Denna rapport är framtagen med ekonomiskt stöd av Region Skåne Handikapprörelsen och den nya idealiteten Tankar och idéer om arbete med volontärer HSO Skåne Rapport 2010:5
Handikapprörelsen och den nya idealiteten HSO Skåne rapport 2010:5 Detta är en rapport över hur ett antal olika forskare och föreningsledare ser arbetet med att värva och leda ideella krafter i frivilligorganisationerna och i handikapprörelsen. Många organisationer upplever problem med att få medlemmar och andra att ställa upp ideellt, ibland så svåra att organisationerna får läggas ner. Samtidigt visar både forskning och statistik att människor är mer ideella än någonsin. Det är bara sättet att engagera sig som har förändrats. Denna rapport ingår i ett projekt finansierat av Region Skåne, Habilitering och Hjälpmedel, som skall ta fram idéer och tankar om hur handikapprörelsen kan arbeta bättre med att engagera ideella krafter, s.k. volontärer. Rapporten är en sammanställning av litteratur, forskningsrapporter och organisationers erfarenheter i ämnet. Det är den första av två planerade rapporter, varav den andra skall bygga mer på praktiska försök. Skåne augusti 2010 Lars Gustavsson länsombudsman 1
Handikapprörelsen och den nya idealismen Idealismen har förändrat sitt ansikte och sitt sätt att vara under de gångna årtiondena. Förr gick människor med i en förening och engagerade sig i den och hade ofta ett mycket långt förhållande med samma förening. Förtroendeuppdrag i en organisation var ett hedersuppdrag som det ibland kämpades om att få. På senare år har emellertid fackliga organisationer, handikapprörelsen, politiska organisationer m.fl. ibland haft svårigheter med att besätta sina olika uppdragsposter. Andra organisationer har haft längre eller kortare uppgångar i engagemang och medlemsstöd. Detta gäller bl.a. för så kallade aktionsinriktade organisationer som gör aktioner mot eller för någonting. Handikapprörelsens utveckling För handikapprörelsens del ser bilden kluven ut (vi talar här om ett Skåneperspektiv) under den senaste tioårsperioden. Under denna tioårsperiod finns det organisationer med kraftiga minskningar i medlemstalet, men det finns också de som näst intill fördubblat sin medlemskader under samma period. Vi har lokalavdelningar och kommunala HSO (samarbetsorganisationer) som har fått lägga ner verksamheten för att de inte fått ihop tillräckligt antal styrelseledamöter. Samtidigt finns det de som inte har någon som helst brist på ledare för studiecirklar, hjälpredor vid månadsmöten eller andra arbetsinsatser inom organisationen. Det skiljer också mycket inom organisationer för samma diagnos. Lokalföreningen i den ena staden är på utdöende. Vid förfrågan till ordföranden blir ofta svaret att ingen vill engagera sig längre eller medlemmarna är inte intresserade längre. Detta kryddas ibland med undanflykter om hur svårt det är för medlemmar med den diagnos organisationen företräder. I en annan lokalförening i en annan stad men för samma diagnos ser det helt annorlunda ut. Medlemsantalet ökar hela tiden. Aktiviteter är välbesökta och de har många volontärer aktiva som håller i bad- och gymnastikgrupper, studiecirklar och annan verksamhet. Det finns alltså både uppåt- och nedåtgående trender. Den slutsats som måste dras är att förmågan att engagera och locka medlemmar beror på verksamhet och ledarskap. Den nya idealismen Det ideella engagemanget har tagit sig nya former under de senaste åren eller årtiondet. Människor har fortfarande ett stort engagemang och en medelsvensk är medlem i ganska många organisationer. Men för många har engagemanget tenderat att bli kortare och intressen och ståndpunkter skiftar snabbare. En del följer barnen och hjälper till med skjutsning, träning och materialförvaltning etc. efter deras intressen och aktiviteter. Vi lockas till ett kortvarigt engagemang för att få en vägbula som sänker hastigheten i villakvarteret, vi engagerar oss i bevarandet av ett grönområde m.m. Kort sagt så tenderar mångas engagemang att bli tidsmässigt kortare och intressena för det skiftar lättare. Inom handikapprörelsen har vi inte så många organisationer som har lärt sig att handskas med denna nya forma av ideellt engagemang. Vi har också dåliga rutiner för att suga upp de som verkligen vill engagera sig, vilket oftast är fler än vi tror. Men de vill engagera sig på sina egna villkor. En del skräms iväg för att de när de erbjuder sina tjänster prackas på ordförandeskap eller andra tunga poster. Andra får inte engagera sig för att de kan bli ett hot mot sittande potentater. 2
Vi har också dålig tradition och metodik för att engagera volontärer utanför de vanliga styrelseuppdragen och möta den s.k. nya idealismen. Att vi lär oss det och kan möta nya medlemmars behov och engagera dessa i verksamheten kräver nytänkande, nya verksamheter och arbetssätt. Under de kommande åren kommer detta att bli en överlevnadsfråga både för handikapprörelsen och för många andra organisationer. Ett nytt sätt att engagera sig I svenskt föreningsliv finns det ofta en koppling mellan att vara medlem och aktiv i en förening och få ett demokratiskt inflytande i den interna beslutsprocessen. Denna tradition förändras av en ny grupp som vi kan kalla volontärer som vill ta mindre del i och ansvar för organisationen som helhet. De vill istället ägna sig åt vad de tycker är intressant och utvecklande sett från sitt eget perspektiv. Ulrika Erksell vid Volontärbyrån visade vid ett föredrag i Skåne fyra slags engagemang som hon menar representerar det nya sättet att engagera sig : Korttidsvolontär, distansvolontär, spontanvolontär och långtidsvolontär. Den här typen av engagemang ställer nya krav på ledarskapet i föreningarna. Hur tar man hand om denna arbetskraft och organiserar dem? Det här leder till frågor som hur knyter föreningarna dessa tillfälliga volontärer fastare till sig? Den ökade andelen som inte vill ta ansvar för föreningarna som helhet utan endast vill göra sin konkreta insats är vi inte vana vid inom handikapprörelsen. Vad händer med föreningarna när en minskad andel medlemmar vill ta ansvar för dessa? För alla föreningar är det viktigt för deras överlevnad och vitalitet att kunna rekrytera nya medlemmar och volontärer. Det som försvårar för föreningar att väcka intresse och rekrytera nya medlemmar är att de ibland kan bli slutna och svåra att bli delaktiga i, menade Erksell. Att utveckla volontärverksamheten För de som i framtiden skall leda en ideell organisation som baserar sin verksamhet på ideell arbetskraft, är det viktigt att förstå den speciella roll som samhället ger dessa organisationer och den speciella betydelse effektiv ledning av dessa har. Om organisationen är tydlig både i aktiviteter och i attityder är det lätt för dem som identifierar sig med dessa, att hitta organisationen. En del anser att motiveringen skall ligga i att en ideell organisation inte bara har annorlunda mål, utan även högre mål än kommersiella aktörer. Ideella organisationer saknar ofta både tid, arbetskraft, skicklighet och ekonomiska resurser att motsvara de förväntningar samhället har på dem. För att bli framgångsrika måste de därför aktivera ideell arbetskraft, som ett komplement till den avlönade staben. Att värva och leda denna ideella arbetskraft är en marknadsföringsuppgift i sig. De som skulle kunna göra en insats, måste föras till en punkt där de går med på att lämna sin tid mot vissa fördelar i retur. Den ideella organisationen måste lära sig att använda de korttidsengagerade dags arbetarna. Det är sådana som ställer upp i en insamlingskampanj, hjälper till vid ett idrottsarrangemang, en utflykt, bemannar servicedisken i ett sjukhus, går ut med äldre osv. Den andra gruppen är de som går in i organisationens styrelse, de som håller i en arbetsgrupp eller har ett lite längre engagemang. Denna grupp har ofta en annan bakgrund än dagsarbetar volontären och de har också en annorlunda roll än denne i genomförandet av 3
organisationens verksamhet. I många organisationer är de ofta huvudplanerare och beslutsfattare i verksamheten. Rekrytering och ledning av volontärer Volontärerna är avgörande för framgången i en organisation. Det är den ideella arbetskraften eller volontärerna som står för den mesta verksamheten i många organisationer. Frivilligheten och idealiteten hjälper till att hålla nere kostnaderna och skapar utrymme för aktiva människor att bidra med tid och kraft för en sak de tror på. Även om antalet människor som engagerar sig ideellt inte har minskat, har deras motiv och bevekelsegrunder förändrats enligt följande undersökningsresultat. 1. Många människor engagerar sig ideellt för de tycker att det är en bra sak att göra, men motiv finns också som: a/ Önskemål om att träffa nya bekanta b/ En önskan att få kunskaper och erfarenheter som kan komma till nytta i deras ordinarie jobb c/ En önskan att hjälpa till i en speciell sak som naturskydd, stödja en viss kandidat i ett val, hjälpa äldre eller handikappade, arbeta mot diskriminering osv. d/ En önskan att utveckla sitt liv genom att möta andra och vara med och bidra till att göra en skillnad. e/ En önskan att förbereda sig för att ha något att göra efter pensioneringen. f/ En önskan att kunna komma nära olika samhällsinstitutioner som regeringen, landsting etc. 2. Många högt professionella upplåter sina tjänster till ideella organisationer för att det skall ge dem både erfarenheter och goodwill utåt i samhället. 3. Volontärerna har blivit mer krävande. De vill ha mer input till det de skall göra och är ofta inte längre villiga att bara vara en i mängden. 4. En del söker en social status i non profitorganisationen. Det är vanligt om de inte har kunnat finna detta i ett yrkesliv, eller av olika skäl lämnat sitt yrkesliv. Dessa motiv och trender sätter press på non profitorganisationen att visa sin förmåga att rekrytera och leda ideell arbetskraft och möta volontärerna utifrån deras förutsättningar och drivkrafter. Rekrytering Att rekrytera volontärer är en marknadsföringsuppgift som skall utföras på ett planerat och strategiskt sätt. Organisationen måste först bli klar över sitt eget uppdrag, speciellt i de delar som berör den ideella arbetskraften. Nästa steg är att kartlägga målgruppen, speciellt vad det gäller sociala trender i målgruppen och behovet av kompetens. Det är viktigt att tänka igenom och göra ett tydligt uppdrag och en tydlig beskrivning för vad för slags person och vilken slags kompetens som behövs, för var och en av de tjänster som den ideella arbetskraften skall rekryteras till. Det är också bra om man kan göra en arbetsbeskrivning och beräkna hur många timmar som insatsen beräknas att ta. Man gör helt enkelt en profil över vad för slags person det skall vara till den aktuella uppgiften. För att sedan värva rätt person är det viktigaste av allt att förstå målgruppen. Detta 4
innebär att förstå vilka som är frivilliga och varför de är frivilliga. Ett bra sätt att börja söka denna kunskap är att ta kontakt med nuvarande och tidigare volontärer och intervjua dem. Det kan också vara bra att intervjua några som har varit volontärer i organisationen, men som sedan har hoppat av. I en undersökning där många människor tillfrågades varför de ställde upp frivilligt gavs följande svar: - Jag tycker det är viktigt att hjälpa andra - Jag kan uträtta något på ett område som är angeläget för mig - Jag tycker om att ha något seriöst att göra - Ideellt arbete får mig att känna mig behövd Ett sätt att lära sig förstå motiven för ideellt engagemang är genom fokusgrupper. I en organisation framhålls som mycket angeläget att volontärerna uppfattar sitt frivilliga arbete som viktigt och får bekräftelse på detta. Röster från frivilliga kan låta på följande sätt: - Genom mitt engagemang känner jag att jag verkligen hjälper behövande. - Det ger mening till mitt eget liv. En annan dimension är att det utvecklar de egna kompetenserna och då kan motiven låta enligt följande: - Jag känner att jag får kunskaper som jag kan använda i mitt arbete, när jag träffar och motiverar människor i oganisationen. - Jag tycker det är härliga utmaningar att arbeta i nonprofitsektorn och det ger mig möjligheter att använda mina kunskaper på ett annat sätt. Att behålla volontärerna Som i all marknadsföring är det lättare att arbeta för att behålla gamla kunder än att jaga nya. Detta gäller också för volontärerna. Därför bör organisationen lägga kraft på att behålla och utveckla de nuvarande aktiva. Tittar man på orsakerna till missnöje bland volontärer och vad som får dem att hoppa av sitt uppdrag visar sig bland annat följande: Felaktiga förväntningar när man anmälde sig Brist på återkoppling från styrelsen Brist på utbildning och ledning Kände att man hade lägre status än den avlönade staben Hela tiden ökade krav på tidsinsats Det är helt klart att brist på utbildning och ledning är en stor källa till besvikelse. Ett sätt att lösa dessa problem är att se vad som kan göras för att ge dem en ideell arbetssituation. I en organisation satte den ideella arbetskraften upp följande karakteristika för det idealiska stödet till deras insats. 1. Erkänn vår insats, förmåga och kunskap. Volontärerna vill bli behandlade som kompetenta, inte som nybörjare. Använd erfarna volontärer till att träna nya Ge varje volontär träning och erfarenhet som står i proportion till uppdraget och ansvaret i detta. Tänk igenom olika arbetssituationer som de kan hamna i och träna dem för det. Använd gärna rollspelsträning. 5
Ge dem arbetsmaterial som de kan falla tillbaka på. Ge dem bakgrundsmaterial så de känner till organisationen och dess arbete. 2. Visa genom material och information hur organisationen har påverkat eller utvecklat samhället och nått uppsatta mål och hur volontärernas insats har lett framåt. Volontärerna vill ha bevis på att deras arbete leder fram till något. Ta fram information kring någon speciell fråga om hur en person har blivit hjälpt. Utbilda volontärerna i varför era speciella frågor är viktiga. Informera volontärerna om framsteg i verksamheten. 3. Uppmuntra interna personliga åtaganden Hjälp volontärerna att göra deras uppdrag personligt Uppmuntra volontärerna att lära känna de andra i gruppen och utveckla en teamkänsla mellan dem. Hjälp volontärerna att förstå betydelsen i deras arbete för andra människor. Hjälp volontärerna att identifiera sig med frågan. Låt dem förstå att de spelar en viktig roll i viktiga samhällsförändringar. Ledning av frivilliga Att använda volontärer är inte odelat enkelt för en organisation, utan ställer krav på ledningsoch delegationsförmåga. Blandningen av ideell arbetskraft och anställd kan vara extra besvärlig. Det kan innebära problem på båda sidor. Från den ideella arbetskraftens sida har många inställningen att på grund av att de ställer upp gratis och ger sin tid så känner de; 1. de arbetar egentligen inte för organisationen och skall inte bli tillsagda vad de skall göra, de skall snarare bli tillfrågade om de vill göra något, 2. de skall ha mycket att säga till om angående innehållet och tidtabellen för sitt uppdrag, 3. de förtjänar fortlöpande uppskattning för deras generositet och medverkan, 4. de skall gärna ha beröm men får de kritik så är det lätt att de drar. Men det är också så att många går med i verksamheten för att de verkligen vill göra en insats och då är den stora utmaningen att styra dem rätt utan att ta ifrån dem entusiasm och intresse. Ledaren i en organisation med stor ideell arbetsstyrka har satt upp lagen om en tredjedel enligt följande: En tredjedel av volontärerna arbetar bra med mycket lite ledning och uppmuntran. En tredjedel gör något bara med mycket motivation och noggrann ledning och en tredjedel får du inte under några omständigheter till att göra något nyttigt och dem kan vi lika gärna ignorera från början. Bland många oprofessionella föreningsledare råder ibland uppfattningen: 1. Volontärer är dilletanter. De gör något så länge de tycker det är roligt, men slutar när det blir besvärligt. 2. Volontärer svarar aldrig ordentligt på den träning de får, därför är den ganska bortkastad. 3. Volontärer som arbetar frivilligt ser sig själva som förmer än den anställda staben och kommer bara för att det är fint! Med ovanstående föreställningar bland den anställda staben, är det svårt att få den ideella arbetskraften att bli något effektivt stöd för verksamheten. 6
Att arbeta med volontärer kräver mycket av den fast anställda staben, bland annat att de ställer sig själva tillbaka lite för att i olika sammanhang lyfta fram volontärerna. En stor ideell organisation har följande standard för att utveckla sin ideella arbetskraft: 1. Sätt samman volontärernas kompetens och förmåga, så nära som möjligt, med det uppdrag de skall utföra i organisationen. 2. Beskriv ansvar och uppgifter i detalj, vad som förväntas i förväg. 3. Sätt upp specifika målsättningar och benchmarks för vars och ens arbete. 4. Se till att volontärerna är klara över dessa mål och att de förväntas att uppnå dem. 5. Informera volontärerna om att om de inte genomför verksamheten tillfredsställande, så kommer de att avlösas eller få en ny uppgift. 6. Att gå efter ovanstående visar att ledningen är seriös i sina krav och även tar på sig att friställa volontärer om de missköter sitt uppdrag. För organisationen som använder denna metodik har det, förutom att arbetsuppgifterna blir bättre genomförda, inneburit att det är mer eftersökt att vara volontär i organisationen ifråga. Denna raka professionella stil av att leda volontärer kan ses som riskfylld och ibland obehaglig bland oerfarna ledare. Men både volontärer och anställd personal svarar oftast positivt på det. De flesta volontärer vill bli sedda som seriös arbetskraft och känna att de har en utmaning. De tar tacksamt emot utmaningen att bli väl tränade och ledda. Den anställda staben uppskattar ledningens fasthet och det faktum att de kan behandla en volontär seriöst, ge order, reprimander och uppskattning, alltefter behov. Att kräva en utförandestandard för båda grupperna utvecklar non profitorganisationen enormt i effektivitet, moral, status etc. För den ideella arbetskraften betyder höjd status och att känna att det finns förväntningar och krav på dem, mycket för deras tillväxt. Peter Drucker har uttryckt: utvecklingen av en volontär från en välmenande amatör till en tränad professionell oavlönad tillgång, är den stora utmaningen och framgångsfaktorn för non profitsektorn. Han säger vidare: För att bli ryggraden i en organisation måste volontärerna behandlas som professionella, ges en chans att använda sina förmågor i meningsfyllda aktiviteter. För att få ut det bästa av den ideella arbetskraften krävs tre saker: ett tydligt uppdrag, utbildning och träning, samt personligt ansvar. Elva punkter för effektiv ledning av ideell arbetskraft 1. Uppdraget och prioriteringar är avgränsade i termer av problem eller frågeställningar som organisationer arbetar med, i ett långsiktigt perspektiv. 2. Det finns en positiv vision - väl formulerad, delad av många, öppet diskuterad i hela organisationen - över den ideella arbetskraftens roll. 3. Den ideella arbetskraften är sedd som en värdefull mänsklig resurs, som direkt bidrar till organisationens framgångar, inte som ett medel för att få materiella resurser. 4. Anställda och ledare på alla nivåer -personal och styrelse, projektanställda m.fl., arbetar tillsammans för att uppmuntra och bidra till hög medverkan av ideell arbetskraft. 5. Det finns en tydlig lokal punkt av ledarskap för ideella krafter, men ledarskapet av den ideella arbetskraften är väl integrerat på alla nivåer i alla delar av organisationen. 7
6. Den anställda personalen är respekterad och uppskattad för fullt deltagande i planering, beslutsfattande och ledning, i angelägenheter kring den ideella arbetskraften. 7. Det finns en samstämmig, aktiv ansträngning att reducera gränser och öka teamsamarbetet mellan avlönad och ideell arbetskraft. 8. Potentiella hinder för involverande av den ideella arbetskraften, - pålitlighet, sekretess, lokalisering av organisationen, arbetsinsatsens storlek etc., är identifierade och öppet avtalat. 9. Framgångar föder framgångar, liksom historier om stöd av ideell arbetskraft både historik och aktuella händelser - är delad av personal och ideell arbetskraft. 10. Det finns en öppenhet för möjligheter till förändring, en otålighet att utveckla verksamhet och samstämmighet, en organiserad ansträngning att lära sig från och om den ideella arbetskraften. 11. Det finns ett erkännande av värdet av att få ideell medverkan, människor från samhällets alla områden, speciellt från dem som är organisationens målgrupp. SUMMERING Ideella organisationer har alltid begränsade resurser. Som en konsekvens av detta behöver de bli duktiga på att säkra arbetskraft, kompetens och ekonomiska resurser på andra sätt än kommersiella företag. Detta är en marknadsföringsåtgärd. Andra måste övertygas om att fördelarna med stöd i olika former överskrider kostnaderna för insatsen. Ideella organisationer är unika både genom sitt behov och sitt användande av ideell arbetskraft, för att uppnå sina målsättningar. Strategier för att rekrytera och leda volontärer måste finnas och de måste räkna med förändringar i omvärlden, som påverkar deras möjligheter. Den ideella arbetskraften kommer från ett brett lager av människor och är ingen enhetlig grupp. De är mer krävande och har olika motiv för sitt engagemang, än de hade för några årtionden sedan. En del grupper har värderat om grundvärdena i att vara ideell arbetskraft. Att rekrytera volontärer innebär att lära känna målgruppen genom segmentering, motivering eller studier av den. Den ideella organisationen måste också lära sig hur man behåller den frivilliga arbetskraften. Studier av tidigare volontärer, vad de är nöjda och missnöjda med, kan vara till stor hjälp för detta. Att leda volontärer kan bli ett problem om organisationen inte är professionell och konsekvent i sitt förhållningssätt till dem. Många volontärer arbetar hårt och seriöst med mycket lite incitament och ledning. Några arbetar hårt under alla förutsättningar. De flesta behöver emellertid bli behandlade som professionella och ha professionell ledning. Detta innebär att man matchar deras förmåga med uppdraget, sätter klara mål med det och sedan håller volontärerna ansvariga för att uppnå dem och ger dem snabb återkoppling. Det innebär att de också förses med material och träning för att kunna utföra sitt uppdrag. Styrelsen bör vara den viktigaste ideella funktionen i organisationen. Den kan vara till enormt stöd, men kan också stjälpa en hel verksamhet. Skall den bli ett stöd krävs samma sak här, klara besked över vad som krävs, vilka förväntningarna är och vad som begärs av dess 8
ledamöter. För att kunna rekrytera en bra styrelse behövs liksom i all annan marknadsföring kunskap om målgruppen och klara mål över vad man vill uppnå. Diskussionsfrågor 1. Vad betyder den ideella arbetskraften för er organisation? Använder ni den på ett optimalt sätt? 2. Har ni så många volontärer som ni behöver? Har ni de volontärer som ni behöver? 3. Vilka områden behöver ni volontärer på? Vad ger ni dem för instruktioner, stöd, utbildning och utvärdering idag? Är deras uppdrag tydligt för dem? 4. Diskutera hur ni behöver utveckla arbetet med volontärer. Hur kan ni göra det? 5. Fungerar styrelsen på ett bra sätt? Är den en tillgång för organisationen? Är uppdraget tydligt för alla styrelsemedlemmar? 9
Referenser Managing The Non-Profit Organization, Peter Drucker 1990 Selvbestemt Framtid, Jan Heitman 1992 Ideella krafter inom den offentliga omsorgen, Jan Fredriksson, 2008 Strategic Marketing For Non Profit Organisations, Philip Kotler, m.fl. 2008 Den Ideella Sektorn, Filip Wikström m.fl. 2002 Professionell ideell, Christer Leopold 2006 Volunteer Management, Mark Hager m.fl., Hemsidor: www.volontarbyran.se www.frivillig.se http://www.unitedway.org/worldwide/ http://www.npgoodpractice.org/default.aspx 10
HSO Skåne är en samarbetsorganisation för huvuddelen av Skånes handikappföreningar. Dessa har närmare 40 000 funktionshindrade medlemmar i länet. HSO Skånes uppgift är att arbeta med övergripande frågor som är gemensamma för medlemsföreningarna. Prioriterade arbetsområden är tillgänglighet, vård, rehabilitering/habilitering, hjälpmedel, social service, bemötandefrågor m.m. Vaktgatan 3, 254 56 Helsingborg Tfn 042-25 64 40 Fax 042-24 46 75 E-post: info@skane.hso.se www.skane.hso.se 11
12