Ekonomiavdelningen Joakim Karlsson Linnèuniversitetets ekonomimodell/kodsträng from 2013 Rev 16-11-18 Mål med ekonomimodellen Ekonomimodellen ska skapa förutsättningar för att på ett effektivt sätt sköta verksamhetens ekonomi och samtidigt vara så flexibel att den klarar att följa upp verksamheten över tid även om det kommer organisatoriska förändringar. Informationen ska på ett effektivt sätt och med hög kvalitet kunna tas fram ur ekonomisystemet Informationen ska på ett effektivt sätt kunna läggas in i ekonomisystemet, och varje koddel bör vara så renodlad som möjligt, vilket innebär att endast en kontodimension ska fånga måttet. Vidare är målet att indirekta koddelar/samband ska används i så stor utsträckning som möjligt och att inbyggda logiker ska undvikas. Kodsträng Baskonto Organisation Verksamhet Kostnads bärare Motpart Anläggning Användare Resurs Fritt Baskonto (4-5 pos) obligatoriskt fält Konto är den del av kodsträngen som beskriver det ekonomiska måttet dvs varje ekonomisk händelses inverkan på organisationens ekonomiska resultat/ställning. Universitetet använder den av ESV rekommenderade baskontoplanen med vissa justeringar. Kontoklass 9 avser konto för interna mellanhavanden. Kontoplanen uppdateras kontinuerligt och justeras vid behov. En aktuell baskontoplan med beskrivningar över användningen finns alltid tillgänglig på intern web, under ekonomihandboken. 1
Organisation (4 pos) obligatoriskt fält Beskriver den lägsta organisatoriska nivå med ekonomiskt ansvar d v s den institution eller avdelning som ska bära kostnaden eller intäkten. Både Primulas och Agressos elektroniska flöden styrs av organisationskoden. Kodstrukturen är upplagd enligt: Position 1: Fakultetsprefix 1 - Förvaltningens ledning, styrelse, bibliotek mm 2 - Förvaltningens stödverksamheter mm 3 Nämnden för lärarutbildningen 4 Fakulteten för samhällsvetenskap 5 Fakulteten för konst och humaniora 6 Fakulteten för teknik 7 Ekonomihögskolan 8 Fakulteten för hälsa och livsvetenskaper Position 2-3: Institution/avdelning 00 Används alltid till fakultetens administrativa ledning och fakultetsgemensamt 10 Används alltid till fakultetens kansli Position 4: Underavdelning till institutionerna/förvaltningens avdelningar Verksamhet (4 pos) obligatoriskt fält Beskriver den indelning av universitetets verksamhet som anges i regleringsbrevet. Används även till att särredovisa universitetets indirekta kostnader enligt SUHF-modellen. Internt används koden även för särredovisning av lärarutbildningen genom att 7 anges i position 4 t ex 1107 = anslagsfinansierad utbildning mot lärarutbildningen. Struktur på verksamhetskoder Pos 1 skiljer på utbildning, forskning Pos 2 skiljer på anslagsfinansiering, beställd utbildning/bidragsfinansiering, uppdragsfinansiering, särredovisning av gemensamma kostnader Pos 3 används för att särredovisa utbildning på forskarnivå och utbildningsrelaterad verksamhet med externfinansiering 0=Utbildnings/forskningsområden 1=Utbildning på forskarnivå Pos 4 0= För anslag eller bidragsfinansierad verksamhet 7=Skiljer på lärarutbildningen 2
1100 Anslagsfinansierad utbildning; Universitetets utbildningsuppdrag definieras i det regleringsbrev som utbildningsdepartementet årligen skickar till universitetet. Utbildningsuppdraget finansieras av grundutbildningsanslaget och omfattar utbildning på grund och avancerad nivå. Det kan även kopplat till utbildningsuppdraget förekomma intäkter från utomstående. Exempel på detta är olika typer av försäljning av undervisningsmaterial, kompendier mm (enligt 4 avgiftsförordningen). Verksamheten kan även omfatta konferenser, mässor mm som är kopplade till utbildningsuppdraget. Däremot ska utbildningsrelaterad verksamhet med extern finansiering, t ex stipendieverksamhet, samarbetsprojekt mm inte redovisas på 1100, utan på verksamhetskod 1150/1157. Redovisning av intäkter; anslagsintäkter redovisas under kontoklass 30 och intäkter enligt 4 anslagsförordningen under kontoklass 31, offentligrättsliga avgifter under kontoklass 33. 1101 Grundutbildning betalstudenter; Från och med 2016 redovisas intäkter och kostnader för avgiftsskyldiga studenter under egen verksamhetsgren. Kostnaderna får beräknas som schablon, baserat på antal hst för de enheter som har avgiftsstudenter. Redovisning av intäkter; Intäkter för studieavgifter från utländska studenter från tredje land redovisas under konto 3326. Intäkter av administrationskostnader återbetalande studieavgifter redovisas på konto 3328. 1150 Utbildningsrelaterad verksamhet med extern finansiering; Verksamheter som inte kan klassas som forskning, eller stämmer in på definitionerna för beställd utbildning eller uppdragsutbildning ska räknas till den anslagsfinansierade verksamheten men särredovisas på egen kod 1150 utbildningsrelaterad verksamhet med externfinansiering. Exempel på detta är olika typer av samarbetsprojekt, stipendieverksamhet mm, tex TEMPUS, Linneaus Palme, Erasmus, MFS-stipendier mm. Observera att om samfinansiering krävs i denna typen av projekt skall detta alltid tas från utbildningsanslaget. Redovisning av intäkter, bidragsfinansiering redovisas under kontoklasserna 35, 36 och 37 1200 Beställd utbildning; Universitet och högskolor får köpa kurser av svenska statliga universitet och högskolor och enskilda utbildningssamordnare med relevant examenstillstånd. Sådana kurser får endast omfatta studenter som antagits till utbildningen på det lärosäte som köper utbildningen och som finansieras av statliga anslag statsbidrag hos uppdragsgivaren. Sådana kurser skall av det säljande lärosätet klassificeras som beställd utbildning. Det är alltid beställaren som avräknar hst/hpr, dvs registrerar i LADOK. Redovisning av intäkter; intäkter av beställd utbildning redovisas under kontoklass 33 1300 Uppdragsutbildning; Är en typ av verksamhet som universitetet har mandat att driva vid sidan av den anslags- och bidragsfinansierade verksamheten. Uppdragsutbildningar avser i regel personalutbildning eller arbetsmarknadspolitiska åtgärder. I universitetets regleringsbrev framgår att vi får bedriva uppdragsutbildning och detta regleras i avgiftsförordningen. 3
Verksamheten skall bedrivas med full kostnadstäckning. Uppdragsverksamhet karaktäriseras av att det föreligger ett uppdrag från en kund som vill köpa forskning eller utbildning från universitetet där resultatet tillfaller kunden med äganderätt. Forskarutbildning kan aldrig ges som uppdrag. Redovisning av intäkter, intäkter av uppdragsutbildning redovisas under kontoklass 33. 2100 Anslagsfinansierad forskning; Universitetets anslag för forskning definieras i det regleringsbrev som utbildningsdepartementet årligen skickar till universitetet. Här bokförs samtliga intäkter och kostnader som avser anslagsfinansierad forskning och som inte är forskarutbildning. Även här kan intäkter enligt 4 avgiftsförordningen förekomma. Redovisning av intäkter, anslagsintäkter redovisas under kontoklass 30 och intäkter enligt 4 anslagsförordningen under kontoklass 31 2110 Anslagsfinansierad forskarutbildning; Anslagsfinansierad forskarutbildning omfattar 4 års studier på heltid. Alternativt kan doktorander högst tjänstgöra 20 % i annan institutionstjänst. Studietiden förlängs i så fall med ett års heltidsstudier. Kostnaden för forskarutbildningen innefattar: Samtliga kostnader för doktoranden i forskarutbildningen (annan tjänstgöring konteras på den verksamhetsgren där den hör hemma, t ex i anslagsfinansierad grundutbildning) Handledningskostnader t ex av professorer Kostnader för disputation Kostnader för examen Redovisning av intäkter, intäkten av anslag fördelas från grundanslaget till konto 93011 2200 Bidragsfinansierad forskning; Den externfinansierade forskningen kan vara finansierad antingen via bidrag eller avgifter. För att verksamheten skall anses vara bidragsfinansierad får inga krav på motprestation föreligga. Det får inte heller finnas några krav på ensamrätt till resultatet av forskningen. Villkoren måste tydligt framgå av det avtal som träffas mellan parterna. Ibland kan det vara svårt att entydigt definiera vad ett bidrag är. Några omständigheter som talar för att det är ett bidrag är (ESV:s handledning 2005:14): Bidraget betalas ut efter ansökningsförfarande Bidragets storlek fastställs innan arbetet är utfört eller ens har startat, förutsatt att det inte är fråga om fast pris enligt offert eller prislista Bidraget betalas t ex ut av stiftelse med syfte att främja forskning eller motsvarande Arbetet är inte närmare specificerat Bidragsgivaren saknar inflytande över utformningen av den aktivitet som bidraget ska finansiera samt möjligheten att övervaka och kontrollera att tjänsten utförs på ett visst sätt Bidragsgivaren har inte rätt att kräva ekonomisk ersättning om arbetet är bristfälligt utfört 4
Bidraget har ett allmänt syfte och det är svårt att hitta ett samband mellan det utförda arbetet och det mottagna bidraget Att bidragsgivaren begär en rapport över hur bidraget har använts innebär inte att det föreligger en motprestation. Om däremot bidragsgivaren ställer konkreta krav på hur forskningsarbetet skall bedrivas och genomföras eller ställer krav på att få del av forskningsrapporten för eget bruk tyder detta på att ett uppdragsförhållande i stället föreligger och bidraget är i stället ersättning för utförda forskningstjänster. Redovisning av intäkter, intäkter av bidragsfinansierad forskning redovisas under kontoklass 35, 36 och 37. 2210 Bidragsfinansierad utbildning på forskarnivå; forskarutbildning finansierad via bidrag, definition se ovan 2200 Redovisning av intäkter, intäkter av bidragsfinansierad utbildning på forskarnivå redovisas under kontoklass 35, 36 och 37. 2300 Uppdragsforskning; Uppdragsverksamhet karaktäriseras av att det föreligger ett uppdrag från en kund som vill köpa forskning eller utbildning från universitetet där resultatet tillfaller kunden med äganderätt. Betalningen sker oftast efter utfört uppdrag. Redovisning av intäkter, intäkter av uppdragsforskning redovisas under kontoklass 33. Struktur och redovisning av indirekta kostnader Fakultetsgemensamma funktioner och förvaltningsgemensamma funktioner redovisas i samma sex huvudfunktioner, men utan uppdelning på verksamhetsområde. Fördelningen mellan utbildning och forskning görs genom bokföring av triggrarna för indirekta kostnader, månadsvis. Inför varje nytt budgetår görs en genomgång av de gemensamma kostnaderna på respektive nivå, och där fördelningen mellan forskning och utbildning avspeglar sig i den procentuella påläggssatsen som man kommer fram till. I den nya organisationen 2013 finns det endast undantagsvis institutionsgemensamma funktioner/kostnader. Därför behålls möjligheten att kunna fördela institutionsgemensamma kostnader. De gemensamma kostnaderna struktureras i sex huvudfunktioner för var och en av de olika nivåerna. Avser Institutionsgemensamma kostnader Fakultets- Gemensamma Kostnader Motbokning OH utbildning 9500 9501 9502 Motbokning OH forskning 9600 9601 9602 Ledning 9701 9801 9901 Förvaltningsgemensamma kostnader 5
Utb- och Forskningsadm 9702 9802 9902 Ekonomi- och Personaladm 9703 9803 9903 Infrastruktur och service 9704 9804 9904 Bilbliotek 9705 9805 9905 Nivåspecifikt 9706 9806 9906 Utbildningsadministration betalstudenter 9811 9911 Gemensamma principer och exempel på vad som redovisas som indirekta kostnader Principen om fullständig kostnadsfördelning gäller vid kalkylering, budgetering och redovisning. Detta innebär att samtliga direkta och indirekta kostnader kalkyleras och redovisas på kostnadsbärarna. Kostnaderna ska fördelas neutralt oavsett vilken finansiering kostnadsbärarna har avtalat om. Förvaltningsgemensamma funktioner har karaktären av myndighets-, stabs- eller servicefunktion gentemot omvärlden eller inåt i organisationen. Vissa funktioner på central nivå finansieras med direkt debitering till den som utnyttjar tjänsten. Detta gäller t ex reprocentral, växel, vissa it-kostnader. Dessa kostnader ingår då inte i underlaget som fördelas schablonmässigt. Fakultetsgemensamma funktioner är lednings- och servicefunktioner som t ex dekan, prefekt, controller, ekonom, studierektor, programansvarig, forskningssekreterare, utbildningssekreterare, tekniker m fl för den direkta verksamheten. Institutionsgemensamma funktioner har i och med ny organisation 2013 samlats under fakultetsgemnsamt med ett par undantag. Verksamhet kan delas in i antingen kärnverksamhet eller stödverksamhet. Nedan följer principer och exempel som stöd i struktureringsarbetet för denna uppdelning. Utgångspunkten är att totalkostnaden samlas för varje gemensam funktion: löner inklusive sociala avgifter, drift, avskrivningar/utrustning och lokaler Kostnader för specifika insatser för utbildning eller forskning, t ex studerandeservice respektive projektrådgivning, eller för viss fakultet/institution särskiljs och fördelas direkt på rätt verksamhetsgren respektive underliggande enhet. Det är endast nettokostnaderna som ska fördelas. Intäkter och kostnader för t ex extern- eller anslagsfinansierade projekt eller försäljning av varor/tjänster elimineras så att de gemensamma kostnaderna återspeglar stödverksamhet, som ska finansieras av kostnadsbärarna i kärnverksamheten. Kostnader som klassificeras som gemensamma kostnader för personer inom kärnverksamheten, hänförs till lämplig funktion. T ex forskares kost och logi vid planeringsdagar för institutionen/fakultet kan tas upp under utbildnings- och forskningsadministration. Kostnader för indirekta uppdrag hos personer inom kärnverksamheten hänförs till lämplig funktion. T ex fackligt uppdrag kan tas upp under ekonomi- och personaladministration Kostnader, som finansierar underliggande nivåers kostnader, t ex centrala friskvårdssatsningar för hela universitetet, fördelas på berörda funktioner Kostnader för administrativa stödsystem hänförs till respektive funktions totalkostnad. 6
Kostnader, som budgeteras för en hel nivå, t ex förvaltningsenheternas lokalkostnader fördelas på respektive förvaltningsenhet och vidare till rätt funktion. Ledning - Kostnader för högsta ledningen på nivån med tillhörande stöd/stab/kanslipersonal, ledningsanknutna kostnader samt styrelser och nämnder - Kostnader för chefer på mellannivåer vid centrala nivån och fakulteter fakulteter, t ex personalchef, ingår normalt inte i ledningsfunktion utan hör ihop med den funktion som chefen representerar. - Kostnader för chefer under prefekten på en institution, i den mån de ingår i institutionsledningen och finansieras som en gemensam kostnad, förs till ledningsfunktionen. För en administrativ chef/kanslichef vid en fakultet proportioneras kostnaden mellan ledning och ekonomi- /personaladministration Rektor med kansli Universitetsdirektör med stab Universitetsstyrelse Internrevision Förvaltningsjurist Ordförande/dekanus med kansli Fakultetsnämnd/styrelse Prefekt/motsvarande med stab Institutionsledning Utbildningsrespektive forskningsadministration Utbildningsenhet Forskningsenhet Studerandeservice Externa relationer - Utbildningsadministration, forskningsadministration, beredning, planering, styrning, kvalitets och effektivitetsarbete, uppföljning/utvärderingar, upphandling, verksamhetsadministrativa stödsystem etc. - Samverkan med omvärlden: internationalisering, näringslivskontakter, regional utveckling, kontakt/rådgivning, externfinansieringsstöd, EU-stöd, juridisk service, administrativa stödsystem - Specifika kostnader inom utbildning: studieinformation, rekrytering, antagning, studievägledning, examination, validering, handikappåtgärder, högskoleprov, schemaadministration, tentamensadministration, studiedokumentation, studieadministrativa system (LADOK, SUNET), kursutvärderingssystem, VHS, studentnät, studentportal, kopieringsavtal BONUS, studentförsäkringar, studenthälsan, internationellt studentutbyte, arbetslivskontakter, stipendiehantering, samordning av uppdragsutbildning/distansutbildning, Alumniaktiviteter etc. - Specifika kostnader för forskning: kontakt/rådgivning, externfinansiering, forskningsdatabas etc. Beredning/handläggning Studerandeservice Programansvar Forsknings-studierektor 7
Affärsjurist Akademiska högtider Ämnesföreträdares ind kostnader Utbildningsledare Forskningsledare / forskningssamordnare Utbildningsadministratör Projektadministratör Ekonomi- och personaladministration Ekonomienhet Personalenhet - Ekonomi: administration, styrning, planering, resursfördelning, kalkylering, budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut, årsredovisning, ekonomiadministrativa system. Etc. - Personal: administration, anställningsärenden, lönehantering, arbetsmiljö, rehabilitering, lönebildning, personalpolicy, uppföljning/statistik, reseräkningshantering, personaladministrativa system, anställningsnämnder, personalstiftelse, facklig verksamhet etc. Anställnings/rekryteringsnämnd Ekonom Ekonomiadministratör Lönehandläggare/administratör Infrastruktur och service Fastighetsenhet IT-enhet IT-teknisk plattform Informationsenhet Reception Registratur - Fastighetsplanering: lokalplanering, säkerhetsmiljöfrågor etc. - IT-drift och underhåll: teknisk plattform och utveckling av strategier och policys etc. Licenser för administrativa stödsystem hänförs till respektive funktion. - Information/kommunikation: telefoni, telefonväxel, intern/extern information/kommunikation, marknadsföring, marknadsföringsstrategier, policy, hemsidor, web, personaltidning, studiebesök, sponsring, public relations, presstjänst, varumärke, grafisk profil etc. - Logistik och service: administrativ service, post- och godshantering, vaktmästeri, reception, diarieföring, arkivhantering, ärende- och dokumenthanteringssystem, parkeringshantering etc. IT-tekniker Webredaktör Registrator Bibliotek - Biblioteksverksamhet: kundrelationer/service, 8
Universitetsbiblioteket studiemiljö, katalogisering, mediainköp, samlingar/tidskrifter, kursböcker, sökstationer, publikations-/artikeldatabaser etc. - Kostnader för t ex ledning och ekonomihantering är en del av totalkostnaden Fakultet/institutionsbibliotek/filialer Nivåspecifikt mm - Kostnader för övriga åligganden och åtaganden - Kostnader för extraordinära/nivåspecifika poster - Kostnaderna specificeras i projektkalkylen Utbildningsadministration betalstudenter - Kostnader som är extra och som specifikt avser verksamheten med avgiftsstudenter - Finansieras med avgifter från studenter från tredje land - Kärnverksamhetens intäkter och kostnader redovisas på verksamhetsgren 1101 Kostnadsbärare (8 pos) obligatoriskt fält Kostnadsbärare är den lägsta obligatoriska nivån för uppföljning av verksamheten. En kostnadsbärare delas in i löpande kostnadsbärare respektive projekt och ska innehålla åtta tecken med en nummerlogik enligt följande: Pos 1 Fakultetsprefix (följer organisationsstrukturen) Pos 2-3 Institutionsprefix (följer organisationsstrukturen under respektive fakultet/avdelning) Pos 4 Typ av kostnadsbärare, 0= löpande kbärare, 1= projekt Löpande kostnadsbärare är en underindelning av institutionens verksamhet, används för redovisning och uppföljning av del av verksamhet där det finns ett behov och som inte kan ske på något annat sätt i modellen. Behovet ska inte endast vara tillfälligt och vara av väsentlig omfattning. Följande registreras i agresso: Projekt: Numret för kostnadsbärare därefter namn Proj.typ: Löpande kostnadsbärare 9
Proj.ledare: Anges ej Org: Organisationskod Verks: Verksamhetskod Från datum: tidigast tillåtet att bokföra på (normalt årets första dag) Till datum: 2099-01-01 Projekt definieras som en grupp aktiviteter som kräver en sammanhållen redovisning samt Att projektet har en bestämd arbetsuppgift och ett väl angivet mål Att uppgiften är tidsbegränsad och upphör därefter Att projektet tilldelas en i förväg bestämd resursram Att projektet genomförs av en särskilt utsedd ansvarig Vid projektupplägg är kravet att det finns en ifylld blankett med budget och att kontrakt/avtal är bifogat. Följande registreras i agresso: Obligatoriskt Projekt: Numret för kbärare därefter namn Proj.typ: Externa projekt (EP) eller externa projekt med samfinansiering (ES) Proj.ledare: Kod för projektledare anges (=användar-id) Org: Organisationskod där projektet har sin hemvist Verks: Verksamhetskod som gäller för projektet Huvudprojekt: I regel samma som för projekt, men olika när delprojekt eller flera finansiärer som behöver särredovisas. Från datum: Startdatum för projektet Till datum: Ekonomiskt slutdatum för projektet, styr inom vilken tidsram det är möjligt att bokföra på projektet. Slut datum: Datum då aktiviteterna ska vara slutförda enligt projektplan Beslutsdatum: Datum för beslut enligt kontrakt/avtal Diarienummer LNU: Kontrakt/avtal ska vara diariefört innan det läggs upp/görs bokningsbart Diarienummer bidragsgivare: Framgår av kontrakt/avtal Forskningsämne: Forskningsämne SCBs nomenklatur (förval/lista finns). Finansiär: Ursprunglig finansiär registreras Valfria uppgifter Fullständigt namn: Kontrakts namn bör fyllas i om det skiljer sig från Bevakningsdatum: vid behov; rekvirering, rapportering, revisorsintyg etc. Motpart (4 pos) obliagatoriskt fält Används framför allt till att definiera motparten för alla inomstatliga intäkter/kostnader och fordringar/skulder. Används även till att eliminera interna transaktioner (forsknings och grundutbildningsanslag) och för momsredovisningen. Ursprunglig finansiär fångas i den nya ekonomimodellen vid uppläggning av kostnadsbärare. Motpart är obligatoriskt vid konteringen, men grupperas/slås samman i motpartskoden för utomstatliga transaktioner. 10
Följande motpartskoder används: 1xxx Inomstatliga motparter enligt ESV 3000 Övriga svenska organisationer/ideella föreningar 4100 Kommuner 4200 Landsting 5000 Internationella organisationer 5001 Nordiska ministerrådet 6000 Statliga affärsdrivande verk/bolag 7000 Svenska privata företag/ekonomiska föreningar 7001 Byggtjänster 7500 Utländska privata företag / ekonomiska föreningar 8000 Branschorganisationer 9000 Svenska privatpersoner 9500 Utlänska privatpersoner FO01 Forskningsanslag GU01 Grundutbildningsanslag EJEM Ej EU-moms TJ06 EU moms tjänster EU-land 6% TJ12 EU moms tjänster EU-land 12% TJ25 EU moms tjänster EU-land 25% TJOV EU moms tjänster utanför EU 25% VA06 EU moms varor EU-land 6% VA12 EU moms varor EU-land 12% VA25 EU moms varor EU-land 25% Anläggning (5 pos) Här anges anläggningsnummer. Detta läggs upp centralt. Hur fältet kommer att användas är standardiserat och ekonomiavdelningen ansvarar för detta. Användare (6 pos) Används för distribution av EFH-fakturor. Resurs (6 pos) Möjliggör uppföljning av intäkter/kostnader kopplade till person. Användar-ID används. Fritt (6 pos) Används fritt av institutionerna/avdelningarna efter behov. Använda fakultetsprefix (första siffran i organisationskoden) i position 1 + löpnummer i position 2-5 11