Förfrågningsunderlag 2015-09-25 Upphandlande organisation Jönköpings kommun Upphandling Rehabiliteringstjänster Petter Cederbrink 15/73 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2015-10-27 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 4. Avtalsvillkor 4.1 Parter 4.1.1 Beställaren Jönköpings kommun Organisationsnummer: 212000-0530 Nedan kallad Beställaren. 4.1.2 Leverantören Redovisas i det slutliga avtalet. Nedan kallad Leverantören. 4.2 Avtalstid 4.2.1 Avtalstid Avtalet gäller från och med 201x-xx-xx till och med 201x-xx-xx. Avtalstiden är 2 (två) år med möjlighet för Beställaren att förlänga avtalet med oförändrade villkor vid 2 (två) tillfällen med maximalt 12 (tolv) månader. Avtalet upphör utan uppsägning. Att avtalet upphört att gälla påverkar inte giltigheten av avrop som gjorts under avtalets giltighetstid. Avrop kan emellertid inte göras efter det att avtalets avtalsperiod har upphört. Detta hindrar dock inte att utförande kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att avrop gjorts inom avtalets giltighetstid. 4.3 Allmän orientering 4.3.1 Omfattning Leverantören åtar sig att i enlighet med villkoren i detta avtal utföra uppdraget enligt Beställarens anvisningar, i huvudsak bestående av vad som anges i detta avtal samt i förfrågningsunderlaget. Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 1 av 9
Beställaren kan inte bedöma den exakta omfattningen av kommande behov eller garantera det faktiska utnyttjandet av detta ramavtal. 4.3.2 Utförande Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Beställaren har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. 4.4 Information och möten 4.4.1 Information Parterna ska under avtalsperioden stämma av avtalets tillämpning, måluppfyllelse samt därvid även samråda om eventuella behov av förtydliganden och förändringar av detsamma inom ramen för avtalets ursprungliga omfattning och inriktning. Uppföljningsmöten ska ske vid behov tillsammans med Leverantörens kontaktperson och Beställarens kontaktperson. Ingen ersättning utgår för uppföljningsmöten. 4.5 Ändringar och tillägg Ändringar av och tillägg till detta avtal ska, för att vara gällande, göras skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare för parterna. 4.6 Handlingarnas inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. För det fallet att de visar sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning: 1. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till avtalet inklusive bilagor i omvänd datumordning 2. Avtalet inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlaget inklusive kompletteringar och förtydliganden 4. Leverantörens anbud inklusive bilagor samt eventuella förtydliganden 4.7 Avrop Avrop ska ske enligt Ramavtalet med alla villkor fastställda. Avrop ska kunna ske via e-post eller telefon. 4.7.1 Beställningsrutin Beställning sker successivt under avtalsperioden. Vid beställning ska referens alltid uppges av Beställaren och framgår av Leverantörens faktura för att korrekt betalning ska ske. Om Beställaren ej uppger detta referensbegrepp uppmanar vi Leverantören att begära detta. Utförande av tjänst får ej ske om referens ej kan uppges. Det åligger Leverantören att säkerställa Beställarens identitet. 4.8 Avbeställning Beställaren har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte genomförts. Vid avbeställning ska resultatet av utfört uppdrag redovisas och överlämnas till Beställaren senast när Beställaren fullgjort sin betalningsskyldighet. Därefter får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. 4.9 Personal Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av åtagandet använda för uppdraget Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 2 av 9
erforderligt antal personer med för uppgiften adekvat utbildning och kompetens i enlighet med förfrågningsunderlaget. För att genomföra avtalat åtagande äger Leverantören rätt att använda godkända personer i Leverantörens anbud. Avtalad personal får endast bytas ut om detta orsakats av tvingande omständighet som Leverantören inte råder över. Om sådan omständighet uppstår ska Leverantören omedelbart underrätta Beställaren med förslag till åtgärder så att Beställaren olägenheter minimeras. Under förutsättning att uppställda krav uppfylls har Leverantören möjlighet att tillföra ny personal i det fall detta krävs för att fullgöra avtalat åtagande. Under uppdragstiden tillkommande personal ska Leverantören till Beställaren skriftligen översända information som redovisar att personens kompetens- och erfarenhetsbakgrund svarar mot de kompetenskrav som anges i förfrågningsunderlaget. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken Beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Överenskommelse om byte, tillägg eller annan förändring av avtalade personer ska skriftligen vara godkänd av Beställaren innan arbete påbörjas. Förändring av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 4.10 Rätt till uppdragsresultatet Beställaren har rätt att använda och kopiera redovisat uppdragsresultat. 4.11 Försening Om Leverantören inte följer överenskommen tidplan är Beställaren berättigad till vite för varje påbörjad vecka som uppdraget försenas. Vite ska utgå för varje påbörjad vecka som uppdraget försenats med 5 % av det avtalade priset för aktuellt uppdrag, dock minst 2 000 kr och maximalt 50 % av det avtalade totala priset. Beställaren har rätt att från fakturerat belopp avräkna upplupet vite. Om förseningen beror på Leverantören eller något förhållande på Leverantören sida och pågår mer än 30 kalenderdagar, får Beställaren genom skriftligt meddelande till Leverantören häva avtalet. Leverantören är befriad från vite och berättigad till skälig tidsförlängning om försening inträffar på grund av omständighet som Beställaren svarar för. 4.12 Ersättning 4.12.1 Pris Anges vid avtalets tecknande. Pris ska anges i SEK exklusive moms. 4.12.2 Ersättning Såvida inte annat skriftligen avtalats mellan parterna ska ersättning anses inkludera samtliga kostnader och utlägg som Leverantören haft för tjänsternas utförande. 4.12.3 Prisjustering Ersättningen ska vara fast från tidpunkten för avtalets tecknande och två år framöver (till Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 3 av 9
200X-12-31). Från 200(X+1)-01-01 justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Timpris år 200X räknas om med det fastställda procenttalet för år 200(X+1) enligt formeln: A (1+p/100 )= B där A är timpriset år 200X, p är det fastställda procenttalet för år 200(X+1) och B är timpriset 200(X+1). Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad ska denna användas fram till dess att en definitiv omräkningsfaktor publiceras. En retroaktiv avräkning ska göras av skillnaden mellan den preliminära och den definitiva omräkningsfaktorn så snart detta är möjligt. Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas. 4.13 Fakturering och betalning Betalning sker mot faktura. Fakturering görs till beställaren efter att tjänsten fullgjorts. Det ska vara möjligt att få samlingsfaktura månadsvis om Beställaren så begär. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Fakturareferens, som uppges vid beställning, ska anges på fakturan. Minst åtta tecken ska vara möjligt att uppge. Faktura ska senast 6 månader efter avtalsstart sändas elektronisk enligt överenskomna rutiner som gäller för SVE-faktura. Leverantören ska meddela namnet på sin avsändare av E-fakturor till Jönköpings kommun på faktura@jonkoping.se. Eventuella pappersfakturor ska skickas till vid beställningen angiven adress. Korrekta fakturor betalas 30 dagar efter det att fakturan kommit beställaren tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger beställaren betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd till Leverantören och ej till tredje part. Leverantörens organisationsnummer och uppgifter gällande F-skatt ska alltid vara angivet på fakturan. Beställaren är redovisningsskyldig för mervärdesskatt. Mervärdesskatten ska därför alltid anges separat på fakturan, både med belopp och med procentsats. Leverantören ska skicka fakturan senast 9 månader efter slutleverans. Har så ej skett äger Leverantören ej rätt till betalning för senare översänd faktura. 4.13.1 Faktureringsadresser Fakturan adresseras till : Jönköpings kommun Box 393 551 15 JÖNKÖPING. Fakturan adresseras till : Habo Kommun Fakturor Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 4 av 9
Box 198 566 24 HABO OBS! Ange på fakturan vilken förvaltning fakturan avser. 4.13.2 Dröjsmålskostnader Beställarens ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. I det fall dröjsmålsränta (referensränta) ändå blir aktuell godtar beställaren endast sådan i enlighet med svensk räntelagstiftning. 4.14 Felansvar 4.14.1 Fel i tjänst Tjänsten anses felaktig om: den eller resultatet av tjänsten inte uppfyller de krav som ställts i avtalet på tjänsten eller resultatet av tjänsten, den eller resultatet av tjänsten avviker från de uppgifter som i samband med anbudet lämnats av Leverantören, eller Leverantören i annat fall än vad som ovan sägs före avtalets ingående underlåtit att upplysa Beställaren om ett sådant förhållande rörande tjänstens beskaffenhet eller ändamålsenlighet som Leverantören känt till eller bort känna till och som denne insåg eller borde ha insett vara av betydelse för Beställaren. 4.14.2 Reklamation Leverantörens ansvar för fel enligt denna punkt börjar löpa från och med avtalsstart. Vid fel vid utförandet av tjänsten är Beställaren skyldig att snarast möjligt skriftligen reklamera felet till Leverantören. Leverantören ansvarar endast för fel som reklameras inom 30 (trettio) dagar från det att denne har upptäckt eller borde ha upptäckt felet. Leverantören är skyldig att avhjälpa felet utan oskäligt uppehåll, dock senast inom 7 (sju) dagar efter det att felet reklamerats. Anser Leverantören att felet inte kan avhjälpas inom den ovan angivna tiden ska Beställaren omedelbart underrättas skriftligen. Beställaren har rätt att häva avtalet om Leverantören inte anser sig kunna avhjälpa felet inom 14 (fjorton) dagar från det att reklamation gjordes. Fel ska avhjälpas utan kostnad för Beställaren. Med avhjälpa avses att Leverantören åtgärdar felet, vilket resulterar i att avtalad specifikation uppfylls. Har Beställaren anmält fel och visar det sig inte föreligga fel som Leverantören svarar för, ska Beställaren ersätta Leverantören för dennes kostnader. Fel som är utan betydelse för tjänstens ändamål och som inte innebär olägenhet för Beställaren omfattas inte av Leverantörens ansvar för fel enligt denna bestämmelse. Sådana fel ska avhjälpas av Leverantören inom skälig tid. 4.14.3 Vite Fel vid utförandet av tjänsten som inte avhjälps utan oskäligt uppehåll och som beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida berättigar Beställaren till vite. Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 5 av 9
Vite ska utgå med 10 (tio) procent av avtalsvärdet för den aktuella leveransen alternativt 5000 kronor per påbörjad sjudagarsperiod. Vite ska dock utgå med maximalt 25 000 kronor. Vid uppnått maximalt vite har Beställaren rätt att ålägga Leverantören en slutlig tidsfrist för avhjälpande eller i förtid säga upp alternativt häva avtalet. Förtida uppsägning och hävning av avtalet berättigar till skadestånd för Beställaren. Eventuellt vite som utgått på grund av försening ska dock avräknas från sådant skadestånd. Vite till följd av fel förfaller till betalning senast trettio (30) dagar efter den tidpunkt som berättigar till vite. 4.15 Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören ska förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl.a. att Leverantören själv har skyldighet att ansvara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. 4.16 Underleverantör Med underleverantör avses samtliga juridiska personer, företag och/eller organisationer som Leverantören använder för att utföra förpliktelser i enlighet med detta avtal. Leverantören har rätt att, efter på förhand inhämtat skriftligt godkännande från uppdragsgivaren, anlita underleverantör för att utföra hela eller delar av avtalet. Underleverantör ska uppfylla de krav som stadgas i 10 kap. 1 2 LOU och i övrigt fullgjort sina skyldigheter avseende lagstadgade avgifter. Leverantören svarar för underleverantör såsom för egen del, såväl avseende utfört arbete som villkor och förutsättningar som anges i avtalet. Finner Beställaren vid kontroll att underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom en (1) månad räknat från och med det att Beställaren påkallade felet eller från det att Leverantören och/eller underleverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav, har Beställaren rätt att besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för avtalet. Om felet är väsentligt äger Beställaren rätt att med omedelbar verkan besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för avtalet. Ovanstående gäller även förhållandet underleverantör till underleverantör o.s.v. Eventuellt byte och/eller tillägg av underleverantör under avtalsperioden får endast ske efter skriftligt godkännande från Beställaren. Ett sådant byte får inte drabba Beställaren ekonomiskt eller påverka kvaliteten på produkten. Byte eller tillägg av underleverantör får inte innebära en väsentlig förändring av avtalet. 4.17 Kontaktpersoner Parterna ska utse minst en kontaktperson vardera. Parterna ska omgående meddela Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 6 av 9
varandra om kontaktperson byts ut. 4.18 Försäkring Leverantören ska på egen bekostnad teckna giltig ansvarsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets art och omfattning. Försäkringen ska tecknas och vidmakthållas så att den gäller vid avtalets ikraftträdande och ska gälla under hela avtalsoch ansvarstiden. Leverantörens försäkring ska även omfatta eventuella underleverantörer. På begäran av Beställaren ska Leverantören lämna bestyrkt kopia av gällande försäkringsbrev samt bevis på att försäkringspremier erlagts. 4.19 F-skatt Under avtalstiden ska Leverantören inneha F-skattsedel. 4.20 Marknadsföringsrätt 4.20.1 Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till Beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med Beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras. 4.21 Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja sekretessbelagd uppgift som Leverantören får del av genom tillkomsten eller genomförandet av avtalet. Leverantören har inte rätt att utan Beställarens uttryckliga skriftliga tillåtelse publicera eller på annat sätt offentliggöra rapporter eller annat material eller information som Leverantören upprättat, erhållit eller tagit del av genom avtalet. Leverantören innefattar alla personer som denne på något sätt involverar, för att fullgöra sina åtaganden mot Beställaren och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. Leverantören förbinder sig att göra de medarbetare som kommer att sysselsättas med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser rörande sekretess, samt även i övrigt hantera uppdraget med den diskretion som är nödvändig. Leverantören ansvarar för att även underleverantörer iakttar vad som stadgats ovan. Sekretesskyldigheten gäller även om avtalet i övrigt upphört. 4.22 Force Majeure Om Part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska han, i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har Beställaren rätt att, så länge de består, själv utföra Leverantörens åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation. 4.23 Hävning Part har rätt att omedelbart häva avtalet om motparten gör sig skyldig till ett väsentligt Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 7 av 9
avtalsbrott. Som väsentligt avtalsbrott anses: 1. Part gör sig skyldig till väsentliga brister i sina förpliktelser och inte vidtar rättelse inom skälig tid efter skriftlig anmodan. 2. Part lämnat oriktiga uppgifter i samband med upphandlingen. 3. Part försätts i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 4. Part är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. 5. Maximalt vite till följd av avtalet är uppnått. 6. Leverantören inte uppfyller de obligatoriska kraven i förfrågningsunderlaget. 7. Det föreligger omständighet som medför att Leverantören uppfyller någon av uteslutningsgrunderna i 10 kap. 1 2 LOU. 8. Det föreligger ett immaterialrättsligt intrång i tredje mans rättighet som inte kan undanröjas på tillfredsställande sätt och som medför väsentlig olägenhet för Beställaren. 9. Part bryter mot sekretesskyldigheten enligt detta avtal. Avtalet hävs omedelbart om förvaltningsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av leverantören. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från Leverantören till Beställaren. Hävning av avtalet ska ske skriftligen. 4.24 Överlåtelse Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person, ej heller får Leverantören pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan Beställarens skriftliga medgivande. 4.25 Antidiskriminering 4.25.1 Antidiskriminering Leverantören förbinder sig att följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. Den lag som gäller vid avtalstidens början är diskrimineringslagen (2008:567). Leverantören ska på begäran av Beställaren inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Leverantörens förbindelse enligt ovan: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om Leverantören eller anställd som Leverantören svarar för, vid utförandet av uppdraget, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Leverantören är dessutom skyldig att på Beställarens begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Leverantörens verksamhet enligt a-c ovan. Informationen ska redovisas till Beställaren senast en (1) månad efter begäran om det inte träffas en separat överenskommelse om annan tidpunkt i det enskilda fallet. Denna uppföljning kan ske dels genom Beställarens handläggare/tjänstemän eller genom ett revisionsbolag. 4.26 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 8 av 9
rättsförhållanden, ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna. I andra hand ska tvisten prövas och slutligt avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. Att tvist med anledning av avtalet hänskjutits till rättsligt avgörande befriar inte parterna från skyldigheter enligt detta avtal. Part är således förpliktigad att fullgöra skyldigheter enligt avtalet till dess att frågan slutligen prövats och vunnit laga kraft. Utskrivet: 2015-09-25 15:34 Sida 9 av 9