Revisionsrapport Intern kontroll Miljö och hälsoskyddsnämnden Falkenbergs kommun 2010-01-25 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson
2010-01-25 Namnförtydligande Namnförtydligande
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...1 2. Bakgrund, syfte, avgränsning och metod...2 3. Granskningsresultat...3 3.1 Dokumentation av förekommande rutiner och riktlinjer...3 3.1.1 Prissättning/debiteringsrutiner...3 3.1.2 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor...4 3.1.3 Lönerutiner...4 3.1.4 Representation och konferens...5 3.1.5 Kontrollrutiner besiktning...5 3.2 Förvaltningens kontrollaktiviteter...6 3.3 Ekonomisk styrning...6 3.4 Delegation...7 3.5 Kundenkät...8
1. Sammanfattning Falkenbergs kommuns revisorer har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen vid miljö- och hälsoskyddsnämnden. Efter genomgång av befintliga rutiner och rutinbeskrivningar samt intervjuer med berörda befattningshavare och stickprovskontroller sammanfattas våra iakttagelser och synpunkter enligt nedan: Positiva iakttagelser Vi anser att debiteringsrutinerna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Vi anser att förvaltningen har väl dokumenterade rutiner avseende besiktningsförfarandet, dock finns det förbättringsområden. Vi ser positivt på att kundenkäter genomförs. Vi anser dock att en analys över tid bör göras exempelvis jämförelse med andra kommuner, särskilda områden avseende förbättringspotential m.m. Förbättringsområden Vi anser att den ekonomiska styrningen bör utvecklas. Vi kan konstatera att ca 50 % av den totala arbetstiden utgörs av tillsyn, kontroll samt service till allmänheten (debiterbar och ej debiterbar tid). Vi efterfrågar att nämnden/fullmäktige beslutar hur stor andel av nämndens verksamhet utifrån sitt uppdrag som ska vara skattefinansierad och hur stor andel som ska avgiftsfinansieras. Nämnden/förvaltningen bör sedan specificera hur stor del av tillgänglig arbetstid som ska anses som planerad/oplanerad tillsyn och kontroll (fakturerbar/ej fakturerbar). Vidare bör det fastställas hur många timmar varje anställd ska debitera och uppföljning bör sedan ske utifrån detta. Vi har heller inte kunnat hitta någon redovisning kring måltal och resultat för nämndens mål som är kopplat till, andelen fasta fakturerade årsavgifter. Nämnden har utarbetat en intern kontrollplan för 2009. Vi anser för tydlighetens skull att nämnden borde riskbedöma de olika aktiviteterna. Vi kan konstatera att för 2008 har endast handkassorna kunnat granskas. Utifrån det material som vi tagit del av anser vi det tveksamt om styrelsen har en tillräcklig kontroll över verksamheten, utifrån lagens bestämmelse. Vi anser att delegationsordningen bör ses över och beslutas varje år, för att säkerställa att inga förändringar har skett, och inte som idag löpa på tillsvidare. (1)
2. Bakgrund, syfte, avgränsning och metod Falkenbergs kommuns revisorer har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen vid miljö- och hälsoskyddsnämnden. Av Kommunallagens 9 kap 9 framgår bland annat att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av Kommunallagen 6 kap 7 i vilken det anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Miljö- och hälsoskyddsnämnden ansvarsområden är uppdelat i 4 delområden: Hälsoskydd Miljöskydd Livsmedel Naturvård Nämndens uppgift är att förebygga och skydda invånarna och naturen mot störningar av olika slag. Miljö- och hälsoskyddskontoret bedriver tillsyn över företag och anläggningar. Syftet är att granska ifall den interna kontrollen är ändamålsenlig. Utifrån väsentlighetsoch riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa har en bedömning av befintliga regler och rutiner samt förvaltningens egna kontrollaktiviteter gjorts. Följande kontrollmål är aktuella: -Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten och är dessa tillförlitliga och ändamålsenliga? - Prissättnings-/debiteringsrutiner - Attestrutiner - Lönerutiner - Kostnader för representation och konferens - Upphandling - Kontrollrutiner avseende besiktning -Uppfyller förvaltningens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? - Är den ekonomiska styrningen och uppföljningen ändamålsenlig? - Delegation - Kundenkät (2)
I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef. Från kommunen har vi fått uppgift om kommungemensamma rutiner. Ett antal fakturor på inköp för verksamheten har granskats och bedömts med avseende dels på redovisning, dels på inköpens art och om man hållit sig till upphandlingsreglerna. Granskningen avgränsas till ekonomiska transaktioner under 2008 och 2009 (jan-nov). Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 3. Granskningsresultat 3.1 Dokumentation av förekommande rutiner och riktlinjer 3.1.1 Prissättning/debiteringsrutiner Miljö- och hälsoskyddsnämnden verksamhet är delvis finansierad via avgifter från de verksamhetsutövare som är under tillsyn. För de större verksamheterna tas en fast årsavgift ut, fastställd av fullmäktige och för de mindre verksamheterna tas en timavgift för handläggning och tillsyn. Timavgift för 2009 är 710 kr och är beslutad av nämnden. Vidare har fullmäktige beslutat tidsdebitering för olika typer av tjänster, vilka gäller sedan 2009-01-01. Avgifterna redovisas på kommunens hemsida. Debitering sker enligt dokumenterad rutin. Hanteringen sker genom att respektive handläggare redovisar uppkomna debiterbara timmer per ärende/kund i systemet Miljöreda. Utifrån detta fakturerar assistent regelbundet. Utifrån systemet kan kontroll avseende upparbetad fakturering och faktisk fakturering göras. Kommunens centrala ekonomiavdelning hanterar eventuella krav i dialog med förvaltningen. I vissa fall förekommer avbetalningsplaner. Debiteringsrutinerna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Prissättningskalkylerna utgår från en debiteringsvolym på 1 080 timmar per inspektör medan verkligt antal externt debiterbara timmar enligt vår uppfattning uppgår till ca 600 timmar. Resterande del 480 timmar finansieras av skattekollektivet. Vi kan konstatera att ca 50 % av den totala arbetstiden utgörs av tillsyn, kontroll samt service till allmänheten (debiterbar och ej debiterbar tid). Vi efterfrågar att nämnden/fullmäktige beslutar hur stor andel av nämndens verksamhet utifrån sitt uppdrag som ska vara skattefinansierad och hur stor andel som ska avgiftsfinansieras. Nämnden/förvaltningen bör sedan specificera hur stor del av tillgänglig arbetstid som ska (3)
anses som planerad/oplanerad tillsyn och kontroll (fakturerbar/ej fakturerbar). Vidare bör det fastställas hur många timmar varje anställd ska debitera och uppföljning bör sedan ske utifrån detta. 3.1.2 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Förvaltningen har inga egna policy/rutiner avseende inköp och varumottagning. Kommunen har upprättat kommungemensamma rutiner avseende attest. Attest av faktura som sker i det elektroniska fakturaflödet hanteras enligt beslutad process, vilket innebär att en och samma person inte kan beslutattestera och leveransgodkänna fakturan. Enligt uppgifter hanteras samtliga fakturor i det elektroniska fakturasystemet. Beslutattest av samtliga fakturor sker av förvaltningschef och kontering sker av assistent. Verksamheten köper varor och tjänster i mindre utsträckning, stickprovskontroller har genomförts. Utifrån leverantörsregistret för 2008 köpte man in för 1,4 mkr och för 2009 (jan-nov) 1,1 mkr. De största leverantörerna är bland annat Nordea finans (avser billeasing), Region Halland, Hewlett-Packard, SJ, Länsstyrelsen. Stickprovskontroll avseende leverantörsreskontran för 2008 och januari-november 2009 har genomförts. Utifrån denna har vi inte noterat att förvaltningen handlat utanför avtal. Vi bedömer att attestrutinerna följs. Dokumenterade rutiner avseende inköp och varumottagning bör upprättas. Falkenbergs Arbetsmarknads- och introduktionsenhet (FAMI) har sedan juli månad 2009 tagit över leasingbilarna trots detta faktureras miljö och hälsa. 3.1.3 Lönerutiner All löneadministration hanteras av personalenheten. Efter att fast anställd personal själva registrerat transaktioner som övertid, semester m.m. attesterar avdelningsansvarig. För tillfälligt anställd personal lämnas underlag till avdelningsansvarig för attest, varefter personalenheten svarar för registrering och övrig administration. Någon dokumenterad rutin har inte presenterats. Personalenhetens kommungemensamma rutiner för löneadministration tillämpas. Kommunens lönerutiner har granskats vid en separat lönegranskning 2008. Vi anser att förvaltningen bör ta fram dokumenterad löne- och tidsredovisningsrutiner. (4)
3.1.4 Representation och konferens Representation och konferenser förekommer endast i mycket begränsad omfattning. Nedan redovisas kostnaderna för representation och konferens för 2007-2009 (nämnd och verksamhet): KONTO 2007 tkr 2008 tkr 2009 jan-nov tkr 58101 Kursavgifter, logi & resor 207 281 274 58701 Personalrepresentation 6 11 2 71001 Representation 11 2 7 Totalt 224 294 283 Nämnden/förvaltningen har inte upprättat några egna rutiner/riktlinjer avseende representation, kurser och konferenser. Under våra stickprovskontroller har vi noterat enstaka fall då syftet med representationen och konferensen och deltagarlista inte tydligt framgår. 3.1.5 Kontrollrutiner besiktning Vi har tagit del av förvaltningens kontrollrutiner för bland annat: - Märkning och presentation av livsmedel - Dricksvatten från privata vattenverk till livsmedelsanläggningar - Offentlig kontroll enligt livsmedelslagen - Hantering av grönsaker och frukt - HACCP kontroll (ett arbetssätt för att ta reda på, bedöma och kontrollera alla faror i produktionen) - Handläggning värmepumpar Enligt uppgifter ser Livsmedelsverket över kontrollmodellen för hantering av livsmedel. Detta kan medföra att kommunen får ändra sina rutiner. När det gäller rutin för kontroll av oljecistern har Naturvårdsverket ändrat i föreskrifterna NFS 2003:24 och ändringarna trädde i kraft den 1 juni 2009 (NFS 2009:3). Syftet med revideringen är dels att minska det administrativa arbetet och kostnader för cisterninnehavare och kommunen och underlätta arbetet med att inrätta vattenskyddsområden. - Förändringen innebär bland annat att kravet på att cisterninnehavaren ska sända in kontrollrapporten till kommunen tagits bort. (5)
Vi anser att förvaltningen har väl dokumenterade rutiner avseende ovan nämnda besiktningsrutiner. Vi har noterat att förvaltningen namngett rutiner som lathund, projektplan, vi anser att man bör använda sig av ett arbetsnamn. Vidare bör respektive rutin dateras och ses över kontinuerligt. När det gäller cisterner minskar kommunens kunskaper om antalet och kvalitén på cisterner med anledning av lagförändringen. Vi rekommenderar att förvaltningen informerar allmänheten om dess skyldighet att kontrollera och vidta eventuella åtgärder avseende cisternens beskaffenhet m.m. En del cisterner kan höra till verksamheter som omfattas av någon form av tillsyn, till exempel vissa industrier och lantbruk. Här kan kommunen följa upp inom ramen för tillsynen över dessa typer av verksamheter. 3.2 Förvaltningens kontrollaktiviteter Verksamheten inom nämndens ansvarsområden ska löpande interngranskas och redovisas för nämnden. En intern kontrollplan har tagits fram för 2009. I denna redovisas tillgångar, metod, omfattning, moment, ansvarig. För 2009 beslutades bland annat om följande kontrollmoment: - Kontantkassor - Inventarier - Kundfodringar - Tillsynsavgifter - Tjänstebilar - Bensinkort - Mobiltelefoner När det gäller kontrollmomenten tjänstebilar och bensinkort har dessa under 2009 övergått till en intern bilpool inom FAMI. Nämnden har utarbetat en intern kontrollplan för 2009. Vi anser för tydlighetens skull att nämnden borde riskbedöma de olika aktiviteterna. Vi kan konstatera att för 2008 har endast handkassorna kunnat granskas. Utifrån ovan anser vi det tveksamt om styrelsen har en tillräcklig kontroll över verksamheten, utifrån kommunallagens bestämmelse. 3.3 Ekonomisk styrning Nämnden har fastställt följande ekonomimål för perioden 2009-2011: - Miljö- och hälsoskyddsnämndens ekonomi skall vara i balans under perioden. - Andel fasta årsavgifter fakturerade 31 maj innevarande budgetår. (6)
Nämnden har övergripande tagit fram tre nyckeltal avseende ekonomi, nettokostnad per tillsynshändelse, nettokostnad per periodisk tillsynshändelse, och självfinansieringsgrad. Vidare har nämnden fastställt flertal nyckeltal kring personal och verksamhet. Månadsvis tar förvaltningen fram uppföljningsrapport till nämnden. Nedan redogörs för nämndens ekonomiska utfall sedan 2006: 2006 2007 2008 2009 jan-okt Verksamhetens intäkter 3 894 4 730 4 764 4 274 Verksamhetens kostnader -8 478-9 206-9 954-8 751 Verksamhetens nettokostnader -4 584-4 476-5 190-4 477 Budget 4 260 4 524 5 388 4 888 Budgetavvikelse -324 48 198 411 Vi anser att den ekonomiska styrningen bör utvecklas dels det vi tidigare tagit upp i stycket 3.1.1 prissättning och dels förstärka den individuella ekonomiska styrningen avseende budgetuppföljning per individ. Vidare har vi inte kunnat hitta någon redovisning kring måltal och resultat för nämndens mål som är kopplat till andelen fasta fakturerade årsavgifter. Ekonomisk rapportering sker kontinuerligt till nämnden. 3.4 Delegation Nämnden har den 2007-03-14 upprättat delegationsordning. Delegationsordningen är en förteckning över de beslut som miljö- och hälsoskyddsnämnden delegerar. Samtliga beslut som fattas med stöd av delegering ska fortlöpande anmälas till nämnden. På så sätt får nämnden information och kan följa hur uppdraget att fatta beslut i nämndens ställe utförs. Nämnden beslutar själv de närmare formerna för hur anmälan ska göras. Anmälan har betydelse inte enbart ur informations- och kontrollperspektiv utan även för beräkning av överklagandetiden och eller, om beslut kan överklagas genom kommunalbesvär. Nämnden har beslutat att följande delegationsbeslut inte får fattas i ärende som avser: - Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda om de är av principiell natur eller av större vikt - Framställning eller yttrande till fullmäktige - Yttrande med anledning av överklagande av beslut fattade av nämnden i dess helhet (7)
- Verkställande av åtgärd på den försumliges bekostnad - Yttranden i ärenden av principiell natur eller av större vikt - Verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet Bland annat förekommande lagar regleras i delegationsordningen: - Förvaltningslagen - Sekretesslagen - Miljöbalken - Livsmedelslagen - Smittskyddslagen - Bilskrotningsförordningen - Begravningslagen - Lag om brandfarliga och explosiva varor - Karantänslag - Strålskyddslag Miljö- och hälsoskyddsnämnden lämnade 1 januari 2009 över djurskyddstillsynen till Länsstyrelsen. Vi anser att delegationsordningen bör ses över och beslutas varje år, för att säkerställa att inga förändringar har skett och inte som idag löpa på tillsvidare. Nämnden gör ingen systematisk uppföljning av beslut fattade på delegation. Vi anser att nämnden bör göra stickprovskontroller avseende delegationslistan för att säkerställa god intern kontroll. Vidare bör nämnden få redovisat för sig hur förvaltningen hanterar vissa särskilda fall. 3.5 Kundenkät Förvaltningen tillsammans med övriga kommuner i länet och Region Halland (ej Kungsbacka) genomför vartannat år en kundenkät. Det har genomförts fyra enkäter sedan 2001. Den senaste genomfördes i juni 2009, 601 enkäter skickades ut i Falkenbergs kommun och svarsfrekvensen var 51,5 % (genomsnitt 48,2 %). Det samlade betyget för Falkenberg var 4,09 på en 5 gradig skala, genomsnitt i Halland var 4,0. Kundenkäten skickas ut till personer som varit i kontakt med Miljö- och hälsoförvaltningen. Bland annat följande områden behandlades: - Organisationsform; privatperson, företag, offentlig verksamhet. - Antal kontakter. - Typ av ärende (8)
- Vad är viktigast, information, diskussion, kunskaper, bemötande m.m. - Tydlig information. - Trevligt bemötande. - Behandlingstid. - Personalens kompetens. - Tillgänglighet. Kundernas bedömning har sedan 2001 haft en positiv utveckling inom ett flertal områden. Vi ser positivt på att kundenkäter genomförs. Vi anser dock att en dokumenterad analys över tid bör göras exempelvis jämförelse med andra kommuner, särskilda områden avseende förbättringspotential m.m. (9)