Sida 1
Om dokumenthantering skapar förutsättningar för ordning och reda, samt omfattar aktiviteter för att identifiera, administrera och kvalitetssäkra alla dokument i projektet. Vi strävar efter att skapa en arbetsmiljö där alla vet vilka dokument som är giltiga, var de finns lagrade och att de är granskade. Detta ger möjligheter till ökad parallellitet i arbetet och en ordnad avvikelse-och ändringshantering. är en stödfunktion i projektet och ska hjälpa till att göra arbetet mer effektivt. Målet är att kunna ge svar på frågor som berör Versionshantering, vilka utgåvor är giltiga nu? Dokumentstruktur, vilka dokument beskriver vald lösning? Lagringsrutiner, var kan jag hämta senaste giltiga utgåvan av dokument X? Spårbarhet, vilka dokument beskriver resultatet som är levererat till kund A? En förutsättning för dokumenthantering är att under förberedelserna definiera och beskriva strukturer, både för projektarbetet och för projektets resultat. Dokumenten beskriver hur projektet och resultatet är uppbyggda, vilka delar som ingår och vilka dokument som beskriver de olika delarna. Dokumentgranskning är ett framåtriktat arbete som syftar till att försäkra sig om att det granskade dokumentet håller tillräcklig kvalitet för att kunna vara underlag för fortsatt arbete. För att få granskningarna till den kvalitetshöjande aktivitet som vi önskar är det viktigt att de blir en naturlig del i projektarbetet. En granskning kan göras på flera olika nivåer, allt från att man lämnar över ett dokument till sin kollega och ber denne läsa igenom det och ge synpunkter, till ett möte med kallelse och protokollfört resultat. Sida 2
, syfte Ordning och reda, skapa förutsättningar för att alla arbetar utifrån rätt underlag att alla har tillgång till aktuell och giltig information att arbeta parallellt en effektiv ändringshantering kvalitetssäkring och lärande genom dokumentgranskning spårbarhet, beskrivning av framtagna och levererade resultat Projektets regler och rutiner för dokumenthantering beskrivs i Projektplanen Sida 3
Olika dokument Affärsdokument tas fram för affären t ex. offert, avtal A f f ä r Styrdokument tas fram för projektstyrningen t ex. projektplan, statusrapport mallar finns i PPS S S t y t y r r n n i n i n gg P r o d u k t i o n Produktionsdokument tas fram för produktionsarbetet t ex. specifikationer, beräkningar Resultatdokument är en del av projektets resultat tas fram för framtida användare och förvaltare, t ex. manualer, utbildningsmaterial Sida 4
, vad Innebär att hantera utgåvor och ändringar i dokument hantera lagring och distribution av dokument på ett överenskommet sätt dokument är sökbara, lätta att hitta bestämma regler, rutiner och ansvar för granskningsförfarande Styrning av produktionsdokument förutsätter kunskap om - vilka delar resultatet består av - vilka dokument som beskriver varje del Dokumentmallar och checklistor underlättar Mappstruktur projekt Sida 5
Grunden för ordning och reda Godkänd av Lisa Larsson Författare Klas Klasson Beteckning KB512 Datum 2004-04-05 Sida 1(5) Utgåva 1.0 Dokumentnamn Kravbeskrivning, Projekt 512 Filnamn: \\projektservern\projekt_512\produktionsdokument\kb512_1.0 Sida 6
Utgåvemärkning Förslag numrera utgåvorna från 1.0 och uppåt sätt ett p framför utgåvenummer för ej godkända dokument löpnumrera p-utgåvorna Exempel P1.0-1, P1.0-2, preliminära utgåvor av 1.0 1.0, godkänd utgåva 1.1, ändrad 1.0, inga viktiga/större ändringar ( föregås av P1.1-x) 2.0, ändrad 1.x, med viktiga/större ändringar ( föregås av P2.0-x) Preliminära utgåvor ska kunna identifieras Riktlinjer för vad som avses med viktiga/större ändringar behövs Verktyg för dokumenthantering har automatisk utgåvenumrering enligt andra principer Sida 7
, arbetsgång P1.0-x Granskning, godkänt 1.0 För projektet 1. Klarlägg vilka övergripande krav som gäller 2. Klarlägg projektets behov 3. Bestäm projektets rutiner, granskningsförfaranden, regler och rättigheter 4. Bestäm lagringsplats för dokument 5. Bestäm vilka typer av dokument som måste granskas För varje dokument 1. Ta ut dokumentnamn och beteckning, notera i dokumentförteckningen 2. Bestäm granskningsförfarande, vem som skall granska, distribution och lagring 3. Producera dokumentet (P-utgåva) 4. Genomför dokumentgranskning 5. Fastställ dokumentet (P-märkning tas bort) 6. Lagra originalet i projektbiblioteket 7. Informationsspridning Sida 8
Dokumentgranskning, tre nivåer -- - - - - -.-.--............... -.-.........-.-. -........... -.-...................-.-............. -.-.....................-.-..... Nivå 1 säkerställa att författaren fångat uppgiften och använder ett effektivt angreppssätt inriktning på innehållsförteckning, design- och idéskiss Nivå 2 säkerställa att uppgiften är löst, att detaljnivå och utformning blir anpassat till behovet inriktning på ett ännu ej helt genomarbetat dokument Nivå 3 säkerställa att dokumentet är tillräckligt bra för sin användning inriktning på ett komplett och korrekt dokument formellt godkännande Tidig återkoppling säkerställer att uppdragstagaren förstått uppgiften och ger trygghet, speciellt utanför komfortzonen Sida 9
Dokumentgranskning, arbetsgång 1. Förberedelser 2. Granskning - möte eller ITstött granskningsförfarande 3. Ändringar/ kompletteringar 4. Kontroll att ändringarna/ kompletteringarna är införda 5. Godkännande En enkel granskningsmetod är att låta en kollega läsa igenom dokumentet och lämna synpunkter Sida 10
Granskning, förberedelser Förbered genom att förbereda granskarna i god tid stämma av att granskarna har rätt kompetens och att alla kan delta klargöra granskningsnivå (1, 2 eller 3), omfattning av granskningen och hur granskningskommentarer ska hanteras distribuera dokumentet ge granskarna tillgång även till underlagen/förutsättningarna lyfta fram svagheter/osäkerheter i en bifogad frågelista Ge granskarna tid och möjlighet att ta del av materialet Se till att granskningsgruppen representerar alla intressenter Sida 11
Granskning, roller och ansvar Granska dokument, besluta om dokument är godkänt, dvs tillräckligt bra F Ö R F A T T A R E Hela ansvaret Ej klar förrän dokumentet är godkänt O R D F Ö R A N D E (möte) Styr mötet Befogenhet att ställa in mötet Ser till att beslut kommer fram S E K R E T E R A R E (möte) Skriver protokoll Distribuerar protokoll G R A N S K A R E Ansvar i sakfrågor delas med författaren Exempel på sakfrågor är formalia, teknik, miljö och lagar Godkänner eventuella kompletteringar i efterhand Identifiera problem, lös efteråt Sakfel i fokus Våga skjuta fram om granskare är oförberedda eller ej kan delta Positiv och konstruktiv anda Vid möte, max två-fyra timmar Protokoll, dok.granskning Sida 12
, checklista Finns en ansvarig för dokumenthanteringen? Har projektbibliotek skapats? Finns det erforderliga dokumentmallar med skrivstöd för dessa? Finns det rutin för utgåvehantering? Är det klarlagt hur information om ändringar dokumenteras och sprids? Är alla berörda informerade om regler och rutiner för dokumenthanteringen? Vet vi vilka delar resultat består av? Vet vi vilka dokument som beskriver delarna i resultatet? Vet vi vilka utgåvor som är giltiga idag? Känner alla till var giltig utgåva av dokument X finns? Har vi en effektiv och anpassad granskningsmetod i projektet? Arbetar vi med flera granskningsnivåer? Har vi planerat in tillräckligt med tid för granskningsarbetet? Har vi tydliga roller vid granskningsmöten? Sida 13