Projektplan för Optimal Behovsutredning Uppdrag Bakgrund Länsrådsgrupp 6 har gett i uppdrag åt miljövårdsdirektörernas tillsynsgrupp att driva Miljösamverkan Sverige och att inom ramen för det arbeta fram olika handläggarstöd. Vattenmyndigheten för Södra Östersjöns vattendistrikt (länsstyrelsen i Kalmar län) har anslagit medel till Miljösamverkan Sverige för en förstudie om utveckling av metodik och mallar för länsstyrelsegemensamma tillsynsbehovsutredningar och deras kopplingar till vattenförvaltningens syften. Syfte Behovsutredningen ser väldigt olika ut vid länsstyrelserna vilket gör det svårt att jämföra behovet av resurser och därmed gemensamt kunna redovisa hur resursbehovet för miljöbalkstillsynen ser ut i landet. Att länsstyrelserna är olika organiserade när det gäller tillsynsarbetets utförande komplicerar bilden ytterligare. Förutsättningarna är också varierande när det gäller tillsyn på miljöfarligverksamhet, vattenverksamhet och inom naturvården. Många länsstyrelser saknar en samlad behovsutredning där samtliga tillsynsområden ingår. Framtagandet av utredningen innebär dessutom för många en stor administrativ börda. Behovsutredningarna har ofta en låg status som styrinstrument, bland annat till följd av det bristfälliga innehållet i planen. Projektet Optimal Behovsutredning syftar till att Skapa verktyg för att identifiera en enhetlig målbild av tillsynsbehovet mellan länsstyrelserna och därmed ge möjlighet till att ta fram jämförbara behovsutredningar Identifiera Länsstyrelsens tillsynsuppdrag och på så sätt försöka få en sannare bild av vad ett verkligt tillsynsbehov är. Skapa större klarhet kring vilka objekt som är länsstyrelsens tillsynsansvar och avgränsa detta gentemot andra tillsynsmyndigheter. Skapa en gemensam mall för länsstyrelserna av hur man räknar fram tillgängliga resurser. Definiera vad som är effektiv tid i länsstyrelsernas tillsyn
Bidra till kunskapen om att behovsutredningar ska tas fram för hela miljöbalkstillsynen på varje länsstyrelse och underlätta detta arbete. Mål Styrgrupp (SG) Projektledare (PL) Projektgrupp (PG) Referensgrupp Skapa en modell för att genomföra en behovsutredning med en tydlig koppling till vattenförvaltningens syften och miljöbalken i övrigt. Beskriva syfte och värderingar som bör ligga till grund för en behovsutredning. Presentera ett underlag till ett gemensamt förhållningssätt till beräkning av effektiv tid. Tydliggöra kopplingen mellan behovsutredning, verksamhetsutveckling och arbetssätt. Beskriva en systematik för utredning av resursbehovet för återkommande tillsynsobjekt, tänkbara tillsynsobjekt och tillsyn vid klagomål. Ta fram en matris för beräkning av tillsynsbehovet för återkommande tillsynsobjekt samt i möjligaste mån en modell för att beskriva behoven inom tillsynsområden med oändligt antal objekt såsom för vattenverksamheter och inom naturvården. Implementera modellen hos länsstyrelserna genom information, spridning av rapport samt genom att arrangera seminarier/workshops. Miljösamverkan Sveriges styrgrupp Magnus Eklund, Länsstyrelsen i Örebro län Anders Nylén, Länsstyrelsen i Stockholms län Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län Peter Ekström, Länsstyrelsen i Västernorrland Tomas Waara, Länsstyrelsen Uppsala län Martin Påhlman, Naturvårdsverket (adjungerad) Mona Strandmark, Jordbruksverket (adjungerad) Rebecca Thulesson, Socialstyrelsen (adjungerad) Ann Lundström, Havs- och Vatten myndigheten (adjungerad) Lotta Sahlin Skoog, Länsstyrelsen i Västra Götaland Martin Ahlfors, Länsstyrelsen i Västmanland Peter Ekström, Länsstyrelsen i Västernorrland Helena Holmberg, Länsstyrelsen i Stockholm Margaretha Svenning, Länsstyrelsen i Skåne Amelie Åkesson, Länsstyrelsen i Skåne Anna Rolf, Naturvårdsverket
Ev. Maria Hübinette, Havs- och Vattenmyndigheten Ev. Lena Orbelius, Generalläkaren, Klas Köhler, Länsstyrelsernas tillsynssamordnare förorenade områden Ev. Kontaktperson MSB IT-kunnig (systemdesigner) Avgränsningar Projektet omfattar resursbehovet för den för länsstyrelserna obligatoriska tillsynen enligt miljötillsynsförordningen (2011:13). Projektet kommer att innefatta utredning av resursbehovet för operativ tillsyn, dvs inte resursbehovet för prövning, inventering, säkerställande och övrig verksamhet kopplat till miljöbalken. Resursbehovet för tillsynsvägledning kommer att åtminstone delvis belysas då vägledningen kan ha stark koppling till vissa operativa och eventuellt samordnande tillsynsinsatser. Projektet kommer inte att arbeta med hur resurserna för tillsynen förhåller sig till resurserna för övriga verksamheter inom länsstyrelsen. Däremot bör det i behovsutredningen avsättas tid för t ex arbetsuppgifter inom tillsynen som har koppling till miljöprövning, miljömålarbete, efterbehandling, säkerställande, överklagning av tillståndsbeslut m.m. Kritiska framgångsfaktorer Att vi inom projektgruppen lyckas hitta effektiva sätt att beskriva behov samt särskilda risker och förutsättningar för vissa objekt. Att behovsutredningen blir konkret och enkel. Att kopplingen mellan behovsutredning, tillsynsplan, genomförande och uppföljning/utvärdering (PDCA) blir stark och tydlig. Att projektgruppen lyckas saluföra projektets resultat för bred användning bland Utvärdering och förtydligande av när projektet är avslutat länsstyrelserna. Den modell som tas fram skall förankras hos miljövårdsdirektörer och övriga berörda på länsstyrelserna. Projektet överlämnar dessutom slutrapport till styrgruppen för antagande. Innan dess ska dokumentet ha skickats på remiss till miljövårdsdirektörerna samt de centrala verk som står bakom Miljösamverkan Sverige. Utvärdering av projektgruppens arbete görs genom att projektledaren genom en kort intervju eller enkät frågar hur gruppen upplevt arbetet i projektet. Utvärderingen sker hösten 2013. Utvärdering av effekter av projektets förslag genomförs efter 1-2 år genom intervju/enkät med olika nivåer inom länsstyrelserna som förväntas använda resultatet av projektets arbete.
Vem tar hand om resultatet Genomförande Miljösamverkan Sveriges Styrgrupp. Miljövårdsdirektörernas förening. Se tids- och aktivitetsplan Tidplan Projektet pågår under tiden september 2012 till september (november) 2013. Ett förslag till modell (systematik och matris) behöver vara färdig under våren 2013 för att kunna förankras och implementeras hos länsstyrelserna under hösten 2013. Budget Dokumentation Projektledarens lön, kostnader för projektdeltagarnas resor och övernattningar. Projektdeltagarnas arbetstid bekostas av respektive arbetsgivare, preliminärt uppskattas den till 2-3 arbetsveckor per deltagare. All dokumentation ska samlas på projektets grupparbetsplats. Alla checkar in och ut dokumenten vid arbete på grupparbetsplatsen. Versionshantering ska användas. Minnesanteckningar ska föras vid varje träff/möte. Mötesstruktur Bilagor Kort sammanfattning och utvärdering av hur arbetet med projektet har genomförts med avseende på tidsåtgång, mötesstruktur etc. Regelbundna projektgruppsträffar och telefonmöten ska hållas efter behov. 1. Kommunikationsplan 2. Tid- och aktivitetsplan 3. Kontaktlista
Kommunikationsplan Bilaga 1 Kommunikation kommentar Vem Syfte med kommunikationen Informera om projektgruppens arbete och hämta in synpunkter Förankra och implementera projektgruppens förslag till modell för behovsutredning Målgrupp: De som arbetar med miljöbalkstillsyn på länsstyrelserna, i första hand de somarbetar med behovsutredning och tillsynsplanering samt miljövårdsdirektörer och övriga berörda chefer. I viss utsträckning de som är högst ansvariga för miljöbalkstillsynen, dvs länsledning. Kommunikationsmål gärna SMARTA (specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidsbestämda) mål: Våra målgrupper vid länsstyrelserna har under våren 2013 fått information om projektgruppens pågående arbete och kunnat lämna synpunkter Våra målgrupper vid länsstyrelserna känner, vid projektet slut, till att det finns en modell att använda vid behovsutredningen och har för avsikt att använda sig av den. Sätt att följa upp målen för kommunikationen Utvärdering efter 1-2 år genom intervju/enkät med olika nivåer inom länsstyrelserna som förväntas använda resultatet av projektets arbete Valda kanaler för kommunikationen: Information vid Mvdir-träff 4 december 2012 Handläggarträffar för länsstyrelserna (om de ligger rätt i tiden) Information vid ToFR:s tvl-träff under våren 2013 E-post till berörda grupper Information på Miljösamverkan Sveriges grupparbetsplats och externa webbplats Information i Naturvårdsverkets informationsbrev Tillsynsnytt Tidplan: Under projektets gång och till viss del efter projektets avslut PL MA, PE PL, PG PL, PG PL PL
Beskrivning av arbetssätt: Projektledaren eller deltagare från projektgruppen medverkar vid möten och träffar (se ovan). Information lämnas även via e-post. Projektledaren svarar för att information läggs ut på grupparbetsplats och extern webbplats.
Tid och aktivitetsplan uppdaterad 2012-10-16 Bilaga 2 Vad Kommentar När (kl) Vem Planering Startmöte Vid startmöte gås grovplanen för projektet 6-7 september 2012 PL+PG igenom och gruppen arbetar fram ett förslag till projektplan Finputsning av projektplan V 37-38 PL+PG Godkännande av projektplan Godkännande sker av Ulrika Samuelsson och Tomas Waara från styrgruppen. Okt 2012 PL Informera och förankra Info mvdirmöte Info om det pågående projektet mm 4/12 PE, MA Info på ToFR:s tvl-träff Mars 2013 PL/PG Ev. Info på HL-träffar PL/PG E-post till mvdir och Info om det pågående projektet och det färdiga PL (PG) miljosamverkan Info på grupparbetsplats och extern webbplats Genomförande 1.Samla in behovsutredningar från deltagande länsstyrelser samt några till 2. Gå igenom det insamlade materialet och lämna synpunkter 3. Beskriva syfte och värderingar som bör ligga resultatet Info om det pågående projektet och det färdiga resultatet Samla in material och lägga ut på projektets sida på grupparbetsplatsen Aug-okt 2012 Okt-nov 2012 PL PG PL+PG
till grund för en behovsutredning. 4. Underlag till ett gemensamt förhållningssätt för beräkning av effektiv tid. 5. Defininera var olika VÄS-koder hör hemma inom återkommande, tänkbara eller inkommande/klagomål. 6. Utreda teknisk lösning för uträkning av tillsynsbehov (återkommande objekt) 7.Ta fram systematik för återkommande tillsynsobjekt a)matris för beräkning av tillsynsbehovet för miljöfarlig verksamhet IT-stöd MS: bild av vad vi vill bygga kontakt med Lst-IT PE: kolla med P4 (Anna) Hårda data + handläggarnas erfarenheter Koppling till direktiv etc Lägga upp förslag till matris, särskilja kvantifierbara variabler och kvalitativa. Fastighetsbeteckning eller koordinater. LSS MS, PE PL (LSS), Kontrollera kopplingen till Miljö-Reda. Åtgärdsprogrammen? Kan BU uppdateras genom koppling till andra system/register? b) Matris för Åtgärdsprogrammen? AÅ, HH vattenverksamheter Kopplingen till dammregister c) Gröna objekt cites, Register? LSS
Natura 2000 d) 8. Systematik för tänkbara objekt 9. Systematik för Inkommande ärenden Riskvärdering, arbetssätt Arbetssätt 10.Tydliggöra kopplingen mellan behovsutredning, verksamhetsutveckling och arbetssätt. Textdelen Rapporten Operativ tillsynsplan, aktuella VÄSkoder. Riskvärdering av olika tillsynsområden. Beskriva metodik, arbetsätt. m.m. PG Sammanvägningen mellan tillsynsområden Omvärldsanalys Modell för hur man ska jobba med detta Process - Koppling till IED, Vattendirektiv etc MS Flerårsperspektivet? Ledningsprocess, tidsaxel, MA
Implementering Succesiv implementering Bjuda in nyckelpersoner för att förankra produkten Våren 2013 Seminarium 4 platser i landet Hösten 2013 PG Rapport Rapportdisposition Sept-okt 2012 LSS Lync-möte PG-möte Uppföljning och utvärdering av projektet Utvärdering av projektgruppens arbete Utvärdering av effekter av projektets förslag 18 okt 6 nov Intervju eller enkät till PG Hösten 2013 PL Intervju/enkät med olika nivåer inom länsstyrelserna som förväntas använda resultatet av projektets arbete. efter 1-2 år PL (+PG)
Kontaktlista Bilaga 3 Projektgrupp Namn Org e-post telefon Martin Ahlfors Länsstyrelsen i Västmanland Se grupparbetsplatsen Peter Ekström Länsstyrelsen i Västernorrland Helena Holmberg Länsstyrelsen i Stockholm Margaretha Länsstyrelsen i Skåne Svenning Amelie Åkesson Länsstyrelsen i Skåne Projektledare Referensgrupp Lotta Sahlin Skoog Miljösamverkan Sverige lotta.sahlin.skoog@lansstyrelsen.se 010-2244667, 0730-501816 Sändlistor