Projektplan 1(20) Projektnamn: Handlingsplan för framtida kollektivtrafik i (Handlingsplan FRAMKOLLUS 2015-2030) Projektägare: Johan Wadman, Kollektivtrafikförvaltningen/UL Joachim Danielsson, Uppsala kommun Checklista inför beslut, BP2 JA NEJ Målen för projektet är tydliga och dokumenterade med kostnad, resurser, tid och resultat Effektmålen är dokumenterade och beskriver hur de skall följas upp och av vem Dokumenten nyttokalkyl och överenskommelse för realisering av nytta finns framtagna och är godkända av mottagaren och bilagda detta dokument Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt åtagande att använda projektets slutresultat enligt överenskommelse Förväntat resultat från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier Risker och andra osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem Projektplanen är resurs- och tidsatt per fas Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och införstådda med åtagandet Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade Tidpunkt för leverans är vald och överenskommen med mottagaren Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade Juridiska och finansiella aspekter har beaktats Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet
Projektplan 2(20) Kryssa i rutan för det alternativ som gäller Beslut att starta genomförandefasen ( BP2) Beslut att inte starta genomförandefasen (BP2) Beslut att bordlägga beslutet JA NEJ Kommentar: : : Underskrift styrgruppsordförande Underskrift projektledare Namnförtydligande Namnförtydligande
Projektplan 3(20) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. GRUNDLÄGGANDE INFORMATION 5 1.1. Bakgrund 5 1.2. Syfte 5 2. MÅL 6 2.1. Effektmål 6 2.2. Projektmål 7 3. KRAV PÅ PROJEKTET 7 3.1. Förutsättningar 7 3.2. Miljö 8 3.3. Avgränsningar 8 4. KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER 9 4.1. Aktualisering av ÖP2010 samt förberedelse för revidering 9 4.2. Tidplaner 10 4.3. Resursplan 11 4.4. Budget och finansiering (kostnadsplan) 12 5. PROJEKTORGANISATION 13 5.1. Organisationsplan 13 5.2. Roller, ansvar och befogenheter 13 5.3. Externa kontakter 17
Projektplan 4(20) 6. KOMMUNIKATION 17 6.1. Kommunikation och rapportering inom projektet 17 6.2. Dialog med intressenter 18 6.3. Kommunikationsplan till projektets intressenter 18 6.4. Dokumentationsplan 18 7. KVALITET 18 7.1. Kvalitetsstrategier 18 7.2. Granskningar och bedömningar 19 7.3. Kvalitetssäkring av externa leverantörer 19 7.4. Projektrutiner 19 8. RISKER OCH MÖJLIGHETER 19 9. LEVERANS OCH ÖVERLÄMNINGSARENA 19 10. PROJEKTAVSLUT 20 11. REFERENSER 20
Projektplan 5(20) 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund I Uppsala kommun översiktsplan 2010 konstateras att trafik och infrastrukturområdet är en stor utmaning för att nå visionen. Ett arbete gjordes kring kollektivtrafiken och stomlinjestråk identifierades som också blev till utvecklingsområden och uppdrag gavs att göra fördjupningsstudier. Projektet Attraktiva stomlinjer och stadsstråk bildades, men innan det slutfördes infördes den nya kollektivtrafiklagen och ansvaret för kollektivtrafiken övergick till den nybildade regionala kollektivtrafikmyndigheten på landstinget. Kommunens ansvar ligger nu i infrastrukturen med bl.a. framkomligheten samt givetvis samhällsplaneringen. Sedan 1 januari 2012 är Landstinget i Uppsala län regional kollektivtrafikmyndighet med huvudansvar för utvecklingen av länets regionala kollektivtrafik. Myndigheten ansvarar för att ta fram ett regionalt trafikförsörjningsprogram som ska omfatta alla typer av regional kollektivtrafik och upprätta de långsiktiga målen för länets kollektivtrafikförsörjning. Programmet har sin utgångspunkt i en hållbar regional utveckling och vad som krävs för att kollektivtrafiken ska kunna bidra till en ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar region. Sedan 2012 har Kollektivtrafikförvaltning/UL och kommunen ett samarbete och en gemensam organisation i syfte att samverka och samordna allt arbete som rör kollektivtrafiken i syfte att nå det gemensamma målet om fördubblad kollektivtrafik. Då vissa oklarheter har funnits när det gäller det strategiska arbetet struktureras detta arbete upp ytterligare genom denna projektplan. 1.2. KSAU
Projektplan 6(20) Syfte Syftet är att samordna kommunens och regionala kollektivtrafikens arbete för en högkvalitativ kollektivtrafik för att uppnå målet om 2020 (basår 2006) samt möjliggöra en fördubblad kollektivtrafikandel till 2030. 2. Mål 2.1. Effektmål Effektmålen ska i sin tur stödja KTF och Uppsalas kommuns gemensamma mål: Fördubblat antal kollektivtrafikresande 2020 (basår 2006) Fossilbränslefri kollektivtrafik senast 2020 Effektmålen ska i sin tur stödja KTF:s mål: Förbättra tryggheten för resenärer Förbättra resmöjligheter för en hållbar utveckling Minska restiden inom stadstrafiken o Förbättra turtätheten o Öka medelhastigheten Effektmålen ska i sin tur stödja Uppsalas kommuns mål: Omgående inleda införandet av stombussystem hög framkomlighet, hög turtäthet, tänk spårvagn kör buss Hälften av de motoriserade resorna ska bestå av kollektivtrafik 2030 Längs stomlinjestråk och stadsstråk prioriteras tillskott av bostäder, verksamheter och besöksfunktioner Skapa innerstadskaraktär Utveckla och ge identitet till ytterstaden Knut- och bytespunkter utvecklas till målpunkter med servicefunktioner Ger förutsättningar för stadsliv Buller och luftkvalitét Effektiv markanvändning
Projektplan 7(20) 2.2. Projektmål Upprätta en gemensam handlingsplan för kollektivtrafiken 2015-2030 Skapa en tajt och förtroendeingivande samverkan mellan Uppsala kommun och Regionala kollektivtrafikmyndigheten inom strategiska frågor Handlingplanen ska bl.a. innehålla följande: En gemensam målbild för ett helhetsnät inklusive knutpunkter och hållplatser för åren 2015, 2020 och 2030. Förslag till systemval i olika stråk (buss, city-brt, spårväg och spårtaxi) Målgrupper och prioriteringar Åtgärdsområden Prioritering av åtgärder Investeringsplan bl.a. för väg (framkomlighet), spår och hållplatser samt trafikering (fordon och turtätheter) 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Två olika politikerstyrda organisationer med olika budgetar och beslutsvägar. Projektet ska hålla sig inom översiktsplanen 2010 och dess aktualisering, IVE samt trafikförsörjningsprogrammet och de mål som politikerna har beslutat om.
Projektplan 8(20) 3.2. Miljö Projektet och dess genomförande förväntas ha positiva effekter på koldioxid, buller och luftkvalitén, framför allt i de centrala delarna av Uppsala. 3.3. Avgränsningar Projektet avgränsning är: Stadstrafiken inom Uppsala stad, se karta Systemen buss, city-brt, spårväg och spårtaxi Stadsväven, ungefärlig utbredning 2030, ÖP2010
Projektplan 9(20) Projektet studerar inte: Drivmedel generellt Regiontrafiken (hänsyn tas) Direkta genomförandet Hållplatsutforming Beteendepåverkan (MM) Information och marknadsförning 4. Kopplingar till andra projekt och verksamheter Beskriv de beroenden som krävs för att projektet skall kunna nå sina mål. Varje beroende ska avtalas med den avsändande parten i samband med att projektplanen godkänns. 4.1. Aktualisering av ÖP2010 samt förberedelse för revidering 4.1.1 Beskrivning av aktualiseringen samt revideringen Sju stycken utredningspaket finns i direktiven till aktualiseringen, varav framför allt berörs kollektivtrafiken av paket 1, 2 och 7, dvs. högre tillväxt och bostadsbyggande, scenarier för markanvändning och transportsystemet på horisont 2030 och 2050 samt innerstadsstrategi. 4.1.2 Tidpunkt för överlämnande av beroende 1 Våren 2014 beräknas kommunfullmäktige besluta om aktualiseringen och i december 2015 förväntas beslut tas om revideringen. 4.1.3 Kostnad för beroendet Ej aktuellt. Det snarare stödjer projektet med dess utredningar som kommer till nytta i det här. 4.1.4 Ansvarig för framställning av underlag för beroende 1 Uppsala kommun är ansvarig och Göran Carlén är projektledaren
Projektplan 10(20) Planer 4.2. Tidplaner. Beslut Benämning Kommentar BP2 Beslut om Projektet är redan igång. Projektplan behövs för att projektplan samt delprojekt styra upp och leda arbetet. Delprojekt 1: Linjenät och trafikering Delprojekt 2: Framkomlighet Delprojekt 3: Spårvägsutredning MS1 PM förutsättningar 2014-04-11 Bakgrund, nuläge, tidigare arbeten Planeringsförutsättningar MS2 Slutrapporter för delprojekt 1 och 2 2014-06-30 BP4 Godkänna Delprojekt 1: Linjenät och trafikering 2014-06-15 resultat Delprojekt 2: Framkomlighet MS3 Slutversion handlingsplan och delprojekt 3 2014-10-31 Godkännan Handlingsplan godkänd av 2014-11-15 de av handlingspl an tjänstemannastyrgruppen samt godkännande av delprojekt 3 Godkännan de handlingspl an a Handlingsplan godkänd av politisk styrgrupp 2014-12-01 BP5 Projektet avslutat Beslut om Handlingsplan samt framtida system 2015-02 Projektavslut och överlämning till genomförande 2015-03
Projektplan 11(20) Nedan är en aktivitetslista. Aktivitet - rapporter Startdatum Slutdatum Ansvarig PM förutsättningar 2013-11-25-2014-04-11 Stefan Bojander och Jenny Kihlberg Delprojekt 1: Linjenät och trafikering 2013-11-25 2014-06-30 Stefan Bojander Delprojekt 2: Framkomlighet inkl. konsekvenser för övr. trafikslag 2013-11-25 2014-06-15 Sofia Gjerstad Uppsala stad 2015-2030 2014-02-01 2014-10-31 Stefan och kn proj. ledare Delprojekt 3: Spårvägsutredning 2013-11-25 2014-10-31 Nina Waara 4.3. Resursplan Lista krav på personal, kompetenser och andra resurser som behövs i projektet. Namn Uppdrag Antal timmar Period Muntligt /Skriftligt Stefan Bojander Projektledare KTF 800 (2d/v) 2013-11 2015-03 Muntligt Mario Riviera Projektledare UK 800 2013-11 2015-03 Muntligt from. April 2014 Sofia Gjerstad Projektledare 400 2013-11 2014-12 Muntligt delprojekt 2, UK, Framkomlighet Nina Gustavsson Projektmedarbetare 200 2013-11 2014- Muntligt Hussaine UK, samhällsplanering Martin Öberg Projektledare 800 2013-11 2014-12 Muntligt Delprojekt 3, Infrastruktur och genomförande UK Nina Waara Projektledare delprojekt 3 helhet Spårvägsutredning, KTF 400 2014-03 2014-12 Muntligt
Projektplan 12(20) Sampo Hinnemo Mario Rivera Karin Melin +konsult Sture Jonsson + Konsult Projektmedarabetare framkomlighet och infrastrutur och hållplatser 400 2014-03 2014-12 Muntligt Framkomlighet och 200 2014-03 2014-12 Muntligt infrastruktur Kommunikatör UK 400 2014-04 2015-03- Muntligt Kommunikatör KTF 400 2014-04 2015-03 Muntligt Utrustning: Benämning Syfte Kronor Muntligt/Skriftligt GIS Analys + presentation Muntligt VISUM Analys + presentation Skriftligt Avtal ska skrivas mellan kollektivtrafikförvaltningen och Uppsalakommun att vi arbetar i samma VISUM modell över Uppsala stad. Ansvariga för detta är Stefan Bojander KTF och Rolf Sundbom, KSU 4.4. Budget och finansiering (kostnadsplan) Kostnader Avdelning Kostnadsställe Period Kostnad Delprojekt 1- KTF Nov 2013-dec2014 600 000 Linjenät och trafik Delprojekt 2 KSU Nov 2013- dec 2014 800 000 Framkomlighet Delprojekt 3 Spårvägsutredn ing KSU/KTF Nov 2013- dec2015 1 700 000 Infrastuktur Fordon Depå Trafik Samhällsekono misk bedömning Total kostnad KSU KTF KTF KTF KTF/KLK KTF/KLK 800 100 100 100 150 +150 150 +150
Projektplan 13(20) Konsult KLK/KTF 300 /300 Apr 2014-nov 2014 600 000 Sammanställa handlingsplan Konsult KLK/KTF 600 /600 Apr 2014- feb 2015 1 200 000 info/kommunika tion Resor KSU/KLK/ Nov 2013- dec2014 50 000 - studieresa KTF Konferens KSU/KLK/ Nov 2013- dec 2014 20 000 KTF Workshops KSU/KLK/ Nov 2013 dec 20 000 KTF 2014 Summa kostnad 4 990 000 5. Projektorganisation 5.1. Organisationsplan 5.2. Roller, ansvar och befogenheter Projektägare: Johan Wadman KTF och Joachim Danielsson Uppsala kommun Styrgrupp politiker: Johan Örjes, Nicklas Malmberg för KTN samt Fredrik Ahlstedt, Stefan Hanna och Erik Pelling för Uppsala kommun Stygrupp chefer: Johan Wadman, KTF, Caj Rönnbäck KTF, Ulla Holmgren KLK, TomKarlsson KSU, Ulla-Britt Wickström KSU Projektledare: KTF och Mario Riviera Uppsala kommun
Projektplan 14(20) Projektdeltagare: se resurser Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av Projektägare Projektägare är den som ansvarar för projektets finansiering, genomförande och för att nyttorealisering görs. Har en viktig roll för förankring av projektet hos alla intressenter. Avgör om det finns motiv för att utse en styrgrupp. Projektets budget och finansiering. Att effektmålen mäts och uppnås plus att hemtagnings ansvarig utses för detta. Upprätta ett projektdirektiv. Utser en styrgrupp. Är sammankallande och ordförande i styrgruppen. Utser projektledare och stödjer denne i sitt arbete. Initiera granskning och revision av projektet. Har styrgruppen som hjälp och stöd att fatta beslut men är ytterst ansvarig och den som fattar besluten. Fattar beslut i enlighet med Projektils BP - beslutspunkter. Godkänna slutrapport. Styrgruppsmedlem Har kompetens och befogen-heter att stödja projektägaren vid beslutsfattande tillsammans med övriga styrgruppsmedlemmar. Ska avlasta och stödja projektägaren. Säkra att resultat är i linje med projektdirektiven. Säkerställa att projektet följer projektplanen och aktivt stödja projektledaren. Hålla sig informerade om projektet och omvärlden för att medverka till bra beslutsfattande. Deltar (delaktig) i beslut inom projektets ramar tillsammans med projektägaren. Säkerställa och ansvara för att projektledningen har kontroll och att projektet kommer att nå sina mål. Projektägare Säkerställa att projektet har de
Projektplan 15(20) Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av resurser som behövs. Projektledare Projektledaren leder arbetet och ansvarar för att projektmålen uppnås. För eventuellt kompletterande information om vilket ansvar som projektledaren har se eventuella preciseringar i projektplanen. Förankra projektet i hemmaorganisationen och fungera som en förenande länk. Att tillsammans med styrgruppen säkra att rätt kompetens och tillräckliga resurser är knutna till projektet. Projektets genomförande i enlighet med projektplanen. Projektdokumentation. Projektets budget. Projektets budget inför projektägaren. Sätta sig in i projektets bakgrund, effektmål och förutsättningar och informerar samtliga medarbetare om dessa. Planerar, leder, fördelar samt följer upp arbetet inom projektet. Leder de personer som tilldelats projektet. Rapporterar genomförandet gentemot plan till styrgruppen och andra intressenter med hjälp av statusrapporter. Rapportera större förändringar och förslag på förändringar till projektets styrgrupp. Hantera löpande avvikelser, förändringshantering och genomföra omplaneringar inom projektets ramar. Informera projektgrupp och styrgrupp om projektläget ur tid-, kostnads- och resurssynpunkt. Kommer överens och avtalar med resursansvariga om förfogande av personella och övriga resurser. Beslutar om omfördelning av kostnader inom projektets budgetram. Styrgrupp i samråd med Berörd linjechef och projektägare
Projektplan 16(20) Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av Skapa överlämningsarena för leverans till mottagaren. Projektdeltagare Att genomföra överenskomna åtaganden i projektet. Projektmedarbetaren sätter sig in i projektets bakgrund, effektmål och förutsättningar. Rapportera resultat och avvikelser för överenskomna aktiviteter. Projektledare enligt överenskomm else med berörda linjechefer eller resursägare. Delta i projektmöten. Resursägare Resursägare är de som tillhandahåller personella och övriga egna resurser till projekten. Att tillhandahålla resurser, personella eller andra, till projektet. Att tilldelad resurs har rätt kompetens. Säkerställa att resurserna har grundläggande projektkunskap. Rapportera arbetad tid i projektet. Tillsammans med projektledaren upprätta överenskommelse om resurstilldelning. Se till att resurser finns tillgängliga enligt de beslut som finns tagna för projektet. Att resursöverenskommelser med projektet hålls. Säkerställa att tilldelade resurser har avsatt tid för att delta i projektet. Delta i styrgruppsmöten som resursägaren kallats till. Tillhandahåller personella resurser utifrån konstaterat kompetensbehov. Tillhandahåller ev. övriga resurser till projektet som utrustning, material, metoder. Mottagare Ansvara för projektresultatet efter projektets Agerar för att ta emot resultat i en överlämningsarena innan BP4. Ansvara för projektresultatet Ska på lämpligt sätt kunna följa projektet och kunna bidra med viktiga referenser. Definieras av projektägaren
Projektplan 17(20) Roll Ansvar: Arbetsuppgifter Utsedd av genomförande. efter överlämnandet vid BP4 och är delaktig i att nyttorealisering genomförs. Stödjer projektledaren Hanterar eventuell restlista. Bör ej delta i styrgruppsmöten. Fungerar som ett stöd i projektet. Vara väl insatt i händelseutvecklingen i projektet. Skapa stödrutiner för projektgruppen. Administrera informationsflödet. Organisera möten. Projektadministratör Projektledaren i samråd med styrgruppen Ska kunna fatta löpande beslut i projektledarens frånvaro. Följa upp tid, kostnader och resursförbrukning. Ajourhålla projektets planer. Dokumenterar och gör projektets dokumentation tillgänglig för alla behöriga intressenter. 5.3. Externa kontakter En referensgrupp skapas med externa intressenter. 6. Kommunikation 6.1. Kommunikation och rapportering inom projektet Arbetet kommer eventuellt samordnas med översiktsplanens arbete och dess kommunikationsplan. Övrigt gäller: Mötesprotokoll. (Styrgrupperna samt för arbetsmötena) Dokumentlagring sker och ansvarar respektive part för
Projektplan 18(20) 6.2. Dialog med intressenter Medborgardialog? Intressentanalys? 6.3. Kommunikationsplan till projektets intressenter Upprätta en kommunikationsplan som grundar sig på intressentanalysen. Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via rätt informationskanal och få rätt informationsmängd. Allt för att få mesta möjliga engagemang. Ta hänsyn till projektets alla intressenter och redogör för hur och till vem informationen ska spridas. Redogör för följande punkter: Media Dokumentlagring. Informationsmöten. Ansvariga kommunikatörer från Kollektivtrafikförvaltningen samt Uppsala kommun 6.4. Dokumentationsplan Upprätta en dokumentationsplan som grundar sig på intressentanalysen. Syftet med planen är att rätt person ska få tillgång till rätt dokument vid rätt tillfälle. Redogör för vilka dokument som projektet avser producera genom att ange följande: Dokumentförteckning. Dokumentansvarig. Dokumentmottagare. Revisionsuppgifter. Arkiv. Projektadministratören ansvarar för detta. 7. Kvalitet 7.1. Kvalitetsstrategier Redogör för: Hur man jobbar med verksamhetens kvalitet och säkerhetspolicy inom projektet. Hur man tar erfarenheter av andra projekts erfarenheter och observationer. Hur man följer verksamhetens rutiner och arbetsinstruktioner. Vilka arbetsprocesser och arbetsmodeller används i projektet. Hur man sett över kontrakt eller överenskommelser med kunden.
Projektplan 19(20) Hur Projektdirektivet och Projektplanen detaljgranskats av dokumentets målgrupp. 7.2. Granskningar och bedömningar Specificera alla övriga typer av interna granskningar som ska genomföras under projektets gång med metoderna som ska användas och hur granskningarna ska bli koordinerade och rapporterade. Namnge vem som ansvarar för att granskningen ska genomföras. Se exempel nedan. Exempel: Granskningar/Bedömningar (exempel) Projektgranskning Dokumentgranskning Milstolpegranskning Ansvarig Projektledare/Styrgrupp Projektledare/Styrgrupp Projektledare Slutdatum 7.3. Kvalitetssäkring av externa leverantörer Projektet och delprojekten upphandlar vid behov externa konsulter. 7.4. Projektrutiner Ändring av projektplan delges och beslutas av tjänstemannastyrgrupp. 8. Risker och möjligheter Risker som identifierats är: Hård belastning av projektledare och projektmedlemmar Politisk oenighet Oenighet mellan Kollektivtrafikförvaltningen och Uppsala kommun Sjukdomar hos projektmedlemmar och konsulter Ändring av de ekonomiska förutsättningarna 9. Leverans och överlämningsarena PM förutsättningar tar upp var beslut ska tas någonstans och projektledare ansvarar för att rätt underlag levereras till rätt instans.
Projektplan 20(20) 10. Projektavslut Projektet är avslutat när: Slutrapporten är godkänd av projektägaren. All projektdokumentation är arkiverad på bestämd plats. När överlämnad leverans är godkänd av mottagaren. Ansvarig är utpekad för att följa upp projektets nytta för verksamheten. Projektägaren har förklarat projektet avslutat. 11. Referenser Ej aktuellt i nuläget.