Kanaler och rutiner för interninformation, dialog och kommunikation. En processbeskrivning. 2011-09-13 LMR/HTR Reviderad: 2015-06-22 av LMR Effektiv interninformation skapar engagerade medarbetare och ett framgångsrikt organisationsklimat där alla bidrar till att nå organisationens mål. Lyckad interninformation bygger på att sända rätt budskap i rätt kanal vid rätt tillfälle. Interninformation bygger på kommunikativa och lyhörda medarbetare på alla plan. Chefer som medarbetare. Det är inte en ensam ansvarsfråga för en informationschef eller en kommunikatör. Cheferna/arbetsgivarrepresentanterna i en organisation är viktiga verktyg för interninformation och för att säkra en kommunikativ dialog mellan medarbetare och ledning. Medarbetare har rätt till introduktion och fortlöpande information om exempelvis: myndighetens, museets, den egna avdelningens och enhetens mål strategi organisation verksamhetsplan ekonomi framtidsplan händelser och förändringar på arbetsplatsen/museet Medarbetare har skyldighet att: söka upp, tillgodogöra sig samt vid behov vidarebefordra allmän tillgänglig information om museet. bidra till organisationens utveckling. Kanaler Olika informationskanaler för spridning av intern information har olika effekt, syfte värdering och når olika effekt och utdelning. Nationalmuseum har olika kanaler för att sprida intern information. 1. Stormöten med möjlighet till fördjupade diskussioner och samtal i bikupor 2. Avdelningsmöten (mallstyrd APT) 3. Enhetsmöten (mallstyrd APT) 4. Intranätet 5. Mejlutskick till alla anställda 1. Stormöten Hålls tre gånger på våren och tre gånger på hösten. Hela personalen är välkommen till mötet där olika representanter berättar om vad som händer i organisationen och annan viktigt information som berör alla. Överintendenten har oftast tio minuter i programmet till sitt förfogande. Mötena ska betraktas som arbetstid och det är obligatorisk närvaro. 1(5)
Kallelse till Stormötena skickas ut via en kalenderbokning i Outlook och anslås i kalendern på intranätet. Efter mötet inbjuds personalen att fika tillsammans. Då finns möjlighet att ordna fördjupade diskussioner och samtal i bikupor för ökad dialog mellan ledning och medarbetare. Exempel på ämnen/agenda Stormötena är arbetsgivarens och ledningens möjlighet till att ge direktinformation till alla medarbetare samtidigt och är ett tillfälle för organisationens olika funktioner att redovisa exceptionella projekt eller löpande arbete för kollegorna. Beslut om organisationsförändringar, nedskärningar, inköpsstopp etc ska informeras om vid ett Stormöte. Används även för att informera om allvarligare incidenter, till exempel dödsfall på arbetsplatsen, stölder, skadegörelse med mera. Det finns möjlighet att kalla till ett extrainsatt Stormöte med kort varsel om det behövs. Syftet med Stormöten är också att presentera och lyfta olika delar/röster inom organisationen och öka kunskapen om varandras arbetsuppgifter för att säkra tillit och respekt. Kanal för kallelse är intranätet, mejlutskick till hela personalen via kallelse i Outlook och att avdelningscheferna meddelar personalen på respektive avdelning. Alla medarbetare träffas fysiskt och får höra samma information samtidigt. Mötena kombineras med fika vilket är personalfrämjande. Det ger en möjlighet att träffas och prata kollegor emellan vid de få tillfällen som personalen samlas på en plats eftersom arbetsplatser är spridda i olika lokaler. Mötesformen att träffas i ett auditorium med anföranden från scen utmanar att skapa dialog och få igång diskussioner. Resulterar ofta i envägskommunikation. Planeras av informationschefen i samråd med ÖI och ledning. Informationschefen är moderator och håller samman mötet på plats. 2. Avdelningsmöten Avdelningscheferna ansvarar för att hålla regelbundna avdelningsmöten med sin personal. Som stöd finns ett förslag på agenda som kan användas (hämtas på intranätet). I de lägen där avdelningens alla medarbetare inte kan träffas fysiskt för avdelningsmöte (pga av tjänsteresor mm) ansvarar chefen för att istället sammanställa informationen och skicka till hela gruppen som e-post. Vid särskilda incidenter som kan avdelningscheferna sammankalla till ett extra avdelningsmöte för att informera personalen. Protokollförs och protokollen ska göras tillgängliga för hela gruppen. 2(5)
Exempel på ämnen/händelser Obligatoriska punkter på agendan vid de regelbundna avdelningsmötena är infopunkter enligt samverkansavtalet: verksamhetsplan och budget. I övrigt ska chefen förmedla information från nämndbeslut och från de med chefskollegorna överenskomna punkter från senaste ledningsgrupp. Här finns utrymme för att samla in synpunkter från gruppen inför ett beslut i ledningen t ex angående organisationsförändringar. Övrigt att ta upp är aktuella frågor, arbetsmiljö, personalfrågor (undantaget är rehab), återkoppling från gruppen till ledningsgruppen för behandling. Möjlighet till gruppdialog om budskapets betydelse. Gruppen kan sätta gemensamma mål. Man kan jobba med laget runt och lättare nå engagemang och handling. Man kan med fördel ha ambulerande ordförandeskap för att öka delaktigheten i diskussioner och beslut. Möjlighet att vid mötets avslut stämma av att alla uppfattat samma sak eftersom vi tolkar information individuellt. Kräver en lyhörd ordförande som ser till att alla får möjlighet att lyfta fram sin åsikt. Planeras av avdelningschefen. Gärna ambulerande ordförandeskap. 3. Enhetsmöten Enhetscheferna ansvarar för att hålla regelbundna enhetsmöten med sin personal. Som stöd finns ett förslag på agenda som kan användas (hämtas på intranätet). I de lägen där enhetens alla medarbetare inte kan träffas fysiskt (pga av tjänsteresor mm) ansvarar chefen för att istället sammanställa informationen och skicka till hela gruppen som e- post. Vid särskilda incidenter kan enhetscheferna sammankalla till ett extra enhetsmöte för att informera personalen. Protokollförs och protokollen ska göras tillgängliga för hela gruppen. Exempel på ämnen/händelser Obligatoriska punkter på agendan vid de regelbundna enhetsmötena är infopunkter enligt samverkansavtalet: verksamhetsplan och budget. I övrigt ska chefen förmedla information från nämndbeslut och från de med chefskollegorna överenskomna punkter från senaste ledningsgrupp. Här finns utrymme för att samla in synpunkter från gruppen inför ett beslut i ledningen t ex angående organisationsförändringar. Övrigt att ta upp är aktuella frågor, arbetsmiljö, personalfrågor (undantaget är rehab), återkoppling från gruppen till ledningsgruppen för behandling. Möjlighet till gruppdialog om budskapets betydelse. Gruppen kan sätta gemensamma mål. Man kan jobba med laget runt och lättare nå engagemang och handling. Man kan med fördel ha ambulerande ordförandeskap för att öka delaktigheten i diskussioner och 3(5)
beslut. Möjlighet att vid mötets avslut stämma av att alla uppfattat samma sak eftersom vi tolkar information individuellt. Kräver en lyhörd ordförande som ser till att alla får möjlighet att lyfta fram sin åsikt. Planeras av enhetschefen. Gärna ambulerande ordförandeskap. 4. Intranätet Informationschefen är huvudansvarig för intranätet och det finns ett antal redaktörer från olika avdelningar som har behörighet att publicera information. Alla medarbetare har tillgång till intranätet, både på interna nätverket och från extern påloggning via internet. Alla medarbetare har även möjlighet att publicera egna inlägg under Löpsedeln och Anslagstavlan. Enheten Kommunikation och Publikationer är ansvarig för att lägga upp personliga sidor med kontaktuppgifter för varje medarbetare som vid nyanställning får uppgift om att begära en personlig inloggning till intranätet. Exempel på ämnen/händelser Här publiceras strategisk information och nämndbeslut, uppgifter om projekt och utställningar, checklistor, personalhandbok, inbjudningar till personalarrangemang, kontaktuppgifter till alla medarbetare och annan praktisk information. Huvudredaktören lägger upp information om incidenter av större men inte allvarlig karaktär som berör personalen, till exempel information om mindre brand- eller olyckstillbud utan att någon kommer till skada. Information om incidenter såsom att vattnet är avstängt, hissarna inte fungerar eller om någon entré kommer att vara stängd läggs upp av chefen för avdelningen fastighet, säkerhet & logistik eller säkerhetsansvarig. Tillgängligt dygnet runt. Demokratiskt. Användartröghet. Statisk information. Kräver aktivt engagemang av enskilda medarbetare för spridning av informationen. Huvudansvarig för intranätet är informationschefen. Varje avdelning har en redaktör som kan lägga ut avdelningsspecifika inlägg genom att själva publicera i administratörsverktyget. Handläggaren vid ÖI Kansli ansvarar för att minnesanteckningar från ledningsgruppens möten, nämndprotokoll och bilagor samt styrande dokument publiceras och görs tillgängliga via intranätet. 5. Mejlutskick till alla anställda Genom den globala adresslistan i Outlook går det att skicka mejl till alla anställda som har en e-mejladress på Nationalmuseum. 4(5)
Exempel på ämnen/händelser Mejlutskick till alla anställda kan användas för att meddela om ett extrainsatt Stormöte eller ärenden av akut karaktär till exempel ur säkerhets eller arbetsmiljöaspekt. Snabb kanal för att nå alla medarbetare samtidigt även de som är på resande fot då de flesta har tillgång till e-posten även utanför nätverket. Medarbetaren förlitar sig på att alltid få det mest väsentligt per e-post. Kanalen kan missbrukas och därmed underminera informationen på intranätet. Detta informationssätt får endast användas av vissa funktioner på museet, t ex ÖI, säkerhets- och fastighetsansvariga, personalfunktionen, IT-ansvarig och informationsansvariga. 5(5)