Körjournalslathund för slutanvändare Automile PRO Version 1.2

Körjournalslathund för slutanvändare Automile PRO Version 1.2

Innehåll Varför finns en körjournal?... 3 Automile PRO ersätter en traditionell pappersbaserad körjournal... 3 Skatteverkets krav... 3 Hur Automile löser problemet... 4 Förslag på arbetssätt för dig som förare... 4 Sammanfoga resor... 4 Ändra restyp (privat- eller tjänsteresa)... 5 Anledningen till resan... 7 Månadsrapport (körjournal)... 8 Kartor och färdväg... 9 Mobilapplikation för iphone och ipad... 11 Mobilapplikation för Android och andra smartphones... 12 Komma igång med Android... 13 Integritet, lagar och regler... 17

Varför finns en körjournal? En körjournal finns för att du som förmånsfordonsinnehavare eller använder ett fordon tillhörande ett företag ska kunna stryka om fordonet bara används i tjänsten eller både privat och i tjänsten. Ett fordon som används i privat ska förmånsbeskattas och tankar du även på företagets bekostnad ska du kunna styrka antal körda privata mil för att ta hänsyn till fri bränsleförmån. En körjournal finns alltså för att du vid en skatterevision ska kunna styrka hur fordonet används och för att förenkla hanteringen på ekonomiavdelningen eller hos det leasingbolag bilen är leasad från. Automile PRO ersätter en traditionell pappersbaserad körjournal Automile ersätter en tradionell pappersbaserad körjournal där du behöver lägga ner tid på att registrera varje resa i en körjournal som exempelet nedan. Skatteverkets krav Det finns inget lagkrav på körjournal men det är ditt bevismedel vid en skatterevision för att påvisa hur mycket privat- respektive tjänstekörning du gjort med fordonet och för att undvika förmånsbeskattning av både fordonet och bränslet. Utan en körjournal riskerar man att eftertaxeras om man inte sannolikt att din tidigare lämnade uppgifter är korrekta. En körjournal rekommenderas av Skatteverket att innehålla: Mätarställning vid årets början Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (behövs inte vid privata resor) Hur många kilometer du kört Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades Mätarställning vid årets slut

Hur Automile löser problemet Automile är en liten elektronik enhet som ansluts till fordonets diagnos uttag och registrerar alla resor som görs för att underlätta din hantering. Automile håller även reda på bränsleförbrukning, koldioxidutsläpp, bilens hälsa (om några fel finns i fordonet) med mera. Varje gång du startar fordonet registreras en ny resa med plats (adress), position och tidpunkt. Korta resor eller resor med kortare stopp emellan kan sammanfogas automatiskt för att underlätta antalet resor som görs över en arbetsdag. Automile består av. Hårdvaran, Automile Box (boxen), som ansluts till bilen Webbgränssnitt Automile PRO via https://pro.automile.io Apple iphone och Apple ipad app för tjänstebilsförare Android app för tjänstebilsförare (release Oktober 2014) Förslag på arbetssätt för dig som förare För att underlätta att din körjournal blir så enkel och överskådlig som möjligt ger vi dig här några enkla inställningar vi ber dig att göra innan du börjar använda din körjournal. Sammanfoga resor För att sammanfoga resor automatiskt vid korta stopp kan du ställa in hur många minuters stopp mellan resorna som är acceptabelt för att göra det till en resa. Denna inställning gör du under, Ändra din bil, under vårt webbgränssnittet. Välj, mina fordon (Mina fordon) i vänstra menyn. Välj det fordon du vill ändra detta för och klicka på knappen Ändra (Ändra).

Kryssa i funktionen som beskriver att resor ska sammanfogas och välj tidsperioden för att stopp för att automatiskt sammanfoga resorna Vanliga förekommande frågor Kan jag ångra att en resa är sammanfogad? Ja, om du kontaktar support@automile.io kan vi hjälpa dig med detta. Kan jag se vilka inviduella delresor en sammanfogad resa innehåller? Ja, du kan när du tittar på detaljerna på en resa se vilka delresor den sammanfogade resan innehåller, du kan klicka på resans nummer för att se hur delresan ser ut. Ändra restyp (privat- eller tjänsteresa) Varje gång du startar bilen påbörjas en ny resa och när resan avslutas kontrollerar systemet om den ska sammanfogas med någon tidigare resa. En resa innehåller start körmätarställning, slut körmätarställning, avstånd, körtid och en mängd annan information. För varje sammanfogad eller enskild resa kan du ändra restyp, dvs. om det är en privat- eller tjänstresa och vad anledningen till resan varit. För att underlätta denna hantering finns det två hjälpmedel: 1) Automatisk restyp Ange restyp som ska användas för resor om du inte anger något manuellt, det gör du under Ändra din bil (Ändra).

2) Använda intressepunkter (avancerat) Automile har en funktion som du kan använda för att mellan två kända områden, så kallade zoner kan definiera upp restypen för resan. Exempel är om du alltid gör resor mellan Örebro Stockholm så kan det alltid klassificeras som en tjänstresa. Funktionen intressepunkter når du under vänstra huvudmenyn under alternativet Skapa intresspunkt (Skapa). Intressepunkter är en avancerad funktion vi beskriver vidare i en video på följande länk http://content.automile.io/videos Du kan när som helst ändra restyp om det blivit fel av någon anledning. Vanliga förekommande frågor Varför finns det ingen knapp i bilen där jag kan välja om det är en privat- eller tjänsteresa? Automile bygger på en ny teknik som inte kräver någon installation i fordon och är helt trådlös. Vårt mål är att majoriteten av tjänste- och privatresor ska innehålla rätt restyp med automatik utan att du behöver göra något. I de fall du behöver manuellt ändra restyp kan du använda din smartphone eller webbläsare.

Ibland överrensstämmer inte start adressen med där jag startade? Automile använder en inbyggd GPS för att lokalisera din position. Beroende på mottagningsförhållanden och hur länge fordonet varit igång så kan mottagningen påverka den exakta positionen. Detta påverkar dock inte körsträckan eller körjournal utan påverkar enbart start adressen som används för att förenkla för dig vart du startade. Avvikelsen brukar normalt sett bara vara gatunummer och inte gatuadress. För att även beskriva djupare så använder Automile en teknik som innebär att efter 4 timmar då bilen varit avstängd sätter GPS en i sömnläge för att spara på bilens batteri. Detta sömnläge för att antennstyrkan blir lägre och nästa gång du startar bilen tar det några minuter innan den exakta positionen har hittats. Anledningen till resan Enligt Skatteverkets rekommendationer föreslår dom att man talar om anledningen till resan som bevisbörda vid en revision. Anledningen kan vara en kort notis vem du besökt, företag eller namn som du själv kan använda för att påminna dig vad anledningen var. Anledningen till resan gäller enbart som rekommendation för tjänsteresor och givetvis inte privata resor. Automile kallar denna funktion, resetaggar, dessa taggar kan vara små textuttryck som företagsnamn, personnamn etc. Du ändrar resetaggarna under resan i webbgränssnittet, Välj för resor i huvudmenyn (Resor). Sök sedan redan på din resa via sökrutan i tabellen eller hitta den genom att bläddra i tabellen: När du hittat din resa klickar du på Visa resa (Visa resa). Bland detaljerna för resan hittar du avsnittet Information (info) där du kan lägga till och ta bort resetaggar som exemplet nedan.

Månadsrapport (körjournal) Varje månad får du som standard ett e-post meddelande innehållande din körjournal i Excel- och PDFformat men du kan även när som helst ta ut en rapport via webbgränssnittet för en eller flera månader. Månadsrapporten är byggd för att vara en komplett körjournal som uppfyller Skatteverket råd om hur en körjournal ska vara utformad. Rapporten är utformad för att kunna ändras och skrivas ut och lämnas till den avdelning som hanterar fordonsfrågor på ditt företag. Excel-filen kan ändras om något är felaktigt eller du vill ta bort information om dina privata resor innan du lämnar den till din arbetsgivare. Körjournalen innehåller Resenummer (om det är en sammanfogad resa saknas resenumret eftersom det består av flera resor) Mätarställning när resan startade Mätarställning när resan avslutades När resan påbörjades (datum/tid) När resan avslutades (datum/tid) Start adress Stopp address Körsträcka Körtid Bränsleåtgång Noteringar (resetaggar) Restyp (Tjänst / Privat / Annat)

Vanliga förekommande frågor Ibland överensstämmer inte start adressen med där jag startade? Automile använder en inbyggd GPS för att lokalisera din position. Beroende på mottagningsförhållanden och hur länge fordonet varit igång så kan mottagningen påverka den exakta positionen. Detta påverkar dock inte körsträckan eller körjournal utan påverkar enbart start adressen som används för att förenkla för dig vart du startade. Avvikelsen brukar normalt sett bara vara gatunummer och inte gatuadress. För att även beskriva djupare så använder Automile en teknik som innebär att efter 4 timmar då bilen varit avstängd sätter GPS en i sömnläge för att spara på bilens batteri. Detta sömnläge för att antennstyrkan blir lägre och nästa gång du startar bilen tar det några minuter innan den exakta positionen har hittats. Mätarställningen avviker från bilens mätarställning varför? Automile försöker om det är möjligt att hämta fordonets mätarställning elektroniskt. Om bilens inte stödjs eller erbjuder denna funktion så beräknas vi mätarställning baserat på alla resor som är gjorda. Resornas längd kalkyleras utifrån hastighetsmätaren som är det mest tillförlitliga sättet då en GPS saknar täckning i exempelvis tunnlar. Vi har under de tusentals tester vi gjort visat på att körmätarställning vid denna kalkylering inte avviker mer än 3% vilket är fullt acceptabelt eftersom inte ens bilens mätarställning är nogrannare. Fordonets mätarställning påverkas av hjuldiameter och är således inte heller fullt korrekt. Denna avvikelse i mätarställning påverkar inte din bevismöjlighet vid en revision utan är tillräcklig tillförlitlig. Kartor och färdväg Automile erbjuder idag Google Maps via webbgränssnittet och via din smartphone finns både Google Maps och MapBox att välja bland.

En översiktlig karta visar dig färdvägen där den röda ikonen visar start och den svarta cirkeln vart resan avslutades. En vanlig fråga som kommer är när man zoomar på vissa resor i kartan som exemplet nedan att resvägen inte följer exakt den väg man valt. Den blåa linjen visar enhetens GPS positionen och den röda visar den väg som fordonet färdades på. Som du ser avviker alltså bilens position från vägen de första minutrarna.

Anledningen till detta är om bilen varit parkerad längre än 4 timmar så sätter vi den inbyggda GPSmottagaren i sömnläge för att dra så lite energi som möjligt ur bilens batteri. Under väldigt kalla vintersäsonger i vissa länder har det visat sig att korta resor drar väldigt hårt på batteriet och Automile har därför valt att vara restriktiva hur bilbatteriet används i alla typer av klimat utan att påverka din möjlighet att få igång bilen. Vi övervakar till och med bilbatteriet och stänger av vår elektronik om bilens batteri är för svagt. Vi väljer därför efter 4 timmar att placera enhetens GPS i sömnläge tills du startar bilen igen. Det kommer betyda att det behövs 5-10 minuter innan upplösningen blir tillräckligt hög för att verkligen vara några meter nära vägen. Exemplet ovan visar exakt på denna funktion. Detta påverkar överhuvudtaget inte körsträckan som hela tiden beräknas på hastighetsmätaren och inte GPS positionen. GPS positionen finns på en karta för att översiktligt visa dig färdvägen och har inget annat syfte för de kunder som använder Automile PRO som en elektronisk körjournal. Om du startar och stannar på korta sträckor kommer alltså bara den första delen av den första sträckan påverkas av detta. Kunder som använder Automile för att hantera ruttplanering och ruttoptimering har möjlighet att få en annan konfiguration där GPS mottagaren inte sätts i standby efter 4 timmar. Det bör dock tilläggas att bud-, taxi- och andra transportfordon sällan har detta problem då de inte parkerade särskilt länge under sin arbetsperiod. Mobilapplikation för iphone och ipad Automile erbjuder Automile PRO för både iphone och ipad och finns tillgänglig under Apple Appstore under namnet Automile PRO. Automile PRO fungerar för iphone 4S och nyare med ios version 7.0 eller nyare.

Automile PRO för ios är utvecklad för tjänstebilsförare som vill hantera sina resor enkelt och få en enkel vy över sin bil och hur den mår. De funktioner som idag finns är följande: Söka och titta på alla historiska resor Klassificera resor (tjänst- och privat) Skriva resetaggar (noteringar) Bilens skick, batteri, servicelampa och eventuella fel Enkel statistik tre senaste månaderna Möjligheten att skapa notiser om något inträffar med bilen Ändra inställningar för din bil Ändra inställningar för din profil Mobilapplikation för Android och andra smartphones Automile har även en mobilapplikation för Android (passar även alla andra mobiltelefoner) som är speciellt framtagen för att ge dig som bara vill sköta din körjournal det allra enklaste gränssnittet. De funktioner som finns tillgängliga i mobilversionen är: Bläddra bland alla resor, adress, tid, körsträcka och restyp (tjänst, privat eller annat) Titta på detaljerna på enskilda resor, ändra restyp, lägga till eller ta bort anteckning. Karta över färdvägen för att du enklare ska veta vad det var för resa. Ändra restyp på alla dagens resor till tjänste- eller privatresa.

Om du behöver flera funktioner rekommenderar vi antingen Automile PRO för iphone eller ipad samt för webbläsaren via http://pro.automile.io. Komma igång med Android Exemplet nedan visar hur man kommer igång med mobilapplikationen på en Samsung Galaxy Trend Plus, samma gälla för nästan samtliga Android baserade telefoner oavsett version och ålder. Steg 1 Öppna webbläsaren på telefonen och skriv in adressen m.automile.io. Du kommer komma till inloggningssidan där du fyller i ditt vanliga användarnamn och lösenord. Har du glömt bort ditt lösenord går du till http://pro.automile.io för att hämta ett nytt lösenord.

Steg 2 Innan du gör något annat är det ett tips att lägga till mobilapplikationen till din hemskärm, detta gör att du snabbare når den i framtiden, dessutom optimeras upplösningen bättre om den startas från hemskärmen. Klicka på menyknappen på din telefon, den sitter till vänster om startknappen i mitten, se bilden nedan. Följ sedan de två stegen nedan för att lägga upp mobilapplikationen på hemskärmen. När du är klar startar du appen från hemskärmen innan du fortsätter i steg 3.

Steg 3 När du nu öppnar mobilapplikationen från hemskärmen kommer du se att den fyller upp hela skärmen förutom statusraden högst upp, detta gör att det blir enklare för dig att hantera funktionerna. Nedan beskriver vi kort hur du bläddrar bland dina resor. Snabbvalet är för att du snabbt ska kunna bestämma att alla resor du hittills gjort idag är av en viss typ. Exempelvis om du kört halva dagen i tjänsten så trycker du bara vid lunchtid på tjänst så sätts alla resor som tjänsteresa automatiskt. För att besöka en resa i detalj, ange anteckningar och sätta resetyp klickar du på resans rad och fortsätter i steg 4. Steg 4 När du klickat på en resa får du upp detaljerna enligt nedan. Du kan snabbt säga vilken restyp det är genom att välja någon av de gröna knapparna Tjänst / Privat / Annat. Du ser startadressen, stoppadressen, färdvägen och körsträckan. När du växlar mellan Tjänst / Privat / Annat så sparas detta automatiskt direkt.

En vanlig fråga är vad annat betyder, det kan vara så att du vill att alla resor som sker automatiskt ska vara satta till annat så du ska veta vilka du valt som tjänst- och privatresa och har kvar att bestämma typen av till senare. Ett annat ord för annat är obestämt/okänt. Längst ner hittar du en ruta för anteckningar som du kan läsa mera om i steg 5. Steg 5 Skatteverkets rekommendation för körjournaler är att du bör ange anledningen till en tjänsteresa genom en kort kommentar, exempelvis vem du besökte (företag, namn eller liknande). Detta kan du göra längst ner på resan. Om du scrollar nedanför kartan i steg 4 kommer du se ett fält för anteckningar. Du anger anteckningar genom att klicka i fältet varvid tangentbordet kommer visas. Ange korta noteringar och välj retur på tangentbordet om du vill separera dina korta anteckningar. Det finns ingen spara knapp eftersom dina anteckningar sparas automatiskt så snart du trycker på retur på tangentbordet.

Integritet, lagar och regler Automile värnar om din personliga integritet och företagets behov att reducera och förenkla administrativa processer. Bägge dessa ska vägas mot varandra och Automile uppfyller idag behovet av skyddad personlig integritet, lagar och regler för både ditt skydd men även för att förenkla din vardag och arbetsgivarens krav på att uppfylla lagar och regler. Före februari 2014 var rättsläget oklart kring körjournaler och behovet av samtycke mellan arbetstagare och arbetsgivare. Från februari kom dock Datainspektion ut med informationsbrev och beslut i ett tillsynsärende som klargjorde frågor om personlig integritet. Automile har anpassat sitt system för att passa in i dessa råd och detta inkluderar bland annat Begränsa sig till uppgifter som endast indirekt pekar ut en individ. Automile lagrar uppgifter kopplade till ett fordon som indirekt kan kopplas till en individ och vi minimerar således mängden uppgifter i systemet.

Begränsa sig till uppgifter som är mindre känsliga. Automile skickar varje månad ut en körjournal som du som arbetstagare kan skriva ut, därefter kan du välja att radera all information. Den information som används är till för att förenkla hanteringen för dig och arbetsgivaren för fordon. Ersätta namn, till exempel med psedonymer. Automile kräver inget annat än en e-post adress för en registrering. Därför uppfyller Automile kravet om begränsa mängden personuppgifter. Inte rutinmässigt ha med personnummer i sina system. Automile lagrar aldrig personnummer i sina system. Begräsning av åtkomst. Automile ger normalt sett aldrig någon annan åtkomst än direkt till individen till fordonet (föraren) och den som ansvarar för fordonsfrågor inom företaget. Automile sparar även alla inloggningar och vad som sker i systemet. Kryptering och skydd av uppgifter. Automile skyddar all kommunikation genom industriell kryptering av högsta klass. Vi sparar aldrig heller lokala uppgifter i mobila terminaler eller i webbläsare. Vanliga förekommande frågor Måste färdvägen sparas, jag känner att det inkräktar på min personliga integritet? Nej, du kan själva välja om inte färdvägen ska finnas med i din körjournal. Då registreras bara start och stopp adress. Kontakta support@automile.io för att ta bort denna funktion. Hur länge lagras uppgifterna? Så länge du är kund hos Automile lagras uppgifter så länge lagens krav sträcker sig (i dagsläget 7 år). Däremot så gallras data var 12:e månad då uppgifter som inte behövs för körjournalen vilket idag inkluderar resvägen (dvs. vilken väg du kört mellan start adressen och stopp adressen). Kan jag själv radera allt uppgifter? Din arbetsgivare och du kan meddela oss att data ska raderas. Du kan själv däremot enbart gallra data, dvs. radera sådant data som inte behövs för att arbetsgivaren ska uppfylla krav enligt lagar och regler. Idag omfattar denna gallring resvägen.