Kommunstyrelsen 1 (6) Kommunledningskontoret Planeringsförutsättningar för nämndernas behov och prioriteringar 2016 (Budgetberedning) 1. Allmänt Sveriges kommuner står inför två mandatperioder av demografiska utmaningar. Eskilstuna har de senaste åren etablerat en stabil nivå på verksamheter och kunnat redovisa starka ekonomiska resultat i nivå med det strategiska målet på 2,5 procent. Undantaget 2014 då resultatet uppgick till 32 miljoner kronor eller 0,6 procent. Under dessa år har dock ett antal engångseffekter så som dubbla utbetalningar från AFA-försäkringar och korrigeringar i utjämningssystemet gynnat Eskilstuna. Inför 2016 och perioden för nästa 4-åriga strategiska inriktning finns obalanser i några av våra verksamheter. Vi står inför en tuffare period och för att ta initiativet över de förändringar som Eskilstuna och Sveriges kommuner kommer att ställas inför är det viktigt att vi gemensamt tar initiativet och arbetar proaktivt med ett starkt fokus på samverkan och effektiviseringar av våra verksamhetsprocesser. 2. Kommunkoncernens läge De flesta av våra verksamheter är stabila med goda resultat. Flera av kommunkoncernens verksamheter möter dock ökande krav som också tynger det ekonomiska resultatet. Med den nya skatteprognosen pekar det ekonomiska resultatet för 2016-2017 på cirka 90 miljoner kronor, vilket motsvarar 1,7 procent. Konjunkturlägen förväntas enligt skatteprognoserna stärkas. Det innebär att en uppgång av konjunktur med minskning av arbetslöshet på nationell nivå från cirka 8 procent till 6,5 procent. Detta ingår som förutsättningar i den prognos som SKL gör och som Eskilstunas planeringsförutsättningar och prognos redan utgår från. Det vill säga de förväntade förbättringarna av skatteprognosen ingår i vårt prognostiserade resultat för 2015 till 2017.
Det finns en medvetenhet i både den politiska och tjänstemannaledningen om behovet av gemensamma åtgärder för att möta utmaningarna vi nu står inför. 2015 finns enligt Komplettering av Årsplan 2015 ett effektiviseringskrav utlagt om 0,6 procent. Inriktningen för 2016 och 2017 är årligt effektiviseringskrav om 0,7 procent för samtliga nämnder samtidigt som 20 miljoner kronor förväntas hämtas hem genom förstärkt fokus på gemensamma lösningar och verksamhetsprocessvisa effektiviseringar genom Modern Kommun. Med anledning av den demografiska utvecklingen och det demografiska läget står valet mellan höjda generella effektiviseringskrav och gemensamma effektiviseringsåtgärder kombinerat med aktiva nedprioriteringar. Till 2017 behöver kostnadsnivån sänkas med ytterligare 30 mkr. Inriktningen är att nämnderna bidrar genom effektiviseringar, nedprioritering av verksamhet, smarta samverkanslösningar, hårdare inköpsstyrning och stramare IT-/systemplattformar. Delårsvisa avstämningar införs för att säkra denna hemtagning. Om detta inte lyckas så höjs effektiviseringskravet inför 2017 till 1 procent. Om ytterligare förbättringar sker av skatteprognosen till följd av en eventuellt starkare konjunktur kommer dessa att behövas för att uppnå en långsiktigt hållbar resultatnivå. Nämnderna kan därför inte räkna med några resurstillskott. 2 3. Demografi Bedömning är att Eskilstuna växer med c:a 1000 personer per år. En analys har gjorts av hur åldersfördelningen är baserat på utfallet i genomsnitt de senaste åren. I kompletterande årsplan 2015 beräknas 1000 nya invånare ge ökade intäkter med 49 miljoner kronor baserat på nuvarande skatteintäkter och statsbidrag. Eskilstuna har de senaste åren fått kraftigt höjda bidrag för kostnadsutjämning främst beroende på att antalet unga ökat mer än i riket. En ökning av antalet invånare med 1000 personer och med historisk sammansättning med många unga bör ge ökat utjämningsbidrag med minst 100 kronor per invånare, vilket innebär 10 miljoner kronor extra. Ett ökat antal unga innebär ökade kostnader för barnomsorg och skola. I genomsnitt beräknas knappt hälften av befolkningsökningen vara under 19 år vilket även ger kostnader i förskolor och skolor. Den demografiska utvecklingen för äldre visar på en stadigt ökande andel äldre. Från nuvarande 19,5 procent som är över 65 år kommer andelen att stiga successivt till 20,1 procent år 2020. Detta ställer ökande krav på vård och omsorg i form av att fler lägenheter inom vård- och omsorgsboenden behöver byggas och att fler kommer att behöva insatser från hemtjänsten.
3 4. Investeringar Under mandatperioden kommer några större strukturella investeringar att genomföras. Kommunen behöver därför vara återhållsam och hålla nere löpande basinvesteringar. Detta för att inte självfinansieringen ska bli alltför låg med stor upplåning och förhöjda årliga räntekostnader som följd. Kapitalkostnaderna (ränta och avskrivningar) för investeringarna konkurrerar med övriga driftkostnader inom samma budgetram. Ta också hänsyn till hur stora investeringsvolymer som organisationen klarar att genomföra under ett år. Investeringsramen för 2015 uppgår till 400 miljoner kronor och för perioden 2016 till 2019 till 380 miljoner kronor per år varav 75 miljoner kronor för gator och vägar samt 305 miljoner kronor för övriga investeringar (exklusive inventarier). Internräntan för 2016 är 4,0 procent. Bifogad blankett INVBL nämnder 2016-2020 används. Kommunledningskontoret kommer att inleda en särskild dialog med Stadsbyggnadsförvaltningen i syfte att sänka planerade investeringsnivåer samt att på ett klokt sätt steg för steg säkra investeringar i Munktellområdet. I avvägning mellan investering och långsiktig förhyrning ligger fokus på den förmånligaste långsiktiga årliga driftskonsekvensen av de olika alternativen. 5. Bakgrund planeringsarbete Den strategiska inriktningen för 2016-2019 utgör grunden för planeringsförutsättningarna för såväl Årsplan 2016 som nämnders/bolags och enheters verksamhetsplaner och budget. Inriktningen under mandatperioden utgörs tills vidare av den politiska majoritetens samverkansöverenskommelse. Årsplanen beslutas av kommunfullmäktige i juni. Strukturen i dessa dokument ska följa processerna i styrsystemet. För att ge enheterna bättre förutsättningar att snabbt komma igång med sin verksamhet är det viktigt att alla enheter i nämnder och bolag har budget och lokal verksamhetsplan med styrkort godkänd senast 20 december. Nämnder och bolag planerar för att skapa förutsättningar för detta. Alla nämnder och bolag ska i sin verksamhetsplan och budget för 2016 lyfta in de fyraåriga processmålen för sina verksamhetsprocesser. Nuläge och framtida resultatnivå ska anges samt vad som ska genomföras och uppnås för att ta steg på väg till angiven resultatnivå. 6. Antaganden 2016 Följande grundläggande antaganden gäller för 2016: Ramen för 2016 utgår från 2015 års nivå.
Kommunens finansiella resultatmål om 2,5 procent under mandatperioden, ligger fast. Nivån för 2015 uppgår till 110 mkr eller 2,1 procent. Utifrån nuvarande prognos för 2016 om en resultatnivå på 89 miljoner kronor finns en brist om ca 40 miljoner kronor för 2016. I planeringsförutsättningarna finns utifrån dagens bedömning inget utrymme till nya resursförstärkningar. Nya satsningar inför och under 2016 ska därför uteslutande finansieras av respektive nämnd inom befintlig ram. Varje nämnd och bolag ska ta fram en lista över vad man ska sluta göra, vad som är tillräckligt bra, processynergier samt koncernvisa synergier. Nämnderna ska ta höjd för demografiska utmaningar för de närmaste åren. Satsningen på traineejobb fortsätter under 2016. Planeringsvolymen sänks till 200 deltagare i genomsnitt. Taxor och avgifter. Eskilstunas avgiftsfinansiering är något lägre än de kommuner som vi jämför oss med. Inför 2016 ska varje nämnd och bolag aktivt ta ställning till om gällande taxor och avgifter ligger på en för verksamheterna önskvärd nivå. Översyn av avgiftsnivåer är en process som varje nämnd och bolag regelbundet och aktivt ska ta ställning till. Nuvarande planeringsförutsättningar bygger på en befolkningsökning om 1000 invånare. 2014 växte Eskilstuna med 1194 invånare. Budgetnivån kan komma att revideras till Årsplan 2016. En utförligare prognos lämnas vid budgetupptakten. Full löne- och priskompensation lämnas i likhet med tidigare år. Nivån på prisoch löneförändringar fastställs i samband med Årsplan 2016. Det årliga effektiviseringskravet höjs till 0,7 procent vilket gäller alla nämnder. Undantagna är kapitaltjänst hos stadsbyggnadsnämnden och fasta transfereringar hos kommunstyrelsen. En indexeringsmodell för hyresnivåer av verksamhetslokaler har införts. Tidigare ambition att senast den 20 september ska hyresnivå för 2016 fastställas kvarstår. Hyresnivån per objekt ska meddelas under oktober. Komponentavskrivningar ska vara infört till 2016. I de fall komponentavskrivning införts kommer dessa att mötas av lägre hyresnivåer. Därför beräknas inte detta påverka nämndernas ekonomiska förutsättningar. Kvalitetsmått och effektiviseringskrav för Konsult och Uppdrag har utarbetats. Kvalitets- och effektivitetsmått ska redovisas och visa nuläge samt utvecklingen mot likartade verksamheter. Konsult och uppdrag ska årligen presentera utveckling av effektivitet och brukarnöjdhet för sina olika processer i NKI-form. 4 7. Skriftlig och muntlig presentation till budgetberedning. Nämndernas och bolagens prioriteringar för 2016 och investeringar för 2016 till 2020 lämnas in till kommunledningskontoret senast den 22 april. Den skriftliga och muntliga presentationen ska utgå från nämndens/bolagets omvärldsanalys, redogöra för det ekonomiska och verksamhetsmässiga nuläget samt hur nämnden/bolaget utifrån sitt respektive uppdrag kan bidra till att stärka de nya strategiska målen, processmålen och verksamhetsprocesserna för 2016-2019.
5 A. Omvärld (1-2 sida 1 ppt) Beskriv kort vilka omvärldstrender som påverkar planeringen för 2016. Redovisa de viktigaste utmaningarna för nämnden/bolaget. B. Demografisk påverkan (1 sida 1 ppt) Beskriv hur den demografiska utvecklingen successivt påverkar nämnden/bolaget. Inom vilken/vilka områden beräknas ökat eller minskat tryck? Vilka omflyttningar av resurser kan göras för att möta de demografiska utmaningarna? Vad ligger redan 2016? C. Nämndens/bolagets nuläge och ev. korrigeringar 2015 (3-4 sidor 3-4 ppt) Vid budgetberedningen ombeds nämnder och bolag att redovisa sina prioriteringar och åtgärder enligt nedanstående punkter. Beskriv verksamhetens nuläge. Vad behöver nämnden/bolaget utifrån omvärldsförändringar, verksamhetsberättelsen 2014 och delårsrapport 1 fokusera på, förbättra och stärka inom nämndens/bolagets aktuella verksamhetsprocesser? Finns det inom ansvarsområdet tankar på resursförskjutning mellan delar av verksamhetsprocesserna? Är ekonomin i balans? Om inte, vilka åtgärder återstår att fullfölja eller vidta? D. Inriktning på prioriteringar och omprioriteringar inför 2016 ( 1-3 sidor 2-4 ppt) Hur kan nämnden/bolaget utifrån sitt respektive uppdrag bidra till att stärka de strategiska målen och processmålen för 2016-2019 i sina verksamhetsprocesser? Vilka prioriteringar föreslås för åren 2016 samt 2017-2019? Vad är vi tillräckligt bra på? Vad ser nämnden/bolaget möjlighet att lägga mindre resurser på eller sluta göra för att frigöra resurser för satsningar eller att bibehålla annan verksamhet? Vilka planerade satsningar kan avbrytas för att förbättra den ekonomiska situationen under mandatperioden? Redovisa bedömd årlig ekonomisk effekt för 2015 och 2016.
6 E. Effektivisering (1-3 sidor 1-3 ppt) Nämnden ombeds redovisa; Idéer om egna effektiviseringsområden Idéer om processgemensamma effektiviseringsområden Vi har ett gemensamt åtagande att effektivisera administrationen med 20 miljoner kronor. Lämna förslag på kommunkoncerngemensamma effektiviseringsåtgärder som kan tillföra resurser till kärnverksamheten, t ex administrativa synergier eller tidsbesparingar i linjeorganisationen. Material skickas senast den 22 april till planeringochuppfoljning.klk@eskilstuna.se Observera att vi valt att styra omfånget på materialet i syfte att vässa och fokusera. Det skriftliga materialet bör understiga 10 sidor samt presentationen bör följa utskickad powerpointmall. Mall presentation budgetberedning finns även att hämta under Så arbetar vi/årlig styrning/planering/budgetberedning