1. Kulturplanen 2. Sjöfartsmuseet 3. Liv och hälsa ung 4. Samverkan Campus och föreningsliv 5. Visitoxelosund.se /visitsormland.se

KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kultur- och fritidsnämnden Tid och plats: Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde 2014-12-12 kl. 12.00 på Koordinaten, stora mötet Lotta Johnsson Fornarve Ordförande Johan Karlsson Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Sid Nr KFN.2014.4 Ordföranden informerar Nr KFN.2014.4 Kultur- och fritidsförvaltningens information Nr KFN.2014.17 Nr KFN.2014.19 1. Kulturplanen 2. Sjöfartsmuseet 3. Liv och hälsa ung 4. Samverkan Campus och föreningsliv 5. Visitoxelosund.se /visitsormland.se Information om ansökan av medel till verksamhetsutveckling - fritidsgården Information om kultur- och fritidsnämndens begäran om att få kännedom om nya fastighetsrapporter Nr KFN.2014.7 Ekonomisk uppföljning november 3 Nr KFN.2013.45 Uppföljning av intern kontrollplan 2014 7 Nr KFN.2014.34 Intern kontrollplan 2015 18 Nr Nr Nr Nr KFN.2014.39 KFN.2014.8 KFN.2014.10 KFN.2014.35 Nr KFN.2014.36 Beslutsnivå för taxor och avgifter Extra föreningsbidrag Mål och budget Uppföljning av policy för målstyrning och roller Sammanträdesdagar för kultur- och fritidsnämnden 2015 Nr KFN.2014.16 Avslut av driftavtal Ramdalens idrottsplats 82 Nr KFN.2014.37 Revidering av reglemente 114 Nr KFN.2014.38 Val av personuppgiftsombud enligt PuL 36 116 Nr KFN.2014.6 Delgivningar 119 22 32 35 67 79

KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kultur- och fritidsnämnden Nr KFN.2014.4 Ledamöternas frågor

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Uppföljning för november kultur- och fritidsnämnden 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut: Godkänna redovisning av ekonomisk verksamhetsrapport 2. Sammanfattning Kultur- och fritidschefen och administrativ handläggare presenterar ekonomisk rapport. Prognosen för hela året är +288 tkr. Månadens resultat är +388 tkr. 3. Ärendet Driftbudget: Intäkter för sålda biljetter till höstens evenemang finns med i redovisningen. Alla evenemang har inte varit än och därmed har vi inte fått alla kostnader. Överskott från sponsorsintäkter för kultur ska täcka höstens evenemang, 25 tkr. Ökad sjukfrånvaro och inga vikarier ger just nu ett överskott i personalbudgeten 295 tkr. Personalförstärkning, ca 15-20 tim/v, har påbörjats och kommer att fortsätta året ut. Kostnader: Städkostnader uppräknade i budgeten för 2014 men utfallet blir lägre, 24 tkr. Noggrann kontroll på driftskostnaderna på idrottsplatsen har gjort att befarat underskott inte blir lika stort, 30 tkr. Stort behov av åtgärder för slitage på Koordinatens förbrukningsinventarier. Arbetet har påbörjats och fortsätter under hösten. Kostnader för skadegörelse på fönster vid Koordinatens entré kan tillkomma, 50 tkr. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 2(2) Risker för 2014 1. Ökad övertid men svårt att ta ut den i ledighet skapar en möjlig brist på återhämtning. Åtgärd förstärka personalstyrkan under hösten. Kultur- och fritidsnämndens prognos för 2014 är 288 tkr. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Utifrån ovanstående genomgång godkänna uppföljningen. Beslutsunderlag: Tjänsteskrivelse, daterad 2014-11-17 Uppföljning av driftbudget för oktober för kultur- och fritidsnämnden Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Pia Westlin Administrativ handläggare Beslut till: Kommunstyrelseförvaltningen (FÅ) Kultur- och fritidschefen (FK) Administrativ handläggare (FK) Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Kultur- och fritidsnämnden november 2014 Verksamhetsrapport V2 helårsprognos Helårsprognos 2014 Bokslut 2013 Verksamhet Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse 11 Stöd till pol partier 475 0-455 20 465 0-451 14 24 Turism, konsumentinfo 1 073 17-1 053 37 1 041 24-1 043 22 30 Gemensam administration 794 0-774 20 793 0-720 73 32 Fritid 1 952 0-1 932 20 1 945 0-2 083-138 33 Kultur 7 212 994-8 028 178 7 120 1 004-8 311-187 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 14 215 476-14 659 32 14 844 236-14 946 134 35 Fritidsgård 2 137 75-2 197 15 2 094 60-2 291-137 36 Café/uthyrning 0 1 123-1 156-33 -40 1 326-1 166 120 44 Grundskola 0 0 0 0 0 41-51 -10 27 858 2 685-30 255 288 28 263 2 690-31 062-109 Ansvarsrapport RR per Kontogruppering Årsbudget Årsprognos Diff Ack budget Ack utfall Ack diff I Intäkter Avgifter 31100-31990 383 522 139 351 509 158 I Intäkter Bidrag 35100-35999 894 961 67 820 825 5 I Intäkter Övrigt rest kkl 3 1 217 1 202-15 1 116 1 110-5 I Intäkter Anslag 39990 27 858 27 858 0 25 674 25 674 0 Summa: I Intäkter 30 352 30 543 191 27 960 28 118 158 K Kostnader Personal 50000-56330 -8 292-8 080 212-7 598-7 303 295 K Kostnader Lokaler 60110-20,46410-14 557-14 512 45-13 344-13 274 70 K Kostnader Köp av verksamhet 46300-80 -999-999 0-916 -941-25 K Kostnader Övrigt rest kkl 4-8 -6 504-6 664-160 -6 099-6 209-110 Summa: K Kostnader -30 352-30 255 97-27 957-27 727 230 RAPPORTTOTAL 0 288 288 3 390 388 Kommentarer:

Intäkter för sålda biljetter till höstens evenemang men fakturor för alla evenemang har inte kommit än. Överskott från sponsorsintäkter för kultur ska täcka höstens evenemang, 25 tkr. Ökad sjukfrånvaro och inga vikarier ger just nu ett överskott i personalbudgeten 295 tkr. Personalförstärkning, ca 15-20 tim/v, har påbörjats och kommer att fortsätta året ut. Städkostnader uppräknade i budgeten för 2014 men utfallet blir lägre, 24 tkr. Noggrann kontroll på driftskostnaderna på idrottsplatsen har gjort att befarat underskott inte blir lika stort, 30 tkr. Stort behov av åtgärder för slitage på Koordinatens förbrukningsinventarier. Arbetet har påbörjats och fortsätter under hösten. Kostnader för skadegörelse på fönster vid Koordinatens entré kan tillkomma, 50 tkr. Risker för 2014 1. Ökad övertid men svårt att ta ut den i ledighet skapar en möjlig brist på återhämtning. Åtgärd förstärka personalstyrkan under hösten. Kultur- och fritidsnämndens prognos för 2014 är 288 tkr. Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef

Oxelösunds kommun Intern kontrollplan 2014 Kultur och fritid Nr Rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Rapport till Konsekvens/ Sannolikhet Varaktiga kontroller Antagen av kultur- och fritidsnämnden 2013-12-10 2013-12-10 1 Uppföljning av verksamhetsplan, Verksamheten bedrivs enligt den politiskt beslutade handlings/aktivitets-pl verksamhets-planen aner och mått/nyckeltal 2 Avstämning mot centralt fastställd budgetram, internbudget 3 Uppföljning av ekonomiskt resultat och åtgärdsplan vid avvikelser 4 Uppföljning av investeringar och åtgärdsplan vid avvikelser Kostnader och intäkter i nämndens internbudget stäms av med redovisningen Kostnader och intäkter jämförs med budget (enligt anvisningar och tidplan) Beslutade ekonomiska ramar och projektplan för investeringen följs Verksamhetschef Skriftlig rapport 2 gånger/år (delårsrapport, bokslut) Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Skriftligt dokument 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Ekonom / Adm handläggare Skriftlig rapport 5 gånger/år Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Skriftlig rapport 4 gånger/år Kultur- och fritidsnämnden 6 4 12 12 Utbytbara kontroller 5 Uppföljning av verksamheten på Ramdalens fritidsanläggningar 6 Uppföljning av det systematiska säkerhets- och arbetsmiljöarbetet på Koordinaten Uppföljning av satsningar på Ramdalens fritids-anläggningar Personalens arbetsmiljö är bra utifrån kommande organisationsförändringar Verksamhetschef Tema på ett samman-träde förlagt till Ramdalen 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Skriftlig rapport 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden

7 Hantering av allmänna handlingar inom Kultur- och fritidsförvaltningen 8 Uppföljning av verksamheten på Stjärnholms ridanläggning Säkerställa att lagar och riktlinjer för dokument-hantering följs Uppföljning av verk-samheten och avtal med Stjärnholms ryttarförening Verksamhetschef Ordförande i Kulturoch fritidsnämnden Verksamhetschef Tema på ett samman-träde med information från Kommunstyrelse-förvaltning en Revidering av dokumenthanteringsplan för Kultur- och fritids-förvaltningen Tema på ett samman-träde förlagt till Stjärnholm 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden

Kultur- och fritidsnämnden Rapportering intern kontrollplan Rutin Uppföljning av det systematiska säkerhets- och arbetsmiljöarbetet på Koordinaten Kontrollmoment Personalens arbetsmiljö är bra utifrån kommande organisationsförändringar Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan X ja nej Resultat av genomförd kontroll, rapportering av avvikelser Risk för svårigheter att ta ut innestående övertid rapporterades i samband med delårsrapporten. (Ökad sjukfrånvaro och inga vikarier vid ledigheter/annat arbete). Förstärkning på personalsidan under hösten, ca 20 tim/vecka. Rapport på kultur- och fritidsnämnden sammanträde 2014-11-17. Säkerhetsutbildning för all personal i april (Räddningstjänsten). Utbildning i att hantera hot och våld för all personal i april (kommunstyrelseförvaltningen). Planerad föreläsning för all personal 141215 Hjärnan på jobbet (kommunstyrelseförvaltningen). Utbildningar för all personal (med beviljade medel ur kommunens säkerhets- och arbetsmiljöfond): Paus-yoga i september HLR och hjärtstartare i september/oktober Inspektion från Arbetsmiljöverket 141029 för att uppmärksamma arbetsrelaterad stress, sociala och organisatoriska risker i arbetet, finns förebyggande arbete? Inspektionen lämnade inte någon anmärkning. Arbetsmiljö är en stående punkt på APT. Sammanställning över tillbuds- och skadeanmälningar görs varje år. Kommunens riktlinjer och rutiner för arbetsmiljö, säkerhet och hälsa följs. Datum Underskrift 2014-11-19 Conny Zetterlund Pia Westlin

Kultur- och fritidsnämnden Rapportering internkontrollplan Rutin Hantering av allmänna handlingar inom kultur- och fritidsförvaltningen Kontrollmoment Säkerställa att lagar och riktlinjer för dokumenthantering följs Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan X ja nej Resultat av genomförd kontroll, rapportering av avvikelser Information från kommunstyrelsens kansli om nämndsammanträden och offentlighet och sekretess under 2013. Nämnden ska följa upp med en diskussion. Uppföljning var planerad under 2014 men är inte genomförd. Revidering av dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsförvaltningen var planerad att genomföras under 2014 men är inte genomförd. Datum Underskrift 2014-11-19 Conny Zetterlund Pia Westlin

Tjänsteskrivelse Datum 2014-10-31 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Intern kontroll rapport angående personalens arbetsmiljö 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut: Godkänna rapporten 2. Sammanfattning I utbytbara kontroller i den interna kontrollen för 2014 ska kultur- och fritidschefen under året göra en rapport om personalens arbetsmiljö utifrån organisationsförändringarna. 2014 är ett år med många händelser och aktiviteter, vilket har medfört en hög arbetsbelastning. Personalens inarbetade tid har inte varit lätt att ta ut i ledig tid. Under året har personalstyrkan till viss del varit underbemannad men förstärkning har även genomförts. 3. Ärendet Under hösten har viss förstärkning gjorts och försök att planera ledigheter. Vi kommer att följa statistiken över inarbetad tid och även ta med det i bokslut och intern kontroll 2014. Styrkan hos Koordinaten är att arbetsuppgifter är flexibla och intressanta samt att det finns ett strategiskt tänkande kring organisation och arbetssätt. Svårigheterna är att högt engagemang kan leda till en känsla av otillräcklighet. Arbetsmiljöverket har genomfört en inspektion av Koordinatens sociala och organisatoriska risker (t.ex. stress) den 29 oktober i år. Inspektionen genomfördes utan anmärkning. Detta är ett mycket gott resultat. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår att rapporten godkänns. 5. Koppling till andra beslut och mål KFN 2014 82 6. Konsekvenser Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-10-31 Beteckning 2(2) Ekonomi Ökade sjuktal leder till ökade kostnader. Att arbeta förebyggande motverkar ökade kostnader. Beslutsunderlag: daterad 2014-11-17 Intern kontrollplan 2014 Tjänsteskrivelse, Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschefen (FÅ) Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Kultur- och fritidsnämnden Rapportering intern kontrollplan Rutin Uppföljning av verksamheten på Ramdalens fritidsanläggningar Kontrollmoment Resultat av tidigare investeringar och satsningar på Ramdalens fritidsanläggningar Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan X ja nej Resultat av genomförd kontroll, rapportering av avvikelser Kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2014-04-22 var förlagt till Ramdalens Bad och Sport. Presentation och genomgång av verksamheten av platschef Torbjörn Koch. Regelbundna dialogmöten mellan föreningen OIK och kultur- och fritidsförvaltningen under året när det gäller Ramdalens idrottsplats. Arbete pågår med hur drift och skötsel av idrottsplatsen ska ske framöver. Datum Underskrift 2014-11-19 Conny Zetterlund Pia Westlin

Kultur- och fritidsnämnden Rapportering intern kontrollplan Rutin Uppföljning av verksamheten på Stjärnholms ridanläggning Kontrollmoment Uppföljning av verksamheten och avtal med Stjärnholms ryttarförening Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan X ja nej Resultat av genomförd kontroll, rapportering av avvikelser Rapport om att avtalet är klart på kultur- och fritidsnämndens sammanträde 140422. Planerat temasammanträde förlagt till Stjärnholm är inte genomfört. Under året har problem med stallets tak uppstått. Kommunstyrelseförvaltningen och Kustbostäder har haft dialog med föreningen om detta. Datum Underskrift 2014-11-19 Conny Zetterlund Pia Westlin

Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 2014-12-12 OXL2 00 v 1.0 2012-06-07 Kultur- och fritid Kultur- och fritidschef Conny Zetterlund Telefon 0155-38356, 070-3970842 Fax 0155-38353 conny.zetterlund@oxelosund.se Kultur- och fritidsnämnden Intern kontroll 2014, Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut 1 Godkänna uppföljningen av intern kontrollplan för 2014 2 Den interna kontrollen av allmänna handlingar genomförs 2015 1. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har antagit intern kontrollplan för 2014. Uppföljning av den interna kontrollplanen för 2014 har genomförts utom för en av de utbytbara kontrollerna. Den ej genomföra kontrollen av allmänna handlingar föreslås flyttas över till 2015. Slutlig uppföljning görs i bokslutet. 2. Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har antagit intern kontrollplan för 2014. Intern kontrollplan innehåller en uppdelning i varaktiga och utbytbara kontroller. Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan och beslutet om de fyra områden som skall följas upp mera noggrant under 2014. En av de utbytbara kontrollerna är inte utförd hantering av allmänna handlingar Den föreslås flyttas till nya kultur- och fritidsnämnden 2015. Uppföljningen av 2014 års interna kontrollplan ligger till grund för beslut om intern kontrollplan för 2015. 3. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen av intern kontrollplan för 2014. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2014-12-12 Intern kontrollplan för 2014 Rapport, hantering av allmänna handlingar inom kultur- och fritidsförvaltningen Rapport, uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på Koordinaten Rapport, uppföljning av verksamheten på Ramdalens fritidsanläggningar Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Koordinaten, Järntorget 7 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 Kultur och fritid 613 81 OXELÖSUND 0155-383 53 (fax) koordinaten@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2 (2) Datum 2014-12-12 Rapport, uppföljning av verksamheten på Stjärnholms ridanläggning Rapport, uppföljning av systematiska säkerhetsarbetet KFN 2014:47 Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschef (FÅ) Administrativ handläggare Kultur- och fritidsförvaltningen(fk) Kommunstyrelse (FK)

Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 2014-12-12 OXL2 00 v 1.0 2012-06-07 Kultur- och fritid Kultur- och fritidschef Conny Zetterlund Telefon 0155-38356, 070-3970842 Fax 0155-38353 conny.zetterlund@oxelosund.se Kultur- och fritidsnämnden Intern kontrollplan 2015 för Kultur- och fritidsnämnden 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Anta förslaget till intern kontrollplan för 2015 2. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har antagit en intern kontrollplan för 2014. Inför 2015 har en ny risk- och väsentlighetsanalys gjorts. Nytt förslag till intern kontrollplan 2015 har upprättats. 3. Ärendet En risk- och väsentlighetsanalys har gjorts. En sammanställning av rutiner som kan bli aktuella för granskning presenteras i underlaget. Uppföljning av intern kontrollplan för 2014 är också ett underlag för intern kontrollplan 2015. Internkontrollplan ingår i kultur- och fritidsnämndens verksamhetsplan. 4.1 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår att kultur- och fritidsnämnden antar förslaget till intern kontrollplan för 2015 utifrån risk- och väsentlighetsanalys. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2014-12-12 Förslag till intern kontrollplan 2014, daterad 2014-12-12 Risk- och väsentlighetsanalys, daterad 2014-12-12 Conny Zetterlund Kultur och fritidschef Pia Westlin Administrativ handläggare Beslut till: Kultur- och fritidschef (FÅ) Kommunstyrelseförvaltningen (FK) Administrativ handläggare (FK) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Koordinaten, Järntorget 7 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 Kultur och fritid 613 81 OXELÖSUND 0155-383 53 (fax) koordinaten@oxelosund.se

Nr Rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Rapport till Konsekvens/ Sannolikhet Varaktiga kontroller Intern kontrollplan Oxelösunds kommun Kultur och fritid Förslag för 2015 2014-11-19 1 Uppföljning av verksamhetsplan, Verksamheten bedrivs enligt den politiskt beslutade handlings/aktivitets-pl verksamhets-planen aner och mått/nyckeltal 2 Avstämning mot centralt fastställd budgetram, internbudget 3 Uppföljning av ekonomiskt resultat och åtgärdsplan vid avvikelser 4 Uppföljning av investeringar och åtgärdsplan vid avvikelser Kostnader och intäkter i nämndens internbudget stäms av med redovisningen Kostnader och intäkter jämförs med budget (enligt anvisningar och tidplan) Beslutade ekonomiska ramar och projektplan för investeringen följs Verksamhetschef Skriftlig rapport 2 gånger/år (delårsrapport, bokslut) Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Skriftligt dokument 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Ekonom / Adm handläggare Skriftlig rapport 5 gånger/år Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Skriftlig rapport 4 gånger/år Kultur- och fritidsnämnden 6 4 12 12 Utbytbara kontroller 5 Uppföljning av verksamheten på Ramdalens fritidsanläggningar 6 Uppföljning av det systematiska säkerhets- och arbetsmiljöarbetet på Koordinaten Uppföljning av satsningar på Ramdalens fritids-anläggningar Personalens arbetsmiljö är bra utifrån kommande organisationsförändringar Verksamhetschef Tema på ett samman-träde förlagt till Ramdalen 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden Verksamhetschef Skriftlig rapport 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden 7 Hantering av Säkerställa att lagar och Verksamhetschef Tema på ett samman-träde 1 gång/år Kultur- och

allmänna handlingar inom Kultur- och fritidsförvaltningen 8 Uppföljning av verksamheten på Stjärnholms ridanläggning riktlinjer för dokument-hantering följs Uppföljning av verk-samheten och avtal med Stjärnholms ryttarförening Ordförande i Kulturoch fritidsnämnden Kommunstyrelse-förvaltning med information från en Verksamhetschef Revidering av dokumenthanteringsplan för Kultur- och fritids-förvaltningen Tema på ett samman-träde förlagt till Stjärnholm fritidsnämnden 1 gång/år Kultur- och fritidsnämnden

Oxelösunds kommun Intern kontrollplan 2014-11-19 Kultur och fritid Risk- och väsentlighetsanalys Nr Rutin Kontrollmoment Konsekvens Varaktiga kontroller (1 4) Sannolikhet (1 4) Konsekvens/ Sannolikhet 1 Uppföljning av verksamhetsplan, handlings/aktivitetsplaner och mått/nyckeltal 2 Avstämning mot centralt fastställd budgetram, internbudget 3 Uppföljning av ekonomiskt resultat och åtgärdsplan vid avvikelser 4 Uppföljning av investeringar och åtgärdsplan vid avvikelser Utbytbara kontroller 5 Verksamheten bedrivs enligt den politiskt beslutade verksamhetsplanen Kostnader och intäkter i nämndens internbudget stäms av med redovisningen Kostnader och intäkter jämförs med budget (enligt anvisningar och tidplan) Beslutade ekonomiska ramar och projektplan för investeringen följs 3 2 6 4 1 4 4 3 12 4 3 12 Kommentarer Nr Rutin Dokumentation av de olika rutinernas risker och konsekvenser Varaktiga kontroller 1 Uppföljning av verksamhetsplan, handlings/aktivitetsplaner och mått/nyckeltal 2 Avstämning mot centralt fastställd budgetram, internbudget 3 Uppföljning av ekonomiskt resultat och åtgärdsplan vid avvikelser 4 Uppföljning av investeringar och åtgärdsplan vid avvikelser Utbytbara kontroller 5 All personal inte har kunskap om verksamhets- och handlingsplaner. Konsekvensen blir att man inte arbetar utifrån verksamhets- och handlingsplan. Internbudget upprättas inte enligt given budgetram. Ett underskott uppstår. Om redovisningen inte följer internbudgeten blir det svårt för attestansvariga och förtroendevalda att ta sitt resp ansvar. Månadsuppföljningar blir inte gjorda samt oförutsedda kostnader uppstår. Om inte åtgärdsplan görs så innebär detta ökade kostnader och ett budgetunderskott. Ekonomiska ramar och projektplan inte följs upp löpande. Risken innebär ökade kostnader och ett budgetunderskott.

Bruttolista K S Handläggning av föreningsbidrag och bidrag till studieförbund följer gällande regler. 4 1 5 Upprättande av avtal. 3 2 5 Uppföljning av verksamheten på fritidsanläggningar (bad- och sporthall, Ramdalens idrottsplats och stallet i Stjärnholm). Åtstramningar av ekonomin och konsekvenser. Arbetet med besöksnäringsgruppen stannar upp, ekonomiska medel för utveckling och projekt är flyttade till KSF. Ökade och förändrade krav på administration. Delegation, anmälan och rapportering. 2 2 4 Följa ramavtal och upphandling/tjänstekoncession enligt LOU och kommunens riktlinjer. 3 2 5 Attest- och redovisningsreglemente följs. 4 1 5 Leverantörs- och kundfakturor följer avtal och regler. 3 1 4 Rutiner för dagskassor och kontanthantering följs. 4 2 6 Redovisning av egen försäljning, förmedlingsförsäljning och användande av kommunens betalkort. 4 2 6 Följa taxor och avgifter. 3 3 6 Ansvar för Oxelösunds kommuns konstsamling. Att det systematiskt säkerhets- och arbetsmiljöarbetet genomförs. Rapport av skador, tillbud, riskbedömning och handlingsplan Följa reglerna för representation. 3 2 5 Hanterande av allmänna handlingar t.ex. registrering. 4 2 6 Korrekta löneunderlag, rapportering och avvikelser. 4 2 6 Säkerställa att utlånade media lämnas tillbaka. 2 4 6 Barn- och ungdomsaktiviteter skall vara drogfria. 4 1 5 Följa policy för sponsring och samarbete. 3 2 5 Följa riktlinjer om muta och bestickning. 4 2 6

Sammanträdesprotokoll Blad 1 Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2013-09-25 Kf 87 Dnr KS.2013.94 Beslutsnivå för taxor och avgifter Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att samordna en utredning av vilka taxor som kan delegeras och vilka villkor som ska vara förenade med delegationen. Sammanfattning Kommunstyrelseförvaltningen har översiktligt utrett vilka kommunala taxor som ska beslutas av fullmäktige och vilka taxor som kan överlåtas åt kommunens nämnder att själva fastställa. Kommunstyrelseförvaltningen ser inte några omedelbara behov av att ändra hanteringen av avgifter och taxor. Förvaltningen konstaterar emellertid att det finns möjlighet att delegera ansvaret för vissa taxor och avgifter till kommunens nämnder. En fördel med en sådan delegering vore att den nämnd som ansvarar för viss verksammet också får ett tydligare formellt ansvar för verksamhetens finansiering. Kommunstyrelseförvaltningen ser två alternativ till det fortsatta arbetet med kommunens taxor och avgifter: o Alternativ 1 Den nuvarande hanteringen av taxor för kommunal verksamhet behålls. Kommunfullmäktige beslutar även fortsättningsvis om att avgifter ska tas ut och hur stora avgifterna ska vara. o Alternativ 2 Hanteringen av taxor för kommunal verksamhet ändras till ett förfarande där kommunfullmäktige beslutar om att avgifter ska tas ut, samt delegerar beslut om avgifternas storlek till berörda nämnder. En hantering enligt alternativ 2 behöver föregås av en samordnad utredning av vilka taxor som kan delegeras och vilka villkor som ska vara förenade med delegationen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutsnivå för taxor och avgifter 2013-08-19 Förslag Kommunstyrelsens föreslår 2013-09-04, 112 följande beslut i kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att samordna en utredning av vilka taxor som kan delegeras och vilka villkor som ska vara förenade med delegationen. Utdragsbestyrkande

Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2013-09-25 Dagens sammanträde Förslag Catharina Fredriksson (S) föreslår bifall till kommunstyrelsens förslag. Solweig Ericsson-Kurg (FP) instämmer. Beslut till: Niklas Thelin (FÅ) Utdragsbestyrkande

OXL100 v 1.0 2006-11-13 Bilaga 1 1 (1) Datum 2014-11-21 Kultur- och fritidförvaltningen Pia Westlin 0155-383 54 pia.westlin@oxelosund.se Grunder för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde Taxa för hyra av fotbollsplaner och löparbanor Taxorna avser hyra av gräsplaner och löparbanor på Ramdalens idrottsplats för föreningar och privatpersoner. Taxorna är lägre för ungdomar än för vuxna. Likaså är taxan lägre för lokala föreningar än för föreningar från andra kommuner. Förskolor och skolor i Oxelösund använder anläggningen kostnadsfritt. Taxan är beräknad för att delfinansiera kostnader som kultur- och fritidnämnden har för att tillhandahålla tjänsterna. Taxa för hyra av sporthallar, gymnastiksalar, simhall och samlingslokaler på Koordinaten Taxan avser hyra av sporthallar, gymnastiksalar, simhall och samlingslokaler på Koordinaten för föreningar och privatpersoner. Taxorna för sporthallar, gymnastiksalar och simhall är lägre för ungdomar än för vuxna. Likaså är taxan lägre för lokala föreningar än för föreningar från andra kommuner. Taxorna för samlingslokaler på Koordinaten är lägre för föreningar, liknande grupper och studieförbund. Förskolor och skolor i Oxelösund använder sporthallar, gymnastiksalar och simhall kostnadsfritt. Taxan är beräknad för att delfinansiera kostnader som kultur- och fritidsnämnden har för att tillhandahålla tjänsterna. Taxa för övriga tjänster inom kultur och fritid Taxorna avser övriga tjänster och service inom kultur, fritid och turism. Avgifterna är självkostnadsavgifter och motsvarar kostnaderna för att tillhandahålla tjänsterna. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Bilaga 2 Datum 2014-11-21 Kultur- och fritidsförvaltningen Pia Westlin 0155-383 54 pia.westlin@oxelosund.se Taxor och avgifter inom Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområden Taxa för hyra av fotbollsplaner och löparbanor Bedömning Varje kommun fastställer taxorna som är varierande. En årlig översyn av taxorna genomförs. Jämförelser görs med andra kommuner och aktörer. Taxorna behöver därmed inte fastställas av kommunfullmäktige. Rätten att fastställa årliga avgifter kan överlåtas till kultur- och fritidsnämnden med rätt till vidaredelegation till kultur- och fritidschef. Taxa för hyra av sporthallar, gymnastiksalar, simhall och samlingslokaler på Koordinaten Taxa för övriga tjänster inom kultur, fritid och turism Varje kommun fastställer taxorna som är varierande. En årlig översyn av taxorna genomförs. Jämförelser görs med andra kommuner och aktörer. Taxorna behöver därmed inte fastställas av kommunfullmäktige. Rätten att fastställa årliga avgifter kan överlåtas till kultur- och fritidsnämnden med rätt till vidaredelegation till kultur- och fritidschef. Intäkterna för Ramdalens sport- och simhall tillfaller entreprenören enligt avtal. Avgifterna är självkostnadsavgifter och motsvarar kostnaderna för att tillhandahålla tjänsterna. Det finns inga lagkrav, ingen politisk eller principiell infallsvinkel på avgifterna. Kommunens intäkter av avgifterna är av marginell kommunalekonomisk betydelse. Taxorna behöver därmed inte fastställas av kommunfullmäktige. Rätten att fastställa årliga avgifter kan överlåtas till kultur- och fritidsnämnden med rätt till vidaredelegation till kultur- och fritidschef. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 1 (4) Datum 2014-11-21 Tjnsts krivels e KSK v 1.1 2011-04-11 Kultur- och fritidsförvaltningen Pia Westlin 0155-383 54 pia.westlin@oxelosund.se Taxor inom kultur och fritids verksamhetsområde 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde fastställs. 2. Beslutsrätten gällande följande avgiftsnivåer överlåtes till kultur- och fritidsnämnden med rätt till vidaredelegation; a) hyra av fotbollsplaner och löparbanor, Ramdalens idrottsplats b) hyra av sporthallar, gymnastiksalar, simhall och samlingslokaler på Koordinaten c) övriga tjänster inom kultur, fritid och turism 3. Överlåtande avser inte ändringar i avgiftsnivåer som medför att ny avgiftsnivå; a) tydligt påverkar fördelningen mellan avgifts- och skattefinansiering av en tjänst, b) har påtaglig kommunalekonomisk betydelse eller c) i övrigt är av principiellt vikt 4. kommunstyrelsens uppdrag att årligen redovisa kommunens taxor och avgifter i ett samlat dokument kvarstår. 2. Sammanfattning Kultur- och fritidsförvaltningen har sett över befintliga taxor och avgifter inom kultur och fritids verksamhetsområde. Förvaltningen bedömer att flertalet av beslut om avgiftsnivåer inom kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde kan överlåtas till kultur- och fritidsnämnden. En förutsättning för överlåtande är att kommunfullmäktige fastställer själva grunderna för avgiftssättningen. Överlåtanderätten bör förenas med villkor som anger att överlåtande inte avser ändringar som påverkar fördelningen mellan avgifts- och skattefinansiering, som har påtaglig kommunalekonomisk betydelse eller som i övrigt är av principiellt vikt. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-305 34 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2 (4) Datum 2014-11-21 3. Ärendet 3.1 Bakgrund Kommunstyrelseförvaltningen genomförde 2013 en översikt av arbetet med, och hanteringen av, kommunens taxor och avgifter. Kommunstyrelseförvaltningen bedömde att inte fanns några omedelbara behov av att ändra hanteringen av avgifter och taxor. Förvaltningen konstaterade dock att det finns möjlighet att överlåta ansvaret för vissa taxor och avgifter till kommunens nämnder. En fördel med överlåtande vore att den nämnd som ansvarar för viss verksamhet också får ett tydligare formellt ansvar för verksamhetens finansiering. Kommunfullmäktige gav 2013-09-25, 87, kommunstyrelsen i uppdrag att samordna en utredning av vilka kommunala taxor som kan överlåtas till kommunens nämnder samt vilka villkor som ska vara förenade med överlåtande. 3.2 Ärendets beredning Utredningen har tidsmässigt samordnats av kommunstyrelseförvaltningen. Förvaltningen har bedömt att arbetet med verksamhetsspecifika taxor och avgifter bör genomföras på förvaltnings- och nämndnivå. Detta då varje nämnd behöver ta ställning till vilka taxor som kan beslutas på nämndnivå och vilka som kommunfullmäktige fortfarande bör besluta om. Av detta följer att nämnderna var för sig avser att föreslå att beslutsrätten gällande vissa avgiftsnivåer, ska överlåtas. 3.3 Taxor inom kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde Kultur- och fritidsförvaltningen har sett över befintliga taxor och avgifter inom kultur och fritids verksamhetsområde. Enligt kommunallagen med förarbeten hör det till kommunfullmäktiges uppgifter att besluta om budget, skatt och i andra viktiga ekonomiska frågor. Av det följer att fullmäktige utövar den kommunala avgiftsrätten. Det beror bland annat på att avgiftsnivån kan komma att återverka på skatteuttaget. Ett annat skäl är att fördelningen mellan avgiftsfinansiering och skattefinansiering kan vara en viktig politisk/ ideologisk fråga. Det framgår vidare att det finns möjlighet att i viss mån överlåta rätten att besluta om avgifter till kommunens nämnder. Detta gäller främst avgifter som saknar egentlig kommunalekonomisk betydelse och inte är av principiellt vikt. En förutsättning för ett sådant beslut är att grunderna för avgiftssättningen är antagen av fullmäktige. 3.3.1 Grunder för avgiftssättning Kultur- och fritidsförvaltningen har sammanställt grunderna för avgiftssättning inom kultur och fritids verksamhetsområde. Sammanställningen redovisas i bilaga (bilaga 1).

Tjänsteskrivelse 3 (4) Datum 2014-11-21 3.3.2 Bedömning av beslutsnivå för avgifts- och taxenivå Med utgångspunkt i kommunallagen har varje enskild taxa inom kultur och fritids verksamhetsområde bedömts utifrån frågeställningarna: o Om fördelningen mellan avgift och skatt är en politisk/ ideologisk fråga o Om avgiften har egentlig kommunalekonomisk betydelse o Om avgiften i övrigt är av principiellt vikt Vidare har beaktats: o Om det finns det lagkrav på att avgiften ska fastställas av kommunfullmäktige o Om avgiftens storlek är fastställd av statlig myndighet eller övrig central nivå Bedömningarna redovisas i bilaga (bilaga 2). 4. Kultur- och fritidsförvaltningens bedömning Kultur- och fritidsförvaltningen gör bedömningen att huvuddelen av beslut om årliga avgiftsnivåer inom kultur och fritids verksamhetsområde kan överlåtas till kultur- och fritidsnämnden, med rätt till vidaredelegation till kultur- och fritidschef. En förutsättning för överlåtande är att kommunfullmäktige fastställer grunderna för avgiftssättningen. Detta innebär att fullmäktige åter ska ta ställning till grunderna för avgiftssättningen om dessa ändras. Som villkor bör anges att överlåtande inte avser ändringar i avgiftsnivåer som medför att ny avgiftsnivå; o tydligt påverkar fördelningen mellan avgifts- och skattefinansiering av en tjänst, o har påtaglig kommunalekonomisk betydelse eller o i övrigt är av principiellt vikt För att säkerställa en fortsatt samlad redovisning av kommunens taxor och avgifter bör ansvaret för denna redovisning kvarstå hos kommunstyrelsen. Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Pia Westlin Adm handläggare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2014-11-21 Bilaga 1. Grunder för avgiftssättning inom kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde, daterad 2014-11-21 Bilaga 2. Bedömning av beslutsnivå för avgifts- och taxenivå, daterad 2014-11-21

Tjänsteskrivelse 4 (4) Datum 2014-11-21 Beslut till Kommunstyrelsen (FÅ)

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Utbetalning av extra föreningsbidrag 2014 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut: 1 Godkänna utbetalning av extra föreningsbidrag enligt bifogad skrivelse 2 Justera denna paragraf omedelbart. 2. Sammanfattning Föreningsbidragen i Oxelösunds kommun är beslutade vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde i februari (KFN 2014:6). I slutet på året kvarstår en summa till föreningsbidrag. Kultur- och fritidschefen föreslår att ett extra föreningsbidrag betalas ut. 3. Ärendet Vid kultur- och fritidsnämndens föregående sammanträde informerade kultur- och fritidschefen om att två föreningar inte kunnat få hela föreningsbidraget enligt tidigare beslut. Föreningarna uppfyller inte villkoren fullt ut för bidrag. Under 2014 har inte heller bidrag till grupper/ en påse pengar förbrukats. Dessa bidrag föreslår kultur- och fritidschefen att de fördelas ut till föreningar som ett extra föreningsbidrag. Förslaget innebär att följande föreningar får ett extra föreningsbidrag. ONYX innebandy OK Måsen OTK tennisklubben Judoklubben Simsällskapet 2.000 kr Skyttegillet SLK Klubb Maritim 3.500 kr 5.000 kr 4.000 kr 3.000 kr 3.000 kr 2.000 kr 1.000 kr kulturförening Veteranjärnvägar 3.500 kr kulturförening Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 2(2) Utbetalningen görs som en extra överenskommelse och behöver betalas ut omgående utifrån att detta är 2014 års budget.beslutet behöver därför justeras omedelbart. När dessa utbetalningar är utförda har samtliga medel för föreningsbidrag 2014 utbetalats. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår att extra föreningsbidrag betalas ut enligt presenterat förslag. 5. Koppling till andra beslut och mål KFN 2014 : 6 6. Barn- och ungdomsperspektiv Föreningsbidragen stärker föreningars möjligheter att arbeta med barn och ungdomar. Föreningars arbete stärker kommunens möjligheter att arbeta med en meningsfullfritid för barn, unga och vuxna. Föreningsarbetet skapar också en attraktiv kommun. Beslutsunderlag: Tjänsteskrivelse, daterad 2014-12-12 Extra föreningsbidrag, fördelningsbilaga, daterad 2014-11-18 Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschef (FK) Kulturkoordinator (FÅ) Fritidssekreterare (FÅ) Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Extra Föreningsbidrag 2014 Förening Extra Sammanlagt ONYX Innebandy 5 000 kr 215 000 kr OK Måsen 4 000 kr 40 000 kr Tennisklubben 3 000 kr 27 000 kr Judoklubben 3 000 kr 28 000 kr Simsällskapet 2 000 kr 12 000 kr Skyttegillet 2 000 kr 12 000 kr SLK 1 000 kr 26 000 kr Klubb Maritim 3 500 kr 18 500 kr Veteranjärnvägar 3 500 kr 13 500 kr

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 1(3) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Mål och budget 2015-2017 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut: 1 Godkänna förslaget till verksamhetsplan för 2015 2017 2 Godkänna förslagen till fördelning av satsningarna 2. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens ekonomiska ram för 2015 är 27.642.000 kr. En fördelning av budgeten presenteras av kultur- och fritidsförvaltningen. Två anslag för satsningar presenteras: 1)ökade bidrag till föreningar och studieförbund, 300 tkr 2)ökad ram för biblioteket utifrån den reviderade bibliotekslagens behov, 300 tkr. I budgeten är hänsyn är taget till att internräntan har sänkts från 5% till 3%. 3. Ärendet Den ekonomiska ramen för kultur- och fritidsnämnden för 2015 är 27.642.000 kr. Budgetförslag för treårsperioden 2015-2017 presenteras. Investeringsbudgeten som Kommunfullmäktige antagit presenteras för 2015-2017. Satsningar har gjorts på två områden: bibliotket, 300 tkr utifrån bibliotekslagens behov. Kultur- och fritidschefen föreslår att fördelningen är följande: 110 tkr till personal utifrån ökade behov av arbete med kunskap och information, 190 tkr till satsningar på media till barn och unga, media på finska, lättläst litteratur och media på andra språk som t.ex. arabiska bidrag till föreningar och studieförbund. Kultur- och fritidschefen föreslår att fördelningen är följande: 20 tkr till anläggningsbidrag, 40 tkr till studieförbund, 40 till kulturföreningar, 28 tkr till vuxenföreningar, 172 tkr till barn- och ungdomsföreningar. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 2(3) Investeringar under perioden 2015-2017 2015 Koordinaten inventarier, 80 tkr 2016 Koordinaten inventarier 80 tkr 2017 Koordinaten inventarier, 80 tkr samt aktivitetsplats på Ramdalens Idrottsplats, 100 tkr Den interna räntan när det gäller investeringar och kapitalkostnader är sänkt från 5% till 3%. Detta leder till sänkta kostnader. 2017 har kapitalkostnaderna för Koordinaten från 2006 avslutats vilket leder till lägre kostnader. Därtill kommer att reinvesteringar behöva göras. Under sammanträdet görs en genomgång av varje verksamhets kostnader- 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen och administrativ handläggare föreslår att förslaget till drift- och investeringsbudget samt fördelningsförslagen för satsningarna antas. 5. Barn- och ungdomsperspektiv Satsningarna på ökade föreningsbidrag bidrar till en bättre och meningsfull fritid för barn och ungdomar. Satsningen på ökat mediainköp på biblioteket för barn och unga ger ökade möjligheter att tillsammans med förskola och skola satsa på språk, upplevelser, läsning mm. 6. Konsekvenser Ekonomi Förslag på budget och satsningar enligt bilagor och tjänsteskrivelse- Mål och mått i separat bilaga. Personal/fackligt Kultur- och fritidschefen har haft samverkan med de fackliga organisationerna enligt samverkansavtalet. Information till personalen har genomförts på arbetsplatsträffar. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 3(3) Beslutsunderlag: Tjänsteskrivelse, daterad 2014-12-12 Förslag till driftbudget, daterad 2014-11-12 Dokument med mål och mått för 2014 Verksamhetsplan för 2015-2017 Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Pia Westlin Administrativ handläggare Beslut till: Ekonomichefen (FK) Kultur- och fritidschefen (FÅ) Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Kultur- och fritidsnämnden Bilaga 1 Verksamhetsplan 2015-2017 2014-12-03 (Tkr) Förändr M & B Flerårsplan Bokslut Budget mot budg verksamhet inom ram NETTOKOSTNAD 2013 2014 2014 2015 2016 2017 11 Nämnden 451 475 54 529 531 531 24 Turism 962 1 010 39 1 049 1 080 1 108 24 Konsumentinformation 57 63 1 64 66 67 30 Gemensam administration 720 794-43 751 784 807 32 Fritid 2 084 1 952 221 2 173 2 187 2 204 33 Kultur 7 307 7 212 512 7 724 7 877 7 802 34 Fritidsanläggninggar 14 710 14 215-902 13 313 13 680 14 894 35 Fritidsgård 2 231 2 137-98 2 039 2 086 2 012 36 Café/uthyrning -161 44 Grundskola 11 S:a Nettokostnad 28 372 27 858-216 27 642 28 291 29 425 INTÄKTER 11 Nämnden 24 Turism 24 20 20 20 20 24 Konsumentinformation 30 Gemensam administration 32 Fritid 33 Kultur 1 004 774 267 1 041 1 045 1 050 34 Fritidsanläggninggar 236 434 36 470 460 460 35 Fritidsgård 60 95 5 100 100 105 36 Café/uthyrning 1 326 1 193-55 1 138 1 141 1 156 44 Grundskola 40 S:a Intäkter 2 690 2 516 253 2 769 2 766 2 791 KOSTNADER 11 Nämnden 451 475 54 529 531 531 24 Turism 986 1 030 39 1 069 1 100 1 128 24 Konsumentinformation 57 63 1 64 66 67 30 Gemensam administration 720 794-43 751 784 807 32 Fritid 2 084 1 952 221 2 173 2 187 2 204 33 Kultur 8 311 7 986 779 8 765 8 922 8 852 34 Fritidsanläggninggar 14 946 14 649-866 13 783 14 140 15 354 35 Fritidsgård 2 291 2 232-93 2 139 2 186 2 117 36 Café/uthyrning 1 165 1 193-55 1 138 1 141 1 156 44 Grundskola 51 S:a Kostnader 31 062 30 374 37 30 411 31 057 32 216 784 807

Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsplan 2015-2017 Antagen av kultur- och fritidsnämnden 2014-12-12

Inledning Kommunfullmäktige (KF) har beslutat om Mål och budget (M&B) 2015-2017 vilken innehåller fullmäktiges styrning av koncernen. Enligt budgetreglerna ska nämnderna innan det aktuella budgetåret startar anta en verksamhetsplan. I verksamhetsplanen ska enligt framtagna anvisningar för nämnderna följande ingå: Enligt budgetreglerna i M&B ska nämnderna kommunicera vision och mål så att samtliga i organisationen känner till dem och ser dem som styrande för sitt arbete. Vision, kommunmål och prioriteringar ska vara kända i hela organisationen. Fortsatt process Efter att verksamhetsplanen har antagits av nämnden ska den brytas ner på tjänstemannanivå till en handlingsplan. Handlingsplanen ska beskriva de konkreta åtgärder/aktiviteter som planeras i syfte att nå mål/mått samt vem som ansvarar för vilka delar. Handlingsplanen beslutas av förvaltningschefen. Det är varje enskild medarbetares arbetsinsats som avgör hur väl kommunen lyckas med åtagandena i verksamhetsplan och handlingsplan. För att skapa den delaktighet som krävs ska varje enskild medarbetares uppdragsbeskrivning ha en koppling till handlingsplanen. Uppföljningen ska på samma sätt göras utifrån den enskilda medarbetaren, handlingsplanen och verksamhetsplanen. Uppföljning Miniminivå för uppföljning som gäller för samtliga nämnder: Samtliga nämnder ska lämna budgetuppföljning med prognos för helåret i mars, april, augusti (delårsrapport) och oktober. För helåret görs dessutom ett bokslut med årsredovisning. Vid delårsrapporten och årsredovisningen följs målen och KF:s särskilda satsningar/uppdrag upp av samtliga nämnder. Av uppföljningen ska framgå hur stor del av satsningen som gått åt samt vilket resultat som uppnåtts. Redovisningarna i mars, april och oktober görs till kommunstyrelsen. Delårsrapporten och årsredovisningen tas upp till kommunfullmäktige. Nämnderna redovisar snarast till kommunstyrelsen hur ett eventuellt befarat budgetöverskridande eller bristande måluppfyllelse kommer att hanteras. Vid samtliga budgetuppföljningar gäller att åtgärder för att hålla given budgetram ska redovisas vid prognostiserat underskott. Uppföljning av investeringar sker fyra gånger årligen per april, augusti, oktober och december månad. Detta görs på objektsnivå. Kultur- och fritidsnämndens uppföljning utöver miniminivån: Vid varje sammanträde följer nämnden upp ekonomin. 1

Särskilda satsningar och uppdrag i kultur- och fritidsnämndens budget Särskild satsning Bibliotek-utifrån ny bibliotekslag Bidrag till föreningar och studieförbund Belopp Hur satsningen ska användas 300 tkr Satsningar på media för barn och unga, språksatsning t.ex. finska och andra språk samt lättlästa media 300 tkr Barn- och ungdomsföreningar 172 tkr, vuxenföreningar 28 tkr, kulturföreningar 40 tkr, studieförbund 40 tkr, anläggningsstöd 20 tkr Hur satsningen ska följas upp Genom statistik för utlåning och nyförvärv Genom dialogsamtal och redovisning av överenskommels er för bidrag samt statistik Ekonomi Internbudget Se bilaga 1 2

Investeringsbudget Investerings- Investerings- Investeringsbelopp belopp belopp Investeringar 2015 2016 2017 Inventarier på Koordinaten 80 80 80 Ramdalens IP, aktivitetsplan 100 Nämndens arbete med kommunmål, prioriteringar och mått Nämndens verksamhet ska planeras och genomföras så att nämnden bidrar till att kommunmål, prioriteringar och mått uppnås. Utöver dessa åtaganden kan nämnden, om så önskas, komplettera verksamhetsplanen med ytterligare mål och uppdrag som behövs för att kunna styra sin verksamhet. Se bilaga 2 Kultur- och fritidsnämnden antar mål och mått för 2015-17 i dec 2014. Revidering görs i februari 2015 för att då kunna få med nuvärde 2014. De flesta nyckeltal tas fram på årsbasis. I februari uppdateras den nya nämnden på verksamhetsplanen och möjligheter att revidera den finns då. Handlingsplan Arbete med kultur- och fritidsförvaltningens handlingsplan för 2015 genomförs 2014-12-16 med alla anställda. Verksamhetsbeskrivningar Utifrån handlingsplan och mål revideras årligen beskrivningar av verksamheten Följande planer/strategier är grundläggande för bibliotek, kultur och turism Biblioteksplan Enligt bibliotekslagen ska en biblioteksplan antas av varje kommun. Kultur- och fritidsnämnden har reviderat biblioteksplanen som finns idag och den nya gäller från 2015. Kulturplan Riksdagens nationella kulturmål gäller även för kommunerna och landstingen. En regional kulturplan är framtagen och berör även kommunens kulturverksamhet. Kultur- och fritidsnämnden har startat ett arbete med att ta fram en kulturplan för Oxelösund. Nationell och regional strategi för besöksnäringen Oxelösunds kommun har anslutit sig till den regionala strategin för besöksnäringen. Kultur- och fritidsnämnden har även tagit ett beslut på att arbeta fram en lokal strategi för Oxelösund tillsammans med näringslivet, föreningar och innevånare. 3

Nämndens arbete med kommunmål, prioriteringar och mått 4

Trygg och säker uppväxt Barn och ungdomar ska känna sig trygga såväl i samhället som i de kommunala verksamheterna. Kommunfullmäktiges prioriteringar I Oxelösund når barn och ungdomar goda studieresultat, var och en efter sina förutsättningar. I Oxelösund deltar barn och ungdomar aktivt i ett brett kultur- och fritidsutbud. I Oxelösund växer barn och ungdomar upp med trygga föräldrar och i en trygg och säker miljö. Kommunfullmäktiges mått Ingångsvärde Målvärde 2015 Andel elever år 9 som når minst godkända betyg i alla ämnen 84,6 %* Minst bibe-hållen andel Andel elever år 6 som klarar de nationella 89 %* Ökad andel proven (svenska, engelska och matematik) Andel elever år 3 som klarar de nationella 63 %* Ökad andel proven (svenska och matematik) Andel elever som fullföljer gymnasieutbildningen 72 %* Ökad andel Andel elever år 7 som deltar i någon aktivitet på fritiden -** Genomföra mätning Upplevd trygghet i förskola och skola -** Genomföra mätning Nöjd-kund-index familjestöds öppenvård (nationellt mått kan komma att ersätta detta mått) -** Genomföra mätning *Avser 2013 ** Mäts första gången under 2014 5

Nämndens mål Mått till nämndens mål Nuvärde 2014 Målvärde 2015 2016 2017 7

8

God folkhälsa 9

Oxelösundarnas faktiska folkhälsa och upplevda livskvalitet ska utvecklas positivt. Kommunfullmäktiges prioriteringar Oxelösundarnas känsla av delaktighet och inflytande är god. Oxelösundarna deltar i aktiviteter som främjar hälsa och friskvård. Oxelösundarna lever ett självständigt liv fritt från missbruk. Kommunfullmäktiges mått Ingångsvärde Målvärde 2015 Medborgarnas upplevelse av insyn och inflytande Index 38* Ökat index över kommunens verksamheter Medborgarnas möjligheter att delta i kommunens 39 %* Ökad andel utveckling (andel av maxpoäng) Medborgarnas deltagande i hälso- och friskvårdsfrämjande aktiviteter -*** Genomföra mätning Medborgarnas självupplevda hälsa 66 %* Mäts ej 2015 Andel vuxna med missbruksproblem som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad utredning/insats -** Genomföra mätning Andel personer med försörjningsstöd som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutat försörjningsstöd *Avser 2013 ** Mäts första gången under 2014 *** Nytt mått -*** Genomföra mätning 10

Nämndens mål Mått till nämndens mål Nuvärde 2014 Målvärde 2015 2016 2017 11

Trygg och värdig ålderdom 12

Det är värdigt, tryggt och säkert att åldras i Oxelösund. Kommunfullmäktiges prioriteringar Äldre i Oxelösund med behov av stöd erbjuds möjligheter att bo kvar i egen bostad. Äldre i Oxelösund har inflytande över utförandet av de insatser som beviljats. Insatser till äldre i Oxelösund ska vara av god kvalité, individinriktade samt ges med gott bemötande. Kommunfullmäktiges mått Andel personer i ordinärt boende med stöd från hemvården som känner sig trygga Andel brukare som upplever att hänsyn tas till åsikter och önskemål, särskilt boende respektive hemvård Andel brukare som upplever ett gott bemötande, särskilt boende respektive hemvård Andel brukare som är ganska eller mycket nöjda med sitt särskilda boende respektive hemtjänst Antal personer (personal) en hemtjänsttagare möter under 14 dagar Ingångsvärde* Målvärde 2015 28 % Ökad andel 68 %/81 % Ökad andel 42 %/64 % Ökad andel 73 %/85 % Ökad andel 14 st Minskat antal 13

14 *Samtliga mått avser 2013.

Nämndens mål Mått till nämndens mål Nuvärde 2014 Målvärde 2015 2016 2017 15

16

17

Attraktiv bostadsort Oxelösund erbjuder ett havsnära boende och en hög kommunal servicenivå. Kommunfullmäktiges prioriteringar I Oxelösund erbjuds bra barnomsorg, skola, fritid och kulturliv. Oxelösund har ett bra och varierat bostads-utbud för olika behov och åldrar. I Oxelösund finns ett positivt företagsklimat som gör det enkelt att starta, driva och utveckla företag. Infrastrukturen i Oxelösund håller god kvalitet och upplevs välfungerande. Kommunfullmäktiges mått Ingångsvärde Index 55* Målvärde 2015 Ökat index Medborgarnas nöjdhet med Oxelösund som en plats att bo och leva på Andel erbjudna förskoleplatser på önskat 50 %* Ökad andel placeringsdatum Turismens omsättning i Oxelösund 124 mkr* Följa måttet Antal nyproducerade bostäder - Genomföra mätning Företagarnas sammanfattande omdöme om 3,3 (av 6,0)* Ökning kommunens näringslivsklimat Antal nya företag per 1000 invånare 3,2* Följa måttet Medborgarnas nöjdhet med kommunens gator och vägar Index 55* Bibehållen nivå Andel hushåll med tillgång till stadsnät 90 %** Ökad andel Andel aktiva användare av hushåll anslutna till stadsnätet 64 %** Ökad andel *Avser 2013 ** Avser augusti 2014 18

Nämndens mål Mått till nämndens mål Nuvärde 2014 Målvärde 2015 2016 2017 19

Hållbar utveckling 20

Oxelösunds kommun tar ansvar för att långsiktigt säkra resurser för framtiden och för kommande generationer. Kommunfullmäktiges prioriteringar I Oxelösund är kommunens ekonomi stabil. Oxelösunds kommun är en attraktiv arbets-givare. Oxelösunds kommun arbetar aktivt för att möta samhällets krav inom miljöområdet. Kommunfullmäktiges mått Ingångsvärde* Målvärde 2015 Avvikelse från standardkostnad totalt 4,2 % Max 5 % Resultatet efter reavinster, uttryckt som andel av skatter och statsbidrag 1,4 % 1 % 2015 1,5 % 2016 2 % 2017 Nettokostnadsandel 98,1 % Minskning jämfört med 2014 Kommunkoncernens soliditet 33,4 % Ökning jämfört med 2014 Medarbetarengagemang totalt i kommunen Index 78 Ökat index Sjukfrånvaro 8,0 % Minskning Andel återvunnet material i förhållande till totala mängden hushållsavfall Resande med busslinje 715 och 815 exklusive skolresor 34 % Ökad andel Ökat antal 149 897 påstigande 21

22 * Samtliga mått avser 2013

Nämndens mål Mått till nämndens mål Nuvärde 2014 Målvärde 2015 2016 2017 23

Nämndens egen styrning i övrigt Mål Mått Nuvärde 2014 Målvärde År X Intern kontroll Använd bilaga Risk- och väsentlighetsanalys samt bilaga Intern kontroll. Utvärdering av intern kontroll 2014 görs vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde 12 december 2014. Intern kontrollplan för 2015 genomförs vid sammanträdet 12 december. 24

Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Rutin Charlotte Johansson, kommunchef 2014-05-23 Dokumentansvarig Förvaring Dnr Lisa Sollenborn, kommunstrateg KSF Castor KS.2011.184 Dokumentinformation

Rutin för årlig utvärdering av målstyrning och roller Datum 2014-05-22 2 (5) Kommunfullmäktige i Oxelösund antog vid sitt sammanträde 2012-02-15, 13, Policy för Målstyrning och roller. Samtidigt beslutades: Kommunchefen får i uppdrag att utarbeta ett koncept för den årliga utvärdering som ska ske på nämnds- och kommunstyrelsenivå, samt fördela ansvaret för genomförande av detta. Policyn reviderades av kommunfullmäktige 2013-04-03, 26. Följande arbetsgång ska användas i nämnder och kommunstyrelsen. Utvärderingen ska göras årligen under hösten och behandlas av respektive nämnd senast vid sammanträdet i december. Ärendet ska ingå i nämndernas balanslistor. 1. Policydokumentet diskuteras i kommunchefens ledningsgrupper. 2. Policydokumentet diskuteras därefter i förvaltningschefernas ledningsgrupper. Diskussionsfrågor, se bilaga 1. Minnesanteckningar ska föras. 3. Frågan om samarbetet med de fackliga organisationerna, se bilaga 1, ska även lyftas i respektive förvaltningschefs samverkansgrupp samt i Central samverkan. 4. Policydokumentet diskuteras och utvärderas i de olika nämnderna. Diskussionsfrågor, se bilaga 2. En sammanfattning av diskussionen i respektive ledningsgrupp ska ingå i nämndhandlingarna och föredras av förvaltningschefen som inledning till nämndens diskussioner. 5. En kortfattad sammanfattning av nämndens diskussioner ska, jämte eventuella beslut finnas i protokollet. Se bilaga 3. 6. En årlig återkoppling görs till kommunfullmäktige. Ansvariga för att ovanstående utvärdering genomförs årligen är kommunchefen samt förvaltningscheferna. Kommunstyrelsen ansvarar för den årliga återrapporteringen till kommunfullmäktige.

Rutin för årlig utvärdering av målstyrning och roller Datum 2014-05-22 3 (5) Bilaga 1 - Diskussionsfrågor i ledningsgruppen Frågor att diskutera i kommunchefens och förvaltningschefernas ledningsgrupper. Diskussionsfrågorna kan kompletteras om det anses tillföra ytterligare synpunkter av värde för utvärderingen. Respektive förvaltningschef avgör tillsammans med sin ledningsgrupp på vilket sätt åsikter ska inhämtas från övrig personal. Kännedom om Målsyrning och roller Hur bedömer ni medvetenheten om policyn i era verksamheter? o Ingår information om policydokumentet i introduktionen av nyanställda? Spelregler för fortroendevalda och anställda Upplevs spelreglerna för samarbetet mellan förtroendevalda och anställda tydliga och klara? Efterlevs spelreglerna avseende de olika rollerna och arbetsuppgifterna? Decentralisering Är största möjliga ansvar och befogenheter förlagt så långt ut i organisationen som möjligt? o Är enheterna självständiga gentemot förvaltningsledningen i enlighet med policyns förutsättningar? o Ingriper förvaltningsledningen i enheternas verksamhet vid brister i enlighet med policyn? Samverkan med fackliga organisationer Fungerar samarbetet med de fackliga organisationerna i enlighet med policyn?

Rutin för årlig utvärdering av målstyrning och roller Datum 2014-05-22 4 (5) Bilaga 2 - Diskussionsfrågor i nämnden Frågor att diskutera i respektive nämnd. Diskussionsfrågorna kan kompletteras om det anses tillföra ytterligare synpunkter av värde för utvärderingen. Är policyn känd för nämndens ledamöter? o Är policydokumentet ett inslag i utbildningen av nämnder inför ny mandatperiod? o Ingår policyn i introduktionen av ledamöter som är nya under pågående mandatperiod? Är spelreglerna tydliga och klara för samarbetet mellan förtroendevalda och anställda? Efterlevs spelreglerna avseende de olika rollerna och arbetsuppgifterna?

Rutin för årlig utvärdering av målstyrning och roller Datum 2014-05-22 5 (5) Bilaga 3 - Sammanfattning av diskussioner i X-nämnden vid utvärdering av målstyrning och roller Är policyn känd för nämndens ledamöter? Nuläge? Förbättringsområden? Är spelreglerna tydliga och klara för samarbetet mellan förtroendevalda och anställda? Nuläge? Förbättringsområden? Efterlevs spelreglerna? Nuläge? Förbättringsområden?

Rapport Datum 2014-11-11 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Rutin för årlig utvärdering av målstyrning och roller kulltur- och fritidsförvaltningen Bilaga 1 - Diskussionsfrågor i ledningsgruppen Frågor att diskutera i kommunchefens och förvaltningschefernas ledningsgrup-per. Diskussionsfrågorna kan kompletteras om det anses tillföra ytterligare syn-punkter av värde för utvärderingen. Respektive förvaltningschef avgör tillsam-mans med sin ledningsgrupp på vilket sätt åsikter ska inhämtas från övrig perso-nal. Kännedom om Målsyrning och roller * Hur bedömer ni medvetenheten om policyn i era verksamheter? Den är god. Har gåtts igenom på apt. *Ingår information om policydokumentet i introduktionen av nyanställda? Ja Spelregler för fortroendevalda och anställda * Upplevs spelreglerna för samarbetet mellan förtroendevalda och anställda tydliga och klara? De är tydliga och klara. Såväl politiker som tjänstemän gör ibland övertramp men det är männskliga glädjeämnen som går att diskutera. * Efterlevs spelreglerna avseende de olika rollerna och arbetsuppgifterna? Ja Decentralisering *Är största möjliga ansvar och befogenheter förlagt så långt ut i organisationen som möjligt? Ja *Är enheterna självständiga gentemot förvaltningsledningen i enlighet med policyns förutsättningar? Finns ej enheter men verksamheter och de är självständiga enligt policyn. *Ingriper förvaltningsledningen i enheternas verksamhet vid brister i enlighet med policyn? ja Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Rapport Datum 2014-11-11 Beteckning 2(2) Samverkan med fackliga organisationer *Fungerar samarbetet med de fackliga organisationerna i enlighet med policyn? Regelbunden samverkan finns. Apt finns varje månad. Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2012-02-15, 13 Reviderad av kommunfullmäktige 2013-04-03, 26

Inledning En grundläggande förutsättning för ett effektivt och förtroendefullt samarbete mellan politiker och tjänstemän i Oxelösunds kommun är att det finns tydliga och klara spelregler för respektive grupper. Föreliggande policydokument beskriver rollerna för politiker och tjänstemän. Även kommunens syn på decentralisering och på samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer tydliggörs i dokumentet. All verksamhet i Oxelösunds kommun ska genomsyras av detta policydokument. Varje nämnd och styrelse ska ha kunskap om innebörden i dokumentet. Samtliga anställda ska få information om innebörden av målstyrning och förutsättningarna för decentralisering. Nyanställda och nya politiker ska i sin introduktion få kunskap om detta policydokument. Vid ny mandatperiod får samtliga nämnder och kommunstyrelsen utbildning om styrande dokument och då är Målstyrning och roller i Oxelösund ett viktigt inslag. Policydokumentets efterlevnad ska följas upp kontinuerligt och en årlig utvärdering ska ske på nämnds- och kommunstyrelsenivå. Kommunstyrelsen ansvarar för att en redogörelse av utvärderingen årligen lämnas till kommunfullmäktige. Spelregler för förtroendevalda De förtroendevaldas främsta uppgift är att i dialog med kommuninvånarna formulera en vision för Oxelösunds framtid och att se och utveckla kommunens möjligheter i den omvärld vi lever i. De förtroendevalda styr genom att ange mål och resursramar och genom att följa upp och värdera hur målen uppnås. De förtroendevaldas uppgifter är: - Att ha omfattande kontakter med allmänheten. - Att se till helheten och behov av politisk samordning. - Att formulera och besluta om målen, sätta ekonomiska ramar för den kommunala verksamheten samt vid behov omprioritera. - Att sätta sig in i, följa upp och låta utvärdera verksamheten. - Att föra dialog med tjänstemannaorganisationen. De förtroendevalda ska verka genom kommunchef/förvaltningschef och inte agera operativt i verksamheterna. Spelregler för anställda De anställdas främsta uppgift är att organisera verksamheten med fokus på kvalitet, kundnytta och långsiktighet. De ska ha frihet att inom ramen för mål och resurser besluta hur verksamheten ska bedrivas. De anställdas uppgifter är: - Att ge de förtroendevalda bästa möjliga administrativa service och beslutsunderlag. - Att verka för att uppnå mål och verkställa de politiska beslut som fattas. - Att löpande följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten samt kontinuerligt kommunicera resultaten till den politiska ledningen (nämnder, styrelser och kommunfullmäktige). 1

- Att genom ett serviceinriktat arbete skapa en positiv bild av kommunen och de kommunala verksamheterna. De anställda ska agera lojalt mot fattade beslut och ska inte agera politiskt i sin yrkesroll. Decentralisering Decentraliseringen är ett av flera medel för att nå bättre resultat, kvalitativt och kvantitativt. Det är viktigt att de som har direktkontakt med kommuninvånarna har möjlighet att själva påverka sin egen verksamhetsutformning. Därför ska största möjliga ansvar och befogenheter förläggas så långt ut i organisationen som möjligt. Tilldelade resurser ska fritt få användas inom ramen för fastställd budget och mål. Friheten begränsas då enbart av ramen de pengar man har till sitt förfogande. Först då får mål- och resultatstyrning en reell innebörd. Enheternas självständighet mot förvaltningsledningen gäller under förutsättning att enheten: - Verkar enligt kommunens policys. - Fullgör sitt uppdrag och uppnår fastställda mål. - Håller sig inom angivna budgetramar. - Följer gällande lagar, avtal, regler och bestämmelser. - Kontinuerligt informerar och samråder med personalen och med förvaltningsledningen. - Samverkar med andra enheter, förvaltningar och intressenter. Förvaltningsledningen ska ingripa i enheternas verksamhet vid: - Bristande måluppfyllelse. - Klagomål från användare och allmänhet. - Allvarliga budgetöverskridanden. - Oegentligheter eller brott mot gällande lagar, avtal, regler och bestämmelser. - Bristande information och samråd med personal och med ledningen. - Oklarheter, motsättningar eller brist på samverkan mellan enheterna. Ledarskap I det personalpolitiska programmet för Oxelösunds kommunkoncern finns en beskrivning av vad ledarskap och medarbetarskap innebär och vilka som är förutsättningarna för ett gott ledar- och medarbetarskap. Samverkan med fackliga organisationer Kommunen står för följande syn på facklig samverkan: - Arbetsgivare och arbetstagares olika partsintressen ska behandlas korrekt och ses som en utvecklande möjlighet till dialog. - Med ömsesidig respekt för varandra som parter kan vi gemensamt nå ett bra resultat. - Förtroende skapas genom öppenhet i värderingar och information, i kontinuerlig dialog. - De fackliga organisationerna är en tillgång i förändringsarbetet i den kommunala verksamheten. 2

Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 2014-12-12 OXL2 00 v 1.0 2012-06-07 Kultur- och fritid Kultur- och fritidschef Conny Zetterlund Telefon 0155-38356, 070-397 08 42 Fax 0155-38353 conny.zetterlund@oxelosund.se Kultur- och fritidsnämnden Möten och sammanträdesdatum 2015 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna förslaget med tema- och sammanträdesdagar 2. Sammanfattning Kultur- och fritidschefen presenterade ett förslag med tema- och sammanträdesdagar för 2015. 3. Ärendet De föreslagna sammanträdesdagarna och tiderna är följande: 09 februari kl 13.00 21 april kl 13.00 26 maj kl 13.00 23 september kl 13.00 12 november kl 13.00 08 december kl 13.00 Lokal för sammanträdena är Koordinaten. Två sammanträden behöver byta dag: 19 februari och 25 november. Den 19/2 innebär en försenad handläggning av föreningsbidragen och den den 25 november innebär att stipendiebeslutet blir försent. Förslag på nytt datum:19 februari blir 09 februari och 25 november blir 12 november. Tidpunkten för båda mötena blir kl 13.00. Två temadagar föreslås: 21 januari kl 09.00-15.00 med presentation av verksamheter och kultur- och fritidsnämndens uppdrag. Sammanträdet den 23 september blir heldagsmöte med inriktning på mål och budget 2016-2018. Förslag om ytterligare tillfällen kan diskuteras på nämndens sammanträde. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Koordinaten, Järntorget 7 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 Kultur och fritid 613 81 OXELÖSUND 0155-383 53 (fax) koordinaten@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2 (2) Datum 2014-12-12 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår tema- och sammanträdestider enligt ovanstående förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2014-12-12 Tidplan alla nämnder Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschefen (FÅ) Kommunstyrelseförvaltningen (FK)

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 1(3) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Avsluta av driftavtal Ramdalens Idrottsplats 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden: 1 ge kultur- och fritidsnämndens ordförande och kultur- och fritidschefen i uppdrag att avsluta förhandlingen och driftavtalet mellan Oxelösunds idrottsklubb, fotboll och Oxelösunds kommun 2 godkänna kultur- och fritidschefens och ekonomichefens information om nuläget 2. Sammanfattning Ett driftavtal av Ramdalens idrottsplats tecknades 2009 mellan Oxelösunds idrottsklubb, fotboll och Oxelösunds kommun. Avtalet sades upp för omförhandling 2012 och tilläggsavtalet blev det nya avtalet efter förhandlingarna. Parterna har dialogmöten under åren och under 2014 har kultur- och fritidsnämnden gett kultur- och fritidschefen i uppdrag att fortsätta med dialogmöten och diskussioner om avtalet. Ekonomichefen har deltagit i möten och arbetet utifrån rollen som fastighetsansvarig. Kultur- och fritidschefen och ekonomichefen har vid föregående sammanträde fått ett uppdrag att förhandla med Kustbostäder om en fortsatt drift av anläggningen tills annat beslut finns. Nuvarande avtal mellan föreningen OIK och Oxelösunds kommun föreslås avslutas enligt bilagt förslag. 3. Ärendet Under 2014 har kommunen träffat föreningen OIK för dialog om driftavtalet gällande Ramdalens idrottsplats. Föreningen och kommunen är överens om att OIK avslutar skötsel och drift av idrottsplatsen. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram ett förslag på avslut av avtalet. I beslutsunderlaget finns även internbudget för idrottsplatsen. Den efterfrågades vid sammanträdet i september. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Utifrån den dialog som förts mellan föreningen OIK och kommunen föreslår kultur- och fritidschefen att avtalet avslutas enligt beslutsunderlaget avslut av driftavtal gällande Ramdalens idrottsplats. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 2(3) 5. Koppling till andra beslut och mål KFN 2009:30 KFN 2009:35 KFN 2012:44 KFN 2014:40 KFN 2014:48 6. Barn- och ungdomsperspektiv Ramdalens idrottsplats är viktig för barn och ungdomar för såväl träning som spontanidrott. Idrottsplatsen är också en mötesplats. Idrottsplatsen används av flera föreningar och skolan. 7. Konsekvenser Ekonomi Kommunen har gjort flera investeringar under en 10-årspeiod t.ex. konstgräs och friidrottsbanor. Det är viktigt att anläggningen får ett brett användande men också att anläggningen sköts på ett bra sätt. Fler investeringar kommer att behöva göras t.ex. omklädningshuset. Beslutsunderlag: Tjänsteskrivelse, daterad 2014-12-12 Förslag på avslut av driftavtal gällande Ramdalens idrottsplats Redovisning av budget för idrottsplatsen 2014 Inventarielista gjord av OIK och Kultur- och fritid 2014 Driftavtal 2009 Ramdalens IP Tilläggsavtal från 2012 Ramdalens IP med bilaga Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Beslut till: Kultur- och fritidschefen (FÅ) Fritidssekreterare (FK) Ekonomichefen (FK) Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

1 (3) Datum 2014-12-12 Diarienummer OXL1 00 v 1.0 2006-11-13 Kommunstyrelseförvaltningen Inköpsfunktionen Gunnar Bergström Telefon 0155-381 49 FÖRSLAG TILL Avslut av avtal gällande drift av Ramdalens Idrottsplats Parter Oxelösunds Idrottsklubb Fotboll, OIK Föreningsnummer 20391 Oxelösunds kommun Kultur och Fritidsnämnden Organisationsnummer 212000-0324 Innevarande avtal 1. Avtal gällande drift av Ramdalens Idrottsplats med avtalstid 2009-10-01 2019-10-01. 2. Tilläggsavtal till det ursprungliga driftavtalet med avtalstid 2012-01-01 2019-10-01 samt bilaga med klarläggande av ersättning. Omfattning Överenskommelse om att innevarande avtal gällande drift av Ramdalens IP avslutas i förtid och upphör 2014-12-31. Syn Före dagen för avtalets upphörande skall parterna gemensamt hålla syn av objektet, varvid protokoll över objektets skick ska upprättas och undertecknas av båda parter. En avstämning ska göras mot det protokoll som upprättades vid avtalets ikraftträdande varvid eventuella avvikelser som ej är i överensstämmelse med avtalet ska regleras. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) registrator-inkop@oxelosund.se

2 (3) Datum 2014-12-12 Inventarier Före dagen för avtalets upphörande skall parterna upprätta en inventarielista och undertecknas av båda parter. En avstämning ska göras mot den i avtalet ingående bilaga 1 Inventarielista för Ramdalens Idrottsplats, uppdaterad i oktober 2009 samt inventarielista från 2014. Eventuella avvikelser som ej är i överensstämmelse med avtalet ska regleras. Inlösen Vid avtalets upphörande ska egendom som tillförts objektets erbjudas KFN till inlösen. Löseskillingen ska därvid bestämmas med utgångspunkt från anskaffningskostnaden med avdrag för ålder och bruk, nedsatt användbarhet samt till egendomen hänförliga kommunala bidrag. Upplåtelse av reklamplatser OIK s rätt att upplåta reklamplatser inom objektets gränser och rätt till samtliga reklamintäkter upphör samtidigt med upphörande av innevarande driftavtal. Försäljningsrättigheter OIK s ensamrätt till sedvanlig kommersiell kringverksamhet inom objektets gränser upphör samtidigt med upphörande av innevarande driftavtal. Även OIK s rättighet att uthyra delar av den kommersiella verksamheten till annan upphör. Framtida överenskommelse Rättigheter och skyldigheter som nu är reglerade i Driftavtalet med tillhörande Tilläggsavtal, som upphör 2014-12-31, kommer att regleras en ny överenskommelse mellan OIK och Oxelösunds kommun. Ansvar Ansvar för skötsel, underhåll och drift av Ramdalens Idrottsplats övergår efter avtalets upphörande till Oxelösunds kommun. Ekonomi Eventuella ekonomiska regleringar som uppstår p.g.a. avtalens upphörande

3 (3) Datum 2014-12-12 ska, om inte annat överenskommits, regleras omgående. Godkännande Denna överenskommelse är upprättad i två likalydande exemplar varav parterna godkänt och tagit var sitt. Oxelösund den Oxelösund den Oxelösunds kommun Oxelösunds Idrottsklubb Fotboll Lotta Johnsson-Fornarve Ordförande i kultur- och fritidsnämnden fotboll Stig Källberg Ordförande i Oxelösunds idrottsklubb, Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Oxelösunds Kommun Henrik Lewerissa Kassör Oxelösunds idrottsklubb, Fotboll

Datum 2014-10-08 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Fritid Anette Ivarsson Telefon 0155-383 70, 070-302 72 22 anette.ivarsson@oxelosund.se Inventarielista Ramdalens Idrottsplats 2014-10-08 Friidrottsartikar plus mattor tre i en Små bandymål 4 Konstgräsrullar + linjer för KG på rulle Handgräsklippare Fröspridare Cementblandare Linjefärgmaskin 2 Stegar 2 Jordfräs Sågar Kvastar 4 Spadar minst 8 Rakor Högtryckstvätt Pumpvagn röd Slipmaskin Tigersåg Kritmaskin för grus kulstötning Figurer från parken Handklinga Pinnsvets Gassvets Trimmer (3 st) trasiga Vinkelslip Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Datum 2014-10-08 Beteckning 2(2) Gödselspridare Borste, plog, harv för konstgräset Häcksax Vinkelslip Nät till kastbur Prispall Gräsklippare Ransome Commander 3720 cylinderklippare John Deere Traktor 4720 Kompressor (2 st) Dammsugare Diverse handmaskiner Skottskärra Verktygslåda ej komplett Brandslang Vattenslang Bandysarg (aluminium) Alla målburar och nät utom 4 stycken 7.mannamål som finns på konsgräset som ägs av OIK Släpkärra OIK Vält (OIK) Gjord av Anders Sahlin och Anette Ivarsson Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

1 (1) Datum 2013-01-23 OXL2 00 v 1.0 2006-11-13 Kultur- och fritid Kultur- och fritidschef Conny Zetterlund Telefon 0155-38356, 070-3970842 Fax 0155-38353 conny.zetterlund@oxelosund.se Angående tilläggsavtal daterat 2012-08-15 handling nr 160405 Detta är ett klarläggande av vad som avses med kostnaderna i Tilläggsavtalet daterat 2012-08-15 och Avtal gällande drift av Ramdalens IP dnr KFN 2009-09-03 som sträcker sig fram till 2019-10-01. Ersättning för driftuppdraget, beräknat till 573.000 kr för 2010, enligt Avtal gällande drift av Ramdalens IP utgår. Från 2012-01-01 gäller Tilläggsavtalets villkor. Stefan Johnsson Lotta Johnsson Fornarve För Oxelsöunds Idrottsklubb För Kultur- och fritidsnämnden Henrik Lewerissa Conny Zetterlund För Oxelösunds Idrottsklubb För Kultur- och fritidsförvaltningen Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Koordinaten, Järntorget 7 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 Kultur och fritid 613 81 OXELÖSUND 0155-383 53 (fax) koordinaten@oxelosund.se

Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Datum Diarienummer 2007-01-01 Ks 32/06 1 (1) 2.J REGLEMENTE FÖR OXELÖSUNDS KOMMUNS KULTUR- OCH FRITIDSNÄMND Utöver bestämmelserna i huvudreglementet för kommunens nämnder gäller följande särskilda föreskrifter för kultur- och fritidsnämnden. Verksamhetsområde 1 Uppgifter enligt speciallagstiftning 1 ansvarar för verkställigheten av följande uppgifter vad gäller kommunens kultur- fritids- och turismverksamhet. 2 fullgör kommunens åliggande enligt bibliotekslagen och lotterilagen. 2 I den omfattning nämnden beslutar och inom ramen för anvisade medel i mål och budget svarar nämnden för följande verksamheter 1 kulturell verksamhet för såväl vuxna som barn och ungdom, 2 fritidsverksamhet för såväl vuxna som barn och ungdom och fritidsgårdsverksamhet för barn och ungdomar, 3 beslut om stöd till föreningar och liknande grupper, 4 beslut om bidrag till studieförbund, 5 i förekommande fall sluta avtal med utomstående organisationer, föreningar, företag och enskilda personer om särskilda verksamheter inom kultur- fritidsoch turismsektorn samt 6 svarar för verksamheten i skolbibliotekscentral och skolbibliotek. 3 Nämnden utövar det offentligrättsliga tillsynsansvaret för Ramdalens idrottsplats, sporthall, bowling och badhus,samt Jogersöanläggningarna och badplatserna samt Femörefortet. 4 Nämnden utlyser kulturstipendier och idrottsstipendium ledigt samt utse stipendiater. Nämndens sammansättning 5 Kultur- och fritidssnämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. OXL100 v 1.0 2006-11-13 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Reglemente Datum 2014-12-12 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se REGELEMENTE FÖR KULTUR-OCH FRITIDSNÄMNDEN I OXELÖSUNDS KOMMUN Utöver bestämmelserna i huvudreglementet för kommunens nämnder gäller följande föreskrifter för kultur- och fritidsnämnden. Verksamhetsområde 1 Uppgifter enligt speciallagstiftning 1 ansvarar för verkställigheten av följande uppgifter vad gäller kommunens kulturfritids- och turistverksamhet 2 fullgöra kommunens åliggande enligt bibliotekslagen och lotterilagen 3 fullgöra kommunens åliggande enligt nationella och regionala mål för besöksnäringen/turismen 4 fullgöra kommunens åliggande enligt nationella och regionala mål för kulturverksamhet 2 I den omfattning nämnden beslutar och inom ramen för anvisade medel i mål och budget svarar nämnden för följande verksamheter: 1 kulturell verksamhet för såväl vuxna som för barn och ungdom, 2 fritidsverksamhet för såväl vuxna som för barn och ungdom, 3 beslut om stöd till föreningar och liknande grupper, 4 beslut om stöd till studieförbund, 5 destinationsutveckling inom turistverksamheten 6 i förekommande fall sluta avtal med utomstående organsationer, föreningar, företag och enskilda personer om särskilda verksamheter inom kultur- fritidsoch turistsektorn samt, 7 ansvara för kommunens konstsamling och offentlig utsmyckning samt kommunens kulturmiljöarbete, Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Reglemente Datum 2014-12-12 Beteckning 2(2) 8 svara för verksamheten inom skolbiblioteken, 9 ansvara för kommunens konsumentvägledning. 3 Nämnden utövar det tillsynsansvaret för Ramdalens idrottsplats, bad- och sporthall, Jogersöanläggningarna, badplatserna samt Femörefortet. 4 Nämnden utlyser stipendier inom kultur och idrott samt utser stipendiaterna. Nämndens sammansättning 5 Kultur- och fritidsnämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324

Tjänsteskrivelse Datum 2014-12-12 Beteckning 1(2) Kultur- och fritidsförvaltningen Koordinaten Järntorget 7-9 Conny Zetterlund Telefon 0155-383 56, 070-397 08 42 conny.zetterlund@oxelosund.se Revidering av reglemente för kultur- och fritidsnämnden 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige: Anta förslaget till revidering av reglementet för kultur- och fritidsnämnden 2. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens reglemente antogs 2007. Nämnden har gett kultur- och fritidschefen i uppdrag att ta fram ett förslag till revidering av reglementet. Kultur- och fritidschefen presenterar förslaget. 3. Ärendet Reglementet från 2007 behöver revideras utifrån att verksamheter förändrats men också utifrån en tydlighetsaspekt. Förslaget har presenterats för kanslichef och för ekonomichef. Kommunfullmäktige beslutar om reglementen för nämnder och styrelser. Kultur- och fritidsnämnden skickar därför förslaget vidare till kommunstyrelse och kommunfullmäöktige. 4. Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Kultur- och fritidschefen föreslår att nämnden antar förslag på revidering av reglemente för kultur- och fritidsnämnden. Motivet är att verksamheter har förändrats och att förbättra tydligheten i reglementet. 5. Koppling till andra beslut och mål KFN 1013 61 Beslutsunderlag: Reglemente för kultur- och fritidsnämnden, daterat 2007-01-01 Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324