Projektplan Kungsbacka uppföljningsmodell

Projektplan Kungsbacka uppföljningsmodell Bakgrund Kungsbacka kommun har under ett antal år arbetat med utveckling av verksamhetsstyrningen och kvalitetsarbetet. Något som bland annat resulterat i att Kungsbacka 2007 nominerades till utmärkelsen Sveriges Kvalitetskommun. Som ett led i det fortsatta utvecklingsarbetet genomfördes 2007 en utvärdering av Kungsbacka kommuns styrsystem. Den övergripande slutsatsen var att Kungsbackamodellen har de beståndsdelar som krävs för att möjliggöra en styrning mot slutmålet kvalitet och nytta för medborgaren, men att beståndsdelarna inte är sammankopplade, så att en effektiv styrning verkligen sker. Utifrån denna utvärdering beslutades om fyra följduppdrag/delprojekt: 1. Förtydliga och förenkla Kungsbackas styrmodell 2. Målformulering 3. Bättre struktur och innehåll i uppföljning av verksamheten 4. Ta fram en beskrivning av Kungsbackas styrmodell Med stöd av konsultinsats från Ekan gjordes en första justering av styrmodellen. Utbildning avseende konsten att formulera mål som är realistiska, mätbara och uppföljningsbara genomfördes våren 2008. Mot denna nya bakgrund utformades därefter planeringsförutsättningarna för nämndernas verksamhetsplaner 2009 2012. En kollegiegranskning av de första verksamhetsplanerna enligt den reviderade styrmodellen gjordes hösten 2008. Detta arbete resulterade i mindre justeringar i planeringsförutsättningarna för 2010-2013. Nästa steg i utvecklingen av styrmodellen är att skapa bättre struktur och innehåll i uppföljningen av verksamheterna i linje med den nya styrmodellen. 1 (9) Datum 2009-03-27 Projektets namn Kungsbacka uppföljningsmodell KUM uniform KUB300 v 1.0, 2006-10-02 Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon vx 0300-83 40 00 Fax 0300-83 47 51 service@kungsbacka.se www.kungsbacka.se

Syfte Syftet med projektet är att; o Skapa underlag för att kunna följa kommunens utveckling i förhållande till visionen och kommunfullmäktiges prioriterade mål. o Utveckla möjligheterna för politiker och medborgare att följa upp effekter och resultat av tillsatta resurser. o Utveckla innehållet i uppföljningen för att kunna jämföra resultat med andra, såväl internt inom kommunen som med andra kommuner, i syfte att skapa lärande. o Förtydliga sambandet mellan planering och uppföljning för att förbättra analysarbetet. 2 (9) Målgrupper för projektet Politiker i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder. Förvaltningsledningar Genom publicering av verksamhetsuppföljningen ska projektet skapa nytta för medborgarna i form av bättre möjligheter att bedöma resultat och kvalitet i den kommunala verksamheten. Uppdrag Uppföljningen av verksamheterna i samband med delårs- och årsredovisning ska utvecklas och renodlas både avseende struktur och innehåll. Struktur: Begrepp och terminologi kopplat till uppföljning av verksamheterna omarbetas för att stämma överens med den nya styrmodellen. En lättillgänglig struktur för publicering av uppföljningen på kommunens hemsida ska arbetas fram. Dokument och mallar med anvisningar för delårs- och årsredovisning samt kommunoch nämndbudget ska revideras och utvecklas. Innehåll: Uppföljningen ska innehålla ekonomiska mått, prestationsmått samt effektmått. Genom att kombinera dessa olika mått ska också verksamheternas effektivitet och resultat redovisas. Uppföljningen ska även omfatta de prioriterade målen och bedömning av måluppfyllelse för dessa. Antalet mått ska begränsas och uppdraget innebär därför även en rensning/utgallring av de mått som finns idag. De mått som beslutas ska kunna användas för såväl interna som externa redovisningar för att undvika dubbelarbete.

Måtten ska gå att använda över tid samt vara jämförbara med andra, såväl externt som internt där det är möjligt. Måtten ska i största möjliga omfattning även vara nedbrytningsbara i verksamheterna. 3 (9) Uppdraget omfattar även omvärldsanalys av det nationella arbete kring uppföljning och jämförelser som pågår inom bland annat Sveriges kommuner & landsting (SKL), Socialstyrelsen, Skolverket med flera. Avgränsningar Projektet omfattar mått kopplade till kommunfullmäktiges styrning och nationella jämförelser för verksamheterna. Intern nämnd- och förvaltningsspecifik uppföljning av verksamheten omfattas inte av projektet. Projektet omfattar inte struktur för uppföljning av nämndernas ekonomiska resultat. Eventuellt behov av IT-stöd hanteras efter slutrapporten. Kommunfullmäktige Kumprojektet Nämnd Förvaltning Enhet Resultat Målsättningen med projektet är att: o Förtydliga och förenkla uppföljningsarbetet enligt Kungsbackamodellen o Skapa en helhet i styrmodellen där styrning och uppföljning hänger ihop. o Uppföljningen ska ge ett bra underlag för verksamhetsstyrning. Delleveranser 1. Projektplan med beskrivning av uppdrag, tidplan och aktiviteter 2. Uppdaterad inventering och gruppering av befintliga mått. 3. Förslag på utvecklade uppföljningsmått enligt ny styrmodell. 4. Omarbetad struktur och arbetssätt i anvisningarna för delårs- samt årsredovisning i två etapper; först avseende 2009 års redovisning, därefter 2010 års redovisning.

5. Struktur för publicering på kommunens hemsida 6. Utbildning och information om ny uppföljningsmodell. 7. Slutrapport och projektöverlämning med förslag till fortsatt utveckling. 4 (9) Genomförande Tidplan Projektperioden pågår från 2009-02-01 till 2011-05-31. o Inventering och omvärldsbevakning våren 2009. o Anpassning och test av delvis nya anvisningar och mallar i samband med årsredovisning 2009. o Färdigt utvecklad uppföljningsmodell i samband med årsredovisning 2010. o Utvärdering och avslut våren 2011. Aktiviteter med tidplan Fas NULÄGE Skapa förståelse och kunskap FÖRBEREDA Beskriva önskat resultat GENOMFÖRA AVSLUTA Projektplan Workshop Utbildning Dokumentera Aktiviteter Kickoff Inventering Omvärldsanalys Definitioner/begrepp Välja jämförelser Anpassa dokument Struktur publicering Tillämpning 2009 Anpassningar Tillämpning 2010 Överlämna Planera utbildning Resultat Förankring och förståelse Detaljerad projektplan samt kommunikationsplan Inventering av befintliga uppföljningsmått samt termer och begrepp Förslag på nya uppföljningsmått Omarbetad struktur och anvisningar för uppföljning Struktur för publicering på kommunens hemsida Årsredovisning delvis ny modell 2009 Årsredovisning enligt ny modell 2010 Publicera på hemsidan Slutrapport och projektöverlämning med förslag till fortsatt utveckling Tid feb juni 2009 aug 2009 dec 2010 nov 2009 dec 2010 våren 2011 INFORMATION OCH DIALOG

Projektorganisation 5 (9) Beställare Kommundirektören Formellt ansvar Kommundirektören Styrgrupp Kommundirektionens utvecklingsgrupp för verksamhetsstyrning. Projektledare Anneli Skoglund, Service och Andreas Mårtensson, Gymnasie & Vuxenutbildning Projektgrupp Anneli Skoglund, Service (projektledare) Andreas Mårtensson, Gymnasie & Vuxenutbildning (projektledare samt delprojektledare FG, GV) Anna Lifjorden, Kommunstyrelsen (delprojektledare ÄO, IF, HO) Eva Hanje, Service (delprojektledare PB, MH, SE, TE) Patrik Adiels/Lars Nyström, Fritid (delprojektledare KT, FR) Vakant, KSF (delprojektledare KSF, KSÖ kommunstyrelsen övergripande) Delprojekt I projektet finns fem delprojekt med varsin delprojektledare. Projektdeltagarna representerar de kommunens olika förvaltningar och består av stabsfunktioner ekonomer samt HR-konsulter. Delprojektens uppdrag är att inventera, gruppera samt ta fram nya mått för kommunfullmäktiges uppföljning samt omvärldsbevaka inom sina respektive verksamhetsområden. Delprojektledarens uppdrag är att leda arbetet inom respektive delprojekt samt ansvara för att gruppen levererar material inom förskriven tidsram. Delprojektledarna ingår även i projektgruppen och deltar i arbetet med att utforma strukturen för uppföljningen. Referensgrupper o Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU o Kommundirektionen, KD o Utvecklingsgruppen för kvalitet o Centrala Samverkansgruppen, CSG samt o Ekonomer och HR-konsulter o Informationsstrateg

Beställare Lasse Järvsén 6 (9) Styrgrupp Utvecklingsgruppen verksamhetsstyrning Projektgrupp Projektledare: Anneli Skoglund, Andreas Mårtensson Referensgrupper Delprojekt ÄO, IF, HO Anna Lifjorden Delprojekt FG, GV Andreas Mårtensson Delprojekt PB, MH, SE, TE Eva Hanje Delprojekt KT, FR Patrik Adiels/Lars Nyström Delprojekt KSF, KSÖ Nnn Information/kommunikation Projektledarna ansvarar för övergripande information om projektet. Kommundirektören ansvarar för information till politiker. Ordförande i styrgruppen ansvarar för information till kommundirektionen. Rapportering ska ske minst två gånger per år. Delprojektledare och projektdeltagare ansvarar för information och förankring inom sina respektive förvaltningar. All dokumentation kring projektet lagras gemensamt på P:\Kum. En särskild kommunikationsplan för projektet finns upprättad. Avstämningar Kontinuerliga avstämningar ska ske med styrgruppen samt med referensgrupper under projektets gång.

Projektet ska även löpande stämma av mot det övriga arbete som pågår kring utveckling av Kungsbackas styrmodell samt med kommunens representanter nationella jämförelseprojekt. Samverkan med fackliga organisationer sker i Centrala Samverkansgruppen 7 (9) Slutredovisning En skriftlig slutrapport med förslag på fortsatt utveckling ska lämnas när projektet avslutas. Slutredovisningen omfattar också en muntlig redovisning. Resultatspridning Utbildning och information sker i samband med integreringen av ny uppföljningsmodell i Kungsbackas styrmodell. Successiv inarbetning i verksamheten genom bland annat anvisningar för budget och årsredovisning. Slutrapport överlämnas till styrgruppen och beställaren i samband med att projektet avslutas. Beroenden Projektet Kungsbacka uppföljningsmodell är en del av ett större utvecklingsprojekt Utvärdering av Kungsbacka styrsystem, där det är ett av fyra delprojekt. Utveckling av Kungsbacka styrsystem Förenkla och förtydliga Kungsbacka styrmodell Målformulering Kungsbacka uppföljningsmodell Beskrivning av Kungsbacka styrmodell Figur: Projektets sammanhang Kungsbacka kommun deltar även i två nationella projekt med inriktning på verksamhetsuppföljning;

o Jämförelseprojektet o Kommunens kvalitet i korthet 8 (9) Risker i projektet Omfattningen i materialet och olika behov inom förvaltningarna kan medföra svårigheter att avgränsa uppdraget. Brist på kommunikation och förankring hos berörda parter. Bristande samordning mellan olika aktörer och nationella projekt samt med andra pågående utvecklingsprojekt. Svårigheter att prioritera tid för projektet. Den utsträckta projektperioden kan innebära svårigheter att hålla uppe motivation, engagemang och driv över tiden. Risk för personalomsättning i projektgruppen. Åtgärder Driva projektet med tydligt uppdrag och avgränsningar samt med tydlig projektstruktur. Kontinuerlig kommunikation om projektet med berörda målgrupper enligt kommunikationsplan. Arbeta med hög grad av delaktighet samt med regelbundna avstämningar. Kontinuerlig kommunikation med kommunens representanter för nationella projekt. Löpande omvärldsbevakning. Avsätta tillräckligt med tid för att kunna prioritera projektet. Löpande dokumentation av projektarbetet i gemensam katalog. Projektkostnader Extern finansiering Nej Beräknad tidsåtgång, år 1 Projektledare, 40 %, (2 stycken á 20 %). Kostnaden finansieras av kommunstyrelsens förvaltning genom tjänsteköp inom ordinarie ram. Delprojektledare, 100 %, (5 stycken á 20%). Kostnaden finansieras av förvaltningarna inom ordinarie ram. Delprojektdeltagare, ca 25 stycken á 5-10%, finansieras på samma sätt. Respektive förvaltning har gjort ett åtagande att tillhandahålla delprojektledare samt delprojektdeltagare. Kommunstyrelsens förvaltning tillhandahåller projektledare.

Drift Projektets uppdrag medför inga direkta löpande driftkostnader. Dessa styrs av framtida val utifrån projektets slutrapport med förslag till eventuell vidareutveckling exempelvis av systemstöd. 9 (9) Investering Inga investeringskostnader Projektbudget år 1 Kostnad Finansiering Tidsåtgång Tkr Externa konsulter/projekt coach Kommuncentralt 320 tim 500 tkr Övriga kostnader Studiebesök, licenser mm Kommuncentralt 300 tkr Summa 800 tkr Kostnaderna finansieras inom kommunstyrelsens förvaltnings ordinarie ram. Projektbudgetens kontering Ansvar Verksamhet Aktivitet Objekt Projekt 1406 920 100 2802 Projektbudgetens attest Kommundirektör Lasse Järvsén Avslut och utvärdering Projektöverlämning med slutrapport innefattande utvärdering mot uppdraget och rekommendationer om fortsatt arbete sker samband med projektets slut.