Inrättande av lokalt krishanteringsråd

244 Dnr KS/2015:257-159 Inrättande av lokalt krishanteringsråd Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ett lokalt krishanteringsråd ska bildas inom Brotts- och skadeförebyggande rådet, i enlighet med förslag. Ärendebeskrivning Bakgrund Enligt kommunstyrelsens beslut den 25 mars 2009, 51, ska folkhälsoutskottet besluta om sammansättning för brotts- och skadeförebyggande rådet. Den 2 november 2009 fastslog folkhälsoutskottet en uppdragsbeskrivning och sammansättning för rådet. Det brotts- och skadeförebyggande rådet är organisatoriskt placerat under kommunstyrelsens folkhälsoutskott. Syftet med rådet är att på en strategisk nivå samordna genom samverkan för en trygg och säker miljö för de som bor, verkar och vistats i kommunen. Rådet ska, med utgångspunkt i aktuell problembild och prioritering av åtgärder, initiera, stödja och följa upp det brotts- och skadeförebyggande arbetet. Krishanteringsråd Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap anges i paragraf sju att: Kommuner skall inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i fredstid verka för att 1. olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, 2. de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och 3. informationen till allmänheten under sådana förhållanden samordnas. Vidare har det i överenskommelsen om kommunernas krisberedskap (SKL 12/6159, MSB 2012-5541) bland annat reglerats, vad gäller kommunernas geografiska områdesansvar att: kommunen skall vara sammankallande för ett samverkansorgan i vilket representanter för kommunen och aktörer som bedriver samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område bör ingå. Polismyndigheten kallade den 24 februari 2015 till ett möte med ett fastighetsnätverk i Katrineholms kommun för att bland annat samverka om rutiner för att stoppa klotter 244

245 i kommunen. Vid detta möte framfördes önskemål att det inte fanns behov av ett fastighetsnätverk utan istället önskade de ingående aktörerna på något sätt samverka inom ramen för Brotts- och skadeförebyggande rådet. Förslag om hur ett lokalt krishanteringsråd kan bildas inom BROSK Mot bakgrund av de krav som kommunen ålagts avseende att inrätta ett lokalt krishanteringsråd samt de önskemål som fastighetsägarna framfört att få ingå en samverkan med BROSK, föreslås följande förändring. BROSK planerar för fem till sex möten varje år. Som regel genomförs inte alla de planerade mötena. Förslaget är att ett av mötena genomförs som ett möte syftande till samverkan inom ett Lokalt Krishanteringsråd i Katrineholms kommun. De frågor som fastighetsnätverket framfört som skäl för att samverka med BROSK uppfyller väl de områden som kan hanteras inom ett Lokalt Krishanteringsråd. Den direkta utformningen och vilka deltagande aktörer som bör ingå föreslås att säkerhetschefen i samråd med ordföranden för BROSK bereder och lämnar förslag på till folkhälsoutskottet. Ärendet behandlades på folkhälsoutskottets sammanträde den 3 juni 2015, 16. Folkhälsoutskottet beslutade då att föreslå kommunstyrelsen besluta att ett lokalt krishanteringsråd ska bildas inom Brotts- och skadeförebyggande rådet, i enlighet med förslag. Ärendets handlingar Tjänsteskrivelse kommunledningsförvaltningen, 2015-06-08 Sammanträdesprotokoll folkhälsoutskottet, 2015-06-03, 16 245

246 1 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-08 KS/2015:257-159 Staben Vår handläggare Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Inrättande av lokalt krishanteringsråd Ärendebeskrivning Bakgrund Enligt kommunstyrelsens beslut den 25 mars 2009, 51, ska folkhälsoutskottet besluta om sammansättning för brotts- och skadeförebyggande rådet. Den 2 november 2009 fastslog folkhälsoutskottet en uppdragsbeskrivning och sammansättning för rådet. Det brotts- och skadeförebyggande rådet är organisatoriskt placerat under kommunstyrelsens folkhälsoutskott. Syftet med rådet är att på en strategisk nivå samordna genom samverkan för en trygg och säker miljö för de som bor, verkar och vistats i kommunen. Rådet ska, med utgångspunkt i aktuell problembild och prioritering av åtgärder, initiera, stödja och följa upp det brotts- och skadeförebyggande arbetet. Krishanteringsråd Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap anges i paragraf sju att: Kommuner skall inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i fredstid verka för att 1. olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, 2. de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, och 3. informationen till allmänheten under sådana förhållanden samordnas. Vidare har det i överenskommelsen om kommunernas krisberedskap (SKL 12/6159, MSB 2012-5541) bland annat reglerats, vad gäller kommunernas geografiska områdesansvar att: KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 64180 Telefax: www.katrineholm.se E-post: 246

247 2 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-08 KS/2015:257-159 Staben kommunen skall vara sammankallande för ett samverkansorgan i vilket representanter för kommunen och aktörer som bedriver samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område bör ingå. Polismyndigheten kallade den 24 februari 2015 till ett möte med ett fastighetsnätverk i Katrineholms kommun för att bland annat samverka om rutiner för att stoppa klotter i kommunen. Vid detta möte framfördes önskemål att det inte fanns behov av ett fastighetsnätverk utan istället önskade de ingående aktörerna på något sätt samverka inom ramen för Brotts- och skadeförebyggande rådet. Förslag om hur ett lokalt krishanteringsråd kan bildas inom BROSK Mot bakgrund av de krav som kommunen ålagts avseende att inrätta ett lokalt krishanteringsråd samt de önskemål som fastighetsägarna framfört att få ingå en samverkan med BROSK, föreslås följande förändring. BROSK planerar för fem till sex möten varje år. Som regel genomförs inte alla de planerade mötena. Förslaget är att ett av mötena genomförs som ett möte syftande till samverkan inom ett Lokalt Krishanteringsråd i Katrineholms kommun. De frågor som fastighetsnätverket framfört som skäl för att samverka med BROSK uppfyller väl de områden som kan hanteras inom ett Lokalt Krishanteringsråd. Den direkta utformningen och vilka deltagande aktörer som bör ingå föreslås att säkerhetschefen i samråd med ordföranden för BROSK bereder och lämnar förslag på till folkhälsoutskottet. Ärendet behandlades på folkhälsoutskottets sammanträde den 3 juni 2015, 16. Folkhälsoutskottet beslutade då att föreslå kommunstyrelsen besluta att ett lokalt krishanteringsråd ska bildas inom Brotts- och skadeförebyggande rådet, i enlighet med förslag. Ärendets handlingar Sammanträdesprotokoll folkhälsoutskottet, 2015-06-03, 16 Karin Rytter KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 64180 Telefax: www.katrineholm.se E-post: 247

248 248

249 249

250 Dnr KS/2015:277-002 Revidering av Delegationsordning för kommunstyrelsen i Katrineholms kommun Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till revideringar av Delegationsordning för kommunstyrelsen i Katrineholms kommun. Ärendebeskrivning Med anledning av att kommunstyrelsens ordinarie verksamhet har tillförts Katrineholms Logistikcentrum och en senior advisor tillsatts, finns det behov av revidering av Delegationsordning för kommunstyrelsen i Katrineholms kommun. I samband med detta görs ytterligare nödvändiga revideringar. Ärendegrupp Ärende Teckna resp. säga upp avtal/kontrakt som behövs för verksamheten och som inte är av principiell betydelse Delegat Ersättare Anmärkning Kommunchefen, förvaltningschefen KLF, förvaltningschefen SBF, avdelningschef/markoch exploateringschefen och kommunjuristen, senior advisor Får inte binda kommunen vid större åtagande än som ryms inom budgetramen. Direktupphandling av konsultinsatser och liknande till ett värde av maximalt 15 procent av aktuellt tröskelvärde per upphandlat område och år Kommunchefen, förvaltningschefen KLF, förvaltningschefen SBF, avdelningschef, mark- och exploateringschefen och kommunjuristen, senior advisor Efter samråd med upphandlingsstrateg Fördelning av bygdepeng Näringslivssekreteraren Landsbygdsutvecklaren Förvaltningschefen SBF Utseende av beslutsattestanter Respektive förvaltningschef, kommunchefen Aktuell förteckning förvaras på ekonomioch upphandlingsavdelningen 250

251 Ärendets handlingar Tjänsteskrivelse kommunledningsförvaltningen, 2015-06-09 251

252 1 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-09 KS/2015:277-002 Staben Vår handläggare Karin Rytter Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Revidering av Delegationsordning för kommunstyrelsen i Katrineholms kommun Ärendebeskrivning Med anledning av att kommunstyrelsens ordinarie verksamhet har tillförts Katrineholms Logistikcentrum och en senior advisor tillsatts, finns det behov av revidering av Delegationsordning för kommunstyrelsen i Katrineholms kommun. I samband med detta görs ytterligare nödvändiga revideringar. Ärendegrupp Ärende Teckna resp. säga upp avtal/kontrakt som behövs för verksamheten och som inte är av principiell betydelse Delegat Ersättare Anmärkning Kommunchefen, förvaltningschefen KLF, förvaltningschefen SBF, avdelningschef/markoch exploateringschefen och kommunjuristen, senior advisor Får inte binda kommunen vid större åtagande än som ryms inom budgetramen. Direktupphandling av konsultinsatser och liknande till ett värde av maximalt 15 procent av aktuellt tröskelvärde per upphandlat område och år Kommunchefen, förvaltningschefen KLF, förvaltningschefen SBF, avdelningschef, mark- och exploateringschefen och kommunjuristen, senior advisor Efter samråd med upphandlingsstrateg Fördelning av bygdepeng Näringslivssekreteraren Landsbygdsutvecklaren Förvaltningschefen SBF KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 64180 Telefax: www.katrineholm.se E-post: 252

253 2 (2) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-09 KS/2015:277-002 Staben Ärendegrupp Ärende Utseende av beslutsattestanter Delegat Ersättare Anmärkning Respektive förvaltningschef, kommunchefen Aktuell förteckning förvaras på ekonomioch upphandlingsavdelningen Karin Rytter KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 64180 Telefax: www.katrineholm.se E-post: 253

254 Dnr KS/2015:210-020 Strategisk kompetensförsörjning Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta förslaget till strategi för kompetensförsörjning. Ärendebeskrivning I planeringsdirektiv 2015 med plan för 2016-2017 fick kommunledningsförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till strategi för den långsiktiga personalförsörjningen. Strategisk kompetensförsörjning innebär att Katrineholms kommun arbetar med kompetensförsörjning ur ett strategiskt perspektiv, det vill säga att långsiktigt planera för den kompetens som behövs i organisationen, planera aktiviteter för att nå den kompetensen, genomföra dessa och kontinuerligt förändra vid behov. För att möta framtidens utmaningar krävs ett strategiskt och långsiktigt arbete för att säkra personalförsörjningen. Utifrån det övergripande målet i kommunplanen 2015-2018 om att vara en Attraktiv arbetsgivare för tryggad personalförsörjning ska kommunen ha en övergripande strategi för kompetensförsörjning. Kommunstyrelsen tillsammans med personalutskottet tar med denna strategi ut riktningen med att på ett systematiskt, långsiktigt uppföljande sätt och i proaktivt syfte säkerställa det framtida behovet av kompetens till organisationen. Strategin ska varje år leda till att planer arbetas fram på förvaltningsnivå. Planerna ska innehålla prognoser och handlingsplaner på framtida behov och vad som behöver göras för att nå dit. Arbetet är en gemensam angelägenhet för kommunens olika verksamheter då många delar i arbetet landar i kommunens arbetsgivarvarumärke som vi har gemensamt. Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta förslaget till strategi för kompetensförsörjning. Ärendets handlingar Tjänsteskrivelse kommunledningsförvaltningen, 2015-05-11 Sammanträdesprotokoll personalutskottet, 2015-05-06 Strategisk kompetensförsörjning, 2015-04-27 254

255 1 (1) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-05-11 KS/2015:210-020 Staben Vår handläggare Karin Rytter Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Strategisk kompetensförsörjning Ärendebeskrivning I planeringsdirektiv 2015 med plan för 2016-2017 fick kommunledningsförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till strategi för den långsiktiga personalförsörjningen. Strategisk kompetensförsörjning innebär att Katrineholms kommun arbetar med kompetensförsörjning ur ett strategiskt perspektiv, det vill säga att långsiktigt planera för den kompetens som behövs i organisationen, planera aktiviteter för att nå den kompetensen, genomföra dessa och kontinuerligt förändra vid behov. För att möta framtidens utmaningar krävs ett strategiskt och långsiktigt arbete för att säkra personalförsörjningen. Utifrån det övergripande målet i kommunplanen 2015-2018 om att vara en Attraktiv arbetsgivare för tryggad personalförsörjning ska kommunen ha en övergripande strategi för kompetensförsörjning. Kommunstyrelsen tillsammans med personalutskottet tar med denna strategi ut riktningen med att på ett systematiskt, långsiktigt uppföljande sätt och i proaktivt syfte säkerställa det framtida behovet av kompetens till organisationen. Strategin ska varje år leda till att planer arbetas fram på förvaltningsnivå. Planerna ska innehålla prognoser och handlingsplaner på framtida behov och vad som behöver göras för att nå dit. Arbetet är en gemensam angelägenhet för kommunens olika verksamheter då många delar i arbetet landar i kommunens arbetsgivarvarumärke som vi har gemensamt. Ärendet strategisk kompetensförsörjning behandlades av personalutskottet den 6 maj 2015. Personalutskottet beslutade att föreslå kommunstyrelsen besluta att anta förslaget till strategi för kompetensförsörjning. Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta förslag till strategi för kompetensförsörjning. Ärendets handlingar Sammanträdesprotokoll personalutskottet, 2015-05-06 Strategisk kompetensförsörjning, 2015-04-27 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 64180 Telefax: www.katrineholm.se E-post: 255

256 256

257 257

258 Strategisk kompetensförsörjning Datum: 2015-04-27 Handläggare: Mikael Gustavsson och Maria Strid Persson 258

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 259 Datum 2015-04-27 2 (11) Innehållsförteckning VARFÖR SKA KOMMUNEN HA EN GEMENSAM STRATEGI FÖR KOMPETENSFÖRSÖRJNING?... 3 VARFÖR ÄR KOMPETENSFÖRSÖRJNING VIKTIGT?... 3 SYFTE... 4 1. KOMPETENSFÖRSÖRJNINGSSTRATEGI I KATRINEHOLMS KOMMUN... 4 2. GENOMFÖRANDEPROCESSEN... 6 3. DEFINITIONER... 7 4. KOMPETENSMODELL... 8 4.1 BEHOVSANALYS... 8 Strategiskt perspektiv... 8 Organisatoriskt perspektiv... 8 Omvärldsperspektivet... 9 4.2 KOMPETENSKRAV... 9 4.3 KOMPETENSGAP... 9 4.4 UTVECKLINGSPLAN... 9 Olika former av kompetensutveckling... 10 4.5 GENOMFÖRANDE... 10 4.6 UTVÄRDERING... 10 5. REFERENSER... 11 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 259

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 260 Datum 2015-04-27 3 (11) Varför ska kommunen ha en gemensam strategi för kompetensförsörjning? Strategisk kompetensförsörjning innebär att vi i Katrineholms kommun arbetar med kompetensförsörjning ur ett strategiskt perspektiv, dvs. att långsiktigt planera för den kompetens som behövs i organisationen, planera aktiviteter för att nå den kompetensen, genomföra dessa och kontinuerligt förändra vid behov. För att möta framtidens utmaningar krävs ett strategiskt och långsiktigt arbete för att säkra personalförsörjningen. Utifrån det övergripande målet i kommunplanen 2015-2018 om att vara en Attraktiv arbetsgivare för tryggad personalförsörjning ska kommunen ha en övergripande strategi för kompetensförsörjning. Kommunstyrelsen tillsammans med personalutskottet tar med denna strategi ut riktningen med att på ett systematiskt, långsiktigt uppföljande sätt och i proaktivt syfte säkerställa det framtida behovet av kompetens till organisationen. Strategin ska varje år leda till att planer arbetas fram på förvaltningsnivå. Planerna ska innehålla prognoser och handlingsplaner på framtida behov och vad som behöver göras för att nå dit. Arbetet är en gemensam angelägenhet för kommunens olika verksamheter då många delar i arbetet landar i kommunens arbetsgivarvarumärke som vi har gemensamt. Varför är kompetensförsörjning viktigt? I Katrineholm är lust den drivande kraften för skapande och utveckling för, liv, lärande och företagsamhet. Lust är passion, vilja, ambition. Det är också det lustfyllda det vi lever för och det vi lever av mat, kärlek, arbete, gemenskap, upplevelser. Läget är rätt rätt geografiskt och rätt för handling och förändring. Vision 2025. Vi lever i en föränderlig värld där ändrade behov och förutsättning ställer stora krav på verksamhetens förmåga till anpassning. Nya arbetsuppgifter tillkommer och andra försvinner, vilket påverkar behovet av personal och kompetens. Katrineholms kommun ska sträva efter att ha en personalstyrka som kvalitativt och kvantitativt är anpassad till verksamhetens behov. Utveckling av de anställdas kompetens är viktig för att på ett bra sätt kunna anpassa verksamheten till den föränderliga omvärlden. Utveckling och stimulans i arbetet är också betydande faktorer för att alla medarbetare ska ges möjlighet att utföra ett bra arbete. Möjlighet till individuell kompetensutveckling samt tillvaratagande av befintlig kompetens är viktiga faktorer för att göra kommunen till en attraktiv arbetsplats. Kommunen är i första hand tjänsteproducerande verksamhet, som skapas av medarbetarna. Hur ska vi se till att medarbetarna har den kompetens om behövs för att bedriva rätt verksamhet på rätt sätt? Med god framförhållning genom långsiktig planering kan vi möta framtida behov av kompetens. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 260

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 261 Datum 2015-04-27 4 (11) Syfte Syftet med kompetensförsörjningsstrategin är att utifrån analys av befintlig kompetens, tydliggöra kommande kompetensbehov och hur stort gapet är från befintlig kompetens i förhållande till verksamhetens mål på kort och lång sikt. I praktisk handling utmynnar kompetetensförsörjningsstrategin i form av kompetensförsörjningsplaner. I kompetensförsörjningsplanen ska de planerade åtgärderna för att fylla kompetensbehoven beskrivas. Det kan innebära t.ex. hur man attraherar nya medarbetare, nyrekrytering, strategier för kompetensutveckling för att behålla medarbetare och avveckling. En effektiv styrning och en genomtänkt kompetensförsörjning för kommunen bör ta sin utgångspunkt i det värde som ska skapas. Med ett sådant strategiskt perspektiv på verksamheten betonas betydelsen av att intressera sig för individens, gruppens och organisationens kompetens. Eftersom kompetens tar tid att bygga måste vi redan idag fundera över vilken kompetens vi behöver i morgon. Strategier för kompetensförsörjning är avgörande för att vara en framgångsrik, attraktiv arbetsgivare med engagerade medarbetare och därigenom nå verksamhetens mål. De måste utvecklas parallellt med övriga strategier och ingå som en naturlig del i verksamhetsplaneringen. 1. Kompetensförsörjningsstrategi i Katrineholms kommun Strategiska beslut som fattas i frågor om kompetensförsörjning eller brist på sådana beslut påverkar organisationen i hög grad och under lång tid. Rätt kompetens är avgörande för förmågan att uppnå goda resultat och för att utvecklas. Med den strategiska kompetensförsörjningen menar vi, en gemensam process för fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov. För att hålla ihop detta arbete och uppnå önskade effekter av våra kompetensförsörjningsåtgärder behövs både en gemensam kompetensstrategi och en tydlig intern roll- och ansvarsfördelning. Viktiga frågor för ledningen är därför hur organisationen kan attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla medarabetare genom ett medvetet, kontrollerat, uppföljande och systematiskt kompetensförsörjningsarbete. I Katrineholms kommun arbetar vi utifrån ARUBA-modellen. (Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behålla och Avveckla. Se figur nedan.) KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 261

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 262 Datum 2015-04-27 5 (11) Kompetensförsörjning Attrahera Rekrytera Utveckla Behålla Avveckla Attrahera handlar om att vårda varumärket Katrineholms kommun, skapa meningsfulla och intressanta arbeten, ha attraktiva anställningserbjudanden, bra kommunikationer och boendemiljöer. Rekrytera handlar om att göra en professionell rekryteringsprocess där alla som är i kontakt med oss som arbetagivare blir behandlade lika, får en positiv upplevelse av vår organisationskultur och värderingar. Rekryteringsprocessen ska också vara ett tillfälle då vi proaktivt marknadsför oss i syfte att stärka varumärket. Målet är att de sökande som inte får ett jobberbjudande återkommer när vi rekryterar igen och talar gott om vår rekryteringsprocess. Utveckla och Behålla handlar om att ta hand om de medarbetare och kompetens vi redan har i vår organisation. Det handlar också om att identifiera och dra nytta av organisationens dolda kompetens och tysta kunskap. Det kan också handla om att förflytta kompetens som inte tas till vara idag, men som behövs ta tillvara på ett annat ställe i organisationen. Det kan handla om att skapa karriärmöjligheter och intern rörlighet i organisationen. Det handlar om att systematiskt arbeta mot en god arbetsmiljö, gott ledarskap/medarbetarskap, god löneutveckling och erbjuda attraktiva förmåner. Avveckla handlar om att ha en planering och förberedelse inför att medarbetare av olika orsaker väljer att lämna organisationen. Den vanligaste orsaken är pensionsavgångar och dessa går ganska enkelt att förutse och därför behöver organisation sträva efter att successionsplanera och växla kompetens till någon som utsetts i god tid att ta över rollen. Bra avslutssamtal är också viktigt att genomföra med medarbetare som på olika sätt väljer att sluta i organisationen. Dessa samtal ger ofta förslag på förbättringar i verksamheten och ökar kunskapen kring en förbättrad verksamhet. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 262

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 263 Datum 2015-04-27 6 (11) 2. Genomförandeprocessen Efter att kompetensförsörjningsstrategin är antagen av kommunstyrelsen påbörjas arbetet med kompetensförsörjningsplaner/handlingsplaner. En kompetensförsörjningsplan med handlingsplan per nämnd, samt en övergripande sammanfattande plan till kommunstyrelsen kring de gemensamma analyserna och åtgärderna för Katrineholms kommun som helhet tas fram årligen. En förutsättning för att möjliggöra en analys av kompetensförsörjningssituationen är att förvaltningarnas planer har en enhetlig struktur, utgår från gemensamma definitioner samt följer ett strukturerat arbetssätt. Ovanstående utgångspunkter säkras genom att utgå från ledningssystemet för kompetensförsörjning Svensk Standard SS 624070:2009. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 263

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 264 Datum 2015-04-27 7 (11) 3. Definitioner Kompetens förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter. Förmåga erfarenhet, förståelse och omdöme att omsätta kunskap och färdigheter Vilja attityd, engagemang, mod och ansvar Kunskap fakta och metoder att veta Färdigheter kunna utföra i praktiken att göra Kompetensförsörjning process i organisationen för att fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov. Kompetensförsörjningsplan aktivitetsplan för en organisation som specificerar vilken kompetens som behöver attraheras, rekryteras, utvecklas, behållas eller avvecklas för att uppfylla verksamhetens mål, hur dessa ska ske, när och vem som är ansvarig. Planen tas fram av ledningen. Kompetenskartläggning kartläggning av en individs eller en grupps befintliga kompetens. Sker ofta i form av självskattning, där medarbetaren själv uppskattar sin kompetens och detta sedan diskuteras med chefen vid en avstämning, eller vid medarbetarsamtalet. Kompetensgap skillnaden mellan kompetensbehov och befintlig kompetens. Kompetensutveckling aktiviteter för att bredda/höja individers och gruppers kompetens. Kompetensmål mål som gäller förändringar i kompetens, baserat på framtida behov och förändringar i verksamheten. Ledningssystem för kompetensförsörjning system för att leda och styra en organisation i dess kompetensförsörjning Strategisk kompetensförsörjning att arbeta med kompetensförsörjning ur ett strategiskt perspektiv, dvs. att långsiktigt planera för den kompetens som behövs i organisationen, planera aktiviteter för att nå den kompetensen, genomföra dessa och kontinuerligt förändra vid behov. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 264

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 265 Datum 2015-04-27 8 (11) 4. Kompetensmodell Kommunens modell Rätt kompetens för framtida utmaningar 4.1 Behovsanalys Vilka utmaningar står vi inför? Strategiskt perspektiv - Finns det förändringar i vår verksamhetsplan som ställer nya krav på våra kompetensbehov? Vad kommer framtiden att innebära? - Finns det kompetensområden där vi är särskilt sårbara? - Vilka hot och möjligheter finns från omvärlden och hur kan vi rusta oss för att möta dessa? Organisatoriskt perspektiv - Hur ser organisationens struktur ut demografiskt och hur kommer den se ut på sikt? - Finns det behov av att samordna och förflytta kompetens mellan olika delar av organisationen på kort och lång sikt? - Hur fastställs vilken kompetens som är kritisk och viktig att säkra? - KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 265

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 266 Datum 2015-04-27 9 (11) - Finns arbetssätt för hur denna ska överföras från medarbetare som är på väg ut ur organisationen? Omvärldsperspektivet - Hur ser organisationens behov av kompetens ut i ett regionalt/rikstäckande/internationellt perspektiv? - Hur attraherar vi ny arbetskraft från en ny generation och vad innebär det? - Kommer det några lagförändringar som påverkar verksamheten? Pågår det utredningar inom området? Forskning? I behovsanalysen definieras vilken verksamhet som ska bedrivas utifrån de styrande dokumenten. 4.2 Kompetenskrav Vilken kompetens behöver vi? - Utifrån det som framkommer i behovsanalysen ställs frågan vilken kompetens behöver vi för att kunna bedriva verksamheten och nå dess mål? Beskriv de kompetenser som krävs för att uppfylla behoven. Dessa kompetenskrav kan vara både formella och icke-formella. - Uppmärksamma att det kan finnas grundläggande kompetenskrav, som styrs av exempelvis nationella och lokala styrdokument. - Kompetenskraven kan också användas som ett underlag för tex rekrytering och vid medarbetarsamtal. 4.3 Kompetensgap Vilken kompetens har vi idag? Hur ser gapet ut? - När kompetenskraven är fastställda blir nästa steg att göra en gapanalys dvs. hur ser gapet ut mellan ställda krav och den befintliga kompetens som finns hos medarbetarna idag? Resultatet av jämförelsen visar det behov av kompetensutveckling som finns. 4.4 Utvecklingsplan Hur skaffar vi den kompetens som saknas? - Behoven av kompetensutveckling, sammanställs i utvecklingsplaner både på gruppnivå och på individnivå, kort- och långsiktigt. - De individuella utvecklingsplanerna upprättas i samband med medarbetarsamtalet. - Planera på ett tidigt stadium för hur den nyförvärvade kunskapen ska tas tillvara. - För att säkerställa att en kompetensutveckling sker är det viktigt att ta ställning till vilken form av insats som är bäst lämpad. Det kan variera beroende på vilken kompetens som ska utvecklas, hur många som omfattas och vilka resurser som finns att tillgå. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 266

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 267 Datum 2015-04-27 10 (11) Olika former av kompetensutveckling Formella och planerade utbildningsinsatser. Kan vara både interna och externa satsningar. Exempelvis kurser och föreläsningar. Icke-formella utbildningsaktiviteter. Här avses olika typer av satsningar där utbildningsmoment ingår. Här krävs en lägre grad av planering och organisering. Det är inte heller aktuellt med ansökning-/antagningsförfarande. Till detta hör olika former av cirkelverksamhet, konferenser, självstudier, föredrag i samband med personalträffar etc. Informellt lärande i det dagliga arbetet. Här avses olika typer av åtgärder för att förbättra förutsättningarna för de anställdas informella lärande i det dagliga arbetet. Det kan bl.a. ske genom att förändra arbetsuppgifter, arbetsformer eller arbetsorganisation. Till denna strategi hör befordran, vikariat, arbetsrotation, arbetsutveckling, studiebesök etc (Ellström & Hultman 2004). 4.5 Genomförande - Genomförandet av kompetensutvecklingsinsatsen och tillämpning av den nya kunskapen. - Tillvaratagande av den nya kunskapen i det vardagliga arbetet genom att skapa goda förutsättningar. - Spridningseffekt av kunskapen till andra på arbetsplatsen bidrar till ytterligare lärande och utveckling. 4.6 Utvärdering - Utvärdering blickar tillbaka och bedömer det som är eller har varit för att ge vägledning framåt (Vedung 1998). - För att veta om ställda kompetenskrav är uppnådda behöver vi utvärdera insatserna. Utvärderingen bör gälla insatsens innehåll och form men extra fokus bör läggas på hur tillämpningen av den nya kunskapen fungerat dvs. har den nya kunskapen tillämpats? På vilket sätt? - Dessa erfarenheter får sedan ligga till grund för den fortsatta kompetensplaneringen. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 267

KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalavdelningen 268 Datum 2015-04-27 11 (11) 5. Referenser Ellström, P-E & Hultman, G (2004) Lärande och förändring i organisationer. Pozkal: Studenlitteratur Kompetensförsörjning Från strategi till resultat. SIS förlag AB: 2011 Svensk Standard, SS 624070:2009 Ledningssystem för kompetensförsörjning Krav. SIS förlag AB Vedung, E. (1998) Utvärdering i politik och förvaltning. Lund: Studentlitteratur Katrineholms Kommuns Personalpolitiska program KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Vasavägen Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-570 25 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se kommunledningsforvaltning@katrineholm.se 268

269 Dnr KS/2015:252-232 Försäljning av fastigheten Björkvik 1:12, Katrineholm Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att sälja fastigheten Björkvik 1:12, Katrineholm. Vidare uppdras mark- och exploateringschefen att underteckna samtliga handlingar i samband med försäljningen av fastigheten Björkvik 1:12, Katrineholm. Ärendebeskrivning Fastigheten Björkvik 1:12 ägs av kommunen. Den har längre tillbaka varit lärarbostad vid Glindrans skola i Björkvik. Nuvarande hyresavtal upphör den 30 juni 2015. Fastigheten har i tidigare beslut pekats ut för försäljning när hyresavtalet upphör. Mark- och exploateringschefen föreslår kommunstyrelsen att försälja fastigheten Björkvik 1:12, Katrineholm. Vidare föreslås att mark- och exploateringschefen får i uppdrag att underteckna samtliga handlingar i samband med försäljningen av fastigheten Björkvik 1:12, Katrineholm. Ärendets handlingar Skrivelse från mark- och exploateringschefen, 2015-05-19 269

SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 270 Datum Vår beteckning Vår handläggare 2015-05-19 Ert datum Er beteckning Björn Winnberg Persson Mark- och exploateringschef 1 (1) Kommunstyrelsen Försäljning av fastigheten Björkvik 1:12 Fastigheten Björkvik 1:12 är en bostadsfastighet som ägs av kommunen. Fastigheten har tidigare använts som lärarbostad för Glindrans skola. Fastigheten nuvarande hyresavtal upphör 2015-06-30. Fastigheten har i ett förslag till försäljning av fastigheter från år 2004 (KS/2004:570-253) utpekats som försäljningsobjekt när gällande hyresavtal upphör. Försäljningen sker lämpligen via mäklare på marknadsmässiga villkor. Mark- och exploateringschefen föreslår kommunstyrelsen besluta: att försälja fastigheten Katrineholm Björkvik 1:12. att delegera till mark- och exploateringschefen att underteckna samtliga handlingar i samband försäljningen av fastigheten Katrineholm Björkvik 1:12. Björn Winnberg Persson 641 80 KATRINEHOLM www.katrineholm.se 270

271 Dnr KS/2015:147-040 Revisionsrapport: granskning av debiteringsrutiner inom vård och omsorg Ordförandens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ta kommunledningsförvaltningens tjänsteutlåtande som sin egen skrivelse och överlämna den till revisorerna som svar på revisionsrapporten. Ärendebeskrivning Revisorerna har till kommunstyrelsen samt vård- och omsorgsnämnden överlämnat en rapport rörande granskningen av debiteringen inom vård och omsorgsnämndens ansvarsområde. Granskningen har syftat till att bedöma om kommunstyrelsens samt vård- och omsorgsnämndens interna kontroll är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter. Vidare, att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Revisorernas bedömning är att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Mot bakgrund av detta pekar revisorerna på följande förbättringsområden: Komplettering av rutiner för debitering. Dokumentation av genomförda interna kontroller. Uppdatering och komplettering av riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso. Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. Ekonomiavdelningen har lämnat sina synpunkter på revisionsrapporten. Till detta kommer att vård- och omsorgsnämnden har också yttrat sig över rapporten. Detta yttrande har beaktats i kommunledningsförvaltningens beredning. Ärendets handlingar Kommunledningsförvaltningens tjänsteutlåtande, 2015-06-03 Revisionsrapport: granskning av debiteringsrutiner inom vård och omsorg. Sammanträdesprotokoll från vård- och omsorgsnämnden, 2015-06-04, 72 271

272 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-03 KS/2015:147-040 Stab Vår handläggare Per Johansson Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Revisionsrapport: granskning av debiteringsrutiner inom vård och omsorg Ärendebeskrivning Revisorerna har till kommunstyrelsen samt vård- och omsorgsnämnden överlämnat en rapport rörande granskningen av debiteringen inom vård och omsorgsnämndens ansvarsområde. Granskningen har syftat till att bedöma om kommunstyrelsens samt vård- och omsorgsnämndens interna kontroll är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter. Vidare, att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet för kommunstyrelsens räkning. Ekonomiavdelningen har lämnat sina synpunkter på revisionsrapporten. Till detta kommer att vård- och omsorgsnämnden har också yttrat sig över rapporten. Detta yttrande har beaktats i kommunledningsförvaltningens beredning. Sammanfattning av revisionsrapportens innehåll Revisorernas granskning har omfattat riktlinjer och dokumenterade rutiner, risk- och väsentlighetsanlys, internkontrollplaner. Utgångspunkten för revisorerna har varit om den interna kontrollen är tillräcklig för att säkerställa att avgifter debiteras rätt samt att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Revisorernas bedömning är att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Revisorerna grundar detta på följande: De dokumenterade rutinerna för debitering behöver kompletteras i vad som avser beslut om avgifter, hantering av "tvåhandsprincip" och jäv samt intervall för inkomstförfrågan och ändrade hyreskostnader. Det finns inga dokumenterade bokförings- och avstämningsrutiner. Riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso behöver uppdateras och kompletteras. Mot bakgrund av detta pekar revisorerna på följande förbättringsområden: Komplettering av rutiner för debitering. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-570 21 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25 www.katrineholm.se E-post: per.johansson@katrineholm.se 272

273 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-03 KS/2015:147-040 Stab Dokumentation av genomförda interna kontroller. Uppdatering och komplettering av riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso. Kommunledningsförvaltningens bedömning och förslag Vård- och omsorgsnämndens yttrande Vård- och omsorgsnämnden yttrar sig över revisorernas synpunkt rörande de dokumenterade rutinerna för debitering avseende beslut om avgifter, hantering av "tvåhandsprincip" och jäv samt intervall för inkomstförfrågan och ändrade hyreskostnader. Nämnden skriver att vård- och omsorgsförvaltningen kommer att se över och komplettera rutiner och dokumentation för att anpassa dessa till det nya verksamhetssystemet Treserva (som infördes under hösten 2014). Eventuella avgiftshöjningar beslutas av kommunfullmäktige varje höst i samband med budget för nästkommande år. Inkomstförfrågan sänds ut till samtliga brukare i januari varje år samt då nya brukare registreras och får beslutade insatser i Treserva. Det sänds ut ett aktuellt avgiftsbeslut till samtliga brukare i februari månad varje år eller efter uppstart av insatser under året. Brukarens aktuella avgiftsbeslut, som återfinns i verksamhetssystemet Treserva, tar hänsyn till beviljade insatser och den enskilde brukarens avgiftsutrymme. För enskilda brukare beslutas avgiften av våra avgiftshandläggare via ovanstående redovisade gång. Avgiftshandläggarna och ekonomiassistenterna hanterar inte krav- och inkasso, då dessa ärenden handläggs på central nivå. Kommunledningsförvaltningens synpunkter Ekonomiavdelningen har tagit del av revisionsrapporten och lämnar följande synpunkter på revisorernas bedömning: Ekonomi- och upphandlingsavdelningen har tagit del av revisionsrapporten rörande granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg och de förbättringar som föreslås. Under tiden rapporten togs fram har ett arbete med att uppdatera och komplettera rutiner och regler för hantering av krav och inkasso påbörjats. Åtgärder för rutiner gällande hantering av krav och inkasso kommer även de att ses över för att hanteringen ska förbättras. Rutinen ska innehålla både översiktliga rutiner samt mer detaljerade rutiner där det tydligt framgår uppgifter om kontroller, hur det går till vid beslut om avbetalning samt om hur eventuell nedskrivning av fordran hanteras. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-570 21 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25 www.katrineholm.se E-post: per.johansson@katrineholm.se 273

274 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (3) Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN 2015-06-03 KS/2015:147-040 Stab Förslag Mot bakgrund av ovan, föreslår kommunledningsförvaltningen att kommunstyrelsen tar förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt eget och överlämnar det till revisorerna som styrelsens svar på revisionsrapporten. Ärendets handlingar Revisionsrapport: granskning av debiteringsrutiner inom vård och omsorg. Vård- och omsorgsnämndens yttrande För kommunledningsförvaltningen Per Johansson KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Fredsgatan 38 Org.nummer 212000-0340 Telefon: 0150-570 21 641 80 Katrineholm Telefax: 0150-570 25 www.katrineholm.se E-post: per.johansson@katrineholm.se 274

275 1\atruleholms kommun \ Revisorerna 2015-03-17 Kommunstyrelsen Vård- och omsorgsnämnden KATRINEHOLMS KOMMUN Kommunstyrelsen 2015-03- 17 Handl.nc Handl. Dnr. ~ [ ~ - %/ ~ lan Ksl~a~s=1y~ - 6Li6~. Granskning av Debiteringsrutiner inom vård och omsorg - revisionsrapport På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har PwC genomfört en granskning av den interna kontrollen av debitering inom vård- och omsorg. Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsens och vårdoch omsorgsnämndens interna kontroll är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Granskningen har omfattat riktlinjer och dokumenterade rutiner, risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplaner och uppföljning av dessa som finns inom de aktuella granskningsområdena. De förbättringsområden som vi vill uppmärksamma är: Komplettering av rutinerna för debitering. Dokumentation av genomförda interna kontroller. Gäller i alla rutiner. Uppdatering och komplettering av riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso. Vid granskningen gjorda iakttagelser redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas för yttrande och åtgärder. Revisorerna önskar svar senast 2015-06-30. REVISORERNA v ~ `~~ ('1%~~~Z Z~' G~- ~~-_ Karl Kä1 ander Ordförande Marita BengtLsson 275

www.pwc.se 276 Revisionsrapport Annika Hansson, certifierad kommunal revisor, Himn Dagemir Februari 2015 Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun 276

277 Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod, avgränsning och redovisning... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Intern kontroll av avgiftshantering Vård- och omsorgsnämnden... 4 3.1.1. Bedömning... 5 3.2. Intern kontroll av rutiner för inkasso... 5 3.2.1. Bedömning... 5 Januari 2015 Katrineholms kommun PwC 277

278 Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer I kommunen förekommer olika typer av avgifter. Debiterade avgifter ska stämma mot policys, beslut och inlämnade uppgifter. Det ställs också krav på att avstämningsrutiner finns av inlämnade uppgifter samt att kommunens bevaknings- och kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är om: Kommunstyrelsens och nämndens interna kontroller är tillräcklig för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter. Vi har svårt att bedöma om bevaknings- och kravrutinerna är effektiva, men ser positivt på att det finns angivet hur snart krav ska skickas och överlämnande till inkasso ska ske. Vi grundar vår bedömning på följande kontrollmål: Dokumenterade rutiner finns för debitering. Vi bedömer att det finns dokumenterade rutiner för debitering, men att dess behöver kompletteras vad avser beslut om avgifter, hantering av tvåhandsprincip och jäv samt intervall för inkomstförfrågan och fråga om ändrade hyreskostnader. Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Det finns inga dokumenterade bokförings- och avstämningsrutiner. Rutin finns för hantering av krav och inkasso. Det finns riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso, men de behöver uppdateras och kompletteras. Vi föreslår följande förbättringar: Rutinerna för debitering kompletteras. De interna kontroller som görs dokumenteras. Gäller i alla rutiner. Riktlinjerna och rutinerna för hantering av krav och inkasso uppdateras och kompletteras. Februari 2015 Katrineholms kommun 1 av 6 PwC 278

279 Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg 2. Inledning 2.1. Bakgrund I kommunen förekommer olika typer av avgifter. Debiterade avgifter ska stämma mot policys, beslut och inlämnade uppgifter. Det ställs också krav på att avstämningsrutiner finns av inlämnade uppgifter samt att kommunens bevaknings- och kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. De har gett PwC i uppdrag att genomföra granskningen. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är: Kommunstyrelsens och nämndens interna kontroller är tillräcklig för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Granskningen har inriktats mot följande kontrollmål: Dokumenterade rutiner finns för debitering. Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Rutin finns för hantering av krav och inkasso. 2.2. Metod, avgränsning och redovisning Revisionsmetod Granskningen baseras på bedömning av rutiner för fakturering, påminnelse, krav etc. Verifiering sker genom nämndens egen intern kontroll plan. Vi har tagit del av följande dokument: Avgifter inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhet, 2012-11-19 Vård- och omsorgsnämndens internkontrollplan för 2013, 2014 och förslag 2015 Uppföljning till nämnden av internkontrollplan 2013 Rutiner vid debitering LSS Omsorg, Vård- och omsorgsförvaltningen 2012-05-29 Lokal rutin för avgiftshantering inom VOF, 2012-10-23 Rutiner vid debitering LSS omsorg, 2011-04-15 Delegationsordning för Vård- och omsorgsnämnden, from 2013-01-01, 2014-07-01, 2015-01-01 Riktlinje handläggning av ärenden enligt SOL inom äldreomsorgen 2008-04-29 Riktlinjer rättssäker myndighetsutövning 2014-04-08 Månadsrapport medborgarfunktion Jul 2014, 2014-12-16 Februari 2015 Katrineholms kommun 2 av 6 PwC 279

280 Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg Aktgranskning sommar 2014, 2014-07-29 Informationsmaterial till äldre i Katrineholms kommun Regler för indrivning av fordringar 1995-12-18 Kommunstyrelsens delegationsordning, 2011-12-14 Rutinbeskrivning för hantering av krav och inkasso i Katrineholms Kommun. En tidigare och en senare. Risk- och väsentlighetsanalys från ekonomi- och upphandlingsavdelningen Internkontrollplan för Kommunstyrelsen 2013-2o14 Vi har haft kontakter med ekonom/controller, lednings- och verksamhetsstöd, Vård- och omsorgsförvaltningen, redovisningschef, Ekonomi- och upphandlingsavdelningen och verksamhetsledare för planering och uppföljning, Ekonomi- och upphandlingsavdelningen. Avgränsning Granskningen har omfattat Vård- och omsorgsnämnden. Februari 2015 Katrineholms kommun 3 av 6 PwC 280

281 Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg 3. Granskningsresultat 3.1. Intern kontroll av avgiftshantering Vårdoch omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har fastställt en plan för intern kontroll för 2014 1. I planen finns en punkt avseende avgiftshanteringen. Punkten innebär kontroll av att felaktig debitering inte sker till brukare. Ekonom ska genom stickprov kontrollera avvikelser vid fakturering till brukare 4 ggr/år. Rapportering ska ske till förvaltningsledningen senast i december. Riskbedömningen är: Möjlig förekomst att rutiner och riktlinjer ej följs. Leder till allvarlig konsekvens. Underlaget är taxa för avgifterna som har fastställts av fullmäktige. Dessa ingår i styrdokument 4:22, senast fastsällt av kommunfullmäktige 2014-11-17 16. Vi har också tagit del av skriftliga dokumenterade rutiner för hanteringen av taxor och avgifter. De skriftliga rutinerna finns ännu inte på intranätet. Vid vårt granskningstillfälle visade det sig att den vi skulle träffa var sjuk. Vi kunde ta del av vissa av de rutiner som tillämpas vid tillfället, men inte de rutiner som tillämpas för kontroll enligt internkontrollplanen. Det program som används för avgiftshanteringen heter SOFIA, men sedan december införs stegvis Treserva. Enligt uppgift har 25 stickprov gjorts enligt internkontrollplanen. Avgifterna ska ha stämts av mot brukarnas inlämnade uppgifter och några avvikelser noterades inte. Någon dokumentation över när dessa har gjorts eller vilka prov som har gjorts finns inte. Redovisning av internkontrollplanen ska lämnas till nämnden i februari och har inte varit klar vid granskningen. Någon dokumenterad rapportering till förvaltningsledningen finns inte. Vi har då tittat på den redovisning som har lämnats för den interna kontrollen 2013 samt jämfört internkontrollplanen för punkten under 2013, 2014 och 2015. Punkten avseende avgiftshantering på internkontrollplanen har funnits med både 2013 2 och på förslaget till nämnden 2015 3. Utformningen har i stort sett varit densamma. Största skillnaden är tidpunkten för när redovisning senast ska lämnas till förvaltningsledningen. I redovisningen av internkontrollplanen för 2013 4 anges 4 datum för kontroller och 4 avvikelser finns angivna. Åtgärdsförslag finns angivet och punkten är markerad som klar. De rutinbeskrivningar vi har tagit del av för avgifter avser steget efter att avgifterna för den enskilde är fastställda. Det framgår inte att några kontroller av inkomster och bostadskostnader görs efter de uppgifter som lämnas vid första ansökan. Det finns ingen dokumentation över vilka bokförings- och avstämningskontroller som görs. Vi har tagit del av månadsrapport för medborgarfunktion jul 2014 (2014-12- 16). I denna finns utöver verksamhetsuppföljning också ekonomisk uppföljning månadsvis för medborgafunktionen i sin helhet. En ruta finns för grunduppdrag 1 Vård- och omsorgsnämnden 2014-01-30 12 2 Fastställd av Vård- och omsorgsnämnden 2014-02-28 26 3 Ska fastställas av Vård- och omsorgsnämnden i februari 2015 4 Vård- och omsorgsnämnden 2014-01-30 12 Februari 2015 Katrineholms kommun 4 av 6 PwC 281