Rapport extern och intern revision Verksamhetsledningssystem

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kerstin Lagerlund 2017-01-10 SN 2016/0011.11.01 0480-45 08 42 Socialnämnden Rapport extern och intern revision Verksamhetsledningssystem 2016 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kalmar kommun har ett kvalitetsledningssystem och ett miljöledningssystem som är ISO certifierade enligt ISO 9001 respektive ISO 14001. Varje år sker intern och extern revision av dessa system. I bilaga finns rapporter från revisionerna. Kerstin Lagerlund Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Socialchef Bilagor 1 Rapport Extern revision 2 Rapport Intern revision Socialförvaltningen Avdelning verksamhetsutveckling Tel 0480-45 00 00 vx kerstin.lagerlund@kalmar.se

Handläggare Datum Kerstin Lagerlund 2017-01-13 0480-45 08 42 Extern revision 2016 - Avvikelser och förbättringsförslag Nedan följer en redovisning av de avvikelser och förbättringsförslag som gavs i samband med 2016 års externa revision. Avvikelser Rapportering av avvikelser och förbättringsförslag (samtliga reviderade enheter) Vid revisionen framkom att flera enheter inte har rapporterat in några interna avvikelser eller förbättringsförslag i "Tyck till" det senaste året. Kommunens övergripande mall för arbetsplatsträffar innefattar att Förbättringar/klagomål/avvikelser ska gås igenom. Samtliga enheter kommer därför att ta upp detta på arbetsplatsträffar. Påminnelse till alla verksamhetschefer och enhetschefer. Uppföljning i internrevision 2017. Lokala vs Centrala dokument (Lindeberga) Lokala dokument har skapats och använts där det finns centrala dokument som berör samma område (t.ex. kontaktperson vid nödläge även vissa delar den lokala introduktionschecklistan). Notering: Man bör kunna ange särskilda skäl om man behöver skapa lokala instruktioner. Alla styrande dokument måste ha minst rubriknamn och revisionsutgåva. Lokala dokument måste vara kontrollerade (t.ex. avsedd mapp på server) och vara inkluderade i interna revisioner. Om man skapar lokala rutiner måste man säkerställa att den centrala rutinen för dokumentstyrning följs. Kontaktperson vid nödläge har rättats till. Lindeberga kommer att diskutera om det behövs en lokal introduktionschecklista. Om den behövs kommer den att formaliseras så att den följer den övergripande rutinen för dokumentstyrning (Verksamhetsledningssystemet och dess dokument Avdelning adminstration Socialförvaltningen Adress Besök Fabriksgatan 31 Tel 0480-45 00 00 vx

2 (7) samt namn på styrande dokument). Ostyrda dokument (Boendestöd Väst) Lokala rutiner och instruktioner finns i verksamheten som saknar dokumentstyrning. Notering: Det är viktigt att de finns centrala riktlinjer för hur man styr/hanterar lokala arbetsinstruktioner. Boendestöd Väst har gått igenom lokala rutiner och instruktioner formaliserat dem. Introduktion nya medarbetare (Upplevelsegruppen, Kreativa) Ej genomfört introduktion utifrån övergripande rutin avseende signering av checklista med komplettering av eventuella tillkommande krav på enhetsnivå. Upplevelsegruppen och Kreativa kommer fortsättningsvis att introducera nya medarbetare enligt den kommunövergripande introduktionen. Förtydligande kommer att ske till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Styrning av verksamheten (Familjehuset) Man kunde inte visa styrande dokument (rutiner och instruktioner) ej eller processbeskrivning över hur verksamheten ska styras. Notering: Arbete har påbörjats men man kunde inte visa en planering med tidsplan, ansvarig och resurser. Det är dessutom viktigt att om arbetet försenas av yttre faktorer kan man genomföra de som inte berörs av den yttre faktorn samt besluta om man under projektets gång bör besluta om en "snabb åtgärd" som man har implementerad under tiden. Familjehuset har avsatt tider under perioden december 2016 - februari 2017 för att arbeta med rutiner för enheten. När det gäller processer kommer förvaltningen under 2017 att ta ett helhetsgrepp kring frågan. Först kommer en reviderad huvudprocesskarta att tas fram. Därefter kommer det att identifieras vilka processer som är i behov att kartläggas eller förbättras. Ledningsgruppen kommer att besluta om en prioriteringsordning och handlingsplan för kartläggning av dessa processer. Familjehuset kommer att vara en process i det arbetet. Genomförandeplan (Amira) Stickprov visade att genomförandeplanen inte stämde. : Det framkom att den nyligen uppdaterade genomförande planen inte uppdaterats korrekt. Genomgörandeplanen följdes inte och det fanns ingen notering/dokumentation att genomförandeplanen ej följdes. Alla medarbetare på Amira kommer att utbildas i genomförandeplan och social dokumentation. Utbildningen innefattar BBiC (Barns behov i centrum) och dokumentation och planeras vintern 2016-2017. Därtill kommer Amira att på ungdomsmöten en gång i månaden, förutom att gå igenom ungdomarnas ge-

3 (7) nomförandeplaner, även kontrollera om genomförandeplanen behöver uppdateras till följd av eventuella avvikelser som upptäckts vid genomgången av genomförandeplanen samt vad som ska dokumenteras i social journal. Genomförandeplaner (Boendestöd Väst) Genomförandeplanen följer inte det beställda uppdraget från handläggaren. Avvikelse mot genomförandeplanen är ej dokumenterat. Notering: Uppdraget anger 2*3 ggr/veckan och ca 5 timmar/veckan och endast 2 timmar/ vecka utförs och endast vissa av insatserna, orsaken till detta är ej dokumenterad. Samtliga ärenden på boendestöd väst är nu genomgånga så att de stämmer med de beställda uppdragen. Framöver kommer ärenden som förändrats stämmas av på personalmöten. Ändringarna ska göras i genomförandeplanerna. Enhetschef kommer även att kontrollera detta i den månadsvisa journalgranskningen. Samtliga genomförandeplaner kommer att gås igenom på enheten med särskilt fokus på mål och uppdrag. Enheten kommer även att gå igenom riktlinjerna för social dokumentation. Under 2017 kommer enheten att börja arbeta i ett nytt IT-stöd för där det kommer att bli tydligare kring målbeskrivning och uppdrag i genomförandeplan. Det kommer även att underlätta dokumentationen då det blir tydligare vad som ska dokumenteras och inte. Journalgranskning (Upplevelsegruppen och Kreativa enheten) Genomför ej journalgranskning utifrån upprättad rutin vilket ska genomföras 1 ggr/månad förutom under juli. Vid dagens revision framkom att det genomförs ca 1 ggr/år Enhetscheferna kommer fortsättningsvis att genomföra journalgranskningen 1 gång/månad. Verksamhetschef kontrollerar att enhetscheferna har genomfört journalgranskningen. Journalgranskningen är en del av egenkontrollen och om verksamhetschefer upptäcker avvikelser i enhetschefernas rapportering ska dessa i registreras som avvikelser i avvikelsesystemet. Avvikelserna lyfts sedan i ledningens genomgång. Att journalgranskning är gjord och ev uppkomna avvikelser kommer särskilt att gås igenom på ledningens genomgång. Utbildning (KOMMUNÖVERGRIPANDE) Dokumentation över utförd utbildning sparas inte. Förbättringsförslag Ledningen: 1. Det är viktigt att ha en tydlig struktur och systematik i förbättringsarbetet: - Dels så att man har ett stabilt system även under förbättringsprojekt. Det kan i vissa fall vara behövligt att införa en temporät åtgärd under den tiden man utreder/analyserar de mer omfattande projekten. T.ex. utreds sedan en tid tillbaka krav på livsmedelshygien, krav på egenkontroller och kompetens parallellt görs en köksinventering - minimikrav kunde med fördel kommunicerats och implementerats under tiden. - Dels är det viktigt att förbättringsprojekt har en tydlig struktur, mål-

4 (7) sättning, styrning, budget och tidsplan. 2. Den övergripande uppföljningen av målen kan tydligare visa prognos gällande uppfyllnad, orsak (om man inte uppfyller) och prioritering. För att man ska få en samlad bild under året om hur årets måluppfyllnad kommer att bli samt synliggöra behov av resurser eller andra insatser. 3. Man bör tydliggöra internrevisions frekvens, d.v.s. högsta intervall mellan interna revisioner samt inom vilken tid en ny/flyttad verksamhets ska intern revideras. Kommer att ses över och förtydligas under 2017. 4. Man kan med fördel kommentera resultatet av utvärderingen av lagefterlevnad tydligare i protokollet från ledningens genomgång

5 (7) Generellt: 1. Arbetet med genomförandeplaner behöver ytterligare förbättras. Utbildning i genomförandeplanering fortsätter under 2017. 2. Arbetet med processer behöver på flera enheter förbättras, det är dessutom viktigt att processkartorna används och är ett underlag när man gör förändringar i verksamheten. När det gäller processer kommer förvaltningen under 2017 att ta ett helhetsgrepp kring frågan. Först kommer en reviderad huvudprocesskarta att tas fram. Därefter kommer det att identifieras vilka processer som är i behov att kartläggas eller förbättras. Ledningsgruppen kommer att besluta om en prioriteringsordning och handlingsplan för kartläggning av dessa processer. 3. Avvikelser eller brist på efterlevnad mot genomförandeplaner bör dokumenteras tydligt. Påminnelse om riktlinjer för social dokumentation till enhetschefer och verksamhetschefer. Uppföljning i internrevision 2017. Reviderade enheter: 1. En övergripande processkarta bör tas fram, det är dessutom viktigt att processkartorna används och uppdateras när processen förändras. (Amira) Process för ensamkommande kommer att vara en del av den handlingsplan och prioriteringsordning för kartläggning av processer. Arbetet fortlöper under 2017. 2. Aktiviteter för att stödja miljömålen kan med fördel förtydligas. (Amira) De aktiviteter som enheten gör kommer att dokumenteras i beslutsstödssystemet Hypergene. 3. Man kan tydligare beskriva vilken kompetens man behöver för att utföra uppdaget i verksamhetsbeskrivningen. (Familjehuset) Kompetens i verksamhetsbeskrivning finns med som indikator i 2017 års målstyrning för att samtliga verksamheter tydligare ska beskriva

6 (7) nödvändig kompetens. 4. Aktiviteter och handlingsplaner för målen bör dokumenteras tydligare. (Familjehuset) Kommer att dokumenteras tydligare i beslutsstödsystemet Hypergene under 2017. 5. Rutiner för introduktion så som uppföljning och arkivering bör förbättras. (Boendestöd Väst) Gällande den kommunövergripande introduktionen så framgår det inte hur den ska arkiveras. Bör förtydligas. Om Boendestöd Väst har behov av en kompletterande checklista för introduktion ska det av denna framgå hur arkivering ska ske. 6. Arkivering av introduktion bör förbättras. (Lindeberga) Gällande den kommunövergripande introduktionen så framgår det inte hur den ska arkiveras. Bör förtydligas. Om Lindeberga har behov av en kompletterande checklista för introduktion ska det av denna framgå hur arkivering ska ske. 7. Genomför APT utifrån övergripande agenda i verksamhetssystemet (Upplevelsegruppen och Kreativa) Påminnelse och förtydligande till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Kontroll i internrevisionen. 8. Utgå ifrån övergripande rutin inkl. checklista vid intern/extern introduktion av nya medarbetare (Upplevelsegruppen och Kreativa) Påminnelse och förtydligande till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Kontroll i internrevisionen. 9. Dokumentera förbättringar i Tyck till (Upplevelsegruppen och Kreativa) Påminnelse och förtydligande till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Kontroll i internrevisionen. 10. Journalgranskning bör genomföras enligt upprättad (Upplevelsegruppen och Kreativa)

Kommer att genomföras enligt rutin. Påminnelse till alla enhetschefer och verksamhetschef. Uppföljning på ledningens genomgång. 7 (7)

Handläggare Datum Kerstin Lagerlund 2017-01-13 0480-45 08 42 Intern revision 2016 Avvikelser och förbättringsförslag Nedan följer en sammanställning av de avvikelser och förbättringsförslag som framkommit i samband med internrevision 2016. Samtliga avvikelser är åtgärdade. Reviderad enhet Fältet Fältet Fältet Fältet Avvikelse Brandskyddsrond har inte utförts Brandansvarig slutat. Glapp uppstod tills ny ansvarig blev utsedd och då fanns ingen utbildningsplats till brandskyddskontrollant. I fortsättningen ska planering ske i tidigt skede och ny brandskyddskontrollant utses när så är aktuellt Utrymningsövning har inte genomförts Är ett ansvar för brandskyddskontrollanten och kommer att fungera om brandskyddskontrollanter utses i god tid. Anmälan till utbildning för kontrollanter. Säkerhetsdatablad saknas Förtydliga uppdraget som miljöombud genom att gå igenom uppdragsbeskrivningen med miljöombud. Kemikalieförteckning saknas Förtydliga uppdraget som miljöombud genom att gå igenom uppdragsbeskrivningen med miljöombud. Saknas delegering av ansvar brand Skriftlig delegering har gåtts igenom tillsammans med EC kopia finns på enheten Saknas delegering av ansvar brand/blankett Genomgång av brandskydd med samtliga medarbetare på APT Brandskyddspärm beställd och den har börjats fyllas i av brandskyddsansvarig (däri fördelning av ansvar) Utrymningsövning har inte genomförts Brandskyddskontroll utförd. Utrymningsövning planerad Saknas uppgifter om brandsskyddsutbildning Förteckning av vilka som gått utbildning i brandförsvar kommer att finnas i brandskyddspärm när den är klar Avdelning adminstration Socialförvaltningen Adress 392 34 Kalmar Besök Fabriksgatan 31 Tel 0480-45 00 00 vx stina.bergstrom@kalmar.se

2 (4) Vesta Vesta Vesta Vesta Vesta Mobilt team/missbruk Utredning EKB Proviantgatan Proviantgatan Proviantgatan HLR utbildning saknas samt anhörigförteckning Utbildning i HLR för samtlig personal på enheten är beställd. Nya anhörigblanketter har fyllts i och finns på enheten. Krisplan saknas Krisplan genomgången enligt rutin. Ej uppdaterad verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivningen uppdateras på teammöte under september Saknas delegering av ansvar brand EC ska oftare gå in i verksamhetshandboken för att uppdatera sig om de riktlinjer som finns. Brand finns återkommande som en punkt vid varje APT idag. Brandpärmen ska alltid gås igenom så att alla får kunskap om den. HLR (hjärt-, lungräddning) utbildningsförteckning saknas Genomgången är gjord, tid bokas för HLR-utbildning Kemikalieförteckning saknas EC ska uppdatera sig kring miljöpolicyn och de riktlinjer som finns. Träffa miljöombudet för att gå igenom riktlinjerna. Säkerhetsdatablad saknas EC ska uppdatera sig kring miljöpolicyn och de riktlinjer som finns. Träffa miljöombudet för att gå igenom riktlinjerna. Otydlighet om beslut krävs för insats och åtgärd I verksamhetsbeskrivningen står det att Gula villan är en biståndsbedömd insats trots att det i dag inte är det. Ambitionen är att Gula villan ska vara en insats som föregås av ett biståndsbeslut. Till dess korrigeras verksamhetsbeskrivning så att den överensstämmer med verkligheten. Enhetschef för dialog med verksamhetschef om hur beslutsvägarna ska se ut till Skälby/Gula villan framöver. Verksamhetsbeskrivning saknas och åtgärd Enheten delades i två enheter 160101 (111 och 112) och att ny verksamhetsbeskrivning saknats har varken uppmärksammats av EC eller VC. EC för enhet 111 har underrättats om att ändringar behöver göras i verksamhetsbeskrivningen för enhet 111 samt att verksamhetsbeskrivningen inte fanns som dokument i verksamhetshandboken. En verksamhetsbeskrivning är nu skriven för enhet 112. Olika uppgifter i brandpärm och utrymningsplan om återsamlingsplats Ändring av utrymningsplan är sällan förekommande. Vid behov i framtiden kontaktas enheten för fastighet och teknik. Säkerhetsdatablad saknas Ett nytt miljöombud är utsett och instruktioner är givna. Säkerhetsdatablad finns nu på plats. EC saknar kännedom om kommunens riktlinjer för säkerhetsarbete. Kunskapsbristen är åtgärdad genom en genomgång av riktlinjen.

3 (4) Reviderad enhet Kuggen Mobilt team, enhet 316, Insatser Missbruk och Socialpsykiatri Servicebostad Norr Servicebostad Norr Servicebostad Norr Utredningsenheten ensamkommande, 112 Utredningsenheten ensamkommande, 112 Förbättringsförslag Avfallshantering är ett förbättringsområde - personal med placering på Nygatan och Fabriksgatan behöver vara noggranna med sortering i avsedda sopkärl. Rutinen följs av reviderad verksamhet, men inte av övriga som använder de gemensamma lokalerna och sopkärlen som töms av Kuggen. I verksamhetshandbokens blankett som berör sekretessförbindelser, saknas information kring hur underskriven blankett ska förvaras och/eller hanteras vid chefsbyten eller vid avslut av tjänst. Det saknas även information om det här i dokumenthanteringsplanen. : En personakt som följer den enskilde medarbetaren vore att föredra. Vore önskvärt om akten var elektronisk. Det vore lämpligt att markera var material för förstahjälpen förvaras. : Skylt sätts upp för anvisning av var Förstahjälpen material förvaras. Personalen önskar kompetensutveckling inom område missbruk. : Kompetensutveckling för missbruk kan planeras in på kommande APT eller Planeringsdag från personal i kommunens egen öppenvård ADM. Långsiktig planering: att Basutbildning Missbruk finns att tillgå för alla som ej gått och nyanställda (likt PSYK-E som ges till all personal i VO 3). Långtidssjukskrivningar påverkar arbetsförhållandena för kvarvarande personal. Det finns önskemål om att arbeta för kontinuitet i personalgruppen och därmed undvika alltför mycket bemanningspersonal. Exempelvis kan man överväga att placera någon långtidsvikarie på arbetsplatsen. och kommentar: EC ansvarar för fortsatt arbete med friskfaktorer på APT och på Planeringsdag. Hälsoduk genomförd. Fortsatt arbete med vad den resulterade i. Enheten har fått en sommarvikarie anställd året ut vilket ger kontinuitet och trygghet till verksamheten samt minskar timmar från Bemanningen. För att tydliggöra hur socialförvaltningen har organiserat ansvarsfördelningen av miljöarbetet föreslås ett tillägg i dokumentet "Uppdragsbeskrivning för miljöombud inom socialförvaltningen". Tillägget bör beskriva hur förvaltningens miljöombud är (ska vara) organiserade och att det finns ett centralt ombud för enheterna som finns på Fabriksgatan/Nygatan/Norra vägen. Ett sådant tillägg förtydligar samtidigt det kommunövergripande dokumentet: "Systematiskt miljöarbete". Förslag om att förvaltningens målstyrning mer ska ta sin utgångspunkt i det sociala arbetet så att enheterna kan sätta egna mål utifrån sitt grunduppdrag. Vesta Enhetschef framförde att ökad tydlighet önskas i processen Korttidsvistelse. Särskilt gällande samarbete med handläggare vid upprättande av genomförandeplan vid överlämning av nya beslut till verkställighet. Detta ser man skulle underlätta målformulering i GP så att den röda tråden mellan beslut och verkställighet blir tydlig och att barnets bästa hamnar i fokus. Viken Blanketter avseende fördelning av ansvarsområden vid brand ska fyllas i. : at av EC.

4 (4) Viken Fältet Proviantgatan Proviantgatan Proviantgatan Säkerhetsdatablad bör skrivas ut och placeras där kemikalier förvaras. : at av EC. Utse ett miljöombud Efter revisionen framkom att oordning på enheten skapar en del frustration hos både medarbetare och EC. Medarbetarna har sedan revisionen strukturerat om på kontoret vilket gett en bra överblick av vad som finns enligt ovan avvikelser, samt vad som behövde göras. Miljöombud samt dennes uppgifter finns på enheten. Samtliga ansvarsområden har gåtts igenom och medarbetarna har insett vikten av ett dokument att luta sig emot och att man hittar dokumentet när behov finns att läsa den. Rutin för nyanställd personal behöver bli mer känd för alla. : Rutin för nyanställd personal gås igenom på APT 161014. Miljöfrågor bör tas upp oftare med personalgruppen enligt mallen för dagordning för arbetsplatsträffar. : EC tillför miljöfrågor på dagordningen för APT Plan för utförande av utrymningsövningar bör upprättas. Ett samarbete med Skeppsbron har försökt upprättas utan tidigare framgång. EC kommer att träffa brandansvarig på Skeppsbron 2016-09-30 för att lägga upp en gemensam plan. En kartläggning av vem som har arbetsuppgiften att genomföra introduktion för nyanställda/vikarier. Den nyanställde träffar först EC som ger den information som krävs från arbetsgivaren. Innan årsskiftet kommer det att utses en medarbetare på Proviantgatan som får i uppdrag att ge den information som krävs för att kunna arbeta på Proviantgatan. Handlingsplan för hot och våld på arbetsplatsen bör upprättas. En handlingsplan är påbörjad. Troligen kommer personen som utgör hoten att flytta från boendet vid årsskiftet.