Informationscentrums verksamhetsplan inklusive årsbudget 2008 Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner 1
Innehållsförteckning Uppdrag/ verksamhetsidé/ vision 3 1. Medborgar-/ kundperspektivet 4 2. Förnyelseperspektivet 5 3. Processperspektivet 6 4. Medarbetarperspektivet 8 5. Ekonomiperspektivet 9 6. Aktuell ekonomi 9 7. Förslag till beslut 10 8. Styrkortskarta 2008 10 2
UPPDRAG/ VERKSAMHETSIDÉ/ VISION Informationscentrum i Östergötland Informationscentrum är landstingets expertfunktion inom informations- och kommunikationsområdet. Totalt finns 17 tjänster i produktionsenheten. Informationscentrum arbetar på uppdrag av landstingsledningen. Informationscentrums arbete är att stödja med informations- och kommunikationsstrategier och insatser i de mål och visioner som landstingsledningen har, därav följs landstingsledningens styrkort. Vision Informationscentrum är landstingets drivkraft i kommunikationsfrågor. Genom god service och öppenhet i effektiva kanaler når vi medarbetare och medborgare med korrekt och lättillgänglig information. Uppdrag - vårda landstingets varumärke Varumärket definieras här som att landstinget ska uppfattas som tryggt, tydligt och mån om skattepengarna (fri definition utifrån LiÖs styrkort). - skapa och upprätthålla effektiva informations- och dialogkanaler mellan landstinget och allmänhet, medarbetare, patienter och anhöriga - integrera budskap i flera olika informationskanaler 3
1. MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Fokus inom medborgar-/kundperspektivet benämns inom IC som ämne. Ämnena delas in i två kategorier: 1. Planerade ämnen med kommunikationsplaner planer som löper från 2007: - öppna jämförelser - patientsäkerhet delat på främst tre etapper: - tillgänglighet - vårdgarantin - patientjournal 08 - vaccinationer - folkhälsa/egenvård - ekonomin - miljö Tillgänglighet, patientsäkerhet samt patientjournal 08 är de områden som vi planerar lägga extra fokus på nästa år. Mot bakgrund av de senaste åren har ämnen initierats under året som varit föremål för kommunikationsplaner och därmed också en kostnad avseende informations- och kommunikationsaktiviteter som inte ryms inom lagd budget. När detta sker bör företrädesvis kommunikationsinsatserna läggas inom ämnets ram, det vill säga till den enhet dit ämnet hör. I enstaka fall ryms kostnaderna inom Informationscentrums budget (totalt cirka 200 000 kronor ligger för oförutsedda insatser). Ett antal nya planerade områden, som innebär upprättande av kommunikationsplaner, initieras med all sannolikhet under 2008. 2. Kontinuerligt och akut Kontinuerligt och akut är de informationsaktiviteter till invånare och medarbetare som sker efter beslut och händelser. Det innefattar även akuta händelser som exempelvis stora olyckor. Till största del sker information/kommunikationsinsatserna i de etablerade kanalerna (webbplatserna text eller film). Det som kan medföra ökad kostnad är i de fall presskonferenser ska genomföras eller informationsmaterial ska tas fram för exempelvis väntrum. Nationellt/regionalt I allt fler ämnen som har nationell karaktär; exempelvis arbetstidslagen, donationsfrågor, nationella riktlinjer osv sker samarbete mellan landets informationsavdelningar och Sveriges kommuner och landsting. I vissa fall sker också ett regionalt samarbete, exempelvis inom vårdgarantin. Detta är ett effektivt sätt att kommunicera då vi kan synkronisera information och dessutom arbeta med ungefär lika kommunikationsplattform. 4
2. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Webben är hjärtat för kommunikation/information. Webben utvecklas för att möta nya krav och behov från alla målgrupper. Det nationella arbetet med vården på webben, där landsting och regioner i landet tillsammans skapar en hälso- och sjukvårdsplats på nätet, fortsätter med högre fart under 2008. Kostnaderna för detta budgeteras från Vårdprocesscentrum. Parallellt fortsätter också utvecklingen av webbplatserna lokalt. Senare delen av hösten 2007 sjösätts ny förstasida på www.lio.se samt ett antal undersidor i syfte att målgruppsanpassa och tydliggöra informationen. Ett antal nya tjänster för invånarna kommer också att publiceras under nästa år, bland annat en klagomålsfuktion. Även på intranätet Lisa görs omstruktureringar och nya tjänster tillkommer. Den grafiska profilen avseende annonsering ska ses över under senare delen av 2007 och 2008. Nuvarande profil behöver moderniseras eftersom den funnits i ett antal år. Landstingskatalogen har de senaste åren kommit till länets hushåll i juni. 2008 ska katalogen ges ut tidigare i april. Anledningen till att processen har tidigarelagts är att få högre uppmärksamhetsvärde - vilket det innebär när den inte kommer i anslutning till skolavslutningar och semestrar. Katalogen kommer under 2008 även tryckas på bättre papperskvalitet. Under våren 2007 har den externa kommunikationen varit föremål för översyn. En utredning gjordes och ärendet var till beslut i landstingsstyrelsens sammanträde i maj 2007. Beslutet innebar bland annat att ge ut en egenvårdsbok till länets invånare, att tidningen Hälsotecken har en närmare koppling till primärvården samt att istället för fyra nummer ges tidningen ut med två nummer per år i det gamla utförandet. Däremellan finns möjlighet att ge ut ett nyhetsbrev till invånarna i aktuella frågor. Webbplatsen utvecklas vidare med en tydligare struktur ökad möjlighet till dialog och fler tjänster. Genomförande av dessa beslut har skett under 2007. Utveckling fortsätter under 2008. Parallellt med utredningen av den externa kommunikationen har den interna kommunikationen fortsatt att utvecklas. Chatt/dialog och även kommentarsfunktion kopplat till nyhetsplatsen på intranätet har tillkommit under 2007. Landstinget medverkade våren 2007 i en benchmarkundersökning av internkommunikation tillsammans med ett 30-tal andra skandinaviska myndigheter/organisationer. Landstinget i Östergötland kom på tredje plats av de svenska deltagarna. Detta är ett mycket glädjande resultat. Höga värden fås bland annat för aktualitet på webbplatsen och den arbetsplatsnära informationen. Översynen av internkommunikationen 2006 innebar att vi 2007 ändrade fokus på internkommunikationsarbetet. Under senare delen av 2007 och under 2008 inriktas arbetet även på lokala insatser. Samtliga ledningsgrupper ska besökas för att kartlägga vilket behov det finns och hur internkommunikationssystemet ser ut. Därutöver ska kommunikationsavsnitt in mer tydligt i 5
ledarskapsutbildningarna. Alla undersökningar pekar på att chefen är den viktigaste informationsbäraren och att möten är de viktigaste arenorna. De tekniska kanalerna tidningar, affischer etc är bra för information men för förståelse och för effekt av budskap måste det satsas mycket mer på mötesarenorna samt att stärka chefer i deras kommunikativa roll. Informationscentrums arbetssätt och inriktning förnyas åt detta håll. Informationscentrum har, tillsammans med HR-funktionen, under senare delen av 2007 startat ett arbete att ta fram ett introduktionsprogram för nyanställda inom landstinget. I februari 2008 ska det vara klart och då ska de första nyanställda få inbjudan till programmet. I takt med att det möjliggörs för fler andra driftsformer än landstingsägda, förnyas varumärkesarbetet och riktlinjer för information tas fram. Detta arbete pågår under hösten 2007 och in på 2008. 3. PROCESSPERSPEKTIVET För den snabba och oplanerade dagliga informationen fungerar Informationscentrums arbetsprocess bra. Den akutgrupp som finns inom enheten fångar upp och arbetar med dessa frågor på ett sätt som motsvarar de uppdrag vi har. Det handlar daglig bevakning av media, bevakning av beslut och händelser, informera på nyhetsplats på våra webbplatser samt ge service till chefer i organisationen. Denna typ av information har ökat väsentligt under 2007 och kommer med all sannolikhet vara frekvent även under 2008. Vår förändrade arbetssätt avseende internkommunikationen har testats under hela 2007. Chatt och kommentarsfunktioner på webbplatsen har funnits under året. Under året har vi tyvärr inte kunna fokusera så som var tänkt på några få ämnen utan har istället arbetat mer situationsanpassat med många ämnen. En av framgångsfaktorerna för att arbeta uthålligt och fokuserat med internkommunikationen är att Informationscentrum från 2007 har en medarbetare som är processledare för internkommunikationen. Den patientnära kommunikationen, vilket bland annat innebär den hjälp vi ger direkt till verksamheterna samt patientinformationsmaterial, har inte fått den översyn som var tänkt. Detta bör ske under 2008. Informations- kommunikationskanaler I Informationscentrums processperspektiv finns de kanaler som används för att sprida information skapa kommunikation. Internt: Lisa (gäller hela webben inte enbart nyhetsdelen), 14-dagarsLisa, film, nyhetsblad, ledardagar/forumdagar, affischer/foldrar/broschyrer 6
Externt: www.lio.se Hälsotecken, Hälsotecken nyhetsbrev, 020/frågelådor, Landstingskatalogen, blå sidorna i Eniros katalog + andra kataloger, Forskningstidningen, annonser/reklam, debatt/insändare, film, fullmäktigesändningar, väntrum. Varje kanal har sin logik och arbetssätt. Den mest omfattande av kanalerna är webben. Webben är inte endast en informationskanal utan i lika hög grad ett arbetsverktyg för medarbetarna. Nya kanaler som Informationscentrum inte tidigare varit delaktiga i är olika möten; ledardag samt forum för verksamhetschefer. Under 2007 har Informationscentrum varit delaktig i olika arenor exempelvis ledardagar och forumdagar. Landstingets avtal avseende tv-sändningar av fullmäktige, infomerceals, mediaträning samt applikationen landstinget i massmedia går ut i början av 2008. Nya upphandlingar har startats senare delen av 2007. Stöd/beredskap Informationscentrum har stödfunktion dagtid avseende hjälp och stöd till de cirka 400 personer som arbetar med de lokala webbsidorna. Stöd avseende teknik sköts av webmaster. Informationscentrum har dygnet runt pressjour som också innebär beredskap för att gå in i regional sjukvårdsledning om sådan skulle upprättas. Under 2007 formaliserades denna funktion och dem som går beredskap omfattas av ATL. Informationscentrums processarbete styrs av dokumentet Riktlinjer för kommunikation Informationscentrum har i september 2007 upprättat ett antal mål för användning av några av de kanaler som används: Mål att till den 19 september 2008 uppnå följande: Strategier Våra artiklar ska ge genomslag i media Ökad användning av e-tjänster Vägleda rätt på webben Nyckeltal 30 procent av medias inslag om landstinget ska ha initieras av oss 50 procent ökad användning på lio.se Minska de medicinska frågorna i frågelådan med 50 procent (genom bra struktur kommer frågeställarna istället till exempelvis 1177) Ökat läsvärde för nyheterna på lisa Nyheterna ska i genomsnitt ha 1500 läsare (driftstörningsinformation undantaget) Ökad användning av Lisa Lisa ska användas 50 procent mer (startsida exkluderas) 7
4. MEDARBETARPERSPEKTIVET Under 2007 slutade två personer sin anställning vid Informationscentrum. En av dem gick i pension och den andra personen för nytt arbete utanför landstinget. En nyrekrytering har skett - tjänsten är inriktad på att arbeta med dialog och kommunikation på webbplatsen inom den så kallade akutgruppen. Informatören började sin tjänst i augusti. Informationscentrum har därmed 1 vakant tjänst. Under 2008 kan rekrytering ske så länge anlitas konsulter som vi har ramavtal med. Eftersom regional projektledare för vården på webben har sin tjänst vid Vårdprocesscentrum, ska ovan vakanta tjänst ha en annan inriktning. Gemensam kompetensutveckling under 2007 har varit hjärtlungräddningskurs samt kurs i retorik. Därutöver sker kompetensutveckling individuellt. Under 2008 finns utrymme för samma summa till gemensam kompetensutveckling. Exakt vilka områden bestäms i samverkan med de fackliga representanterna. Under 2008 ska även hälsoprofilbedömning erbjudas till alla inom Informationscentrum. Straxt före sommaren 2007 flyttade Informationscentrum till tillfälliga lokaler på Birgittaskolan eftersom ordinarie lokaler byggs om. I början av hösten flyttade fyra medarbetare samt pe-chef tillbaka till landstingshuset i andra tillfälliga lokaler. Anledningen är att närheten till ledning och politiker är ett måste då många svåra och snabba frågor har kommunikationsbäring. När under året 2008 som flytt tillbaka till de ordinarie lokalerna ska ske är ännu inte klart. Aktiv medverkan sker i olika nätverk. Det är av största vikt att ha arenor för erfarenhetsutbyte samt samarbetsmöjligheter med andra landsting/regioner inom vårt område. Pressekreterarna har ett sådant nätverk, likaså dem som arbetar med att producera landstingskataloger. Samarbete finns även bland informatörer i regionen samt i landet för olika specifika frågor. Medverkan i nationella projekt (vårdgaranti, vården på webben mfl innebär också att Informationscentrum medarbetare kan dela med sig av sin erfarenhet till andra och också själva få input). Specifikt kommer medarbetare arbeta frekvent i projektet vården på webben under 2008, kostnader för resor etc tas dock på Vårdprocesscentrum. Informationsdirektörerna/cheferna vid landets landsting och regioner kommer även 2008 träffas regelbundet inom ramen för föreningen LIF. I september initierades en arbetsmiljökartläggning vid Informationscentrum av pechefen. Samtliga medarbetare blev intervjuade av Manpower hälsopartner. Anledningen till kartläggningen är att få underlag kring hur miljön ser ut. Det är viktigt att samtliga får komma till tals och berätta hur de ser på olika delar; relationer, samverkan, ledning, trivsel, arbetstempo, arbetsuppgifter och så vidare. Att det är just denna tid som kartläggningen initieras beror på att det märks en ökad irritation och stress i gruppen. Det är ett tufft tempo och uppdragen blir fler och svårare. Det är viktigt att se över så att struktur/bemanning/samverkan i relation till uppdragen är optimal. 8
Resultatet ska också sammanfalla med den medarbetarenkät vars resultat kommer i slutet av november 2007. Resultaten av karläggningen samt enkäten kommer med all sannolikhet innebära vissa förändringar/strukturen i organisationen kopplat till de uppdrag som finns för informations- och kommunikationsverksamheten. Totala sjukfrånvaron inom Informationscentrum är för närvarande låg. Vi räknar med att den nivån skall bibehållas och hållas under 1,5 %. Lång sjukfrånvaro är idag 0 % och det räknar vi med skall fortsätta även 2008. Andel långtidsfriska är idag drygt 30 % och den nivån vill vi också försöka bibehålla inför 2008. 5. EKONOMIPERSPEKTIVET För 2008 räknar vi med att 2007 års bidrag med den generella uppräkningen från styrelsen ska räcka. De lägre kostnaderna ska ses i ljuset av att det är omöjligt att sia om vilka oförutsedda utgifter som kan komma under 2008. Lönekostnadsutvecklingen inför 2008 beräknas till ca 12 %. Detta beroende på att personalgruppen eventuellt kan komma att utökas. 6. AKTUELL EKONOMI Informationscentrum har under 2007 genomfört oförutsedda arbeten som medfört ökad kostnad med drygt 180 000 kronor för marknadsföring av invigning av O-huset. Kostnaden för beredskapsjour fanns inte med i beräkningarna vid budgetskrivelsen för ett år sedan, inte heller den arbetsmiljökartläggning som gjorts under senare delen av 2007. Egenvårdsboken blir dyrare än 1 miljon kronor som landstingsstyrelsen beviljade som en engångssumma under året. Med all sannolikhet kostar boken cirka 200 000 kronor ytterligare från den uppskattning som gjordes våren 2007. I och med ändring i internkommunikationen där vi beslutade att inte producera internmagasinet E-Posten Magasin samt att vi under året inte kommit igång med ytterligare insatser kring specifika ämnen för internkommunikationen, gör att Informationscentrum trots allt beräknas få ett nollresultat. 9
7. FÖRSLAG TILL BESLUT Informationscentrum föreslår landstingsdirektören besluta - att godkänna i styrkortet angiven vision, strategier, framgångsfaktorer och handlingsplaner Produktionsenhetschef 8. STYRKORTSKARTA 2008 Vision Informationscentrum är landstingets drivkraft i kommunikationsfrågor. Genom god service och öppenhet i effektiva kanaler når vi medarbetare och medborgare med korrekt och lättillgänglig information. 10
Bilaga 1 059 Informationscentrum Resultaträkning (tkr) Budget 2008 Helårsbedömning 08-2007 Bokslut 2006 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag Patientavgift sjukvård/tandvård Försäljning sjukvård tandvård Försäljning utbildning Övriga intäkter, huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster 20 332 19 644 19 223 Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag 2 Sålt material varor övr intäkter 12 Summa intäkter 20 332 19 644 19 237 Kostnader Lönekostnader -6 594-5 600-5 935 Arbetsgivaravgifter -3 005-2 550-2 640 Övriga personalkostnader -320-232 373 Summa personalkostnader -9 919-8 382-8 202 Kostnader för köpt verksamhet Verksamhetsnära material och varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader -10 484-11 211-10 712 Summa övriga kostnader -10 484-11 211-10 712 Summa verksamhetens kostnader -20 403-19 593-18 914 Avskrivningar -7-70 -135 Netto -78-19 188 Finansiella intäkter 80 21 73 Finansiella kostnader -2-2 -2 Resultat före extraord poster 0 0 259 059 _RR BR FA.xls
Bilaga 1 059 Informationscentrum Finansieringsanalys Budget 2008 Tillförda medel Årets resultat Justering för avskrivningar 7 Försäljning av anläggningstillg (bokfört värde) Minskning av långfristiga fordringar Nya långfristiga lån Minskning av förråd Minskning av kortfristiga fordringar Ökning av kortfristiga skulder Övrigt Summa tillförda medel 7 Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av långfristiga fordringar Amortering av långfristiga lån Ökning av förråd Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder Övrigt Summa använda medel 0 Förändring av likvida medel 7 Noter till finansieringsanalysen: Investeringsredovisning Nettoinvestering Budget 2008 Bokslut 2006 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier 059 _RR BR FA.xls
Bilaga 1 059 Informationscentrum (enl helårsbedömning) Balansräkning (tkr) Bokslut 2007 2008 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Inventarier 13 6 Summa anläggningstillgångar 13 6 Omsättningstillgångar Förråd och lager Kundfordringar 17 17 Övriga kortfristiga fordringar 269 269 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 13 13 Kassa och bank 3 620 3 627 Summa omsättningstillgångar 3 919 3 926 Summa tillgångar 3 932 3 932 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital 2 788 2 788 Årets förändring Summa eget kapital 2 788 2 788 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 694 694 Personalens skatter, avgifter o övr löneavdrag Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 249 249 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 198 198 Övriga kortfristiga skulder 3 3 Summa kortfristiga skulder 1 144 1 144 Summa skulder 1 144 1 144 Summa skulder och eget kapital 3 932 3 932 Noter till eget kapital och skulder 059 _RR BR FA.xls