RIKTLINJER FÖR KOMMUNIKATION 2011

Transkript

1 BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING VO ADMINISTRATION SID 1 (9)

2 SID 2(9) Bakgrund och syfte Stadens övergripande mål för kommunikationen, enligt kommunikationsplan Stockholms stad 2011, är att kommunikationen ska, verka för visionen om ett Stockholm i världsklass och att Stockholm som Skandinaviens huvudstad upplevs som norra Europas mest attraktiva plats för boende, besökare och näringsliv. skapa ökad kunskap om och rätt förväntningar på stadens service och tjänster skapa ökad kännedom och förståelse för stadens utveckling utveckla förtroendefulla relationer, rätt förväntningar och stärka varumärket Syftet med riktlinjer för kommunikation är att fastställa målgrupper och aktiviteter för innevarande år som bedöms nödvändiga för uppfyllandet av kommunfullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdena likväl som nämndens egna mål samt det övergripande mål som fastställts i stadens kommunikationsplan. Nämndens riktlinjer för kommunikation kommer att från och med verksamhetsåret 2012 vara en del av nämndens verksamhetsplan. Ramar En grund för förvaltningens externa och interna kommunikation är förvaltningens värdegrund, HÖRA. Värdegrunden vilar på fyra kärnvärden, Helhetstänkande Öppenhet Respektfullt bemötande Ansvar Förutom värdegrunden och dessa riktlinjer finns även nedanstående dokument på stadens intranät (I min yrkesroll/stödfunktioner/kommunikation): Kommunikationspolicy för Stockholms stad Kommunikationsplan för Stockholms stad 2011 Grafisk manual Strategi för Stockholm webb Stadens kommunikationssystem omfattar kanaler, gränssnitt, budskap och aktörer och finns beskriven på stadens intranät. Kommunikationssystemet ska användas konsekvent samt effektivt och stödja ansvaret för service- och demokratiinformation och arbetet för att uppnå målen. För den interna kommunikationen inom förvaltningen prioriteras: Interna möten Intranätet

3 SID 3(9) Verksamhetsplan För den externa kommunikationen inom förvaltningen prioriteras: Webbplatsen stockholm.se, med särskilt fokus på Jämför service Annonsering Muntlig och skriftlig information vid förvaltningens reception Nämndmöten och nämndens råd Pressmeddelanden och mediekontakter Personliga eller gemensamma möten och samråd Brukarråd Strategiska vägval Den interna kommunikationen har hög prioritet och vi ska tydligt och konsekvent kommunicera vad vision, verksamhetsmål och beslut betyder för den enskilde medarbetaren. Detta ställer höga krav på det kommunikativa ledarskapet. Genom att cheferna tydligt visar på sambandet mellan dagligt arbete och verksamhetsutveckling kan man fånga den samlade kraften hos medarbetarna och leverera samhällsservice i världsklass till stockholmare, företag och besökare. I den externa kommunikationen ska vi tydligt och konsekvent kommunicera innehållet i stadens vision och hur vi målinriktat verkställer beslut. Utgångspunkten ska vara hur detta berör och påverkar vardagen för medborgare och övriga intressenter. Informationen ska vara saklig, tydlig och lättbegriplig. Det är viktigt att även privata aktörer och entreprenörer som verkar på uppdrag av staden involveras i detta så att även de kan förmedla de övergripande budskapen. Såväl internt som externt ska vi aktivt lyfta fram goda exempel och framgångsrika verksamheter och visa vilka resultat staden åstadkommer. Stadens vision samt mål Vision 2030 Intern kommunikation: Tillsammans skapar vi ett Stockholm i världsklass Prioriterade områden 2011: - Stockholm är en växande storstad med hållbarhet och miljö i fokus - Stockholm är Sveriges kvalitetskommun Extern kommunikation: Prioriterade områden 2011: - Stockholm är en växande storstad med hållbarhet och miljö i fokus - Staden utvecklas med nya och förändrade stadsområden - Stockholm är Sveriges kvalitetskommun

4 SID 4(9) Stockholm The Capital of Scandinavia ska vara med i all kommunikation, internt såväl som externt. Nedan en översikt över hur målen för kommunikation återfinns i stadens målstruktur. För 2011 är målet med stadens kommunikation att förmedla: Kunskap om visionen för stadens framtid Kunskap om och stolthet över att Stockholm är ett internationellt föredöme inom miljö och hållbar stadsutveckling Kunskap om och stolthet över att Stockholm är Sveriges kvalitetskommun Kunskap om att staden kommer att växa och vilka stora projekt staden planerar för att möta utmaningarna det medför Kunskap om att stadens satsning på e-tjänster gör det enklare att vara stockholmare Kunskap om att valfriheten bland stadens tjänster ökar Kunskap om hur man kan jämföra stadens tjänster Kunskap om stadens arbete med kvalitetsutveckling Kunskap om att Stockholms stad erbjuder spännande och utmanande arbeten Kunskap om att det kommunikativa ledarskapet är viktigt för staden

5 SID 5(9) Intressenter Våra intressenter är: Medborgare Brukare och närstående Medarbetare Potentiella medarbetare Näringsliv Politiker Besökare Journalister Opinionsbildare Samarbetspartners Myndigheter och kommuner (nationellt och internationellt) Ideella organisationer Fackliga organisationer Ansvar och roller Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret ansvarar för att samordna och driva arbetet för att samtliga förvaltningar och bolag ska ansluta sin kommunikationsplanering till övergripande kommunikation och budskap. Stadsledningskontoret ansvarar för att årligen utveckla stadens övergripande kommunikationsplan. Prioriterade stadsgemensamma frågor under 2011 är Vision 2030 om ett Stockholm i världsklass Tillsammans skapar vi ett Stockholm i världsklass (internt) Varumärkesstrategi Samordning av stadens kommunikation Stödja kommunikationsaktiviteter där flera förvaltningar ingår Jämför service på stockholm.se ska vara aktuell Bromma stadsdelsförvaltning Huvudprincipen inom Bromma stadsdelsförvaltning är att respektive chef ansvarar för kommunikation och information inom sitt verksamhetsområde till medarbetare, brukare och allmänhet samt övriga intressenter inom staden. Verksamhetsområde administration ansvarar för att årligen utarbeta en kommunikationsplan för förvaltningen.

6 SID 6(9) Stadsdelsförvaltningen ska ha kännedom om, förmedla och bidra till spridning av de övergripande budskapen och i god tid informera stadsledningskontoret om den egna planeringen vad gäller mål, budskap, tid, aktivitet och kanal. Verksamhetsområdeschefer - och enhetschefer Med verksamhetsansvar följer kommunikationsansvar och varje chef ska utifrån sitt ansvarsområde prioritera kommunikationen för att uppnå verksamhetsmålen. Det är varje chefs ansvar att se till att alla medarbetare har den information de behöver för att på bästa och effektivast sätt kunna skapa de effekter vi önskar för de boende i Bromma. Även den medarbetare som är sjuk, föräldraledig eller tjänstledig ska få del av nödvändig information under sin frånvaro. Varje chef på enhetsnivå ansvarar för att kostnaderna för informationsinsatserna ryms inom enhetens budget. Medarbetare Varje medarbetare har ett ansvar att aktivt söka och ta del av den information som finns. Varje medarbetare har också ett ansvar att föra vidare sådant som han eller hon får kunskap om i sitt arbete och som har betydelse för förvaltningen, i första hand till sin närmaste chef. I kommunikationsansvaret ligger också att delge andra medarbetare inom stadsdelsförvaltningen relevant information för att underlätta deras arbete. Förvaltningens informatör Utgångspunkten för informatörens övergripande kommunikationsarbete är kommunikationsplanen som aktualiseras årligen. Informatörens ansvarsområden: Allmänt Huvudredaktör för stockholm.se och intranät Annonsering Affischering Digitalt nyhetsbrev - BrommaNytt Stöd till stadsdelsnämnd och chefer Pressmeddelanden och annan kontakt med media Planera kommunikationsåtgärder för större övergripande frågor Resursperson i kommunikationsfrågor i händelse av kris- eller katastrofsituation Delta i planering, genomförande och marknadsföring av stadsdelsnämndens olika aktiviteter gentemot medborgarna Förvaltningsövergripande broschyrer och foldrar Samarbeta med andra förvaltningar i gemensamma frågor Stödja enheterna i kommunikationsfrågor

7 SID 7(9) Bevaka att förvaltningen följer stadens riktlinjer Bevaka att stadsdelsförvaltningen följer stadens styrdokument inom kommunikationsområdet. Delta i möten som stadsledningskontoret bjuder in till: o nätverk för stadens kommunikations- och informationsansvariga o webbredaktörsmöten för stadens huvudredaktörer Stockholm webb: stockholm.se + intranätet Nyhetsvärdering och nyhetsflöde Bevaka utvecklingen av webb och intranät Support till förvaltningens redaktörer Regelbundet kontrollera att informationen som finns på webbarna är korrekt och aktuell Hålla regelbundna möte med webbredaktörerna Ansvara för att redaktörerna har adekvat utbildning i webbpubliceringsverktyget. Ansvara för att redaktörerna har kunskap i hur man skriver för webb Redaktörer Förvaltningens redaktörer ska ha god kännedom om vad som händer inom enheten och ansvarar för och uppdatera informationen på enhetens sidor på stockholm.se och intranätet enligt Stockholm stads riktlinjer. Redaktörerna tipsar huvudredaktören om nyheter som berör medborgare och medarbetare. De ska vara utbildade i webbverktyget. Redaktören ska vara utsedd av enhetschefen. Aktiviteter 2011 Intern kommunikation Möten Alla enheter har arbetsplatsträffar, planeringsdagar och medarbetarsamtal. Stadsdelsdirektören har varje månad möten med enhetschefer. Intranät Intranätet ska ge medarbetare stöd och information. På intranätet finns bl.a. dokument och arbetsverktyg, tillgång till interna e-tjänster samt minnesanteckningar och dagordning från olika möten i förvaltningen. Stadsgemensam och lokal information finns sida vid sida. Skriftlig information Verksamheterna använder anslagstavlor för att sprida information till medarbetarna. Massutskick av information ska i möjligaste mån undvikas. Informationsfoldrar Veckobrev och månadsbrev från förvaltningsdirektören Extern kommunikation Webbplatsen stockholm.se Stockholm.se innehåller information och e-tjänster som ger medborgarna möjlighet att skaffa sig information och att uträtta sina ärenden på webben.

8 SID 8(9) Webbplatsen är stadens och förvaltningens prioriterade externa kanal. Annonsering En gång i månaden annonserar stadsdelsförvaltningen i lokaltidningen Mitt i Bromma. En helsida med information om kommande nämndmöte samt aktuella beslut och händelser i stadsdelen. Stadens centrala annons samordnas med den lokala för att skapa större uppmärksamhet och en tydlig avsändare. Till detta tillkommer annonsering i särskilda frågor. Nämndmöten Stadsdelsnämnden inbjuder medborgare till dialog och information. Stadsdelsnämnderna har ett särskilt ansvar för att vara en lokal länk mellan medborgare och stadens förtroendevalda. Nämndens råd Genom pensionärsrådet och handikapprådet kan äldre och personer med funktionsnedsättning få information om nämndens ärenden och vara delaktiga i frågor som rör deras levnadsförhållanden. Råden ska ges möjlighet att komma in tidigt i beslutsprocessen och deras synpunkter ska redovisas i beslutsunderlaget till nämnden Prioriterade utvecklingsområden 2011 Prioriterade utvecklingsområden för den interna kommunikationen under 2011 är arbetet med kärnvärdena öppenhet och helhetstänkande. Den effekt vi vill uppnå är en öppen organisation där verksamheten och brukaren sätts i fokus och där organisationen inte utgör ett hinder för ett helhetstänkande. Öppenheten i organisationen, den interna kommunikationen, är avgörande för ett effektivt helhetstänkande. Med tydliga och effektiva informationskanaler skapas en effektiv och lärande organisation. Aktiviteter som ska genomföras är: Veckobrev från stadsdelsdirektören till alla enhetschefer Önskad effekt: Göra förvaltningsledningen mer synlig i organisationen samt nå ut med information om t ex personalförändringar. Information får en officiell status. En annan viktig del är att uppmärksamma enheter som utmärkt sig i utvecklingen av verksamheten. Ansvarig: Staben bereder utkast till stadsdelsdirektören som gör utskicket. Månadsinformation från förvaltningsledningen till alla medarbetare Önskad effekt: Förvaltningsledningen syns i organisationen. Medarbetarna medvetandegörs om att de befinner sig i ett större sammanhang samt att förvaltningsledningen ser och uppmärksammar verksamheter som utmärkt sig på

9 SID 9(9) ett positivt sätt. Information får en officiell status. Medarbetarna uppfattar förvaltningsledningen som öppen med information. Ansvarig: Staben tar fram månadsinformationsblad. Miniseminarier Med start i september kommer alla medarbetare att bjudas in till frukostseminarier första torsdagen i varje månad. Våra egna verksamheter kommer att få berätta om lyckade projekt, arbetssätt och erfarenheter. Lokalerna för seminarierna kommer att vara på olika platser inom förvaltningens verksamheter. En verksamhet kommer inte att hålla sitt seminarium i sitt eget verksamhetsområdes lokaler. Önskad effekt: Att lyfta våra egna verksamheter och sprida goda exempel men också att öppna upp förvaltningen, skapa kontaktytor, besöka varandras lokaler och lägga grunden till ett helhetstänkande med brukaren i fokus. Ansvarig: Staben tar fram förslag på innehåll och vidtalar aktuella enheter/föredragshållare. Ökat fokus på uppdatering av jämför service. Utnämning och utbildning av fler webbredaktörer i förvaltningen. Kontroll två gånger per år av huvudredaktör att informationen uppdateras löpande.. Önskad effekt: Brukare väljer förvaltningens egna verksamheter och befintliga brukare är nöjda med informationen om verksamheten. Ansvarig: Staben och redaktörerna Uppföljning Uppföljningen av arbetet med kärnvärdena öppenhet och helhetstänkande kommer att ske i samband med medarbetarundersökningen. Alla medarbetare kommer att få skatta sig själva, sina kollegor, närmaste chef samt förvaltningsledningen kring graden av öppenhet och helhetstänkande. Användandet av intranätet kommer att följas upp via inloggningsstatistik på ett urval av sidor.