Sid 1 (11) 2014-12-12 Dnr: UPP 2014/369 Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag: Upphandling av förmånsbil/tjänstebil
2 Innehållsförteckning ANBUDSINBJUDAN 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 6 1 KRAV PÅ LEVERANTÖREN 6 2 KRAV PÅ FORDON 8 3 AVTALSVILLKOR 8 4 ANBUDSPRIS 11 5 ANBUDSUTVÄRDERING 12 Bilagor 1 Kravspecifikation på fordon 2 Blankett Sanningsförsäkran 3 Blankett Anbudsformulär förmånsbil/tjänstebil
3 Anbudsinbjudan Orientering om upphandlingen Specialpedagogiska skolmyndigheten översänder härmed förfrågningsunderlag avseende upphandling av förmånsbil/tjänstebil. Upphandlingen avser ett (1) fordon av fabrikatet Volvo med modellnamnet XC60 D4 Momentum Business E, eller motsvarande. Vidare specifikation återfinnes i bilaga 1. Fordonet skall uppfylla miljöbilskriterier från 1/1-2013. Upphandlande enhet Upphandlande enhet är Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM). Myndigheten svarar för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor och är huvudman för landets åtta specialskolor. Myndigheten har också ett övergripande uppdrag att främja utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning samt att fördela vissa bidrag. Myndigheten är till sin karaktär en nationell stödorganisation med regionalt fördelad verksamhet. Huvudkontoret finns i Härnösand. Ytterligare information om Specialpedagogiska skolmyndigheten finns på Specialpedagogiska skolmyndighetens hemsida, www.spsm.se. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt bestämmelserna i 5 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU), SFS 2007:1091 (senaste ändring SFS 2010:571). Upphandlingsformen medger inte förhandlingar. Sista dag för anbud Anbud ska vara Specialpedagogiska skolmyndigheten tillhanda senast måndag den 12 januari 2015. Specialpedagogiska skolmyndigheten har inte möjlighet att pröva ett anbud som kommer in för sent. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 30 april 2015. Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas på bifogat anbudsformulär (bilaga 3) eller vara uppställt med samma rubriker och innehåll som anbudsformuläret. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Om denne inte framgår av registreringsbeviset ska annat bevis lämnas. Anbudet ska vara skrivet på svenska. Anbud ska lämnas skriftligen i ett original.
4 Specialpedagogiska skolmyndigheten har bara möjlighet att anta anbud som innehåller alla efterfrågade uppgifter. Prövning av anbud i tre steg Prövning av anbuden kommer att göras i tre steg. Först prövas om kraven på leverantören är uppfyllda. Därefter prövas om kraven på fordonet är uppfyllda. De anbud som därefter kvarstår utvärderas i enlighet med vad som anges i avsnitt 5 nedan. Anbudsadress Anbud ska skickas till följande adress. Specialpedagogiska skolmyndigheten Huvudkontoret Box 1100 871 29 HÄRNÖSAND Anbud som lämnas personligen eller med bud ska lämnas på huvudkontoret, besöksadress Magasinsgatan 11, Härnösand. För kännedom vill vi informera om att kontoret har öppet måndag-fredag kl. 8.00-16.00. Anbudsmärkning Ytterkuvertet ska tydligt vara märkt med Anbud på förmånsbil/tjänstebil, Dnr: UPP 2014/369. Ytterkuvertet bör inte märkas på sådant sätt att det anbudsgivande företagets identitet framgår. Frågor och förtydliganden, kontaktperson Frågor med anledning av denna inbjudan ska ställas skriftligt till Jan-Erik Söderström, e-post: jan-erik.soderstrom@spsm.se, postadress: enligt ovan anbudsadress. För det fall frågor skulle föranleda komplettering (förtydliganden eller justeringar) av förfrågningsunderlaget kommer kompletteringen att publiceras på myndighetens webbplats. Det ankommer på den som hämtat ut förfrågningsunderlaget att bevaka om någon komplettering publiceras. Eventuella frågor emotses därför så snart som möjligt så att förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbud ska vara inlämnat, dock senast 5 dagar innan anbudstidens utgång. Endast skriftlig kompletterande uppgift på papper eller i elektronisk form är bindande för både Specialpedagogiska skolmyndigheten och anbudsgivaren.
5 Meddelande om tilldelningsbeslut. Upphandlingskontrakt Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem/vilka som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den/de leverantörer som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan i avsnitt 3. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan och den sk avtalsspärren släppt. Specialpedagogiska skolmyndigheten Patrik Granström Stabschef
6 Förfrågningsunderlag 1 Krav på leverantören 1.1 Inledning Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten. I anbudsformuläret, bilaga 3 anges de uppgifter som anbudsgivaren, och i förekommande fall underleverantör, ska lämna för att styrka att kraven uppfylls. 1.2 Resurser och teknisk förmåga Leverantören ska ha en organisation med teknisk förmåga och kapacitet för att leverera den produkt som upphandlingen omfattar. Leverantören ska sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten och ha dokumenterat detta i miljöprogram/handlingsplan. 1.3 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter mm Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Anbudet ska innehålla ifylld bilaga 2 Sanningsförsäkran. 1.4 Antidiskrimineringskrav Anbudsgivaren ska vid utförande av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet. Företrädare för anbudsgivaren eller anställd hos anbudsgivaren har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering
enligt 16 kap 9 brottsbalken Anbudsgivaren har betalt ut skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning. - 16-19 enligt lagen om åtgärd mot etnisk diskriminering i arbetslivet - 11-15 lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning - 12-16 lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder - 25-26 jämställdhetslagen 7
8 2 Krav på fordon 2.1 Allmänt Upphandlingen omfattar en (1) personbil av märke/modell; Volvo XC60 D4 Momentum Business E, och manuell 6vxl, eller motsvarande. Se vidare i bifogad kravspecifikation (bilaga 1). Fordonet skall uppfylla kriterier (utsläppsgräns) för de nya Miljöbilsregler som gäller från och med 2013-01-01. 3 Avtalsvillkor 3.1 Inledning Följande avtalsdokument utgör tillsammans med kraven på leverantören (avsnitt 1) och kraven på tjänsten (avsnitt 2) underlag till det slutliga avtalet med Specialpedagogiska skolmyndigheten. Observera att en kopia av avtalsdokumentet nedan ska skrivas under av anbudsgivande företag redan när anbudet lämnas in. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som avsnittet nedan men kommer att vara kompletterat med uppgifter (företagsnamn, kontaktperson, prisvillkor mm) som saknas i denna version. Anbudet ska innehålla undertecknad avtalsförlaga enligt avsnitt 3.2. 3.2 Avtalsförlaga Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten, organisationsnummer 202100-5745, och (nedan kallat Företaget), organisationsnummer., med adress.., har följande avtal slutits. 3.2.1 Omfattning Leverantören åtar sig att leverera fordon i enlighet med förutsättningar och krav angivna i avsnitten Krav på leverantören och Krav på fordon i förfrågningsunderlaget daterat 2015-12-12. 3.2.2 Avtal-giltighet Avtalet gäller från den dag det undertecknats av båda parter 3.2.3 Uppdragets utförande Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Leveranstiden skall vara maximalt åtta (8) veckor från beställningstidpunkten. Fordonet skall levereras i Örebro alternativt Stockholm.
9 3.2.4 Kontaktpersoner Specialpedagogiska skolmyndigheten: Jan-Erik Söderström, enhetschef tfn 010-473 5041, mobil 070-226 3494 jan-erik.soderstrom@spsm.se Företaget:.., tfn.. 3.2.5 Priser Anbudspris anges som fast pris inkl. angivna tillval men exklusive optioner. Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på angivna priser. Priserna inkluderar samtliga med leveransen sammanhängande kostnader. Anbudspris:. 3.2.6 Fakturering Fakturan utställs på Specialpedagogiska skolmyndigheten och sänds till: Specialpedagogiska skolmyndigheten FE 249 838 80 Hackås. 3.2.7 Betalningsvillkor 30 dagar efter fullgjord och godkänd leverans samt erhållen godkänd faktura. Inga fakturerings- och expeditionsavgifter får debiteras. Vid försenad betalning äger Företaget rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Specialpedagogiska skolmyndigheten. 3.2.8 Underleverantör Företaget får efter skriftligt medgivande av Specialpedagogiska skolmyndigheten anlita annan underleverantör för att utföra del av uppdrag i det fall åtagandet så påkallar. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika väl som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställd genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av Företaget anlitade underleverantörer. 3.2.9 Ansvar Företaget ansvarar för direkt skada, om skadan orsakats genom fel eller försummelse av Företaget, företagets anställda eller i övrigt av företaget anlitade. När Specialpedagogiska skolmyndigheten så begär ska brister i avtalat åtagande orsakade genom avvikelser från avtalade förutsättningar åtgärdas av Företaget och ska av Företaget utföras utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för Specialpedagogiska skolmyndigheten.
3.2.10 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. 10 3.2.11 Överlåtelse av avtal Företaget äger inte rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal utan skriftligt medgivande från Specialpedagogiska skolmyndigheten. Sådan begäran får ej oskäligen förvägras. 3.2.12 Tillämplig lag Specialpedagogiska skolmyndigheten och Företagets rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. 3.2.13 Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans/hennes kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut från regeringen eller myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation. Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mer än tre månader. 3.2.14 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. 3.2.15 Hävning Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att häva detta avtal om Företaget i väsentligt hänseende inte utför sina åliggande enligt detta avtal och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Hävning av avtal ska ske skriftligt. 3.2.16 Avtalets ikraftträdande Detta avtal ska anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat tilldelningsbeslut och behöriga företrädare för båda parter undertecknat två likalydande originalavtal.
11 3.2.17 Avtalsbilagor Följande bilagor kommer att ingå i det slutliga avtalet. Bilaga 1 Kravspecifikation på fordon Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt. Datering och underskrifter Ovanstående villkor godkännes:... (Anbudsgivarens underskrift) Kommentar: Denna avtalsförlaga utgör tillsammans med kraven på leverantör och kraven på tjänsten underlag till det slutliga avtalet mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och leverantören. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som ovan men då kompletterat med de uppgifter (företagsnamn, kontaktpersoner, prisvillkor mm) som saknas i denna version. 4 Anbudspris Anbudspris anges som fast pris inkl. angivna tillval men exklusive optioner. Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på angivna priser. Priserna inkluderar samtliga med leveransen sammanhängande kostnader. 5 Anbudsutvärdering Av de anbud som lämnats av anbudsgivare som uppfyller kraven på leverantör och där kraven på fordon är uppfyllda kommer Specialpedagogiska skolmyndigheten att anta de anbud som har lägst pris.