Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Handläggare Datum Ann Rosenlind 2014-12-16 E-post ann.rosenlind@polisen.se Saknr och diarienummer 714-A243.457/2013 Upphandling av Kommunikationstjänster till Polisen (13 bilagor) Kommunikationstjänster inom området Produktionstjänster ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 1 (30)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING UPPHANDLING AV KOMMUNIKATIONSTJÄNSTER TILL POLISEN... 5 1 FÖRUTSÄTTNINGAR... 5 1.1 Målsättning... 5 1.2 KRAV OCH VILLKOR MED ANLEDNING AV BILDANDET AV DEN NYA POLISMYNDIGHETEN 2015... 5 1.2.1 Kommunikationsavdelningens organisation... 5 1.3 Ramavtal... 5 1.3.1 Avtalstid... 5 1.4 Volym... 5 1.5 Om Polisen... 6 1.5.1 Polisens uppdrag... 6 1.5.2 Polisens huvuduppgift... 6 1.6 Värdegrunden är utgångspunkten... 6 1.6.1 Värdegrunden... 6 1.7 Syfte och mål med tjänsten... 6 1.8 Givna omständigheter... 7 1.8.1 Förväntan Produktionstjänster... 7 1.9 Avgränsning av upphandlingen... 7 1.9.1 Befintliga kommunikationsuppdrag inom Polisen... 7 1.9.2 Tidningen Svensk Polis... 7 1.9.3 Strategiska kommunikationstjänster och andra närliggande uppdrag... 7 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER... 8 2.1 Upphandlande myndighet... 8 2.2 Upphandlingsförfarande... 8 2.3 Annonsering... 8 2.4 Förfrågningsunderlag... 8 2.5 Frågor och svar... 8 2.6 Anbudets form och struktur... 8 2.7 Anbudets giltighet... 9 2.8 Anbudets avlämnande... 9 2.9 Anbudskostnader... 10 2.10 Kontrakt... 10 ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 2 (30)
2.11 Offentlighetsprincipen... 10 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 11 3.1 Företagsuppgifter... 11 3.2 Uteslutningsgrunder... 11 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter... 11 3.4 Registrering... 12 3.5 Ekonomisk ställning... 12 3.6 Tidigare åtaganden... 12 3.7 Parallella uppdrag och förstärkningsresurser... 13 3.8 Kvalitetssäkring... 13 3.9 Miljöledning... 13 3.10 Underleverantör... 14 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 15 5 KOMMERSIELLA KRAV... 16 5.1 Priser... 16 5.2 Avtalsunderlag... 16 5.2.1 Särskilda kontraktsvillkor... 16 5.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor... 16 5.3 Förutsättningar för att teckna avtal... 16 5.3.1 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3)... 16 5.3.2 Anbudsgivarens accept av Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3)... 17 5.3.3 Underleverantörens accept av Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3)... 17 6 ANBUDSPRÖVNING... 18 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt... 18 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen... 18 6.3 Utvärderingsfasen... 18 6.3.1 Begrepp och beskrivning av hur utvärderingen går till... 18 6.3.1.1 Kriterium för utvärdering... 18 6.3.1.2 Poängskala för alla kriterier... 19 6.3.1.3 Max poäng för ett kriterium och max poäng för en roll... 19 6.3.1.4 Bedömning av referensuppdrag... 19 6.3.1.5 Minsta poäng för en roll... 20 6.3.1.6 Kvalitetsavdrag på anbudsgivarens timpris... 20 6.3.1.7 Viktning och utvärderingspris... 20 6.3.1.8 Tabell för Produktionstjänster... 20 6.3.1.9 Exempel, utvärdering av en roll... 21 ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 3 (30)
6.3.1.10 Exempel, beräkning av erhållen totalsumma för en anbudsgivare... 21 6.4 Referensuppdrag... 22 6.4.1 Gemensamma krav för alla referensuppdrag... 22 6.4.2 Referensuppdrag för Produktionstjänster... 22 6.4.2.1 Referensuppdrag för Produktionstjänster (ej foto och film)... 22 6.4.2.2 Referensuppdrag för Produktionstjänster: foto... 24 6.4.2.3 Referensuppdrag för Produktionstjänster: film... 24 6.4.3 Kriterier för Produktionstjänster... 25 6.4.3.1 Kriterier för utvärdering (ej foto och film)... 25 6.4.3.2 Kriterier för utvärdering: foto... 26 6.4.3.3 Kriterier för utvärdering: film... 27 6.4.4 Antal Referensuppdrag... 28 6.4.4.1 Antal referensuppdrag och filformat... 28 ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 4 (30)
Upphandling av Kommunikationstjänster till Polisen 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Polisen upphandlar kommunikationstjänster, nedan kallat Produktionstjänster eller enbart Tjänster, till Kommunikationsavdelningen. Produktionstjänster består av löpande förstärkning av kommunikationstjänster inom exempelvis produktionsledning, layout, fotografering text- och filmproduktion samt tillhörande arbetsuppgifter såsom pack och distribution. Bifogad Kravspecifikation, bilaga 5, innehåller en beskrivning av vilka Tjänster och roller som ingår i upphandlingen. 1.1 MÅLSÄTTNING Målsättningen är att nå ut till anbudsgivare som har rätt kompetens och förståelse för Polisens behov av kommunikationstjänster och behov av förstärkning av externa resurser inom området, för att Polisen i sin tur ska kunna vara effektiv i sin kommunikation både internt inom Polisen och med medborgarna. 1.2 KRAV OCH VILLKOR MED ANLEDNING AV BILDANDET AV DEN NYA POLISMYNDIGHETEN 2015 Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari 2015. Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är 202100 0076. 1.2.1 Kommunikationsavdelningens organisation Från den 1 januari 2015 kommer Polisen att ha en nationell Kommunikationsavdelning. Tanken är att alla som arbetar med kommunikation inom Polisen organisatoriskt ska tillhöra den nya kommunikationsavdelningen. Många av de nya uppdragen kommer som tidigare både att drivas från och praktiskt utföras i Stockholm. Det kommer också finnas kvar kommunikationstjänster och kommunikationsuppdrag ute i landet. 1.3 RAMAVTAL Polisen har för avsikt att sluta ramavtal med tre (3) anbudsgivare genom rangordning, under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal anbudsgivare som uppfyller de krav som ställts. Ramavtalets villkor finns i bilaga 6, Avtalsunderlag. Avrop kommer att ske utifrån förutsättningarna i ramavtalet. 1.3.1 Avtalstid Ramavtal träder i kraft från och med att undertecknandet har skett av båda parter. Polisen äger rätt, men har inte skyldighet att förlänga avtalet. Avtalstiden är två (2) år från undertecknandet och med möjlighet till förlängning ett (1) år plus ett (1) år. Totalt kan ramavtalsperioden bli fyra (4) år. 1.4 VOLYM Polisen har idag ingen exakt uppfattning om kommande behov och kan inte garantera några volymer i denna upphandling. En uppskattat volym utifrån att Polisen blir en Polismyndighet är cirka åtta miljoner för en total ramavtalsperiod på fyra år. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 5 (30)
1.5 OM POLISEN 1.5.1 Polisens uppdrag Polisen är en av de största statliga verksamheterna med över 28 000 anställda (2013), varav cirka 2 000 chefer, och med ett totalt anslag på 20 405 miljoner kronor (2013). Polisens uppdrag är att minska brottsligheten och öka tryggheten. I Polislagen beskrivs Polisen uppdrag på följande sätt: Som ett led i samhällets verksamhet för att främja rättvisa och trygghet ska Polisens arbete syfta till att upprätthålla allmän ordning och säkerhet samt att i övrigt tillförsäkra allmänheten skydd och annan hjälp. 1.5.2 Polisens huvuduppgift Till Polisens uppgifter hör att: Förebygga brott och andra störningar av den allmänna ordningen eller säkerheten. Övervaka den allmänna ordningen och säkerheten, hindra störningar därav samt ingripa när sådana har inträffat. Bedriva spaning och utredning i fråga om brott som hör under allmänt åtal. Lämna allmänheten skydd, upplysningar och annan hjälp, när sådant bistånd lämpligen kan ges av Polisen. Fullgöra den verksamhet som ankommer på Polisen enligt särskilda bestämmelser. 1.6 VÄRDEGRUNDEN ÄR UTGÅNGSPUNKTEN Allt polisarbete påverkar människors bild av Polisen. I mötet med allmänheten är det därför viktigt att alla polisanställda har en gemensam utgångspunkt för dialog om attityder och värderingar. 1.6.1 Värdegrunden Polisens uppdrag är att öka tryggheten och minska brottsligheten. Vi genomför vårt uppdrag professionellt och skapar förtroende genom att vara: Engagerade med ansvar och respekt Vi tar ansvar för vår uppgift och värnar om allas lika värde. Effektiva för resultat och utveckling Vi är fokuserade på resultat, samarbete och ständig utveckling. Tillgängliga för allmänheten och för varandra Vi är hjälpsamma, flexibla och stödjande. 1.7 SYFTE OCH MÅL MED TJÄNSTEN Polisen har idag egen personal som arbetar med kommunikationstjänster. Syftet med Produktionstjänster är att säkerställa en effektiv, professionell och lättillgänglig resursförstärkning samt på olika sätt komplettera Polisens personal. Målet är att om den egna personalen inte hinner med att utföra olika delar av, eller färdigställa materialet för ett pågående kommunikationsuppdrag, ska det ändå vara enkelt för verksamheten att få tillgång till rätt kompetens. Syftet med Produktionstjänster är dock inte att lägga ut mer omfattande ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 6 (30)
kommunikationsinsatser, till exempel en informationskampanj, där Leverantören får ta ett helhetsgrepp och ansvara för hela processen från planering till slutleverans. 1.8 GIVNA OMSTÄNDIGHETER Många av kommunikationsuppdragen kommer att utföras i Stockholm. För att underlätta arbetet ska anbudsgivaren därför kunna ha möjlighet att vid behov tillhandahålla resurser på plats i Stockholm under pågående uppdrag en kortare tid, efter överenskommelse med uppdragsgivaren. I bifogat avtalsunderlag och i kravspecifikationen, beskrivs kravet på att kunna delta i arbetsmöten under pågående uppdrag samt gemensamma möten för uppföljning av de ingångna avtalen. Antagen leverantör ska under hela avtalsperioden även ha kunskap om styrande dokument, exempelvis Polisens Kommunikationspolicy och den nya Polismyndighetens Grafiska profil, se bilaga 8, Kommunikationspolicy och bilaga 9, Polisens Grafiska profil. 1.8.1 Förväntan Produktionstjänster För att Leverantören av Produktionstjänster ska fungera som den resursförstärkning som Polisen efterfrågar, är det viktigt att avropsprocessen fungerar smidigt. Ibland är behovet av resursförstärkning akut och kräver snabb hantering. 1.9 AVGRÄNSNING AV UPPHANDLINGEN 1.9.1 Befintliga kommunikationsuppdrag inom Polisen De nuvarande myndigheterna inom Polisen kan ha pågående kommunikationsuppdrag som utförs av befintlig leverantör. Pågående uppdrag färdigställs i första hand av den leverantör som redan arbetar i kommunikationsuppdraget för att säkerställa kontinuiteten i pågående uppdrag, om inte annat överenskommes mellan parterna. 1.9.2 Tidningen Svensk Polis Polisen har idag ett avtal för kommunikationstjänster och tryck av tidningen Svensk Polis. Kommunikationstjänster och tryck av tidningen Svensk Polis som finns i Avtalet för tidningen Svensk Polis ingår inte i upphandlingen av Produktionstjänster. 1.9.3 Strategiska kommunikationstjänster och andra närliggande uppdrag Upphandlingen av Produktionstjänster innefattar inte större kommunikationsinsatser som till exempel kampanjer. Inte heller ingår tjänster/roller som hör ihop med strategiska kommunikationsinsatser av olika slag, exempelvis kommunikationsplanering, budskapsformulering, målgruppsanalys med mera. I Produktionstjänster ingår inte heller tjänster i form av utvärdering av kommunikationsinsatser eller utbildning inom kommunikationsområdet. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 7 (30)
2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen www.mercell.se/ted samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress ann.rosenlind@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 29 januari 2015. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 2 februari 2015. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Under perioden 22 december till och med 6 januari 2015 kommer inga svar att kunna garanteras och/eller publiceras på Polisens upphandlarprofil. Däremot går det bra att skicka in frågor under perioden. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbudsgivaren skall signera sanningsförsäkran, se bilaga 1, Formulär för anbudsgivare, och bifoga anbudet. Eventuella underleverantörer skall också signera sanningsförsäkran, i bilaga 2, Formulär för underleverantör och informationen bifogas anbudet. Anbudet levereras i ett original. Alla delar i anbudet där anbudsgivaren ska svara och lämna in uppgifter upprättas helst skriftligen på papper så långt det är möjligt, exempelvis de ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 8 (30)
referensfrågor som ska besvaras i bilaga 3, Formulär för referenser samt, bilaga 1, Formulär för anbudsgivare och bilaga 2, Formulär för underleverantör. Rikspolisstyrelsen kan inte ta emot anbud via mail eller filöverföring etc. utan det material som inte skickas på papper skall levereras på CD eller alternativt på DVD. Se även krav för hur alla rollers referensuppdrag skall bifogas anbudet. För det material som används vid utvärderingen framgår det i kapitel 6, Anbudsprövning, på vilket sätt/media och format/filformat som materialet skall bifogas anbudet. Material som ingår i utvärderingen skall skickas in elektroniskt enligt angivna krav. Tänk på att använda CD och DVD skivor av god kvalitet. Vid eventuell diskrepans mellan skriftligt och elektroniskt material gäller det skriftliga materialet. Av anbudet skall all information, inklusive inskickade referensuppdrag, av betydelse för utvärderingen framgå på svenska då Polisens arbetsspråk är svenska. Vedertagna uttryck eller begrepp, exempelvis inom branschen, som är på engelska accepteras. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkt 2.11 Offentlighetsprincipen. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem, lim och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Kommunikationstjänster, 714-A243.457/2013 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 augusti 2015 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 9 februari 2015. Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 9 (30)
2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 10 (30)
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. För anbudsgivare skall namn, organisationsnummer och lämpliga kontaktuppgifter enligt bifogat förslag i Formulär för anbudsgivare, bilaga 1, anges. Anbudsgivare skall ha giltig underskrift från behörig företrädare, se Formulär för anbudsgivare, bilaga 1, för att anbudet ska vara giltigt. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU kap. föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU kap. inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Anbudsgivare och underleverantörer skall ange huruvida de är skattskyldiga i Sverige eller inte, förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 11 (30)
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti. 3.6 TIDIGARE ÅTAGANDEN Anbudsgivaren skall ha teknisk förmåga och kapacitet att utföra Tjänsterna enligt kraven i Förfrågningsunderlaget under hela avtalsperioden. Det innebär att för Produktionstjänster kan Polisen ha flera uppdrag pågående parallellt hos anbudsgivaren. Anbudsgivaren behöver ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 12 (30)
kunna samordna och leda all pågående produktion till Polisen, inklusive att fördela arbetet och kvalitetssäkra uppdragen. Med teknisk förmåga och kapacitet avses därmed också att anbudsgivaren skall ha tidigare erfarenhet av att leverera kommunikationstjänster där en produktionsledare har lett arbetet. Anbudsgivarens Produktionsledare skall ha erfarenhet av att leda arbetet enligt beskrivna Produktionstjänster eller motsvarande i uppdrag hos andra kunder. Anbudsgivaren skall som bevis för teknisk förmåga och kapacitet att utföra Produktionstjänster enligt ställda krav bifoga referenser enligt bilaga 3, Formulär för referenser. Förslagsvis används bifogat referensformulär för referensuppdragen att få med alla uppgifter och skall-krav för referensuppdragen. 3.7 PARALLELLA UPPDRAG OCH FÖRSTÄRKNINGSRESURSER I och med att Polisen kan komma ha parallella uppdrag skall anbudsgivaren kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens och samma roll. Förlust av enskild person eller semestertider får inte heller medföra att anbudsgivarens möjlighet att tillhandahålla avtalad Tjänst med tillhörande kompetens. Anbudsgivaren skall lämna en beskrivning på hur anbudsgivaren är organiserad för att klara parallella uppdrag och även kan tillhandahålla förstärkningsresurser för att säkerställa att Tjänsterna kan levereras. Beskrivningen får även relatera till leverantörens eventuella kvalitetsledningssystem eller andra rutiner som säkerställer anbudsgivarens kapacitet och leveransförmåga till Polisen. Informationen går bra att lämna i bifogat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1. 3.8 KVALITETSSÄKRING Polisen ser gärna att leverantören är certifierad enligt ett kvalitetsledningssystem. I kravspecifikationen finns exempelvis krav på att anbudsgivaren ska kvalitetssäkra sitt arbete, se kapitel Krav på Leverantören, bilaga 5, Kravspecifikation. Anbudsgivaren skall därför beskriva hur företaget arbetar med kvalitet. I beskrivningen skall det framgå: Hur anbudsgivaren arbetar med, vidareutvecklar och säkerställer kvalitet i sina kommunikationsuppdrag; Hur leveranser av Tjänster till Polisen kommer att kvalitetssäkras. Beskrivningen av kvalitetsarbetet ovan bifogas alltid anbudet, och i det fallet anbudsgivaren är certifierad enligt ISO 9001 eller motsvarande kan även en giltig kopia på certifiering bifogas anbudet. Informationen går bra att lämna i bifogat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1. 3.9 MILJÖLEDNING Det finns inget krav på att anbudsgivaren har ett miljöledningssystem eller en miljöpolicy. Polisen har idag inget miljöledningssystem för hela Polisen. I den nya Polismyndigheten kan det dock bli aktuellt att införa ett miljöledningssystem och i framtida upphandlingar av kommunikationstjänster kan det därför komma att ställas miljökrav. Polisen ser gärna redan ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 13 (30)
idag att en kommande leverantör för kommunikationstjänster beaktar relevanta miljökrav för genomförandet av Tjänsterna, exempelvis val av miljövänligt transport vid resor till gemensamma möten, eller att möten genomförs via videokonferens. 3.10 UNDERLEVERANTÖR För de fall Leverantören avser att använda underleverantör(er) för någon eller vissa av Tjänsterna skall underleverantören anges i anbudet. Förslagsvis används bilaga 2, Formulär för underleverantör för att bifoga information om underleverantör. Bilagan får mångfaldigas. Följande information om underleverantör skall framgå: Underleverantörens företagsnamn; Underleverantörens organisationsnummer. Anbudsgivaren skall också ange vilken eller vilka roller som underleverantören kan komma att tillhandahåll. Det är anbudsgivaren ansvar att säkerställa att informationen om eventuell underleverantör bifogas anbudet och att underleverantören har signerat sin del, se bilaga 2, Formulär för underleverantör. Polisen kommer också att kräva att ett giltigt samarbetsavtal finns under avtalsperioden mellan leverantören och dennes underleverantör(er) under avtalstiden, se Avtalet, bilaga 6 Avtalsunderlag. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 14 (30)
4 KRAV PÅ TJÄNSTEN De krav som ställs på Tjänsterna för upphandlingen framgår av bilagd Kravspecifikation, bilaga 5. Kravspecifikationen är en del av avtalet och behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1, godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. För rollen produktionsledare skall två (2) CV skickas in där det minst framgår att kraven enligt Kravspecifikationen, bilaga 5 för produktionsledare uppfylls. Informationen går bra att lämna i bifogat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1. Vid genomförande av uppdragen ska i första hand de produktionsledare användas som har angivits i anbudet. Anbudet får ingen fördel av att ange fler personer än vad som krävs. I det fall anbudsgivaren ändå väljer att ange fler personer än vad som krävs måste samtliga krav uppfyllas i sin helhet även för dessa. Inskickade referensuppdrag som ingår i utvärderingen, se kapitel 6.3 Utvärderingsfasen, används också som bevis på att kraven för Tjänsten kan uppfyllas. Om en roll, efter att alla tre sakkunniga har genomfört bedömningen av rollens alla referensuppdrag som ingår i utvärderingen, inte uppnår sammanlagt fyra (4) poäng kommer rollen inte ha uppfyllt kraven för Tjänsten. Anbudsgivare som inte uppfyller kraven för Tjänsten går inte vidare i utvärderingen. Se vidare om utvärderingen i kapitel 6.3 Utvärderingsfasen. Där framgår det vilka kriterier som ska uppfyllas för en roll och hur kriterierna poängsätts. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 15 (30)
5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare, bilaga 1. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1 godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5.2.1 Särskilda kontraktsvillkor 5.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Rikspolisstyrelsen i punkten 22 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1, godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 5.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT TECKNA AVTAL Antagen anbudsgivare kommer att behöva teckna ett Säkerhetsskyddsavtal med nivå 3. 5.3.1 Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3) Antagen anbudsgivare kommer inte att arbeta med sekretessbelagda uppgifter; dock kan anbudsgivarens personal få del av uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet, eftersom arbetet utförs i av Rikspolisstyrelsen anvisade lokaler. För arbetet erfordras att anbudsgivarens personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 16 (30)
säkerhetsskyddslagen (1996:627) samt att anbudsgivaren har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsen kommer att ingå ramavtalet med antagen anbudsgivare först då bifogat Säkerhetsskyddsavtal nivå 3, bilaga 7, har ingåtts och anbudsgivarens personal blivit godkänd efter genomförd säkerhetsprövning. Efter tecknande av Ramavtal avser Polismyndigheten att teckna SUA-avtal med eventuella underleverantörer för ramavtalsperioden. Polismyndigheten står inte i något avseende för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhetsskyddsavtal. 5.3.2 Anbudsgivarens accept av Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3) Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare, bilaga 1, godtas som accept av villkoren i bilagt Säkerhetsskyddsavtal nivå 3. 5.3.3 Underleverantörens accept av Säkerhetsskyddsavtal (nivå 3) Underleverantör skall acceptera samtliga villkor i Bilaga 7, Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad bilaga 2, Formulär för underleverantör, godtas som accept av villkoren. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 17 (30)
6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på Tjänsterna för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på Tjänsterna för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom tillämpning av nedan angiven metod och med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier. De tre anbuden med lägst utvärderingspris (erhållen totalsumma) kommer att antas. I det fall två, eller flera, anbuds utvärderingspris blir lika och är bland de tre som har lägst utvärderingspris kommer den Leverantör vars anbud har fått det högsta avdraget för sina referensuppdrag i utvärderingen att ingå ramavtal. I det fall anbuden fortfarande inte går att särskilja kommer lottning att genomföras. Observera att inskickade referensuppdrag som ingår i utvärderingsfasen har två funktioner. Referensuppdrag ska både säkerställa att kraven på Tjänsten uppfylls, en minsta poäng ska uppnås enligt punkt 6.3.1.5 Minsta poäng för en roll. Referensuppdrag som klarat kraven för Tjänsten går vidare i utvärderingen och kan därmed få kvalitetsavdrag. 6.3.1 Begrepp och beskrivning av hur utvärderingen går till Metoden för utvärdering är enligt följande. Utvärderingspriset kommer att tas fram genom att anbudsgivarens angivna timpriser kan få kvalitetsavdrag för uppnådd kvalitet. Det är endast för vissa roller som kvalitetsavdrag kan erhållas. Efter erhållet kvalitetsavdrag kommer alla timpriserna från anbudsgivaren att viktas och summeras till en totalsumma, dvs. utvärderingspriset. Begrepp och tillvägagångssätt beskrivs nedan. 6.3.1.1 Kriterium för utvärdering Utvärderingskriterier är vad som ska bedömas för ett referensuppdrag. Kriterierna skiljer sig något för de olika rollerna, men det är alltid fyra kriterier för en roll. Varje rolls kriterier finns i kommande kapitel, 6.4.3, Kriterier för Produktionstjänster. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 18 (30)
6.3.1.2 Poängskala för alla kriterier Varje kriterium bedöms utifrån en poängskala, där tre (3) är högsta poängen. Poängskalan är den samma för alla kriterier. 3 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens referensuppdrag och beskrivningar av dessa på en utmärkt nivå uppfyller kriteriet och ger ett mycket stort mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågats. Anbudsgivaren visar en djup förståelse för det som efterfrågats. 2 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens referensuppdrag och beskrivningar av dessa i huvudsak uppfyller kriteriet och ger ett betydande mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats. Beskrivningen har några få brister av mindre betydelse, anbudsgivaren visar en god förståelse för det som efterfrågats. 1 poäng Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens referensuppdrag och beskrivningar av dessa delvis uppfyller kriteriet och bedöms tillföra visst mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningen har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågas. 0 poäng Inget mervärde Vid noll poäng för ett kriterium har referensuppdraget inte gett något mervärde för aktuellt kriterium. Referensuppdrag och beskrivningar är på en otillräcklig nivå. 6.3.1.3 Max poäng för ett kriterium och max poäng för en roll Referensuppdraget för en roll kommer att utvärderas utifrån rollens angivna kriterier. Max poäng för ett kriterium är tre (3) poäng. En roll kan följaktligen få max 12 poäng d.v.s. 3 poäng för kriteriet multiplicerat med antalet kriterier som är 4. 6.3.1.4 Bedömning av referensuppdrag Bedömning av inskickade referensuppdrag för utvärdering kommer att genomföras av sakkunnig personal från verksamheten. Ett referensuppdrag som ingår i utvärderingen kommer att bedömas av tre personer. Produktionstjänster Varje sakkunnig utför en enskild bedömning av en rolls alla referensuppdrag. Poängen från en sakkunnig divideras med antalet referensuppdrag. Slutpoängen från alla tre sakkunniga summeras och divideras med tre. Resultatet blir utvärderingspoängen för rollen. För Produktionstjänster har rollerna produktionsledare och rollen pack och distribution inga referensuppdrag. De rollerna har därmed inget kvalitetsavdrag. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 19 (30)
6.3.1.5 Minsta poäng för en roll Om en roll, efter att alla tre sakkunniga har genomfört bedömningen av rollens alla referensuppdrag, och rollen inte uppnår minst fyra (4) poäng kommer referensuppdragen inte anses ha uppfyllt kraven för Tjänsten. Anbudsgivaren uppfyller därmed inte kraven för Produktionstjänster och ingår inte längre i utvärderingen av Produktionstjänster. 6.3.1.6 Kvalitetsavdrag på anbudsgivarens timpris Avdrag för kvalitet sker på anbudsgivarens angivna timpriser. Max avdrag i kronor på anbudsgivarens timpris är angivet för varje roll i tabellerna nedan. Max avdrag uppnås när rollen i bedömningen av anbudsgivarens referensuppdrag får max poäng, i exemplet ovan tolv poäng. För de fall anbudsgivarens referensuppdrag får en lägre poäng än maxpoängen divideras referensuppdragets poäng med max poängen och multipliceras med maximalt avdrag. Resultatet blir anbudsgivarens avdrag i kronor för kvalitet i utvärderingen. Exempel: Max avdrag 500 kronor och referensuppdragets har erhållit nio (9) poäng av tolv(12). Avdrag för kvalitet i kronor blir ((9poäng/12max poäng) * max avdrag 500 kronor) = 375 kronor. 6.3.1.7 Viktning och utvärderingspris För varje roll finns angivet uppskattat antalet timmar, det vill säga viktning, se tabell, Produktionstjänster. Anbudsgivarens timpris justeras först med eventuellt erhållet avdrag från utvärderingen. Erhållet timpris multiplicera med angivet antal timmar för rollen. Efter genomförd viktning av alla roller adderas resultaten till en totalsumma, det vill säga utvärderingspriset. 6.3.1.8 Tabell för Produktionstjänster Produktionstjänster Post Roll Max avdrag, prisavdrag i SEK Viktning i timmar 1 Produktionsledare 0 800 2 Art director/formgivare 500 2 500 3 Illustratör/Grafisk formgivare 500 2 100 4 Originalare/Layoutare 400 1 000 5 Copywriter 500 800 6 Filmproducent 600 400 7 Fotograf 600 300 8 Pack- och distribution 0 400 ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 20 (30)
6.3.1.9 Exempel, utvärdering av en roll Art director/formgivare Rollen Art director/formgivarer lämnar två referensuppdrag, en årsrapport (tryckt) och en broschyr (tryckt). Art director Beräkning Värde/enhet Max kvalitetspoäng - 12 poäng Erhållna kvalitetspoäng i (12+10+8)/3 10 poäng utvärderingen Max prisavdrag i SEK - 500 kr Erhållet prisavdrag i utvärderingen i (10/12)*500 417 kr SEK Anbudsgivarens timpris i SEK - 950 kr Anbudsgivarens utvärderingspris i 950-417 533 kr SEK Viktning i antal timmar - 2 500 timmar Utvärderingspirs för Art director 533*2 500 1 332 500 kr 6.3.1.10 Exempel, beräkning av erhållen totalsumma för en anbudsgivare Anbudsgivare 1 (AG 1) har erhållit max prisavdrag för alla roller och därefter viktas anbudsgivarens utvärderingspris. Anbudsgivare 1 AG1 AG1 AG1 AG1 Viktning Anbudets timpris Prisavdrag Utvärderingspris, timpris Utvärderingspris efter Post Roll i timmar i SEK i SEK i SEK viktning i SEK 1 Produktionsledare 800 1000 0 1000 800 000 2 Art director/formgivare 2 500 1500 500 1000 2 500 000 3 Illustratör/Grafisk 2 100 1500 500 1000 2 100 000 formgivare 4 Originalare/Layoutare 1 000 1400 400 1000 1 000 000 5 Copywriter 800 1500 500 1000 800 000 6 Filmproducent 400 1600 600 1000 400 000 7 Fotograf 300 1600 600 1000 300 000 8 Pack- och distribution 400 200 0 200 80 000 Anbudsgivare 1 (AG 1) Totalsumma i utvärderingen - - - - 7 980 000 ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 21 (30)
6.4 REFERENSUPPDRAG Följande kapitel, Referensuppdrag, innehåller information om krav på vad som ska framgå för inskickat referensuppdragen som ingår i utvärderingen. Här finns också beskrivet antalet referensuppdrag som behövs för varje roll och vad referensuppdraget ska bestå av. I kapitlet anges också vilka utvärderingskriterier som används vid bedömning av inskickade referensuppdrag. 6.4.1 Gemensamma krav för alla referensuppdrag De referensuppdrag som har använts vid kvalificeringen av anbudsgivaren kan anbudsgivaren om så önskar även använda i utvärderingen. Observera att informationen nedan måste läggas till. Ett referensuppdrag får användas för flera roller. Följande information och krav gäller alla referensuppdrag i utvärderingen: 1. Referensuppdrag i utvärderingen skall inte vara äldre än fem (5) år. Referensuppdrag kommer inte att skickas tillbaka till anbudsgivaren. 2. Referensuppdragen skall inte vara uppdrag som är beställda och/eller utförda för Polisens räkning. 3. Till alla referensuppdrag skall kontaktinformation bifogas anbudet där minst följande framgår: Uppdragsgivare, kontaktperson samt telefon och/eller mailuppgifter till kontaktpersonen. Se som stöd följande checklistor: o bilaga 11, Checklista utvärdering referensuppdrag, 4 roller (ej foto och film), o bilaga 12, Checklista utvärdering referensuppdrag foto o bilaga 13, Checklista utvärdering referensuppdrag film 4. Om anbudsgivaren skickar in fler referensuppdrag än vad som angivits, kommer lottning att ske för vilket/vilka uppdrag som ingår i utvärderingen. Rikspolisstyrelsen kan komma att verifiera att inlämnade referensuppdrag stämmer. Om uppgifterna inte går att verifiera via referensuppdragets uppdragsgivare är referensuppdraget inte giltigt. 6.4.2 Referensuppdrag för Produktionstjänster 6.4.2.1 Referensuppdrag för Produktionstjänster (ej foto och film) Produktionstjänsternas referensuppdrag kan antingen skickas in separat för varje roll, eller i form av gemensamma referensuppdrag, där flera av de kravställda rollerna varit delaktiga i en och samma produkt. En trycksak eller en informationskampanj kan således användas som referensuppdrag för till exempel rollerna copywriter, art director, och illustratör. Om ett referensuppdrag används för att presentera flera roller är det mycket viktigt att det tydligt framgår vilka roller som avses i det beskrivna uppdraget och att beskrivningen tydliggör varje rolls del i uppdraget, så att varje enskild roll kan bedömas enligt de kriterier ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 22 (30)
som framgår av 6.4.3.1 Kriterier för utvärdering (ej foto och film). Information om vilken roll eller vilka roller ett referensuppdrag avser skall anges i anbudet. Informationen går bra att lämna i bifogad Checklista, Bilaga 11, Checklista utvärdering referensuppdrag (ej foto och film). Referensuppdragen levereras på DVD/CD antingen samlade i en digital presentation (ppteller pdf-format) eller som separata filer (pdf-format). Anbudsgivare kan således välja mellan att samla alla referensuppdrag i en gemensam presentation eller att redovisa några referensuppdrag i en presentation och några som separata filer. Möjligt är också att leverera samtliga referensuppdrag som separata filer på DVD:n/CD:n. Varje fil namnges tydligt, exempelvis så att det framgår vilken roll/vilka roller/vilket referensuppdrag som återfinns i respektive fil. Presentationen av varje referensuppdrag skall innehålla: en beskrivning av uppdraget, dess mål, målgrupp, syfte, vad som levererades och vad rollen/rollerna utförde, och när i tid uppdraget genomfördes. en beskrivning av arbetsprocessen och idéarbetet som ledde fram till det angreppssätt/den idé som valdes för uppdraget, (d v s hur går arbetet till för att komma fram till den slutliga kreativa lösningen?), o Hur kommer arbetsprocessen och idéarbetet gå till vid leverans till Polisen? en beskrivning av hur samarbetet med uppdragsgivaren såg ut under arbetsprocessen, o Hur kommer samarbetet se ut tillsammans med Polisen? en motivering till varför just detta uppdrag lyfts fram som referensuppdrag till Polisen - vad gör det här uppdraget till ett bra exempel för denna roll/dessa roller? o Vilka styrkor har den här lösningen/det här angreppssättet? o Utifrån den bild av Polisens värdegrund och Polisens kommunikationsarbete som har getts genom förfrågningsunderlaget, vilka erfarenheter från det här uppdraget är användbara i ett eventuellt uppdrag åt Polisen? Varför? o Finns det något i uppdraget som gör att en liknande lösning/idé som den här skulle ha varit svår, eller inte ens möjlig att använda för Polisen? Vad i så fall? ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 23 (30)
6.4.2.2 Referensuppdrag för Produktionstjänster: foto Varje referensuppdrag för fotograf skall innehålla: en beskrivning av uppdraget, dess mål, målgrupp, syfte, vad som utfördes och levererades, och när i tid uppdraget genomfördes, ange även tidsåtgång för uppdraget. en beskrivning av hur samarbetet med uppdragsgivaren såg ut under arbetsprocessen, o Hur kommer samarbetet se ut tillsammans med Polisen? en motivering till varför detta uppdrag har valts att lyftas fram som referensuppdrag till Polisen - vad gör just det här uppdraget till ett bra exempel? Referensuppdragen för foto levereras på DVD/CD och varje foto (referensuppdrag) skall finnas som separat fil i jpeg-format. Det är möjligt för anbudsgivaren att presentera alla inlämnade referensuppdrag (foton) i en gemensam digital presentation på DVD:n/CD:n, men viktigt är då att samtliga referensuppdrag (foton) också finns bifogade som separata filer i jpg-format. Varje fil namnges tydligt, exempelvis så att det framgår vilket referensuppdrag som återfinns i respektive fil. 6.4.2.3 Referensuppdrag för Produktionstjänster: film Varje referensuppdrag för filmproducent skall innehålla: en beskrivning av uppdraget, dess mål, målgrupp, syfte, vad som utfördes och levererades och när i tid uppdraget genomfördes, ange även tidsåtgång för uppdraget en beskrivning av filmproducentens roll i arbetet samt hur samarbetet med uppdragsgivaren såg ut under arbetsprocessen, o Hur kommer samarbetet se ut tillsammans med Polisen? en motivering till varför detta uppdrag har valts att lyftas fram som referensuppdrag till Polisen - vad gör just det här uppdraget till ett bra exempel? o Vilka styrkor har den här filmen enligt er? o Utifrån den bild av Polisens värdegrund och Polisens kommunikationsarbete som har getts genom förfrågningsunderlaget, vilka erfarenheter från det här uppdraget är användbara i ett eventuellt uppdrag åt Polisen? Varför? o Finns det något i referensuppdragets lösning eller idé som skulle ha varit svår, eller inte ens möjlig att använda för Polisen? Vad i så fall? Referensuppdragen för film levereras på DVD/CD och det skall vara i filformat.mp4 eller.ftv. Varje fil namnges tydligt, så att det framgår vilket referensuppdrag som återfinns i respektive fil. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 24 (30)
6.4.3 Kriterier för Produktionstjänster 6.4.3.1 Kriterier för utvärdering (ej foto och film) En bedömning av anbudsgivarens inlämnade referensuppdrag kommer att göras och bedömas med utgångspunkt i följande kriterier. Kriterium: Begriplighet och effekt Det vill säga att Polisen utan problem förstår den beskrivning av referensuppdraget som ges i presentationen och genom den kan bilda sig en uppfattning om hur väl den arbetsprocess och det angreppssätt/den idé som valdes fungerade för uppdraget och ledde till önskad måluppfyllelse. Kriterium: Kreativ förmåga Med kreativ förmåga menas kopplingen mellan den grundläggande arbetsprocessen baserad på uppdragets syfte och mål och den kreativa lösning/gestaltning som valdes för uppdraget. Att hitta den bäst lämpade idén/lösningen på uppdragsgivarens problem. Kriterium: Kvalitet Det vill säga att visuellt förstärka och förhöja upplevelsen av den kreativa lösning som valts genom att göra ett gott hantverk och ha en hög kvalitet i form av att till exempel skrivregler och typografiska regler följs. Kriterium: Kundkännedom Med kundkännedom menas hur väl anbudsgivaren visar förståelse för Polisen som uppdragsgivare och har förmåga att känna in och förstå vad som är viktigt att tänka på i ett kommunikationsuppdrag för Polisen. Här avses också hur väl anbudsgivaren visar förståelse för de förutsättningar som råder för Polisens Kommunikationsavdelning (offentlig verksamhet) vad gäller till exempel ekonomiska resurser. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 25 (30)
6.4.3.2 Kriterier för utvärdering: foto En bedömning av inlämnade referensuppdrag kommer att göras och bedömas med utgångspunkt i följande kriterier. Kriterium: Begriplighet Det vill säga att Polisen utan problem förstår den beskrivning av referensuppdraget som ges i presentationen och genom den kan bilda oss en uppfattning om hur väl den arbetsprocess och det angreppssätt/den idé som valdes fungerade för uppdraget. Kriterium: Kreativ förmåga Med kreativ förmåga menas kopplingen mellan den grundläggande arbetsprocessen baserad på uppdragets syfte och mål och den kreativa lösning/gestaltning som valdes för uppdraget. Kriterium: Kvalitet Definitionen av kvalitet när det gäller foto för vår verksamhet är, förutom tvingande krav såsom färgbalans, skärpa, komposition och liknande, en närvarokänsla som på ett dokumentärt sätt belyser, förklarar och förmedlar polisens uppgift i samhället. Polisen vill ha ett moget bildspråk utan effektsökande bildvinklar, omotiverad oskärpa eller andra element som tillförts bilden för att göra den mer intressant. Kriterium: Kundkännedom Med kundkännedom menas hur väl anbudsgivaren visar förståelse för Polisen som uppdragsgivare och har förmåga att känna in och förstå vad som är viktigt att tänka på i ett kommunikationsuppdrag för Polisen. Här avses också hur väl anbudsgivaren visar förståelse för de förutsättningar som råder för Polisens Kommunikationsavdelning (offentlig verksamhet) vad gäller till exempel ekonomiska resurser. ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr: 714-A243.457/2013 sid 26 (30)