Användarhandledning Personal Hypergene Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Instruktion Användarhandledning Personal Hypergene 2014-03-10 2014-03-10 Beslutad av Ansvarig avdelning och dokumentförvaltare (namn) Reviderad Personalavdelningen, lönechef Margareta Norberg 2014-03-27 Dokumentinformation Diarienr Version Systeminstruktion för slutanvändare 0.1
Innehåll 1 Inledning 3 2 Navigering 4 3 Personalportal 6 4 Personalrapporter 7 4.1 Personalstruktur 7 4.2 Pensionsprognos 14 4.3 Personalkostnader 20 4.4 Semesterlista 27 4.5 Medarbetarbild 28 2
1 Inledning Hypergene Personal är en beslutstödsapplikation som skapar ett helt nytt och effektivt sätt att arbeta med personalinformation för kommuner. Hypergene Personal ingår i Hypergene KOMMUN, som är en uppsättning av beslutsstödsapplikationer anpassade för kommunal verksamhet. I Hypergene KOMMUN ingår även färdiga funktioner för ekonomi, budget & prognos, verksamhetsplanering, skola samt vård & omsorg. Detta ger en sammanhållen information för hela kommunens verksamhet. Hypergene Personal ger chefer inom verksamheten en enkel åtkomst till relevant data från personalsystemen utan att kunna alla detaljer i dessa. Informationen presenteras på ett samlat sätt och ger snabbt svar på frågor som chefer med begränsad tid för informationssökning och sammanställning har. Nedan finns en förteckning av de rapporter som ingår Hypergene Personal. Portalsida personal Personalstruktur Pensionsprognos Frånvaro dagar och tillfällen Frånvarotillfällen Sjukfrånvaro Personalomsättning Semesterlista Personalkostnader Frisknärvaro Tidsanvändning Medarbetarbild Det är även möjligt att gå ner på person- och lönetransaktionsnivå. Följande rapporter ingår i denna utbildning: 1. Personalstruktur 2. Pensionsprognos 3. Personalkostnader 4. Semesterlista 5. Medarbetarbild. 3
2 Navigering I alla rapporter finns urval (ansvar/organisation/verksamhet), drop-downs, flikar och kolumner, det är i dessa du klickar på för att se informationen på olika sätt. I alla val du gör (urval, flikar och även rader i rapporten) kan du klicka dig ner på lägsta nivå för att se detaljerna. Urvalen kan skilja sig mellan olika rapporter. Urval I alla rapporters vänsterkolumn visas urval organisation och urval verksamhet. Endast den organisationen/de ansvar du har behörighet till kommer att visas och vara valbar. Genom att markera en grupp eller en enskild organisation/ansvar/verksamhet presenteras siffror för det du valt i rapportflikarna. Finns ingen data att presentera kommer heller inte ansvaret/verksamheten vara synlig. 4
Exempel från Personalkostnader Visa/Dölj väljaren till vänster I rapporterna finns en funktion för att kunna dölja eller ta fram vänsterkolumnen. Genom att använda sig av den kan du utöka ytan på vilket rapporten presenteras och få en utökad överblick. Drop-downs I alla rapporters huvud finns drop-downs för att välja år, period, mm. Valen kan skilja något beroende på vilken rapport du är inne i, i många av personalrapporterna kan du välja exempelvis Anställningsform. I rapporterna är det aktuella året och perioden förvalda. Exempel från Medarbetarbild Rapportpresentation Rapporterna presenteras på egna flikar när de öppnas. På så sätt kan användaren bläddra mellan olika rapporter utan att behöva stänga dem och öppna upp dem på nytt. De visas i den ordning de öppnats i. 5
Flikar I alla rapporter har du flikar för att visa/se informationen på olika sätt. Principen är densamma i alla rapporter, att du kan klicka dig vidare på flikarna för att se resultatet ur ett annat perspektiv. Flikarna skiljer sig mellan de rapporter som finns. Exempelvis inom personalrapporterna har du en flik för kön, befattning mm vilket du inte har i ekonomirapporterna. Exempel från personalstruktur Kolumner I alla rapporter finns även en kolumnuppsättning, kolumnerna skiljer sig från rapport till rapport och beskrivs under respektive rapportbeskrivning. 3 Personalportal När du kommer in på personalfliken ges du en snabb överblick av du har behörighet att se i form av tex olika nyckeltal. Nedanstående är ett exempel på hur det kan se ut: Denna sida är under utveckling för Haninge. I rapportlistan till höger går du vidare till själva rapporterna. 6
4 Personalrapporter Personalrapporterna som ingår i kommunpaketet är: Personalstruktur, Personalkostnader, Frånvaro dagar och tillfällen, Sjukfrånvaro, Frisknärvaro, Pensionsprognos, Personalomsättning, Tidsanvändning, Semesterlista, Medarbetarbild, Frånvarotillfällen. Alla personalrapporter kan använda både siffror och grafer för presentation. 4.1 Personalstruktur Personalstrukturrapporten visar alla former av anställningar; månadsavlönade, timavlönade, olika anställningsformer, antal anställda, antal anställningar och antal årsarbetare. Analys kan göras på organisation, verksamhet, ålder, kön, befattning/yrkeskategori med möjlighet att komma ner på enskild person. 7
Personalstrukturrapporten har flikarna: o Personalstruktur o Organisation o Verksamhet o Aktivitet o Objekt o Kön o Ålder o Befattning o Sysselsättningsgrad o Personaldetaljer Personalstrukturrapportens kolumnuppsättning är: o Antal personer o Antal anställningar o Antal årsarbetare o Medelålder o Medellön o Medianlön Personalstrukturfliken presenterar informationen utifrån anställda (månadsavlönade, timavlönade och vilande) och anställningsform (tillsvidare och tidsbegränsad). Du kan markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 8
I denna flik visas även ett pajdiagram över det du väljer att markera i ovanstående rapport. Organisationsfliken presenterar informationen utifrån organisationsstrukturen där du kan gå ända ner på lägsta ansvarsnivå genom att klicka på pilen till vänster om ansvarsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 9
Verksamhetsfliken presenterar informationen utifrån verksamhetsstrukturen där du kan gå ända ner på lägsta verksamhetsnivå genom att klicka på pilen till vänster om verksamhetsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Aktivitetsfliken presenterar informationen utifrån aktivitetsstrukturen där du kan gå ända ner på lägsta aktivitetsnivå genom att klicka på pilen till vänster om aktivitetsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 10
Objektsfliken presenterar informationen utifrån objektsstrukturen där du kan gå ända ner på lägsta objektsnivå genom att klicka på pilen till vänster om objektsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Könsfliken presenterar informationen utifrån man/kvinna/totalt. Du får även informationen presenterat i ett pajdiagram. Du kan markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 11
Åldersfliken presenterar informationen utifrån åldersgrupperingar där du kan gå ända ner på en enskild ålder genom att klicka på pilen till vänster om åldersgrupperingen. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Befattningsfliken presenterar informationen utifrån befattningsgrupperingar där du kan gå ända ner på enskild befattning genom att klicka på pilen till vänster om befattningsgrupperingen. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 12
I fliken sysselsättningsgrad visas informationen grupperad i sysselsättningsintervall där du kan gå ända ner på enskild sysselsättningsgrad genom att klicka på pilen till vänster om intervallet. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. I personaldetaljer visas alla detaljrader från personalsystemet. 13
4.2 Pensionsprognos Pensionsprognosen ger möjlighet att se antal personer som beräknas, utifrån ålder, gå i pension. Detta visas per år och en period på 7 år framåt. Förutom organisation och verksamhet, aktivitet och objekt kan analys göras på ålder, kön, och befattning. Pensionsrapporten har flikarna: o Pensionsprognos o Organisation o Verksamhet o Aktivitet o Objekt o Befattning Pensionsrapporten har år som kolumnuppsättning 14
Pensionsprognosfliken presenterar informationen utifrån hur många som går i pension per år uppdelat per kön. Du kan markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. I pensionsprognosfliken får du även upp vilka personer det är som går i pension det året du markerat ovan (i detta fall år 2014). 15
Organisationsfliken presenterar informationen utifrån organisationsstrukturen (både i grafisk form och antal i tabellform) där du kan gå ända ner på lägsta organisationsnivå genom att klicka på pilen till vänster om organisationsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 16
I organisationsfliken får du även upp personerna som är under den organisation som är markerad. Markeringen ska ske i en av årskolumnerna. 17
Verksamhetsfliken presenterar informationen utifrån verksamhetsstrukturen (både i grafisk form och antal i tabellform) där kan du gå ända ner på lägsta verksamhetsnivå genom att klicka på pilen till vänster om organisationsgruppens rubrik. Eller markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 18
I verksamhetsfliken visas de personer som är under den verksamhet som du markerat. Samma princip gäller för flikarna aktivitet, objekt och befattning. 19
4.3 Personalkostnader Personalkostnadsrapporten fokuserar på de kontogrupperingar som gäller personalkostnader. Rapporten används för att analysera utfall i relation till budget och eventuell prognos. Rapporten ger överblick av de totala personalkostnader och stora möjligheter till analys ända ner till lönetransaktioner. Analys kan göras utifrån år, period och samtliga koddelar i ekonomisystemet. 20
Personalkostnadsrapporten har flikarna: o Personalkostnader o Personalkostnader per period o Ansvar o Verksamhet o Aktivitet o Objekt o Personal o Transaktioner o Lönetransaktioner Personalkostnadsrapportens kolumnuppsättning är: o Utfall ackumulerat innevarande år o Budget ackumulerat innevarande år o Budget helår innevarande år o Avvikelse ackumulerat innevarande år o Återstår helår Personalkostnadsfliken presenterar informationen utifrån kontogrupperingar där du kan gå ända ner på kontoslag genom att klicka på pilen till vänster om kontogruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 21
Personalkostnader per period presenterar utfallet månadsvis t.o.m. den period som är vald. Vidare visas även ackumulerade värden för utfall och budget samt ackumulerad avvikelse. Informationen visas per kontogrupp där du kan gå ända ner på kontoslag genom att klicka på pilen till vänster om kontogruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till nästa flik för att få mer detaljerad information om just den raden. I personalkostnader per period finns även en graf där jämförelse finns mellan budget och utfall månadsvis eller budget och utfall ackumulerat. Det väljer du i drop-down mått (val för graf). 22
Ansvarsfliken presenterar informationen utifrån ansvarsstrukturen där du kan gå ända ner på lägsta ansvarsnivå genom att klicka på pilen till vänster om ansvarsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Verksamhetsfliken presenterar informationen utifrån verksamhetsstrukturen där du kan gå ända ner på lägsta verksamhetsnivå genom att klicka på pilen till vänster om verksamhetsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. 23
Aktivitetsfliken presenterar informationen utifrån aktivitetsstrukturen. Du kan markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. I objektsfliken presenteras informationen ifrån objektsstrukturen. Du kan markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få med detaljerad information om just den raden. 24
I personalfliken kan du gå ner på individnivå och man väljer i drop-down utifrån vilket konto du vill se. I denna flik blir kolumnuppsättningen utifrån den kontogrupp du valt i drop-downlistan 25
I Transaktionsfliken visas alla detaljrader från ekonomisystemet, I lönetransaktionsfliken visas alla detaljrader från personalsystemet grupperat per individ. 26
4.4 Semesterlista Semesterlistan visar all typ av semesterinformation såsom hur många betalda semesterdagar en anställd har, hur många av de dagarna som är utbetalda (tills senaste lönekörningen), hur många som återstår mm. Semesterlistan sorteras utifrån organisationsstrukturen och per individ. Semesterlistan har följande kolumnuppsättning: o Namn o Personnr o Gäller från o Gäller till o Organisation o Ordinarie betalda o Extra betalda o Sparade betalda o Totalt betalda o Uttagna betalda o Återstående betalda dagar o Återstående betalda timmar o Totalt obetalda o Uttagna obetalda o Återstående obetalda 27
4.5 Medarbetarbild I medarbetarbilden visas en sammanställning per individ gällande personinformation och olika nyckeltal. I medarbetarbilden ser du all historik kring löneutvecklingen och frånvaron på den person du valt. Du ser även personens befattningar och sysselsättningsgradens historik. Väljer du att gå vidare till utförda timmar ser du en tidsanvändningsrapport för den personen. I fliken Medarbetarbild måste du göra ett val av personal för att få upp data. När duselekterat en personal visas löneutvecklingen i grafisk och tabellform nedanför den övre tabellen. 28
Nedanför detta redovisas sjukfrånvaron i procent samt frånvaron i antal dagar/tillfällen. 29
Fliken Utförda timmar visar hur de utförda timmarna fördelas per person. 30