Microsoft PowerPoint
Programmet Microsoft PowerPoint är ett program för att skapa presentationer för skärm eller utskrift. En presentation består av en eller flera bilder. En bild i PowerPoint är en sida i presentationen och skall inte förväxlas med bildobjekt som är det vi traditionellt betecknar som bilder. (figurer, fotografier m.m.) Visningslägen Vyer När du arbetar i programmet finns fyra visningslägen att välja mellan. Normal, Bildsortering, Bildspel och Anteckningssidor (Visamenyn). I Den normala vyn är redigeringsvyn som du använder när du skriver och formger en presentation. Vyn har tre arbetsområden: till vänster finns flikarna som du använder för att växla mellan bildtextens disposition (fliken Disposition) och miniatyrerna av bilderna (fliken Bilder), till höger finns bildrutan där en stor version av den aktuella bilden visas och längst ned finns rutan Anteckningar. I bildsorteringsvyn visas alla bilder i din presentation som miniatyrer. När du är färdig med presentationen ger bildsorteringsvyn en bra översikt. På så sätt kan du lätt arrangera om, lägga till eller ta bort bilder och förhandsgranska övergångar och animeringseffekter. I bildspelsvyn visas presentationen i helskärmsläge så som åhörarna får se den. Du kan se hur grafik, tidsinställningar, filmer och animationer ser ut. I vyn anteckningar kan du göra referensnoteringar för varje bild som du kan skriva ut och använda som referens under en presentation, eller skapa anteckningar som du vill att åhörarna ska ha tillgång till antingen på papper eller på en webbsida.
Infoga bilder i presentationen Under arbetet med en presentation infogar man enkelt nya bilder med hjälp av kommandot bild från infogamenyn. När en ny bild i serien infogats kommer åtgärdsfönster bildlayout upp automatiskt där man kan välja olika layouter med förinfogade objekt. Dom standard är en ny bild av layouten rubrik och text men med en enkel klickning på en annan layout i åtgärdsfönstret ändras denna Bildbakgrund I bildens bakgrund finns förinställda format för rubriker och text och dessa objekts lägen i bilden. Bildbakgrunden fungerar alltså som mall för alla bilder i presentationen. Genom att gå in i bildbakgrunden via Visa-Bakgrund-Bildbakgrund kan dessa objekt förändras gemensamt för alla bilder i presentationen vad gäller teckensnitt, färg och läge. Ett objekt som infogas i bildbakgrunden kommer att vara synligt i alla bilder. Klicka på stäng bakgrundsvy i verktygsfältet för att gå tillbaka till arbetsläget. Objektshantering Allt som infogas i en bild i PowerPoint kallas för objekt. Oavsett om det är ett videoklipp, en excelkalkyl, en ritad figur eller ett bildobjekt fungerar dessa objekt på samma sätt. Varje objekt är fristående och flytande vilket innebär att det kan röras fritt över arbetsytan. Alla objekt kan alltså markeras, flyttas, storleksförändras och formatförändras (färger m.m.) samt skuggas och 3D-formateras. Textobjekt Textobjekt är lite speciella eftersom dessa har två markeringslägen. Klickar du en gång på ett textobjekt blir detta redigeringsmarkerat. Det innebär att du kan gå in i texten och markera eller redigera enskilda tecken. Klickar du en gång till på ramen ändrar denna utseende och blir istället en objektsmarkering där formatet ändras för hela objektet på en gång. Vid denna typ av markering kan också textrutan flyttas eller storleksförändras som på vilket annat objekt som helst. Se figurer nedan. Figurer Figurer infogas från verktygsfältet Rita. Standardfigurer rektanglar, cirklar, linjer och pilar infogas direkt från verktygsfältet. Övriga figurer infogas under menyn figurer på verktygsfältet. Klicka på den figur som skall infogas Gå ut på arbetsytan - Håll ned musknappen och dra upp figuren. Andra objekt än textrutor har bara en typ av markering. När ett objekt är markerat kan både fyllningsfärg och linjefärg ändras.
Genom att placera markören mitt i objektet och hålla ned musknappen och dra kan objektet flyttas. Genom att ta tag med musen i något av handtagen kan objektet storleksförändras. Grönt handtag används för rotering av objektet. Objekt från fil Du kan naturligtvis också infoga andra objekt i din presentation. Ett Worddokument, En kalkyl eller ett diagram från Excel, Ett foto eller en videosnutt o.s.v. Dessa infogas via Objekt på infogamenyn där du via en vanlig bläddrafunktion får tala om vilken fil som skall infogas. Innan man bekräftar objektet med OK bör man dock fundera på om objektet skall länkas eller inte. Om den lilla rutan länk bockas i kommer PowerPoint att läsa om och uppdatera objektet varje gång presentationen öppnas. Nivåer Alla objekt som infogas på en bild får sin egen nivå. Längst bak ligger bakgrunden och de objekt som infogas där. Därefter ligger objekten i den ordning som dessa infogas vilket innebär att objekt kan helt eller delvis döljas bakom andra objekt. Denna inbördes ordning kan ändras via Ritobjektmenyn på verktygsfältet Rita. Markera det objekt du vill nivåförändra och välj att skicka detta framåt eller bakåt i nivålistan. Gruppering Flera fristående objekt kan slås samman till ett enda objekt. Det innebär att ett flera sammanslagna (grupperade) objekt flyttas och justeras gemensamt i stället för var för sig. Markera de objekt som skall slås samman genom att klicka på dessa objekt med CTRL-tangenten nedtryckt. Klicka på Ritobjekt på Ritamenyn och sedan på Gruppera. Vill du sedan redigera ett enskilt objekt i en grupp kan du på samma ställe dela upp denna. Formgivning Ett bra sätt att ge sin presentation ett professionellt utseende är att applicera en formgivningsmall på presentationen. Formgivningsmallen lagrar alla format i presentationen både för bakgrund, texter och andra objekt. Klicka på Bildformgivning i formatmenyn för att öppna åtgärdsfönstret bilddesign. En lång lista med formgivningsmallar visas där du enkelt kan klicka på respektive formgivningmall för att se hur din presentation blir. Förändringen visas alltså direkt. Färgschema Varje formgivningsmall har ett antal färgscheman knutna till sig. Om du inte är nöjd med färgerna i mallen kan du via åtgärdsfönstret klicka på färgscheman och välja andra färger för mallen. Du kan t.o.m. via Redigera färgscheman längst ner i åtgärdsföntret ändra färger på enskilda detaljer i formgivningsmallen.
Egna formgivningsmallar Du kan lägga till egna formgivningsmallar med exempelvis ditt företags logo och grafiska profil. Gå till bildbakgrunden (se ovan) och infoga alla objekt som skall ingå. Stäng bakgrundsvyn och spara med filformatet formgivningsmall. Animationer De presentationer som skall visas på skärm kan piffas upp lite extra med hjälp av animationer och effekter. Alla objekt i en bild kan animeras och kopplas till t.ex. en ljudeffekt. Klicka på anpassa animering på bildspelsmenyn för att ta fram åtgärdsfönstret Anpassad animering. Markera det objekt som skall animeras och klicka på Lägg till effekt. Välj en effekt från listan eller klicka på Fler effekter för att ta fram en lista på alla tillgängliga effekter. Efter att effekt har valts kan du välja hur effekten skall starta, varifrån den skall komma och hur fort den skall spelas upp. Om du högerklickar på en effekt i listan kan du under effektalternativ ställa in ytterligare egenskaper för animationen. T.ex. lägga till ett ljud som spelas upp eller ställa in så att texter som animeras spelas upp ord för ord eller bokstav för bokstav. Bildspel Ett bildspel som visas styrs som standard med hjälp utav musklickningar. För varje klickning visas nästa bild. Så fort en effekt läggs in i presentationen blir även denna en musstyrd funktion. I normalläget visas alltså bildspelet och en talare tar fram nästa detalj i bildspelet så att det som visas stämmer överens med det som sägs. Man kan dock enkelt med hjälp av tidsinställningar på bildspelsmenyn ställa in bildspelet så att det körs med automatik. När tidsinställningar väljs körs bildspelet precis som vanligt och du får klicka fram nästa detalj. Skillnaden nu är att en klocka visas som tar tid på klickningarna och sparar dessa. Nästa gång bildspelet körs så rullar detta automatiskt efter dina tidsinställningar. Tänk dock på att 10 sekunder är lång tid när man väntar på något. Vill man att bildspelet skall börja om automatiskt när sista bilden visas bockar man i Repetera tills ESC trycks ned i bildspelsinställningarn på bildspelsmenyn. Det finns också ett tredje sätt att visa bildspel på skärm. Användarstyrning passar bäst för en infoskärm och stora bildspel med mycket information där användaren själv väljer vad han vill se. Man lägger upp en meny på startsidan och kopplar delarna i menyn till olika händelser. Händelser Alla objekt i en presentation kan kopplas till en händelse. Färdiga händesleknappar finns under figurer i verktygsfältet rita men dessa behöver alltså inte användas. Vilket bildobjekt som helst eller vilken textruta som helst kan knytas till en händelse och blir därmed en knapp vilken betraktaren kan klicka på för att få den information han/hon vill se.
Markera det objekt (eller den text) som skall ha en händelse och klicka på Händelseinställningar på Bildspelsmenyn. Som du ser finns två typer av händelser Klickning och Pekning. Dessa kan kopplas till valfri bild i bildspelet eller t.o.m. till en start av ett externt program. Glöm inte dock att användaren hela tiden måste ha möjlighet att komma tillbaka till menyn om du väljer denna metod. Filtyper Standardfiltypen för en sparad PowerPoint-fil är presentation med filextensionen.ppt. För att garantera att en PowerPoint-fil skall kunna läsas av alla oavsett om man har PowerPoint installerat eller inte finns en guide på arkivmenyn som heter Paketera för CD. Denna guide samlar ihop presentationen och alla länkade filer och TT-typsnitt och skapar en mapp där också Programvaran PowerPoint Viewer ingår som gör att presentationen kan distribueras oavsett vilken programvara mottagaren har. Ifrån PowerPoint kan man naturligtvis också direkt spara som webbsida eller som ett bildspel. (.pps) som kraftigt bantar bort onödiga funktioner och gör filen mindre. Utskrifter Utskrifthanteringen i PowerPoint är mycket väl utvecklad. Förutom att naturligtvis skriva ut bilderna i presentationen kan man skriva ut anteckningssidor och åhörarkopior. På åhörarkopior visas en miniatyr av presentationsbilderna där du väljer hur många bilder som skall visas på varje sida.