Göteborgs universitet Sid 1 (6) iljörevisionsrapport 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr 2013/2 Intern miljörevision av gemensamma förvaltningen vid Göteborgs Universitet Tid: 9 april och 19 april 2013 Plats: Göteborg Revisionsledare: Lena Kindborg Revisor: Lena Viktorsson Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: för revisorerna oklart, se nedan. I den miljöhandbok som finns att tillgå på webben (GU-gemensam) saknas avgränsning av miljöledningssystemet vid såväl Göteborgs universitet (GU) som vid gemensamma förvaltningen. Det är oklart vilka delar som ingår i den gemensamma förvaltningens miljöledningssystem, om det överhuvudtaget finns någon fakultetsvis/motsvarande uppdelning av miljöledningssystemet vid GU. Det är oklart vilka verksamheter som ingår var. Vilket ansvar har t.ex. campus, fastighetsenheten, lokalvård för lokaler i byggnader där institutioner har sina verksamheter? Var går gränsen mellan gemensamma förvaltningen och fakulteter/institutioner? I vilken mån är andra verksamheter som drivs av externa aktörer, t.ex. caféer, avgränsade från GUs miljöledningssystem? Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystemet för gemensamma förvaltningen överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen, samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har inte kunnat granska dokumentationen i gemensamma förvaltningens sidor om iljö och hållbar utveckling (http://www.gf.adm.gu.se/miljoarbete) eftersom sidorna var borttagna och länken hade upphört att fungera. Universitetets miljöhandbok är alltför övergripande för att peka ut sådant som är specifikt för gemensamma förvaltningen och ger inte tillräckliga upplysningar. Dokumentationen där har inte uppdaterats tillräckligt för att spegla den nya organisationen vid GU vad gäller den gemensamma förvaltningens ansvar för miljöarbetet. Revisorerna har genomfört samtal med chefen för fastighetsenheten, lokalvårdssektionen, IT-ledning samt föreståndaren vid GV, miljösamordnare, miljörepresentanter, administrativ personal och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid fasighetsenheten, lokalvårdssektionen, IT-ledning och GV. Platsbesök genomfördes på Haraldsgatan 5, Vasagatan 33 och Aschebergsgatan 44. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i följande större och mindre avvikelser samt noteringar enligt följande:
Göteborgs universitet Sid 2 (6) iljörevisionsrapport 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr 2013/2 Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 8 Antal noteringar 3 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till miljöchefen. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Kommentarer och slutsatser Vid gemensamma förvaltningen skiftar det aktiva arbetet med miljöledningssystemet och engagemanget för miljöfrågor mellan de avdelningar/enheter/sektioner som ingår i revisionen. GV har ett genom sina uppdrag ett naturligt stort engagemang i miljöledningssystemet vid GU. GV arbetar även inom ramen för Chalmers miljöledningssystem, men den verksamhet som är knuten till Chalmers ingår inte i revisionen. iljöarbetet vid GV har en stor påverkan på övriga delar av universitetet genom de uppdrag i GUs handlingsplan för miljö och hållbar utveckling som är riktade direkt till GV. Därutöver bedriver GV ett omfattande och engagerat internt miljöarbete inom den egna avdelningen. Flera av de miljöaktiviteter som GV arbetar med internt borde få större spridning inom andra delar av universitetet. Det är relativt enkla åtgärder, men som har stora symbolvärden och synliggör miljöarbetet på ett mycket positivt vis. Vid övriga delar som ingår i den här revisionen finns ett internt miljöarbete som berör de direkta miljöaspekterna. Exempel är avfallssortering, tillhandahållande av Västtrafikkort för kortare tjänsteresor med kollektivtrafik och tjänstecyklar samt utvecklade rutiner och utrustning för distansarbete. De uppgifter som ingår i avdelningarnas specifika uppdrag, t ex fastigheter och IT-verksamhet, genomsyras inte till lika stor del av ett aktivt miljöarbete. Huvudfokus är de ekonomiska vinsterna. Eventuella miljövinster kommer på köpet så att säga. Det är svårt att avgöra om det beror på att ekonomiskt utrymme saknas för ett aktivt miljöarbete inom ramen för de specifika uppdragen eller om miljöenhetens samarbetsbidrag upplevs som tillräckligt för att uppfylla miljöaspekterna vid fastighetsenheten. Lokalvårdssektionen har under lång tid varit drivande i de miljöfrågor som innefattas i deras uppdrag. Personalen fortbildas, städkemikalierna är miljömärka och såväl ledningen som lokalvårdspersonalen har ett stort engagemang i miljöfrågorna vilket gör att lokalvårdens arbete påverkar hela universitetet. IT har sedan flera år varit organiserat i två delar, IT-ledning och IT-service. Det är enbart IT-ledning som ingår i den aktuella revisionen. IT-ledning är en mindre avdelning (ca 10 personer). Här finns en stor tillgång i miljöarbetet genom att gemensamma förvaltningens miljösamordnare har sin anställning placerad där. Det gör att miljöfrågorna ständigt är bevakade. Nuvarande miljöarbete består till stor del av att utveckla rutiner för resfria möten. En ny IT-organisation har beslutats där både IT-ledning och IT-service kommer att ingå. Det ger sannolikt förutsättningar för att tillämpa riktlinjerna för grönare datoranvändning på GU fullt ut. IT-verksamheten har en stor miljöpåverkan på hela universitetet såväl vad gäller avfallshantering, transporter och energiförbrukning. Därför är det viktigt att deras verksamhet genomsyras av ett aktivt miljöarbete i beslutsfattandet, vilket bl.a. även innefattar krav vid upphandling.
Göteborgs universitet Sid 3 (6) iljörevisionsrapport 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr 2013/2 iljöarbetet vid gemensamma förvaltningen sker i de flesta fall utifrån de gamla rutinerna och den gamla handlingsplanen där det fanns uppdrag som direkt pekade på avdelningarna ingående i den gemensamma förvaltningen. Den omfattande omorganisationen av gemensamma förvaltningen med ett antal beslutsnivåer är inte helt utvecklad ännu och det finns osäkerhet i verksamheten om vad som gäller. Några arbetar utifrån de tidigare besluten och några utifrån de nya och reviderade. Det innebär att det kan uppstå missförstånd om ansvar och att vissa områden riskerar att falla emellan stolarna. Det är också sannolikt så att miljöarbetet vid gemensamma förvaltningen har tappat fart och delvis avstannat eftersom annat tagit kraft. Rekommendationer Gemensamma förvaltningen rekommenderas att arbeta vidare med att anpassa sin del av miljöledningssystemet till den nya organisationen vid GU. Den strukturerade ordningen som fanns tidigare har ersatts av en ny ordning som fortfarande är relativt ostrukturerad. Här återstår ett stort utvecklingsarbete för gemensamma förvaltningen om den skall kunna spela den nya roll som GF har fått i det nya arbetssättet vid GU. Fastighetsenheten uppmanas att öka samarbetet med miljöenheten i fastighets- och lokalfrågor och bredda sitt miljöarbete från det helt interna till att även omfatta det serviceuppdrag de har gentemot övriga delar av universitetet. Här finns en stor utvecklingspotential, särskilt som det pågår stora förändringar vad avser ansvar för lokaler. Lokalvårdssektionen har framför sig att i samarbete med kvarstående institutioner införa GUs avfallsplan för samtliga fraktioner. Fraktionen komposterbart avfall saknas fortfarande vid flera institutioner. Vid införandet av det sista steget i avfallsplanen är det viktigt att samtliga medarbetare informeras om varför och hur avfall sorteras vid GU. GVs interna miljöarbete är välutvecklat och kan tjäna som inspiration för andra delar av GU. Vid revisionen diskuterades ett eventuellt namnbyte för GV med ett större fokus på hållbar utveckling i stället för miljö. Ett namnbyte kan sannolikt medföra att en bredare grupp utanför GV nås. iljöenheten har tagit fram ett styrdokument över roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. Här, liksom i GUs gemensamma miljöhandlingsplan, återstår mycket att göra med klargörande av vad rollerna innebär och att upprätta erforderliga vidaredelegationer. Syftet med styrdokumentet är att tydliggöra miljöarbetet i GUs nya organisation, men uppgifter och roller för de reviderade avdelningarna har inte nått fram ännu. I miljöhandlingsplanen går de flesta av uppdragen till universitetsdirektören som i sin tur har att vidaredelegera till områdescheferna som därefter får upprätta vidaredelegationer till enhetschefer och i förekommande fall sektionschefer och campuschefer. Arbetet med detta har påbörjats, men några vidaredelegationer fanns inte på plats vid tiden för revisionen. Lena Kindborg Revisionsledare tel: 031-786 1268 e-post lena.kindborg@samfak.gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av Lena Kindborg, 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr: 2013/2
Göteborgs universitet Sid 4 (6) iljörevisionsrapport 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr 2013/2 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse T yp 1 4.1 Saknas redovisande dokument över avgränsning av miljöledningssystemet och dess omfattning vid gemensamma förvaltningen. 2 4.3.3 Det finns en gemensam handlingsplan med ansvarsfördelning, men ansvarsfördelningen är alltför övergripande vad gäller uppdrag till universitetsdirektören. De aktivitetslistor som är tänkta att ersätta handlingsplanerna vid fakulteter/motsv är inte på plats ännu. 3 4.4.1 Vidaredelegationerna vad avser roller, ansvar och befogenheter i miljöledningssystemet är inte upprättade ännu 4 4.4.2 Omorganisationen vid gemensamma förvaltningen har inneburit förändringar av personalstaben och vissa omflyttningar som medfört kompetensförluster. En insats vad gäller kompetensutveckling behöver göras inom enheternas expertområden. Kompetensutvecklingsplan saknas. 5 4.4.3 Det finns oklarheter i den interna kommunikationen inom GF och mellan GF och övriga delar av GU. Kommunikationsvägarna är många samtidigt som all kommunikation ska ske via linjeorganisationen. Det verkar variera huruvida fakulteterna ingår i linjeorganisationen eller ej. Rektors delegationer går direkt till prefekterna. På samma sätt går uppdrag i handlingsplanen direkt från rektor till prefekt (institutionsnivån). I vissa fall sker kommunikation från den universitetsgemensamma nivån direkt till institution, medan den i andra fall samordnas på fakultetsnivån för vidarebefordran till institutionsnivån. Det ser ut som om att fakulteterna har tolkat styrdokumenten och sitt ansvar i miljöledningssystemet helt olika, eftersom det har utarbetats olika kommunikationsrutiner. 6 4.4.4 GFs miljöhandbok har stängs ned och det går inte att hitta relevanta webbsidor i den GUgemensamma handboken. T ex finns det inte några rutiner för sortering av avfallet i respektive byggnad, vilket kan skilja sig mellan fastigheters beskaffenhet och fastighetsägare. Frågan är om en GU-gemensam miljöhandbok blir för stor för specifika delar i den breda verksamheten. 7 4.5.1 Det finns mätproblem vad gäller miljöprestandan. Ett exempel är energiförbrukningen där flera fakulteter/institutioner/avdelningar/externa hyresgäster delar lokaler i samma fastighet. Här kan fastighetsenheten arbeta mer aktivt för att dokumentera miljöpåverkan på delnivå. Det blir i annat fall svårt för de i fastigheten ingående avdelningarna att se de ekonomiska och miljömässiga incitamenten för att minska sin miljöpåverkan. 8 4.6 Ledningens genomgång skall endast ske på rektors nivå enligt den nya organisationen. Det blir oklart hur respektive institutions miljörevision skall följas upp när motsvarande möte på institution saknar en fast agenda som säkerställer att det görs en genomgång av miljöarbetet vid institutioner och andra avdelningar, t e x enheter inom GF. Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.
Göteborgs universitet Sid 5 (6) iljörevisionsrapport 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr 2013/2 BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Kravelement Noteringar 1 4.3.1 iljöaspekterna för gemensamma förvaltningen kommer att i större utsträckning även att omfatta miljöaspekterna vid fakulteterna genom det utökade ansvaret för särskilda frågor som i handlingsplanen pekar på universitetsdirektören. 2 4.3.3 Det saknas information om ekonomiska resurser i handlingsplanen 3 4.4.7 Det är osäkert om rutiner för brandskydd och utrymning är kända av all personal. I checklistan anges att det är linjechefernas ansvar att informera personalen, men det framgår inte i checklistan om personalen är informerad och hur det faktiskt ser ut med deras kunskaper. Noteringar innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
Göteborgs universitet Sid 6 (6) iljörevisionsrapport 2013-04-09 och 2013-04-19 Dnr 2013/2 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 0 1 0 JA 4.2 iljöpolicy 0 0 0 JA 4.3.1 iljöaspekter 0 0 1 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 0 0 0 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 1 1 JA 0 1 0 JA 0 1 0 JA 4.4.3 Kommunikation 0 1 0 JA 4.4.4 Dokumentation 0 1 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 0 0 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 0 0 0 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen 0 0 1 JA 4.5.1 Övervakning och mätning 0 1 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 0 0 0 JA 0 0 0 JA 4.5.4 Redovisande dokument 0 0 0 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 0 1 0 JA Totalt 0 8 3 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://www.mls.adm.gu.se/miljoarbete/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/