GUL-ADM Ett samarbetsprojekt om kvalitet i administrationen mellan Göteborgs universitet, Lunds universitet och Uppsala universitet Mars 2014
INLEDNING Universitetsdirektörerna vid universiteten i Uppsala, Göteborg och Lund tog i mars 2013 initiativ till ett samarbete med syfte att hitta en modell för kvalitetsutveckling av administrationen. Medarbetare vid respektive lärosäten utsågs som stöd i processen och tog gemensamt fram en första idé för det vidare arbetet. Möjligheten att använda olika typer av benchmarking som metod kom upp tidigt i processen och idéer om pilotprojekt inom olika delar av verksamheten växte fram under hösten 2013. Benchmarking är inte någon revolutionerande förbättringsmetod att lära av hur andra arbetar är något som pågått i alla tider mer eller mindre formaliserat. Det som gör benchmarking värt att pröva är systematiken i lärandet och inriktningen på att faktiskt genomföra konkreta förändringar och förbättringar i verksamheten som ett resultat av utbytet. Utifrån en bruttolista på potentiella teman enades den samlade styrgruppen (universitetsdirektörer och medarbetare) om tre delprojekt att gå vidare med. Efter dialog med universitetsdirektörerna presenterades i januari 2014 ett tänkt innehåll i dessa tre delprojekt, vilka vidareutvecklades under februari-mars och nu beskrivs i denna rapport. Projektet i sin helhet har flera syften, varav det främsta är att genomföra konkreta förbättringar i verksamheten inom de utvalda områdena. Samtidigt testas tre besläktade modeller för utvecklingsarbete, av vilka en eller flera förhoppningsvis kommer att användas igen i kommande gemensamma projekt. Projektet ger dessutom redan i denna fas ett lärande om våra respektive lärosäten och nya kontaktvägar skapas.
Målsättning PROJEKT 1: FORSKNING- OCH INNOVATIONSSERVICE Målsättning med delprojekt 1 är att genom systematiska jämförande studier av forsknings- och innovationsserviceprocessen vid de tre lärosätena få insikt och kunskap som omsätts till förbättringar av den egna verksamheten. Förberedelser Projektledare för delprojektet är Malin Östling, kvalitetssamordnare vid Göteborgs universitet. Vid varje lärosäte bemannas en kärngrupp med 2-3 representanter som deltar i möten mellan lärosätena. Därutöver kan fler personer engageras inom varje lärosäte för att få god representation med avseende på nivåer och involverade enheter. Till det första mötet har projektledaren med stöd av experter tagit fram ett förslag på de frågor som är grunden för respektive lärosätes nulägesbeskrivning. Tillfälle 1 vår 2014, heldag - Inledning, presentation och bakgrund till projektet - Vad och varför benchmarking? - Erfarenheter av benchmarking: fallgropar och framgångsfaktorer - Kort presentation av process+resultat vid respektive lärosäte idag - Deltagarna diskuterar och beslutar hur temat ska begränsas samt vilka frågor som ska behandlas inom projektet. Gemensamma listan med frågor beslutas och utgör underlag för respektive lärosätes nulägesbeskrivning. - Planering för det kommande arbetet. Hemarbete efter tillfälle 1: - Nulägesbeskrivning skrivs av respektive funktion på hemmaplan. Detta moment syftar dels till att deltagarna för egen del ska klargöra hur nuläget faktiskt ser ut och diskutera eventuella olika uppfattningar om detta, dels till att i nästa steg (se nedan) möjliggöra för de andra deltagarna att systematiskt ta del av de olika arbetssätten. - Materialet från de andra två lärosätena läses. Frågor till dem förbereds. Projektledaren sammanställer de frågor som framkommer till en lista/lärosäte. Tillfälle 2 tidig höst 2014, lunch-lunch - Kort repetition från dag 1 och vad som har hänt därefter
- Systematisk benchmarking gentemot 1 lärosäte i taget då lärosätet besvarar den sammanställda frågelistan från de andra lärosätena muntligen. Ca 2-3 timmar/lärosäte. - Efter varje benchmarkingsession samlas deltagarna i sin lärosätesgrupp och går igenom: Vad har vi lärt oss av X? Vad kan vi använda i vår organisation av detta? Vilka andra associationer fick vi som kan leda till förändringar i vår organisation? Vad vill vi veta mer om? Hemarbete efter tillfälle 2: - Respektive lärosäte skriver en handlingsplan för förbättringar och skickar till de andra - De andra lärosätenas handlingsplaner läses Tillfälle 3 sen höst 2014 halv/heldag Genomgång handlingsplaner/fortsatt arbete Utvärdering av projektet Hemarbete efter tillfälle 3: - Åtgärderna i handlingsplanen implementeras Tillfälle 4 (uppföljning ca 1 år efter tillfälle 3, halv/heldag) Vad har gjorts och vad har inte gjorts? Orsaker? Vilka effekter har det gett? Ytterligare planer
PROJEKT 2: STUDENTSERVICE Målsättning och metod Målsättningen är att genom systematiska jämförande studier av studentserviceverksamheten hos några intressanta externa exempel få kunskap och insikt som kan omsättas till förbättringar till den egna verksamheten. Metoden är ensidig benchmarking med minst två externa parter, varav gärna en utländsk. Tema: Studentservice En trend inom studentservicesverksamheten är att bygga ett "studentens hus" där man samlar många olika funktioner som rör stöd och service till studenter. Detta har skett vid SU och lär vara på gång bland annat i UMU. Goda exempel på utländska lärosäten som organiserat delar av studentserviceverksamheten på ett nytt och spännande vis är också Oxford, Edinburgh och Groningen. Här skulle det alltså vara möjligt att genomföra benchmarking av vår (respektive) fysiska organisation mot andra lärosäten och diskutera föroch nackdelar och alternativa lösningar. De servicefunktioner som kan inkluderas i undersökningen kan vara exempelvis servicedisk för studenter som besöker campus, studieoch karriärvägledning, svar på studentfrågor via telefon och e-post eller skype. De typer av service som studenterna får är förutom svar på olika studierelaterade frågor stöd till studenter med funktionshinder, språkverkstad, studenthälsoverksamhet, studentkårer och datorstöd. På många lärosäten ingår även alumnverksamheten här. Projektledning Delprojektet leds av biträdande avdelningschef vid Studentavdelningen Cilla Häggkvist, med assistans av styrgruppens representant Gerolf Nauwerck, båda vid Uppsala universitet. Projektdeltagare Respektive universitet utser två-tre personer som medverkar i delprojektets kärngrupp. Detta sker under vt 2014 för att arbetet med planeringen ska kunna komma igång. Därutöver kan fler personer engageras inom varje lärosäte för att få god representation med avseende på nivåer och involverade enheter. En person per universitet har rollen som koordinator. Förberedelsefas Förberedelsefasen pågår under vt 2014 och omfattar detaljutformning av delprojektet, inte minst vad gäller ramar i form av gemensamma möten, ungefärlig tid för studiebesök och budgetering.
Genomförandefas Efter diskussioner och analyser av hur situationen ser ut idag vid de tre lärosätena, och hur man skulle vilja utveckla arbetet, enas gruppen om ett antal kriterier för de lärosäten man ämnar kontakta. Därefter genomförs en avstämning mellan kriterier och en bruttolista på potentiella lärosäten att besöka. När detta är gjort kontaktas de lärosäten som bäst anses uppfylla kriterierna och förhoppningsvis går ett besök att boka in. Besöken planeras sedan väl och en gemensam GUL-lista med frågor formuleras så att så mycket kunskaper som möjligt kan inhämtas. Studiebesöken genomförs enligt plan under senhösten 2014. Varje lärosäte skriver en handlingsplan utifrån vunna lärdomar och delar dessa med varandra under våren 2015. Handlingsplanen kan med fördel innehålla en konkret, kortsiktig plan, liksom en mer långsiktig. Vid mötet stämmer man också av erfarenheterna kring benchmarking som metod. En gemensam slutrapport ska också tas fram. Uppföljning Projektgruppen samlas ett år senare för en uppföljning av i första hand de respektive handlingsplaner som togs fram.
PROJEKT 3: PROJEKTHANTERING Metod: Beskrivning UU Beskrivning GU Beskrivning LU Kritiska vänner: Kritiska vänner läser dokument ställer frågor och granskar svar 1. Annat lärosäte 2. Annan statlig myndighet 3. Företag/organisation 4. Region eller kommun Rekommendation generell Rekommendation specifik UU Rekommendation specifik UU Rekommendation specifik UU Instruktion till beskrivningar Med projekthantering menas här hur lärosätena bedriver utvecklingsprojekt. Exemplifiering bör ske genom val av två olika typer av projekt. Det kan vara lämpligt att välja ett projekt som visar hur lärosätena bedriver införande av ett nytt tekniskt stödsystem inom administrationen och ett projekt som visar hur lärosätena t ex genomför en organisationsförändring, startar en ny verksamhet eller dylikt. De exempelprojekt som väljs ska vara avslutade projekt så att det blir möjligt att beskriva hela projektprocessen. Lärosätenas beskrivning kan exempelvis innehålla svar på följande frågor: Beskriv projektprocessen/ev projektmetodik som används kortfattat Exemplifiera med valda projekt (2 stycken avslutade projekt) Hur ser beslutsprocess ut? Hur ser uppdragsbeskrivningar ut? Hur ser projektplan ut? Vad är de vanligaste drivkrafterna (drivers) i projekten? Hur följs projekten upp under projekttid/efter projekttid? Hur hämtas effekter hem? Hur sker information/kommunikation inom lärosätet/till intressenter och mottagare ut? Hur sker budgetering av projekt? Hur väljs projektgrupp ut?
Hur ser styrning av projekt ut? Hur sker överlämnande i linjen ut? Ge exempel på ett lyckat projektgenomförande Ge exempel på ett misslyckat projektgenomförande Beskriv framgångsfaktorer för ett lyckat projekt Vilka problem/möjligheter upplever ni i projekthanteringen? Plan för genomförande Projektledare för delprojektet är Karin Ekborg-Persson, avdelningschef, Lunds universitet. Lärosätena väljer ut en kontaktperson som sedan kan involvera ytterligare 1-2 personer på lärosätet att ingå i arbetet. Projektgruppen träffas för att lägga upp arbetet, enas om frågor för beskrivningen, välja kritiska vänner och besluta om arbets- och tidplan. Kritiska vänner kontaktas (4 stycken som representerar olika sektorer, t ex annat lärosäte, region/kommun, annan statlig myndighet, företag). Lärosätena tar fram sina beskrivningar. Beskrivningar skickas till kritiska vänner. Lärosätena besvarar eventuella frågor från kritiska vänner. Kritiska vänner lämnar en rapport som innehåller generella reflektioner som gäller alla lärosäten och specifika reflektioner till respektive lärosäte. Möte tillsammans med kritiska vänner för att gå igenom deras reflektioner och få tillfälle att ställa frågor. Tid för analys och framtagande av en handlingsplan för förbättringar inom området för respektive lärosäte. I handlingsplanerna kan också med fördel hänsyn tas till inspiration och idéer som inhämtats från de andra lärosätenas verksamhet. Möte i arbetsgruppen kring innehållet i respektive handlingsplan och generella reflektioner kring projektet. Tidplan Kontaktpersoner utses under våren 2014. En arbets- och tidplan finns senast 30 juni. Genomförande sker under hösten 2014. Analys och diskussion om resultatet sker under kvartal 1 2015.
ANALYS OCH RAPPORTERING AV RESULTAT FÖR HELA PROJEKTET Varje arbetsgrupp skriver förutom sin handlingsplan för förbättringar inom området en kort reflektion kring hur metoden fungerat Ett möte med alla som deltagit i projekten och styrgruppen arrangeras, där följande punkter utgör agenda: o Projekten presenteras o Frågestund i anslutning till presentationerna o Gemensam reflektion kring metoder och resultat, vad vi lärt oss från uppdragen och hur resultaten kommit lärosätena till nytta generellt och specifikt o Resonemang kring hur metoderna kan användas framöver inom GUL samarbetet och inom sektorn o Diskussion om hur resultatet av arbetet kan spridas vidare inom sektorn En summerande rapport arbetas fram, som beskriver de tre uppdragen och deras resultat kompletterat med vad som kommit fram under det gemensamma mötet enligt ovan. Avrapportering till sektorn sker t ex vid förvaltningschefsmöte (universitetsdirektörerna i styrgruppen), nationella kvalitetsnätverket, prorektorernas GUL-nätverk m.m. Tidplan: Gemensam slutrapport med en summerad powerpointpresentation är framtagen senast 31 mars 2015 Avrapportering på lämpliga möten under 2015.