2012-10-11 (0.5) Länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning styrning, organisation och förvaltning Bakgrund Informatörerna har en lång tradition av aktivt samarbete mellan länsstyrelserna. Alla länsstyrelser förväntas bidra till det gemensamma arbetet med kompetens och arbetstid. Redan i början av 1990-talet togs det första gemensamma informationsmaterialet om länsstyrelserna fram. Under tidigt 2000-tal antogs en gemensam strategi och 2003 påbörjades webbsamarbetet. 2008 beslutades om att samtliga län skulle bygga sina nya externa webbplatser i en gemensam plattform. 2010 beslutade landshövdingarna om en gemensam kommunikationspolicy för det länsstyrelsegemensamma arbetet och i januari 2011 beslutade länsråden om förvaltningsorganisation för webbförvaltningen. Detta dokument har tagits fram för att samlat beskriva hur den nationella kommunikationssamordningen styrs, organiseras och förvaltas. Syfte Länsstyrelserna genomför en rad samordnade och gemensamma kommunikationsinsatser, som syftar till att effektivt utnyttja resurser genom gemensamma informationsinsatser, utvecklingsinsatser och gemensam förvaltning av utvalda aktiviteter och kanaler att nå ett större genomslag med kommunikationsaktiviteter att säkerställa tillgången till informatörskompetens i nationella projekt och arbetsgrupper att ta vara på och utveckla kompetens inom kommunikationsområdet att stärka länsstyrelsernas eget kommunikationsarbete genom kunskapsoch erfarenhetsutbyte
att vara ett kontaktorgan mot centrala verk och myndigheter i kommunikationsfrågor. Styrning Styrande dokument för den nationella kommunikationssamordningen är Kommunikationspolicy och kommunikationsstrategi för Länsstyrelserna i samverkan (2010-10-14) denna beskrivning av hur det nationella kommunikationsarbetet styrs, organiseras och förvaltas grafisk profil för länsstyrelsernas gemensamma kommunikation Länsledningarna har det övergripande ansvaret för Länsstyrelsernas kommunikation och beslutar om kommunikationspolicy och gemensamma förhållningssätt. Länsstyrelsernas informationschefer/motsvarande och deras medarbetare ger strategiskt och operativt stöd till länsledningarna och driver det gemensamma kommunikationsarbetet. Organisation Nätverket för länsstyrelsernas informatörer Det finns ett nätverk som är öppet för alla informatörer anställda inom länsstyrelserna. Informationsutbyte sker bland annat via sändlistan LST-DL- Informatörer, dit man anmäler sig via Servicedesk. Varje länsstyrelse avgör vilka deltagare man skickar till den informatörskonferens som ordnas varje år. Länsstyrelsernas informationschefer/motsvarande ansvarar för att föra ut information till informatörerna i sitt län. Via informationschefer/motsvarande lyfter informatörerna förslag om gemensamma kommunikationssatsningar inför arbetet med det kommande årets verksamhetsplan. Informatörerna kan forma nätverk eller arbetsgrupper för kompetensutbyte, samarbeten och liknande. Nätverket för informationsansvariga, styrgrupp och ordförande Nätverket för informationsansvariga består av informationschef eller motsvarande i varje länsstyrelse. Nätverket arbetar gemensamt för att främja den nationella kommunikationssamordningens syften. En viktig insats är att avsätta resurser för insatser i gemensamma uppdrag och projekt. Nätverket beslutar, vid ett årligt höstmöte, vilka sex kolleger som är styrgrupp för den nationella kommunikationssamordningen under det kommande året och vem av de sex som är ordförande. Årsmötet utser också en valberedning som tar fram förslag till ny styrgrupp nästa år. Styrgruppen tar fram förslag till verksamhetsplan och budget för arbetet i den nationella kommunikationssamordningen inför varje verksamhetsår. Styrgruppen förankrar verksamhetsplan och budget med nätverket för informationsansvariga. Styrgruppen har regelbundna möten och publicerar minnesanteckningar och andra dokument på en intern webbplats.
Ordförandens formella ansvar Arbetsledning av gemensamma resurspersoner Avtal och upphandling (juridiskt ansvarig), förutom IT-avtal Budgetansvar, inkl. uppföljning och prognoser Ordförande och styrgruppen samordnar Webbförvaltning Kommunikationsprojekt Kommunikationsstrategiskt arbete (t. ex. gemensamt mediearbete, sociala medier, mässor och utställningar) Kommunikationsstöd i utvecklingsprojekt Nationellt samordnad kriskommunikation Andra uppdrag som fastställts i årets verksamhetsplan Länsrådsgruppen Valet av styrgrupp och ordförande för den nationella kommunikationssamordningen meddelas till länsrådsgruppen. Länsrådsgruppen fastställer årlig förvaltningsavgift samt anslår utvecklingsmedel för kommunikationsprojekt. Budget Förvaltningen av den nationella kommunikationssamordningen, inklusive webbplattformar, finansieras genom en årlig avgift från de 21 länsstyrelserna samt Vattenmyndigheterna. Länsråden faststället årlig avgift till den nationella kommunikationssamordningen efter förslag från informationscheferna. Budgeten omfattar kostnader för anställda inom gemensamma aktiviter/uppdrag, ersättning för mer omfattande uppdrag inom kommunikationssamordning eller styrgrupp och vissa resor i samband med gemensamma uppdrag. Även konsultkostnader för löpande utveckling/uppdatering och support kan täckas av budgeten. Utvecklingsprojekt, till exempel utveckling av nya webbplattformar, finansieras genom utvecklingsmedel som styrgruppen äskar från länsrådsgruppen. Förvaltning och utveckling Det gemensamma kommunikationsarbetet sträcker sig över ett brett spektrum, från förvaltning av löpande kommunikationsinsatser, till exempel webbförvaltning, till medverkan som kommunikationsstöd i nationella projekt, eller kortvariga insatser som stöd vid mässor och utställningar, gemensamma pressmeddelanden, etc. Den nationella kommunikationssamordningen satsar också på kompetensutvecklingsinsatser inom kommunikationsområdet som utbildning i tillgänglig information eller att skriva klarspråk.
Både länsledningar och informatörer kan ta initiativ till utvecklingsprojekt inom kommunikationsområdet. Det gemensamma arbetet bedrivs genom en distribuerad organisation, där länsstyrelsernas informatörer vid olika tidpunkter går in i olika projekt. Det mest omfattande området för samarbete är länsstyrelsernas externa och interna webbplatser, där samtliga länsstyrelser idag använder samma webbplattformar. I såväl utveckling som förvaltning av webbaserade kommunikationskanaler måste ett nära samarbete ske mellan den nationella kommunikationssamordningen och IT-enheten. Den formella förvaltningsorganisationen beskrivs i Webbsamordningens förvaltningsplan, bilaga 1. Webbförvaltning Webbförvaltningen ska tillgodose användarnas behov och driva en kostnadseffektiv förvaltning och utveckling av länsstyrelsernas webbplatser. Alla länsstyrelser deltar i det nationella webbsamarbetet. Webbförvaltningen samordnas av en webbutvecklingsledare. Webbutvecklingsledaren biträds av en redaktionellt ansvarig. Uppdragets omfattning beskrivs närmare i Webbsamordningens förvaltningsplan, bilaga 1. Den dagliga förvaltningsorganisationen består av webbsamordningsgruppen och arbetsgrupper med olika ansvarsområden. Styrgruppens ordförande har verksamhets-, personal- och budgetansvar för webbförvaltningen.
Bilaga 1 Webbförvaltningsorganisation Förvaltningsuppdraget Det nationella webbförvaltningsuppdraget omfattar drift, underhåll och utveckling av länsstyrelsernas externa och interna webbplatser. I uppdraget ingår att ta fram verksamhets- och investeringsplan med budget. Uppdraget omfattar samordning av en rad frågor, bland annat funktionsutveckling, stöd till användarna och struktur och innehåll. Det omfattar även samordning med länsstyrelsernas verksamheter och frågor kring IT och e-förvaltning. Organisation En webbutvecklingsledare utses med samordningsansvar för den gemensamma webbförvaltningen. Webbutvecklingsledaren biträds av en redaktionellt ansvarig. Uppdragen omfattar: Drift och förvaltning av gemensamma frågor för länsstyrelsernas webbplatser (teknik, struktur, design, innehåll övre nivåer) Utveckling Samordning och samarbete med IT-enheten Support Ansvar för gemensamma texter skriva, beställa och översätta Förankra, granska och publicera (gäller även e-tjänster) samt ansvar för gemensam e-post Uppdragens omfattning beslutas i verksamhetsplanen för varje budgetår. Den/de länsstyrelser som får uppdragen får finansiering från den gemensamma kommunikationsbudgeten för lön och sociala avgifter. Därutöver avsätts en post för resor i samband med gemensamma uppdrag. Den gemensamma kommunikationssamordningens budget finansieras genom en årlig avgift från de 21 länsstyrelserna samt vattenmyndigheten. Uppdragsspecifikation Webbutvecklingsledare (samordning) Förvalta, leda och utveckla länsstyrelsernas webbarbete Leda webbsamordningsgruppen Beställare av utveckling mot extern konsult Föreslå årlig verksamhetsplan och budget samt göra verksamhetsoch budgetuppföljning Samordna samarbetet med IT-enheten Ta fram övergripande policydokument och riktlinjer Tillgänglighetsfrågor
Omvärldsbevaka produktutveckling på området Delta vid upphandlingar och avtalsskrivande Redaktionellt ansvarig Textansvar, framtagning, beställning och uppdatering av gemensamma texter Förankra och granska Publicera länsgemensam information Presentationsmaterial Besvara e-post som kommer in via infomaster@lansstyrelsen.se Upphandla översättningar Designfrågor Ta fram rutiner och riktlinjer Funktionsansvarig Funktionsönskemål, samla in och prioritera Kravspecifikationer Testrutiner Testning Supportansvarig Organisering av webbsupporten/användarstöd Framtagning av stöd för webbredaktörer och supportansvariga, t ex handbok och FAQ Erbjuda kompetensutveckling för supportansvariga och webbredaktörer Strukturansvarig Målgruppsanalyser Användartester Utvärdering av webbplatsernas informationsstruktur, navigering och funktioner Beställare och styrgrupp Länsråden faststället årlig avgift till den nationella kommunikationssamordningen efter förslag från informationscheferna. Styrgruppen för den nationella kommunikationssamordningen är beställare och uppdragsgivare. Styrgruppen fastställer policydokument och riktlinjer för webbsamarbetet. Styrgruppen beslutar även om webbförvaltningsgruppens sammansättning samt utser webbutvecklingsledare. Styrgruppen beslutar om webbförvaltningens verksamhetsplan och budget. Styrgruppen ansvarar för att regelbundet rapportera till G7. Webbförvaltningsgrupp Webbutvecklingsledaren är ordförande i en webbförvaltningsgrupp där fem ledamöter representerar olika roller och kompetenser. Gruppen ska ha en representant från systemförvaltaren, samt minst en person med ITkompetens. I övrigt ska samverkansgruppen bemannas av informatörer.
Webbförvaltningsgruppen ska ha minst fyra möten per år, varav minst ett gemensamt med styrgruppen. Webbförvaltningsgruppen organiserar vanligtvis sitt arbete genom att tillsätta olika arbets- och referensgrupper. Antal grupper och dess syften varierar över tid beroende på vilka uppgifter som det aktuella årets verksamhetsplan har angett. Arbetsgrupper leds av gruppledare som rapporterar fortlöpande till webbutvecklingsledaren. Processägare Processägaren är formell ägare till webbpubliceringssystemet. Rollen ska innehas av en person med verksamhetsansvar för den funktion systemet stöder. Den primära uppgiften är att ansvara för att systemet stöder en effektiv verksamhet. Processägarens ansvar och arbetsuppgifter: ansvara för systemets övergripande funktion ansvara för ekonomiska frågor kring systemet enligt vad som fastställs i budgetprocess inklusive resursramar och resursinsatser ansvara för kontakter och samverkan med företrädare för närliggande system ta fram underlag till investerings- och driftbudget Processägaren är den länsstyrelse vars informationschef är ordförande i styrgruppen för den nationella kommunikationssamordningen. Teknisk systemförvaltare Webbpubliceringsverktyget i Moss ingår i IT-enhetens enterprise-licens. Länsstyrelsen i Västra Götaland är genom Länsstyrelsernas IT-enhet teknisk systemförvaltare och har det övergripande ansvaret för systemets kvalitet, säkerhet och tillgänglighet på den tekniska plattformen. Den tekniska systemförvaltarens ansvar daglig drift, underhåll och backup administrera användare av systemet hårdvara och tillhörande licenser versionshantering och uppgradering att medverka i framtagandet av VP, budget och vid avtalsskrivning utföra tekniska tester 1st line teknisk support 1st line användarsupport (Helpdesk tar emot frågor, skickar vidare inom LstIT eller till utpekade personer inom webbsamordningens nätverk.) Medlemmar Samtliga 21 länsstyrelser är medlemmar i webbsamarbetet. Representanter för deltagande länsstyrelser bör träffas minst en gång per år. Syftet med dessa möten är att diskutera verksamhetsplan, budget, förvaltnings- och utvecklingsavgift, vidareutveckling, ambitionsnivå med mera.
Ekonomi Systemägaren ansvarar för att skriva avtal och handlägga fakturering av gemensamma kostnader. Årlig förvaltnings- och utvecklingsavgift Den årliga avgiften till länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning används till bland annat förlängning av supportavtal, utveckling, utbildning och ersättning till webbutvecklingsledaren samt i övrig personal. Avgiften bestäms varje år beroende på ambitionsnivån rörande systemens utveckling, inköp av hårdvara, licenser och support.