HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 (12) Personalavdelningen Personalchef Birgitta Alfraeus 2014-02-07 Verksamhetsberättelse för personalavdelningen 2013 Verksamhetsberättelsen har utarbetats tillsammans med personalavdelningens medarbetare. 1 Verksamhetsbeskrivning Personalavdelningen är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för och samordnar personaladministrativa arbetsuppgifter för hela myndigheten. Avdelningen är ett stöd i högskolans arbete med att attrahera, rekrytera, introducera, behålla, utveckla och avveckla personal för att möta verksamhetens behov. Avdelningens arbete kan grovt delas in i arbetsgivarstöd, lönefunktion, rekrytering, kompetens- och ledarutveckling arbetsmiljöarbete samt PA-diarium. 1.1 Arbetsgivarstöd Personalavdelningen har en samordnad arbetsgivarfunktion och är ett stöd till de prefekter/chefer som finns på högskolan, exempelvis inom: Tolkning av de lagar och avtal som gäller för personal inom högskoleområdet Förhandlingar och information enligt MBL Löneförhandlingar och lönerevision Rekrytering, omställning och avveckling Handläggning och stöd i rehabiliteringsprocessen Implementerat nytt Villkorsavtal som ersätter ALFA. Inledande samtal med fackliga organisationer har genomförts gällande utformande av nya lönekriterier. Påbörjat arbete med nytt arbetstidsavtal för lärare. Lönekartläggning, med tillhörande handlingsplan, genomfördes enligt beslutad process för lönesättning. Lönerevision 2013 skedde i god samverkan och på ett effektivt sätt tack vare väl underbyggd statistik och lönerevisionsmodul i Primula. Startat upp arbetet och kommer att ha stort deltagande i högskolans förändringsarbete gällande ny organisation under våren 2014. I samband med ny webb omarbetades och utvecklades struktur samt innehåll för personalinformation på webben.
2014-02-07 2 (12) 1.2 Lönefunktion Lönefunktionen arbetar med löner och förmåner samt ger service till anställda i frågor inom områdena lön, pension, resor, representation, utlägg och försäkringsfrågor. Högskolan tillämpar egenrapportering i hög grad, där de anställda registrerar de flesta ärenden själva i Primula. Utveckling och underhåll av personaladministrativa rutiner samt personalsystem ingår också. Vi stödjer även högskolans övergripande arbete med hållbar utveckling. Påbörjat arbetet med att fram en applikation i Qlikview för personalstatistik för att kunna tillgodose behovet av statistikuttag och som underlag i kompetensförsörjningsarbetet. Implementerat LAS-funktionen i Primula. Det har skett ett utvecklingsarbete av kompetensmodulen i Primula för att möta kraven för kvalitetsuppföljning samt kompetensförsörjning. För att främja bussåkandet framför bil vid tjänsteresor, har busskort köpts in till Gemensamma förvaltningen och lånas ut i receptionen. Vidare har vi haft ett fortsatt nära arbete/styrning av högskolans resebyrå. Två nya nya statliga avtal med taxi- och hyrbilsföretag har avropats under året. Implementeringen av det nya kollektivavtalet har genomsyrat arbetet under hela året. Upphandlingsarbetet av PA-system avslutades under våren, nytt avtal med EVRY (Primula) tecknas under våren 2014. 1.3 Rekrytering Personalavdelningen ansvarar för att, genom sin arbetsrättsliga kompetens, se till att lagar och avtal följs i rekryteringsprocessen samt att korrekt information finns på hemsidan som stöd till chefer, sökande och sakkunniga. Därutöver ansvarar personalavdelningen för handläggningen av områdets styrdokument och för den administration och diarieföring som förekommer i ett rekryteringsärende. För att möta ökande konkurrens, pensionsavgångar och för att behålla och utveckla befintlig personal pågår arbete med kompetensförsörjningsplaner, se 1.4. Detta är en del av ett mer långsiktigt strategiskt rekryteringsarbete. Som en konsekvens av reviderade styrdokument och till viss del ändrat arbetssätt som infördes inom rekryteringsområdet under 2013 har behovet av handläggarstöd till anställningsutskott och nämnder ökat. Det pågår ett arbete gällande översyn av högskolans meritportfölj och anvisningar till sakkunniga.
2014-02-07 3 (12) 1.4 Kompetens- och ledarskapsutveckling Personalavdelningen samordnar högskolans kompetens- och ledarskapsutveckling, dock inte den ämnesinriktade och pedagogiska kompetensutveckling som vänder sig till lärarpersonalen. I samverkan med Bibliotek & läranderesurser tas en intern utbildningskatalog fram för kurser som högskolan anordnar för personal. Personalavdelningen arbetar även aktivt med ledarskapsutveckling och anordnar både längre och kortare utbildningsinsatser samt workshops. Arbetet med gemensam kompetensförsörjningsplan för högskolan har fortsatt under året. Erbjudit föreläsning för alla medarbetare vid högskolan med tema bemötande på lika villkor. En heldagsutbildning i arbetsrätt för chefer med föreläsare från Arbetsgivarverket genomfördes i maj. Utbildningsseminarier Att leda i förändring genomfördes under hösten och ca 50 chefer och arbetsledare deltog. Även arbetstagarrepresentanter och skyddsombud erbjöds en utbildningsinsats i förändringsarbete. Alla anställda erbjöds utbildning i att hantera förändringar, på grund av få anmälningar ställdes dessa tillfällen in. Utbildningar har erbjudits i enlighet med det interna utbildningsutbudet: Fortsättningsdagar för DUCO Chefs- och ledarutvecklingsprogram BAM Bättre arbetsmiljö Första hjälpen och hjärt- och lungräddning Brandskyddsutbildning Utbildning i utvecklingssamtal Förvaltningsrätt Utbildning i Excel på grund- och avancerad nivå Två introduktionsutbildningar för nyanställd personal genomfördes. Totalt har drygt 20 personer varit på introduktionsutbildning under året. 1.5 Arbetsmiljöarbete Samordningsansvaret för arbetsmiljöarbetet, inkluderat hälsa och friskvård, finns vid personalavdelningen. Personalavdelningen arbetar främst med arbetsmiljöfrågor som är högskoleövergripande, och stödjer även skyddsombuden och chefer/prefekter i deras arbetsmiljöarbete. Vidare ingår ansvar för handläggning av områdets styrdokument.
2014-02-07 4 (12) En ny arbetsmiljöpolicy arbetades fram och beslutades av styrelsen. Alkohol- och drogpolicy med tillhörande rutiner av missbruksproblematik för både anställda och studenter arbetades fram och beslutades av rektor. Gruppen hälsoinspiratörer har startat upp sitt arbete för att skapa hälsofrämjande åtgärder i syfte att bibehålla god hälsa. En arbetsgrupp har tillsatts och arbetar utifrån en uppdragsbeskrivning med att ta fram högskoleövergripande mål för arbetsmiljön. Tillsammans med ekonomiavdelningen har vi utvecklat arbetet med högskolans brandskydd genom bl a uppdaterade utrymningsplaner och tydlig information rörande utrymning i anslutning till dem. Möten med Räddningstjänst har också skett i syfte att planera utrymningsövningar för högskolan. I samband med ny webb omarbetades arbetsmiljöverktyget på webben. 2 Mål 2.1 Övergripande mål/vision Att bedriva en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad personalavdelning för hela högskolan samt att verka för en god personalpolitik och värdegrund genom att aktivt utveckla rutiner utifrån perspektiven god arbetsmiljö och hållbar utveckling. 2.3 Personalavdelningens mål Personalavdelningens mål ska uppnås genom Att utgöra ett kvalitativt stöd för hela högskolan inom avdelningens ansvarsområden (se avsnitt 1 Verksamhetsbeskrivning). Ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring genom utvecklingsarbete och strävan mot e-förvaltning. Att hålla hög kvalitet avseende indata i Primula. Verka för ett bra ledarskap, bra medarbetarskap samt en väl fungerande arbetsmiljö. Att arbeta för att utveckla såväl högskoleövergripande som interna rutiner och riktlinjer. 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete För att nå avdelningens mål om ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring har det arbetet skett genom olika utvecklingsarbeten, se bilaga 2. 3.2 Kvalitetsarbete Gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar och uppföljningar. Personalavdelningen arbetar ständigt med utveckling av befintliga rutiner för att säkerställa kvaliteten i handläggning och administration. Avdelningen
2014-02-07 5 (12) fortsätter att använda det systematiska arbetssättet med personalchefsbeslut, uppföljningar och avrapporteringar av avdelningens utvecklingsarbeten. Omvärldsbevakning och nätverkande medverkar ytterligare till att förbättra och utveckla de personaladministrativa rutinerna. Avdelningens arbete ska hålla en god kvalité så att det klarar granskningar från bland annat Riksrevisionen, Internrevisionen, Arbetsmiljöverket samt interna och externa miljörevisioner. 3.3 Arbetsmiljöarbete Personalavdelningen ska ha en bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Arbetsmiljöfrågor ska diskuteras på avdelningsmöten och uppföljning av medarbetarenkäten ska diskuteras för att vidta eventuella åtgärder som behövs. På personalavdelningen ska alla känna att de har möjlighet att utvecklas och kunna vara med och påverka. Vi ska ge varandra feedback och skapa engagemang och intresse för våra olika uppdragsområden. Arbetsmiljön är viktig och vi diskuterar årliga aktiviteter för att hålla en bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Årets avdelningskonferens i Hestraviken hade fokus fysisk aktivitet och hälsa. Under året har också ett antal sociala aktiviteter genomförts efter arbetstid, bl a afterwork, grillkväll och kallbad. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp och kan innebära många olika aktiviteter såsom: Samverkan/nätverk/interna konferenser Externa och interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten Projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen/aktiv backup för varandra Hålla oss uppdaterade inom våra respektive kompetensområden Personalavdelningen deltar i en rad nätverk nationellt, regionalt och internt. Utöver detta sker individuella utbildningsinsatser som utgår från de fastställda kompetensutvecklingsplanerna som sammanställts efter utvecklingssamtalen. Under året har individuella insatser bl.a. skett inom Villkorsavtal, tjänsteresor och representation, coaching, Ping Pong, föreläsning i förändringsarbete, kompetensförsörjning samt arbetsrätt m.m. Dessutom har en medarbetare erhållit magisterexamen inom arbetsvetenskap. 3.5 Hållbar utveckling Personalavdelningen fortsätter arbetet med att utveckla rutinerna för att främja resande med tåg framför flyg, öka användandet av webbplattformar för spridning av information/dokumentation samt distansmöten. Avdelningen har börjat arbeta mer med distansmöten genom utbildning i Adobe connect samt ställer alltid frågan om det finns möjlighet att delta på distans i externa möten. Kompetenshöjande insatser har genomförts under året för att främja hållbar utveckling. Flera personer har utbildat sig i Adobe connect för att kunna delta i distansmöten. Personalhandläggarna har gått utbildning i Ping Pong för att i första hand kunna administrera kallelser till Anställningsutskottet, vilket minskar pappersförbrukningen.
2014-02-07 6 (12) 3.6 Lika villkor Personalavdelningen ska alltid uppträda professionellt och ha stor kunskap och förståelse om de olika diskrimineringsgrunderna samt ge ett objektivt och professionellt bemötande. Flertalet av medarbetarna vid avdelningen deltog i föreläsningen Sara Claes den 26 november. 4 Resurser 4.1 Personella resurser Under 2013 har avdelningen bestått av tre personalhandläggare, varav en arbetat deltid under hela året och en deltid under våren, två löneadministratörer, en lönesamordnare, en personaladministratör samt personalchef. Ytterligare en personalhandläggare rekryterades under 2013 och påbörjade sin anställning i december. Anställningen är tidsbegränsad och syftar till att möta den ökade arbetsbelastning som avdelningen räknar med under implementeringsarbetet med ny organisation under 2014. En person har delpension på 20 % fr o m 2013-09-01. 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Personalavdelningens verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av verksamhetsplan som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelse. Uppföljningen och verksamhetsberättelse sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. 5.1 Nyckeltal för att beskriva verksamheten 2009 2010 2011 2012 2013 Antal rekryteringsärenden med 80 54 69 52 59 formellt rektorsbeslut Antal nyanställda totalt 135 113 92 61 65 Antal befordransärenden 12 15 6 12 10 Antal tidsbegränsade anställningar 220 255 252 195 200 Medelantalet anställda 650 675 694 688 679 Antal uppdrag 74 79 83 97 112 Antal MBL-protokoll 19 19 39 65 66
2014-02-07 7 (12) 6 Budget och ekonomisk utveckling Budget och ekonomisk utveckling för personalavdelningen beskrivs i bilaga 1. Gemensamt avdelningen (101001) Resultat: Underskott 47 tkr En medarbetare ansökte och beviljades delpension vilket inte var budgeterat. Upphandlingskostnader gällande PA-system blev kostsammare än planerat. Med anledning av pågående omorganisation har avdelningen utökats med en medarbetare. Kostnad för datorinköp till ny medarbetare ej med i budget. Detta sammantaget bidrog till underskottet. Kompetensutveckling (101336) Resultat: Överskott 72 tkr Vi har fått intäkter från våra partners avseende DUCO. Dessa medel kommer att nyttjas under 2014. Arbetsmiljö (101373) Resultat: Överskott 54 tkr Fler medarbetare har utnyttjat friskvårdsbidraget samt arbetshjälpmedel (främst terminalglasögon) vilket medfört att kostnader för dessa poster har ökat. Medel avsatta för medarbetarenkät har inte använts och avskrivningskostnader för nyinvesteringar i gymmet har inte nyttjats varför budgeten hamnar på ett överskott. System mm (101397) Resultat: Överskott 19 tkr Försent inkomna fakturor påverkar årets resultat positivt, de är istället bokförda på 2014. Kostnader för lönekartläggningen var något högre än budgeterat. Dessa poster tar ut varandra och vi hamnar i slutändan på ett överskott. Facklig tid (101498) Resultat: Underskott 37 tkr Som vanligt är det svårt att budgetera den fackliga tiden, men resultatet ses ändå som positivt då året varit väldigt förhandlingsintensivt. Delpension och övriga avgifter (101374,org 450) Resultat: Underskott 663 tkr Avtalspremierna som är svåra att beräkna och som i början av året såg ut att sticka iväg stabiliserades till slut och underskottet landade på 69 tkr. Utöver det fick vi betala en engångspremie för en uppsagd medarbetare på 656 tkr. Birgitta Alfraeus Personalchef Bilaga 1: Ekonomiskt utfall Bilaga 2: Uppföljning och översikt av utvecklingsarbete vid personalavdelningen
Bilaga 1: Ekonomiskt utfall 2014-02-07 8 (12)
2014-02-07 9 (12) Bilaga 2: Uppföljning och översikt av utvecklingsarbete vid personalavdelningen
2014-02-07 10 (12)
2014-02-07 11 (12)
2014-02-07 12 (12)