare ledamöter från kommunstyrelsen. I 10 framgår att av samarbetsnämnden bedriven verksamhet ska utvärderas tidigast tre och senast fyra år efter Kävlinge kommuns beslut om inrättande av Samarbetsnämnden. Utvärderingen ska föreläggas kommunfullmäktige i samarbetskommunerna senast två månader efter att den färdigställs. Samarbetsnämnden fattade i april 2014 beslut om att en utvärdering ska genomföras och presenteras för nämnden i maj 2015. 3.2. Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 1 I det reglemente för gemensam samarbetsnämnd 1 som antagits av samarbetskommunernas respektive fullmäktige anges att Kävlinge kommun ska vara värdkommun och att samarbetsnämnden ska utgöra del av och ingå i Kävlinge kommuns politiska organisation. Här står återigen att samarbetsnämndens uppgifter är att svara för drift och skötsel av olika kommuninterna stöd- och servicefunktioner i form av t ex. IT, personaladministrations och ekonomiadministrationsstöd som samarbetsnämnderna önskar bedriva tillsammans. I reglementet uttalas bland annat att samarbetsnämnden svarar inom sitt verksamhetsområde för att - Lämna respektive kommunstyrelse biträde i central informationsverksamhet - Det genomförs uppföljning, utvärdering, intern kontroll och kvalitetsarbete, - Upprätta förslag till budget för det egna verksamhetsområdet - Verka för att uppnå en dialog med brukare av nämndens tjänster, 7 av 18

- Underhålla och förvalta egendom - Fastställa egen delegationsordning - I övrigt fullgöra de uppgifter som av fullmäktige i samarbetskommunerna överlämnas till nämnden. När det gäller arbetsformer i övrigt anges att samarbetsnämnden får besluta om sina arbetsformer i andra fall än som anges i detta reglemente. 3.3. Avtal om gemensam IT-driftsorganisation Inledningsvis anges i detta avtal att samarbetskommunerna avtalar om att på givna villkor inrätta en gemensam IT-driftsorganisation benämnd IT-teamet. Enligt avtalet ska IT-teamet bedriva sin verksamhet inom den av samarbetskommunerna gemensamt inrättade nämnde, benämnd Samarbetsnämnden för vissa kommuninterna stöd- och servicetjänster. Målsättningen är att ITdriftsorganisationen, med egna eller externa resurser ska svara för alla de IT-behov i samarbetskommunerna som faller inom ramen för detta och eller underliggande avtal. En annan målsättning är att kommunernas IT-plattform ska vara så likvärdig som det är möjligt för att nå de grundläggande samordningsvinsterna men en gemensam driftsorganisation. I verksamhetsområdet omfattas som IT-plattform all data, telefoni och kringutrustning inom samarbetskommunernas infrastruktur. I 3 anges att den gemensamma IT-driftsorganisationen ska på uppdrag av samarbetskommunernas IT-beställarfunktion: - Fullgöra uppgiften av den totala driften och utvecklingen av samarbetskommunernas samlade IT-plattform. Detta ska ske i enlighet med kommunernas framtagna IT-dokument. - Verka för en kvalitativ, rationell, kostnadseffektiv och säker hantering av ITtjänster i samarbetskommunerna genom att ansvara för infrastruktur knutna till IT-tjänster (nätverk, datorer, servrar etc.) samt av beställarna kravställda tjänster kopplade till dessa. - Vara en gemensam resurs för att stödja verksamhetsutveckling och verksamhetsnytta med hjälp av IT i samarbetskommunernas förvaltningar och bolag. - Samarbeta kring och svara för samarbetskommunernas IT-säkerhet. - Tillhandahålla teknisk support. - I övrigt utifrån direktiv/beställningar svar för drift och utveckling av verksamhetsområdet. Ytterligare beställardirektiv kommer att ges årligen. 8 av 18

I 7 anges hur ägarförhållande avseende hårdvara, mjukvara och infrastruktur. Vidare regleras i denna paragraf att IT-driftsorganisationen ska tillhandahålla tjänster och service i tre olika nivåer: 1) Bastjänst: en tjänst som avser olika typer av arbetsstationer med ett i förväg definierat innehåll. 2) Drift av verksamhetssystem Mellan IT-teamet och systemägare upprättas ett avtal där service, support och tillgänglighetsfrågor regleras. 3) Kommunspecifika projekt: Avser projekt som enskild Samarbetskommun eller flera Samarbetskommuner vill genomföra. I samma paragraf anges även om finansiering att bastjänsten finansieras med en kostnad per arbetsplats och nivån ska vara lika stor oberoende av i vilken av samarbetskommunerna arbetsplatsen finns. Bastjänsten betalas månadsvis. Drift av verksamhetssystem: senast den 1 januari 2013 ska samtliga systemägare för de större verksamhetssystemen ha upprättat driftavtal med IT-teamet. Fram till dess finansieras driften av verksamhetssystem genom anslag från respektive Samarbetskommun. Anslag och betalning av tjänster sker månadsvis. Kommunspecifika projekt: Finansiering och betalningsplan fastställs i samband med projektets godkännande. Slutligen anges i 7 i likhet med det övergripande avtalet om gemensam nämnd om budget bland annat att de faktiska kostnaderna för samarbetsnämnden och dess verksamheter ska fördelas mellan samarbetskommunerna i enlighet med särskilda beräknings- och kostnadsfördelningsgrunder som upprättas kring varje verksamhetsområde. I 9 hänvisar avtalet till det övergripande avtalet och reglementet när det gäller arbetsformer. Av 10 framgår bland annat att transaktioner mellan samarbetsnämnden och kommunen/kommunerna ska jämställas med egenregisituationen. Samarbetsnämnden betalar/avräknas faktisk kostnad /självkostnad för utförda tjänster. I 11 anges att samarbetskommunerna ska organisera beställarorganisationer med representanter för olika verksamhetsdelar ingår. Personal från IT-teamet kan adjungeras till möten med dessa beställarorganisationer för att bistå med teknisk kompetens. När det gäller utvärdering och uppföljning av verksamheten ska kundernas upplevelse av support och drift prioriteras. Det åligger samarbetsnämnden att utvärdera verksamheten löpande och rapportera till samarbetskommunerna. I 13 regleras att ändringar i och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga för att kunna åberopas och de måste vara undertecknade av behöriga företrädare. 9 av 18

3.3.1. Underliggande avtal till avtal om gemensam ITdriftsorganisation I det sista avtalet regleras att samtlig IT-personal blir anställda av Kävlinge kommun och har Kävlinge som placeringsort och vad som gäller vid övergång om semester, löner etc. 10 av 18

4. Granskningsresultat I följande avsnitt presenteras granskningsresultaten utifrån de uppställda revisionskriterierna och avgränsas till verksamhetsår 2014. Först ges dock en översiktlig bild, som framkommit i intervjuerna och granskning av dokument, av hur samarbetet mellan kommunerna övergripande och specifikt kring IT-Teamet och dess verksamhet har utvecklats sedan start. Avtalen Som nämndes i förra avsnittet ingicks avtal 2010 mellan Kävlinges och Staffanstorps kommuner. Avtalet omfattar flera verksamhetsområden såsom IT, personal, ekonomiadministration. IT var det första området där kommunerna i praktiken började samarbeta. I slutet av år 2010 avtalade kommunerna om att från den 1 januari 2011 inrätta en gemensam samarbetsnämnd med samma namn som den första men som skulle fokusera enbart kommuninterna stöd- och servicefunktioner i form av t ex geografiska informations- och personaladministrations- och ekonomiadministrationsstöd. Till denna nämnd skapades ett separat reglemente som fick namnet reglemente för samarbetsnämnd 2. Staffanstorps kommun är värdkommun för denna nämnd. Ytterligare en samarbetsnämnd skapades från 1 september 2012 som fick namnet Samarbetsnämnd 3 för vissa kommuninterna stöd- och servicetjänster. Burlövs kommun är värdkommun för denna nämnd som ska fokusera på ekonomi- och löneadministrationsstöd, men den sista delen har inte påbörjats ännu. Till denna nämnd skapades ett nytt reglemente. År 2012 uppdaterades det första avtalet att även omfatta Burlövs kommun. Av intervjuer har framkommit att detta avtal enbart syftar till att reglera en gemensam nämnd för IT-samarbetet. Skrivningarna i själva avtalet ändrades dock inte utan kvarstod som att nämndens verksamhet potentiellt skulle kunna omfatta även de områden som senare regleras i samarbetsnämnd 2 och 3. Namnet på reglementet ändrades dock till Reglemente för Samarbetsnämnd 1. I avtalet för Samarbetsnämnd 1 framgår därmed fortfarande att Samarbetsnämnd 1 omfattar såväl IT, personal, ekonomiadministration trots att avtal om samarbetsnämnd 2 och 3 hade ingåtts. Verksamhetens utveckling och organisation Utvecklingen av verksamheten av IT-driftsorganisationen har gått i tre faser. Under den första uppstartsfasen var fokus på överföring av personal. I den andra fasen låg fokus på att etablera och installera en ny IT-plattform vilket pågick under hela 2013. Det har i intervjuer framkommit att det under denna fas fanns ett missnöje bland användarna i kommunerna och att IT-teamets supportfunktion under denna period inte räckte till de krav på support som uppstod när IT-plattformen rullades ut i 11 av 18

organisationen. Det har framkommit att de tre kommunerna hade helt olika sätt att arbeta inom IT-området och det var inledningsvis svårt att hitta nya gemensamma arbetsformer och förväntningar. Enligt uppgift överskreds budget under denna fas. Sedan oktober 2013 är en ny chef på plats, IT-plattformen är installerad och samarbetet har gått in i en ny tredje fas. 4.1. Erforderliga avtal är upprättade Flera avtal samt ett reglemente är upprättade för att reglera samarbetet kring IT. Avtalet om den gemensamma samarbetsnämnden liksom avtalet om ITdriftsorganisationen anger att det ska finnas en gemensam nämnd för samtliga områden inom internt stöd och service. Det reglemente som etablerades samtidigt hänvisar också till en gemensam nämnd som här kallas samarbetsnämnd 1 i rubriken. Som tidigare har ytterligare avtal ingåtts som innebär att det i dagsläget finns tre olika samarbetsnämnder som hanterar olika ärenden och kallas för samarbetsnämnd 1,2 och 3 varav den som handhar IT heter Samarbetsnämnd 1. I avtalen som reglerar samarbetet för IT-området nämns att följande andra avtal och överenskommelser ska inrättas: - Den 1 januari 2013 ska samtliga systemägare för de större verksamhetssystemen ha upprättat driftavtal med IT-teamet kring service, support och tillgänglighetsfrågor. Såvitt framkommit i granskningen är framtagandet av sådana avtal prioriterade under andra kvartalet 2014 och har nu undertecknats. - att de faktiska kostnaderna för samarbetsnämnden och dess verksamheter ska fördelas mellan samarbetskommunerna i enlighet med särskilda beräknings- och kostnadsfördelningsgrunder som upprättas kring varje verksamhetsområde. Det har i granskningen framkommit att sådana överenskommelser håller på att tas fram nu men att de inte funnits tidigare vilket har varit ämne för diskussion i beställarfunktionen. En ny prismodell håller på att tas fram. 4.1.1. Bedömning Det övergripande avtalet och reglementet om Samarbetsnämnden är otydligt eftersom nämnden enligt nuvarande skrivning har ett bredare mandat än ITdriften. De avtal som ska ha upprättats finns inte men de håller på att utvecklas. 4.2. Det finns en organisation etablerad som omfattar samtliga verksamhetsområden inom IT. Enligt avtalet ska samarbetet vara organiserat i en nämnd som har det övergripande ansvaret för verksamheten. Därutöver finns en beställarorganisation med representanter från varje kommun, från Staffanstorp är det ITutvecklingsstrategen. I Staffanstorp finns det ett beställarråd med representanter från olika verksamheter. Dock har i intervjuer framkommit att representationen i denna grupp kommer att förändras och bestå mer av chefer med beslutanderätt. Vidare har framkommit att det nya arbetssättet med beställarfunktion har skiljt sig avsevärt från hur kommunen tidigare hade arbetat med sin IT-support. 12 av 18

Beställarorganisationen beställer sedan tjänster från utförarorganisationen, d v s IT-driftsteamet i Kävlinge kommun. IT-driftsorganisationen i Kävlinge håller under ledning av den nya chefen på att omstrukturera hela sitt arbetssätt till att baseras mer på mätbara måltal för att öka kontrollen över hur personalen arbetar och med vad. Av intervjuerna har framkommit att flera anser att IT-organisationen nu har funnit sin roll. 4.2.1. Slutsatser och bedömning Slutsatsen är att det finns en organisation på plats som bl.a. inkluderar ett beställråd i Staffanstorp och ett IT-team i Kävlinge. Mot bakgrund av vad som framkommit i intervjuerna kring hur organisationerna har fungerat samt att förbättringsåtgärder har vidtagits under 2014 är bedömningen att organisationen i dess olika delar inte har fungerat optimalt de första åren men att förutsättningar ser annorlunda ut framöver. 4.3. Den nya organisationen och de olika rollerna är tydligt kommunicerade till brukarna i Staffanstorps kommun. Denna granskning omfattar inte en mätning av kunskapsnivån hos användarna i Staffanstorps kommun om den nya organisationen. Någon sådan mätning har inte heller gjorts av någon annan. Av intervjuer har framkommit olika uppgifter som delvis är motstridiga. Brukarna i Staffanstorps kommun informerats om itorganisationen i första hand via intranätet. Av vissa intervjuer har dock framkommit att användarna i Staffanstorps kommun inte har haft kunskap om hur den nya organisationen är tänkt att fungera och vart de ska använda sig när problem uppstått. 4.3.1. Slutsatser och bedömning Kommunikation är svårt. Att något är kommunicerat innebär inte att mottagaren av budskapet har kunskap och förståelse. Denna granskning omfattar inte en utvärdering av användarnas synpunkter, detta kommer sannolikt att framgå av den utvärdering av Samarbetsnämnd 1 verksamhet som kommer att genomföras till maj 2015. Bedömningen är att information om den nya organisationen har getts till användarna i Staffanstorps kommun men att döma av de begränsade uppgifter som framkommit i intervjuerna så har informationen inte varit tillräcklig. 4.4. Användarna är nöjda med den service som erhålls. I avtalet om den gemensamma IT-driftsorganisationen anges att Samarbetsnämnden ska följa kundernas nöjdhet och löpande rapportera tillbaka till samarbetskommunerna. I det övergripande avtalet om samarbetsnämnden anges att en utvärdering inte ska ske förrän efter tre till fyra år förrän Kävlinge fattade beslut att inrätta samarbetsnämnden och att rapport då ska gå till fullmäktige. I granskningen har framkommit att inte har gjorts någon utvärdering av om användarna är nöjda med den service som erhålls. Däremot har det i intervjuer framkommit att känslan är att det under 2014 kommit färre förfrågningar än 13 av 18

tidigare från användarna vilket har tolkats som ett gott tecken. Det har framkommit att det vid organisationens etablering inte gjordes någon baslinjestudie, d v s det finns inga måltal om vad användarna tyckte om IT-servicen innan organisationen etablerades och därmed saknas jämförelsetal när man nu ska mäta om förbättring skett eller ej. 4.4.1. Slutsatser och bedömning Här kan konstateras att avtalen om samarbetsnämnden ger motstridiga budskap. Enligt det övergripande avtalet ska en utvärdering göras efter tre till fyra år, vilket är nu. Enligt avtalet om gemensam IT-driftsorganisation ska utvärdering ske löpande och rapporteras till samarbetskommunerna. Det har framkommit att någon övergripande utvärdering inte har skett men att förfrågningar till utvecklingsstrategen i Staffanstorp har minskat vilket anses ge vid handen att användarna är nöjda. Detta givet är slutsatsen att det i dagsläget inte går att avgöra om användarna är mer nöjda eller inte eftersom en mätning inte har genomförts men Samarbetsnämnden har i april 2014 fattat beslut att en utvärdering ska genomföras. Forskning kring förändringsprocesser generellt säger att det tar tid att genomföras till dess att de fungerar optimalt. Bedömningen är att det är rimligt att en utvärdering inte har gjorts ännu men att en sådan bör göras inom den tidsram som anges i det övergripande avtalet för nämnden. 4.5. Ägarskapet av befintliga- samt nytillkomna inventarier är tydligt Det framgår avtalet vem som äger vad och beställarna liksom ITdriftsorganisationen uppfattar ägarskapet som tydligt däremot har det enligt uppgift framkommit att delar av verksamheterna i Staffanstorp har tyckt att gränsdragningen är/har varit svår. I intervju har framkommit att kommunerna har haft olika kulturer kring ägandeskap av hårdvara, t e x om datorer ska leasas eller köpas och hur kostnaderna för detta ska fördelas. 4.5.1. Bedömning Bedömningen är ändå att det är tydligt vem som äger vilken utrustning men att denna information enligt uppgift inte är tillräckligt kommunicerad i hela Staffanstorps kommun. 4.6. Budgeten hålls inom uppsatta ramar Av intervjuerna har framkommit olika uppgifter om budgeten, vissa anser att budgeten har varit rimlig, andra att budgeten inte har varit rimlig, utan är en oprioriterad påse pengar. Klart är att budgeten under de initiala åren inte har hållits. Av budgeten för 2014 framgår att en kalkylerad omslutning på 21 718 tkr varav Staffanstorps kommun står för ca en tredjedel, d v s ca 7 miljoner kronor. Innan IT-organisationens samlades under Samarbetsnämnd 1 var kostnaderna för IT-verksamheten år 2009 ca 5,6 miljoner kronor. Den summan innefattade dock inte samtliga kostnader då ytterligare en del kostnader så var utspridda på olika förvaltningar. Det finns således ingen siffra som är helt jämförbar med årets budget. Under 2014 ämnar man införa en helt ny prismodell och som nämnts ett nytt sätt att arbeta och följa upp arbetet. Vid kvartalsbokslutet i mars 2014 konstateras ett 14 av 18

utfall om -144 tkr men beräknad prognos för hela år 2014 är o tkr. Förhoppningen är att IT-teamets nya sätt att arbeta och de nya drifts- och serviceavtalen ska underlätta när budget sätts och hur den följs upp. Vidare håller IT-teamet på att se över sin intäktsida, relaterat till att nya tjänster för apple-produkter kommer att lanseras. 4.6.1. Slutsatser och bedömning En slutsats är att budget inte har hållits tidigare år men beräknas för år 2014 att hållas inom givna ramar. Åtgärder har vidtagits i form för att få en bättre överblick och kontroll av ekonomin dels genom att driftsavtal håller på att tas fram, dels genom att IT-teamet har börjat ändra sina arbetsformer för att få bättre kontroll på hur resurserna fördelas mellan de olika uppdragen som enligt avtal ska finansieras på olika sätt av kommunerna. Om dessa åtgärder är tillräckliga går ännu inte att avgöra för 2014. Bedömningen är att organisationen är medveten om att budgeten tidigare inte har hållits och ett antal åtgärder har vidtagits för att öka kontrollen på utgifterna. 4.7. Kommunstyrelsen är informerad om samarbetsnämndens verksamhet och ekonomi. Först och främst ska förtydligas att samarbetsnämnden är placerad i Kävlinge kommuns politiska organisation. I enlighet med kommunallagen 3 kap. 3 a och 3 c samt 6 kap 1 och avtal om gemensam samarbetsnämnd ska Kävlinge kommuns kommunstyrelse ha uppsikt över den gemensamma nämnden. Lagen säger att kommunerna får precisera nämnds behörighet och befogenheter i överenskommelse mellan kommunerna. I det övergripande avtalet för samarbetsnämnden regleras att samarbetsnämnden regelbundet ska rapportera till samarbetskommunernas respektive kommunfullmäktige. I avtalet om ITdriftsorganisationen står att rapportering ska ske till kommunen men inte till vilket organ. Av intervjuerna har framkommit att ingen tjänsteman har presenterat någon rapport om samarbetsnämndens verksamhet och ekonomi för kommunstyrelsen i Staffanstorp. Av intervjuerna har framkommit att det i Staffanstorp är ovanligt att tjänstemän informerar om verksamheter i kommunstyrelsen. Samtidigt ska sägas att Staffanstorps kommuns ledamöter i samarbetsnämnden även sitter i kommunstyrelsen i Staffanstorp. Dessa ledamöter har därmed information om samarbetsnämndens verksamhet men inte kommunstyrelsen i sin helhet. Av intervjuer och efter genomgång av protokoll från Staffanstorps kommuns fullmäktige framkommer det inte att rapport från Samarbetsnämnden har tagit emot och diskuterats i fullmäktige under 2014. 4.7.1. Slutsatser och bedömning Varken enligt lag eller avtal om samarbetsnämnd står det uttryckligen att rapportering ska ske till kommunstyrelsen. Av ett avtal framgår att rapportering från Samarbetsnämnd 1 ska ske till Staffanstorps kommuns kommunfullmäktige men av granskningen har det inte framkommit att så har skett. Bedömningen är därför att varken kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige är ändamålsenligt informerade om Samarbetsnämndens verksamhet och ekonomi. 15 av 18

4.8. Medarbetarna inom samarbetsnämndens områden erhåller erforderlig utbildning. Av intervjuer har framkommit att utbildning under utvecklingsfaserna ett och två har varit mindre prioriterade än att få igång driften av verksamheten och den nya IT-plattformen. Av intervjuerna har även framkommit att mer resurser kommer att satsas på utbildning framöver, både vad gäller teknisk kunskap och affärsmässighet, d v s hur arbetet bedrivs i den nya serviceorganisationen. 4.8.1. Bedömning Bedömningen är att utbildningsinsatser för medarbetarna har varit lågt prioriterade under utvecklingsfaserna fram tills idag. 16 av 18

5. Revisionell bedömning 5.1. Revisionell bedömning Denna granskning avser att besvara följande revisionsfråga: Fungerar verksamheten under samarbetsnämnd 1 ändamålsenligt utifrån Staffanstorps kommuns perspektiv? Den revisionella bedömningen är att verksamheten under samarbetsnämnd 1 inte har fungerat ändamålsenligt utifrån Staffanstorps kommuns perspektiv men att verksamheten nu har förändrats och att utvecklingen går i rätt riktning. Bedömningen grundas på att - avtalet om Samarbetsnämnd 1 inte är helt tydligt kring vilka verksamheter som nämnden ansvarar för eftersom det inte skrivits om efter det att samarbetsnämnd 2 och 3 skapades; - vissa underavtal som enligt övergripande avtal ska finnas har saknats men har nyligen undertecknats; - ny struktur inom Staffanstorps kommun kommer att införas; - nya arbetsformer för IT-teamet har införts; - budgeten har under de första åren inte hållits men sammantaget bedöms de tre ovan nämnda åtgärderna medföra en förbättrad möjlighet att ta fram en rimlig budget och följa upp den samt öka effektiviteten i verksamheten; - utbildning av medarbetare har varit lågt prioriterat under den initiala avtalsperioden men under 2014 har satsningarna ökats; - vid samarbetsnämndens möten deltar inte IT-teamets chef vilket ibland har medfört informationsbrist om verksamheten vid mötena; - slutligen bedöms Staffanstorps kommunfullmäktige eller kommunstyrelse inte ha fått rapportering om nämndens verksamhet och ekonomi i enlighet med avtal. 17 av 18

5.2. Rekommendationer Vi rekommenderar att: - Det grundläggande avtalet för Samarbetsnämnd ändras så att det blir tydligt nämndens ansvarsområde enbart omfattar IT-området. - En ny rutin införs där samarbetsnämnden i enlighet med avtal regelbundet rapporterar om verksamheten till Staffanstorps kommunfullmäktige. - IT-teamets chef deltar i lämpliga delar av Samarbetsnämndens möten. 19 augusti 2014 Gabriella Fredriksson Projektledare Carl-Gustaf Folkesson Uppdragsledare 18 av 18