2014 års patientsäkerhetsberättelse för OpplundaHVB Datum och ansvarig för innehållet 2015-02-15 Per-Olov Strid, Verksamhetschef Mallen är anpassad av Nytida AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF 2014-09-29
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2/9
Sammanfattning Nytida bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, missbruk och hemlöshet. De personer som bor och vistas på Nytidas verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och/eller Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser sker enligt dessa lagstiftningar. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Under 2014 så har en rad förbättringar och förändringar skett. Framförallt har Nytidas övertagande av Hopplunda AB, där Opplunda HVB är en enhet, inneburit en större förändring då detta inneburit att Opplundas hela kvalitetssystem har bytts ut och därigenom alla policys, riktlinjer, rutiner och så vidare. Denna patientsäkerhetsberättelse har alltså sitt ursprung från två olika ledningssystem- Nytidas köp av enheten våren 2014 innebar en rad förändringar vad gäller arbetssätt, dokumentation med mera har förnyats och därigenom gett oss en total genomlysning av verksamheten under föregående år. Underlättande har dock varit att bland annat har ledningssystemet för verksamheten, journalsystem och så vidare varit uppbyggda på liknande sätt. Detta har alltså inte inneburit så stora förändringar vad gäller administration, dokumentation och rutiner då detta har fungerat på samma sätt. Vad gäller patientsäkerheten har det dock inneburit en större tydlighet vad gäller rutiner och informationskanaler. I samband med dessa förändringar har egenkontroll gjorts och de upptäckta bristerna åtgärdats. Framförallt har dessa brister uppkommit nå vissa rutiner fortgått från det tidigare ledningssystemet. Under året har också stora förändringar skett vad gäller vårt arbetssätt för läkemedelshantering. Detta då vårt avvikelsesystem tydligt indikerat att avvikelserna rörande signering av utdelad dos och felaktigheter i dosett ej är på en acceptabel nivå. Arbete har inneburit att vi byggt om vårt medicinrum främst för att se till att medarbetarnas arbetssituation skall kunna vara så kontrollerat och så lugnt som möjligt. Detta då vi trodde oss se ett samband med stress och dessa missar vid rutinerna. Vi har också nu som rutin att annan en den som delar ut i dosetterna kontrollerar att detta har skett korrekt. Detta arbete hade till följd att avvikelserna har minskat. Såväl legitimerad som övrig personal har deltagit engagerat sätt och alla medarbetare har deltagit i att ta fram åtgärder som gjort att vi lyckats med detta. Under våra regelbundna kundmöten har vi och enskilda kunder lyft upp områden rörande patientsäkerhet har detta främst rört frågor om hygien då många av kunderna har haft svårt att anpassa sig till basala hygienrutiner. Detta att enskilda kunder driver dessa typer av frågor ser vi har varit väldigt positivt 3/9
Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. 4/9
Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. På Opplunda är Verksamhetschefen Legitimerad sjuksköterska och är omsorgsansvarig sjuksköterska för samtliga klienter. Boendestödjarna på Opplunda har efter utbildning erhållit delegering i läkemedelshantering. Klienterna fortsätter att hålla kontakten med sina respektive psykiatriker i hemkommunen och vi har vid behov kontakt med dem, med mobila team och med akutsjukvården. Några klienter hämtar själv sina läkemedel åt, enligt ansvarig läkares önskan. Vi kontrollerar regelbundet narkotiska preparat samt följer rutiner avseende egenkontroller. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytida rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. Vid inflyttning och över tid genomförs relevanta preventions- och riskbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. Uppföljningen av avvikelser sker på två nivåer. Dels i arbetet med en enskild avvikelse dels genom att vi systematiskt söker efter likheter och frekvens som kan ge en indikation på att något systematiskt fel och att endast åtgärda avvikelsen direkt endast innebär att en liknande avvikelse på nytt kan inträffa. Därför har det varit av största vikt att sammanställa avvikelserna för lättare se detta övergripande. Uppföljningen av avvikelserna går till genom att först och främst mäta via avvikelsesystemet att liknande avvikelser ej sker igen för att se att de insatta åtgärderna haft effekt. Kontroll sker också att beslutade åtgärder genomförts. Det är också viktigt, vid uppföljningen, att säkerställa att rätt information nått rätt personer. T.ex. är medarbetarna informerade om förändringar i rutinerna har eventuella drabbade kunder fått feedback och så vidare. 5/9
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har också stora förändringar skett vad gäller vårt arbetssätt för läkemedelshantering. Detta då vårt avvikelsesystem tydligt indikerat att avvikelserna rörande signering av utdelad dos och felaktigheter i dosett ej är på en acceptabel nivå. Handlingsplan upprättades och utvärderades i ett kontinuerligt flöde tills det att avvikelserna minimerades inom detta område. Arbete har bland annat inneburit att vi byggt om vårt medicinrum främst för att se till att medarbetarnas arbetssituation skall kunna vara så kontrollerat och så lugnt som möjligt. Detta då vi trodde oss se ett samband med stress och dessa missar vid rutinerna. Vi har också nu som rutin att annan en den som delar ut i dosetterna kontrollerar att detta har skett korrekt. Till detta har ett stort arbete lagts på att implementera vårt kvalitetsarbete till alla medarbetare något som har varit en naturlig process vid övergången till ett nytt ledningssystem. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under året, maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. Som tidigare nämnts så har övergången till ett nytt ledningssystem och efter följande egenkontroll fått till följd att verksamhetens alla rutiner fått en genomlysning. De kvarvarande brister som hittades vid egenkontrollen har succesivt betats av och på så sett varit ett arbetsmaterial för förbättring. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 6/9
Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd läkarorganisation. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. Kundens patientansvarige läkare träffar kontinuerligt sin patient och enheten erhåller nödvändig information samt läkemedelsordinationer från dem. Till detta kan verksamhetens konsulterande psykiatriker vara delaktig men alltid i samråd med PAL. Varje klients handlingar innehåller information om PAL samt aktuella psykiatriska enheter. Varje klient har en namngiven ansvarig sjuksköterska vid enheten. Risker kommuniceras inom personalgruppen samt i förekommande fall med läkare och mobila team. Vi har vidare ett nära samarbete med vårdcentralen i Knutby som vi direkt kontaktat vid funderingar om en kunds hälsa. Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetschefen har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från patient eller närstående har inkommit. Vårt arbetssätt innebär att vi har en väldigt nära kontakt med våra uppdragsgivare och ser det som självklart att vi alltid informerar direkt om viktiga händelser rörande våra gemensamma kunder. Till detta så skickas också skriftlig dokumentation regelbundet till uppdragsgivaren för att belysa hur arbetet emot de uppsatta målen fortskrider. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Legitimerade medarbetare har tillsammans med omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån patientens pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Varannan vecka hålls det boendegenomgång där all information av vikt tas upp. Närvarande är alltid psykiatriker, sjuksyster och några av boendestödjarna. Denna information delges sedan till de som ej kunnat närvara dels skriftligt men även muntligt. På samma sätt har information viktig för personalen delgetts efter kundernas träffar med PAL, vårdcentralsläkare och så vidare. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vid verksamheten sker enligt rutin riskanalys i samband med att klienten flyttar till verksamheten. Dessa uppdateras sedan minst 2 gånger per år eller vid behov då något inträffat som kan ha förändrat risken. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 7/9
Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Viktigt att påpeka att åtgärder sätts in direkt och vid mer komplexa behov av åtgärde upprättas en handlingsplan. Detta blir ett arbetsmaterial som följer de insatta åtgärderna med utvärdering. Alla åtgärder dokumenteras och Verksamhetschefen skriver en slutrapport innan avvikelsen kan avslutas. Arbetet återkopplas till medarbetarna på verksamheten för att säkerställa att avvikelserna blir en grund för lärande för hela verksamheten. Detta arbetsätt innebär att en kort redogörelse för avvikelser sker vid varje arbetsplatsträff som är obligatorisk för alla medarbetare, Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschef och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. Inga klagomål och synpunkter har dock inkommit under året. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inga klagomål och synpunkter har dock inkommit under året. Samverkan med patienter och närstående/legala företrädare SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående/legala företrädare Verksamheten har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående/legala företrädare och är oberoende från våra verksamheter. På verksamheten ser vi det som självklart att ha ett nära samarbete med 8/9
närstående, utifrån kundens vilja, och underlättar för att besök hos oss. Viktigt är också att vi ger de närstående tid med oss personal för att möjliggöra att deras eventuella synpunkter/åsikter skall komma fram. Alla närstående som besökt eller ringt oss har också blivi också informerad om att vi gärna tar emot deras synpunkter och klagomål då detta kan göra oss till en bättre verksamhet. Vi uppmuntrar alla former av samarbete i enlighet med klientens, kommun och i vissa fall legal företrädares önskan. Klienterna har deltagit i upprättandet av anamnes, status samt i upprättande av social dokumentation och genomförandeplan. Varje klient uppmuntras också att tillsammans med kontaktman upprätta ett veckoschema. Vi arbetar med kontaktmannaskap och varje kontaktman tar ansvar för ett helhetsperspektiv för omsorgen runt klienten, med stöd av kollegor och sjuksköterska. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 All personal har under året gått igenom vårt nya ledningssystem. Detta innebär att vi alla både muntligt och skriftligt har gått igenom policybeslut, styrdokument, rutiner och andra dokument. Denna process är fortlöpande. Alla kunder har riskbedömts och detta arbete har dokumenterats. Genomgång av hygienrutiner har sket med samtlig personal och även rutiner för våra kunder har införts mycket på kundernas initiativ. Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit och tidigare avvikelsesystem Frågeställning 2014 Läkemedel Utebliven dos 9 Dubbel dos 1 Felaktigt iordningsställande 7 Förväxling 0 Utebliven signering 17 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 0 9/9