Verksamhetsuppföljning Sankt Olofs Vård- och omsorgsdistrikt (exkl. dagverksamhet och nattpatrull) 2013-04-25 2013-04-29 Malin Rehnstam Vik. Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS 1
INFORMATION OM VERKSAMHETEN Sankt Olofs Vård- och omsorgsdistrikt består av ett särskilt boende med 18 lägenheter fördelat på två enheter varav en är för personer med demensproblematik. Det omfattar även ett korttidsboende med 11 lägenheter med inriktning mot brukare med minnesproblematik och två dagverksamheter varav en för personer med minnesproblematik. Distriktet utför och rymmer även yttre hemtjänst i ordinärt boende samt norra nattpatrullen som ansvarar för insatser i ordinärt boende Sankt Olof och Kivik. Aktuell verksamhetsuppföljning innefattar dock inte dagverksamhet och nattpatrull. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT Sankt Olofs vård och omsorgsdistrikt behöver framför allt arbeta med att få processer och rutiner nedskrivna för att utvärdera, säkra och utveckla verksamheten och dess kvalitet. Personalen inom Sankt Olofs vård och omsorgsdistrikt uppger att de trivs bra på sin arbetsplats och uppfattar att de kan påverka sitt arbete. Många ur personalgruppen har arbetat många år i distriktet och inom vård och omsorg. De upplever att de känner till hur de ska utföra sitt dagliga arbete och att de därför inte behöver några skriftliga processer och rutiner för att klara av det. Anledningen till att ha processer och rutiner nedtecknade är för att säkra verksamhetens kvalitet, minska felkällor som exempelvis kan uppstå när ny personal börjar, men som även kan uppstå när det enbart är muntlig kännedom om rutinerna, så kan det medföra att personalen arbetar olika. Att låta personalen delta i detta kan leda till att processerna blir bättre och begripliga, eftersom det är de som dagligen arbetar efter processerna och rutinerna. Detta är något som distriktet bör arbeta mer med. Samverkan bedrivs i stort sett enbart inom socialförvaltningen, med sjuksköterskor, rehabpersonal, handläggarenheten. Viss del av denna samverkan sker genom stående frukostmöten, men det finns inte nedtecknat hur samverkan ser ut, hur ofta och vem som har ansvar för att det ska ske. Rutin för att göra riskanalys finns inte. Detta är något som sker mer sällan, men en rutin för detta behövs så att man undviker oönskade händelser. Personal på boendet uppger att de gjort en riskanalys gällande en brukare som kunde bli aggressiv för att undvika att detta skulle ske. Detta var ingenting som enhetschefen uppgav. Det finns ingen nedskriven rutin för hur egenkontroll ska bedrivas, men distriktet utför som vana genomgång av omsorgshandläggarnas kvalitetsuppföljning och de för en diskussion om varför resultaten ser ut som de gör. Vad avser avvikelser framkommer det att det är få avvikelser som rapporterats, eller inkommit till verksamheten under året. Det framkommer under uppföljningen att brukarna får information om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter vid alla inflyttningar. Många klagomål eller synpunkter avhjälps dock direkt och dokumenteras därför inte alls. Personalen arbetar inte heller med att erbjuda hjälp att skriva ner klagomål och synpunkter som inkommer från exempelvis brukare. Detta innebär att det troligen funnits fler avvikelser i verksamheten, än vad som 2
dokumenterats och därmed går det inte att göra en sammanställning eller analys över dessa. I sin tur medför detta att möjligheten till att se mönster och förbättringsområden går förlorad. Genomförandeakterna kan utvecklas med ett tydligare register då det idag finns tre blad som skiljer de olika lagstiftningarna åt samt att ett blad innehåller övrigt. Det är svårt att få en överblick och att snabbt hitta det man söker i akten. Gällande genomförandeplanerna så är det med ett undantag upprättade tillsammans med den enskilde. Inom hemtjänsten är det två insatser som innebär att verksamheten inte upprättar en akt, matdistribution och trygghetslarm. Dokumentationen avseende de brukare som enbart har dessa insatser har man samlat i en gemensam pärm där det även både SoL och HSL-dokumentation finns. Med bakgrund till det förstår man att det inte varit uppenbart obehövligt med en genomförandeplan. Enhetschef uppger under uppföljningen att hon beställt pärmar till alla aktuella brukare, men att dessa inte kommit än. Generellt vad gäller genomförandeplanerna så kan hur:et bättre beskrivas för att göra utförandet tydligare samt att man i journal och/eller i genomförandeplanerna visar/beskriver hur och vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen. Boendeenheten för personer med demenssjukdom har ett kodlås varvid koden inte är synlig, detta bör verksamheten omedelbart se över. På korttidsboendet finns kodlås på dörren samt har dörren ett larm som är kopplat till personalens larm som signalerar när dörren öppnas. Man använder kod både när man går in och ut från korttidsboendet och det är olika koder beroende på om man ska gå in eller ut. Koden till låset sitter vid taklisten och är skriven med bokstäver, vilket medför att koden inte är tydlig för den enskilde. Personalen upplever att de ges den kompetensutveckling som de behöver. Det finns en övergripande planering i den gemensamma verksamhetsplanen för Vård och Omsorg om kompetensutveckling, men ingen specifik beskrivning för den enskilda verksamheten. Personalen inom boendet och korttidsboendet anser sig vara tillräckligt bemannade medan hemtjänstens personal skulle önska att de var en ytterligare personal än vad de är idag. Personalen upplever att enhetschefen är lyhörd när de påtalar att extra personalresurser behövs. Distriktet följer själva upp om brukarna upplever att omsorgsgarantierna är uppfyllda, detta i samband med uppföljning av genomförandeplanen. Det saknas dock ett system eller rutin för att säkerställa att omsorgsgarantierna verkställs och uppfylls. Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis Nej 5 p 3 p 0 p 3
Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Särkilt boende, Korttidsboende Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner 0 30 0 Samverkan 0 10 0 Riskanalys 3 5 60 Egenkontroll 8 15 53 Klagomål och synpunkter 8 15 53 Lex Sarah 18 25 72 Annan avvikelse 10 10 100 Sammanställning och analys 10 15 67 Förbättrande åtgärder i 3 5 60 verksamheten Förbättring av processer och 0 5 0 rutiner Personalens medverkan i 3 10 30 kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet 6 10 60 Dokumentation SOSFS 2 006:5 80 125 64 Tillgänglighet 13 15 87 Personal och 23 30 77 kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier 3 10 30 187 335 Hemtjänst Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner 0 30 0 Samverkan 0 10 0 Riskanalys 3 5 60 Egenkontroll 8 15 53 Klagomål och synpunkter 8 15 53 Lex Sarah 18 25 72 Annan avvikelse 5 10 50 Sammanställning och analys 10 15 67 Förbättrande åtgärder i 3 5 60 verksamheten Förbättring av processer och 0 5 0 rutiner Personalens medverkan i 3 10 30 kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet 6 10 60 Dokumentation SOSFS 2 006:5 71 125 57 Tillgänglighet 15 15 100 Personal och kompetensförsörjning 26 30 87 Poäng i % (avrundat) Helhetsomdöme: 56% Poäng i % (avrundat) 4
176 325 Helhetsomdöme: 54% Resultat från brukarundersökningar Resultat från individuell kvalitetsuppföljning på uppföljningar skett mellan 2013-01-01 och 2013-04-15. Röd färg innebär ej uppnått mål. Gul färg innebär att socialnämndens mål är uppnått. Grön färg- Ickevalsalternativ (Sankt Olof eller Förenade Care) Hemtjänst Fråga Bemötande Kvalitet Kontinuitet Mat Delaktighet Summa Antal svar Nämndsmål 2,8 2,8 2,0 2,5 2,6 Område Hammenhög 3 3 2,86 2,89 3 14,75 13 Borrby 3 3 2,2 2 3 13,2 6 Skillinge 3 3 2,5 2,67 2,67 13,84 8 Gärsnäs 3 3 3 2,6 3 14,6 8 Skönadals htj 2,91 2,95 1,95 2,2 2,89 12,9 24 Centrala 2,96 2,92 2,21 2,57 2,86 13,52 56 Förenade Care 2,95 2,86 2,3 2,33 2,78 13,22 22 St Olof 3 3 2,75 2,25 3 14 5 Medelvärde 2,98 2,97 2,47 2,44 2,9 13,75 Korttidsboende Fråga Bemötande Kvalitet Kontinuitet Mat Delaktighet Nämndsmål 2,8 2,8 2,0 2,5 2,6 Sköndals korttid 3 3 2,75 2,5 2,8 St Olofs korttid 3 3 2,2 2,67 3 5
Borrby korttid 3 3 2,75 3 2,75 Åtgärdsförslag Dokumentera processer och rutiner, liksom arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller. Se vidare i rapporten. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning.) Genomför regelbunden uppföljning av de skriftliga rutinerna och processerna. Identifiera, beskriva/dokumentera och fastställa processer för samverkan internt och med externa aktörer. Arbeta systematiskt med avvikelser. Genomför sammanställning och analys över inkomna avvikelser och utifrån detta göra förbättrande åtgärder och processer i verksamheten. Arbeta med personalens medverkan i kvalitetsarbetet, som exempelvis att upprätta/revidera processer och rutiner. Arbeta med att göra skriftliga processer och rutiner kända i verksamheten. Säkerställ att planerad åtgärd med att upprätta genomförandeakter för alla brukare inom hemtjänsten sker. Skapa struktur i genomförandeakterna. Upprätta rutin för hur dokumentation under genomförandet ska ske. Vad, när, vem, hur, så att de uppfyller kraven enligt SOSFS 2006:5. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning.) Arbeta med hur:et i genomförandeplanerna så att det tydliggör brukarens delaktighet. Skilj på dokumentation enligt HSL och SoL. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning.) Tillse att rapportböckerna används på ett ändamålsenligt sätt enligt SOSFS 2006:5. Gallra akter på ett ändamålsenligt sätt. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning.) Åtgärda så att koder till kodlås på dörrar är tydliga och synliga. I väntan på att särskilt boende ska få nytt resursfördelningssystem behövs någon form av kontrollsystem upprättas för att säkerställa att bemanningen motsvarar målgruppens behov. Upprätta en beskrivning hur man i den enskilda verksamheten arbetar med kompetensutveckling. Upprätta rutin för att kunna säkerställa att omsorgsgarantierna uppfylls i sin helhet. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning.) HSL Utföra enkontroll med så kallad Hygienrond. Särskilja på förvaring av läkemedel och kontanta medel. Plan för hur informationsöverföring ska säkras kring den enskilde i samband med in- och utflyttning. 6
Säkerställa att den enskildes måltidsuppehåll inte överstiger 11 timmar så kallad nattfasta visa på aktuell kartläggning av detta. Uppdatera information gällande kontaktvägar samt övriga rutiner med tillgänglighet för personalen. Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder samt de förbättringsåtgärder som eventuellt kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning senast 2013-11-11. Planen skickas till undertecknade. Åtgärdsplan ska också inkomma på hur verksamheten ska arbeta med det eller de nämndsmål som inte uppnåtts vid den individuella kvalitetsuppföljningen. Malin Rehnstam Vik. Kvalitetscontroller Datum 2013-09-02 Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Datum 2013-09-02 Elisabeth Rubin MAS Datum 2013-09-02 7