Infrastrukturpolicy ITSystem, lokaler och utrustning Institutionen för datavetenskap Beslutad: 20150311
Sida 2(5) Inledning Institutionen har höga ambitioner när det gäller arbetsplatsmiljö och utrustning. Vi vill främja kreativitet och experimentlusta och ge ett effektivt stöd i arbete och studier. Samtidigt måste vi hushålla med våra gemensamma resurser och våra system är ständigt utsatta för intrångsförsök. I detta dokument samlas de riktlinjer som är utarbetade för ITsystem, lokaler och utrustning vid Institutionen för datavetenskap (CS). ITSystem Integrering med universitetsgemensamma system Som övergripande princip gäller att existerande system som driftas av CS, men där det inte finns ett mervärde för kärnverksamheten att själva driva system, i möjligaste mån ska integreras eller ersättas av universitetsgemensamma system. I de fall där de universitetsgemensamma system har bristfällig funktionalitet bör i första hand en dialog initieras i syfte att undersöka möjligheter till förbättringar. I andra hand får vi överväga om funktionaliteten är av sådan betydelse att det förhindrar en övergång. Vidareutveckling och nyutveckling av system ska inte ske i det fall där centrala system finns. Undantaget är normalt underhåll och projekt kopplat till undervisning. Konto vid CS (inklusive epost, filarea, och backup) Personer som är knutna till institutionen som student, anställd, timanställd, associerad eller gäst har tillgång till ett konto som ger tillträde till institutionens datorer och system. Det inbegriper en epostadress och en filarea där en regelbunden backup görs. Som student räknas de studenter som läser kurser som kräver tillgång till datorer och system som förvaltas av CS. Som anställd räknas de som tillsvidare eller tillfälligt har ett anställningsförhållande till CS. En student som får deltidsanställning, exempelvis som projektassistent eller amanuens, räknas också som anställd och har även rätt att byta användarnamn. Som associerad räknas de som är associerad i koncernkatalogen men ej anställd. Hur länge ett gästkonto är aktivt avtalas vid varje tillfälle. I förekommande fall kan även andra få rättigheter till våra system om så krävs t.ex. för undervisning eller forskning. Där ska det dock finnas rutiner så att rättigheterna tidbegränsas. Institutionen administrerar ett antal epostlistor (Se tabell 1). Utöver dessa kan anställda få ansvar för egna epostlistor och därmed också underhålla dem. Institutionen ansvarar för att tillhandahålla lämpliga backuplösningar för anställda (och associerade där CS tillhandahåller utrustning) och studenter. Utgångspunkten är att det ska ske backup på så mycket som möjligt av det som rör studentens eller personalens arbete. För studenter sker backup av deras personliga filarea. För anställda bör det göras backup på samtliga av deras datorer (stationära som bärbara). Det är den anställdes ansvar att ha rutiner så att så sker. Däremot får institutionens backuplösningar inte användas för säkerhetskopiering av material av privat karaktär eller kopplat till bisysslor. Konton och tillträde till epostlistor avslutas enligt tabell 2.
Sida 3(5) Program och årskullslistor kurslistor student cs excs seminar Tabell 1 Epostadresser för de personer som läser ett program där minst en kurs ingår som baskurs vid CS. Epostadresser för antagna personer vid ett kurstillfälle. Alla studenter med ett aktivt konto Alla anställda och associerade till CS (inklusive HPC2N) Alla som varit anställda vid eller associerade till cs som har angivit en fungerande forwardadress. Alla anställda vid CS, Informatik, Matematik, samt anställda associerade till UMIT. Epostlistor som underhålls av CS. Konto Inaktiveras 1 år efter senaste registreringen Epost Filarea Backup anställdrättighet på filsystem Epostlistor student Student Anställd Associerad Timanställd Gäst Inaktiveras 1 år efter avslutad anställning Upphör som ovan om inte giltig forwardadress finns 1 månad på utrustning som ej finns vid CS, annars 1 år efter. Upphör efter 1 år cs excs Kräver giltig forwardadress seminar Tabell 2 Inaktiveras 1 år efter att associeringen upphör Upphör som ovan om inte giltig forwardadress finns. 1 månad på utrustning som ej finns vid CS, annars 1 år efter. Inaktiveras efter avslutat uppdrag. Raderas vid Kräver giltig forwardadress Rutiner när någon slutar som student, anställd, associerad eller gäst vid CS. Inaktiveras efter avtalad tid Raderas vid Drift och underhåll av programvara Institutionens förmåga att säkerställa godtagbar säkerhetsnivå på våra gemensamma system är utgångspunkten vid beslut rörande vad som ska driftas och underhållas. Programvara och system som krävs i administrations, undervisnings eller forskningssyfte driftas normalt på institutionens utrustning så länge det inte krävs specialutrustning eller en kapacitet utöver det normala. För programvara som krävs i administration eller undervisning bekostar institutionen även underhåll. Underhåll av programvara och system specifik för enskilda forskningsprojekt bekostas normalt inte av institutionen. I normalfallet upphör även drift i samband med avslutat projekt men bestäms i dialog med de berörda. Av samma säkerhetsskäl bör driften upphöra även för projekt där utvecklingen avstannat. Drift och underhåll på privata datorer är den
Sida 4(5) enskildes ansvar även om det används för undervisning, administration eller forskning. För att kunna tillgodose önskemål om specifika lösningar, programvara eller standardutrustning bör detta meddelas i god tid (minst 14 dagar). För kursverksamhet gärna en månad. Specialutrustning kan kräva betydligt längre beställnings och installationstider. Licenser I fösta hand används fri mjukvara eller licenser tillgängliga via centrala avtal eller campuslicenser. Utöver detta kan licenser för specifik undervisning eller administration införskaffas i samråd med infrastrukturansvarig, huvudstudierektor eller prefekt. Licenser för enskilda forskningsprojekt betalas i första hand av projektet. Saknar projektet medel eller att licenser kan vara av intresse för flera grupper införskaffas licenser efter samråd med prefekt. Utskrifter För personal tillhandahålls skrivare och kopiatorer. Användningen av dessa är fri. Mer omfattande material som trycks upp för studenter i undervisning ska normalt säljas till självkostnadspris. För studenter tillhandahålls skrivare i datorsalarna. Studenter får normalt 15 sidor per högskolepoäng och kurstillfälle kostnadsfritt på dessa skrivare. Lokaler och utrustning För personal Institutionen ansvarar för att en arbetsplats finns tillgänglig för alla anställda. Personer med en tidsbegränsad tjänst kan få dela kontor och personer med en anställning om högst 25% eller timanställda kan även få dela arbetsplats. Varje anställd har rätt till en stationär eller bärbar dator av standardtyp som normalt byts ut var fjärde år. Utrustning utöver detta kan bli aktuellt efter beslut av prefekt i samråd med infrastrukturansvarig. Exempel kan vara enkel bärbar enhet för personal med enbart stationär dator där så krävs för undervisning eller resande, mobilabonnemang med eller utan mobiltelefon för personer med lednings eller stödfunktion, utrustning specifik för kurs eller forskningsverksamhet där det är tydligt motiverat av lärmål och kursinnehåll, utrustning för hantering av känsliga uppgifter. Utrustning som krävs av arbetsmiljöskäl såsom ergonomiskt anpassad kringutrustning, extra skärmar etc. beställs direkt av arbetsmiljöansvarig om han/hon finner det lämpligt. För studenter Institutionen tillhandahåller datorsalar med den programvara och utrustning som krävs för den undervisning som bedrivs. Tillgången styrs utefter behov av de olika studentgrupperna. Utrustningen byts ut eller uppgraderas med samma intervall som personaldatorer. Utrustning utöver datorer i datorsalar som ska användas i undervisningssyfte kan införskaffas i samråd med infrastrukturansvarig, huvudstudierektor eller prefekt. Utrustning som krävs av arbetsmiljöskäl beställs direkt av arbetsmiljöansvarig om
Sida 5(5) han/hon finner det lämpligt. Tillgång till lokaler Tillgång till institutionens lokaler anpassas dynamiskt efter behov. Studenter på programmen (ID, TDV, DV och KV, samt masterprogrammen i beräkningsteknik, robotik och datavetenskap) bör i möjligaste mån beredas tillgång under hela sin studietid. Vissa lokaler kan begränsas till vissa grupper eller kurser beroende på önskemål från kursansvarig i samråd med infrastrukturansvarig och huvudstudierektor.