STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid: 09:00 12:00 Plats: Kommunhuset, Rodret Ledamöter Bo Pettersson (s) ordförande 37-42, 44-48 Lisbeth Svensson (fp) Carola Granell (s) Ersättare Lillemor Arvidsson (m) tjänstgörande Arne Olsson (c) tjänstgörande ordförande 43 Övriga Anette Oscarsson Administrativ chef Gun Kanmert Tillståndsenheten Göteborg 38-40 Petra Åhlström Kommunjurist 42 Björn Johnsson Södra Bohuslän Turism AB 43 Ann Haraldsson Södra Bohuslän Turism AB 43 Anna-Lena Tegebro ZonderaCom 44 Annika Karlsson Friskvårdspedagog 44-45 Ann-Margret Draganis tf Ekonomichef 46 Helena Franzén Utredare 46 Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdag: 2011-05-06 Paragrafer: 38-48 Justerare: Anna Hedlin Bo Pettersson Arne Olsson Lisbeth Svensson Sekreterare Ordförande Ordförande 43 Justerare BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet anslås 2011-05-09 Protokollet nedtages 2011-05-31 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar
38 Val av justerare Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Lisbeth Svensson (fp) till justerare av dagens protokoll. Justeras 2
39 Fastställande av föredragningslistan Tillkommande ärenden: 43: Finansiering av turistbyrån 48: Skrivelser för kännedom Tillkommande handlingar: 43: Affärsplan Södra Bohuslän turism Förslag på samarbetsavtal (3 sidor) 46: Delpresentation av befolkningsprognos 48: SKL Cirkulär 11:14 Vårpropositionen för år 2011 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att fastställa föredragningslistan med tillkommande ärenden enligt ovan. Justeras 3
40 Diarienummer 0398/11 Samverkansutredning gällande hantering av utskänkningstillstånd Med anledning av bl. a. ny alkohollag, som gäller fr.o.m. 2011-01-01, samt de krav som EU:s tjänstedirektiv ställer har frågan om samverkan gällande handläggning av utskänkningsärenden aktualiserats. Den nya lagen innebär på många sätt en mer omfattande handläggning av kommunen. Istället för att begära en utökning av lokala resurser i form av bl. a. personal, kompetensutveckling och it-stöd föreslås att ärendena ska hanteras i samverkan med Tillståndsenheten i Göteborg. Enheten består av 14 personer som handlägger tillstånd för Göteborg, Öckerö och Tjörn. Genom denna centrala hantering uppnås både samordnings- och specialiseringsvinster. Målet för samverkan är att säkra kostnadseffektivitet, professionalitet och rättssäkerhet på lång sikt. Detta gynnar både de intressen alkohollagen avser att skydda samt de enskilda näringsidkarna. Samverkan sker genom att Tillståndsenheten handlägger ansökningar och utövar tillsyn medan lämplig nämnd i Stenungsunds kommun fattar samtliga beslut i dessa ärenden. Tillståndsenheten arbetar efter de riktlinjer och politiska program som gäller i Stenungsunds kommun. Praxis är att arbetet med tillståndsprövning och tillsyn finansieras av de avgifter och taxor som tas ut och som bygger på självkostnadsprincipen. De avgifter och taxor som tas ut i Stenungsunds kommun måste därför anpassas till de självkostnadsberäkningar som gjorts i Göteborg. Samtliga avgifter och taxor tillfaller Tillståndsenheten. Ekonomiskt betyder samarbetet ett intäktsbortfall på ca 130 tkr per år (i huvudsak tillsynstaxor) för Stenungsunds kommun. Inga övriga kostnader. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2011-04-07 Bilaga 2011-04-07 Presentation av Tillståndsenheten, Gun Kanmert Tillståndsenheten Göteborg Personal- och ekonomiutskottet beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen för utredning av samverkansmöjligheterna inom SOLTAK-kommunerna och att till nästa möte, 2011-05-16, bjuda in alkoholhandläggare från Kungälv/Ale för presentation av samarbetsmöjligheter och villkor. Justeras 4
41 Diarienummer 0106/11 Aktuell information från Personal Administrativ chef Anette Oscarsson informerade om följande: Ny personalchef tillträder tjänsten 2011-06-01. Ny ekonomichef tillträder tjänsten 2011-08-08 Ann-Margret Draganis är tf ekonomichef innan ny ekonomichef tillträder. Två personalärenden. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen samt att uppdra åt förvaltningen att vid sammanträdet 2011-05-16 redogöra för om det på några grupper gjorts satsningar utöver löneavtalet. Justeras 5
42 Diarienummer 0902/10 Revisionsrapport - granskning av kommunens styrdokument Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen granskat kommunens styrdokument. Resultatet redovisades i en revisionsrapport daterad den 29 oktober 2010. Av rapporten framgår att Ernst & Young, sammanfattningsvis, anser att Stenungsunds kommuns styrdokument inte är tillräckligt ändamålsenliga avseende organens och de anställdas befogenheter och ansvar. Kommunstyrelsen beslutade den 17 januari 2011 11, på uppdrag av kommunfullmäktige, att ge kommunledningen i uppdrag att gå igenom rapporten och återkomma med synpunkter och eventuella förslag på åtgärder. Kommunledningen är, efter genomgång av ovanstående rapport, av uppfattningen att en hel del brister och otydligheter närmast är av redaktionell karaktär och kan åtgärdas på ett enkelt sätt. Det finns dock vissa styrdokument som behöver mer omfattande revidering. Dessa dokument är framförallt delegationsordningarna samt rätten att underteckna värdehandlingar. Kommunledningen har funnit att följande handlingar bör genomgå en översyn: Arbetsordning för kommunfullmäktige och fullmäktigeberedningar, Delegation till kommunstyrelsen och utskotten, Kommunstyrelsens delegation till tjänsteman, Delegationsförteckning för tekniska myndighetsnämnden, Delegationsförteckning för vård och äldreomsorg, Delegationsförteckning för individ- och familjeomsorg och kompetens och utveckling samt Undertecknande av värdehandling. Kommunledningen har, i avvaktan på kommunfullmäktiges beslut, redan påbörjat arbetet med en översyn. Detta för att ett resultat inte skall dröja allt för länge då arbetet kräver omfattande arbetsinsatser och politisk behandling. Parallellt pågår dessutom, i samråd med kommunledningens kansli, en översyn av bl a tekniska myndighetsnämndens delegationsförteckning och kommunstyrelsens delegation till tjänsteman med anledning av nya PBL, som träder i kraft den 2 maj 2011, och nya skollagen som ska tillämpas på utbildning och annan verksamhet från och med den 1 juli 2011. Förslag till revideringarna med anledning av synpunkter i revisionsrapporten samt de nya stora lagändringarna kommer således att koordineras i största möjliga mån. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2011-04-06 Revisionsrapport, Ernst & Young 2010-10-29 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att med stöd av kommunledningens synpunkter på revisionsrapporten - granskning av kommunens styrdokument, daterad den 29 november 2010, fatta beslut om översyn av styrdokumenten Arbetsordning för kommunfullmäktige och fullmäktigeberedningar, Delegationsordning för kommunstyrelsen och utskotten, Kommunstyrelsens delegation till tjänsteman, Delegationsförteckning för tekniska Justeras 6
myndighetsnämnden, Delegationsförteckning för vård och äldreomsorg, Delegationsförteckning för individ- och familjeomsorg och kompetens och utveckling samt Undertecknande av värdehandling. Justeras 7
43 Diarienummer 0473/11 Finansiering av turistbyrån i Stenungsund Med anledning av förändrade driftförhållande för Stenungsunds turistbyrå önskar Södra Bohuslän Turism att Stenungsunds kommun bidrar med ytterligare resurser för kostnadstäckning under 2011 och 2012. Beräknat behov uppgår till 260 tkr per år. Beslutsunderlag Affärsplan Södra Bohuslän Turism AB Arbetsmaterial 2011-04-28 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå att kommunstyrelsen beslutar att öka kommunens finansiering av turistbyrån i Stenungsund från 100 tkr/år till 260 tkr/år under 2011 och 2012 och att finansiering sker genom kommunstyrelsen post för oförutsedda händelser samt att personal- och ekonomiutskottet behandlar samverkansavtalet med Södra Bohuslän Turism vid sitt nästa sammanträde 2011-05-16. På grund av jäv deltog inte Bo Pettersson (s) i utskottets handläggning eller beslut i detta ärende. Justeras 8
44 Diarienummer 0392/11 Medarbetarenkät 2011 Målen har varit att förbättra NMI (Nöjd Medarbetarindex) från 2009 års goda resultat NMI 70 till NMI 71. Målet för svarsfrekvensen har varit att minst 80 % av alla månadsanställda skall besvara enkäten (2009 års värde var 75 %). Medarbetarenkäten var uppdelad på nio olika frågeområden: allmänt, mål, uppdrag och utveckling, samarbete och delaktighet, information, arbetsmiljö, ledarskap, medarbetarskap samt organisation och verksamhet. NMI uppgick till 70 i 2011 års medarbetarenkät (resultatet från 2009 bibehölls) och svarsfrekvensen var 76 %. De frågeområden som har ökat vid varje undersökningstillfälle är: uppdrag och utveckling, samarbete och delaktighet samt ledarskap. Goda områden Engagerade medarbetare Mål Tydliga egna mål och vet vilka mål vi arbetar mot i arbetsgruppen Bra samarbete Tydligt uppdrag/tydliga arbetsuppgifter Delaktighet Förbättringsområden Arbetsmiljö Be om hjälp/få hjälp att prioritera vid hög arbetsbelastning Arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen, arbete med förbättringar av arbetsmiljön Hälsofrämjande arbetet Hinna utföra arbetsuppgifter under ordinarie arbetstid Nöjd med fysiska arbetsmiljön Organisation och verksamhet Min arbetsplats har en organisation som fungerar bra Förtroende Våld/hot och diskriminering/trakasserier Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2011-04-05 Presentation av medarbetarenkät gjord av ZonderaCom Personal- och ekonomiutskottet beslutar att uppdrar åt ansvariga chefer att återkoppla resultatet i medarbetarenkäten till medarbetarna innan midsommar 2011, att ta fram handlingsplaner för att bibehålla och förbättra utifrån frågeområdena i medarbetarenkäten, att redovisa analys och åtgärdsplaner inom respektive verksamhet, att återkoppling av Justeras 9
handlingsplanerna från verksamhetschef till personalenhet återrapporteras till personal- och ekonomiutskottet vid sammanträdet 2011-11-07 samt att snarast få en återkoppling av åldersstrukturer i förhållande till svarsstrukturer vid Nösnäsgymnasiet. Justeras 10
45 Diarienummer 0196/11 Friskvård till kommunanställda På Personal- och ekonomiutskottet 2011-02-21 beslutades att återremittera ärendet för ytterligare beredning. Förvaltningens beredning ska beakta svar från aktuell personalenkät och även ytterligare belysa möjligheter till riktade satsningar. Redovisade förslag till hur det hälsofrämjande arbetet kan utformas: Fortsätta med riktade satsningar, där många gruppers hälsofrämjande strategier har fokuserat på att stärka/förbättra området samarbete/delaktighet, där ett förbättrat resultat syns i årets medarbetarenkät. Här ingår också träffar för kommunens samtliga hälsoinspiratörer och inköp av material till hälsorummet, som kan komma samtliga grupper till gagn. Avsatt 400 tkr (finns redan i budget). Återinföra friskvårdskuponger till ett värde av 500:-/år som generell satsning. Insatsen är en personlig förmån, ett led i att vara en attraktiv arbetsgivare och stärker känslan av att bli satsad på att kunna utöva någon aktivitet som främjar min hälsa utifrån mina behov/önskemål. Antag att 1500 anställda kommer att nyttja erbjudandet. Kostnaden för detta uppgår då till 750 tkr. Dessutom som komplement erbjuda samtliga kommunanställda prova på aktiviteter som utövas på fritiden. Avsatt 50 tkr (finns redan i budget). Specifika projekt: Lyfta och fokusera på 5 grupper som har högt NMI (nöjdmedarbetarindex) och hög andel positiva svar på upplevd arbetsmiljö. Fokus på att kartlägga och synliggöra framgångsfaktorerna och sprida kunskapen i organisationen. Avsätta 75 tkr. Lyfta och fokusera på 5 grupper som har lågt NMI (nöjdmedarbetarindex) och hög andel negativa svar på upplevd arbetsmiljö. Fokus på kontinuerlig verksamhetsutveckling genom att stärka, höja och förbättra nämnda områden och mäta resultatet på kommande medarbetarenkät. Avsätta 150 tkr. Marknadsföra kommunens hälsofrämjande arbete genom att paketera och synliggöra vad som görs och vad som erbjuds, syfte och effekter samt en månadsinformation på Lotsen om vad som är på gång/har hänt. Förslaget träder i kraft 1 juli 2011. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2004-04-08 Redovisning medarbetarenkät Justeras 11
Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppdra åt förvaltningen att genomföra två projekt i linje med de som ovan benämns specifika projekt och att finansiera dem genom kommunstyrelsens post för oförutsedda händelser. För egen del beslutar personal- och ekonomiutskottet att avslå förfrågan om att återinföra friskvårdskuponger. Justeras 12
46 Diarienummer 0283/11 Budget 2012, plan 2013-2014 Inför personal- och ekonomiutskottets budgetdagar 2011-05-18 2011-05-19 lämnades förslag till presentation från förvaltningscheferna. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att förvaltningscheferna under personal- och ekonomiutskottets budgetdagar ska presentera sina budgetäskanden utifrån följande analyser: 1) Hur går det 2011, 2) Befolkningsprognos 3) Ny lagstiftning/vårproposition som påverkar verksamheten 4) Investeringsbudgeten 5) Eftersatta behov/nya behov i prioritetsordning Justeras 13
47 Diarienummer 0105/11 Aktuell information från Ekonomi Ekonomichefen redogör för delegationsbeslut avseende nyupptagande av lån hos Kommuninvest samt amorterade lån hos SEB. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 14
48 Diarienummer Skrivelser för kännedom SKL Cirkulär 11:14 Vårpropositionen för år 2011. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att notera informationen. Justeras 15