PROTOKOLL. Sammanträdesdatum

Transkript

1 STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid: 08:30: - 12:45 Plats: Kommunhuset, Rodret Ledamöter Kent Sylvan (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Lillemor Arvidsson (M) Ann-Marie Andersson Farkas (MP) Arne Olsson (C) Övriga Lars-Göran Berg Kommundirektör Anette Oscarsson Administrativ chef Erica Bjärsved Ekonomichef Ann-Christine Larsson Personalchef Ulf Brattö Upphandlingschef 142 Anna Hedlin Sekreterare Justeringsdag: Paragrafer: Justerare: Bo Pettersson Anna Hedlin Kent Sylvan Bo Pettersson Sekreterare Ordförande Justerare BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet anslås Protokollet nedtages Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar

2 Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 Aktuell information från Ekonomi... 5 Budget 2013 och plan Uppföljning Arbetsmarknadspolitiskt program och sponsrings policy - utvärdering och översyn... 8 Aktuell information från Personal... 9 Översyn personalpolicyn Finansieringsrutiner för personalärenden Beredningsuppdrag - Upphandlings- och inköpspolicy Samverkansöverenskommelser för ökad trygghet och minskad brottslighet Oavslutade medborgarförslag, motioner och beredningsuppdrag Information gällande utredning av Vård- och äldreomsorg Omvärldsbevakning Personal- och ekonomiutskott Regional information Personal- och ekonomiutskottet Skrivelser för kännedom och redovisning av delegationsbeslut Justeras 2

3 133 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutade att utse Bo Pettersson (S) till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3

4 134 Fastställande av dagordningen Tillkommande ärende Dnr 1017 Uppföljning 2012 förändring av uppföljningstider går in som ärende 5. Ärenden därefter förskjuts ett steg. Tillkommande handlingar Dnr 1017/11 Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutade att godkänna föredragningslistan i enlighet med ovan gjorda förändringar. Justeras 4

5 135 Diarienummer 0105/11 Aktuell information från Ekonomi Ekonomichefen lämnade information om följande: Ställningen likvida medel Inga nya lån har upptagits eller amorterats. Förändrat personalomkostnadspålägg (PO) för 2011 och Redovisning av ansvarsförbindelsen (pensionsskulden): - Förslag att lyfta in den i sin helhet i balansräkningen redan Blir då byte av redovisningsprincip - Avstämt med revisorerna (Ernst & Young) Resultat per oktober +27,7 mkr Prognos +23,4 mkr Personal- och ekonomiutskottet beslutade att notera informationen och att godkänna ändring av redovisningsprincip vad gäller ansvarsförbindelsen inför bokslutet Expedieras: Kommunstyrelsen för kännedom Justeras 5

6 136 Diarienummer 0890/11 Budget 2013 och plan Sammanfattning Vid sammanträdet , 300 beslutade kommunstyrelsen om den övergripande tidplanen för budgetprocessen Till Personal- och ekonomiutskottets sammanträde hade en detaljerad beskrivning av tidsplan och innehåll avseende beredning av 2013 års budget utarbetats och skickats ut och denna presenterades och diskuterades vid sammanträdet. Syftet med anvisningarna är att beskriva och skapa en tydlighet kring kommunens planeringsoch budgetprocess. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning och revidering av anvisningar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Bilaga: Budgetanvisningar för Budget 2013 Plan ; Tidsplan och innehåll Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att godkänna budgetanvisningar för Budget 2013 och Plan Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 6

7 137 Diarienummer 1017/11 Uppföljning 2012 Sammanfattning Med anledning av att Kommunfullmäktige kommer att besluta om budget för 2013 och plan i juni nästa år behöver uppföljningen för 2012 ändras så att en fördjupad analys av den ekonomiska ställningen för 2012 finns tillgänglig innan beslut om budget för 2013 fattas. Idag görs uppföljning per februari, april, juni, augusti och oktober; per april och augusti görs en fördjupad uppföljning av mål mm. För att anpassa uppföljningen till ny budgetprocess föreslogs uppföljning ske per mars, maj, augusti och oktober. De fördjupade uppföljningarna görs per mars och augusti och marsrapporten kommer att ligga till grund för budgeten kommande år. Dessa uppföljningar avser kommunen som helhet. Önskar något utskott en tätare uppföljning av någon verksamhet beslutar respektive utskott om det. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutade att föreslå kommunstyrelsen att besluta om att uppföljning av kommunens ekonomi görs per mars, maj, augusti och oktober. Fördjupning sker per mars och augusti. Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 7

8 138 Diarienummer 0369/11 Arbetsmarknadspolitiskt program och sponsringspolicy - utvärdering och översyn Den tillfälliga beredning som jobbar med utvärdering och översyn av det Arbetsmarknadspolitiska programmet har, förutom att göra en översyn och utvärdera, också tagit fram förslag till nytt program. Detta förslag har remitterats till bland annat Personal- och ekonomiutskottet, utifrån uppdrag från kommunfullmäktige, för inhämtande av eventuella synpunkter. Beslutsunderlag Skrivelse från beredningen Förslag till arbetsmarknadspolitiskt program - ej remissbehandlat arbetsmaterial Personal- och ekonomiutskottet beslutade att lämna följande synpunkter: - Flera av förslag till aktiviteter innebär ökade kostnader och det är viktigt att finansieringsfrågan utreds innan kommunstyrelsen bereder ärendet för kommunfullmäktige. - Under avsnitt 6.2. finns ett förslag specifikt gällande unga arbetslösa. Detta förslag bör förtydligas med en skrivning gällande alternativa försörjningsmöjligheter för unga människor. - Under avsnitt 6.2. finns ett förslag om att kommunen ska säkra kunskaper/färdigheter i samverkan med Arbetsförmedlingen. Utskottet anser att förslaget om samverkan med Arbetsförmedlingen på denna punkt bör ändras till att säkra kunskaper/färdigheter genom nationellt etablerade valideringsprinciper. - Under avsnitt 6.3 bör det till Förslag till åtgärder/aktiviteter läggas till ett förslag om att utveckla Vård- och omsorgscollege. Expedieras: Beredningens sekreterare; enhetschef Arbetsmarknadsenheten Justeras 8

9 139 Diarienummer 0106/11 Aktuell information från Personal Personalchefen lämnade information om följande: Molekylverkstan Samverkansavtalet Sjukfrånvaro Personal- och ekonomiutskottet beslutade att notera informationen. Justeras 9

10 140 Diarienummer 0491/11 Översyn personalpolicyn Vid sammanträdet presenterade Personalchefen det pågående arbetet med översyn av Personalpolicy. Bland annat har en projektgrupp bestående av Verksamhetschefer och interna personalkonsulter tillsatts för att arbeta med policyn. I arbetet ingår även att se över relationen till andra styrdokument. Personal- och ekonomiutskottet beslutade , 124 att vid sammanträdet ha en fördjupad diskussion angående personalpolicyn samt även se över behovet av utökad sammanträdestid för arbete med Personalpolicy. Vid sammanträdet presenterade personalchefen arbetsgruppens vidare arbete med Personalpolicy och utskottet diskuterade resultat och framtida arbete. Personal- och ekonomiutskottet beslutade att utskottet ska arbeta med Personalpolicyn måndagen kl Expedieras: Personalchef Justeras 10

11 141 Diarienummer 0992/11 Finansieringsrutiner för personalärenden Sammanfattning I samband med förslag angående åtgärder för att minska underskott 2011 Kultur, kommunstyrelsen 213 Dnr 0574/11 fick personalchefen uppdraget att ta fram riktlinjer för hur personalärenden ska hanteras. Personalärenden hanteras i enlighet med de lagar och avtal som finns inom området. Dessa tillämpas i rehabiliteringsarbete, vid misskötsamhet och samarbetssvårigheter etc. Närmaste chef ansvarar för att lagar och avtal följs och personalchef involveras i samband med misskötsamhet där disciplinpåföljder behöver göras. Exempel på disciplinpåföljd är när varning lämnas till medarbetare. I en yttersta förlängning kan såväl långvarig sjukdom som misskötsamhet leda till att anställd sägs upp av personliga skäl. I de allra flesta fall finns inte någon arbetsrättslig grund för uppsägning utan medarbetaren får anpassade arbetsuppgifter, förflyttas eller omplaceras i den egna eller annan verksamhet. Det finns även problematik som inte faller inom ramen för lagar och avtal utan uppstår när verksamheter med liten budgetomslutning tvingas anpassa arbetsuppgifterna och samtidigt måste anställa ny medarbetare för att kunna bedriva likvärdig verksamhet. Ett sätt att lösa ovanstående problematik är att avsätta centrala budgetmedel som kan tas i anspråk när medarbetare behöver förflyttas eller omplaceras. Detta kan göras för samtliga verksamheter eller enbart för de verksamheter som har små möjligheter att hantera frågan själva. Innan år 2007 fanns centrala medel avsatta för att kunna hantera denna typ av fråga för samtliga verksamheter i kommunen. En nackdel som uppstod var att det ibland uppstod gränsdragningsproblematik i ansvarsfrågan mellan närmaste chef och personalenheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att besluta att frågan om finansiering av vissa personalärenden lyfts in i budgetprocessen 2013 och att man då skapar centrala medel för hantering av personalärenden inom verksamheterna Måltid, Fritid, Kompetens och Utveckling, Räddningstjänsten samt Kultur då dessa har en budgetomslutning som försvårar egen finansiering samt att personalchefen, i samband med budgetprocessen, presenterar vilka kriterier som ska vara uppfyllda för att centrala medel ska kunna tas i anspråk. Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 11

12 142 Diarienummer 0762/11 Beredningsuppdrag - Upphandlings- och inköpspolicy Kommunfullmäktige beslutade att tillsätta en tillfällig beredning för framtagande av en upphandlings- och inköpspolicy för Stenungsunds kommun. Kommunfullmäktige gav samtidigt kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram riktlinjer för upphandling och inköp, vilket beslutades om , 296. Både policy och riktlinjer bör börja gälla fr.o.m. 1 januari Förslag till Riktlinjer för Upphandling och inköp har utarbetats och lämnats till utskottet för beredning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till Riktlinjer för upphandling och inköp Personal- och ekonomiutskottet beslutade att överlämna förslaget till Riktlinjer för upphandling och inköp till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande med anledning av att kommunfullmäktige vid tiden för Personal- och ekonomiutskottets sammanträde ännu inte fattat beslut om Upphandlings- och inköpspolicy. Expedieras: Kommunstyrelsen Justeras 12

13 143 Diarienummer 0619/11 Samverkansöverenskommelser för ökad trygghet och minskad brottslighet För att uppnå polismyndighetens mål - minska brottsligheten och öka tryggheten avser Polismyndigheten i Västra Götaland att ingå så kallade samverkansavtal med samtliga kommuner i Västra Götaland. Överenskommelserna syftar till att utöka, fördjupa och utveckla samarbetet mellan kommun och Polis i angelägna frågor. Avtalen innebär att båda parter agerar utifrån sina befogenheter och roller olika typer av frågor som rör tryggheten för allmänheten i kommunen. Förslag till avtal har upprättats mellan Polismyndigheten i Västra Götaland och Stenungsunds kommun. Beslutsunderlag Förslag till samverkansavtal mellan Polismyndigheten i Västra Götaland och Stenungsunds kommun. Personal- och ekonomiutskottet beslutade att återremittera ärendet för beredning av förvaltningen innan avtal kan ingås. Expedieras: Kommundirektör Chef Fritid Justeras 13

14 144 Diarienummer 0712/11 Oavslutade medborgarförslag, motioner och beredningsuppdrag I Arbetsordningen för fullmäktige och fullmäktigeberedningarna framgår i 32 att fullmäktiges presidium årligen under hösten skall redovisa de motioner som inte är färdigberedda. I 36 stadgas att en motion skall beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Av 36 framgår också att om en beredning inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har framkommit vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Vid genomgång av oavslutade ärenden konstaterades att några motioner bör behandlas snarast möjligt. Kommunfullmäktiges presidium är angelägna om att slutredovisning av ärendena sker snarast möjligt. Personal- och ekonomiutskottet beslutade att notera informationen. Justeras 14

15 145 Diarienummer Information gällande utredning av Vård- och äldreomsorg Kommundirektören informerade om den pågående utredningen av kostnader inom Vård- och äldreomsorgen. Personal- och ekonomiutskottet beslutade att notera informationen. Justeras 15

16 146 Diarienummer 0938/11 Omvärldsbevakning Kommundirektören presenterade olika förslag på hur man kan arbeta med omvärldsbevakning. Personal- och ekonomiutskottet noterade informationen och lämnade synpunkter på innehåll; övergripande verksamhetsnivå, statistik, jämförelser i regionen, information om sådant som Stenungsundsborna kan påverkas av, kommundirektörsrapport, interna helhetsbilder som speglar både positivt och negativt. Expedieras: Kommundirektör Justeras 16

17 147 Diarienummer 0939/11 Regional information Bo Pettersson berättade om seminarium som organisationen Sveriges kommuner och landsting (SKL) anordnat gällande framgångsfaktorer samt om Kemimöte och Renovas ägarmöte. Lena Hedlund rapporterade från möte inom Samordningsförbundet Personal- och ekonomiutskottet beslutade att notera informationen. Justeras 17

18 148 Diarienummer 0676/11 Skrivelser för kännedom och redovisning av delegationsbeslut Information om redovisade delegationsbeslut Redovisade delegationsbeslut kommunstyrelsen Ärenden för kännedom Dnr 965/11 Länsstyrelsen: Beslut om upplösning av stiftelsen Ernst Johanssons minnesfond. Inkomna skrivelser Omvärldsbevakning Konjunkturen Göteborgsregionen, kvartal 3 Göteborg Kommuners och landstings pensionsskuld Enkätredovisning, november Inbjudan till Utvecklingsprojekt Medborgarbudget Samspel med medborgarna Inspirationsskrift för förtroendevalda PM om beslutsunderlag och beredning Ett diskussionsunderlag Business Region SKL SKL SKL SKL Personal- och ekonomiutskottet beslutade att notera informationen. Justeras 18