Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Statens inköpscentral vid Namn: Kontorsmateriel 2015 Kammarkollegiet Handläggare: Fredrik Aglo Referensnr: 96-79-2014 Telefon: +46 734 275 748 Beskrivning: Upphandling av statligt ramavtal för kontorsmateriel. E-post: fredrik.aglo@kammarkollegiet.se Publikt informationsmeddelande 2015-05-05 09:59 Statens inköpscentral vill uppmärksamma att imorgon onsdag (2015-05-06) är den sista dagen för att lämna anbud i upphandlingen. Tendsigns support har inte öppet dygnet runt, det är därför viktigt att vid behov av support i god tid ta kontakt med Tendsign för att på så sätt garanteras teknisk support. Statens inköpscentral vill även påminna anbudsgivare om att kontrollera att anbudet är komplett och att samtliga begärda uppgifter har fyllts i. 26 2015-04-27 21:18 På grund av komplexiteten i anbudets artikel- och kravspecifikation samt de många helgdagar under anbudstiden önskar vi att ni förlänger anbudstiden med en vecka. OK? Publikt svar 2015-04-28 10:55 Nej, sista anbudsdag kvarstår. Upphandlingens tidsplan har varit allmänt känd för berörda parter under en längre tid och Statens inköpscentral har iakttagit lagstadgade regler rörande krav om antal dagar annonsering. Med anledning härav kan Statens inköpscentral inte tillgodose detta önskemål. 27 2015-04-27 18:17 Det finns en otydlighet mellan denna pågående upphandling och det befintliga ramavtalet på kontorspapper med Statens Inköpscentral. Se nedan utdrag från först upphandlingen på kontorspapper och därefter från denna pågående upphandling: Kontorspapper Matilda Sjögren 96-14-2014 Sista anbudsdag: 2014-06-26 1.2.2. Upphandlingsföremålet Avtalet omfattar varor inom området kontorspapper. Exempelvis papper för utskrift, kopiering och tryck, färgat papper, papper för fyrfärgskopiering och arkivbeständigt papper. Ur frågor och svar från upphanling av kontorspapper: Fråga 3 Vilken beräknad genomsnittligt ordervärde tror ni att det blir per tillfälle? Om ni inte kan uppge antal kartonger kanske ni kan uppge hur många enheter som endast beställer Pall Svar på Fråga 3 Minsta beställningsbara enhet för detta avtal är tänkt att vara en halv pall. Dock kan leverans av denna halv pall ske uppdelat på flera tillfällen. Upphandlande organisation Upphandling Kontorsmateriel 2015 Fredrik Aglo 96-79-2014 Sista anbudsdag: 2015-05-06 Utdrag ur upphandlingen av kontorsmateriel: 1.2.2. Upphandlingsföremålet Denna upphandling genomförs med ett öppet upphandlingsförfarande enligt lag (2007:1091) Sida 1 av 13
om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen omfattar kontorsmateriel med tillhörande skåpservice. De produktkategorier som omfattas är: 1. Skrivbordsartiklar 2. Pennor 3. Block 4. Arkivering, förvaring och sortering 5. Almanackor, planering och konferensmaterial 6. Post, emballage och kuvert 7. Kontorsmaskiner och tillbehör 8. Batterier och elartiklar 9. Kopieringspapper 10. Datortillbehör 11. Ergonomiska produkter Till detta upphandlas även skåpservice för ett antal orter. Närmare specifikation av omfattade varor och tjänster återfinns i kapitel 5 Kravspecifikation i förfrågningsunderlaget, samt i Bilaga Varukorg. Observera att upphandlingen enbart omfattar de varor som framgår av Bilaga Varukorg och de tjänster vilka framgår av kapitel 5 Kravspecifikation. Avseende produktkategorin "kopieringspapper" avgränsas upphandlingsföremålet i denna upphandling genom att det från kommande ramavtal för kontorsmateriel maximalt kan avropas en halv pall kopieringspapper per kalendermånad. Vid behov av större volymer av kopieringspapper bör avrop i första hand ske från ramavtalet för kontorspapper. Summering: 1. I avtalet / upphandlingen för Kontorspapper har Statens Inköpscentral upphandlat kontorspapper till minst en halv pall men beställare kan få mindre leveranser också 2. I upphandlingen för Kontorsmaterial frågar nu Statens Inköpscentral om pris på samma kopieringspapper, upp till en halv pall men beställare kan få större leveranser också 3. Det finns ingen begränsning eller skall-krav i ovan två formuleringar. Det formuleras som kan och bör 4. Det är otydligt vad begränsningen halv pall kopieringspapper per kalendermånad avser. Vår slutsats är att det gäller per myndighet. Stämmer det? Detta blir därför otydligt då respektive vald leverantör inte kan räkna med vilka order som bör gå till denne och vilka som inte bör gå till denne. Det har följande konsekvenser: 1. Det går inte att förutse vilka volymer vald leverantör kommer att få, priserna som offereras i upphandlingen baseras på en ungefärlig volym och utan en tydlig skillnad mellan kontorspappersavtalet och kontorsmaterialavtalet kan volymerna vara i princip noll eller kraftigt över angiven volym i förfrågningsunderlaget. Det blir en stor osäkerhet och otydlighet för leverantören. Detta kan resultera i krav på skadestånd om volymen kraftigt avviker från ungefärlig upphandlad volym. 1.1. Dessutom utgör kontorspapper en stor del av utvärderingsvolymen på kontorsmaterialupphandlinge. Den har alltså en mycket stor påverkan på både utvärderingen och på affären under kontraktet för både leverantör och avropande myndighet 2. Hypotetiskt kan en leverantör som är vald som ramavtalsleverantör på kontorspappersavtalet också väljas som leverantör på kontorsmaterialavtalet då det finns leverantörer på marknaden som har sortiment att bjuda på bägge upphandlingarna med olika offererade priser på samma artikel utan en tydlig skillnad mellan kontorspappersavtalet och kontorsmaterialavtalet blir det därför otydligt vilket pris som ska gällas och vilket avtal avropande myndighet avropar på. Detta kan resultera i strategiska val av orderläggning, prissättning och volymstyrning bortom syftet med ramavtalet av både leverantör och avropande myndighet. 3. Valda ramavtalsleverantörer på kontorspappersavtalet har redan tecknat kontrakt utifrån ungefärliga volymer och en specifik avtalssituation. Denna pågående upphandling på kontorsmaterial påverkar kraftigt det avtalet efter dess tecknande. Med detta som bakgrund ställer vi följande frågor: 1. Är syftet från Statens Inköpscentral att skapa två konkurrerande avtal på samma artiklar med samma volymer till olika priser från samma eller olika leverantörer? 2. Hur skall då det redan tecknade avtalet på kontorspapper, som inte kan ändras retroaktivt och där är avtalstexten att avropande myndighet får köpa även mindre kvantiteter hanteras? 3. Kan kontorspapper i sin helhet lyftas ut ur den nu aktuella upphandlingen med hänvisning till det redan tecknade avtalet? 4. Skulle förfrågningsunderlaget kunna ändras, för att minska påverkan på utvärderingen av en otydlig varugrupp, så att utvärdering på kopieringspapper skrivs ner till 1/10 av nuvarande utvärderingsvolymer? 5. Hur säkerställer Statens Inköpscentral att en eventuell ramavtalsleverantör som är leverantör på både Sida 2 av 13
kontorspappersavtalet och på kontorsmaterialavtalet fakturerar rätt priser vid rätt volymer? Vilken volym-gräns kommer Statens Inköpscentral i det läget applicera eftersom det inte är tydligt angivet i förfrågningsunderlaget? Det vill säga, vilken definition på kvantitet / tidsperiod / avropande beställare avser ni använda? Publikt svar 2015-04-29 17:53 I förfrågningsunderlagets pkt. 1.2.2 framgår följande: Avseende produktkategorin "kopieringspapper" avgränsas upphandlingsföremålet i denna upphandling genom att det från kommande ramavtal för kontorsmateriel maximalt kan avropas en halv pall kopieringspapper per kalendermånad. Vid behov av större volymer av kopieringspapper bör avrop i första hand ske från ramavtalet för kontorspapper. Med meningen Vid behov av större volymer av kopieringspapper bör avrop i första hand ske från ramavtalet för kontorspapper menas att avrop av kopieringspapper i större volymer ska avropas från ramavtalet för kontorspapper i det fall avropande myndigheter inte har upphandlat ett eget ramavtal på området. Avropande myndigheter är inte bundna av att använda sig av Statens inköpscentrals ramavtal utan kan anmäla avsteg från de statliga ramavtalen om särskilda skäl föreligger och välja att själv upphandla eget avtal, därav formuleringen bör. I det fall avropande myndigheter dock använder sig av det statliga ramavtalet för kontorspapper ska större volymer av kopieringspapper avropas från det avtalet och mindre volymer (upp till en halv pall) ska avropas från ramavtalet för kontorsmateriel. Vid avrop av stora volymer kopieringspapper från ramavtalet för kontorspapper görs vanligtvis ett leveransavtal för successiva leveranser under en längre tid. När det gäller formuleringen Avseende produktkategorin "kopieringspapper" avgränsas upphandlingsföremålet i denna upphandling genom att det från kommande ramavtal för kontorsmateriel maximalt kan avropas en halv pall kopieringspapper per kalendermånad avser den beskrivna begränsningen per beställande enhet. Fråga 1. Är syftet från Statens Inköpscentral att skapa två konkurrerande avtal på samma artiklar med samma volymer till olika priser från samma eller olika leverantörer? Svar: Nej, då avropen avser olika volymer av samma typ av vara, enligt resonemang ovan, kommer de statliga ramavtalen för kontorspapper och kontorsmateriel inte att vara konkurrerande ramavtal. Fråga 2. Hur skall då det redan tecknade avtalet på kontorspapper, som inte kan ändras retroaktivt och där är avtalstexten att avropande myndighet får köpa även mindre kvantiteter hanteras? Svar: Avtalet för Kontorspapper kommer att hanteras på samma sätt som idag. Från det avtalet kan en halv pall eller mer köpas. Vid avrop av stora volymer kopieringspapper från ramavtalet för kontorspapper görs vanligtvis ett leveransavtal för successiva leveranser under en längre tid. Vid denna typ av leveransavtal kan leveranserna omfatta mindre en än halv pall per leverans. Fråga 3. Kan kontorspapper i sin helhet lyftas ut ur den nu aktuella upphandlingen med hänvisning till det redan tecknade avtalet? Svar: Nej, Statens inköpscentral anser att det inte finns skäl för detta. Fråga 4. Skulle förfrågningsunderlaget kunna ändras, för att minska påverkan på utvärderingen av en otydlig varugrupp, så att utvärdering på kopieringspapper skrivs ner till 1/10 av nuvarande utvärderingsvolymer? Svar: Nej, Statens inköpscentral anser att det inte finns skäl för detta då i förfrågningsunderlaget angiven viktning speglar de faktiska volymerna som avropats från befintligt ramavtal för kontorsmateriel. Fråga 5. Hur säkerställer Statens Inköpscentral att en eventuell ramavtalsleverantör som är leverantör på både kontorspappersavtalet och på kontorsmaterialavtalet fakturerar rätt priser vid rätt volymer? Vilken volym-gräns kommer Statens Inköpscentral i det läget applicera eftersom det inte är tydligt angivet i förfrågningsunderlaget? Det vill säga, vilken definition på kvantitet / tidsperiod / avropande beställare avser ni använda? Svar: Från avtalet för Kontorsmateriel ska mindre volymer (upp till en halv pall) beställas och från avtalet för Kontorspapper ska större volymer (mer än en halv pall) beställas. I upphandlingen för kontorsmateriel avgränsas detta till maximalt en halv pall per månad per beställande enhet. Sida 3 av 13
För att säkerställa att antagen ramavtalsleverantör fakturerar rätt priser för rätt volymer kan Statens inköpscentral genomföra revisioner, samt genomföra sanktioner, i enlighet med förfrågningsunderlagets pkt. 6.20. Av 6.20.1 framgår att: Statens inköpscentral äger rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Ramavtalsleverantören fullgör sina åtagande i enlighet med Ramavtalet. Revision kan avse allt från uppföljning av Ramavtalsleverantörens samtliga åtaganden enligt Ramavtalet, till verifiering av enskild frågeställning som uppkommit till följd av Ramavtalsleverantörens agerande under Ramavtalet. Vid revision har Statens inköpscentral rätt att anlita extern kontrollorganisation till hjälp för genomförandet. Revision kan genomföras under hela Ramavtalets löptid samt så länge Kontrakt är i kraft. 23 2015-04-27 10:36 Utdrag ur Kravspecifikationen: 5.3.1. Leveransvillkor Leverans ska ske "levererat förtullat", DDP, Incoterms 2010, till angiven slutdestination inom Sverige. Varor ska kostnadsfritt bäras in till av avropande myndighet angiven plats. Vad gäller kostnad för frakt av beställd vara står anbudsgivaren för denna kostnad, med undantag för de fall som anges under punkt 5.3.2. (fraktavgift). Vi förutsätter att ni menar leverans till angiven godsmottagning, ex.vis. lastkaj. Stämmer detta? Publikt svar 2015-04-27 17:40 Angående förfrågningsunderlagets pkt. 5.3.1 Leveransvillkor: Med angiven plats avses av avropande myndighet angiven leveransadress i form av exempelvis godsmottagning, reception eller officiell entré. 24 2015-04-27 10:35 Utdrag ur Inbjudan: 1.3. Ramavtalets ikraftträdande och giltighetstid Ramavtalet träder i kraft efter att det signerats av båda parter, dock tidigast 2015-08-22. Ramavtalets löptid är 12 månader från och med att ramavtalet trätt i kraft, och upphör därefter att gälla utan uppsägning. Eventuell förlängning av Ramavtalet sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning av avtalsperioden kan uppgå till högst 36 månader. Vänligen förtydliga hur förlängningen av avtalsperioden ser ut. Förlängs avtalet med 36 månader efter de första 12 månaderna eller delas förlängningen upp i perioder om 12 månader? Publikt svar 2015-04-27 17:56 Angående förfrågningsunderlagets pkt.1.3: Efter de 12 första månaderna kan avtalen förlängas med en månad i taget, upp till 36 månader. Det vanliga är dock att avtalen förlängs med 12 månader i taget. 28 2015-04-27 10:33 Refererar till tidigare besvarad fråga 15 enligt nedan: Pos. 9.2, 9.4 och 9.12 Ni skriver: Denna produkt ska vara av ett annat märke än den produkt som offereras på position 9.11 ovan. Fråga: Om man t.ex. offererar MultiCopy Original respektive MultiCopy Multi Color Laser anser ni detta vara 2 olika märken? Publikt svar 2015-04-16 11:09 Sida 4 av 13
Angående position 9.2, 9.4 och 9.12 i Bilaga Varukorg Av positionerna 9.2, 9.4 och 9.12 i Bilaga Varukorg framgår att: Denna produkt ska vara av ett annat märke än den produkt som offereras på position 9.1/9.3/9.11 ovan. Statens inköpscentral tar bort kraven på att offererade produkter för positionerna 9.2, 9.4 och 9.12 ska vara av annat märke än positionen ovanför. Önskar anbudsgivare att ändå offerera olika märken accepteras detta givetvis. Utdrag ur instruktion från bilaga Varukorg: Om inget annat anges är det tillåtet att offerera samma vara på mer än en (1) position i Bilaga Varukorg förutsatt att den offererade varan uppfyller samtliga ställda krav på de positioner där den offereras, samt att samma pris anges på samtliga aktuella positioner. Om olika priser anges för en och samma offererad vara kommer det lägsta priset för varan att utgöra avtalspris för varor på samtliga aktuella positioner. Den/de position/er med det högre priset kommer dock att utvärderas med det för positionen lämnade priset. Är det därmed godkänt att man offererar samma artikelnummer på positionerna: 9.1 och 9.2 9.3 och 9.4 9.11 och 9.12? Publikt svar 2015-04-29 18:03 Angående positionerna 9.2, 9.4 och 9.12 i Bilaga Varukorg: Ja, det är tillåtet att offerera samma artikelnummer för positionerna 9.1 och 9.2, 9.3 och 9.4, 9.11 och 9.12 Detta förutsatt att offererad artikel uppfyller för positionerna samtliga krav. 21 2015-04-27 07:58 Angående 4.80-4.82. VI kan ej finna dessa på marknaden enligt Er efterfrågad beskrivning, därför skulle jag önska ett exempel hos en leverantör där vi kan hitta dessa Publikt svar 2015-04-27 11:39 Angående positionerna 4.80 4.82 i Bilaga Varukorg: Vad vi kan se finns produkterna på marknaden. Produkt som uppfyller ställda krav finns även med i den till upphandlingen bifogade försäljningsstatistiken från befintligt ramavtal (Bilaga Försäljningsstatistik). Publikt informationsmeddelande Angående position 2.92 i Bilaga Varukorg 2015-04-24 17:02 Det har framkommit att specifikationen Statens inköpscentral har angivit för position 2.92 i Bilaga Varukorg inte överensstämmer med den typ av vara som efterfrågas av avropande myndigheter. Med anledning av detta stryks strecksatsen - Minst fyra färger per förpackning. i position 2.92 i Bilaga Varukorg ur upphandlingen. I övrigt kvarstår specifikationen för positionen. Detta innebär bland annat att avropande myndigheter ska kunna beställa fyra olika färger av pennan, men att dessa inte behöver ligga i en och samma förpackning. I det fall de olika färgerna skulle ha olika artikelnummer ber vi er att fylla i alla dessa i kolumn F. Dock gäller lämnat styckpris för samtliga pennor, oavsett färg. Det är fortfarande pris per penna som ska lämnas och därmed pris per penna som kommer att utvärderas. Sida 5 av 13
22 2015-04-24 13:37 I bilaga varukorg är de 4 översta raderna låsta till en storlek. Finns det möjlighet att få in informationen som finns i dessa celler infogade som kommentarer, och raderna upplåsta så att vi kan få bättre översikt i arket?. Publikt svar 2015-04-27 17:02 Statens inköpscentral väljer att inte skicka ut en ny Bilaga Varukorg med de översta raderna upplåsta. Anledningen till detta är att det ökar risken för att bilagan fylls i felaktigt. Istället rekommenderas anbudsgivare som upplever beskrivet problem att koppla datorn till en skärm med högre upplösning, alternativt zooma ut i filen när man arbetar med den. Detta görs vanligen nere i högra hörnet. Om anbudsgivare väljer att zooma ut när man arbetar med filen, vänligen var observant på att viss information, exv., i kolumn B, kan döljas om man zoomar ut för långt. 25 2015-04-23 14:45 I FFU (3.3.7) anges att ett civilrättsligt avtal mellan parterna ska bifogas. Ska detta avtal vara kopplat till denna upphandling/kommande ramavtal? Eller är det någon form av generellt annat avtal mellan parterna som avses? Skulle det räcka med att varje delägare i ett dokument bekräftar sitt delägarskap i det gemensamma bolaget? Eller räcker det att VD i det gemensamma bolaget bekräftar att samtliga ingående bolag är delägare i det gemensamma bolaget? Det senare skulle vara det enklaste. Publikt svar 2015-04-28 10:14 I förfrågningsunderlagets pkt. 3.3.7 Gemensamt anbud framgår att: Det gemensamma bolaget kommer att bli part i ramavtalet. Anbud som lämnas utifrån denna förutsättning ska innehålla kopior på civilrättsligt bindande avtal mellan konsortiets parter. I avtalet ska framgå att parterna avser att bilda ett gemensamt bolag samt gemensamt delta i och solidariskt ansvara för fullgörande av det ramavtal som sluts till följd av denna upphandling. Ett alternativ är att till anbudet bifoga ett avtal som är specifikt för denna upphandling där det framgår att parterna avser att gemensamt delta i och solidariskt ansvara för fullgörande av det ramavtal som sluts till följd av denna upphandling. Detta ska vara signerat av samtliga berörda parter. Ett annat alternativ är att till anbudet bifoga kopia på civilrättsligt bindande avtal mellan parterna som inte är specifikt för denna upphandling. Här ska ett tillägg till avtalet bifogas där det framgår att parterna avser att bilda ett gemensamt bolag samt gemensamt delta i och solidariskt ansvara för fullgörande av det ramavtal som sluts till följd av denna upphandling. Även i detta fall ska avtalen vara signerat av samtliga berörda parter. Således är det inte tillräckligt med ett intyg från VD:n för det gemensamma bolaget. Om ett gemensamt anbud lämnas ska anbudsgivaren även bifoga ifylld Bilaga Konsortium. 20 2015-04-23 08:49 Normalt sett räknas inte Transportör som underleverantör. Vad gäller i denna upphandling? Publikt svar 2015-04-24 16:56 Av förfrågningsunderlagets pkt. 3.3.6.1 framgår bland annat att: Anbudsgivaren har möjlighet att åberopa andra företags kapacitet, till exempel systerbolag, dotterbolag, franchisetagare eller andra fristående bolag, när det gäller fullgörande av ett visst kontrakt eller uppfyllande av ett visst krav på ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet. Dessa benämns i upphandlingen som underleverantörer. Anbudsgivaren är ansvarig för underleverantörer såsom för egen del. Med underleverantör avses inte tillverkande bolag och grossister. I denna upphandling räknas transportör således som underleverantör i det fall denne är delaktig i fullgörande av ett visst kontrakt eller uppfyllande av ett visst krav på ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet. Sida 6 av 13
Privat fråga Hej Vi kan inte hitta någon artikel på marknaden till positionerna. 4.80-4.82. Kan ni hänvisa till någon produkt/tillverkare som har dessa - Utan klaffar och gummibandsförsluten. 2015-04-22 10:41 Lyreco Sverige AB Privat svar 2015-04-24 17:05 Lyreco Sverige AB Hej, Gällande er fråga som rör positionerna 4.80 4.82; är det någonting särskilt som är oklart i specifikationen i Bilaga Varukorg som gör att ni önskar en referensprodukt? Vänligen, Elin Olsson 19 2015-04-21 11:28 Pos. 2.89. Vi önskar få ett artikelnr. som referens. Varför så många olika färger på pennkroppen i en fp? Det har funnits en leverantör på marknaden som levererar 4 olika färger på pennkropp i samma förpackning. Detta är ju dock stiftpennor och färgen på pennan påverkar inte färgen på stiften.antar att syftet med frågan är att ni vill ha in flera olika pennor i förfrågan men dessa skall väl inte behöva vara i samma förpackning? Det bör räcka med att vi kan erbjuda flera valrfria färger men de skall uppfylla ställda krav, och att artikelnummer för respektive färg skall skrivas in i arket. Kravet om minst 4 färgnyanser kan kvarstå. Enligt upphandlingen är det funktionen som är det viktiga 4.1.3 "kommer stor vikt läggas vid huruvida varan uppfyller krav på funktion och användningsområde. I det fall en offererad vara i mindre omfattning skulle avvika från Statens inköpscentrals specifikation vad gäller storlek, volym, förpackningsstorlek eller annat krav kan denna vara således komma att godkännas ändå, förutsatt att varans användning och funktion tillgodoses." Publikt svar 2015-04-23 14:55 Angående position 2.89 i Bilaga Varukorg: Det har framkommit att specifikationen Statens inköpscentral har angivit för position 2.89 i Bilaga Varukorg inte överensstämmer med den typ av vara som efterfrågas av avropande myndigheter. Med anledning av detta stryks strecksatsen - Minst fyra färger per förpackning. i position 2.89 i Bilaga Varukorg ur upphandlingen. I övrigt kvarstår specifikationen för positionen. Detta innebär bland annat att avropande myndigheter ska kunna beställa fyra olika färger av pennan, men att dessa inte behöver ligga i en och samma förpackning. I det fall de olika färgerna skulle ha olika artikelnummer ber vi er att fylla i alla dessa i kolumn F. Dock gäller lämnat styckpris för samtliga pennor, oavsett färg. Det är fortfarande pris per penna som ska lämnas och därmed pris per penna som kommer att utvärderas. 17 2015-04-17 17:15 1.1.1. Avropsberättigade: Är det möjligt för avropsberättigade att ansluta sig och avanmäla sig från avtalet? Publikt svar 2015-04-17 17:15 Av pkt. 1.1.1 framgår följande: Sida 7 av 13
Ramavtalen kommer att kunna användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt. Statliga myndigheter under regeringen är som utgångspunkt anslutna till ramavtalet. Dessa kan dock välja att göra avsteg från ramavtalet när som helst under ramavtalsperioden. Övriga avropsberättigade myndigheter och organisationer är anmälda via fullmakt och ska därför som utgångpunkt avropa från ramavtalen. 18 2015-04-17 16:23 Skåpservice "Ramavtalsleverantören har rätt att debitera avropande myndighet en avgift på maximalt 500 SEK för tjänsten skåpservice. Ramavtalsleverantören får endast ta ut en (1) avgift á maximalt 500 SEK per besök per leveransadress. Detta gäller oavsett antal skåp/förråd på den aktuella leveransadressen." Kravspecifikation 5.6.1 "Avropsberättigad ska, oavsett ordervärde, inte debiteras någon fraktavgift om Varor levereras i samband med användande av tjänsten skåpservice." Allmäna villkor 7.1.13 Vi reagerar mot begränsningen i möjligheten att debitera flera skåp på en leveransadress. En leveransadress kan ha många skåp och varje skåp tar säkert minst 20 minuter att serva. Detta innebär att man måste ta höjd för detta i prissättningen av varukorgens artiklar och då drabbas de beställare som inte nyttjar tjänsten. Vi får dessutom inte debitera frakt för skåpservice beställningar. Förslag är att debitera XX kr i inställelseavgift och sedan XX kr per skåp och XX kr per förråd (stort förråd). Publikt svar 2015-04-20 15:28 Angående förfrågningsunderlagets punkter 5.6.1 och 7.1.13: Den i förfrågningsunderlaget angivna ersättningsmodellen för skåpservice kvarstår. Statens inköpscentral har önskat frångå dagens modell, där skåpservice ingår utan särskild ersättning, till att avgiftsbelägga tjänsten och därmed styra kostnaden till de myndigheter som önskar nyttja denna. Privat fråga 2015-04-16 15:21 Lyreco Sverige AB Pos. 2.89. Vi önskar få ett artikelnr. som referens. Varför så många olika färger på pennkroppen i en fp? Privat svar 2015-04-17 13:22 Lyreco Sverige AB Hej, Gällande er fråga som rör position 2.89; är det någonting särskilt som är oklart i specifikationen i Bilaga Varukorg som gör att ni önskar en referensprodukt? Vänligen, Elin Olsson 16 2015-04-16 10:41 I FFU anges att upphandlingen endast omfattar de varor som finns i varukorgen. Vad gäller för varor som inte ligger med i varukorgen, men som kunderna kommer önska/behöva köpa? Publikt svar 2015-04-16 16:56 Det framgår av förfrågningsunderlaget pkt. 1.2.2 att upphandlingen enbart omfattar de varor som framgår av Bilaga Varukorg och de tjänster vilka framgår av kapitel 5 Kravspecifikation. Upphandlingen omfattar således inte något övrigt sortiment. De varor som framgår av Bilaga Varukorg ska täcka upp det absolut största behovet av kontorsmateriel hos avropande myndigheter. I det fall avropande myndighet önskar att köpa någonting som inte faller inom ramen för upphandlingen ska detta göras utanför ramen för Sida 8 av 13
ramavtalet. Avropande myndigheter är således inte bundna av att avropa övriga varor (d.v.s. varor som inte ingår i varukorgen) från den/de ramavtalsleverantörer som kommer att antas som ramavtalsleverantörer för Kammarkollegiets ramavtal för kontorsmateriel. 15 2015-04-15 11:56 Pos. 9.2, 9.4 och 9.12 Ni skriver: Denna produkt ska vara av ett annat märke än den produkt som offereras på position 9.11 ovan. Fråga: Om man t.ex. offererar MultiCopy Original respektive MultiCopy Multi Color Laser anser ni detta vara 2 olika märken? Publikt svar 2015-04-16 11:09 Angående position 9.2, 9.4 och 9.12 i Bilaga Varukorg Av positionerna 9.2, 9.4 och 9.12 i Bilaga Varukorg framgår att: Denna produkt ska vara av ett annat märke än den produkt som offereras på position 9.1/9.3/9.11 ovan. Statens inköpscentral tar bort kraven på att offererade produkter för positionerna 9.2, 9.4 och 9.12 ska vara av annat märke än positionen ovanför. Önskar anbudsgivare att ändå offerera olika märken accepteras detta givetvis. 14 2015-04-15 11:53 Pos. 5.105 Vår produkt har silverfärgad yta. Godkänns detta? Publikt svar 2015-04-16 11:03 Angående position 5.105 i Bilaga Varukorg: Kravet på att tavlan ska vara vit kvarstår. Vänligen observera att positionen inte är obligatorisk att offerera. 13 2015-04-15 11:53 Pos. 5.92-5.94 De band som här avses är ej självhäftande. Varför vi ber er ta bort självhäftande i kravspecifikationen. Självhäftande magnetband finns på pos. 5.95 & 5.96. Kan ni ta bort självhäftande i kravspecifikationen? Publikt svar 2015-04-16 10:59 Angående position 5.92-5.94 i Bilaga Varukorg: Med självhäftande avses för position 5.92-5.94 enbart magnetisk. Ordet självhäftande utgår således från specifikationerna för position 5.92-5.94. 12 2015-04-15 11:52 Pos. 5.24 Den almanacka ni avser har inte timindelning. Accepteras en almanacka utan timindelning? Publikt svar 2015-04-16 10:54 Sida 9 av 13
Angående position 5.24 i Bilaga Varukorg: Almanacka utan timdelning accepteras. Statens inköpscentral stryker således kravet på timindelning för position 5.24. 11 2015-04-15 11:51 Pos. 5.10 Skall denna prisättas per ark eller per rulle om 25 ark? Publikt svar 2015-04-16 10:53 Angående position 5.10 i Bilaga Varukorg: Positionen ska prissättas per rulle om 25 ark. 10 2015-04-15 11:50 Pos. 5.9 Skall denna prisättas per ark eller per rulle om 25 ark? Publikt svar 2015-04-16 10:52 Angående position 5.9 i Bilaga Varukorg: Positionen ska prissättas per rulle om 25 ark. 9 2015-04-15 11:49 Pos. 4.42 Kravbeskrivningen på Gaffelpärm är att den skall vara ledad i rygg, detta finns inte på denna typ av gaffelpärm. Kravet på ledad rygg måste utgå på denna produkt. Kan detta ändras? Publikt svar 2015-04-16 10:51 Angående position 4.42 i Bilaga Varukorg: Statens inköpscentral tar bort kravet på ledad rygg för position 4.42 i bilaga Varukorg. 8 2015-04-15 11:48 Pos. 4.33 Kravbeskrivningen på Gaffelpärm är att den skall vara ledad i rygg, detta finns inte på denna typ av gaffelpärm. Kravet på ledad rygg måste utgå på denna produkt. Kan detta ändras? Publikt svar 2015-04-16 10:50 Angående position 4.33 i Bilaga Varukorg: Statens inköpscentral tar bort kravet på ledad rygg för position 4.33 i Bilaga Varukorg. 7 2015-04-15 11:47 I bilaga Varukorg skriver ni: Med gaffelpärm avses i detta underlag en pärm där pappren hålls fast med långa motriktade gafflar av Sida 10 av 13
metall. För att kunna öppna och stänga pärmen är ryggen ledad. Gafflarna öppnas med en knapptryckning. För triohålning. Exempel på pärm som uppfyller kraven för "gaffelpärm" är Jopa Original. Fråga: Vad avses med knapptryckning, om det är att det skall sitta en knapp på metallbygeln, så finns det endast en pärm på marknaden som har detta, vilket är konkurrensbegränsande. Godkänns även en traditionell gaffelpärm med vanlig metallmekanism, där man trycker på mekanismen för att öppna pärmen? Publikt svar 2015-04-16 10:46 Angående definition av gaffelpärm i flik 4 Bilaga Varukorg: Det behöver inte sitta en faktisk knapp på metallbygeln. Däremot ska pärmen kunna öppnas genom att enkelt trycka på metallmekanismen. 6 2015-04-15 11:44 Pos. 2.94 Vår penna ligger i förpackning om 50 st. Godkänns detta? Publikt svar 2015-04-16 10:43 Angående position 2.94 i Bilaga Varukorg: Nej, en förpackning om 50 st. godkänns inte. 5 2015-04-15 11:42 Pos. 2.93 Vår penna har svart gummigrepp och vinröd pennkropp, vilket väl bör kunna fungera eftersom det inte påverkar funktionen. Godkänns detta? Publikt svar 2015-04-16 10:42 Angående position 2.93 i Bilaga Varukorg: Nej, specifikationen kvarstår. 4 2015-04-15 11:42 Pos. 2.91 Vår penna har en vit pennkropp med svart gummigrepp. Godkänns detta? Vår penna ligger i en förpackning om 50 st. Godkänns detta? Publikt svar 2015-04-16 10:36 Angående position 2.91 i Bilaga Varukorg: Nej, specifikationen kvarstår i sin helhet. D.v.s. både avseende specifikationen i kolumn B, samt avseende största tillåtna förpackningsstorlek i kolumn E. 3 2015-04-15 11:40 Pos. 1.84 Vi tror att ni avser en transparent tejphållare av 100% återvunnen plast, som innehåller en rulle tejp som är 19mm bred x 20m längd. Godkänns en sådan produkt? Sida 11 av 13
Publikt svar 2015-04-16 10:29 Angående position 1.84 i Bilaga Varukorg: För positionen efterfrågas egentligen enbart en tejphållare. Om anbudsgivare vill leverera en tejphållare inklusive en tejprulle som är 20 m * 19 mm accepterar Statens inköpscentral detta. En förutsättning för detta är dock att tejphållaren har kapacitet att hålla en rulle som är 33 m * 19 mm samt uppfyller övriga ställda krav i specifikationen. 2 2015-04-15 11:39 Pos. 1.26-1.30 För att undvika ev. felaktiga prisangivelser ber vi ändra enheten till ask. Publikt svar 2015-04-16 10:23 Angående position 1.26 1.30 i Bilaga Varukorg: Enheten som efterfrågas (ST) avser pris per ASK. D.v.s. vänligen lämna pris per ask. 1 2015-04-14 09:41 Pos 4.53 Ni frågar efter en pärm medtransparent ficka på rygg och framsida med ryggbredd 50-60mm och ringmekanism. Det finns ingen så stor ringmekanism. Menar ni en gaffelpärm? Pos. 3.63 Ni frågar efter indexflikar i papper 25x76mm, minst 100 flik per block i tre olika färger. Våra block i papper är 20x50 mm och 4-pack (4 block med 100 flikar i varje) men funktionen är densamma. Accepterar ni det? När ni sätter begränsningar så blir det ju alltid sittande leverantörs mått och FP som styr vilket begränsar andra anbudsgivare, och om funktionen uppfylls så hoppas vi på förståelse för flexibilitet i mått och FP. Publikt svar 2015-04-14 14:08 Angående position 4.53 i Bilaga Varukorg: Position 4.53 utgår ur upphandlingen. Det har framkommit att specifikationen Statens inköpscentral har angivit för position 4.53 i Bilaga Varukorg inte överensstämmer med den typ av vara som efterfrågas av avropande myndigheter. Med anledning av detta stryks position 4.53 ur upphandlingen. I det fall en anbudsgivare trots detta skulle ha offererat en vara på position 4.53 kommer positionen i sådant fall att strykas vid utvärderingen och positionen kommer att utvärderas till noll kronor. Angående position 3.63 i Bilaga Varukorg: Statens inköpscentral anser att er beskrivna vara avviker för mycket från specifikationen för position 3.63 i Bilaga Varukorg och accepterar således inte avvikelsen. I varukorgen efterfrågas i vissa fall snarlika produkter på olika positioner. Detta görs då det finns ett behov hos avropande myndigheter av ett brett sortiment. Med anledning av detta är det viktigt att de offererade produkterna inte avviker för mycket från de specifikationer som anges. Vänligen notera att position 3.63 inte är obligatorisk att offerera. Publikt informationsmeddelande 2015-04-09 13:08 Följande två förtydliganden gäller punkt 5.2.6. i förfrågningsunderlaget, benämnd "Miljökrav kopieringspapper": 1. I punktens andra stycke anges att färgat kopieringspapper i Bilaga Varukorg ska uppfylla de kriterier och principer som uppställs för märkning enligt Forest Stewardship Council (FSC) eller Pan European Forest Certification (PEFC). Statens inköpscentral vill förtydliga att Statens inköpscentral kan komma att begära in Sida 12 av 13
bevis som styrker att dessa krav uppfylls. Bevis för att krav uppfylls kan vara FSC-märkning, PEFC-märkning eller motsvarande intyg. 2. De bevis som anges i punktens tredje stycke avser enbart att styrka att de kriterier som anges i punktens första stycke uppfylls. Tredje stycket syftar således enbart på första stycket. Sida 13 av 13